ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. ANEKA BAUT - Binus e-Thesis
_________________________________________________________________
Program Ganda
Jurusan Akuntansi – Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Program ganda
Semester Genap tahun 2006/2007
ERIC
NIM : 0600653404 AbstrakPembelian dan persediaan merupakan kegiatan yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi akuntansi untuk untuk membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat
Metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan adalah dengan menggunakan metode analisis dan metode perancangan. Metodologi tersebut diperlukan untuk menunjang perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada PT. ANEKA BAUT.
Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian dan persediaan. Hal ini disebabkan karena tidak adanya proses permintaan penawaran harga kepada pemasok, bagian akuntansi tidak menerima surat order pembelian, dan tidak adanya kebijakan yang baku mengenai batas minimal persediaan, sehingga harga yang didapatkan perusahaan belum kompetitif dan pengawasan terhadap proses pembelian belum masih lemah. Analisis dalam sistem berjalan akan dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem berjalan tersebut, selanjutnya dari hasil evaluasi tersebut maka akan dirancang sebuah sistem yang baru untuk meminimalisasi kesalahan dari sistem berjalan. Dalam peracangan sistem, faktor pengendalian internal tidak boleh
dilupakan karena merupakan unsur penting dalam sebuah sistem yang baik.
Dengan adanya sistem yang yang lebih baik diharapkan perusahaan lebih mampu meningkatkan daya kompetisinya dengan meminimalisasi biaya pembelian dan persediaan sehingga daya saing produk meningkat dari segi harga maupun kualitas.
Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian,
Persediaan Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat-Nya, sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT. ANEKA BAUT” ini tepat pada waktunya. Skripsi ini kami susun sebagai salah satu syarat kelulusan pada jenjang pendidikan S-1 (Strata-1) jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Dalam penyusunan skripsi ini, saya mendapatkan banyak dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi .
3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
4. Bapak Iswandi, SE, Ak, MM selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan, masukan, saran, dan motivasi kepada saya dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak Sonny Gunawan, S.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan, masukan, saran, dan motivasi kepada saya dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Pihak-pihak perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu saya dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan saya dalam menyusun skripsi ini.
7. Bapak Heryanto selaku Direktur utama di PT. ANEKA BAUT yang telah memberi izin kepada saya untuk melakukan survey, wawancara pada PT.
ANEKA BAUT, dan melengkapi dokumen-dokumen yang saya butuhkan.
8. Seluruh staff PT. ANEKA BAUT yang telah membantu dan menjelaskan kepada saya mengenai PT. ANEKA BAUT.
9. Orang tua dan seluruh anggota keluarga saya yang telah memberikan dukungan kepada saya, baik secara moril maupun material.
10. Teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, yang telah memberikan dukungan moril dalam menyelesaikan skripsi ini.
Saya menyadari sepenuhnya bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saya sangat mengharapkan masukan berupa kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua demi pengembangan ilmu pengetahuan di masa yang akan datang.
Jakarta, Januari 2007 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ..................................................................................................... i Halaman Judul Dalam ................................................................................................... ii Halaman Persetujuan Hardcover..... .............................................................................. iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji............................................................................ iv Abstrak ......................................................................................................................... v Prakata .......................................................................................................................... vi Daftar Isi ....................................................................................................................... vii Daftar Tabel .................................................................................................................. xiii Daftar Gambar............................................................................................................ xvi Daftar Lampiran.......................................................................................................... xxi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...................................................................................
1 1.2 Ruang Lingkup...................................................................................
2 1.3 Tujuan dan Manfaat ...........................................................................
3 1.4 Metodologi................. ........................................................................
3 1.5 Sistematika Penulisan ........................................................................
5 BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi .............................................................. 7
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan....................................................................... ............ 8
2.2.1 Pengertian Sistem Akuntansi................................................. 8
2.2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi................................. 8
2.2.3 PengertianSistem Akuntansi Pembelian................................ 9 2.2.3.1 FungsiYang Terkait................................................
10
2.2.3.2 Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian................. 12
2.2.3.3 Catatan Sistem Akuntansi Pembelian..................... 12
2.2.4 Pengertian Persediaan............................................................. 12
2.2.4.1 Manajemen Persediaan........................................... 13
2.2.4.2 Metode Pencatatan Persediaan................................ 14
2.3 Pengendalian Internal ......................................................................... 15
2.3.1 Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Pembelian.............. 16
2.3.2 Pengendalian Internal Sistem Persediaan............................... 19
2.4 Reorder Point, Safety Stock , dan EOQ…….……………………….. 19
2.5 Pengertian Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek.................................................................................................. 21
2.5.1 Pengertian Object.................................................................... 21
2.5.2 Object-Oriented....................................................................... 21
2.5.3 Object-Oriented Analysis and Design................................... 22
2.5.4 Rich Picture......................... .................................................. 22
2.6 Analisa Problem Domain ................................................................... 23
2.6.1 Class........................................................................................ 24
2.6.2 Structure.................................................................................. 25
2.6.3 Behaviour................................................................................ 30
2.7 Application Domain Analysis .............................................................. 31
2.7.1 Usage...................................................................................... 32
2.7.1.1 Sequence Diagram................................................. 34
2.7.2 Function................................................................................... 34
2.7.3 User Interface......................................................................... 35
2.8 Architecture Design ............................................................................ 37
2.8.1 Criteria................................................................................... 38
2.8.2 Component Architecture........................................................ 40
2.8.3 Process Architecture.............................................................. 45
2.9 Component Design .............................................. ............................... 47
2.9.1 Model Component................................................................. 48
2.9.2 Function Component............................................................. 50
BAB 3 ANALISIS SISTEM
3.1 Gambaran Umum Perusahaan....... ..................................................... 53
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan................................................... 53
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan............................................. 54
3.1.2.1 Struktur Organisasi PT ANEKA BAUT.............. 54
3.1.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab......................... 55
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan....................................................... 57 3.1.3.1 Visi Perusahaan....................................................
57 3.1.3.2 Misi Perusahaan...................................................
58
3.1.4 Gambaran Operasional Pembelian dan Persediaan................ 58
3.2 Evaluasi Sistem Berjalan................................................................... 59 3.2.1 Prosedur Pembelian...............................................................
59
3.2.2 Prosedur Penerimaan Persediaan........................................... 59
3.2.3 Prosedur Retur Pembelian..................................................... 61
3.2.4 Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan di Gudang............. 61
3.3 Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan.......................................... 62
3.4 Rich Picture Sistem Berjalan............................................................. 68
3.5 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan........... 69
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM
4.1 The Task ............................................................................................. 72
4.2.1 Purpose.................................................................................. 72
4.2.2 System Definition.................................................................. 72
4.2.3 Context.................................................................................. 74
4.2 The Problem Domain .................... ..................................................... 78
4.2.1 Cluster.................................................................................... 78
4.2.2 Structure................................................................................ 78
4.2.3 Class................................... .................................................... 80
4.2.4 Event...................................................................................... 81
4.2.5 Event Table............................................................................ 82
4.2.6 Class Diagram....................................................................... 83
4.2.7 Behaviour............................................................................... 84
4.2.7.1 Pemasok.......................................................... ..... 84
4.2.7.2 Karyawan............................................................. 84
4.2.7.3 Bagian Gudang..................................................... 85
4.2.7.4 Bagian Akuntansi dan Finance........................... 85
4.2.7.5 Bagian Pembelian................................................ 86
4.2.7.6 Bagian Admin..................................................... 86
4.2.7.7
87 Barang...................................................................
4.2.7.8 Surat Order Pembelian......................................... 87
4.2.7.9 Surat Permintaan Penawaran Harga.................... 88
4.2.7.10 Surat Penerimaan Barang................................... 88
4.2.7.11 Nota Retur........................................................... 89
4.2.7.12 Surat Pengeluaran Barang................................... 89
4.2.7.13 Surat Permintaan Pembelian............................... 90
4.2.7.14 Surat Adjustment............................................... 90
4.2.7.15 User..................................................................... 91
4.3 The Application Domain ........ ........................................................... 91
4.3.1 Overwiew............................................................................... 91
4.3.2 Actors.................................................................................... 92
4.3.3 Use Case................................................................................ 93
4.3.4 Sequence................................................................................ 117
4.3.4.1 Log in (bagian gudang)........................................ 117
4.3.4.2 Log in (pembelian).............................................. 117
4.3.4.3 Log in (bagian admin).......................................... 118
4.3.4.4 Log in (bagian akuntansi dan finance)................ 118
4.3.4.5 Change Password (bagian gudang)..................... 119
4.3.4.6 Change Password (bagian pembelian)................ 119
4.3.4.7 Change Password (bagian akuntansidan finance) 120
4.3.4.8 Change Password (bagian admin)....................... 120
4.3.4.9 Membuat Surat Permintaan Pembelian............... 121
4.3.4.10 Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga.... 121
4.3.4.11 Membuat Surat Order Pembelian........................ 122
4.3.4.27 View Reminder safety Stock............................... 130
4.5.2 Component Architecture....................................................... 165
4.5.1 Quality Goals....................................................................... 164
4.5 Architecute Design ........................................................................... 164
4.3.7 Overview.............................................................................. 163
4.3.6 User Interface........................................................................ 139
4.3.5 Function................................................................................. 133
4.3.4.33 View Surat Order Pembelian (bagian gudang)... 133
4.3.4.32 View Surat Order Pembelian (bagian akuntansi dan finance )......................................................... 132
4.3.4.31 View Nota Retur (bagian pembelian).................. 132
4.3.4.30 View Nota Retur (bagian akuntansi dan finance) 131
4.3.4.29 Membuat Laporan Adjustment ............................ 131
4.3.4.28 Membuat Surat Adjustment ................................ 130
4.3.4.26 View Surat Adjustment....................................... 129
4.3.4.12 Membuat Surat Penerimaan Barang.................... 122
4.3.4.25 View Surat Pengeluaran Barang.......................... 129
4.3.4.24 View Surat Penerimaan Barang.......................... 128
4.3.4.23 View Barang....................................................... 128
4.3.4.22 Membuat Laporan Pengeluaran Barang.............. 127
4.3.4.21 Membuat Surat Pengeluaran Barang................... 127
4.3.4.20 Maintenance User................................................ 126
4.3.4.19 Maintenance Pemasok......................................... 126
4.3.4.18 Maintenance Barang............................................ 125
4.3.4.17 Membuat Laporan Retur Pembelian.................... 125
4.3.4.16 Membuat Laporan Pembelian per Barang........... 124
4.3.4.15 Membuat Laporan Pembelian per Pemasok........ 124
4.3.4.14 Membuat Laporan Persediaan............................. 123
4.3.4.13 Membuat Nota Retur........................................... 123
4.5.3 Process Architecture............................................................. 166
4.6 Component Design ........................................................................... 167
4.6.1 Model Component................................................................. 167
4.6.1.1 Spesifikasi Class .................................................. 168
4.6.2 Function Component.............................................................. 175
4.7 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan........................................................................................... 176
4.7 Rencana Implementasi....................................................................... 176
4.7.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan................................... 176
4.7.2 Jadwal Implementasi Sistem.................................................. 178
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan............................................................................................. 179
5.2 Saran .................................................................................................. 180
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................... 181 RIWAYAT HIDUP...................................................................................................... 182 LAMPIRAN.................................................................................................................. 183 FOTOCOPY SURAT KETERANGAN SURVEI..................................................... 196
DAFTAR TABEL
Tabel 4.3 Actor Specification untuk bagian pembelian...................................... 93Harga………………………………………………………………
Tabel 4.10 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan PenawaranTabel 4.9 Use Case Specification untuk Membuat Surat Order Pembelian…. 98Tabel 4.8 Use Case Specification untuk Membuat Surat Penerimaan Barang.. 97Tabel 4.7 Use Case Spesification untuk Change Password.............................. 96Tabel 4.6 Use Case Specification untuk Login.................................................. 95Tabel 4.5 Actor Specification untuk bagian admin........................................... 94Tabel 4.4 Actor Specification untuk bagian akuntansi....................................... 93Tabel 4.2 Actor Specification untukbagian gudang......................................... .. 93Tabel 2.1 Kegiatan Problem-Domain Analysis.................................................. 24Tabel 4.1 Event table …..................................………………………………… 83Tabel 2.9 Panduan untuk Mempresentasikan Common Events …..…............... 50Tabel 2.8 Panduan untuk Mempresentasikan Private Events ............................ 49Tabel 2.7 Kegiatan Perancangan Komponen………………...………………... 47Tabel 2.6 Client-server architecture ……………………….………………….. 44Tabel 2.5 Criteria Dalam Perancangan……………….......…………………… 39Tabel 2.4 Kegiatan Desain Arsitektur………..................................................... 37Tabel 2.3 Kegiatan Analisis Application Domain…………….......................... 31Tabel 2.2 Contoh table event……………………………………….................. 2599 Tabel 4.11 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan Pembelian…………………………………………………………... 100
Tabel 4.12 Use Case Specification untuk Membuat Nota Retur ……………. 101Tabel 4.22 Use Case Specification untuk Membuat Surat Adjustment................ 111Tabel 4.29 Use Case Specification untuk View Nota Retur (bagian pembelian).. 115Tabel 4.28 Use Case Specification untuk View Reminder Safety Stock.............. 115Tabel 4.27 Use Case Specification untuk View Surat Pengeluaran Barang.......... 114Tabel 4.26 Use Case Specification untuk View Surat Penerimaan Barang........... 114Tabel 4.25 Use Case Specification untuk View Surat Adjustment....................... 113Tabel 4.24 Use Case Specification untuk View Master Barang........................... 113Tabel 4.23 Use Case Specification untuk Maintenance User................................ 112Tabel 4.21 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Adjustment........... 110Tabel 4.13 Use Case Specification untuk Maintenance Pemasok……………. 102Barang................................................................................................. 109
Tabel 4.20 Use Case Specification untuk Membuat Laporan PengeluaranTabel 4.19 Use Case Specification untuk Membuat Surat Pengeluaran Barang.. 108Tabel 4.18 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Retur Pembelian.. 107Tabel 4.17 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pembelian per Barang…………………………………………………………… 106Tabel 4.16 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pembelian per Pemasok………………………………………………………… 105Tabel 4.15 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Persediaan……… 104Tabel 4.14 Use Case Specification untuk Maintenance Barang………………. 103Tabel 4.30 Use Case Specifi cation untuk View Nota Retur (bagian akuntansi dan finance )....................................................................................... 116Tabel 4.31 Use Case Specification untuk View Surat Order pembelian(bagian akuntansi dan finance )........................................................ 117
Tabel 4.32 Use Case Specification untuk View Surat Order Pembelian(bagian gudang)............................................................................... 117
Tabel 4.33 Function List pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT. ANEKA BAUT................................................. 134Tabel 4.34 Function Specification untuk Perhitungan EOQ…………………. 138Tabel 4.35 Criteria .............................................................................................. 164Tabel 4.36 Spesifikasi Class untuk Model Component………………………. 168Tabel 4.37 Perbandingan Sistem Berjalan dan Sistem Yang Dihasilkan………. 176Tabel 4.38 Jadwal Implementasi Sistem……………………………………….. 178DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.10 Arsitektur Client Server....................................................................... 44Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Sistem Berjalan...................................................................................Sistem Berjalan (Lanjutan)................................................................... 65
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan PersediaanPersediaan Sistem Berjalan................................................................ 64
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur PenerimaanGambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem Berjalan.......... 63Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ANEKA BAUT............................................. 55Gambar 2.9 Arsitektur Generic............................................................................... 43Gambar 2.1 Aktivitas Utama dalam OOA&D........................................................ 22Gambar 2.8 Arsitektur Layered.............................................................................. 42Gambar 2.7 Use Case …………………….........………………………………… 34Gambar 2.6 Statechart Diagram ......................…………………………………... 30Gambar 2.5 Association Structure ........... .…………………....…………………. 30Gambar 2.4 Notasi Object Structure....................................................................... 29Gambar 2.3 Notasi Class Structure......................................................................... 28Gambar 2.2 Generalization Structure ..................................................................... 2766 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Sistem Berjalan................................................................. 67
Gambar 3.7 Rich picture Pada Sistem Berjalan..................................................... 68Gambar 4.1 Rich Picture Yang Diusulkan............................................................. 77Gambar 4.2 Cluster Pada Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian danPersediaan PT. ANEKA BAUT......................................................... 78
Gambar 4.3 Struktur Pada Cluster Karyawan........................................................ 79Gambar 4.4 Struktur Pada Cluster Persediaan........................................................ 79Gambar 4.5 Struktur Pada Cluster Pemasok.......................................................... 79Gambar 4.6 Struktur Pada Cluster Pembelian........................................................ 79Gambar 4.7 Class Diagram untuk Problem Domain........................................... 84Gambar 4.8 Statechart Diagram Pemasok…………………………………… 85Gambar 4.9 Statechart Diagram Karyawan…………………………………… 85Gambar 4.10 Statechart Diagram Bagian Gudang……………………………… 86Gambar 4.11 Statechart Diagram Bagian Akuntansi dan Finance…………….. 86Gambar 4.12. Statechart Diagram Bagian Pembelian…………………………… 87Gambar 4.13 Statechart Diagram Bagian Admin……………………………….. 87Gambar 4.14 Statechart Diagram Barang………………………………………. 88Gambar 4.15 Statechart Diagram Surat Order Pembelian………………………88 Gambar 4.16 Statechar Diagram Surat Permintaan Penawaran Harga………….. 89
Gambar 4.17 Statechart Diagram Surat Penerimaan Barang……………………89 Gambar 4.18 Statechart Diagram Nota Retur…………………………………… 90
Gambar 4.19 Statechart Diagram Surat Pengeluaran Barang…………………… 90Gambar 4.20 Statechart Diagram Surat Permintaan Pembelian…………………. 91Gambar 4.21 Statechart Diagram Surat Adjustment……………………………. 91Gambar 4.22 Statechart Diagram User………………………………………….. 92Gambar 4.23 Use Case............................................................................................ 94Gambar 4.24 Sequence Log in (bagian gudang)………………………………… 118Gambar 4.25 Sequence Log in (bagian pembelian)……………………………… 118Gambar 4.26 Sequence Log in (bagian admin)…………………………………. 119Gambar 4.27 Sequence Log in (bagian akuntansi dan finance)…. ……………… 119Gambar 4.28 Sequence Change Password (bagian gudang)…………………….. 120Gambar 4.29 Sequence Change Password (bagian pembelian)………………… 120Gambar 4.30 Sequence Change Password (bagian akuntansi dan finance)… ….. 121Gambar 4.31 Sequence Change Password (bagian admin)…………………….. 121Gambar 4.32 Sequence Membuat Surat Permintaan Pembelian………………… 122Gambar 4.33 Sequence Membuat Surat permintaan Penawaran Harga…………. 122Gambar 4.34 Sequence Membuat Surat Order Pembelian………………………. 123Gambar 4.35 Sequence Membuat Surat Penerimaan Barang…………………… 123Gamabr 4.36 Sequence Membuat Nota Retur…………………………………… 124
Gambar 4.37 Sequence Membuat Laporan Persediaan…………………………. 124Gambar 4.38 Sequence Membuat Laporan Pembelian per Pemasok…………… 125Gambar 4.39 Sequence Membuat Laporan Pembelian per Barang……………… 125Gambar 4.40 Sequence Pembuatan Laporan Retur Pembelian………………….. 126Gambar 4.41 Sequence Maintenance Barang…………………………………… 126Gambar 4.42 Sequence Maintenance Pemasok………………………………….. 127Gambar 4.43 Sequence Maintenance User………………………………………. 127Gambar 4.44 Sequence Membuat Surat Pengeluaran Barang…………………… 128Gambar 4.45 Sequence Membuat Laporan Pengeluaran Barang………………… 128Gambar 4.46 Sequence View Barang……………………………………………. 129Gambar 4.47 Sequence View Surat Penerimaan Barang………………………… 129Gambar 4.48 Sequence View Surat Pengeluaran Barang……………………….. 130Gambar 4.49 Sequence View Surat Adjustment………………………………… 130Gambar 4.50 Sequence View Reminder Safety Stock…………………………… 131Gambar 4.51 Sequence Membuat Surat Adjustment……………………………. 131Gambar 4.52 Sequence Membuat Laporan Adjustment…………………………. 132Gambar 4.53 Sequence View Nota Retur (bagian akuntansi dan finance)………. 132Gambar 4.54 Sequence View Nota Retur (bagian pembelian)…………………… 133Gambar 4.55 Sequence View Surat Order Pembelian (bagian akuntansi danfinance )…………………………………………………………….. 133