06 Pengelolaan Struktur Organisasi dan T
PENGELOLAAN STRUKTUR
ORGANISASI DAN TUGAS
IKHTISAR
Bagaimana mengelompokkan tugas/pekerjaan
yang memotivasi dan memuaskan karyawan
Mengapa perlu melakukan sentralisasi atau
desentralisasi otoritas.
Tipe-tipe struktur organisasi yang dapat Manajer
rancang dan mengapa mereka memilih satu dari
pada yang lainnya.
Mengapa Manajer perlu mengkoordinasikan dan
mengintegrasikan pekerjaan, fungsi, dan divisi
sebagai sebuah organisasi yang tumbuh.
Mengapa manajer menggunakan aliansi strategis
dan networks untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas tanpa menambah struktur dan biaya.
MENGAPA MEMPELAJARI STRUKTUR
Manajer harus memungkinkan sumber daya
manusia menyelesaikan pekerjaannyadengan cara
yang paling efisien dan efektif dengan mengambil
struktur yang paling cocok dengan sumber daya
internal dan lingkungan eksternal (SWOT: look in,
look out).
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur, sistem kontrol, budaya
dan manajemen sumber daya
manusia merupakan sistem yang
secara bersama-sama
menentukan bagaimana efisien
dan efektif-nya sebuah organisasi
menggunakan sumber daya-nya.
MERANCANG STRUKTUR
ORGANISASI
Organizing – Pengaturan
Proses dimana manajer memilih sebuah jenis
struktur tertentu yang membangun hubungan
kerja di antara karyawan untuk mencapai
target/tujuan.
Organizational Structure Struktur
Organisasi
Sistem formal hubungan kerja dan pelaporan
yang menunjukkan bagaimana pekerja
menggunakan sumber daya.
FAKTOR-FAKTOR PENGARUH
Organizati
onal
Environme
nt
Organizati
onal
Strategy
Determine
Determine the
the design
design
of
organizational
of organizational
strucutre
strucutre
Technolog
y
Human
Resources
PERANCANGAN PEKERJAAN
Job Design Rancangan Pekerjaan
Proses dimana manajer memutuskan bagaimana
membagi pekerjaan ke dalam pekerjaan
khusus/spesifik.
Divisi pekerja yang bersesuaian dihasilkan dalam kondisi
kerja yang efektif dan efisien.
Job Simplification Penyederhanaan Pekerjaan
Proses pengurangan tugas dari pekerja yang
menjalankannya.
Terlalu banyak penyederhanaan dapat menyebabkan
kejenuhan.
PERANCANGAN PEKERJAAN
Job Enlargement
Peningkatan jumlah tugas dalam pekerjaan untuk
mengurangi kejenuhan.
Job Enrichment
Peningkatan kedalama (depth) atau keluasan
(breadth) tanggung jawab pekerja yang
meningkatkan keterlibatannya..
JOB CHARACTERISTICS MODEL
JR Hackman dan GR Oldham
Job Characteristic
Skill variety
Employee uses a wide range of skills.
Task identity
Worker is involved in all tasks of the job
from beginning to end of the production
process
Task significance
Worker feels the task is meaningful to
organization.
Autonomy
Employee has freedom to schedule tasks
and carry them out.
Feedback
Worker gets direct information about how
well the job is done.
THE JOB CHARACTERISTICS MODEL
Job
Job Characteristics
Characteristics
Psychological
Psychological State
State
Skill
Skill Variety
Variety
Task
Identity
Task Identity
Task
Task Significance
Significance
Experienced
Experienced
meaningfulness
meaningfulness of
of
work
work
Autonomy
Autonomy
Experienced
Experienced
responsibility
responsibility for
for
work
outcomes
work outcomes
Feedback
Feedback
Knowlegde
Knowlegde of
of
results
results of
of work
work
Outcomes
Outcomes
High
High motivation
motivation
High
High Performance
Performance
High
High Satisfaction
Satisfaction
PENGELOMPOKAN PEKERJAAN KEPADA FUNGSI
Functional Structure Struktur Fungsional
Struktur organisasi yang terdiri dari seluruh departemen yang
diperlukan organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa.
Kelebihan
Mendorong pembelajaran dari orang lain yang mengerjakan tugas
yang mirip.
Mudah bagi manajer untuk memantau dan mengevaluasi pekerjaan.
Kerugian
Sulit untuk departemen untuk berkomunikasi dengan yang lainnya
(chimneys)
Terlalu sibuk dengan departemen-nya dan kehilangan arahan ke
targe organisasi
Memerlukan corporate plan menyatu dan cross-departmental teams
untuk mendobrak tembok penghalang
DIVISIONAL STRUCTURES
Divisional Structure Struktur Divisi
Struktur organisasi yang terdiri dari masingmasing unit bisnis terpisah yang menaungi
fungsi-fungsi yang perlu untuk memproduksi
barang tertentu untuk pelanggan tertentu
Divisi dibentuk lebih kecil, mengelola bagian dari
perusahaan.
Divisimembangun business-level strategy untuk
bersaing.
Manajer Fungsi melapor kepada Manajer Divisi yang
melapor kepada corporate management.
GE (a diversified conglomerate) adalah salah satu contoh
dari jenis korporasi seperti ini.
DIVISIONAL STRUCTURES
CORPORATE LEVEL
CEO
CEO
Corporate
Corporate
Office
Office
BUSINESS OR DIVISION LEVEL
GE
GE
Aircraft
Aircraft
GE
GE
Financi
Financi
al
al
Service
Service
GE
GE
Lightin
Lightin
g
g
GE
GE
Motor
Motor
GE
GE
Plastics
Plastics
NBC
NBC
FUNCTIONAL LEVEL
Manufacturi
Manufacturi
ng
ng
Accounting
Accounting
Marketing
Marketing
R&D
R&D
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Product Structure Struktur Produk
Customer dilayani oleh divisi tersendiri yang
menangani type khusus dari barang atau jasa
(seperti mesin jet atau mobil mewah/antik).
Memungkinkan Manajer Fungsi menjadi spesialis pada
satu produk.
Manajer Divisi menjadi pakar pada areanya
Menghilangkan semua keperluan untuk upervisi
langsung oleh Manajer Corporate (corporate hanya
menelusuri KPI sebagai customer satisfaction index atau
ROI)
Manajemen Divisi memperbaiki penggunaan sumber
daya
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Geografis
Masing-masing region, nagara atau wilayah
dengan customer yang berbeda kebutuhannya
dilayani oleh divisi lokal dan tersendiri yang
menghasilkan produk untuk memenuhi
kebutuhannya.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Pasar (Customer)
Setiap customer dilayani oleh divisi tersendiri
Global market (customer) structure
Customers di region yang berbeda membeli produk yang
mirip maka perusahaan dapat menempatkan
manufacturing facilities dan product distribution
networks yang terbaik.
Perusahaan yang menggunakanglobal strategy akan
menggunakan jenis struktur seperti ini.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Matriks
Struktur organisasi yang secara simultan
mengelompokkan orang dan sumber daya
berdasarkan fungsi dan produk
Dihasilkan dalam complex network dari superiorsubordinate reporting relationships
Struktur sangat fleksibel dan dapat merespon perubahan
kebutuhan dengan cepat.
Setiap karyawan mempunyai dua atasan (functional
manager dan product manager) dan kemungkinan tidak
akan memuaskan keduanya.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Tim Produksi
Anggota Tim secara permanen ditugaskan ke
dalam Tim dan dikuasakan untuk membawa
produk ke pasar.
Menghindari problems two-way communication
dan konflik dari permintaan dari atas Tim
Fungsional dan Tim Produk.
Cross-functional team terdiri dari grup para
manajer dari berbagai departemen berbeda yang
bekerja sama menjalankan tugas organisasi.
HYBRID STRUCTURES
Struktur Hybrid
Struktur dari sebuah organisasi besar yang
mempunyai banyak divisi dan secara simultan
menggunakan struktur organisasi yang berbeda.
Manajer dapat memilih struktur terbaik untuk divisi
tertentu—sebuah divisi mungkin menggunakan Struktur
Fungsional, yang lainnya mungkin struktur geografis.
Kemampuan untuk memecah organisasi besar menjadi
yang lebih unit membuatnya lebih mudah untuk dikelola.
Customized, complex dan confusing, tetapi dapat
dibentuk untuk dijalankan jika menajamen pusat
menggunakan KPI untuk menilai hasil kinerja.
PENGKOORDINASIAN FUNGSI: ALOKASI
OTORITAS
Otoritas
Kekuatan untuk menahan bertanggung jawab
(accountable) untuk tindakan-tindakan
mereka dan membuat keputusan berkenaan
dengan penggunaan sumber daya organisasi.
Otoritas Hirarki
Rantai komando organisasi, lebih khususnya
sebagai otoritas relatif setiap manajer.
TALL AND FLAT ORGANIZATIONS
Tall structures mempunyai banyak tingkat (level)
otoritas dan spans of control yang sempit.
Dapat memperlambat pengambilan keputusan dan
implementasinya
Dapat memutarbalikkan komunikasi seperti mereka
berada di bawah
Flat structures mempunyai tingkat (level) yang
lebih sedikit dan spans of control yang lebar.
Menciptakan pengambilan keputusan dan komunikasi
yang cepat namun dapat menyibukan manajer
Membutuhkan garis pemantauan yang baik
STRUKTUR ORGANISASI
Manajer harus mengevaluasi dengan cermat:
Apakah organisasi mempunyai jumlah middle
managers yang tepat?
Dapatkah management levels dikurangi?
Sentralisasi dan desentralisasi Otoritas
Desentralisasi otoritas ke bawah, menciptakan
organisasi yang lebih flat.
Berjalan dengan baik pada lingkungan yang dinamis,
kompetisi tinggi yang memerlukan kecepatan dan
fleksibilitas
Lingkungan yang stabil lebih cocok sentralisasi otoritas
karena prediktibilitas yang tinggi dan perubahan yang
lambat tidak memerlukan respon dan adaptasi yang cepat.
SISI LAIN DESENTRALISASI
Decentralisasi mebuyarkan kontrol. Hal ini
dapat menyebabkan hilangnya kesatuan
tujuan, kehilangan kesamaan arah dan fokus.
Rule of thumb: Desentralisasi organisasi
secara ekstrim memerlukan budaya yang kuat
sehingga setiap orang memiliki gyroscope
yang tertanam– semua menunjuk ke arah
yang sama. Replace external (management)
control with internal (corporate DNA) control.
STRATEGIC ALLIANCES
Strategic Alliance
Perjanjian dimana manajemen mengumpulkan atau
membagi sumber daya dan ‘know-how’ perusahaan
dengan perusahan lainnya dan dua perusahaan berbagi
rewards dan resiko untuk memulai suatu usaha
Network Structure:
Rangkaian dari strategic alliances yang sebuah organisasi
ciptakan dengan suppliers, manufacturers, dan distributors
untuk menghasilkan dan memasarkan produk.
Network structures memungkinkan perusahaan membawa
sumber daya bersama-sama ke dalam a boundary-less
organization.
AKHIR SLIDE
ORGANISASI DAN TUGAS
IKHTISAR
Bagaimana mengelompokkan tugas/pekerjaan
yang memotivasi dan memuaskan karyawan
Mengapa perlu melakukan sentralisasi atau
desentralisasi otoritas.
Tipe-tipe struktur organisasi yang dapat Manajer
rancang dan mengapa mereka memilih satu dari
pada yang lainnya.
Mengapa Manajer perlu mengkoordinasikan dan
mengintegrasikan pekerjaan, fungsi, dan divisi
sebagai sebuah organisasi yang tumbuh.
Mengapa manajer menggunakan aliansi strategis
dan networks untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas tanpa menambah struktur dan biaya.
MENGAPA MEMPELAJARI STRUKTUR
Manajer harus memungkinkan sumber daya
manusia menyelesaikan pekerjaannyadengan cara
yang paling efisien dan efektif dengan mengambil
struktur yang paling cocok dengan sumber daya
internal dan lingkungan eksternal (SWOT: look in,
look out).
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur, sistem kontrol, budaya
dan manajemen sumber daya
manusia merupakan sistem yang
secara bersama-sama
menentukan bagaimana efisien
dan efektif-nya sebuah organisasi
menggunakan sumber daya-nya.
MERANCANG STRUKTUR
ORGANISASI
Organizing – Pengaturan
Proses dimana manajer memilih sebuah jenis
struktur tertentu yang membangun hubungan
kerja di antara karyawan untuk mencapai
target/tujuan.
Organizational Structure Struktur
Organisasi
Sistem formal hubungan kerja dan pelaporan
yang menunjukkan bagaimana pekerja
menggunakan sumber daya.
FAKTOR-FAKTOR PENGARUH
Organizati
onal
Environme
nt
Organizati
onal
Strategy
Determine
Determine the
the design
design
of
organizational
of organizational
strucutre
strucutre
Technolog
y
Human
Resources
PERANCANGAN PEKERJAAN
Job Design Rancangan Pekerjaan
Proses dimana manajer memutuskan bagaimana
membagi pekerjaan ke dalam pekerjaan
khusus/spesifik.
Divisi pekerja yang bersesuaian dihasilkan dalam kondisi
kerja yang efektif dan efisien.
Job Simplification Penyederhanaan Pekerjaan
Proses pengurangan tugas dari pekerja yang
menjalankannya.
Terlalu banyak penyederhanaan dapat menyebabkan
kejenuhan.
PERANCANGAN PEKERJAAN
Job Enlargement
Peningkatan jumlah tugas dalam pekerjaan untuk
mengurangi kejenuhan.
Job Enrichment
Peningkatan kedalama (depth) atau keluasan
(breadth) tanggung jawab pekerja yang
meningkatkan keterlibatannya..
JOB CHARACTERISTICS MODEL
JR Hackman dan GR Oldham
Job Characteristic
Skill variety
Employee uses a wide range of skills.
Task identity
Worker is involved in all tasks of the job
from beginning to end of the production
process
Task significance
Worker feels the task is meaningful to
organization.
Autonomy
Employee has freedom to schedule tasks
and carry them out.
Feedback
Worker gets direct information about how
well the job is done.
THE JOB CHARACTERISTICS MODEL
Job
Job Characteristics
Characteristics
Psychological
Psychological State
State
Skill
Skill Variety
Variety
Task
Identity
Task Identity
Task
Task Significance
Significance
Experienced
Experienced
meaningfulness
meaningfulness of
of
work
work
Autonomy
Autonomy
Experienced
Experienced
responsibility
responsibility for
for
work
outcomes
work outcomes
Feedback
Feedback
Knowlegde
Knowlegde of
of
results
results of
of work
work
Outcomes
Outcomes
High
High motivation
motivation
High
High Performance
Performance
High
High Satisfaction
Satisfaction
PENGELOMPOKAN PEKERJAAN KEPADA FUNGSI
Functional Structure Struktur Fungsional
Struktur organisasi yang terdiri dari seluruh departemen yang
diperlukan organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa.
Kelebihan
Mendorong pembelajaran dari orang lain yang mengerjakan tugas
yang mirip.
Mudah bagi manajer untuk memantau dan mengevaluasi pekerjaan.
Kerugian
Sulit untuk departemen untuk berkomunikasi dengan yang lainnya
(chimneys)
Terlalu sibuk dengan departemen-nya dan kehilangan arahan ke
targe organisasi
Memerlukan corporate plan menyatu dan cross-departmental teams
untuk mendobrak tembok penghalang
DIVISIONAL STRUCTURES
Divisional Structure Struktur Divisi
Struktur organisasi yang terdiri dari masingmasing unit bisnis terpisah yang menaungi
fungsi-fungsi yang perlu untuk memproduksi
barang tertentu untuk pelanggan tertentu
Divisi dibentuk lebih kecil, mengelola bagian dari
perusahaan.
Divisimembangun business-level strategy untuk
bersaing.
Manajer Fungsi melapor kepada Manajer Divisi yang
melapor kepada corporate management.
GE (a diversified conglomerate) adalah salah satu contoh
dari jenis korporasi seperti ini.
DIVISIONAL STRUCTURES
CORPORATE LEVEL
CEO
CEO
Corporate
Corporate
Office
Office
BUSINESS OR DIVISION LEVEL
GE
GE
Aircraft
Aircraft
GE
GE
Financi
Financi
al
al
Service
Service
GE
GE
Lightin
Lightin
g
g
GE
GE
Motor
Motor
GE
GE
Plastics
Plastics
NBC
NBC
FUNCTIONAL LEVEL
Manufacturi
Manufacturi
ng
ng
Accounting
Accounting
Marketing
Marketing
R&D
R&D
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Product Structure Struktur Produk
Customer dilayani oleh divisi tersendiri yang
menangani type khusus dari barang atau jasa
(seperti mesin jet atau mobil mewah/antik).
Memungkinkan Manajer Fungsi menjadi spesialis pada
satu produk.
Manajer Divisi menjadi pakar pada areanya
Menghilangkan semua keperluan untuk upervisi
langsung oleh Manajer Corporate (corporate hanya
menelusuri KPI sebagai customer satisfaction index atau
ROI)
Manajemen Divisi memperbaiki penggunaan sumber
daya
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Geografis
Masing-masing region, nagara atau wilayah
dengan customer yang berbeda kebutuhannya
dilayani oleh divisi lokal dan tersendiri yang
menghasilkan produk untuk memenuhi
kebutuhannya.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Pasar (Customer)
Setiap customer dilayani oleh divisi tersendiri
Global market (customer) structure
Customers di region yang berbeda membeli produk yang
mirip maka perusahaan dapat menempatkan
manufacturing facilities dan product distribution
networks yang terbaik.
Perusahaan yang menggunakanglobal strategy akan
menggunakan jenis struktur seperti ini.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Matriks
Struktur organisasi yang secara simultan
mengelompokkan orang dan sumber daya
berdasarkan fungsi dan produk
Dihasilkan dalam complex network dari superiorsubordinate reporting relationships
Struktur sangat fleksibel dan dapat merespon perubahan
kebutuhan dengan cepat.
Setiap karyawan mempunyai dua atasan (functional
manager dan product manager) dan kemungkinan tidak
akan memuaskan keduanya.
JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI
Struktur Tim Produksi
Anggota Tim secara permanen ditugaskan ke
dalam Tim dan dikuasakan untuk membawa
produk ke pasar.
Menghindari problems two-way communication
dan konflik dari permintaan dari atas Tim
Fungsional dan Tim Produk.
Cross-functional team terdiri dari grup para
manajer dari berbagai departemen berbeda yang
bekerja sama menjalankan tugas organisasi.
HYBRID STRUCTURES
Struktur Hybrid
Struktur dari sebuah organisasi besar yang
mempunyai banyak divisi dan secara simultan
menggunakan struktur organisasi yang berbeda.
Manajer dapat memilih struktur terbaik untuk divisi
tertentu—sebuah divisi mungkin menggunakan Struktur
Fungsional, yang lainnya mungkin struktur geografis.
Kemampuan untuk memecah organisasi besar menjadi
yang lebih unit membuatnya lebih mudah untuk dikelola.
Customized, complex dan confusing, tetapi dapat
dibentuk untuk dijalankan jika menajamen pusat
menggunakan KPI untuk menilai hasil kinerja.
PENGKOORDINASIAN FUNGSI: ALOKASI
OTORITAS
Otoritas
Kekuatan untuk menahan bertanggung jawab
(accountable) untuk tindakan-tindakan
mereka dan membuat keputusan berkenaan
dengan penggunaan sumber daya organisasi.
Otoritas Hirarki
Rantai komando organisasi, lebih khususnya
sebagai otoritas relatif setiap manajer.
TALL AND FLAT ORGANIZATIONS
Tall structures mempunyai banyak tingkat (level)
otoritas dan spans of control yang sempit.
Dapat memperlambat pengambilan keputusan dan
implementasinya
Dapat memutarbalikkan komunikasi seperti mereka
berada di bawah
Flat structures mempunyai tingkat (level) yang
lebih sedikit dan spans of control yang lebar.
Menciptakan pengambilan keputusan dan komunikasi
yang cepat namun dapat menyibukan manajer
Membutuhkan garis pemantauan yang baik
STRUKTUR ORGANISASI
Manajer harus mengevaluasi dengan cermat:
Apakah organisasi mempunyai jumlah middle
managers yang tepat?
Dapatkah management levels dikurangi?
Sentralisasi dan desentralisasi Otoritas
Desentralisasi otoritas ke bawah, menciptakan
organisasi yang lebih flat.
Berjalan dengan baik pada lingkungan yang dinamis,
kompetisi tinggi yang memerlukan kecepatan dan
fleksibilitas
Lingkungan yang stabil lebih cocok sentralisasi otoritas
karena prediktibilitas yang tinggi dan perubahan yang
lambat tidak memerlukan respon dan adaptasi yang cepat.
SISI LAIN DESENTRALISASI
Decentralisasi mebuyarkan kontrol. Hal ini
dapat menyebabkan hilangnya kesatuan
tujuan, kehilangan kesamaan arah dan fokus.
Rule of thumb: Desentralisasi organisasi
secara ekstrim memerlukan budaya yang kuat
sehingga setiap orang memiliki gyroscope
yang tertanam– semua menunjuk ke arah
yang sama. Replace external (management)
control with internal (corporate DNA) control.
STRATEGIC ALLIANCES
Strategic Alliance
Perjanjian dimana manajemen mengumpulkan atau
membagi sumber daya dan ‘know-how’ perusahaan
dengan perusahan lainnya dan dua perusahaan berbagi
rewards dan resiko untuk memulai suatu usaha
Network Structure:
Rangkaian dari strategic alliances yang sebuah organisasi
ciptakan dengan suppliers, manufacturers, dan distributors
untuk menghasilkan dan memasarkan produk.
Network structures memungkinkan perusahaan membawa
sumber daya bersama-sama ke dalam a boundary-less
organization.
AKHIR SLIDE