PENGEMBANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN BARCODE READER YANG TERINTEGRASI DENGAN PENGGAJIAN HARIAN DI PT. MASSYNDO GEMILANG
PENGEMBANGAN SISTEM PRESENSI KARYAWAN MENGGUNAKAN BARCODE READER YANG TERINTEGRASI DENGAN PENGGAJIAN HARIAN DI PT. MASSYNDO GEMILANG Iklima Nuril Fajri 1) , Dr. Djoko Sugiono, MT 2)
Jurusan Teknik Informatika, STMIK Yadika Bangil, Jl. Bader No.09 Kalirejo Telp. (0343) 742070 Bangil – Kab. Psuruan
Email: iklimyil@yahoo.co.id Absrak : PT. Massyndo Gemilang merupakan perusahaan berkembang yang sangat memerlukan sekali Aplikasi Presensi dan Penggajian dimana presensi merupakan pokok penting dalam membangun kedisiplinan kerja karyawan. Presensi yang manual menimbulkan banyak celah bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dalam presensi menjadi masalah penting dalam membangun kedisiplinan kerja karyawan, dan kesulitan dalam pembuatan laporan penggajian pun masih sering terjadi karena penumpukan proses pembayaran gaji yang masih dilakukan secara manual. Kata kunci : system informasi, presensi, penggajian, integrasi
1. Pendahuluan
PT. Massyndo Gemilang adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Garmen. Perusahaan ini memproduksi Sarung Tangan Musim Dingin yang terbuat dari kulit domba dan di Export ke negara-negara yang memiliki musim dingin. Serta memproduksi produk setengah jadi berupa lembaran-lembaran kulit domba yang digunakan sebagai bahan baku pembuatan sarung tangan, tas, sepatu, jam tangan, dll yang di export baik di dalam dan di luar negeri. PT. Massyndo Gemilang merupakan salah satu anak perusahaan dari Kenny Co. Japan yang berpusat di Jepang. Namun, walaupun anak perusahaan PT. Massyndo Gemilang memiliki otoritas dan wewenang tersendiri dalam perusahaannya. Termasuk dalam management perusahaan tidak diatur atau di tetapkan oleh perusahaan pusat.
Namun Dalam management perusahaan terutama pada bagian HRD, sistem presensi dan penggajian karyawan masih menggunakan sistem Semi Manual. Yaitu dengan menggunakan kartu check clock biasa tapi di olah dengan Computer. Software yang dipakai buatan sendiri dengan program excel (bukan beli program pay roll yang sudah jadi) mulai dari pendataan dan perhitungan jam hadir, jam keluar, lama waktu kerja, perijinan baik itu ijin keluar perjam atau ijin tidak masuk/ cuti, sampai dengan keterangan tidak masuk karyawan. System semi manual tersebut juga menyebabkan banyak masalah seperti kerusakan data dikarenakan hilang, kesalahan akibat kelaian manusia (Human Error) dan sebagainya.
Penggajian yang ada pun masih bersifat semi manual karena proses dilakukan dengan pengimputan manual kedalam Microsoft Exel lalu dicetak. System semi manual memungkinkan banyaknya kesalahan seperti pengimputan data presensi yang tidak tepat sehingga mengakibatkan kesalahan perhitungan penggajian karyawan. Selain efek untuk karyawan penggunaan system semi manual tersebut juga berpengaruh terhadap laporan kepada pimpinan, karena dengan system semi manual tersebut membuat proses pembuatan laporan kepada pimpinan menjadi sering terlambat/ molor. Oleh karena itu dibutuhkan system yang dapat mengotomasi perhitungan presensi dan penggajian.
Dalam skripsi ini penulis ingin memberikan solusi dengan merancang dan mengaplikasikan suatu alur kerja system presensi berdasarkan system presensi semi manual yang sudah ada dan system penggajian pada PT. Massyndo Gemilang yang masih kurang efektif dan efisien, dengan membuat system Presensi Barcode yang terkomputerisasi dan User Interface untuk mengelola Basis Data. Kecepatan dan ketepatan pengolahan data, dapat mengurangi tingkat kesalahan pada waktu proses pengabsensian berlangsung karena transformasi. Suatu mekanisme pengendalian Card yang dimiliki oleh masing-masing meyakinkan bahwa sistem telah memenuhi karyawan. tujuannya.
Dari data presensi yang menggunakan
Barcode Scanner , data presensi itu akan
2.3. Proses Absensi
digunakan sebagai perhitungan penggajian Proses absensi akan dilakukan melalui karyawan berdasarkan daftar hadirnya yang pengontrolan data karyawan yang keluar mempengaruhi pada besarnya tunjangan uang ataupun masuk. Absensi karyawan dipengaruhi makan, tunjangan uang transport dan tunjangan oleh beberapa faktor sebagai berikut: uang prestasi kehadiran karyawan sehingga
1. Jam kerja dilakukan mulai pukul 07.00 berpengaruh juga pada besar atau kecilnya gaji WIB dan berakhir pada pukul 14.45 . karyawan tersebut.
2. Ada waktu untuk istirahat dan juga beribadah.
2. Tinjauan Pustaka
3. Karyawan yang pulang lebih awal dan
2.1. Profile PT. Massyndo Gemilang mendapat izin dari manager tetap dapat
melakukan absensi pulang dan tidak ada PT. Massyndo Gemilang berdiri pada potongan gaji. Tahun 1993 bulan Maret dengan nama CV.
4. Karyawan yang sakit dengan ada bukti Jaya Abadi Sidoarjo dan memproduksi Sarung otentik dari dokter maka akan tetap dapat Tangan dari Kulit. Pada tahun 1994 bulan gaji harian tidak di potong. September CV. Jaya Abadi Sidoarjo yang
5. Adapun cuti yang diberikan perusahaan beralamat di Jl. Raya Kedungturi No.4 Sidoarjo adalah sebagai berikut :
- berganti nama menjadi PT. Massyndo Cuti Tahunan masing-masing pegawai Gemilang dan pada tahun 1995 bulan Juli PT.
12 hari kerja
Cuti Hamil sebanyak 3 bulan
- Massyndo Gemilang berpindah tempat di
- Pasuruan yakni di Jl. Rembang Industri VII
Cuti Panjang diberikan kepada pegawai Block C-1, Pier – Pasuruan. Pada tahun 2001 yang telah mengabdi selama 6 tahun, bulan Februari PT. Massyndo Gemilang cuti tersebut diberikan sebanyak 66 hari berubah menjadi Pabrik Terikat dengan ijin No.
6. Selain perihal diatas perusahaan berhak 77/KMK.04/2001 dengan masih memproduksi membuat kesepakatan kerja bersama sesuai sarung tangan musim dingin yang berasal dari dengan musyawarah bersama dengan kulit domba dan di export ke Negara-negara karyawan dan disahkan oleh pemerintah. yang memiliki musim dingin.
Dan pada taun 2003 bulan Maret PT. Massyndo Gemilang berganti produksi menjadi
2.4. Proses Penggajian
Sarung tangan dan Lembaran-lembaran kulit
1. Penggajian harian di perusahaan ini setengah jadi yang digunakan sebagai bahan berdasarkan tingkatan/ golongan. Dimana dasar pembuatan sarung tangan kulit musim setiap karyawan mempunyai gaji pokok dingin untuk diexport ke perusahaan- sesuai dengan jabatannya. Berikut adalah perusahaan pembuatan sarung tangan musim perincian gaji pokok setiap golongan: dingin di dalam atau di luar negeri dengan ijin
No. 480/KM.4/2003.
Table 2.1 Gaji pokok/ hari berdasarkan golongan2.2. System dan Sistem Informasi Golongan Gaji pokok/ hari
Sistem merupakan sekelompok elemen- elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
I Rp. 156.333 sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem tidak selalu memiliki kombinasi
II Rp. 106.333 elemen-elemen yang sama, tetapi susunan dasar
III Rp. 89.666 suatu sistem itu sama seperti adanya input/masukan yang akan diubah menjadi
IV Rp. 76.333 output/ keluaran melalui suatu proses/ V Rp. 73.000
2. Premi uang makan dan transportasi di berikan kepada karyawan sesuai dengan kehadiran setiap hari karyawan. Dan sesuai juga dengan golongan. Berikut adalah perincian premi uang makan dan transport berdasarkan golongan:
2.8. Metode Waterfall
5. Pengujian ( Testing)
Pengkodean piranti lunak merupakan proses penulisan bahasa program agar piranti lunak tersebut dapat dijalankan oleh mesin.
4. Pengkodean ( Coding)
Perancangan piranti lunak merupakan proses bertahap yang memfokuskan pada empat bagian penting, yaitu: Struktur data, arsitektur piranti lunak, detil prosedur, dan karakteristik antar muka pemakai.
3. Perancangan ( Design)
Seorang analisis harus mengetahui ruang lingkup informasi, fungsi-fungsi yang dibutuhkan, kemampuan kinerja yang ingin dihasilkan dan perancangan antarmuka pemakai piranti lunak tersebut.
Kebutuhan Piranti Lunak ( Software Requirement Analysis) Merupakan proses pengumpulan kebutuhan piranti lunak.
2. Analisa
Perancangan sistem sangat diperlukan, karena piranti lunak biasanya merupakan bagian dari suatu sistem yang lebih besar.
1. Perancangan Sistem ( System Enginering)
System Engineering , Analysis, Design, Coding, Testing dan Maintenance.
Metodelogi yang digunakan untuk membangun sistem ini adalah Model Waterfall. Model ini merupakan sebuah pendekatan terhadap pengembangan perangkat lunak yang sistematik, dengan beberapa tahapan, yaitu:
Barcode adalah informasi terbacakan mesin ( machine readable ) dalam format visual yang tercetak. Barcode dibaca dengan menggunakan sebuah alat baca barcode atau lebih dikenal dengan Barcode Scanner. Kebutuhan akan kombinasi kode yang lebih rumit yang kemudian melahirkan inovasi baru berupa kode matriks dua dimensi (2D barcodes) yang berupa kombinasi kode matriks bujur sangkar. 2D
Table 2.2 Gaji pokok/ hari berdasarkan golonganKarena sifatnya yang open sorce, dapat dijalankan pada semua platform baik windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User (banyak pengguna). Saat ini database MySQL telah digunakan oleh semua programmer database, apalagi dalam pemrograman web.
2.6. MySQL Menurut Sidik (2003) : MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux.
notasi – notasi yang menggambarkan aliran data. Data Flow Diagram sering digunakan untuk sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya surat, telepon, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan (misalnya file kartu, harddisk, dan disket).
(2005:701) adalah diagram yang menggunakan
Data Flow Diagram Jogiyanto. HM
2.5. Data Flow Diagram (DFD)
3. Uang kehadiran akan secara otomatis terpotong apabila karyawan mangkir dari kerja/ tidak masuk tanpa keterangan/ sakit tanpa disertai surat keterangan dokter.
V Rp. 5.000 Rp. 7.000
IV Rp. 8.000 Rp.10.000
III Rp.10.000 Rp.14.000
II Rp.12.500 Rp.17.000
I Rp.15.000 Rp.21.000
Golongan Uang Makan Uang Trnasport
Proses ini akan menguji kode program yang telah dibuat dengan memfokuskan pada bagian dalam piranti lunak. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua pernyataan telah diuji dan memastikan juga bahwa input yang digunakan akan menghasilkan output yang sesuai.
3. Analisis dan Perancangan Sistem dimungkinkan akan hilang bila
a. Absensi sendiri maupun bagian Administratif.
Karyawan datang dan Data absen karyawan dapat tidak melakukan Absensi dengan Kartu valid dikarenakan seringnya absen
Check Clock . hari lalu di absenkan pada hari
- berikutnya.
Bagian Admin dan HRD
- akan menginputkan data absensi Kesalahan data absensi menyebabkan
Karyawan dari kartu check clock kesalahan penghitungan gaji setiap harinya. Apabila terdatap Karyawan.
- karyawan yang tidak masuk karena Lamanya setiap proses yang dilakukan sakit, ijin, cuti atau alpha maka Admin karena semuanya masih manual.
membuat surat keterangan kehadiran Mulai dari pencatatatan jam kerja, untuk karyawan dan Admin juga absensi, rekapitulasi, pengecekan membuat Rekap Data Absensi atau data dan penggajian.
Laporan Absensi yang akan diserahkan kepada Pimpinan.
3.3. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak
- Pimpinan akan mengecek laporan
absensi dan jika sesuai maka akan di Tabel 3.1. Spesifikasi Minimum Perangkat ACC jika tidak maka laporan akan
Keras yang Digunakan
dikembalikan ke Admin untuk di olah
No. Nama Spesifikasi kembali.
1. Proccessor Pentium 4
2. RAM (Memory) 512 MB
b. Penggajian
3. Hard disk
80 GB
- Karyawan mengisi formulir
4. Graphic Card (VGA) 128 MB DDR pengambilan gaji untuk mengambil gaji.
5. Monitor 14”
- Admin dan HRD akan memeriksa data
6. Keyboard Standar Karyawan yang bersangkutan. Dan akan
7. Mouse Standar membuat/ mengimputkan dalam Daftar
8. Barcode Scaner Standar Pengajuan Gaji Karyawan
- Bagian keuangan akan memeriksa
Daftar Pengajuan Gaji Karyawan dan menghitung besaran gaji Karyawan,
No. Nama Spesifikasi
sesuai dengan golongan, tunjangan
1. Program Visual Basic 6.0 jabatan, tunjangan istri, tunjangan
Aplication
anak, dan jumlah absensi Karyawan
2. Database
XAMPP version.1.7.1
tiap bulanya yang kemudian menjadi
Application Daftar Gaji.
3. Application
Crystal Report 8.5
Daftar Gaji yang telah dibuat oleh
Bagian Keuangan akan melalui Microsoft Exel proses persetujuan terlebih dahulu oleh 2010 Pimpinan.
- Report
- Setelah Daftar Gaji disetujui, maka
3.4. Perancangan Proses
Daftar Gaji yang telah di ACC diserahkan kenbali
3.4.1.Dokumen Flow
kepada Admin dan HRD untuk membuat slip gaji yang akan di cetak dan diserahkan ke setiap Karywan.
3.2. Evaluasi Sistem Absensi dan Penggajian yang berjalan
- Karyawan yang tidak masuk dapat menitip absen pada karyawan pada karyawan yang ma
- Lembar absen
[NIK] Karyawan 1.1.1 [data absensi] tbl_setjam [data admin] Login dtpersonal [data absensi] Absensi Otomatis [data absensi] tbl_absensi tbl_dtijin data absensi [data jam kerja] data absensi Pengolahan Data [Data Absensi] Kehadiran
1.1.2 [data personal] data ijin data ijin Admin data admin
Gambar 3.4 DFD Level 2 Proses Absensi data admin data admin tbl_bagian [data bagian] [data golongan] data admin data admin [data admin] Login tbl_golongan [data gaji karyawan] tbl_set_gajipersonal data admin Pengelolahan Data Pengelolahan Data Pengelolahan Data Pengelolahan Data Pengelolahan Data Pengelolahan Data data diri data gaji personal Diri Karyawan Keluarga Personal Karyawan Pendidikan Karyawan Karier Karyawan Gaji Personal data personal 1.3.1 data diri data diri dt_diri data keluarga1.3.2 data personal data keluarga dt_keluarga dt_karier data keluarga [data gaji personal] data personal data pendidikan data karier [data personal] 1.3.3 [data personal] dtpersonal data personal 1.3.4 data pendidikan dt_pendidikan data pendidikan data karier data personal 1.3.5 data karier [data gaji personal] data personal 1.3.6 tbl_gaji_personal [Data Karyawan] data pendidikan
Gambar 3.1 Dokumen Flow data diri data keluarga Admin data personal [data karyawan] Data Karyawan Pengelompokan data karier1.3.7 data gaji personal
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses Pengelolahan Data Karyawan3.4.2.Data Flow Diagram
data absensi Karyawan NIK [data admin] Login 1.8.1 Admin Data Golongan & Jabatan Laporan Data Karyawan Data Gaji karyawan data Jam Kerja Gemilang Data Absensi Data Karyawan Data Bagian Data User Admin User_Password tbl_gaji_personal Terintegrasi Penggajian PT Massyndo Sistem Informasi Absensi Barcode 1 Laporan Data Karyawan User_Password Pimpinan Laporan Data Absensi Laporan Data Gaji Pimpinan [data gaji personal] Pengambilan Data data absensi Absensi tbl_absensi 1.8.2 [data gaji] [data absensi] Laporan Data Absensi Admin [data gaji] Laporan Data Gaji data Perhitungan Gaji [data Perhitungan Gaji] Perhitungan gaji + tbl_integrasi_gaji
Gambar 3.6 DFD Level 2 ProsesGambar 3.2 DFD Level Konteks [Data Absensi] data jam kerja [User_Password] tbl_setjam data jam kerja [Data User Admin] [data Jam Kerja] [Data Gaji karyawan]1.6 Data Admin Pengolahan 1.4 [Data Karyawan] data admin data admin Admin [data Perhitungan Gaji] data bagian Pengolahan Data Bagian [Data Bagian] 1.11 [Data Golongan & Jabatan] Pengolahan Data Karyawan Login Login [Laporan Data Karyawan] [Laporan Data Gaji] [Laporan Data Absensi] [data karyawan] 1.9.2 data pimpinan Pengelolahan Gaji [data admin] [data login pimpinan] 1.9.1 data pimpinan Karyawan [data absensi] [NIK] data admin Absensi Login 1.1 data golongan + data gaji karyawan data admin data jam kerja data absensi Pengaturan Jam data admin data admin Kerja tbl_admin Pengaturan Data Gaji 1.7 data admin data admin data admin data bagian Karyawan tbl_set_gajipers data golongan data admin data admin Laporan Absensi [data absensi] data golongan 1.2 tbl_bagian data admin Jabatan tbl_golongan
Pengolahan Data data admin
Golongan & 1.10 data admin[User_Password Pimpinan]
Laporan Data Pengecekan Data User 1.9.3 [Laporan Data Absensi] data pimpinan [data gaji] tbl_absensi data admin Laporan Gaji 1.9.4 data personal data absensi data absensi tbl_absensi Pengelolahan Gaji data gaji karyawan onal data personal data gaji personal dtpersonal data login pimpinan data gaji karyawan data personal Laporan [Laporan Data Gaji] Pengolahan Data data bagian Karyawan 1.3 data gaji personal data gaji tbl_gaji_personal data gaji personal tbl_integrasi_gaji data gaji Pimpinan data gaji 1.8 1.9 [Laporan Data Absensi] + [Laporan Data Karyawan] [Laporan Data Gaji] [Laporan Data Karyawan] [Laporan Data Absensi] Admin tbl_integrasi_gaji [Laporan Data Gaji] + data absensi data karyawan [Laporan Data Karyawan]Pimpinan
+Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses LaporanGambar 3.3 DFD Level 13.5. Perancangan Data
3.5.1.CDM (Conseptual Data Model)
id_bagian bagian dimiliki tbl_bagian Nama_karyawan nik id_gol tgl_masuk id_gajipersonal status_karyawan id_bagian status_kerja dtpersonal_karyawan memiliki jam_masuk nik id_presensi jam_keluar validasi_gaji keterangan lama status_keluar tgl_absen nik total_uang_hadir status_masuk tbl_gaji_personal id_gajipersonal tbl_absensi id_presensi id_integrasi tgl memiliki tbl_integrasi_gaji tgl_keluar memiliki id_gol id_set_gaji golongan id_gol jabatan memiliki u_hadir tbl_golongan tbl_set_gajipersonal memiliki mempunyai u_makan id_set_gaji total_uang_makan mempunyai total total_uang_transport u_transport
Gambar 3.8 CDM SistemGambar 4.3 Pengelolahan Data Gaji3.5.2.PDM (Physical Data Model)
STATUS_MASUK varchar(20) JAM_MASUK char(20) TGL_ABSEN date NIK char(15) ID_PRESENSI integer JAM_KELUAR char(20) STATUS_KELUAR varchar(20) LAMA char(20) KETERANGAN varchar(20) TBL_ABSENSI ID_BAGIAN varchar(15) STATUS_KARYAWAN varchar(10) BAGIAN varchar(20) STATUS_KERJA varchar(10) TBL_BAGIAN TGL_MASUK date NIK char(15) ID_BAGIAN varchar(15) ID_GOL varchar(12) NAMA_KARYAWAN char(25) TGL_KELUAR date DTPERSONAL VALIDASI_GAJI varchar(20) NIK char(15) ID_GAJIPERSONAL integer ID_SET_GAJI integer TOTAL_UANG_MAKAN integer TBL_GAJI_PERSONAL TOTAL_UANG_HADIR integer ID_PRESENSI integer ID_GAJIPERSONAL integer ID_INTEGRASI integer TGL date TOTAL integer TOTAL_UANG_TRANSPORT integer STOR_1389 JABATAN varchar(20) U_HADIR integer GOLONGAN varchar(20) ID_GOL varchar(12) TBL_GOLONGAN TBL_SET_GAJIPERSONAL U_TRANSPORT integer U_MAKAN integer ID_GOL varchar(12) ID_SET_GAJI integer Gambar 4.4 Laporan Data Absensi
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Gambar 3.9 PDM Sistem.1. Aplikasi yang telah dibangun dapat mencatat jam masuk kerja dan jam pulang kerja karyawan secara akurat karena proses Input menggunakan scanner barcode.
4. Implementasi
.2. Aplikasi ini dapat memberikan report Implementasi sistem informasi ini terjadi data absensi, dan data gaji karyawan beberapa tahapan, untuk lebih jelasnya dapat secara berkala. diuraikan sebagai berikut : .3.
Aplikasi ini dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan golongan jabatan dan jumlah hari kerja.
5.2. Saran
Untuk system yang akan dikembangkan selanjutnya, suapa lebih global dengan penggajian karyawan. Seperti menghitung pajak, tunjangan dan sebaginya yang melibatkan penggajian keseluruhan karyawan.
Gambar 4.1 Absensi Karyawan6. Daftar Pustaka McLeod, Jr, Raymond. George Shell. 2004.
Sistem Informasi Manajemen Edisi Kedelapan .
Jakarta: PT. Indeks. Gaspersz, Vincent, Manajemen Produktivitas
Total: Strategi Peningkatan Produktivitas Bisnis Global , Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta, 1998
Gambar 4.2 Pengelolahan Data KaryawanSusanto, Septian Adi. 2011. Skripsi
Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Absensi dan Penggajian Menggunakan Prima Mojosari)
Razag, Abdul, Belajar Cepat Langsung Praktek
Visual Basic 6.0, Indah Surabaya, 2004
Nugroho, Bunafit. Membuat Aplikasi Karyawan
dengan Visual Basic 6.0,
Alif Media, Jakarta, 2009 Nugroho, Bunafit. Database Relasional dengan
My SQL, Andi Offset, Jogjakarta, 2004
Rusmawan, Uus, Visual Basic 6.0, Alex Media Komputerindo, Jakarta 2011
http://www.visualbasicindonesia.com/sejarah-
Eko Riswanto, 2007, Analisa dan Perancangan
Sistem. STMIK El Rahma, Yogyakarta . (online)
( http://hendri83.wordpress.com/category/analis
a-dan-perancangan-sistem/ . Diakses pada 29
Nopember 2013) Manajemen, Jurnal, 2009: Gaji; Definisi, Peranan, Fungsi dan Tujuan Penggajian, (Online). ( http://jurnal-
sdm.blogspot.com/2009/05/gaji-definisi- peranan-fungsi-dan-tujuan.html . Diakses pada
30 Nopember 2013)