BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Penelitian Terdahulu - Evaluasi Tingkat Keterpakaian Koleksi Bidang Ilmu Agama Islam Pada Perpustakaan Universitas Al-Washliyah (UNIVA) Medan
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian tentang evaluasi keterpakaian koleksi telah dilakukan oleh beberapa orang peneliti, diantaranya: Sri Puja Sukmawati pada tahun 2006 tentang Evaluasi keterpakaian ilmu matematika, penelitian ini dilakukan pada perpustakaan USU, dan terfokus pada kajian sirkulasi. Evi
Yulvimar pada tahun 2003 tentang Evaluasi keterpakaian bidang ilmu kedokteran, penelitian ini dilakukan perpustakaan USU dengan teknik sirkulasi. Gohana Sirait pada tahun 2008 tentang Evaluasi keterpakaian bidang ilmu teknik kimia, penelitian ini dilakukan pada perpustakaan USU. Pada penelitian ini penulis meneliti tentang tingkat keterpakaian koleksi pada perpustakaan lain khususnya pada bidang Agama Islam pada perpustakaan Al- Washliyah (UNIVA) dengan kajian ketersediaan koleksi di rak.
2.2 Pengertian dan Tujuan Evaluasi
2.2.1 Pengertian Evaluasi
Evaluasi adalah suatu proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk menentukan kualitas (nilai dan arti) dari sesuatu, berdasarkan pertimbangan dan kriteria tertentu dalam rangka pembuatan keputusan. Menurut Arikunto (1998: 138) menyatakan bahwa “evaluasi adalah suatu kegiatan untuk memperoleh data tentang sesuatu dibandingkan dengan standar atau ukuran yang telah ditentukan.
Menurut Hakim sebagaimana kutipannya menurut pendapat Griffin & Nix (1991) evaluasi adalah “judgment terhadap nilai atau implikasi dari hasil pengukuran”. Menurut definisi ini selalu didahului dengan kegiatan pengukuran dan penilaian dan menurut pendapat Tyler (1950), “evaluasi adalah proses penentuan sejauh mana tujuan pendidikan telah tercapai”.
6
7 Menurut Umar (2002:36) Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan– harapan yang ingin diperoleh.
Dari beberapa defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan salah satu rangkaian kegiatan dalam meningkatkan kualitas (nilai dan arti), kinerja, atau produktifitas suatu lembaga dalam melaksanakan programnya.
Evaluasi berkaitan erat dengan pengukuran dan penilaian, namun pada umumnya diartikan tidak berbeda (indifferent). Walaupun pada hakekatnya berbeda satu dengan yang lain. Pengukuran (measurement) adalah proses membandingkan sesuatu melalui kriteria baku (meter, kilogram, takaran dan sebagainya). Penilaian adalah suatu proses transformasi dari hasil pengukuran menjadi suatu nilai.
2.2.2 Tujuan Evaluasi Evaluasi dilaksanakan untuk mencapai tujuan sesuai dengan objek evaluasinya.
Menurut Wirawan (2011:22), tujuan melaksanakan evaluasi adalah:
1. Mengukur pengaruh program terhadap masyarakat, program dirancang dan dilaksanakan sebagai layanan atau intervensi sosial (social intervention) untuk menyelesaikan masalah, problem, situasi, keadaan yang dihadapi masyarakat. Suatu program diadakan untuk mengubah keadaan yang dilayani.
2. Menilai apakah program telah dilaksanakan sesuai rencana, setiap rogram direncanakan dengan teliti dan pelaksanaanya harus sesuai dengan rencana
3. Mengukur apakah pelaksanaan program sesuai dengan standar, setiap program dilaksanakan berdasarkan standar tertentu.
4. Evaluasi program dapat mengidentifikasi dan menemukan mana dimensi program yang jalan, mana yang tidak jalan.
5. Pengembangan staf program, evaluasi dapat dipergunakan untuk mengembangkan kemampuan staf garis depan yang langsung menyajikan layanan kepada klien dan pemegang jabatan lainnya. Evaluasi memberikan masukan kepada manajer program mengenai kinerja staf dalam melayani masyarakat.
6. Memenuhi ketentuan undang-undang, sering suatu program disusun untuk melaksanakan undang-undang tertentu. Suatu program dirancang dan dilaksakan berdasarkan ketentuan ketentuan undang-undang untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh masyarakat.
7. Akreditasi Program, lembaga-lembaga yang melayani kebutuhan masyarakat seperti sekolah, universitas, hotel, rumah sakit, pusat kesehatan dan perusahaan biro perjalanan perlu dievalauasi untuk menentukan apakah telah menyajikan layanan kepada masyarakat sesuai dengan standar layanan yang ditentukan.
8. Mengukur cost effectiveness dan coss-efficiency, untuk melaksanakan suatu program diperlukan anggaran yang setiap organisasi mempunyai keterbatasan jumlah, penggunaan sumber dalam suatu program perlu diukur apakah anggaran suatu program mempunyai nilai yang sepadan (cost effective) dengan akibat atau manfaat yang ditimbulkan oleh program. Sedangkan cost-efficiency evaluation untuk mengukur apakah biaya yang dikeluarkan untuk membiayai program telah dikeluarkan secara efisien atau tidak.
9. Mengambil keputusan megenai program, salah satu tujuan evaluasi program adalah untuk mengambil keputusan mengenai program. Jika evaluasi suatu program menunjukkan berhasil melakukan perubahan dalam masyarakat dengan mencapai tujuannya, maka mungkin program akan dilanjutkan atau dilaksanakan di daerah lain.
10. Accountabilitas, evaluasi dilakukan juga untuk mempertanggung jawabkan pimpinan dan pelaksana program . Apakah program telah dilaksanakan sesuai dengan rencana, sesuai dengan standar atau tolak ukur keberhasilan atau tidak. Apakah program telah mencapai tujuan yang direncanakan atau tidak. Apakah dalam pelaksanaan program terjadi penyimpangan anggaran prosedur dan waktu atau tidak . Dari uraian di atas dapat disimpulkan tujuan dari evaluasi adalah mengukur pengaruh dari program yang kita buat, evaluasi dilakukan juga untuk untuk mempertanggung jawankan program yang kita buat dan melihat apakah program yang kita buat telah sesuai dengan rencana atau standar yang berlaku serta apakah program tersebut telah dibuat berdasarkan ketentuan peraturan undang-undang yang ada, apakah program yang kita buat teakretasi, dan untuk melaksanak suatu program diperlukan anggaran, serta diadakan acontabilitas terhadap program.
2.3 Model Evaluasi
Menurut Umar (2002:41) ada beberapa model yang dapat dicapai dalam melakukan evaluasi,yaitu:
1. Sistem Assesment Merupakan evaluasi yang memberikan informasi tentang keadaan atau posisi suatu sistem. Evaluasi dengan menggunakan model ini dapat menghasilkan informasi mengenai posisi terakhir dari suatu elemen program yang tengah diselesaikan.
8
2. Program Planning Merupakan evaluasi yang membantu pemilihan aktivitas-aktivitas dalam program tertentu yang mungkin akan berhasil memenuhi kebutuhannya.
3. Program Implementation Merupakan evaluasi yang memberikan informasi tentang bagaimana program berfungsi, bagaimana program bekerja, bagaimana mengantisifasi masalah- masalah yang mungkin dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan.
Dari ketiga model yang dicapai dalam kegiatan evaluasi di atas dapat disimpulkam bahwa dari kegiatan evaluasi yang dilakukan dapat menghasilkan informasi yang berisi tentang hasil akhir dari suatu program dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
2.4 Koleksi Perpustakaan
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan pasal 1 dalam ayat 2, bahwa Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Sedangkan menurut Soeatminah (1992:17) koleksi adalah kumpulan sesuatu seperti koleksi perpustakaan berupa buku dan non buku yang dihimpun oleh perpustakaan.
Jadi koleksi dapat diartikan sebagai kumpulan karya tulis baik itu dalam bentuk cetak maupun non cetak yang dapat memberikan informasi serta mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan kepada pengguna perpustakaan.
Adapun menurut artikel perpustakaan Universitas Diponegoro, sebagaimana kutipannya menurut pendapat Ranganathan Pada tahun 1930, menyampaikan lima hukum ilmu perpustakaan (five laws of library science), yaitu :
1. Books are for use (buku untuk dimanfaatkan)
2. Every reader his book (setiap pembaca terdapat bukunya)
3. Every book its reader (setiap buku terdapat pembacanya)
4. Save the time of the reader (hemat waktu pembaca)
5. A library is a growing organism (perpustakaan bagai organisme yang sedang tumbuh)
9
10 Untuk memberikan pelayanan, perpustakaan harus berupaya menyediakan koleksi dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut Sutarno (2006: 75) ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyediakan koleksi perpustakaan antara lain:
1. Kerelevanan, jenis koleksi yang akan dilayankan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2. Beroriantasi kepada pengguna perpustakaan
3. Kelengkapan koleksi
4. Kemutakhiran koleksi Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa pihak perpustakaan perlu memperhatikan ketersediaan dan kelengkapan koleksi yang ada diperpustakaan, hal ini bertujuan untuk mengetahui kerelevan koleksi dengan pengguna, apakah koleksi beroriantasi dan memiliki nilai kemutakhiran.
2.5 Tujuan dan Fungsi koleksi
Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan, tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan tersebut. Fungsi koleksi adalah semua bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustaakaan untuk menunjang dan memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan yang sangat membutuhkan informasi yang dibutuhkan, menurut Noerhayati (1987:135-136) fungsi koleksi Perpustakaan adalah:
1. Fungsi pendidikan, untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan menyediakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.
2. Fungsi penelitian, untuk menujang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil penelitian dan kemajuan ilmu pengetahuan mutakhir.
3. Fungsi relevan, fungsi ini melengkapi kedua fungsi diatas dengan menyediakan bahan-bahan relevan di berbagai bidang dan alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusuri informasi.
4. Fungsi umum perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat disekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari koleksi perpustakaan adalah, menunjang fungsi pendidikan maksudnya koleksi yang ada dapat melengkapi dan menunjang mata ajar yang ada, fungsi penelitian maksudnya koleksi yang ada bisa digunakan sebagai bahan acuan dalam sebuah penelitian. fungsi relevan maksudnya koleksi yang ada sesuai dengan kebutuhan pengguna, dan fungsi umum koleksi yang ada dapat memenuhi kebutuhan orang banyak.
2.6 Jenis koleksi perpustakaan
Koleksi perpustakaan hendaknya mampu memenuhi kebutuhan para penggunanya yang ada dalam perguruan tinggi, seperti pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa dan alumni. Bentuk-bentuk koleksi/bahan perpustakaan:
1. Ditinjau dari bentuk fisiknya, terdiri atas dua kelompok yaitu:
a. Bahan pustaka berupa buku-buku, seperti buku fisika, buku psikologi dan matematika.
b. Bahan-bahan pustaka bukan berupa buku (nonbuku), seperti surat kabar, majalah, peta, globe, piringan hitam.
2. Ditinjau dari segi isinya, terdiri atas dua bagian yaitu:
a. Bahan-bahan pustaka yang isinya fiksi seperti, cerita ank-anak, cerpen dan novel.
b. Bahan-bahan pustaka yang isinya non fiksi, seperti buku referensi, ensiklopedia, majalah dan surat kabar, Ibrahim Bafadal (2001:27) Adapun Ragam dan jumlah koleksi dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004:51-52) terdiri atas beberapa bagian yaitu:
1. Koleksi Rujukan.
Koleksi ini merupakan tulang punggung perpustakaan dalam menyediakan informasi yang akurat. Berbagai jenis, bentuk dan fakta dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh karena itu perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstak, indeks, bibliografi dll.
2. Bahan ajar Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Di samping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi.
3. Terbitan berkala
11
12 Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Perpustakaan dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya.
4. Terbitan pemerintah Berbagai terbitan pemerintah seperti lembaran negara, himpunan peraturan negara, kebijakan, laporan tahunan, pidato resmi, dsb. Sering juga dimanfaatkan oleh para peneliti atau dosen dalam menyiapkan kuliahnya. Perpustakaan perlu mengantisipasi kebutuhan para penggunanya sehingga koleksi terbitan pemerintah, baik dari pemerintah pemerintahan pusat, pemerintah daerah, departemen, non-departemen, maupun lembaga lainnya dapat memperoleh perhatian.
Besarnya koleksi perpustakaan ditentukan oleh fator-faktor tertentu seperti: program studi, jumlah mata kuliah dan tingkat pendidikan.
2.7 Kebijakan pengembangan koleksi
Pengembangan koleksi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan dengan sivitas akademika perguruan tingginya. Dalam pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004:43) Kebijakan pengembangan koleksi didasari atas beberapa kriteria yaitu:
a) Kerelevanan, koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tingginya.
Karena itu sebuah perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada.
b) Berorientasi kepada kebutuhan pengguna, pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna yang meliputi pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa dan alumni yang kebutuhan akan informasinya berbeda-beda.
c) Kelengkapan, koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap. bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbarui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
e) Kerja sama, koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi. Uraian diatas dapat disimpulkan kebijakan pengadaan bahan pustaka dalam sebuah perpstakaan, hendaknya sesuai dengana kebijakan yang ada, diantaranya hendaknya perpustakaan menyediakan koleksi berdasarkan kerelevanan/ sesuai dengan program yang
13 ada, serta buku yang ada juga beraneka ragam dan sesuai dengan perkembangan ilmu yang ada dan diperlukan kerja sama dalam pengembangan koleksi.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:53), Pengembangan koleksi mencakup kegiatan memilih bahan perpustakaan dan dilanjutkan dengan pengadaan.
Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu disesuaikan dengan kebutuhan civitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dengan terencana mengembangkan koleksinya. Memilih bahan perpustakaan memerlukan alat bantu perpustakaan. Alat bantu yang digunakan adalah, silabus mata kuliah, bibliografi, tinjauan dan resensi, pangkalan data perpustakaan lain, sumber-sumber lain dari internet.
2.8 Pengadaan Koleksi
Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal.
Menurut Sutarno (2004:146-149) Hal-hal pokok yang harus ditetapkan yang berhubungan dengan koleksi adalah:
1. Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka meliputi:
a) Perumusan kebijakan tentang koleksi mencakup pedoman, peraturan, penekanan dan penyediaan anggaran.
b) Menghimpun alat seleksi bahan pustaka, kegiatan ini adalah mengumpulkan semua sumber informasi literature yang akan digunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan. mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data serta membuat laporan hasil survei untuk mengetahui subjek yang di minati pemakai, jenis pustaka yang diperlukan dan jenis layanan yang dikehendaki.
3. Survei bahan pustaka, kegiatan ini mengamati langsung keberadaan bahan pustaka dipenerbit, tokoh buku, pameran, dan perpustakaan lainnya.
4. Membuat dan menyusun desiderata, kegiatan ini adalah membuat deskripsi bahan pustaka dalam bentuk kartu atau daftar dan disusun menurut aturan tertentu yang digunakan sebagai seleksi pengadaan bahan perpustakaan.
5. Menyeleksi bahan pustaka, dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survei minat pemakai diadakanlah penyeleksian bahan pustaka untuk menentukan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan. Adapun beberapa metode yang dilakukan dalam pengadaan koleksi yaitu:
1. Pembelian dan pelangganan Adapun langkah-langkah pembelian dan pelangganan bahan perpustakan adalah: a) Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
b) Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki dengan menggunakan katalog perpustakaan.
c) Menerima atau menolak usulan
d) Membuat daftar pesanan menurut kebutuhan
e) Mengirim daftar pesanan
f) Mengarsipkan satu rangkap daftar pemesanan
g) Membayar pesanan, pelangganan
h) Menyusun laporan pembelian dan pelangganan Prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan yaitu, memeriksa secara teliti bahan perpustakan yang diterima, mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan, mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan, menandatangani tanda terima, menandai kepemilikan bahan perpustakaan,dan membuat berita acara penerimaan.
2. Hadiah/Sumbangan Bahan perpustakaan hadiah dapat diperoleh secara langsung dari penyumbangan atau diminta. Perpustakaan yang menerim bahan perpustakaan secara langsung perlu: a) Menyusun daftar perpustakaan yang diperukan.
b) Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c) Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
d) Mengirimkan kembali surat pengantar dan ucapan terima kasih.
e) Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
3. Pertukaran bahan perpustakaan Merupakan suatu cara penambahan bahan koleksi atau bahan perpustakaan dengan cara tukar menukar. Penambahan bahan perpustakaan seperti ini dilakukan terhadap koleksi atau bahan pustaka yang sudah tidak diperjual belikan lagi atau bahan pustaka yang langka.
Perpustakaan yang melakukan tukar menukar perlu:
14
15
a) Mendaftarkan bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan
b) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, minsalnya, biaya pengiriman, pengambilan dll.
c) Menerima kembali daftar penawaran yang telah dipilih pemesan
d) Mencatat alamat pemesan
e) Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi Meliputi koleksi lokal dan literatul kelabu. Koleksi lokal meliputi bahan-bahan perpustakaan tentang suatu topik yang bersifat lokal, sedangkan literature kelabu meliputi semua karya ilmia dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi, meliputi, skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian, dll.
2.9 Evaluasi Koleksi
Menurut Pendit (1986:67) evaluasi koleksi merupakan salah satu dari kegiatan pembinaan koleksi yang bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas siapa yang dilayani oleh perpustakaan, koleksi apa saja yang dapat dimanfaatkan untuk perencanaan pengembangan bahan literature lebih lanjut, bagaimana menilai koleksi agar relevansinya dapat dipertahankan.
Mengevaluasi koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademi serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuan dari evaluasi koleksi yaitu:
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi.
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi.
3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi.
4. Meningkatkan nilai informasi.
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi.
6. Menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi. Menurut Evans (1979:68), Evaluasi koleksi perlu dilakukan agar dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan pada masa yang akan
2.10 Teknik Mengevaluasi Tingkat Keterpakaian Koleksi
6. Asal Bahan Perpustakaan
6. Availability in multiple formatsCost
5. Relevance of item for its historic significance
4. Relevance of the item as an artifact
3. Suitability of subject and style for intended audience
2. Suitability of format or physical form for library use
1. Present and potential relevance to community needs
Library evaluates materials according to one or more of the following criteria. Not all criteria will be applied to each selection decision. General criteria for selection:
7. Tahun Terbit Kriteria keterpakaiaan menurut Hennepin County Library (2006:2), Hennepin County
16 datang. Dalam kaitan antara pemanfaatan koleksi dengan jumlah pengguna yang dilayani ada tiga hukum dasar yang berlaku secara umum pada setiap perpustakaan,yaitu:
a) Jika jumlah pemakai meningkat. Maka tingkat ragam kebutuhan informasi pemakai secara propesional meningkat.
4. Bentuk bahan perpustakaan
3. Kelas Pustaka
2. Jumlah eksemplar
1. Jumlah Judul
Informasi koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik sekurang- kurangnya harus meliputi:
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, (2004:67). Terdapat dua cara dalam mengevaluasi koleksi, yaitu secara kuantitatif dan kualitatif. Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik, dan dari data tersebut dapat diperoleh informasi yang cukup tentang keadaan koleksi. Cara kualitatif dilakukan dengan cara menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi.
c) Perpustakaan manapun tidak akan mampu untuk memenuhi segenap kebutuhan informasi pemakai.
b) Meningkatnya ragam kebutuhan informasi pemakai akan meningkat pentingnya program pemakai bersama.
5. Bahasa bahan perpustakaan
17
7. Relevance to current trends and events
8. Relation to the existing collection
9. Attention by critics and reviewers
10. Potential user appeal
11. Requests from patrons
Adapun pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections) membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Adapun metode itu adalah sebagai berikut: 1. Metode terpusat pada koleksi.
Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:
a. Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik. Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Semakin tinggi persentase kecocokan antara koleksi dengan bibliografi standar untuk subjek tertentu, maka semakin baik hasil yang diperoleh.
b. Penilaian dari pakar Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan. Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar pengerakan (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan dievaluasi.
c. Perbandingan data statistik Metode ini melakukan evaluasi koleksi dengan cara membandingkan antara perpustakaan yang satu dengan yang lain dilihat dari tujuan, program dan jenis layanan.
d. Perbandingan pada berbagai standar koleksi Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar ini memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar ini ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif.
2. Metode Terpusat pada Penggunaan Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu: a. Melakukan kajian sirkulasi.
Metode ini meggunakan evaluasi terhadap data sirkulasi. Dalam hal ini kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna.
Dalam pelaksanaan metode ini evaluasi datanya sangat lemah karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi
18 seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjamkan. Jadi hasil data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.
b. Meminta pendapat pengguna.
Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi. Hanya perlu diperhatikan keobjektifan dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya.
Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya.
c. Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan.
Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Metode ini dapat digunakan untuk menganalisis beberapa hal diantaranya: seperti petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayanannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang dimiliki, tempat parkir mobilnya lebih mudah dan aman, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi.
d. Melakukan kajian sitiran Metode ini dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan perguruan tinggi dan khusus dengan menggunakan sejumlah contoh dari publikasi penelitian yang sesuai dengan tujuan perpustakaan.analisis sitiran merupakan bentuk kajian terhadap sejumlah rujukan karya tulis ilmiah. Dengan sistem ini
19 dapat diperoleh adanya gambaran adanya hubungan antara sebagian atau seluruh dokumen yang disitir dengan dokumen atau karya tulis yang menyitir.
e. Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca).
Melengkapi data yang diperoleh pada kajian sirkulasi, kajian terhadap buku dan jurnal yang dibaca di tempat/ruang baca perlu dilakukan. Kajian dapat dilakukan dengan menghitung buku dan jurnal yang ada di meja baca setelah selesai dibaca pengguna pada kurun waktu tertentu. Idealnya buku dan jurnal yang telah selesai dibaca itu dihitung seluruhnya sepanjang tahun.
f. Memeriksa ketersediaan koleksi di rak.
Maksud dari pengumpulan data ini untuk mengetahui seberapa tinggi bahan pustaka yang dicari pengguna tersedia di rak koleksi. Bila persentase penemuan tinggi, bisa berarti bahwa koleksi sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bila persentase ketersediaan bahan pustaka yang dicari rendah , ada dua kemugkinannya. Pertama, bahan pustaka itu dimiliki oleh perpustakaan tetapi sedang dipinjam atau dibaca oleh pengguna lain, artinya perpustakaan perlu menambah duplikat bahan pustaka itu. Kedua, bahan pustaka yang dicari memang tidak dimiliki perpustakaan, artinya bila sesuai dengan Kebijakan Pengembangan Koleksi maka bahan pustaka itu perlu diadakan.
20