Analisis Pengelolaan Arsip di Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga.
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh :
DESSY TRI NURIDAYATI
(k7412047)
FAKULTAS KEPENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
TAHUN 2016
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Program Studi
: Pendidikan Administrasi Perkantoran
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP
DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KOTA SURAKARTA” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Selain
itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan
dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil jiplakan,
saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta,
Agustus 2016
Yang membuat pernyataan
Dessy Tri Nurhidayati
ii
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
Oleh :
DESSY TRI NURIDAYATI
(k7412047)
Skripsi
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana
Pendidikan pada Program Studi
Pendidikan Administrasi Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
AGUSTUS 2016
iii
PERSETUJUAN
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Judul skripsi :
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KOTA SURAKARTA
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
September 2016
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I,
Pembimbing II,
Dr. Tri Murwaningsih, M.Si
Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
NIP. 19661202 199203 2 002
NIP 195105101976031003
iv
PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Judul Skripsi : ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS
PENDIDIKAN
PEMUDA
DAN
OLAHRAGA
KOTA
SURAKARTA
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari Rabu,
tanggal
Agustus
2016 dengan hasil LULUS dan revisi maksimal
bulan. Skripsi telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.
Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:
Nama Penguji
Tanda Tangan
Ketua
: Dr. Hery Sawiji, M.Pd.
Sekretaris
: Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd
Anggota I
: Dr. Tri Murwaningsih, M.Si
Anggota II
: Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
Tanggal
Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
pada:
Hari
: …………………..........
Tanggal
: ……………………......
Mengesahkan
Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Kepala Program Studi
Universitas Sebelas Maret,
Pendidikan Administrasi Perkantoran,
Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd
Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
NIP 196101241987021001
NIP 195105101976031003
v
ABSTRAK
Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI
SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA
SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta, Agustus 2016.
Penelitian ini bertujuan mendiskripsikan: (1) pengelolaan arsip di Sekretariat
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta, (2) hambatan dan upaya
yang dilakukan dalam pelaksanaan pengelolaan.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus.
Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball
sampling. Subjek penelitian ini adalah pegawai sub bagian dari Sekretariat, yang
bekerja di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta. Teknik
pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, dokumentasi, dan observasi.
Uji keabsahan data degan
triangulasi sumber dan metode. Analisis data
menggunakan interactive model.
Hasil penelitian menunjukkan: (1) pengelolaan arsip di sub bagian dari
Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta dimulai dengan
adanya penetapan tugas pokok dan fungsi, serta aktivitas surat masuk, penyimpanan
arsip berada di gudang dan di ruang kerja, pegawai dalam melakukan pengelolaan
arsip belum baik, penyimpanan dan pertanggungjawaban arsip diserahkan kepada
pegawai dengan memanfaatkan fasilitas peralatan penyimpanan yang dimiliki,
sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem tanggal, subjek, dan
wilayah. Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan secara insidental, pemindahan
dilakukan dalam waktu 5-10 tahun, pemusnahan belum terlaksana. (2) Kendala
dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat meliputi: (a) kurang
ketersediaan gudang, (b) kurang pegawai dan tenaga ahli, (c)pengamanan dokumen
yang kurang diperhatikan, (d) tidak adanya pedoman dalam melakukan pengelolaan
dokumen. Sedangkan upaya dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat
dengan cara: (a) Memaksimalkan fungsi fasilitas penyimpanan arsip, (b) Adanya
kerja sama antar pegawai dan siswa magang, (c) Pemanfaatan peralatan
penyimpanan dan back-up data, (d) Kewenangan dan tanggungjawab petugas
terhadap dokumen yang dikelola.
Kata Kunci : pengelolaan arsip, kearsipan, dinas pendidikan.
vi
ABSTRACT
Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS
AT EDUCATION DEPARTMENT OF YOUTH AND SPORTS DIVISION
SECRETARIAT SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Faculty of Teacher Training
and Education Sebelas Maret Universitas, August 2016.
The aim of this research to describe: (1) archives manaemen at Education
Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta, (2) obstacle and
efforts that to done archives management.
This is qualitative research with case studi approach. Sampling techniques used
are purposive and sowball sampling. Research’s subject is divisi Sekretariat’s
employee, who’s work at Education Department Of Youth And Sports. Data
collection’s Techniques is interview, documentation, dan observation. Data Validity
uses triangulation source dan method. Data analysis technique used interactive
model.
The result of data analysis shows that: (1) achives management at Education
Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta starts determination of
duties and functions and also incoming mail activities, place of archives storage in
warehouse and in workspace, employee in managing the archive is not good, storage
and archival responsibilities handed over to employees by utilizing storage facilities
owned equipment, archive storage system that applied is the system date , subject
and region. Care and maintenance is done incidentally archive, displacement is done
within 5-10 years, removal not yet implemented. (2) Obstacle in archives
management at Divisi Sekretariat cover: (a) there is less warehouse, (b) less
employees and experts, (c) Security documents less attention, (d) the absence of
guidance in managing documents. While the efforts in archives management at
Divisi Sekretariat cover: (a) maximizing function facility archival storage, (b) the
cooperation among employees and student interns, (c) utilization of storage
equipment and back- up data, (d) the authority and responsibilities of officers of the
document maintained.
Key word: archives management, archival, education department.
vii
MOTTO
“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah
selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain
dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap”
(Q.S Al-Insyirah:6)
Change is only evidence of live
“Perubahan adalah pertanda kehidupan”
(Evelyn Waugh)
Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa
dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah
(Thomas Alva Edision)
Man jadda wajada, man shabara zhafira, man sara ala darbiwashala
(Peneliti)
viii
PERSEMBAHAN
Seiring rasa syukur kehadirat
kupersembahkan karya ini teruntuk :
Allah
SWT,
Kedua orang tuaku tercinta, Bapak Sumardjo dan Ibu Sri Sutarni yang selalu
memberikan doa yang tiada henti, dukungan, dan kasih sayang yang tulus dan tak
terhingga. Tiada kasih sayang yang seindah dan seabadi kasih sayang Bapak Ibu.
Kakakku Mas Eko, Mbak Andes, Mbak Erlina yang memberikan semangat,
bantuan, kerjasama, dan kasih sayang yang begitu besar.
Ibu Tri dan Pak Andre. Terima kasih atas kesediaan waktu dan kesabaran
Bapak/ Ibu dalam memberikan saya arahan, bimbingan, dan nasihat agar saya bisa
menjadi lebih baik dalam proses pengerjaan karya ini.
Fauzan Rizkianto, Mbak Ncep, Dewi Setiani, terimakasih atas dukungan,
perhatian, semangat, dan bantuan dalam bentuk apapun dengan ikhlas tanpa pamrih.
Terimasaih juga telah mendengarkan keluh kesah dan nasihat selama pengerjaan
karya ilmiah ini.
Geng mbah e (ummi, mbak im, rini) terimakasih atas bantuan dan
semangatnya, selama proses pengerjaan karya ilmiah ini.
Teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran 2012 dan Keluarga
tercintaku KKN UNS 2015 desa Ngeblak, Blora. Terima kasih untuk canda tawa,
kebahagiaan, dan perjuangan yang telah kita lewati bersama dan terima kasih untuk
kenangan manis yang telah mengukir selama ini.
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa peneliti panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas
berkah dan limpahan rahmat-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi
dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA”.
Skripsi ini disusun guna memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana
pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkatoran, Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa
dalam menyelesaikan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan, dan
pengarahan dari berbagai pihak. Maka dari itu, peneliti mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si., Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Dan selaku Pembimbing II, yang memberikan bimbingan dan
pengarahan dalam penyusunan skripsi ini
3. Dr. Tri Murwaningsih, M.Si., selaku Dosen Pembimbing I, yang memberikan
bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
4. Dr. Hery Sawiji, M.Pd., selaku ketua penguji yang telah memberikan masukan
dan arahan dalam kesempurnaan skripsi ini.
5. Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd., selaku sekretaris penguji yang telah memberikan
masukan dan arahan dalam kelengkapan skirpsi ini.
6. Susantiningrum S.Pd., SE. MAB, selaku pembembing akademik yang telah
memberikan bimbingan dan kemudahan selama perkuliahan.
7. Etty Retnowati, SH, M.H., selaku Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
kota Surakarta
yang telah
memberikan ijin penggunaan tempat guna
pengambilan data penelitian.
8. Kurnia Widianto, SE., selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, dan
Pelaporan, yang memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan
penelitian.
x
9. Siswaning Retnojati, S.Pd., selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,
yang memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian
10. Seluruh staf karyawan Sub Bagian dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga kota Surakarta yang memberikan bantuan dan berpartisipasi dalam
pelaksanaan penelitian.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun
demikian, peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan
pengembangan ilmu.
Surakarta, Agustus 2016
Peneliti
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PERNYATAAN ........................................................................ ii
HALAMAN PENGAJUAN ............................................................................ iii
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ iv
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... v
HALAMAN ABSTRAK ................................................................................. vi
HALAMAN ABSTRACT ............................................................................... vii
HALAMAN MOTTO ..................................................................................... viii
HALAMAN PERSEMBAHAN ..................................................................... ix
KATA PENGANTAR .................................................................................... x
DAFTAR ISI ................................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ........................................................................................... xv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xvii
BAB I
PENDAHULUAN ...............................................................................1
A. Latar Belakang Masalah ..............................................................1
B. Rumusan masalah ........................................................................5
C. Tujuan Penelitian .........................................................................5
D. Manfaat Penelitian .......................................................................5
BAB II
KAJIAN TEORI.................................................................................7
A. Kajian Teori .................................................................................7
1. Arsip .......................................................................................7
xii
a. Pengertian arsip dan kearsipan ...........................................7
b. Jenis arsip ...........................................................................10
c. Asas pengorganisasian pengelolaan arsip ..........................11
d. Sistem penataan arisp .........................................................13
e. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ................................17
f. Penemuan kembali arsp .....................................................18
g. Peminjaman arsip ...............................................................19
h. Penyusutan dan pemusnahan arsip .....................................22
i. Peralatan dan Perlengkapan penyimpanan arsip ................24
j. Petugas kearsipan ...............................................................28
k. Lingkungan kerja kearsipan ...............................................30
2. Pengelolaan .............................................................................31
3. Pengelolaan Arsip ...................................................................34
B. Kerangka Berpikir .......................................................................36
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN .......................................................38
A. Tempat Dan Waktu Penelitian.....................................................38
1. Tempat penelitian .................................................................38
2. Waktu penelitian...................................................................39
B. Jenis Penelitian Dan Pendekatan .................................................39
C. Data Dan Sumber Data ................................................................42
D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian .......................................44
E. Teknik Pengumpulan Data ..........................................................45
1. Observasi ..............................................................................45
2. Wawancara ...........................................................................46
3. Studi Dokumentasi ...............................................................47
F. Uji Validitas Data ........................................................................48
G. Teknik Analisa Data ....................................................................50
H. Prosedur Penelitian ......................................................................52
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................54
A. HASIL PENELITIAN .................................................................54
1. Lokasi Penelitian ..................................................................54
2. Deskripsi Data Pengelolaan Arsip ........................................60
xiii
3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip.......................................83
4. Upaya Dalam Pengelolaan Arsip .........................................89
B. PEMBAHASAN..........................................................................94
1. Perencanaan (Planning) Arsip..............................................94
2. Pengorganisasian (Organizing) Arsip ..................................104
3. Penggerakan (Actuating) Arsip ............................................111
4. Pengawasan (Controlling) Arsip ..........................................117
5. Kendala Pengelolaan Arsip ..................................................118
6. Upaya Pengelolaan Arsip .....................................................120
BAB V
SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN ........................................122
A. Simpulan ......................................................................................122
B. Implikasi ......................................................................................123
C. Saran ............................................................................................124
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................126
LAMPIRAN ........................................................................................................129
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Paradigma baru petugas arsip .............................................................29
Tabel 4.1 Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan ...............59
Tabel 4.2 Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pangkat/
Golongan ............................................................................................60
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ..........................................................................8
Gambar 2.1 Contoh Formulir Peminjaman .........................................................19
Gambar 2.3 Kerangka Berpikir Penelitian ..........................................................37
Gambar 3.1 Teknik Triangulasi Data/ Sumber ...................................................49
Gambar 3.2 Teknik Triangulasi Metode .............................................................49
Gambar 3.3 Komponen dalam Analisa Data (Interactive Model)
Oleh Miles dan Huberman ..............................................................50
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Jadwal Pelaksanaan Penelitian Dan Penyusunan Skripsi.................................... 130
Lampiran 2
Pedoman Wawancara .......................................................................................... 131
Lampiran 3
Pedoman Observasi ............................................................................................ 133
Lampiran 4
Pedoman Dokumentasi........................................................................................ 134
Lampiran 5
Field Note Wawancara ........................................................................................ 135
Lampiran 6
Field Note Observasi ........................................................................................... 167
Lampiran 7
Hasil Dokumentasi .............................................................................................. 181
Lampiran 8
Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Surakarta ... 182
Lampiran 9
Tugas Pokok Dan Fungsi Sub Bagian Dari Sekretariat ...................................... 183
Lampiran 10
Lembar Disposisi dan Buku Agenda................................................................... 189
Lampiran 11
Kondisi Ruangan Sub Bagian Dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda
Dan Olahraga Kota Surakarta ............................................................................. 192
Lampiran 12
Surat-surat ........................................................................................................... 193
xvii
xviii
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh :
DESSY TRI NURIDAYATI
(k7412047)
FAKULTAS KEPENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
TAHUN 2016
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Program Studi
: Pendidikan Administrasi Perkantoran
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP
DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KOTA SURAKARTA” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Selain
itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan
dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil jiplakan,
saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta,
Agustus 2016
Yang membuat pernyataan
Dessy Tri Nurhidayati
ii
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
Oleh :
DESSY TRI NURIDAYATI
(k7412047)
Skripsi
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana
Pendidikan pada Program Studi
Pendidikan Administrasi Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
AGUSTUS 2016
iii
PERSETUJUAN
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Judul skripsi :
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT
DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
KOTA SURAKARTA
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
September 2016
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I,
Pembimbing II,
Dr. Tri Murwaningsih, M.Si
Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
NIP. 19661202 199203 2 002
NIP 195105101976031003
iv
PENGESAHAN SKRIPSI
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Judul Skripsi : ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS
PENDIDIKAN
PEMUDA
DAN
OLAHRAGA
KOTA
SURAKARTA
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari Rabu,
tanggal
Agustus
2016 dengan hasil LULUS dan revisi maksimal
bulan. Skripsi telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.
Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:
Nama Penguji
Tanda Tangan
Ketua
: Dr. Hery Sawiji, M.Pd.
Sekretaris
: Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd
Anggota I
: Dr. Tri Murwaningsih, M.Si
Anggota II
: Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
Tanggal
Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
pada:
Hari
: …………………..........
Tanggal
: ……………………......
Mengesahkan
Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Kepala Program Studi
Universitas Sebelas Maret,
Pendidikan Administrasi Perkantoran,
Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd
Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
NIP 196101241987021001
NIP 195105101976031003
v
ABSTRAK
Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI
SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA
SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta, Agustus 2016.
Penelitian ini bertujuan mendiskripsikan: (1) pengelolaan arsip di Sekretariat
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta, (2) hambatan dan upaya
yang dilakukan dalam pelaksanaan pengelolaan.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus.
Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball
sampling. Subjek penelitian ini adalah pegawai sub bagian dari Sekretariat, yang
bekerja di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta. Teknik
pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, dokumentasi, dan observasi.
Uji keabsahan data degan
triangulasi sumber dan metode. Analisis data
menggunakan interactive model.
Hasil penelitian menunjukkan: (1) pengelolaan arsip di sub bagian dari
Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta dimulai dengan
adanya penetapan tugas pokok dan fungsi, serta aktivitas surat masuk, penyimpanan
arsip berada di gudang dan di ruang kerja, pegawai dalam melakukan pengelolaan
arsip belum baik, penyimpanan dan pertanggungjawaban arsip diserahkan kepada
pegawai dengan memanfaatkan fasilitas peralatan penyimpanan yang dimiliki,
sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem tanggal, subjek, dan
wilayah. Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan secara insidental, pemindahan
dilakukan dalam waktu 5-10 tahun, pemusnahan belum terlaksana. (2) Kendala
dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat meliputi: (a) kurang
ketersediaan gudang, (b) kurang pegawai dan tenaga ahli, (c)pengamanan dokumen
yang kurang diperhatikan, (d) tidak adanya pedoman dalam melakukan pengelolaan
dokumen. Sedangkan upaya dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat
dengan cara: (a) Memaksimalkan fungsi fasilitas penyimpanan arsip, (b) Adanya
kerja sama antar pegawai dan siswa magang, (c) Pemanfaatan peralatan
penyimpanan dan back-up data, (d) Kewenangan dan tanggungjawab petugas
terhadap dokumen yang dikelola.
Kata Kunci : pengelolaan arsip, kearsipan, dinas pendidikan.
vi
ABSTRACT
Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS
AT EDUCATION DEPARTMENT OF YOUTH AND SPORTS DIVISION
SECRETARIAT SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Faculty of Teacher Training
and Education Sebelas Maret Universitas, August 2016.
The aim of this research to describe: (1) archives manaemen at Education
Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta, (2) obstacle and
efforts that to done archives management.
This is qualitative research with case studi approach. Sampling techniques used
are purposive and sowball sampling. Research’s subject is divisi Sekretariat’s
employee, who’s work at Education Department Of Youth And Sports. Data
collection’s Techniques is interview, documentation, dan observation. Data Validity
uses triangulation source dan method. Data analysis technique used interactive
model.
The result of data analysis shows that: (1) achives management at Education
Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta starts determination of
duties and functions and also incoming mail activities, place of archives storage in
warehouse and in workspace, employee in managing the archive is not good, storage
and archival responsibilities handed over to employees by utilizing storage facilities
owned equipment, archive storage system that applied is the system date , subject
and region. Care and maintenance is done incidentally archive, displacement is done
within 5-10 years, removal not yet implemented. (2) Obstacle in archives
management at Divisi Sekretariat cover: (a) there is less warehouse, (b) less
employees and experts, (c) Security documents less attention, (d) the absence of
guidance in managing documents. While the efforts in archives management at
Divisi Sekretariat cover: (a) maximizing function facility archival storage, (b) the
cooperation among employees and student interns, (c) utilization of storage
equipment and back- up data, (d) the authority and responsibilities of officers of the
document maintained.
Key word: archives management, archival, education department.
vii
MOTTO
“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah
selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain
dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap”
(Q.S Al-Insyirah:6)
Change is only evidence of live
“Perubahan adalah pertanda kehidupan”
(Evelyn Waugh)
Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa
dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah
(Thomas Alva Edision)
Man jadda wajada, man shabara zhafira, man sara ala darbiwashala
(Peneliti)
viii
PERSEMBAHAN
Seiring rasa syukur kehadirat
kupersembahkan karya ini teruntuk :
Allah
SWT,
Kedua orang tuaku tercinta, Bapak Sumardjo dan Ibu Sri Sutarni yang selalu
memberikan doa yang tiada henti, dukungan, dan kasih sayang yang tulus dan tak
terhingga. Tiada kasih sayang yang seindah dan seabadi kasih sayang Bapak Ibu.
Kakakku Mas Eko, Mbak Andes, Mbak Erlina yang memberikan semangat,
bantuan, kerjasama, dan kasih sayang yang begitu besar.
Ibu Tri dan Pak Andre. Terima kasih atas kesediaan waktu dan kesabaran
Bapak/ Ibu dalam memberikan saya arahan, bimbingan, dan nasihat agar saya bisa
menjadi lebih baik dalam proses pengerjaan karya ini.
Fauzan Rizkianto, Mbak Ncep, Dewi Setiani, terimakasih atas dukungan,
perhatian, semangat, dan bantuan dalam bentuk apapun dengan ikhlas tanpa pamrih.
Terimasaih juga telah mendengarkan keluh kesah dan nasihat selama pengerjaan
karya ilmiah ini.
Geng mbah e (ummi, mbak im, rini) terimakasih atas bantuan dan
semangatnya, selama proses pengerjaan karya ilmiah ini.
Teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran 2012 dan Keluarga
tercintaku KKN UNS 2015 desa Ngeblak, Blora. Terima kasih untuk canda tawa,
kebahagiaan, dan perjuangan yang telah kita lewati bersama dan terima kasih untuk
kenangan manis yang telah mengukir selama ini.
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa peneliti panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas
berkah dan limpahan rahmat-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi
dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS
PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA”.
Skripsi ini disusun guna memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana
pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkatoran, Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa
dalam menyelesaikan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan, dan
pengarahan dari berbagai pihak. Maka dari itu, peneliti mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si., Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Dan selaku Pembimbing II, yang memberikan bimbingan dan
pengarahan dalam penyusunan skripsi ini
3. Dr. Tri Murwaningsih, M.Si., selaku Dosen Pembimbing I, yang memberikan
bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
4. Dr. Hery Sawiji, M.Pd., selaku ketua penguji yang telah memberikan masukan
dan arahan dalam kesempurnaan skripsi ini.
5. Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd., selaku sekretaris penguji yang telah memberikan
masukan dan arahan dalam kelengkapan skirpsi ini.
6. Susantiningrum S.Pd., SE. MAB, selaku pembembing akademik yang telah
memberikan bimbingan dan kemudahan selama perkuliahan.
7. Etty Retnowati, SH, M.H., selaku Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga
kota Surakarta
yang telah
memberikan ijin penggunaan tempat guna
pengambilan data penelitian.
8. Kurnia Widianto, SE., selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, dan
Pelaporan, yang memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan
penelitian.
x
9. Siswaning Retnojati, S.Pd., selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,
yang memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian
10. Seluruh staf karyawan Sub Bagian dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan
Olahraga kota Surakarta yang memberikan bantuan dan berpartisipasi dalam
pelaksanaan penelitian.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun
demikian, peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan
pengembangan ilmu.
Surakarta, Agustus 2016
Peneliti
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PERNYATAAN ........................................................................ ii
HALAMAN PENGAJUAN ............................................................................ iii
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ iv
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... v
HALAMAN ABSTRAK ................................................................................. vi
HALAMAN ABSTRACT ............................................................................... vii
HALAMAN MOTTO ..................................................................................... viii
HALAMAN PERSEMBAHAN ..................................................................... ix
KATA PENGANTAR .................................................................................... x
DAFTAR ISI ................................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ........................................................................................... xv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xvii
BAB I
PENDAHULUAN ...............................................................................1
A. Latar Belakang Masalah ..............................................................1
B. Rumusan masalah ........................................................................5
C. Tujuan Penelitian .........................................................................5
D. Manfaat Penelitian .......................................................................5
BAB II
KAJIAN TEORI.................................................................................7
A. Kajian Teori .................................................................................7
1. Arsip .......................................................................................7
xii
a. Pengertian arsip dan kearsipan ...........................................7
b. Jenis arsip ...........................................................................10
c. Asas pengorganisasian pengelolaan arsip ..........................11
d. Sistem penataan arisp .........................................................13
e. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ................................17
f. Penemuan kembali arsp .....................................................18
g. Peminjaman arsip ...............................................................19
h. Penyusutan dan pemusnahan arsip .....................................22
i. Peralatan dan Perlengkapan penyimpanan arsip ................24
j. Petugas kearsipan ...............................................................28
k. Lingkungan kerja kearsipan ...............................................30
2. Pengelolaan .............................................................................31
3. Pengelolaan Arsip ...................................................................34
B. Kerangka Berpikir .......................................................................36
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN .......................................................38
A. Tempat Dan Waktu Penelitian.....................................................38
1. Tempat penelitian .................................................................38
2. Waktu penelitian...................................................................39
B. Jenis Penelitian Dan Pendekatan .................................................39
C. Data Dan Sumber Data ................................................................42
D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian .......................................44
E. Teknik Pengumpulan Data ..........................................................45
1. Observasi ..............................................................................45
2. Wawancara ...........................................................................46
3. Studi Dokumentasi ...............................................................47
F. Uji Validitas Data ........................................................................48
G. Teknik Analisa Data ....................................................................50
H. Prosedur Penelitian ......................................................................52
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................54
A. HASIL PENELITIAN .................................................................54
1. Lokasi Penelitian ..................................................................54
2. Deskripsi Data Pengelolaan Arsip ........................................60
xiii
3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip.......................................83
4. Upaya Dalam Pengelolaan Arsip .........................................89
B. PEMBAHASAN..........................................................................94
1. Perencanaan (Planning) Arsip..............................................94
2. Pengorganisasian (Organizing) Arsip ..................................104
3. Penggerakan (Actuating) Arsip ............................................111
4. Pengawasan (Controlling) Arsip ..........................................117
5. Kendala Pengelolaan Arsip ..................................................118
6. Upaya Pengelolaan Arsip .....................................................120
BAB V
SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN ........................................122
A. Simpulan ......................................................................................122
B. Implikasi ......................................................................................123
C. Saran ............................................................................................124
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................126
LAMPIRAN ........................................................................................................129
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Paradigma baru petugas arsip .............................................................29
Tabel 4.1 Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan ...............59
Tabel 4.2 Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pangkat/
Golongan ............................................................................................60
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ..........................................................................8
Gambar 2.1 Contoh Formulir Peminjaman .........................................................19
Gambar 2.3 Kerangka Berpikir Penelitian ..........................................................37
Gambar 3.1 Teknik Triangulasi Data/ Sumber ...................................................49
Gambar 3.2 Teknik Triangulasi Metode .............................................................49
Gambar 3.3 Komponen dalam Analisa Data (Interactive Model)
Oleh Miles dan Huberman ..............................................................50
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Jadwal Pelaksanaan Penelitian Dan Penyusunan Skripsi.................................... 130
Lampiran 2
Pedoman Wawancara .......................................................................................... 131
Lampiran 3
Pedoman Observasi ............................................................................................ 133
Lampiran 4
Pedoman Dokumentasi........................................................................................ 134
Lampiran 5
Field Note Wawancara ........................................................................................ 135
Lampiran 6
Field Note Observasi ........................................................................................... 167
Lampiran 7
Hasil Dokumentasi .............................................................................................. 181
Lampiran 8
Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Surakarta ... 182
Lampiran 9
Tugas Pokok Dan Fungsi Sub Bagian Dari Sekretariat ...................................... 183
Lampiran 10
Lembar Disposisi dan Buku Agenda................................................................... 189
Lampiran 11
Kondisi Ruangan Sub Bagian Dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda
Dan Olahraga Kota Surakarta ............................................................................. 192
Lampiran 12
Surat-surat ........................................................................................................... 193
xvii
xviii