Perencanaan Kebutuhan Distribusi Dengan Menggunakan Distribution Requirement Planning (DRP) di PT. Tirta Sibayakindo

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Industri memiliki tingkat persaingan yang ketat dalam era pasar bebas, mulai dari pembuatan produk sampai pengiriman produk ke tingkat distributor. Distribusi merupakan faktor penting bagi perusahaan untuk dapat melakukan pengiriman produk secara tepat kepada konsumen dan dituntut menyalurkan produk dengan baik dan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan oleh pelanggan. Hal ini mengakibatkan kebijakan untuk pengendalian persediaan produk pada suatu lokasi tertentu sangat penting dilakukan oleh manajemen dalam mengkoordinasikan produksi dan perencanaan distribusi dari central supply facility (CSF) sampai ke konsumen sehingga keuntungan perusahaan meningkat. PT. Tirta Sibayakindo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi air minum dalam kemasan (AMDK) bermerek AQUA. PT Tirta Sibayakindo adalah perusahaan yang memiliki jaringan distribusi yang luas. Jaringan distibusi ini dibagi menjadi dua level yaitu central supply facility (CSF) dan distribution center (DC). PT. Tirta Sibayakindo yang bertindak sebagai central supply facility (CSF) berfungsi memenuhi permintaan masing-masing DC (Distribution Center) yakni DC Tirta Sumber Menara Lestari (TSML), DC Tirta Investama (TIV), DC Sepakat Maju (SM), DC Guna Cipta Karsa Mandiri (GCKM), DC Helindo Mitra Tirta (HMT), DC Tirta Dimans Raya (TDR) dan DC Anugrah Wahyudi Sejahtera (AWS). Produk dari setiap distribution center akan

didistribusikan lagi ke agen-agen yang ada di kota-kota setiap provinsi tersebut di atas, setelah dari agen yang ada di setiap kota akan distribusikan lagi ke pengecer sampai kepada konsumen konsumen.

PT. Tirta Sibayakindo dituntut untuk memiliki kemampuan dalam mengelola sistem distribusi dengan baik. Pada kenyataannya perusahaan belum melakukan perencanaan penjadwalan distribusi dengan tepat sehingga perusahaan belum dapat mengendalikan keadaan persediaan di gudang. Hal tersebut sering terjadi pada waktu-waktu tertentu seperti bulan Ramadhan, hari Lebaran, hari Natal dan Tahun Baru. Perusahaan masih menerapkan sistem berdasarkan pengalaman masa lalu atau taksiran untuk menentukan jumlah permintaan pada periode berikutnya, kondisi ini mengakibatkan sering terjadinya ketersediaan produk yang tidak memadai untuk memenuhi permintaan sehingga terjadi lost sales (kehilangan penjualan). Dalam distribusi, perusahaan memiliki banyak distibutor tetapi dalam pengamatan ini ada 4 distributor yang memiliki lost sales paling tinggi yakni DC TIV, DC TSML, DC HMT, dan DC AWS. Dari hasil pengamatan diperoleh data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales yang diperoleh dari PT. Tirta Sibayakindo selama periode November 2013 – Oktober 2014 adalah sebagai berikut:

a. Aqua ukuran 240 ml

Data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales aqua ukuran 240 ml dapat dilihat pada tabel 1.1. dan 1.2.

Tabel 1.1. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 240 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 2.667 2.667 6.817 6.514 3.164 3.164 5.228 5.228

Desember 2013 2.947 2.947 6.640 6.032 3.616 3.173 6.163 5.347

Januari 2014 3.288 2.712 6.492 5.193 3.088 3.088 5.534 5.069

Februari 2014 3.414 2.945 6.296 6.296 3.524 2.947 5.789 5.034

Maret 2014 3.631 3.014 6.305 5.846 4.072 3.103 5.694 4.992

April 2014 3.437 2.886 7.455 6.718 4.015 3.590 6.061 5.174

Mei 2014 2.612 2.612 6.709 5.420 4.110 3.216 5.720 5.290

Juni 2014 3.496 2.593 7.376 6.439 3.363 3.022 5.246 5.246

Juli 2014 2.962 2.530 6.716 6.031 3.082 3.082 5.328 4.871

Agustus 2014 3.051 2.475 6.216 6.216 4.125 3.686 6.151 5.573

September 2014 3.358 2.692 7.037 6.492 3.160 3.160 5.806 5.118

Oktober 2014 2.678 2.678 6.138 6.138 3.456 3.019 5.060 5.060

Jumlah 37.541 32.751 80.197 73.335 42.775 38.250 67.780 62.002

Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.2. Data Lost Sales AQUA Ukuran 240 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 0 303 0 0

Desember 2013 0 608 443 816

Januari 2014 576 1.299 0 465

Februari 2014 469 0 577 755

Maret 2014 617 459 969 702

April 2014 551 737 425 887

Mei 2014 0 1.289 894 430

Juni 2014 903 937 341 0

Juli 2014 432 685 0 457

Agustus 2014 576 0 439 578

September 2014 666 545 0 688

Oktober 2014 0 0 437 0

Jumlah 4.790 6.862 4.525 5.778

Sumber : Tirta Sibayakindo

b. Aqua ukuran 600 ml

Data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales aqua ukuran 240 ml dapat dilihat pada tabel 1.3. dan 1.4.

Tabel 1.3. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 600 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 4.618 4.510 9.057 9.057 4.125 4.125 7.899 7.899

Desember 2013 4.326 4.326 10.883 9.542 4.072 4.072 8.154 7.386

Januari 2014 5.045 4.273 10.913 9.858 5.195 4.539 9.889 8.067

Februari 2014 5.032 4.097 10.342 8.876 4.890 4.015 9.746 8.874

Maret 2014 4.638 4.129 9.685 9.685 5.415 4.364 9.582 8.958

April 2014 4.514 4.514 10.416 9.018 4.803 4.803 8.704 8.146

Mei 2014 4.916 4.025 10.284 9.275 5.443 4.892 9.558 8.625

Juni 2014 4.795 3.982 8.193 8.193 4.280 4.280 10.476 9.638

Juli 2014 3.898 3.898 9.814 8.540 4.629 4.119 8.204 8.204

Agustus 2014 4.698 3.755 8.473 8.437 5.224 4.935 9.407 8.794

September 2014 4.170 3.947 9.211 8.735 4.767 4.767 8.730 8.730

Oktober 2014 3.747 3.747 9.091 9.091 4.926 4.385 7.976 7.976

Jumlah 54.397 49.203 116.362 108.307 57.769 53.296 108.325 101.297

Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.4. Data Lost Sales AQUA Ukuran 600 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 108 0 0 0

Desember 2013 0 1.341 0 768

Januari 2014 772 1.055 656 1.822

Februari 2014 935 1.466 875 872

Maret 2014 509 0 1.051 624

April 2014 0 1.398 0 558

Mei 2014 891 1.009 551 933

Juni 2014 813 0 0 838

Juli 2014 0 1.274 510 0

Agustus 2014 943 36 289 613

September 2014 223 476 0 0

Oktober 2014 0 0 541 0

Jumlah 5.194 8.055 4.473 7.028

Sumber : Tirta Sibayakindo

c. Aqua ukuran 1500 ml

Data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales aqua ukuran 240 ml dapat dilihat pada tabel 1.5. dan 1.6.

Tabel 1.5. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 2.455 1.926 4.919 4.056 2.890 2.190 3.656 3.656

Desember 2013 2.667 1.634 5.197 4.390 2.529 2.529 4.180 3.219

Januari 2014 1.967 1.967 4.469 4.003 2.860 2.236 3.729 3.015

Februari 2014 2.917 2.187 4.174 4.174 3.473 2.637 3.148 3.148

Maret 2014 2.440 1.840 5.096 4.281 3.249 2.109 4.083 3.483

April 2014 2.812 2.072 5.076 4.788 3.204 2.027 4.141 3.716

Mei 2014 1.705 1.705 4.544 4.544 3.191 2.601 4.154 3.620

Juni 2014 1.757 1.757 4.509 4.124 2.746 2.746 3.354 3.354

Juli 2014 2.189 1.629 4.420 4.420 3.343 2.483 4.131 3.281

Agustus 2014 1.905 1.905 4.352 4.093 3.229 2.925 3.012 3.012

September 2014 1.986 1.662 4.036 4.036 2.524 2.524 4.381 3.502

Oktober 2014 2.287 1.835 4.774 4.125 2.535 2.535 3.992 3.289

Jumlah 27.087 22.119 55.566 51.034 35.773 29.542 45.961 40.295

Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.6. Data Lost Sales AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 529 863 700 0

Desember 2013 1.033 807 0 961

Januari 2014 0 466 624 714

Februari 2014 730 0 836 0

Maret 2014 600 815 1.140 600

April 2014 740 288 1.177 425

Mei 2014 0 0 590 534

Juni 2014 0 385 0 0

Juli 2014 560 0 860 850

Agustus 2014 0 259 304 0

September 2014 324 0 0 879

Oktober 2014 452 649 0 703

Jumlah 4.968 4.532 6.231 5.666

Sumber : Tirta Sibayakindo

Data pada tabel diatas menunjukkan ketidakseimbangan antara demand dan pejualan sehingga terjadi lost sales (kehilangan penjualan). Dalam penelitian ini akan menerapkan sistem Distribution Requirement Planning sehingga nantinya diharapkan dapat memperkirakan kebutuhan barang dan dapat mengurangi biaya

yang dikeluarkan untuk mendistribusikan ke masing masing DC (Distribution Center)

Ada beberapa penelitian yang membahas mengenai bagaimana merencanakan kebutuhan persediaan yang sesuai dengan menggunakan metoede Distribution Requirement Planning (DRP) agar pendistribusian dari pabrik ke konsumen dapat berjalan dengan baik dan meminimalisasi biaya pendistribusian. Penelitian pertama dilakukan pada CV. Karya Mandiri Sejahtera oleh Regina S. S. (2013) yang berhasil memadai ketersediaan produk sehingga tidak lagi harus kehilangan produk dan distribusi produk untuk permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik. Sebuah penelitian lain juga dilakukan pada PT. Retro Gemilang Indonesia oleh Adib Fahrozi Abdillah (2009) yang berhasil melakukan penghematan biaya distribusi sebesar Rp 115.824.000,- atau 6,4 % dari biaya keseluruhan.

1.2. Perumusan Permasalahan

Rumusan masalah yang terjadi di PT. Tirta Sibayakindo adalah jadwal pendistribusian dari CSF (Central Supply Facility) ke DC (Distribution Center) belum dilakukan secara optimal yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman serta kekurangan persediaan di DC (permintaan masing – masing DC tidak terpenuhi). Hal tersebut perusahaan sering mengalami ketidakseimbangan demand dan jumlah produksi yang mengakibatkan kekurangan stok di gudang serata kehilangan penjualan.

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini ialah sebagai berikut :

1. Memprediksi jumlah permintaan pada masing-masing distribution center (DC).

2. Menghitung ukuran lot pemesanan pada tingkat manufaktur.. .

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat bagi mahasiswa

Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah di lapangan kerja dan menambah keterampilan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja

2. Manfaat bagi perusahaan

Sebagai masukan bagi perusahaan dalam perancangan pendistribusian produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan menghasilkan produk yang efisien dan efektif dari segi waktu pendistribusian maupun biaya yang digunakan.

3. Bagi Departemen Teknik Industri USU

Penelitian ini memberikan tambahan pustaka dan mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik Industri USU.

1.5. Batasan Masalah dan Asumsi

Adapun batasan permasalahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1.

Penelitian ini hanya dilakukan pada 2 eselon yaitu central supply facility (CSF) dan distr ibution center (DC).

2.

Rentang waktu perencanaan yang akan ditinjau pada pembahasan ini adalah 1 tahun dan dibagi dalam time bucket bulanan.

3.

Produk yang diteliti adalah produk AQUA jenis kemasan dalam kotak.

Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Sistem produksi berjalan dengan baik.

2. Lokasi CSF dan DC tidak mengalami perubahan.

3. Bahan baku, tenaga kerja, dan sumber-sumber daya lainnya selalu tersedia dan dapat terpenuhi dengan baik.

4. Sarana transportasi memadai dan beroperasi baik. 5. Tidak ada masalah dalam transportasi.

1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

JUDUL

DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN RINGKASAN

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan dan asumsi penelitian, dan sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, organisasi dan manajemen serta proses produksi secara singkat.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan masalah.

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga penyusunan laporan tugas akhir.

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini berisi data-data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian serta pengolahan data yang membantu dalam pemecahan masalah.

BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH

Bab ini berisi analisis hasil pengolahan data dan pemecahan masalah. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang diberikan kepada pihak perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Tabel 1.5. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 2.455 1.926 4.919 4.056 2.890 2.190 3.656 3.656 Desember 2013 2.667 1.634 5.197 4.390 2.529 2.529 4.180 3.219 Januari 2014 1.967 1.967 4.469 4.003 2.860 2.236 3.729 3.015 Februari 2014 2.917 2.187 4.174 4.174 3.473 2.637 3.148 3.148 Maret 2014 2.440 1.840 5.096 4.281 3.249 2.109 4.083 3.483 April 2014 2.812 2.072 5.076 4.788 3.204 2.027 4.141 3.716 Mei 2014 1.705 1.705 4.544 4.544 3.191 2.601 4.154 3.620 Juni 2014 1.757 1.757 4.509 4.124 2.746 2.746 3.354 3.354 Juli 2014 2.189 1.629 4.420 4.420 3.343 2.483 4.131 3.281 Agustus 2014 1.905 1.905 4.352 4.093 3.229 2.925 3.012 3.012 September 2014 1.986 1.662 4.036 4.036 2.524 2.524 4.381 3.502 Oktober 2014 2.287 1.835 4.774 4.125 2.535 2.535 3.992 3.289 Jumlah 27.087 22.119 55.566 51.034 35.773 29.542 45.961 40.295 Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.6. Data Lost Sales AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 529 863 700 0

Desember 2013 1.033 807 0 961

Januari 2014 0 466 624 714

Februari 2014 730 0 836 0

Maret 2014 600 815 1.140 600

April 2014 740 288 1.177 425

Mei 2014 0 0 590 534

Juni 2014 0 385 0 0

Juli 2014 560 0 860 850

Agustus 2014 0 259 304 0

September 2014 324 0 0 879

Oktober 2014 452 649 0 703

Jumlah 4.968 4.532 6.231 5.666 Sumber : Tirta Sibayakindo

Data pada tabel diatas menunjukkan ketidakseimbangan antara demand dan pejualan sehingga terjadi lost sales (kehilangan penjualan). Dalam penelitian ini akan menerapkan sistem Distribution Requirement Planning sehingga nantinya diharapkan dapat memperkirakan kebutuhan barang dan dapat mengurangi biaya

yang dikeluarkan untuk mendistribusikan ke masing masing DC (Distribution Center)

Ada beberapa penelitian yang membahas mengenai bagaimana merencanakan kebutuhan persediaan yang sesuai dengan menggunakan metoede Distribution Requirement Planning (DRP) agar pendistribusian dari pabrik ke konsumen dapat berjalan dengan baik dan meminimalisasi biaya pendistribusian. Penelitian pertama dilakukan pada CV. Karya Mandiri Sejahtera oleh Regina S. S. (2013) yang berhasil memadai ketersediaan produk sehingga tidak lagi harus kehilangan produk dan distribusi produk untuk permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik. Sebuah penelitian lain juga dilakukan pada PT. Retro Gemilang Indonesia oleh Adib Fahrozi Abdillah (2009) yang berhasil melakukan penghematan biaya distribusi sebesar Rp 115.824.000,- atau 6,4 % dari biaya keseluruhan.

1.2. Perumusan Permasalahan

Rumusan masalah yang terjadi di PT. Tirta Sibayakindo adalah jadwal pendistribusian dari CSF (Central Supply Facility) ke DC (Distribution Center) belum dilakukan secara optimal yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman serta kekurangan persediaan di DC (permintaan masing – masing DC tidak terpenuhi). Hal tersebut perusahaan sering mengalami ketidakseimbangan demand dan jumlah produksi yang mengakibatkan kekurangan stok di gudang serata kehilangan penjualan.

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini ialah sebagai berikut :

1. Memprediksi jumlah permintaan pada masing-masing distribution center (DC).

2. Menghitung ukuran lot pemesanan pada tingkat manufaktur.. .

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat bagi mahasiswa

Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah di lapangan kerja dan menambah keterampilan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja

2. Manfaat bagi perusahaan

Sebagai masukan bagi perusahaan dalam perancangan pendistribusian produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan menghasilkan produk yang efisien dan efektif dari segi waktu pendistribusian maupun biaya yang digunakan.

3. Bagi Departemen Teknik Industri USU

Penelitian ini memberikan tambahan pustaka dan mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik Industri USU.

1.5. Batasan Masalah dan Asumsi

Adapun batasan permasalahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1.

Penelitian ini hanya dilakukan pada 2 eselon yaitu central supply facility (CSF) dan distr ibution center (DC).

2.

Rentang waktu perencanaan yang akan ditinjau pada pembahasan ini adalah 1 tahun dan dibagi dalam time bucket bulanan.

3.

Produk yang diteliti adalah produk AQUA jenis kemasan dalam kotak.

Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Sistem produksi berjalan dengan baik.

2. Lokasi CSF dan DC tidak mengalami perubahan.

3. Bahan baku, tenaga kerja, dan sumber-sumber daya lainnya selalu tersedia dan dapat terpenuhi dengan baik.

4. Sarana transportasi memadai dan beroperasi baik. 5. Tidak ada masalah dalam transportasi.

1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

JUDUL

DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN RINGKASAN

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan dan asumsi penelitian, dan sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, organisasi dan manajemen serta proses produksi secara singkat.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan masalah.

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga penyusunan laporan tugas akhir.

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini berisi data-data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian serta pengolahan data yang membantu dalam pemecahan masalah.

BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH

Bab ini berisi analisis hasil pengolahan data dan pemecahan masalah. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang diberikan kepada pihak perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN