BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi - Evaluasi Iklim Komunikasi Organisasi Pada Perpustakaan Universitas Katolik Santo Thomas Medan.

BAB II KAJIAN TEORITIS Perpustakaan

2.1 Perguruan Tinggi

  Perpustakaan dibagi menjadi beberapa jenis, salah satunya adalah perpustakaan perguruan tinggi. Menurut Hasugian (2009, 79) secara sederhana, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi”.

  Selaras dengan pengertian diatas, menurut Sulistyo Basuki (1993, 51) bahwa, “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada Perguruan Tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang bersifat berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan untuk membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.

  Sedangkan dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 4), dinyatakan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: 1.

  Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

  2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.

  3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada masyarakat. Selain pendapat di atas, ada pendapat lain tentang perpustakaan perguruan tinggi yakni menurut Vitriana (2009, 1) yang menyatakan bahwa “Perpustakaan

  Perguruan Tinggi adalah Perpustakaan yang terdapat dilingkungan lembaga pendidikan tinggi yaitu untuk mendukung misi pendidikan lembaga induknya”.

  Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu penunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

  Perpustakaan menjadi jantung perguruan tinggi yang artinya tanpa perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi maka pelaksanaan pendidikan kurang optimal dan tidak memadai. Perpustakaan perguruan tinggi penting bagi perguruan tinggi karena perpustakaan dimaksudkan untuk menunjang dan memfasilitasi kegiatan dan proses pengembangan ilmu pengetahuan serta penelitian.

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

  Setiap perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi. Menurut Sulistyo Basuki (1993,52), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut : 1.

  Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga kerja administrasi perguruan tinggi.

  2. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa pasca sarjana dan pengajar.

  3. Menyediakan ruangan belajar bagi pengguna perpustakaan.

  4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pengguna.

  5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi juga lembaga industri lokal. Selaras dengan pendapat di atas, tujuan perpustakaan perguruan tinggi menurut SNI 7330 (2009, 3) adalah “Menyediakan materi perpustakaan dan akses informasi bagi pengguna untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat”.

  Dari uraian di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika sehingga mencapai visi dan misi perpustakaan perguruan tinggi.

2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

  Perpustakaan akan dapat mencapai tujuannya jika dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Tujuan dan fungsi suatu perpustakaan adalah sebagai faktor pembeda perpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 3), Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah :

  1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika. Oleh karena itu, bahan pustaka yang disediakan merupakan bahan pustaka yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran

  2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari dan pengguna informasi.

  3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.

  4. Fungsi rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

  5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non-akademik.

  6. Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

  7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

  Sedangkan menurut Yuven (2010, 1), fungsi perpustakan perguruan tinggi adalah:

  1. Lembaga pengelola sumber-sumber informasi

  2. Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi

  3. Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan

  4. Lembaga pendukung pendidikan (pencerdas bangsa)

  5. Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa Sehubungan dengan pendapat di atas, dalam SNI 7330 (2009, 3) mengemukakan bahwa Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah :

  1. fungsi pendidikan 2. fungsi informasi 3. fungsi penelitian 4. fungsi rekreasi 5. fungsi publikasi 6. fungsi deposit 7. fungsi interpretasi

  Dari uraian diatas dapat dikemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai lembaga yang mengelola sumber-sumber informasi dan melayankannya kepada pengguna. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga dapat berfungsi menunjang program perguruan tinggi yakni membantu pelaksanaan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

  Setiap perpustakaan memiliki tugasnya masing-masing. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugas yang berbeda dengan perpustakaan lainnya.

  Tugas perpustakaan pada umumnya adalah menghimpun, mengelola, dan menyebar luaskan informasi kepada masyarakat luas. Menurut Yusup (2010, 21): Perpustakaan perguruan tinggi bertugas mengelola sumber-sumber informasi yang mampu mendukung pelaksanaan kurikulum perguruan tinggi yang bersangkutan, dan semua sumber informasi yang dimaksud dapat dimanfaatkan secara bersama oleh seluruh sivitas akademikanya. Selain itu dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku

  Pedoman(2004, 3) mengenai perpustakaan perguruan tinggi dinyatakan bahwa “Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan”.

  Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalahmenggelola sumber-sumber yang mendukung pelaksanaan kurikulum dan tridarma perguruan tinggi, mengembangkan koleksi serta mengolah dan merawat bahan pustaka, yang diemban perguruan tinggi penaungnya.

  2.2 Pengertian Evaluasi

  Kata evaluasi sering digunakan untuk sebuah penilaian dan perkiraan mengenai objek tertentu. Menurut Arikunto (2004:1) menyatakan bahwa: Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternative yang tepat dalam mengambil sebuah kepustusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi- informasi yang berguna bagi pihak dection maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan. Sedangkan, Ajick (2009, 2) menyatakan bahwa evaluasi adalah

  “penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan- tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses, mengoleksi, menganalisis dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi”.

  Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa evaluasi adalah proses penilaian sistematis terhadap suatu objek. Dimana dalam menilainya dilakukan proses analisis.

  2.3 Tujuan Evaluasi

  Setiap kegiatan yang dilaksanakan mempunyai tujuan tertentu, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Wirawan (2011, 9) Tujuan Evaluasi adalah mengumpulkan informasi untuk menentukan nilai dan manfaat objek evaluasi, mengontrol, memperbaiki, dan mengambil keputusan mengenai objek tersebut

  Selanjutnya Wirawan (2011, 22) mengemukakan bahwa Tujuan melaksanakan evaluasi adalah : a.

  Mengukur pengaruh program terhadap masyarakat. Program dirancang dan dilaksanakan sebagai layanan atau intervensi sosial (social

  

intervention) untuk menyelesaikan masalah, problem, situasi, keadaan

  yang dihadapi masyarakat. Suatu program diadakan untuk mengubah keadaan yang dilayani.

  b.

  Menilai apakah program telah dilaksanakan sesuai rencana. Setiap rogram direncanakan dengan teliti dan pelaksanaanya harus sesuai dengan rencana tersebut.

  c.

  Mengukur apakah pelaksanaan program sesuai dengan standar. Setiap program dilaksanakan berdasarkan standar tertentu.

  d.

  Evaluasi program dapat mengidentifikasi dan menemukan mana dimensi program yang jalan, mana yang tidak jalan.

  e.

  Pengembangan staf program. Evaluasi dapat dipergunakan untuk mengembangkan kemampuan staf garis depan yang langsung menyajikan layanan kepada klien dan pemegang jabatan lainnya.

  f.

  Memenuhi ketentuan undang-undang. Sering suatu program disusun untuk melaksanakan undang-undang tertentu. Suatu program dirancang dan dilaksakan berdasarkan ketentuan ketentuan undang-undang untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh masyarakat.

  g.

  Akreditasi Program. Lembaga-lembaga yang melayani kebutuhan masyarakat seperti sekolah, universitas, hotel, rumah sakit, pusat kesehatan dan perusahaan biro perjalanan perlu dievalauasi untuk menentukan apakah telah menyajikan layanan kepada masyarakat sesuai dengan standar layanan yang ditentukan h. Mengukur cost effectiveness dan coss-efficiency. Untuk melaksanakan suatu program diperlukan anggaran yang setiap organisasi mempunyai keterbatasan jumlah. Penggunaan sumber dalam suatu program perlu diukur apakah anggaran suatu program mempunyai nilai yang sepadan

  (cost effective) dengan akibat atau manfaat yang ditimbulkan oleh

  program. Sedangkan cost-efficiency evaluation untuk mengukur apakah biaya yang dikeluarkan untuk membiayai program telah dikeluarkan secara efisien atau tidak. i.

  Mengambil keputusan megenai program. Salah satu tujuan evaluasi program adalah untuk mengambil keputusan mengenai program. Jika evaluasi suatu program menunjukkan berhasil melakukan perubahan dalam masyarakat dengan mencapai tujuannya, maka mungkin program akan dilanjutkan atau dilaksanakan di daerah lain. j.

  Accontabilitas. Evaluasi dilakukan juga untuk mempertanggung jawabkan pimpinan dan pelaksana program . Apakah program telah dilaksanakan sesuai dengan rencana, sesuai dengan standar atau tolak ukur keberhasilan atau tidak. Apakah program telah mencapai tujuan yang direncanakan atau tidak. Apakah dalam pelaksanaan program terjadi penyimpangan anggaran prosedur dan waktu atau tidak. k.

  Memberikan balikan kepada pimpinan dan staf program. Posacvac & Carey (1977) mengemukakan evaluasi merupakan loop balikan untuk layanan program sosial. Loop tersebut merupakan proses mengakses kebutuhan, mengukur pelaksanaan program untuk memenuhi kebutuhan tersebut, mengevaluasi prestasi pencapaian tujuan program, membandingkan pengaruh keluaran program dengan biaya serta perubahan yang diciptakan oleh layanan program terhadap anggota masyarakat. l.

  Memperkuat posisi politik. Jika evaluasi menghsilkan nilai yang positif, kebijakan, program, atau proyek akan mendapat dukungan dari para pengambil keputusan - legislatif dan eksekutif – dan anggota masyarakat yang mendapatkan layanan atau perlakuan. Objek evaluasi tersebut dapat diteruskan atau dilakukan di daerah lain jika memang diperlukan di daerah lain. m.

  Mengembangkan teori ilmu evaluasi atau riset evaluasi. Pada awalnya evaluasi dilaksanakan tanpa landasan teori, hanya merasa suatu program perlu dievaluasi untuk mencari kebenaran mengenai program sosial. Praktik melaksanakan evaluasi yang berulang-ulang, mengembangkan asumsi bahwa evaluasi dilaksanakan untuk mengukur apakah tujuan program dapat dicapai atau tidak.

  Sedangkan Arikunto (2002, 13) juga menyatakan bahwa “Tujuan Evaluasi adalah tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing- masing komponen”.

  Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sebuah evaluasi adalah untuk mengetahui tujuan-tujuan apa yang telah dicapai, apakah memberikan umpan balik yang baik atau yang buruk.

2.4 Komunikasi Organisasi

  Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam organisasi. Komunikasi dalam organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi, ide-ide diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Handoko(2002, 272)

  “Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain”.

  Komunikasi juga memiliki beberapa persepsi, menurut Face dan Faules (2001, 145) beberapa persepsi mengenai komunikasi organisasi dari beberapa ahli yakni sebagai berikut:

  1. Persepsi Redding dan Saborn Redding dan Saborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks, yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program.

  2. Persepsi Zelko dan Dance Zelko dan Dance mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi sesama karyawan yang sama tingkatnya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang komunikasi dalam penjualan hasil produk, pembuatan iklan, dan hubungan dengan masyarakat umum. Kemudian bersama Lesikar, mereka menambahkan dimensi lagi dari komunikasi organisasi yaitu dimensi komunikasi pribadi di antara sesama anggota organisasi yang berupa pertukaran secara informal mengenai informasi dan perasaan di antara sesama anggota organisasi.

  Adapun pengertian komunikasi organisasi menurut Wayne Pace (2001, 143) adalah “sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari sesuatu organisasai”. Sedangkan Dalamteori tentang Komunikasi organisasi Pace dan Faules(2001, 142) mengemukakan bahwa

  Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan secara efektif, untuk bersikap jujur kepada organisasi, untuk meraih semangat dalam organisasi, untuk melaksanakan tugas secara kreatif dan untuk menawarkan gagasan-gagasan yang inovatif bagi penyempurnaan organisasinya adalah dipengaruhi oleh komunikasi.

  Sedangkan menurut Ruslan (2002, 88). “Organisasi sebagai kerangka kerja

  

(frame of work) dari suatu manajemen menunjukkan adanya pembagian tugas,

  wewenang dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan dalam suatu system manajemen modern”.

  Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah proses yang terjadi dalam organisasi, dan di dalam sana proses komunikasi yang terjadi terbagi dalam empat aspek yaitu: komunikasi ke bawah (downward

  

communication ), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi

horizontal (horizontal communication) dan komunikasi lintas saluran.

2.5 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

  Komunikasi dilakukan karena setiap orang membutuhkan komunikasi dalam kehidupannya. Tanpa berkomunikasi seseorang tidak dapat menjalani kehidupannya sebagaimana mestinya. Dapat dibayangkan jika seseorang harus membeli kebutuhan pokok sehari-hari namun tidak dapat berkomunikasi dengan penjualnya. Manusia tidak dapat hanya diam dan berharap segala kebutuhannya datang dengan sendirinya. Maka tidak salah apabila para ahli komunikasi seperti Waltzlawick, Beavin, dan Jackson mengatakan “we cannot not communicate”

  (kita tidak dapat tidak berkomunikasi) Mulyana (2007, 115). Saat kita tidak berkomunikasi maka kita tidak bisa melakukan apa-apa.

  Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi memiliki fungsi yang sangat penting diantaranya fungsi sosial dan fungsi pengambilan keputusan. Fungsi sosial adalah untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memelihara hubungan. Fungsi pengambilan keputusan adalah untuk memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat tertentu, contohnya apakah kita akan memutuskan untuk pergi bekerja atau tidak.

  Komunikasi penting dalam setiap hal, begitu pula dalam sebuah organisasi. Komunikasi dibutuhkan setiap anggota organisasi untuk menjalankan dan menyelesaikan pekerjaan, tugas dan tanggung jawabnya. Para anggota organisasi juga yang meneguhkan pentingnya fungsi komunikasi dalam organisasi. Melalui proses interaksi para anggota organisasi memeriksa eksistensi kepercayaan, dukungan, keterbukaan, penyuluhan, perhatian dan keterusterangan.

  Pace dan Faules (2005, 154). Dengan demikian, maka pengaruh komunikasi dapat bermacam-macam juga berubah-ubah menurut cara pengaruh komunikasi ini ditentutukan dan diteguhkan melalui interaksi di antara angggota organisasi.

  Sedangkan Siagian ( 2003, 91) “Dalam kehidupan organisasional terdapat empat jenis fungsi komunikasi yaitu : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan”.

  Sehubungan dengan pendapat di atas Koontz(1990, 169), mengemukakan fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai berikut:

  1. Pentingnya komunikasi Pentingnya komunikasi dalam upaya yang terorganisasi di akui banyak penulis, misalnya memandang komunikasi sebagai sarana penghubung antar orang di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini masih fungsi dasar komunikasi. Sesungguhnya tanpa komunikasi tidak mungkin adalah aktivitas kelompok karna tanpa hal itu koordinasi dan perubahan tidak dapat di lakukan dengan baik.

  2. Tujuan komunikasi Dalam arti yang luas, tujuan komunikasi dalam suatu organisasi adalah untuk mengadakan perubahan, untuk mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahterahan organisasi.

  3. Tanggung jawab dalam komunikasi Pada umumnya adalah benar bahwa para manajer menciptakan iklim organisasi dan mempengaruhi sikap anggota ornganisasi. Mereka melakukan hal itu melalui komunikasi yang di awali oleh pemimpim teras.meskipun para pemimpin organisasi mempunyai tanggung jawab utama untu menata nada yang tepat bagi komunikasi yang efektif, setiap orang dalam organisasi juga memikul tanggung jawab tersebut.

  Selanjutnya Kartono ( 2010, 135) mengemukakan, organisasi komunikasi juga dapat berfungsi:

  1. Menghubungkan semua unsur yang melakukan relasi pada semua lapisan, sehingga menimbulkan rasa kesetiakawanan, dan loyalitas antarsesama.

  2. Semua jajaran pimpinan dapat langsung mengetahui keadaan bidang- bidang yang dibawahi, sehingga berlangsung pengendalian operasional yang efisien.

  3. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua anggota, dan melibatkan mereka pada kepentingan organisasi. Muncullah kemudian rasa keterlibatan atau sense of envolvement dan rasa ikut memiliki (melu

  handarbeni) , serta sense of belonging atau rasa “menjadi bagian” dari suatu kelompok.

  4. Memunculkan saling pengertian dan saling menghargai tugas masing- masing, sehingga meningkatkan rasa kesatuan dan pemantapan esprit

  de corps (semangat korps).

  Fungsi lain dari komunikasi dalam organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar jalannya proses pengambilan keputusan. Fungsi terakhir komunikasi dalam organisasi adalah selaku pengendali perilaku anggota organisasi, karena dalam suatu organisasi para anggotanya diharapkan taat kepada petunjuk, peraturan dan norma-norma yang berlaku bagi anggota organisasi yang bersangkutan.

  Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa fungsi komunikasi dalam organisasi organisasi adalah sebagai wahana penyampaian informasi yang diperlukan oleh berbagai pihak untuk memperlancar jalannya proses pengambilan keputusan

2.6 Arus Informasi Dalam Organisasi Dalam organisasi yang efektif komunikasi mengalir ke berbagai arah.

  Wayne dan Faules (2005, 184), mengemukakan bahwa dalam organisasi, terdapat empat jenis arus informasi dalam organisasi, yaitu: komunikasi ke bawah

  

(downward communication) , komunikasi ke atas (upward communication),

  komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi lintas saluran.

  Substansi 1.aktivitas komunikasi, antara lain : 2. komunikasi berisikan: TOP -kebijakan umum − Penyampaian informasi

• Instruksi Penugasan − Pelaksanaan
• Keputusan pimpinan − Penyamp
• Motivasi -Perubahan − Pelasksanaan MIDDLE - Pembinaan -Pengendalian − Penyampaian − Pelasksanaan − Melakukan tugas
• Pembinaan -Pengawasan

  KARYAWAN/BAWAHAN

• Pengendalian

SISTEM MANAJEMEN DAN METODE

  Gambar 1: Pola strategi komunikasi dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam suatu organisasi (Ruslan, 2002, 88).

1. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

  Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Menurut Lewis yang disitir oleh Muhammad(2005, 108) : komunikasi kebawah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.

  Sedangkan Katz dan Kahn yang disitir oleh Muhammad (2005, 185) menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: 1.

  Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan

  2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3.

  Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

  Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe, yaitu:

  1. Instruksi tugas Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilukakan mereka dan bagiamana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks,dimana karyawan diharapkan menggunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya.

  2. Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.

  3. Ideologi Pesan megnenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.

  4. Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.

  5. Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji tetapi dapat juga berupa kritikan atau peringatan terhadap pegawai.

  Sehubungan dengan hal di atas Pace dan Faules mengemukakn (2001, 182) mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa: 1.

  Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari organisasinya

  2. Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan keputusan.

  3. Sumber-sumber informasi yang terbaik adalah orang yang terdekat dengan karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.

4. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya.

  Pendapat lain dikemukakan oleh Arni , (2009, 110) Persoalan komunikasi yang sering muncul pada tingkatan ini adalah “persoalan relevansi dan ketetapan isi pesan dan informasi dimana pesan dan informasi tersebut telah mengalami distorsi, gangguan, penyaringan (filtering) ataupun arti pesan yang telah dilebih- lebihkan (exaggeration), serta waktu (timing) penyampaian yang tidak tepat”.

  2. Komunikasi ke Atas (Upward Communication) Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi ke semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.

  Tujuan dari komunikasi keatas adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada tingkatan ini merupakan sarana atau mekanisme umpan balik (feedback) dari bawahan kepada atasan.

  Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting karena beberapa alasan, Face dan Faulus (2006, 190), menyatakan : a.

  Aliran informasi ke atas member informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

  b.

  Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

  c.

  Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya.

  d.

  Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi.

  e.

  Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

  f.

  Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.

  Hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada atasannya seperti yang di uraikan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak kesulitan untuk mendapatkan informasi tersebut. Sharma yang disitir oleh Muhammad, (2005, 118) menyatakan bahwa kesulitan tersebutkemungkinan disebabkan oleh beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut: a.

  Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya. Hasil studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya.

  b.

  Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah mereka. Pimpinan dapat saja tidak berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik menurut pandangan atasan yang lebih tinggi.

  c.

  Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan untuk memelihara keterbukaan komunikasi ke atas.

  d.

  Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau karyawan susah untuk menemuinya. Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan penghalang yang kuat untuk menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat atau informasi oleh bawahan kepada atasan.

  3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication) Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, menyelesaikan konflik, dan saling memberikan informasi.

  Menurut Face dan Faules (2006, 190) Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut: a.

  Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. b.

  Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas, ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang.

  Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.

  c.

  Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari karyawan.

  d.

  Menyelesaikan konflik di antar anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan baigian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan social dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim organisasi yang baik.

  e.

  Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.

  f.

  Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa social dan emosional karyawan.

  Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Akan tetapi bagian-bagian itu sendiri mungkin menghalangi komunikasi horizontal. Organisasi yang agak lebih otoriter mengontrol dengan ketat komunikasi horizontal ini. Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa. Dengan meningkatkan keterbatasan komunikasi horizontal bawahan menjadi tergantung kepada informasi yang disampaikan secara vertikal. Pemerintahan yang otoriter adalah contoh yang ekstrem yang mengontrol komunikasi horizontal.

  4. Komunikasi lintas saluran Komunikasi lintas saluran terjadi bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat informal atau pribadi. Face dan Faules (2006, 197) menyatakan bahwa:

  Informasi ini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan.

  Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau kabar angin, dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Walaupun grapevine membawa informasi yang informal, tetapi ada manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan kepada pimpinan mengenai sentiment karyawan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan.

  Berikut adalah gambar saluran komunikasi dalam organisasi : Gambar 2: Saluran-saluran komunikasi dalam organisasi, Handoko (2002, 281).

  Dari uraian di atas dapat diketahui ada empat komunikasi yaitu komunikasi ke bawah (downward communication), komunikasi ke atas (upward

  

communication) , komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi

horizontal (horizontal communication), dan komunikasi lintas saluran.

2.7 Iklim Komunikasi Organisasi

  Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi mempercayai dan memberikan kebebasan dalam mengambil resiko, mendorong dan memberi tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas dan menyediakan informasi yang terbuka tentang organisasi, mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh informasi yang dapat dipercayai dari anggota organisasi, dan secara aktif memberi penyuluhan kepada para anggota organisasi.

  Denis yang disitir oleh Muhammad, (2005, 86) mengemukakan iklim komunikasi organisasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objektif mengenai lingkungan internal organisasi, yang mencakup persepsi anggota organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi di dalam organisasi.

  Dalam bukunya Pace dan Faules (2001, 154) mengatakan bahwa iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko.

  Yang menjadi pokok persoalan dari iklim komunikasi adalah: 1.

  Persepsi mengenai sumber komunikasi dari hubungannya dalam organisasi yang meliputi rasa puas, pentingnya sumber-sumber itu percaya dan terbuka.

  2. Persepsi mengenai tersedianya informasi bagi anggota organisasi yang meliputi jumlah informasi yang diterima cocok atau tidak. Informasi itu berguna atau tidak dan apakah balikan informasi dikirimkan kepada sumber yang tepat.

  3. Persepsi mengenaik organisasi itu sendiri yang meliputi keterlibatan anggota organisasi dalam pembuatan keputusan, tujuan yang dipahami, penghargaan serta system yang terbuka.

  Sehubungan dengan hal- hal di atas pece dan faules menyatakan bahwa: “unsur-unsur dasar organisasi (anggota, pekerjaan, praktik-praktik yang berhubungan dengan pengelolaan, struktur dan pedoman). Dipahami secara selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang ditunjukkan apakah yang dimaksud oleh setiap pegawai/karyawan..

  Sedangkan Pace dan Faules (2002, 153), mengemukakan: Unsur dasar tersebut dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bagi kebaikan anggota organisasi. Misalnya, informasi yang cukup merupakan sebuah indikasi untuk para anggota organisasi mengenai seberapa baik unsure-unsur dasar organisasi itu berfungsi bersama-sama untuk menyediakan informasi bagi mereka.

  Persepsi atas kondisi-kondisi kerja, penyediaan, upah kenaikan pangkat, hubungan dengan rekan-rekan, hukum-hukum dan peraturan organisasi, praktik- praktik pengambilan keputusan, sumber daya yang tersedia dan cara-cara memotivasi kerja anggota organisasi semuanya membentuk suatu badan informasi yang membangun iklim komunikasi organisasi.

  Unsur-unsur dalam organisasi tidak secara langsung menciptakan iklim komunikasi organisasi, tetapi pengaruhnya terhadap iklim komunikasi organisasi tergantung pada persepsi anggota organisasi mengenai nilai dan hukum dan peraturan tersebut. Jadi dengan kata lain unsur-unsur yang terdapat di dalam organisasi tidak secara otomatis menciptakan iklim komunikasi organisasi tetapi tergantung kepada persepsi anggota-anggota organisasi mengenai unsure-unsur organisasi tersebut.

  Dari uraian di atas dapat diketahui iklim komunikasi organisasi memiliki unsur-unsur dasar organisasi (anggota, pekerjaan, praktik-praktik yang berhubungan dengan pengelolaan, struktur dan pedoman). Dipahami secara selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang ditunjukkan apakah yang dimaksud oleh setiap pegawai/karyawan.

2.8 Hambatan Dalam Komunikasi

  Mengingat pentingnya dan melekatnya komunikasi dalam organisasi, vital bagi manajer untuk memahami bagaimana cara mengelola proses komunikasi.

  Manajer harus memahami cara memaksimumkan manfaat potensi dari komunikasi dan meminimalkan masalah-masalah potensinya. Menurut Koontz (1990, 181), “Hambatan dalam komunikasi adalah salah satu masalah penting yang mereka hadapi, tetapi masalah-masalah komunikasi sering merupakan gejala masalah yang berakar lebih dalam”.

  Selanjutnya Koontz ( 1990, 182) mengemukakan bahwa hambatan- hambatan dalam komunikasi yaitu :

1. Kurangnya perencanaan dalam berkomunikasi 2.

  Asumsi yang tidak jelas 3. Distorsi semantik 4. Pesan yang diungkapkan secara tidak baik 5. Hilang pada saat penyampaian dan pengungkapan yang tidak baik 6. Kurang menyimak dan evaluasi terlalu dini 7. Komunikasi impersonal 8. Ketidakpercayaan, ancaman, dan rasa takut 9. Tidak memadainya waktu untuk menyusuaikan pada perubahan Sedangkan menurut Griffin (2004, 118), hambatan-hambatan komunikasi adalah :

1. Hambatan-hambatan individual

  Hambatan individual dapat menggangu efektivitas komunikasi, salah satunya adalah sinyal yang saling bertentangan atau tidak konsisten. Kendali lain kurangnya krebidilitas. Persalan kredibilitas muncul saat pengirim pesan tidak di pandang sbagai sumber informasi yang bisa dipercaya.

2. Hambatan-hambatan organisasional

  Penghambat- penghambat efektivitas komunikasi yang lain berhubungan dengan konteks organisasional dimana komunikasi terjadi. Masalah semantik muncul karena kata- kata memiliki makna berbeda untuk orang berbeda. Masalah komunikasi juga bisa muncul saat dua belah pihak yang berbeda status atau kekuasaan mencoba untuk berkomunikasi satu sama lain.

  Sehubungan dengan pendapat di atas, berikut adalah gambar hambatan- hambatan yang mempengaruhi komunikasi : Gambar 3 :hambatan-hambatan yang mempengaruhi komunikasi, Handoko (2002,

  286) Dari Uraian di atas dapat di ketahui hambatan-hambatan dalam komunikasi adalah kurangnya perencanaan berkomunikasi, asumsi yang tidak jelas, distorsi semantik,pesan ang diungkapkan secara tidak baik, hilang pada saat penyampaian dan pengungkapan yang tidak baik,kurang menyimak dan evaluasi terlalu dini,kumunikasi impersonal, ketidakpercayaan ,ancaman, rasa takut, dan tidak memadainya waktu untuk menyesuaikan pada perubahan.