Mengadakan Sumber Daya Teknologi .
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Mengadakan Sumber Daya Teknologi
EKOJI999 Nomor
311, 16 Juli 2013
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.
HALAMAN 1 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Sumber daya teknologi informasi seperti jaringan, infrastruktur, komputer, perangkat keras,
aplikasi, maupun manusia yang dibutuhkan organisasi haruslah diadakan. Artinya organisasi
harus memiliki prosedur baku dalam usahanya untuk mengadakan seluruh komponen
kebutuhan teknologi informasi tersebut, mulai dari model pengadaannya hingga pada
penyusunan serta persetujuan kontraknya. Tentu saja itu semua dilakukan agar selain proses
pengadaan berjalan secara efektif dan e�isien, juga sesuai dengan standar pengendalian yang
telah ditetapkan organisasi.
Ada lima aktivitas yang harus dilakukan untuk melaksanakan proses ini, masing‐masing
adalah sebagai berikut:
1. Menyusun dan menetapkan kebijakan pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan
prinsip‐prinsip organisasi maupun peraturan perundang‐undangan yang berlaku.
2. Menyusun daftar pemasok (supplier) yang bona�it dan terakreditasi, baik secara
internal oleh perusahaan maupun yang sudah memiliki reputasi di industri (biasanya
telah mendapatkan pengakuan dari satu atau beberapa asosiasi terkait).
3. Mengevaluasi dan menyeleksi pemasok sesuai dengan dokumen TOR (Term of
Reference) atau RFP (Request For Proposal) yang disusun organisasi.
4. Menyusun dan mem�inalisasi kontrak untuk melindungi kepentingan organisasi yang
bertransaksi dengan pihak eksternal (para pemasok).
5. Melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan
disepakati bersama dalam kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak.
Terdapat paling tidak empat hal yang harus diperhatikan secara sungguh‐sungguh untuk
mengendalikan proses dan rangkaian aktivitas yang dijelaskan di atas, masing‐masing adalah
sebagai berikut:
Prosedur Operasional Standar untuk Pengadaan Barang dan Jasa – yang berisi aturan
dan mekanisme yang disepakati organisasi dalam melakukan proses pengadaan
barang atau jasa yang terkait dengan sumber daya teknologi informasi.
Standar Manajemen Kontrak Pemasok – yang berisi elemen‐elemen perjanjian yang
harus tercantum dalam sebuah kontrak seperti aspek keuangan, organisasi,
dokumentasi, kinerja, hukum, hak dan kewajiban, dan lain sebagainya.
Prosedur Seleksi Pemasok – yang berisi tata cara pemilihan pemasok yang adil,
transparan, dan akuntabel, sebagaimana kerap dilaksanakan oleh panitia dalam
berbagai tender pengadaan barang dan/atau jasa.
Model Pengadaan Sumber Daya – yang berisi langkah‐langkah serta tata cara
pengendalian yang dilakukan oleh organisasi ketika sang pemasok mulai mengadkaan
sumber daya teknologi yang dibutuhkan organisasi sesuai dengan spesi�ikasi yang
diinginkan.
Cara mengukur efektivitas pelaksanaan proses pengadaan ini antara lain dilakukan dengan
menggunakan indikator seperti: (i) jumlah keberatan dari pemasok yang disampaikan dalam
masa sanggah; (ii) besarnya biaya yang berhasil dihemat melalui penetapan pemasok
HALAMAN 2 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
pemenang; (iii) persentase pemangku kepentingan yang puas dengan barang/jasa yang
diadakan; dan lain sebagainya.
Biasanya organisasi yang telah maju dalam melaksanakan proses pengadaan berani
menerapkan konsep e‐procurement, atau model pengadaan automatis dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi. Selain dapat mengurangi biaya proses pengadaan
dengan sangat signi�ikan, e‐procurement memberikan banyak manfaat terutama dalam
membantu menyelenggarakan proses pengadaan yang efektif, e�isien, transparan, akuntabel,
dan terkendali dengan baik. Perlu dicatat, bahwa trend pengadaan mengarah pada
terbentuknya komunitas pemasok yang kelak akan menjadi mitra strategis perusaaan –
sehingga dapat memberikan kontribusi positif dan signi�ikan untuk horison jangka panjang.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
HALAMAN 3 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Mengadakan Sumber Daya Teknologi
EKOJI999 Nomor
311, 16 Juli 2013
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.
HALAMAN 1 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Sumber daya teknologi informasi seperti jaringan, infrastruktur, komputer, perangkat keras,
aplikasi, maupun manusia yang dibutuhkan organisasi haruslah diadakan. Artinya organisasi
harus memiliki prosedur baku dalam usahanya untuk mengadakan seluruh komponen
kebutuhan teknologi informasi tersebut, mulai dari model pengadaannya hingga pada
penyusunan serta persetujuan kontraknya. Tentu saja itu semua dilakukan agar selain proses
pengadaan berjalan secara efektif dan e�isien, juga sesuai dengan standar pengendalian yang
telah ditetapkan organisasi.
Ada lima aktivitas yang harus dilakukan untuk melaksanakan proses ini, masing‐masing
adalah sebagai berikut:
1. Menyusun dan menetapkan kebijakan pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan
prinsip‐prinsip organisasi maupun peraturan perundang‐undangan yang berlaku.
2. Menyusun daftar pemasok (supplier) yang bona�it dan terakreditasi, baik secara
internal oleh perusahaan maupun yang sudah memiliki reputasi di industri (biasanya
telah mendapatkan pengakuan dari satu atau beberapa asosiasi terkait).
3. Mengevaluasi dan menyeleksi pemasok sesuai dengan dokumen TOR (Term of
Reference) atau RFP (Request For Proposal) yang disusun organisasi.
4. Menyusun dan mem�inalisasi kontrak untuk melindungi kepentingan organisasi yang
bertransaksi dengan pihak eksternal (para pemasok).
5. Melaksanakan proses pengadaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan
disepakati bersama dalam kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak.
Terdapat paling tidak empat hal yang harus diperhatikan secara sungguh‐sungguh untuk
mengendalikan proses dan rangkaian aktivitas yang dijelaskan di atas, masing‐masing adalah
sebagai berikut:
Prosedur Operasional Standar untuk Pengadaan Barang dan Jasa – yang berisi aturan
dan mekanisme yang disepakati organisasi dalam melakukan proses pengadaan
barang atau jasa yang terkait dengan sumber daya teknologi informasi.
Standar Manajemen Kontrak Pemasok – yang berisi elemen‐elemen perjanjian yang
harus tercantum dalam sebuah kontrak seperti aspek keuangan, organisasi,
dokumentasi, kinerja, hukum, hak dan kewajiban, dan lain sebagainya.
Prosedur Seleksi Pemasok – yang berisi tata cara pemilihan pemasok yang adil,
transparan, dan akuntabel, sebagaimana kerap dilaksanakan oleh panitia dalam
berbagai tender pengadaan barang dan/atau jasa.
Model Pengadaan Sumber Daya – yang berisi langkah‐langkah serta tata cara
pengendalian yang dilakukan oleh organisasi ketika sang pemasok mulai mengadkaan
sumber daya teknologi yang dibutuhkan organisasi sesuai dengan spesi�ikasi yang
diinginkan.
Cara mengukur efektivitas pelaksanaan proses pengadaan ini antara lain dilakukan dengan
menggunakan indikator seperti: (i) jumlah keberatan dari pemasok yang disampaikan dalam
masa sanggah; (ii) besarnya biaya yang berhasil dihemat melalui penetapan pemasok
HALAMAN 2 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
pemenang; (iii) persentase pemangku kepentingan yang puas dengan barang/jasa yang
diadakan; dan lain sebagainya.
Biasanya organisasi yang telah maju dalam melaksanakan proses pengadaan berani
menerapkan konsep e‐procurement, atau model pengadaan automatis dengan memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi. Selain dapat mengurangi biaya proses pengadaan
dengan sangat signi�ikan, e‐procurement memberikan banyak manfaat terutama dalam
membantu menyelenggarakan proses pengadaan yang efektif, e�isien, transparan, akuntabel,
dan terkendali dengan baik. Perlu dicatat, bahwa trend pengadaan mengarah pada
terbentuknya komunitas pemasok yang kelak akan menjadi mitra strategis perusaaan –
sehingga dapat memberikan kontribusi positif dan signi�ikan untuk horison jangka panjang.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
HALAMAN 3 DARI 3
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013