Pergub Nomor 31.A Tahun 2013

GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
PERATURAN GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
NOMOR 31.A TAHUN 2013
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN DOKUMEN DAN DATA 
KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI DAN
KABUPATEN/KOTA SE­PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA 
GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG,
Menimbang : a. bahwa   dalam   rangka   melaksanakan   pembinaan
Pegawai   Negeri   Sipil   khususnya   di   Lingkungan
Pemerintah   Provinsi   dan   Kabupaten/Kota   se­
Provinsi   Kepulauan   Bangka   Belitung   sebagai
pelaksanaan   dari   ketentuan   Pasal   12   Undang­
Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan
atas Undang­Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang
Pokok­pokok Kepegawaian, dan Pasal 135 Undang­
Undang   Nomor   32   Tahun   2004   tentang
Pemerintahan   Daerah,   perlu   adanya   pengelolaan
dokumen   dan   data   kepegawaian   di   Lingkungan
Pemerintah   Provinsi   dan   Kabupaten/Kota   se­

Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang lengkap,
akurat, tertib, teratur dan berkesinambungan;
b. bahwa   berdasarkan   pertimbangan   sebagaimana
dimaksud pada huruf a, perlu menetapkan Pedoman
Pengelolaan   Dokumen   dan   Data   Kepegawaian   di
Lingkungan   Pemerintah   Provinsi   dan
Kabupaten/Kota   se­Provinsi   Kepulauan   Bangka
Belitung dengan Peraturan Gubernur;
Mengingat

: 1. Undang­Undang   Nomor   8   Tahun   1974   tentang

1

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Pokok­Pokok   Kepegawaian   (Lembaran   Negara
Republik   Indonesia   Tahun   1974   Nomor   55,
Tambahan   Lembaran   Negara   Republik   Indonesia
Nomor   3041)   sebagaimana   telah   diubah   dengan
Undang­Undang  Nomor   43  Tahun   1999  (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169,
Tambahan   Lembaran   Negara   Republik   Indonesia
Nomor 3890);
Undang­Undang   Nomor   32   Tahun   2004   tentang
Pemerintahan   Daerah   (Lembaran   Negara   Republik
Indonesia   Tahun   2004   Nomor   125,   Tambahan
Lembaran  Negara   Republik  Indonesia   Nomor  4437)
sebagaimana   telah   diubah   beberapa   kali   terakhir
dengan   Undang­Undang   Nomor   12   Tahun   2008

(Lembaran   Negara   Republik   Indonesia   Tahun   2008
Nomor   59,   Tambahan   Lembaran   Negara   Republik
Indonesia Nomor 4844);
Undang­Undang   Nomor   43   Tahun   2009   tentang
Kearsipan   (Lembaran   Negara   Republik   Indonesia
Tahun   2009   Nomor   152,   Tambahan   Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang
Wewenang   Pengangkatan,   Pemindahan   dan
Pemberhentian   Pegawai   Negeri   Sipil   (   Lembaran
Negara Republik  Indonesia Tahun  2003 Nomor  15,
Tambahan   Lembaran   Negara   Republik   Indonesia
Nomor   4263)   sebagaimana   telah   diubah   dengan
Peraturan   Pemerintah   Nomor   63   Tahun   2009
(Lembaran   Negara   Republik   Indonesia   Tahun   2009
Nomor 164);
Peraturan   Pemerintah   Nomor   38   Tahun   2007
tentang   Pembagian   Urusan   Pemerintahan   antara
Pemerintah,   Pemerintahan   Daerah   Provinsi   dan
Pemerintahan   Daerah   Kabupaten/Kota   (Lembaran

Negara Republik  Indonesia Tahun  2007 Nomor  82,
Tambahan   Lembaran   Negara   Republik   Indonesia
Nomor 4737);
Peraturan   Daerah   Provinsi   Kepulauan   Bangka
Belitung   Nomor   4   Tahun   2008   tentang   Urusan
Pemerintahan   Daerah   Provinsi   Kepulauan   Bangka
Belitung   (Lembaran   Daerah   Provinsi   Kepulauan
Bangka Belitung Tahun 2008 Nomor 3 Seri E);
Peraturan   Daerah   Provinsi   Kepulauan   Bangka

2

Belitung Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pengelolaan
Kearsipan   di   Lingkungan   Pemerintah   Provinsi
Kepulauan   Bangka   Belitung   (Lembaran   Daerah
Provinsi   Kepulauan   Bangka   Belitung   Tahun   2009
Nomor   6   Seri   E,   Tambahan   Lembaran   Daerah
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Nomor 46);
8. Peraturan   Daerah   Provinsi   Kepulauan   Bangka
Belitung   Nomor   7   Tahun   2008   tentang   Organisasi

dan   Tata   Kerja   Inspektorat,   Badan   Pembangunan
Daerah dan Statistik serta Lembaga Teknis Daerah
Provinsi   Kepulauan   Bangka   Belitung   (Lembaran
Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun
2008 Nomor 3 Seri D);
MEMUTUSKAN :
menetapkan : PERATURAN   GUBERNUR   KEPULAUAN   BANGKA
BELITUNG   TENTANG   PEDOMAN   PENGELOLAAN
DOKUMEN DAN DATA KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH   PROVINSI   DAN   KABUPATEN/KOTA   SE­
PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :
1. Pemerintah   Daerah   Provinsi   adalah   Pemerintah
Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
2. Gubernur   adalah   Gubernur   Kepulauan   Bangka
Belitung.
3. Pemerintah   Daerah   Kabupaten/Kota   adalah

Pemerintah   Daerah   Kabupaten/Kota   di   Provinsi
Kepulauan Bangka Belitung.
4. Badan   Kepegawaian   Daerah   yang   selanjutnya
disingkat   BKD   adalah   Badan   Kepegawaian   Daerah
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
5. Satuan   Kerja   Perangkat   Daerah   yang   selanjutnya
disingkat   SKPD   adalah   Sekretariat   Daerah,
Sekretariat   DPRD,   Dinas   Daerah   dan   Lembaga
Teknis   Daerah   di   Lingkungan   Pemerintah   Provinsi

3

Kepulauan Bangka Belitung.
6. Dokumen   Kepegawaian   atau   Naskah   Kepegawaian
surat/keputusan   di   bidang   kepegawaian
dikeluarkan/ditetapkan   oleh   pejabat   yang
berwenang.
7. Mutasi   Kepegawaian   adalah   setiap   perubahan
mengenai   seorang   Calon   Pegawai   Negeri
Sipil/Pegawai   Negeri   Sipil,   yang   mulai   sejak

pengangkatannya   sampai   Calon   Pegawai   Negeri
Sipil/   Pegawai   Negeri   Sipil   tersebut   berhenti   atau
pensiun, yang pada hakekatnya adalah merupakan
data kepegawaian setiap Calon Pegawai Negeri Sipil/
Pegawai Negeri Sipil.
8. Tata   Naskah   kepegawaian   adalah   sistem
penyimpanan dan pemeliharaan surat keputusan di
bidang   kepegawaian   yang   dikeluarkan   ditetapkan
oleh   pejabat   yang   berwenang   yang   disusun   secara
teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang
ditetapkan sesuai dengan keperluan.
9. Informasi   Kepegawaian   adalah   informasi   yang
dihasilkan,   disimpan,   dikelola,   dikirim,   dan   atau
diterima oleh suatu instansi yang berkaitan dengan
penyelenggaraan manajemen Pegawai Negeri Sipil.
10. Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya
disingkat NIP adalah nomor yang diberikan kepada
PNS   sebagai   identitas   yang   memuat   tahun,   bulan
dan   tanggal   lahir,   tahun   dan   bulan   pengangkatan
pertama   sebagai   Calon   Pegawai   Negeri   Sipil,   jenis

kelamin  Pegawai   Negeri  Sipil/Calon   Pegawai  Negeri
Sipil   dan   nomor   urut   Pegawai   Negeri   Sipil/Calon
Pegawai Negeri Sipil.
11. Data   pegawai   adalah   merupakan   data­data   pokok
seorang   Pegawai   seperti   NIP,   nama,   gelar,   tempat
dan   tanggal   lahir,   alamat,   agama,   golongan   darah
dan   Lain­lain   yang   menyangkut   dari   data   pribadi
pegawai   yang   bersangkutan   sesuai   struktur   data
dalam data base pegawai.
12. Database   adalah   himpunan   data   seluruh   Pegawai
yang bermanfaat bagi perencanaan dan pelaksanaan
manajemen   PNS   serta   pendayagunaannya   pada
Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota.
13. Pemutakhiran database pegawai adalah serangkaian

4

kegiatan peremajaan database seluruh data individu
pegawai.

14. Data   Elektronik   adalah   segala   bentuk   data
kepegawaian   yang   dapat   disimpan,   diolah   dan
dibaca dengan perangkat komputer.
15. Data   Non   Elektronik   adalah   segala   bentuk
kepegawaian berupa dokumen kepegawaian.
BAB II
MAKSUD TUJUAN DAN RUANG LINGKUP
Pasal 2
(1) Pedoman   Pengelolaan   Dokumen   dan   Data
Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota   dimaksudkan   sebagai   pedoman
dan   acuan   bagi   SKPD   di   lingkungan   Pemerintah
Provinsi   dan   Kabupaten/Kota   dalam   pengelolaan
dokumen dan data kepegawaian.
(2) Tujuan   Pedoman   Pengelolaan   Dokumen   dan   Data
Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota, adalah :
a. terwujudnya   pedoman   pelaksanaan   pengelolaan
dokumen   dan   data   kepegawaian   pada   SKPD   di
lingkungan   Pemerintah   Provinsi   dan

Kabupaten/Kota;
b. terwujudnya database kepegawaian yang mampu
mendukung   pelaksanaan   manajemen
kepegawaian;
c. terwujudnya   Tata   Naskah   Kepegawaian   yang
tertib,   teratur,   dan   berkesinambungan   akibat
adanya Mutasi Kepegawaian;
d. terwujudnya   sistem   informasi   manajemen
kepegawaian   yang   mampu   mendukung
pelaksanaan   manajemen   Pegawai   Negeri   Sipil
secara optimal.
Pasal 3
(1) Ruang   lingkup   pengelolaan   dokumen   dan   data
kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
ayat (1), meliputi :
a. Pengelolaan Dokumen dan Data Kepegawaian di

5

Lingkungan BKD;

b. Pengelolaan   Dokumen   dan   Data   Kepegawaian
SKPD   di   Lingkungan   Pemerintah   Daerah
Provinsi;
c. Pengelolaan Dokumen dan Data Kepegawaian di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota;
d. Penyajian   dan   Penyampaian   Laporan   Dokumen
dan Data Kepegawaian.
(2) Mekanisme   pengelolaan   dokumen   dan   data
kepegawaian   sebagaimana   dimaksud   pada   ayat   (1)
huruf a, huruf b dan huruf c sebagaimana tersebut
dalam Lampiran Peraturan Gubernur ini.
BAB III
PENUTUP
Pasal 4
Penyajian dan penyampaian laporan dokumen dan data
kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
d dan hal­hal yang belum diatur dalam Peraturan ini,
sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya diatur lebih
lanjut dengan Keputusan Kepala BKD.
Pasal 5
Peraturan   Gubernur   ini   mulai   berlaku   pada   tanggal
diundangkan.
Agar   setiap   orang   mengetahuinya,   memerintahkan
pengundangan   Peraturan   Gubernur   ini   dengan
Penempatan   dalam   Berita   Daerah   Provinsi   Kepulauan
Bangka Belitung.

Ditetapkan di Pangkalpinang 
pada tanggal 28 Juni 2013        
GUBERNUR
KEPULAUAN BANGKA BELITUNG,
dto

6

EKO MAULANA ALI
Diundangkan di Pangkalpinang
pada tanggal 28 Juni 2013
SEKRETARIS DAERAH PROVINSI
KEPULAUAN BANGKA BELITUNG,
dto
IMAM MARDI NUGROHO
BERITA DAERAH PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG TAHUN
2013 NOMOR 31 SERI E

7