ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PT GRIFONE MILRIA INDONESIA - Binus e-Thesis
_________________________________________________________________________
Program Ganda Jurusan Akuntansi – Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2003/2004
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU
PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA
Donny NIM: 0300468026
Abstrak PT.GRIFONE MILRIA INDONESIA merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pakaian jadi, yang memproduksi dan melakukan penjualan baik secara konsinyasi maupun terputus pada toko-toko atau counter-counter. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisa Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku yang ada dan mengidentifikasi kelemahan untuk kemudian dirancang sebuah sistem baru yang mampu meminimalisasi kelemahan tersebut.
Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah survey lapangan untuk mendapatkan data sebenarnya dari sistem yang berjalan, studi kepustakan sebagai bahan acuan analisis kelemahan sistem berjalan dan perancangan sistem yang baru dengan menggunakan alat bantu perancangan.
Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian yang belum tepat dan sistem persediaan bahan baku yang belum mampu memberikan pengendalian yang baik. Hal ini disebabkan karena tidaknya proses permintaan penawaran harga dan tidak adanya kebijakan yang baku mengenai persediaan, sehingga mengakibatkan harga yang didapatkan perusahaan belum kompetitif dan pengawasan terhadap penggunaaan bahan baku produksi masih lemah. Analisa terhadap sistem berjalan akan dilakukan untuk menemukan kelemahan yang terjadi pada sistem berjalan, selanjutnya dari hasil analisa tersebut maka akan dirancang sebuah sistem baru yang diharapkan meminimalisasi kelemahan dari sistem berjalan. Dalam perancangan sistem, faktor pengendalian intern tidak boleh dilupakan karena merupakan unsur penting dalam sebuah sistem yang baik.
Dengan adanya sistem yang lebih baik diharapkan perusahaan lebih mampu meningkatkan daya kompetisinya dengan meminimalisasi biaya pembelian dan persediaan sehingga daya saing produk dari segi harga dan kualitas dapat meningkat. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan
Bahan Baku
PENGANTAR
Puji Syukur saya panjatkan kehadirat ALLAH S.W.T atas segala rahmat dan hidayah yang dikarunikan-Nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi saya dengan baik.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi saya ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi strata-1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini, saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar- besarnya kepada :
1. Ibu Dr. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara
2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi dan Ketua Jurusan Akuntansi.
3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.
5. Bapak Drs. E Kustaman, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.
6. Pimpinan dan pihak-pihak perusahaan PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA khususnya kepada Melissa Limara selaku Manajer Akuntansi dan Finance yang telah memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan keterangan serta data-data yang saya perlukan dalam penyusunan skripsi ini.
7. Pihak-pihak perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu kami dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini.
8. Kepada Ayah, Ibu dan Kakak saya yang telah memberikan doa restu dan dukungan moril bagi saya yang merupakan pendorong semangat untuk menyelesaikan penyusunan skripsi ini.
9. Teman-teman dari Kelas 09 PAZ Angkatan Semester Ganjil 2003/2004 yang ikut serta membantu saya dalam meyusun skripsi ini.
10. Serta semua pihak lain yang mungkin saya belum sebutkan yang telah membantu saya dalam penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung
Akhir kata saya mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam skripsi saya ini terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dan terima kasih sebesar-besarnya pula bagi pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi yang saya susun ini.
Jakarta, Januari 2004 Penyusun
DONNY
Halaman Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Persetujuan Dewan Penguji Abstrak ii Pengantar iii Daftar Gambar x
10
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
2.1.4 Pengertian Sistem Akuntansi
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
7
8
9
2.2 Pembelian
7
2.2.1 Pengertian Pembelian dan Sistem Akuntansi Pembelian
2.2.2 Prosedur Pembelian
2.2.3 Dokumen Sistem Pembelian
10
10
11
2.1.2 Pengertian Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Daftar Lampiran xvi
1.3
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
3
1.4
7
1.5 Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan
3
4
5 BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
12
2.3
21
13
14
15
16
17
17
18
18
20
20
20
20
21
13
21
22
22
22
23
23
23
24
24
24
25
25
13
12
2.4
2.4.3 Jenis Pengendalian Intern Analisis Sistem
2.5
2.6
2.7
2.8
2.2.4 Cara Pemilihan Pemasok Persediaan
2.3.1 Pengertian Persediaan
2.3.2 Jenis Persediaan
2.3.3 Prosedur persediaan
2.3.4 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
2.3.5 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point/ROP) Pengendalian Intern
2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern
2.4.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern
2.5.1 Pengertian Analisis Sistem
2.8.5 Entity Relational Diagram (ERD)
2.5.2 Tujuan Analisis Sistem
2.5.3 Tahapan Analisis Sistem Perancangan Sistem
2.6.1 Pengertian Perancangan Sistem
2.6.2 Langkah-Langkah Perancangan Sistem Implementasi Sistem
2.7.1 Pengertian Implementasi Sistem
2.7.2 Langkah-Langkah Implementasi Sistem Alat Bantu Analisis dan Perancangan
2.8.1 Data Flow Diagram (DFD)
2.8.1.1 Diagram Konteks
2.8.1.2 Diagram Nol
2.8.1.3 Diagram Rinci
2.8.2 Kamus Data (Data Dictionary)
2.8.3 Normalisasi
2.8.4 Bagan Terstruktur (Structured Chart)
26
2.8.6 Spesifikasi File
46
32
42
42
42
43
44
44
44
45
46
47
30
47
55
55
56
57 BAB 4 Rancangan Sistem Yang Diusulkan
61
4.1 Struktur Organisasi
61
4.2 Bagan Alir Dokumen Sistem yang Diusulkan
63
4.3 Diagram Arus Data
30
29
27 BAB 3 Analisis Sistem Yang Berjalan
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
29
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
29
3.2
3.3
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.2.1 Struktur Organisasi PT. GRIFONE MILRIA
INDONESIA
3.1.2.2 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung-Jawab
3.1.3.1 Visi Perusahaan
3.2.3.2 Diagram Nol Hasil Analisis Sistem Berjalan
3.1.3.2 Misi Perusahaan
3.1.4 Gambaran Operasi Pembelian dan Persediaan Bhn Bk Analisis Sistem Yang Berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem Berjalan
3.2.1.1 Prosedur Pembelian Bahan Baku
3.2.1.2 Prosedur Penerimaan Bahan Baku dari Pemasok
3.2.1.3 Prosedur Retur Pembelian
3.2.1.4 Prosedur Pengeluaran Bahan Baku Dari Gudang
3.2.1.5 Prosedur Penghitungan Fisik Bhn Baku Gudang
3.2.2 Diagram Aliran Dokumen Sistem Berjalan
3.2.3 Diagram Aliran Data (DFD) Sistem Berjalan
3.2.3.1 Diagram Konteks
72
4.3.1 Konteks
72
4.3.2 Diagram Nol
73
4.3.3 Rinci
74
4.4 Data Sistem
79
4.4.1 Kamus Data
79
4.4.1.1 Kamus Data Aliran Data
79
4.4.1.2 Kamus Data Laporan
81
4.4.1.3 Kamus Data Data Store
82
4.4.2 Normalisasi
84
4.4.3 Spesifikasi File
98
4.4.4 Entity Relational Diagram (ERD) 104
4.5 Perancangan Proses 105
4.5.1 Bagan Terstruktur 105
4.5.2 Spesifikasi Proses 122
4.6 Rancangan Masukan dan Keluaran 140
4.6.1 Rancangan Masukan 140
4.6.1.1 Rancangan Menu 140
4.6.1.2 Rancangan Form 144
4.6.2 Rancangan Keluaran 150
4.6.1.1 Rancangan Formulir 150
4.6.1.2 Rancangan Laporan 157
4.7 Rancangan Implementasi 164
4.7.1.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan 164
4.7.1.2 Jadwal Implementasi Sistem 166
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 167
5.1 Kesimpulan 167
5.2 Saran 169
DAFTAR PUSTAKA xviii
RIWAYAT HIDUP xx
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA31 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem
48 Berjalan
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem49 Berjalan (Lanjutan)
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Bahan Baku50 Dari Pemasok Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Bahan Baku51 Dari Pemasok Sistem Yang Berjalan (Lanjutan)
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Sistem52 Berjalan
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengeluaran Bahan Baku53 Produksi Sistem Berjalan
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Fisik54 Persediaan Bahan Baku Sistem Berjalan
Gambar 3.9 Diagram Konteks Sistem Barjalan55 Gambar 3.10 Diagram Nol Sistem Berjalan
56 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan
62
Gambar 4.2 Diagam Alir Dokumen Prosedur Permintaan Penawaran64 Harga Sistem Yang Diusulkan
Gambar 4.3 Diagaram Alir Dokumen Prosedur Pemesanan Ke Pemasok65 Dan Pengeluaran serta Pengembalian Bahan Baku ProduksiSistem Yang Diusulkan
Gambar 4.4 Diagaram Alir Dokumen Prosedur Pemesanan Ke Pemasok66 Dan Pengeluaran serta Pengembalian Bahan Baku Produksi Sistem Yang Diusulkan (Lamjutan)
Gambar 4.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pemesanan Ke Pemasok67 Dan Pengeluaran serta Pengembalian Bahan Baku ProduksiSistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
Gambar 4.6 Diagarm Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Bahan Baku68 dan Retur Bahan Baku Sistem Yang Diusulkan
Gambar 4.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Bahan Baku69 dan Retur Bahan Baku Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
Gambar 4.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Bahan Baku70 dan Retur Bahan Baku Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
Gambar 4.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Bahan Baku71 dan Retur Bahan Baku Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan)
Gambar 4.10 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan72 Gambar 4.11 Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan
73 Gambar 4.12 Diagram Rinci Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan
74
Gambar 4.13 Diagram Rinci Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan75 Gambar 4.14 Diagram Rinci Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan
76 Gambar 4.15 Diagram Rinci Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan
77 Gambar 4.16 Diagram Rinci Proses 5.0 Sistem Yang Diusulkan
78 Gambar 4.17 Entity Relational Diagram Sistem yang Diusulkan 104
Gambar 4.18 Bagan Terstruktur SIA Pembelian dan Persediaan BahanBaku 105
Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Pendataan 105Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Pendataan Bahan Baku 106Gambar 4.21 Bagan Terstruktur Edit Data Bahan Baku 106Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Tambah Data Bahan Baku 107Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Pendataan Pemasok 107Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Edit Data Pemasok 107Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Pendataan Persediaan 108Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Tambah Persediaan 108Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Create Persediaan baru 109Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Kurangi Persediaan 109Gambar 4.29 Bagan Terstruktur Transaksi 109Gambar 4.30 Bagan Terstruktur Transaksi Pembelian 110Gambar 4.31 Bagan Terstruktur Transaksi Permintaan Penawaran Harga 110Gambar 4.32 Bagan Terstruktur Transaksi Pesanan Pembelian 111Gambar 4.33 Bagan Terstruktur Penerimaan Bahan baku Yang Dibeli 112Gambar 4.34 Bagan Terstruktur Retur Bahan Baku yang Dibeli 113Gambar 4.35 Bagan Terstruktur Transaksi Produksi 114Gambar 4.36 Bagan Terstruktur Surat Perintah Kerja 114Gambar 4.37 Bagan Terstruktur Memo Pengeluaran Bahan Baku 115Gambar 4.38 Bagan Terstruktur Surat Pengeluaran Bahan Baku 115Gambar 4.39 Bagan Terstruktur Surat Retur Bahan Baku 116Gambar 4.40 Bagan Terstruktur Pembuatan Laporan 117Gambar 4.41 Bagan Terstruktur Laporan Pembelian PerBahan Baku 118Gambar 4.42 Bagan Terstruktur Laporan Pembelian PerPemasok 118Gambar 4.43 Bagan Terstruktur Laporan Bahan Baku Produksi 119Gambar 4.44 Bagan Terstruktur Laporan Persediaan Bahan Baku 119Gambar 4.52 Rancangan Menu Pendataan Pemasok 141Gambar 4.58 Rancangan Menu Laporan Pembelian 143Gambar 4.57 Rancangan Menu Laporan 143Gambar 4.56 Rancangan Menu Transaksi Produksi 143Gambar 4.55 Rancangan Menu Transaksi Pembelian 142Gambar 4.54 Rancangan Menu Transaksi 142Gambar 4.53 Rancangan Menu Pendataan Bahan Baku 142Gambar 4.51 Rancangan Menu Pendataan Bahan Baku 141Gambar 4.45 Bagan Terstruktur Laporan Pesanan Outstanding 120Gambar 4.50 Rancangan Menu Pendataan 141140