P K M A I
1
PERANCANGAN APLIKASI PEMBUATAN SURAT DAN
PENGELOLAAN BERKAS PADA SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS
Intan Candra Gustri, Ayuningtyas Puspa Karina, Bayu Yulianti
Jurusan Sistem Informasi, Universitas Airlangga, Surabaya
ABSTRAK
Sistem Informasi Kepegawaian adalah komponen yang cukup vital
dalam mendukung kinerja divisi Kepegawaian pada sebuah organisasi.
Penelitian ini secara fokus mengkaji mengenai layanan pembuatan surat dan
berkas kelengkapan secara otomatis yang diterapkan dalam perancangan Sistem
Informasi Kepegawaian di Universitas Negeri. Metode yang digunakan adalah
melakukan survei dan mempelajari format data yang ada pada sistem saat ini.
Dalam penelitian ini dirumuskan kebutuhan fungsional yang belum dicapai oleh
sistem yang ada, sehingga dapat dirancangkan sistem baru dengan pendekatan
berorientasi data menggunakan beberapa diagram yaitu Contextual Data Model,
Data Flow Diagram dan activity diagram.
Kata kunci: desain basis data, activity diagram, prototype, surat, kepegawaian
ABSTRACT
Personel Information System is a vital component in supporting the
human resources division’s performance in an organization. This scholary article
examines the mailing services and the file completeness preparation
automatically that applied in the design of Personel Information System at the
University, how the concepts, system, and benefits. The metod used is survey and
study of existing data formats to the current system, formulate needs that have not
been achieved by existing system, and designing nes system with file oriented
approach using CDM (Context data Model), DFD level 0, and activity diagram.
The results of this design is a prototype / design interface applications that have
been focused on the manufacture of mailing services and file preparations,
Key words: database design, activity diagram, prototype, letter, personel
2
PENDAHULUAN
Kepegawaian adalah salah satu divisi yang cukup krusial dalam suatu
organisasi, karena divisi ini adalah divisi yang mengorganisir dan menangani
segala urusan mengenai pegawai dalam suatu organisasi / perusahaan. Sistem dan
pelayanan yang baik dan maksimal kepada para pegawai akan mempengaruhi
kinerja dan loyalitas para pegawai itu sendiri kepada organisasi, sehingga akan
memberikan profit juga kepada organisasi. Oleh karena itu sistem informasi
kepegawaian juga menjadi faktor yang dominan mendukung.
Sebagai sampel dari Universitas - Universitas Negeri di Indonesia survei
dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.
Dari hasil dinyatakan bahwa surat merupakan sarana penting bagi instansi dan
informasi - informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi terkandung di
dalamnya. Oleh karena itu pada setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan,
harus dilakukan juga penyimpanan arsip dan dokumentasi yang baik. Namun
prosedur yang diterapkan saat ini pada instansi terkait adalah pembuatan surat
secara manual. Pembuatan dan pengarsipan masih memanfaatkan paket aplikasi
Microsoft Word dan Microsoft Excel. Penerapan metode ini menjadikan
manajemen persuratan kurang efektif dan efisian.
Ditemukan juga bahwa pendataan data dosen / karyawan belum
mendukung layanan pengarsipan berkas - berkas dosen / pegawai. Hal ini
membuat proses pengajuan - pengajuan menjadi sangat merepotkan, baik itu bagi
dosen / karyawan maupun pegawai bagian kepegawaian, karena masih harus
mengumpulkan kembali berkas - berkas kelengkapan yang dibutuhkan.
Penelitian ini akan menggambarkan dan menjelaskan rancangan dari
Sistem Informasi Kepegawaian yang dikhususkan untuk sebuah Universitas
Negeri dengan berbagai kebutuhan spesifiknya yang berbeda dengan Sistem
Informasi Kepegawaian lain, yaitu layanan mengenai penilaian dan peraturan peraturan khusus bagi dosen / karyawan universitas. Dalam perancangan akan
diterapkan suatu fungsi / layanan yang masih jarang diterapkan kebanyakan
Sistem Informasi Kepegawaian, yaitu layanan pembuatan surat resmi dan bekas
kelengkapan secara otomatis. Layanan ini diharapkan bisa membantu kemudahan
para pegawai dan dosen / karyawan, karena pegawai dan dosen / karyawan tidak
perlu lagi memformat satu persatu surat atau berkas kelengkapan satu persatu.
Dengan sistem ini kesalahan dalam pembuatan surat dan berkas kelengkapan akan
bisa diminimalisir karena pembuatan dilakukan secara terkomputerisasi dan telah
terprogram.
TUJUAN
Tujuan dari penelitian ini untuk merancang sistem baru dari hasil
analisis sistem lama dan menentukan kebutuhan basis data yang diperlukan pada
aplikasi pembuatan surat dan pengelolaan berkas sistem informasi kepegawaian.
3
METODE
Metode pembuatan artikel ilmiah ini yang kami lakukan adalah metode
pendekatan data, yakni sebagai berikut :
Tabel 1.
No
1
2
3
4
Pelaksanaan Penelitian Perancangan Pembuatan Surat dan Penyiapan
Berkas Secara Otomatis
Nama Kegiatan
Metode yang
Digunakan
Pencarian
sumber Meminta format data
format data.
ketika melakukan survey
sebagai bahan dalam
analisis kebutuhan data.
Analisis sistem lama Melakukan wawancara
yang selama ini dengan staf kepegawaian
berjalan.
Universitas Airlangga
Tujuan
Untuk mengetahui apa
saja yang dibutuhkan
pada tiap pembuatan
surat.
Untuk
mengetahui
bagaimana
sistem
berjalan dan apa saja
data yang dibutuhkan.
Identifikasi
Merumuskan kebutuhan Untuk
mengetahui
kebutuhan terhadap fungsional.
spesifikasi pada sistem
sistem baru.
baru.
Perancangan sistem Pembuatan
CDM Untuk
menentukan
baru.
(Context Data Model)
kebutuhan-kebutuhan
dari
suatu
sistem
informasi yang akan
berinteraksi
dengan
sistem database.
Pembuatan DFD (Data Sebagai alat bantu
Flow Diagram)
dalam
pembuatan
model
yang
memungkinkan
perancang
sistem
untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu
jaringan
proses
fungsional
yang
dihubungkan
satu
sama lain dengan alur
data,
baik
secara
manual maupun secara
komputerisasi[1]
Pembuatan
Activity Activity
diagram
Diagram.
menggambarkan
berbagai alir aktivitas
dalam sistem yang
sedang
dirancang,
bagaimana
masing-
4
Pembuatan desain antar
muka aplikasi dengan
menggunakan
tools
HTML dan Microsoft
Visio sebagai media
dalam
pembuatan
rancangan antar muka
aplikasi.
masing alir berawal,
decision
yang
mungkin terjadi, dan
bagaimana
mereka
berakhir[2].
Untuk memperlihatkan
dan
mendemokan
rancangan
dari
aplikasi yang akan
dibangun .
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil survei dengan melakukan wawancara pada petugas bagian
kepegawaian Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga, didapatkan hasil bahwa
pengelolaan data dan pembuatan surat masih dilakukan secara manual, yaitu
menggunakan paket aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Penyiapan
berkas kelengkapan juga masih dilakukan secara manual, yaitu dengan
mengumpulkan berkas - berkas secara fisik langsung dari dosen / karyawan yang
bersangkutan sehingga. Hal ini sering menyulitkan para dosen / karyawan yang
ingin mengajukan pengajuan tertentu.
Kemudian berdasarkan hasil survei dengan meminta format data yang
digunakan dan menganalisis sistem yang saat ini sedang dijalankan, dirumuskan
beberapa kebutuhan fungsional, yaitu layanan untuk mendata dan menyimpan
berkas dosen / karyawan, membuat surat pengajuan, dan membuat berkas
kelengkapan. Layanan pendataan dan penyimpanan berkas dosen / karyawan
merupakan suatu kelebihan yang akan ditambahkan pada menu pendataan
identitas dosen / karyawan. Pada layanan ini data yang disimpan pada setiap
record dosen / karyawan bukan hanya data identitas namun juga berkas - berkas
yang dimiliki setiap dosen / karyawan yang kiranya berhubungan dengan kegiatan
administrasi kepegawaian. Jadi berkas - berkas dosen / karyawan bisa terdata dan
tersimpan secara baik dan terorganisir.
Layanan pembuatan surat berfungsi untuk membuat surat - surat secara
otomatis dengan format yang telah diatur sebelumnya sesuai dengan format yang
berlaku. Jadi pegawai hanya perlu menginputkan spesifikasi yang dibutuhkan
untuk setiap suratnya lalu surat akan tergenerate oleh sistem. Layanan pembuatan
berkas kelangkapan memanfaatkan data yang didapat dari layanan pendataan
berkas. Jadi setiap dosen / karyawan telah mempunyai datastore penyimpanan
berkasnya masing - masing, sehingga saat dosen / karyawan ingin mengajukan
5
suatu pengajuan, berkas - berkas kelengkapan yang dibutukan telah tersedia, dan
sistem akan memformat berkas kelengkapan sesuai dengan kebutuhan.
Setelah merumuskan kebutuhan fungsional, dibuat rancangan sistem
dengan menggunakan Contextual Data Model untuk merancang entitas apa saja
yang akan berinteraksi dengan basis data dan bagaimana interaksinya.
Presensi
ID Presensi Variable characters (20)
Tanggal
Date
Keterangan
Variable characters (100)
Jam masuk
Time
Jam pulang
Time
Keluarga
Pensiun
ID Keluarga
Variable characters (50)
Nama
Variable characters (200)
Relation
Variable characters (50)
Tanggal Lahir
Date
Pendidikan
Variable characters (40)
ID Pensiun Variable characters (50)
Nomor SK
Variable characters (50)
Tanggal SK
Date
Keterangan
Variable characters (100)
Surat
Variable characters (200)
Identifier_1
Identifier_1
absen
Memiliki
Identifier_1
Berpensiun
Karyawan / Dosen
NIP
Characters (20)
Nama
Variable characters (200)
Alamat
Variable characters (50)
Berkas
Image
Foto
Image
Angka kredit
Variable characters (10)
Departement
Variable characters (50)
Jabatan
Variable characters (50)
Password user
Variable characters (50)
Username
Variable characters (50)
Jenis Kelamin
Variable characters (15)
Cuti
ID Cuti
Variable characters (50)
Tanggal Mulai
Date
Tanggal Selesai
Date
Surat
Variable characters (200)
Keterangan
Variable characters (100)
Identifier_1
Identifier_1
...
Melakukan
DP3
Mempunyai DP3
Mendapat Kenaikan Gaji
Menaiki Golongan
ID DP3 Variable characters (30)
Nama
Variable characters (200)
Tanggal
Date
Identifier_1
Kenaikan Gaji
Naik Golongan
ID Kenaikan Gaji Variable characters (20)
Gaji Lama
Money (15)
Gaji Baru
Money (15)
Nomor SK
Variable characters (50)
Tanggal SK
Date
Surat
Variable characters (200)
ID naik golongan Variable characters (20)
Golongan Lama
Variable characters (30)
Golongan baru
Variable characters (30)
Nomor SK
Variable characters (50)
Tanggal SK
Date
Surat
Variable characters (200)
Identifier_1
Identifier_1
Gambar 1. CDM (Contextual Data Model)
Dalam sistem ini akan ada beberapa entitas yaitu entitas dosen / karyawan
yang menjadi entitas utama dan mempunyai banyak relasi dengan entitas lain.
Entitas lainnya adalah entitas yang menggambarkan bermacam - macam proses
pengajuan.
Presensi
Entitas Presensi adalah entitas yang berisi setiap data transaksi presensi
yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawa. Presensi mempunyai relasi dengan
dosen / karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu presensi hanya bisa
dimiliki oleh satu pegawai, sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak
presensi. Presensi mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu presensi
pasti dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, begitu juga sebaliknya.
6
Entitas
Entitas Cuti adalah entitas yang berisi setiap data transaksi cuti yang
dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Cuti mempunyai relasi dengan dosen /
karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu transaksi cuti hanya bisa
dilakukan oleh satu pegawai, sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak
cuti. Cuti mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu transaksi cuti pasti
dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak
melakukan cuti.
Kenaikan Gaji
Entitas Kenaikan Gaji adalah entitas yang berisi setiap data transaksi
kenaikan gaji yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Kenaikan gaji
mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu
transaksi kenaikan gaji hanya bisa dilakukan oleh satu pegawai, sedangkan satu
pegawai bisa melakukan banyak kenaikan gaji. Kenaikan gaji mandatori terhadap
dosen / karyawan karena suatu kenaikan gaji pasti dilakukan oleh seorang dosen /
karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak melakukan kenaikan gaji.
Kenaikan Golongan
Entitas Kenaikan Golongan adalah entitas yang berisi setiap data transaksi
kenaikan golongan yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Kenaikan
golongan mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan kardinalitas one to
many. Satu transaksi kenaikan golongan hanya bisa dilakukan oleh satu pegawai,
sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak kenaikan golongan. Kenaikan
golongan mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu kenaikan gaji pasti
dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak
melakukan kenaikan golongan.
Keluarga
Entitas Keluarga berisi data – data mengenai para anggota keluarga yang
dimiliki oleh dosen / karyawan. Keluarga mempunyai relasi dengan dosen /
karyawan dengan kardinalitas many to many. Satu anggota keluarga bisa dimiliki
oleh lebih dari satu pegawai, begitu juga sebaliknya satu pegawai bisa mempunyai
banyak anggota keluarga. Keluarga mandatori terhadap dosen / karyawan karena
seorang anggota keluarga pasti dimiliki oleh seorang dosen / karyawan, namun
dosen / karyawan tidak mandatori terhadap keluarga, karena seorang dosen /
karyawan bisa saja tidak mempunyai satu pun anggota keluarga.
Pensiun
Entitas Pensiun mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan
kardinalitas one to one. Satu proses pensiun hanya bisa dimiliki oleh satu dosen /
karyawan, begitu juga sebaliknya satu dosen / karyawan hanya bisa pensiun satu
kali. Pensiun mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu pensiun pasti
dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun karyawan tidak mandatori
terhadap dosen / karyawan karena seorang dosen / karyawan bisa saja belum
pension.
7
Setelah itu dibuat juga Data Flow Diagram yang menggambarkan
kelengkapan data dan proses yang diperlukan dalam sistem.
8
data dosen karyawan pengaju
Arsip Data Pegawai (1)
1
Data Pegawai
id dosen karyawan pengaju
2
1
hal surat
Data Pegawai
penandatangan
Pembuatan Surat
Pengajuan
pegawai
berkas pegawai
surat pengajuan
Arsip Data Pegawai
Pendataan Dosen
dan karyawan
konfirmasi penyimpanan data
id dosen karyawan pengaju 2
kode kelengkapan
Format Surat Pengajuan
arsip surat pengajuan
3
berkas pengajuan
Berkas
Pengajuan
3
2
Surat Pengajuan
kelengkapan berkas
Penyiapan Berkas
Pengajuan
berkas pegawai
Gambar 2. DFD Level 0
Pendataan Dosen dan Karyawan
Data dari setiap dosen / karyawan disimpan sebagaimana sistem informasi
kepegawaian pada umumnya, yang nantinya akan diolah dan diintegrasikan dalam sistem
untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Selain data – data pada umumnya, disini juga
akan disimpan file – file berkas dari setiap dosen dan karyawan. Lalu data disimpan
dalam data store Data Pegawai
Pembuatan Surat Pengajuan
Dalam proses ini akan digenerate output surat – surat dengan bermacam –
macam format yang telah dibuat sesuai dengan ketentuan. Format surat akan disimpan di
data store Surat Pengajuan. Pengaturan surat yang membutuhkan spesifikasi di setiap
suratnya akan diinputkan oleh pegawai, yang berfungsi untuk memanggil data spesifik
dari data store Data Pegawai.
Penyiapan Berkas Pengajuan
Konsepnya sama dengan proses pembuatan surat pengajuan. Jadi dalam proses
ini akan digenerate suatu paket untuk pengajuan tertentu, yang nantinya akan berisi
berkas – berkas yang dibutuhkan. Pegawai memasukkan inputan yang akan memanggil
data – data spesifik dari data store pegawai yang berupa berkas – berkas. Lalu sistem
akan memformat berkas apa saja yang dibutuhkan untuk pengajuan yang diinginkan.
Setelah merancangkan database, entitas beserta proses – prosesnya, dirancang
juga activity diagram yang akan menggambarkan alur kerja atau skenario saat proses
dijalankan.
berkas kelengkapan
9
Menyiapkan Berkas Kelengkapan
User
Menekan menu Pengajuan
Sistem
menampilkan sub menu dari menu Pengajuan
memilih salah satu sub menu
Menampilkan text field NIP
Input NIP
menampilkan sub menu dari NIP yg dipilih
Menekan tombol Buat
Menambahkan berkas yg belum terpenuhi
Tombol Buat aktif
menampilkan format berkas-berkas pengajuan
Melengkapi berkas
Menekan tombol Simpan
Menekan tombol OK
Tombol Simpan aktif
menampilkan konfirmasi penyimpanan
Menampilkan sub menu kembali dari NIP yg diplih
Gambar 3. Activity Diagram Penyiapan Berkas Kelengkapan
Saat akan menjalankan layanan menyiapkan berkas kelengkapan, pegawai
sudah harus berada pada halaman menu pengajuan. Pertama pegawai
memasukkan NIP dosen / karyawan yang akan dibuatkan pengajuan, setelah itu
pegawai mengklik tombol ‘buat’. Sistem akan menampilkan format berkas
pengajuan dengan keterangan berkas yang telah dilengkapi dan yang belum
dilengkapi. Lalu pegawai mengklik icon browse yang ada disamping list berkas
yang bertanda belum ada file, lalu klik tombol simpan. Lalu sistem menampilkan
konfirmasi bahwa berkas telah tersimpan dan siap untuk dicetak.
KESIMPULAN
Perancangan aplikasi pembuatan surat dan penyiapan berkas merupakan
solusi yang tepat untuk kepegawaian dalam proses kinerja mereka , yang telah
dirumuskan pada beberapa kebutuhan fungsional, yaitu layanan untuk mendata
dan menyimpan berkas dosen / karyawan, membuat surat pengajuan, dan
membuat berkas kelengkapan.
Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan perancangan ini adalah
pendekatan berbasis data. Perancangan sistem dengan menggunakan Contextual
Data Model untuk merancang entitas apa saja yang akan berinteraksi dengan basis
data dan bagaimana interaksinya, kemudian pembuatan Data Flow Diagram yang
menggambarkan kelengkapan data dan proses yang diperlukan dalam sistem.
10
Selanjutnya pembuatan activity diagram yang akan menggambarkan alur kerja
saat proses dijalankan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Hartanti, D., Analisis Sistem Informasi Kepegawaian Pemerintah Kotamadya
Jakarta Barat Berbasis Web
[2] Putri, R. P., Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dengan Gukungan
Teknologi SMS Gateway di Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabay
11
PERANCANGAN APLIKASI PEMBUATAN SURAT DAN
PENGELOLAAN BERKAS PADA SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS
Intan Candra Gustri, Ayuningtyas Puspa Karina, Bayu Yulianti
Jurusan Sistem Informasi, Universitas Airlangga, Surabaya
ABSTRAK
Sistem Informasi Kepegawaian adalah komponen yang cukup vital
dalam mendukung kinerja divisi Kepegawaian pada sebuah organisasi.
Penelitian ini secara fokus mengkaji mengenai layanan pembuatan surat dan
berkas kelengkapan secara otomatis yang diterapkan dalam perancangan Sistem
Informasi Kepegawaian di Universitas Negeri. Metode yang digunakan adalah
melakukan survei dan mempelajari format data yang ada pada sistem saat ini.
Dalam penelitian ini dirumuskan kebutuhan fungsional yang belum dicapai oleh
sistem yang ada, sehingga dapat dirancangkan sistem baru dengan pendekatan
berorientasi data menggunakan beberapa diagram yaitu Contextual Data Model,
Data Flow Diagram dan activity diagram.
Kata kunci: desain basis data, activity diagram, prototype, surat, kepegawaian
ABSTRACT
Personel Information System is a vital component in supporting the
human resources division’s performance in an organization. This scholary article
examines the mailing services and the file completeness preparation
automatically that applied in the design of Personel Information System at the
University, how the concepts, system, and benefits. The metod used is survey and
study of existing data formats to the current system, formulate needs that have not
been achieved by existing system, and designing nes system with file oriented
approach using CDM (Context data Model), DFD level 0, and activity diagram.
The results of this design is a prototype / design interface applications that have
been focused on the manufacture of mailing services and file preparations,
Key words: database design, activity diagram, prototype, letter, personel
2
PENDAHULUAN
Kepegawaian adalah salah satu divisi yang cukup krusial dalam suatu
organisasi, karena divisi ini adalah divisi yang mengorganisir dan menangani
segala urusan mengenai pegawai dalam suatu organisasi / perusahaan. Sistem dan
pelayanan yang baik dan maksimal kepada para pegawai akan mempengaruhi
kinerja dan loyalitas para pegawai itu sendiri kepada organisasi, sehingga akan
memberikan profit juga kepada organisasi. Oleh karena itu sistem informasi
kepegawaian juga menjadi faktor yang dominan mendukung.
Sebagai sampel dari Universitas - Universitas Negeri di Indonesia survei
dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga.
Dari hasil dinyatakan bahwa surat merupakan sarana penting bagi instansi dan
informasi - informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi terkandung di
dalamnya. Oleh karena itu pada setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan,
harus dilakukan juga penyimpanan arsip dan dokumentasi yang baik. Namun
prosedur yang diterapkan saat ini pada instansi terkait adalah pembuatan surat
secara manual. Pembuatan dan pengarsipan masih memanfaatkan paket aplikasi
Microsoft Word dan Microsoft Excel. Penerapan metode ini menjadikan
manajemen persuratan kurang efektif dan efisian.
Ditemukan juga bahwa pendataan data dosen / karyawan belum
mendukung layanan pengarsipan berkas - berkas dosen / pegawai. Hal ini
membuat proses pengajuan - pengajuan menjadi sangat merepotkan, baik itu bagi
dosen / karyawan maupun pegawai bagian kepegawaian, karena masih harus
mengumpulkan kembali berkas - berkas kelengkapan yang dibutuhkan.
Penelitian ini akan menggambarkan dan menjelaskan rancangan dari
Sistem Informasi Kepegawaian yang dikhususkan untuk sebuah Universitas
Negeri dengan berbagai kebutuhan spesifiknya yang berbeda dengan Sistem
Informasi Kepegawaian lain, yaitu layanan mengenai penilaian dan peraturan peraturan khusus bagi dosen / karyawan universitas. Dalam perancangan akan
diterapkan suatu fungsi / layanan yang masih jarang diterapkan kebanyakan
Sistem Informasi Kepegawaian, yaitu layanan pembuatan surat resmi dan bekas
kelengkapan secara otomatis. Layanan ini diharapkan bisa membantu kemudahan
para pegawai dan dosen / karyawan, karena pegawai dan dosen / karyawan tidak
perlu lagi memformat satu persatu surat atau berkas kelengkapan satu persatu.
Dengan sistem ini kesalahan dalam pembuatan surat dan berkas kelengkapan akan
bisa diminimalisir karena pembuatan dilakukan secara terkomputerisasi dan telah
terprogram.
TUJUAN
Tujuan dari penelitian ini untuk merancang sistem baru dari hasil
analisis sistem lama dan menentukan kebutuhan basis data yang diperlukan pada
aplikasi pembuatan surat dan pengelolaan berkas sistem informasi kepegawaian.
3
METODE
Metode pembuatan artikel ilmiah ini yang kami lakukan adalah metode
pendekatan data, yakni sebagai berikut :
Tabel 1.
No
1
2
3
4
Pelaksanaan Penelitian Perancangan Pembuatan Surat dan Penyiapan
Berkas Secara Otomatis
Nama Kegiatan
Metode yang
Digunakan
Pencarian
sumber Meminta format data
format data.
ketika melakukan survey
sebagai bahan dalam
analisis kebutuhan data.
Analisis sistem lama Melakukan wawancara
yang selama ini dengan staf kepegawaian
berjalan.
Universitas Airlangga
Tujuan
Untuk mengetahui apa
saja yang dibutuhkan
pada tiap pembuatan
surat.
Untuk
mengetahui
bagaimana
sistem
berjalan dan apa saja
data yang dibutuhkan.
Identifikasi
Merumuskan kebutuhan Untuk
mengetahui
kebutuhan terhadap fungsional.
spesifikasi pada sistem
sistem baru.
baru.
Perancangan sistem Pembuatan
CDM Untuk
menentukan
baru.
(Context Data Model)
kebutuhan-kebutuhan
dari
suatu
sistem
informasi yang akan
berinteraksi
dengan
sistem database.
Pembuatan DFD (Data Sebagai alat bantu
Flow Diagram)
dalam
pembuatan
model
yang
memungkinkan
perancang
sistem
untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu
jaringan
proses
fungsional
yang
dihubungkan
satu
sama lain dengan alur
data,
baik
secara
manual maupun secara
komputerisasi[1]
Pembuatan
Activity Activity
diagram
Diagram.
menggambarkan
berbagai alir aktivitas
dalam sistem yang
sedang
dirancang,
bagaimana
masing-
4
Pembuatan desain antar
muka aplikasi dengan
menggunakan
tools
HTML dan Microsoft
Visio sebagai media
dalam
pembuatan
rancangan antar muka
aplikasi.
masing alir berawal,
decision
yang
mungkin terjadi, dan
bagaimana
mereka
berakhir[2].
Untuk memperlihatkan
dan
mendemokan
rancangan
dari
aplikasi yang akan
dibangun .
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari hasil survei dengan melakukan wawancara pada petugas bagian
kepegawaian Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga, didapatkan hasil bahwa
pengelolaan data dan pembuatan surat masih dilakukan secara manual, yaitu
menggunakan paket aplikasi Microsoft Word dan Microsoft Excel. Penyiapan
berkas kelengkapan juga masih dilakukan secara manual, yaitu dengan
mengumpulkan berkas - berkas secara fisik langsung dari dosen / karyawan yang
bersangkutan sehingga. Hal ini sering menyulitkan para dosen / karyawan yang
ingin mengajukan pengajuan tertentu.
Kemudian berdasarkan hasil survei dengan meminta format data yang
digunakan dan menganalisis sistem yang saat ini sedang dijalankan, dirumuskan
beberapa kebutuhan fungsional, yaitu layanan untuk mendata dan menyimpan
berkas dosen / karyawan, membuat surat pengajuan, dan membuat berkas
kelengkapan. Layanan pendataan dan penyimpanan berkas dosen / karyawan
merupakan suatu kelebihan yang akan ditambahkan pada menu pendataan
identitas dosen / karyawan. Pada layanan ini data yang disimpan pada setiap
record dosen / karyawan bukan hanya data identitas namun juga berkas - berkas
yang dimiliki setiap dosen / karyawan yang kiranya berhubungan dengan kegiatan
administrasi kepegawaian. Jadi berkas - berkas dosen / karyawan bisa terdata dan
tersimpan secara baik dan terorganisir.
Layanan pembuatan surat berfungsi untuk membuat surat - surat secara
otomatis dengan format yang telah diatur sebelumnya sesuai dengan format yang
berlaku. Jadi pegawai hanya perlu menginputkan spesifikasi yang dibutuhkan
untuk setiap suratnya lalu surat akan tergenerate oleh sistem. Layanan pembuatan
berkas kelangkapan memanfaatkan data yang didapat dari layanan pendataan
berkas. Jadi setiap dosen / karyawan telah mempunyai datastore penyimpanan
berkasnya masing - masing, sehingga saat dosen / karyawan ingin mengajukan
5
suatu pengajuan, berkas - berkas kelengkapan yang dibutukan telah tersedia, dan
sistem akan memformat berkas kelengkapan sesuai dengan kebutuhan.
Setelah merumuskan kebutuhan fungsional, dibuat rancangan sistem
dengan menggunakan Contextual Data Model untuk merancang entitas apa saja
yang akan berinteraksi dengan basis data dan bagaimana interaksinya.
Presensi
ID Presensi Variable characters (20)
Tanggal
Date
Keterangan
Variable characters (100)
Jam masuk
Time
Jam pulang
Time
Keluarga
Pensiun
ID Keluarga
Variable characters (50)
Nama
Variable characters (200)
Relation
Variable characters (50)
Tanggal Lahir
Date
Pendidikan
Variable characters (40)
ID Pensiun Variable characters (50)
Nomor SK
Variable characters (50)
Tanggal SK
Date
Keterangan
Variable characters (100)
Surat
Variable characters (200)
Identifier_1
Identifier_1
absen
Memiliki
Identifier_1
Berpensiun
Karyawan / Dosen
NIP
Characters (20)
Nama
Variable characters (200)
Alamat
Variable characters (50)
Berkas
Image
Foto
Image
Angka kredit
Variable characters (10)
Departement
Variable characters (50)
Jabatan
Variable characters (50)
Password user
Variable characters (50)
Username
Variable characters (50)
Jenis Kelamin
Variable characters (15)
Cuti
ID Cuti
Variable characters (50)
Tanggal Mulai
Date
Tanggal Selesai
Date
Surat
Variable characters (200)
Keterangan
Variable characters (100)
Identifier_1
Identifier_1
...
Melakukan
DP3
Mempunyai DP3
Mendapat Kenaikan Gaji
Menaiki Golongan
ID DP3 Variable characters (30)
Nama
Variable characters (200)
Tanggal
Date
Identifier_1
Kenaikan Gaji
Naik Golongan
ID Kenaikan Gaji Variable characters (20)
Gaji Lama
Money (15)
Gaji Baru
Money (15)
Nomor SK
Variable characters (50)
Tanggal SK
Date
Surat
Variable characters (200)
ID naik golongan Variable characters (20)
Golongan Lama
Variable characters (30)
Golongan baru
Variable characters (30)
Nomor SK
Variable characters (50)
Tanggal SK
Date
Surat
Variable characters (200)
Identifier_1
Identifier_1
Gambar 1. CDM (Contextual Data Model)
Dalam sistem ini akan ada beberapa entitas yaitu entitas dosen / karyawan
yang menjadi entitas utama dan mempunyai banyak relasi dengan entitas lain.
Entitas lainnya adalah entitas yang menggambarkan bermacam - macam proses
pengajuan.
Presensi
Entitas Presensi adalah entitas yang berisi setiap data transaksi presensi
yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawa. Presensi mempunyai relasi dengan
dosen / karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu presensi hanya bisa
dimiliki oleh satu pegawai, sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak
presensi. Presensi mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu presensi
pasti dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, begitu juga sebaliknya.
6
Entitas
Entitas Cuti adalah entitas yang berisi setiap data transaksi cuti yang
dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Cuti mempunyai relasi dengan dosen /
karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu transaksi cuti hanya bisa
dilakukan oleh satu pegawai, sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak
cuti. Cuti mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu transaksi cuti pasti
dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak
melakukan cuti.
Kenaikan Gaji
Entitas Kenaikan Gaji adalah entitas yang berisi setiap data transaksi
kenaikan gaji yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Kenaikan gaji
mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan kardinalitas one to many. Satu
transaksi kenaikan gaji hanya bisa dilakukan oleh satu pegawai, sedangkan satu
pegawai bisa melakukan banyak kenaikan gaji. Kenaikan gaji mandatori terhadap
dosen / karyawan karena suatu kenaikan gaji pasti dilakukan oleh seorang dosen /
karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak melakukan kenaikan gaji.
Kenaikan Golongan
Entitas Kenaikan Golongan adalah entitas yang berisi setiap data transaksi
kenaikan golongan yang dilakukan oleh setiap dosen / karyawan. Kenaikan
golongan mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan kardinalitas one to
many. Satu transaksi kenaikan golongan hanya bisa dilakukan oleh satu pegawai,
sedangkan satu pegawai bisa melakukan banyak kenaikan golongan. Kenaikan
golongan mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu kenaikan gaji pasti
dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun dosen / karyawan bisa saja tidak
melakukan kenaikan golongan.
Keluarga
Entitas Keluarga berisi data – data mengenai para anggota keluarga yang
dimiliki oleh dosen / karyawan. Keluarga mempunyai relasi dengan dosen /
karyawan dengan kardinalitas many to many. Satu anggota keluarga bisa dimiliki
oleh lebih dari satu pegawai, begitu juga sebaliknya satu pegawai bisa mempunyai
banyak anggota keluarga. Keluarga mandatori terhadap dosen / karyawan karena
seorang anggota keluarga pasti dimiliki oleh seorang dosen / karyawan, namun
dosen / karyawan tidak mandatori terhadap keluarga, karena seorang dosen /
karyawan bisa saja tidak mempunyai satu pun anggota keluarga.
Pensiun
Entitas Pensiun mempunyai relasi dengan dosen / karyawan dengan
kardinalitas one to one. Satu proses pensiun hanya bisa dimiliki oleh satu dosen /
karyawan, begitu juga sebaliknya satu dosen / karyawan hanya bisa pensiun satu
kali. Pensiun mandatori terhadap dosen / karyawan karena suatu pensiun pasti
dilakukan oleh seorang dosen / karyawan, namun karyawan tidak mandatori
terhadap dosen / karyawan karena seorang dosen / karyawan bisa saja belum
pension.
7
Setelah itu dibuat juga Data Flow Diagram yang menggambarkan
kelengkapan data dan proses yang diperlukan dalam sistem.
8
data dosen karyawan pengaju
Arsip Data Pegawai (1)
1
Data Pegawai
id dosen karyawan pengaju
2
1
hal surat
Data Pegawai
penandatangan
Pembuatan Surat
Pengajuan
pegawai
berkas pegawai
surat pengajuan
Arsip Data Pegawai
Pendataan Dosen
dan karyawan
konfirmasi penyimpanan data
id dosen karyawan pengaju 2
kode kelengkapan
Format Surat Pengajuan
arsip surat pengajuan
3
berkas pengajuan
Berkas
Pengajuan
3
2
Surat Pengajuan
kelengkapan berkas
Penyiapan Berkas
Pengajuan
berkas pegawai
Gambar 2. DFD Level 0
Pendataan Dosen dan Karyawan
Data dari setiap dosen / karyawan disimpan sebagaimana sistem informasi
kepegawaian pada umumnya, yang nantinya akan diolah dan diintegrasikan dalam sistem
untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Selain data – data pada umumnya, disini juga
akan disimpan file – file berkas dari setiap dosen dan karyawan. Lalu data disimpan
dalam data store Data Pegawai
Pembuatan Surat Pengajuan
Dalam proses ini akan digenerate output surat – surat dengan bermacam –
macam format yang telah dibuat sesuai dengan ketentuan. Format surat akan disimpan di
data store Surat Pengajuan. Pengaturan surat yang membutuhkan spesifikasi di setiap
suratnya akan diinputkan oleh pegawai, yang berfungsi untuk memanggil data spesifik
dari data store Data Pegawai.
Penyiapan Berkas Pengajuan
Konsepnya sama dengan proses pembuatan surat pengajuan. Jadi dalam proses
ini akan digenerate suatu paket untuk pengajuan tertentu, yang nantinya akan berisi
berkas – berkas yang dibutuhkan. Pegawai memasukkan inputan yang akan memanggil
data – data spesifik dari data store pegawai yang berupa berkas – berkas. Lalu sistem
akan memformat berkas apa saja yang dibutuhkan untuk pengajuan yang diinginkan.
Setelah merancangkan database, entitas beserta proses – prosesnya, dirancang
juga activity diagram yang akan menggambarkan alur kerja atau skenario saat proses
dijalankan.
berkas kelengkapan
9
Menyiapkan Berkas Kelengkapan
User
Menekan menu Pengajuan
Sistem
menampilkan sub menu dari menu Pengajuan
memilih salah satu sub menu
Menampilkan text field NIP
Input NIP
menampilkan sub menu dari NIP yg dipilih
Menekan tombol Buat
Menambahkan berkas yg belum terpenuhi
Tombol Buat aktif
menampilkan format berkas-berkas pengajuan
Melengkapi berkas
Menekan tombol Simpan
Menekan tombol OK
Tombol Simpan aktif
menampilkan konfirmasi penyimpanan
Menampilkan sub menu kembali dari NIP yg diplih
Gambar 3. Activity Diagram Penyiapan Berkas Kelengkapan
Saat akan menjalankan layanan menyiapkan berkas kelengkapan, pegawai
sudah harus berada pada halaman menu pengajuan. Pertama pegawai
memasukkan NIP dosen / karyawan yang akan dibuatkan pengajuan, setelah itu
pegawai mengklik tombol ‘buat’. Sistem akan menampilkan format berkas
pengajuan dengan keterangan berkas yang telah dilengkapi dan yang belum
dilengkapi. Lalu pegawai mengklik icon browse yang ada disamping list berkas
yang bertanda belum ada file, lalu klik tombol simpan. Lalu sistem menampilkan
konfirmasi bahwa berkas telah tersimpan dan siap untuk dicetak.
KESIMPULAN
Perancangan aplikasi pembuatan surat dan penyiapan berkas merupakan
solusi yang tepat untuk kepegawaian dalam proses kinerja mereka , yang telah
dirumuskan pada beberapa kebutuhan fungsional, yaitu layanan untuk mendata
dan menyimpan berkas dosen / karyawan, membuat surat pengajuan, dan
membuat berkas kelengkapan.
Pendekatan yang digunakan dalam pembuatan perancangan ini adalah
pendekatan berbasis data. Perancangan sistem dengan menggunakan Contextual
Data Model untuk merancang entitas apa saja yang akan berinteraksi dengan basis
data dan bagaimana interaksinya, kemudian pembuatan Data Flow Diagram yang
menggambarkan kelengkapan data dan proses yang diperlukan dalam sistem.
10
Selanjutnya pembuatan activity diagram yang akan menggambarkan alur kerja
saat proses dijalankan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Hartanti, D., Analisis Sistem Informasi Kepegawaian Pemerintah Kotamadya
Jakarta Barat Berbasis Web
[2] Putri, R. P., Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dengan Gukungan
Teknologi SMS Gateway di Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabay
11