Pengelolaan arsip dinamis studi kasus pada sekretariat Majelis Ulama Indonesia : MUI Kota Tangerang Selatan

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Studi Kasus pada Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI)
Kota Tangerang Selatan

Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh:
Rizca Amelia Akbar
NIM :1111025100017

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1436 H / 2015 M

ABSTRAK
Rizca Amelia Akbar (NIM: 1111025100017). Pengelolaan Arsip Dinamis: Studi
Kasus pada Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang
Selatan. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta. 2015.
Tujuan dari penelitian ini adalah: untuk mengetahui pengelolaan dan
perlengkapan arsip dinamis serta kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis pada
Sekretariat MUI Kota Tangerang Selatan. Jenis penelitian ini adalah deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data
adalah: observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data
meliputi: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian
mengungkapkan bahwa: pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat MUI Kota
Tangsel belum sepenuhnya baik karena ada beberapa kendala dalam pengelolaan
arsip dinamis dan ada beberapa aspek pengelolaan arsip dinamis yang belum
dilakukan secara sistematis. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat MUI Kota Tangsel belum sepenuhnya
baik, khususnya aspek penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan.
Namun demikian, dari sisi penciptaan dan penerimaan arsip dinamis, telah
berjalan dengan baik. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan Sekretariat
MUI Kota Tangsel kondisinya cukup baik dan masih layak untuk digunakan.
Namun, ada beberapa perlengkapan arsip dinamis yang perlu ditambah dan
digunakan secara maksimal. Sedangkan, kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis, terdiri dari: anggaran, fasilitas penunjang, sistem

pengamanan, dan sumber daya manusia (SDM) kearsipan.

Kata Kunci: pengelolaan arsip dinamis, arsip dinamis, sekretariat.

i

ABSTRACT
Rizca Amelia Akbar (NIM: 1111025100017). Records Management: Case Study
at Secretariat of MUI South Tangerang City. Supervised by Mukmin
Suprayogi, M.Si. Departmen of Library and Information Science Faculty of
Adab and Humanities Islamic State University Syarif Hidayatullah Jakarta.
2015.
The aims of this research are to know management of records, records equipment
and its constraints at Secretariat of MUI South Tangerang City. Type of this
research is descriptive by using qualitative approach. The data was collected by
observation, interview and documentation. While, the data analysis techniques are
data reduction, data presentation and conclusion. The result of research revealed
that management of records at Secretariat MUI Tangsel was good because there
are some problems and unsystematic. The conclusion of this research are the
management of the Secretariat records MUI Tangsel is not good, especially the

aspect of storage, maintenance, depreciation and destruction. However, creation
and reception aspect of records, has been going well. The records equipment at
Secretariat of MUI Tangsel is good condition and still feasible to be used.
However, some records equipment should be added and used maximally.
Whereas, constraints of records management are budget, supporting facilities,
security systems, and human resources (HR) archives.
Keywords: records management, record, secretariat.

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil „Alamiin, segala puji bagi Allah SWT, maha sumber
ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam tidak lupa penulis curahkan kepada
junjungan Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya.
Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi,
antara lain:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora.
2. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum, selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora periode 2014-2015.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi dan sekaligus dosen penguji II yang telah berkenan untuk
memberikan bimbingan dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam
membantu penyelesaian skripsi ini.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan
dan Informasi dan sekaligus dosen pembimbing yang telah berkenan untuk
memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan
waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.

iii

5. Bapak Hendro Wicaksono, M.Hum selaku dosen penguji I yang telah
memberikan saran yang bermanfaat dan meluangkan pikiran, tenaga dan
waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
6. Bapak Parhan Hidayat, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyususnan skripsi ini.
7. Seluruh jajaran Wakil Dekan dan para pegawai FAH UIN Jakarta.

8. Bapak K.H Saidih, S.Ag, selaku Ketua Umum MUI Kota Tangerang Selatan
yang telah

mengizinkan penelitan, memberikan arahan dan meluangkan

waktunya dalam penyusunan skripsi ini.
9. Bapak Drs. Abdul Rojak, MA, selaku Sekretaris Umum MUI Kota Tangerang
Selatan yang telah memberikan arahan dan meluangkan waktunya dalam
penyusunan skripsi ini.
10. Bapak El-Makriel, S.H dan kak Zaenal Mutaqien SHI, selaku staf Sekretariat
MUI Kota Tangerang Selatan yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan
waktu dalam membantu penyusunan skripsi ini.
11. Segenap pengurus MUI Kota Tangerang Selatan.
12. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah
memberikan banyak ilmu pengetahuan yang tak terhingga. Semoga ilmu yang
telah diberikan dapat bermanfaat. Aamiin YRA.
13. Kedua orangtua, Drs. Abdul Muthalib dan Masnah, S.Pd.I. Terima kasih ayah
dan mamah telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan
materil serta melimpahkan kasih saying kepada penulis.
14. Kakak dan adik-adikku tersayang, Ahmad Maulana, Furqon Ali Akbar, Atia

Akbar dan Sayyid Syawaludin Husein.

iv

15. Sahabatku, Dewi Riani, Maulidya Istiqfani dan Tiara Puspita Ayu. Terima
kasih telah memberikan saran dan mengingatkan ketika ada perilaku yang
salah.
16. Teman-teman BPH HMJ Ilmu Perpustakaan, Eko Raharjo, Gita Rizki Hastari,
Muthia Fariza, Imroatus Solihah dan Al-Maliky serta segenap pengurus HMJ
Ilmu Perpustakaan periode 2013-2014.
17. Teman-teman seperjuangan

Ilmu Perpustakaan dan Informasi 2011,

khususnya IPI A 2011. Semoga kita semua dapat menjadi orang-orang yang
bermanfaat bagi diri sendiri orang lain. Aamiin YRA.
18. Sahabat/i Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia (PMII) Komisariat Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa skripsi ini masih
butuh penyempurnaan di beberapa bagian, baik dari segi isi maupun susunannya.

Oleh karena itu, segala saran dan kritik akan penulis terima untuk
menyempurnakan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan
semuanya dengan rahmat dan ridhanya serta semoga skripsi ini dapat bermanfaat
bagi peneliti dan pembaca. Aamiin YRA.

Jakarta,

Maret 2015

Penulis

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................. i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix

BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .......................................................................... 1
B. Pembatasan danPerumusan Masalah..........................................6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ..................................................7
D. Definisi Istilah ............................................................................8
E. Sistematika Penulisan ................................................................8

BAB II

TINJAUAN LITERATUR
A. Sekretariat
1. Definisi Sekretariat.............................................................10
2. Fungsi Sekretariat...............................................................11
B. Arsip Dinamis
1. Definisi Arsip Dinamis ......................................................12

2. Jenis Arsip Dinamis .......................................................... 14
3. Perlengkapan Arsip Dinamis..............................................18
4. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................20
1. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis ............................20
2. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis ..............................22
a. Penciptaan dan Penerimaan....................................22
b. Penyimpanan ..........................................................23
c. Pemeliharaan ..........................................................32
d. Penyusutan dan Pemusnahan .................................35

vi

C. Penelitian Terdahulu ............................................................... 37
BAB III

METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian...............................................40
B. Sumber Data ............................................................................40
C. Indikator Penilaian ...................................................................41
D. Informan ...................................................................................45

E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................46
F. Teknik Analisis Data ...............................................................47
G. Jadwal Penelitian......................................................................48

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil MUI Kota Tangerang Selatan
1. Sejarah ................................................................................50
2. Visi dan Misi ......................................................................51
3. Tujuan ................................................................................51
4. Personalia Pengurus ...........................................................52
5. Strukrur Organisasi ............................................................53
6. Koleksi Arsip Dinamis .......................................................56
7. Sarana Fisik ........................................................................57
8. Peran dan Fungsi ................................................................57
9. Sifat dan Orientasi Program. ..............................................59
10. Jaringan Kerjasama ............................................................59
11. Waktu Kerja .......................................................................61
12. Letak Geografis ..................................................................61

B. Hasil Penelitian
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan ..............................................................62
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan ..............................................................73
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis pada Sekretariat MUI
Kota Tangerang Selatan .....................................................74

vii

C. Pembahasan ..............................................................................77
BAB V

PENUTUP
A. Kesimpulan ..............................................................................93
B. Saran .........................................................................................94

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. .........95
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1

Jadwal Retensi Arsip ..................................................................... 31

Tabel 2

Indikator Penilaian .........................................................................41

Tabel 3

Jadwal Penelitian............................................................................48

Tabel 4

Sarana Fisik MUI Kota Tangerang Selatan ...................................57

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1

Frekuensi Pengunaan Arsip Dinamis .............................................16

Gambar 2

Sistem Penyimpanan Berdasarkan Subjek .................................... 27

x

1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Arsip adalah rekaman informasi yang sangat penting bagi
keberlangsungan suatu organisasi. Menurut International Council Of
Archives (ICA), arsip adalah informasi terekam yang dibuat atau diterima
dalam rangka perencanaan, pengendalian pelaksanaan, penyelesaian
kegiatan kelembagaan atau perseorangan dan terdiri atas isi, konteks, dan
struktur yang memadai untuk bisa menjadi bukti dari suatu kegiatan.1
Pengertian arsip dalam Ensiklopedia Nasional Indonesia adalah
kumpulan dokumen, misalnya surat-surat, yang biasanya memiliki nilai
sejarah, disusun secara sistematis sehingga berhubungan satu dengan yang
lain dan disimpan untuk digunakan sewaktu-waktu.2 Arsip merupakan
kumpulan dari surat menyurat yang terjadi karena adanya pekerjaan, aksi
transaksi, tindak lanjut dokumen yang disimpan agar setiap waktu
dibutuhkan dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.3
Arsip yang dikelola pada suatu organisasi adalah arsip yang masih
digunakan secara langsung oleh organisasi. Adapun arsip yang dimaksud
adalah arsip dinamis. Karena pengaruh Belanda yang masih kuat di Arsip
Nasional, istilah records diterjemahkan menjadi arsip dinamis dan untuk

Susiasih Damalita, “Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi,” artikel
diakses pada 22 November 2014 dari http://library.um.ac.id
2
B. Setiawan, Ensiklopedia Nasional Indonesia (Jakarta: Delta Pamungkas, 2004)
3
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 7-8.
1

2

selanjutnya, istilah records dapat diterjemahkan menjadi rekod.4 Rekod
memiiki ciri-ciri, yaitu: aktual, berlaku secara langsung, dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, senantiasa masih berubah
nilai dan artinya menurut fungsinya dan bersitat tertutup.5 Rekod adalah
arsip yang masih digunakan oleh organisasi dalam berbagai keperluan,
seperti perencanaan, pengambilan kebijakan dan pengawasan oleh
instansi/lembaga.6 Rekod dalam suatu organisasi dapat berupa surat-surat,
foto, atau rekaman video yang berfungsi sebagai alat bukti dan
akuntabilitas kinerja dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi. Rekod
adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang
dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi
kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.7
Adapun yang termasuk ke dalam arsip dinamis adalah arsip vital, arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.8
Sesuai dengan namanya “arsip dinamis”, yaitu arsip yang akan
terus mengalami “dinamika”. Seiring dengan perkembangan organisasi,
maka arsip-arsip tersebut akan mengalami perkembangan juga. Dalam
mengatasi perkembangan arsip dinamis, sebaiknya organisasi melakukan
pengelolaan arsip dinamis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi: penciptaan

Suprayitno, “Strategi Penerjemahan Istilah Kearsipan Dari Bahasa Inggris Ke Dalam Bahasa
Indonesia Terhadap Kamus Istilah Kearsipan Karangan Sulistyo Basuki,” Khazanah VII, no. 2
(Juli 2014): h. 4.
5
Jonner Hasugian, “Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 5 Desember 2014 dari
http//usu.ac.id
6
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 45.
7
Hamdani Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor
Perpustakaan, Arsip, Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan V. 1 no. 1 (September 2012): h. 410.
8
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
4

3

arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.9 Sedangkan,
dalam ISO 15489-2, ada 8 proses pengelolaan arsip dinamis yang
meliputi: capture (this includes both records created and received by the
organization),

registration,

classification,

access

and

security

classification, identification of disposition status, storage, use and
tracking, and implementation of disposition.10
Seiring dengan perkembangan arsip dinamis pada suatu organisasi,
maka arsip dinamis akan memiliki nilai guna primer dan nilai guna
sekunder. Nilai guna primer arsip dinamis, meliputi: nilai guna hukum,
fiskal, administratif dan keilmuan. Sedangkan nilai guna sekunder arsip
dinamis, meliputi: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasi yang
berguna untuk referensi penelitian dan sejarah. Di Indonesia,
banyak

masih

organisasi yang belum melakukan pengelolaan arsip dinamis

secara baik dan benar karena adanya beberapa kendala yang dihadapi
dalam proses pengelolaan. Keterbatasan dana, sumber daya manusia,
manajemen yang belum baik, perlengkapan dan tempat sering menjadi
kendala dalam pengelolaan arsip dinamis. Sebagai contoh, dalam
kehidupan sehari-hari, sering kita temukan beberapa arsip dinamis yang
dibuang begitu saja karena kurangnya pengetahuan tentang pengelolaan
arsip dinamis. Padahal, untuk melakukan penyusutan arsip dinamis, harus

9

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
National Standards Authority of Ireland Glasnevin, ISO/TR 15489-2: Information and
documentation- Records management- Part 2: Guidelines (Ireland: NSAI, 2004), h. 13-14.
10

4

mempertimbangkan jadwal retensi arsip, biaya, waktu, perencanaan, dan
faktor lainnya.11
Selain itu, ada beberapa kendala lain dalam pengelolaan arsip
dinamis, yaitu: 1). Penemuan kembali arsip yang lama akibat sistem
penyimpanan

yang

kurang

sistematis,

sistem

pemeliharaan

dan

pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian
arsip oleh pimpinan atau oleh unit lain dalam organisasi yang tidak
dikembalikan kembali ke unit pencipta arsip; 2). Bertambahnya arsip
dinamis tanpa disertai dengan penyusutan dan pemusnahan; 3). Pegawai
kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari
pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan; 4). Peralatan kearsipan yang
tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern
karena kurangnya dana yang tersedia.12 Ketika suatu organisasi memiliki
arsip yang begitu banyak, maka organisasi tersebut sebaiknya melakukan
pengelolaan

arsip.

Arsip

pada

organisasi

dapat

dikelola

untuk

memudahkan temu kembali informasi dan menjadi referensi ketika akan
melaksanankan perencanaan dan pengambilan kebijakan.
Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang Selatan sebagai
organisasi perkumpulan ulama tingkat kota, tentu saja memiliki berbagai
macam tugas, misalnya mengeluarkan fatwa halal atau haram dengan
memberikan

surat

keterangan

kepada

lembaga

terkait.

Dalam

melaksanakan suatu kegiatan, organisasi tersebut dapat melakukan
kegiatan surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan surat-menyurat ini
11

Azad Adam, Implementing Electronic Document And Record Management Systems (USA:
Auerbach Publications, 2007), h. 117.
12
Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 29.

5

dapat berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis. Pada pengertian lain
tentang arsip, dinyatakan bahwa arsip adalah kumpulan dari kegiatan surat
menyurat yang terjadi karena adanya transaksi kegiatan, dokumenter yang
disimpan, sehingga pada saat dibutuhkan dapat menjadi bahan bukti untuk
melakukan tindakan selanjutnya.13 Unit pencipta yang bertugas untuk
mengelola arsip dinamis pada penelitian ini adalah Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan yang terletak di Jalan Siliwangi Nomor 2, Kota
Tangerang Selatan. Berdasarkan observasi, Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan arsip
dinamis. Kendala yang dihadapi meliputi dana, fasilitas, sistem
pengamanan, dan sumber daya manusia (SDM).
Kendala pertama, yaitu dana. Adapun dana yang diperoleh MUI
Kota Tangerang Selatan diperoleh 2 (dua) tahun sekali dan konsepnya
adalah dana hibah yang diperoleh dari Pemerintah Kota Tangerang
Selatan. Kendala kedua, yaitu fasilitas penunjang pengelolaan arsip
dinamis. Berdasarkan observasi, ruang sekretariat masih bergabung
dengan ruang penyimpanan arsip dan kodisinya lembab. Kendala ketiga,
yaitu sistem pengamanan arsip dinamis. Berdasarkan pengamatan penulis,
locker penyimpanan arsip dinamis masih sederhana. Kendala keempat,
kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang memahami tentang
kearsipan.
Seiring dengan permasalahan yang terjadi di Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan dan beberapa penelitian juga membuktikan bahwa
Mashur, “tujuan, tugas-pokok dan masalah-pengelolaan arsip,” artikel diakses pada 08
November 2014 dari http://www.pdii.lipi.go.id/
13

6

pengelolaan arsip dinamis sangat penting, maka melalui sejumlah
pertimbangan, penulis tertarik untuk meneliti dan mengkaji lebih lanjut
mengenai pengelolaan arsip dinamis, yang kemudian dituangkan ke dalam
skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis: Studi Kasus pada
Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang Selatan.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Mengingat pentingnya arsip dinamis pada suatu organisasi maka
penulis membatasi masalah pada:
a. Pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat MUI Kota Tangerang
Selatan yang meliputi: penciptaan dan penerimaan, penyimpanan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan.
b. Perlengkapan arsip dinamis.
c. Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat MUI
Kota Tangerang Selatan.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka penulis
merumuskan masalah penelitian sebagai berikut :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan?
b. Perlengkapan arsip dinamis apa saja yang digunakan oleh
Sekretariat MUI Kota Tangerang Selatan?

7

c. Kendala apa saja yang dihadapi oleh Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan dalam pengelolaan arsip dinamis?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan
perumusan permasalahan, maka tujuan penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat MUI
Kota Tangerang Selatan.
b. Untuk mengetahui perlengkapan arsip dinamis yang digunakan oleh
Sekretariat MUI Kota Tangerang Selatan.
c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan dalam pengelolaan arsip dinamis.
Manfaat yang diperoleh dalam penelitian ini adalah :
1. Secara praktis, diharapkan hasil penelitian ini dapat menjadi acuan dan
memberikan kontribusi yang berguna bagi Sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan dalam mengelola arsip dinamis.
2. Secara teoritis, diharapkan hasil penelitian ini dapat mengembangkan
kajian keilmuan di bidang kearsipan, menjadi rujukan dan bahan
evaluasi bagi siapapun yang ingin meneliti atau mengetahui lebih
lanjut tentang ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis.
3. Penulisan skripsi ini diharapkan dapat memberikan motivasi bagi
penulis untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan seputar
pengelolaan arsip dinamis, sehingga ketika penulis telah memasuki
dunia kerja, penulis dapat berkontribusi untuk mengelola arsip dinamis

8

sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan teori yang telah
penulis uraikan pada skripsi ini.

D. Definisi Istilah
Pengelolaan arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang meliputi
penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan arsip dinamis yang dilakukan oleh sekretariat MUI Kota
Tangerang Selatan.
Sekretariat MUI Kota Tangerang Selatan adalah unit kerja yang
terdapat di lingkungan MUI Kota Tangerang Selatan yang melakukan
pengelolaan arsip dinamis di bawah kendali sekretaris umum yang
menaungi beberapa dan berkoordinasi sekretaris komisi.
E. Sistematika Penulisan
Dalam menyusun skripsi ini, penulis membagi ke dalam 5 (lima)
bab, dengan sistematika sebagai berikut:
Bab I :

Pendahuluan
Dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang,
pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, definisi istilahdan sistematika penulisan.

Bab II :

Tinjauan Literatur
Bab ini membahas mengenai definisi sekretariat, fungsi
sekretariat, definisi arsip dinamis, perlengkapan arsip
dinamis, definisi pengelolaan arsip dinamis, aspek-aspek
pengelolaan arsip dinamis dan penelitian terdahulu.

9

Bab III :

Metode Penelitian
Berisi tentang jenis dan pendekatan penelitian, sumber data,
pemilihan informan, teknik pengolahan data, teknik analisis
data dan jadwal penelitian.

Ban IV:

Hasil Penelitian dan Pembahasan
Membahas tentang profil MUI Kota Tangsel, hasil
penelitian dan pembahasan.

Bab V :

Penutup
Berisi tentang kesimpulan dan saran.

10

BAB II
TINJAUAN LITERATUR

A. Sekretariat
1. Definisi Sekretariat
Dalam melaksanakan kegiatan, suatu organisasi membutuhkan unit
yang secara terstruktur dapat mengurus kegiatan tersebut sesuai
dengan visi dan misi organisasi. Pada suatu organisasi tentunya
terdapat unit yang secara spesifik menangani kegiatan tersebut,
khususnya pekerjaan yang terkait dengan pengelolaan arsip dinamis.
Adapun unit yang menjadi lambang dari aktivitas pengelolaan arsip
dinamis adalah sekretariat. Sekretariat adalah satuan organisasi atau
lembaga yang secara terstruktur terdiri dari beberapa bagian atau seksi
yang melakukan aktivitas atau kegiatan pada

bagian atau seksi

masing-masing di bawah koordinator atau kendali sekretaris sebagai
bawahan dari pimpinan.14
Setiap staf dalam suatu organisasi memerlukan wadah atau tempat
untuk melaksanakan peran dan tugasnya. Misalnya, seorang sekretaris
membutuhkan kantor atau ruang sekretariat untuk melakukan
pengelolaan arsip dinamis. Pada pengertian lain, dinyatakan bahwa
sekretariat merupakan tempat

sekeretaris dan para stafnya

melaksanakan kegiatan kesekretariatan atau ketatausahaan yang
meliputi kegiatan pengolahan surat-menyurat yang dimulai dari
14

Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h.31.

11

menghimpun (menerima), mencatat, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua keterangan yang dibutuhkan oleh organisasi.15
2. Fungsi Sekretariat
Setiap organisasi memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini akan
berpengaruh terhadap fungsi dari unit-unit yang terdapat di dalamnya,
termasuk fungsi sekretariat. Fungsi utama dari sekretariat yaitu,
memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke semua pihak
(intern dan ekstern), mengamankan kerahasiaan kantor, mengatur dan
memelihara semua dokumentasi kantor yang memiliki nilai guna bagi
organisasi.16 Selain itu, sekretariat juga memiliki fungsi dalam arti
sempit dan arti luas.17 Adapun fungsi sekretariat dalam arti sempit
meliputi:
a. Menerima dan mengirim surat-surat.
b. Menerima dan menelepon.
c. Menyelesaikan surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan
organisasi.
Sedangkan fungsi sekretariat dalam arti luas meliputi:
a. Mencatat semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan
organisasi sebagai alat pertanggungjawaban dan bahan informasi.

15

Sedianingsih, dkk., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan (Jakarta, Kencana.,
2010), h.2.
16
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 34.
17
Ibid., h. 35.

12

b. Berfungsi sebagai alat pelaksanaan kegiatan ketatausahaan yang
bersifat melayani (membantu), baik kepada atasan atau pihak lain
yang terkait atau memerlukan.
c. Sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara
perorangan atau organisasi.
d. Sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, jawatan atau
perusahaan.
e. Berfungsi sebagai pusat dokumentasi (master file) karena memiliki
dokumen-dokumen yang menjadi dasar dari semua kegiatan atau
aktivitas organisasi.

B. Arsip Dinamis
1. Definisi Arsip Dinamis
Menurut International Standards Organization (ISO), arsip adalah
informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam
komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun
orang

dalam

transaksi

bisnis,

menyimpannya

sebagai

bukti

aktivitas.18Dalam bahasa Inggris, terdapat tiga istilah yang berkaitan
dengan arsip yaitu file, record dan archive.19 Istilah file mengarah
kepada tempat penyimpanan arsip; record mengarah kepada arsip
dinamis, sedangkan archive mengarah kepada arsip statis. Di
Indonesia, istilah rekod lebih dikenal sebagai arsip dinamis. Pengaruh

Agus Sugiarto dan Yunita B. R. Silintowe, “Pengembangan Sistem Kearsipan Elektronik
Berbasis Client Server (Studi pada Kantor Yayasan Perguruan Tinggi Kristen Satya Wacana”,
Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, V.10 no. 1 (Februari 2013): h. 48.
19
Ig.Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 11.
18

13

Belanda yang masih kuat pada Arsip Nasional Republik Indonesia,
menjadikan istilah dynamische archief diterjemahkan menjadi arsip
dinamis.20

Arsip

dinamis

digunakan

secara

langsung

dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada

umumnya

atau

dipergunakan

secara

langsung

dalam

penyelenggaraan administrasi negara.21 Arsip dinamis menjadi suatu
istilah resmi karena dapat merekam keputusan hukum dan diterima
sebagai dasar yang terpercaya dari penyelesaian kegiatan organisasi.
Dalam sebuah buku disebutkan bahwa:
“Originally record was a legal term: records were writings preserved
in courts of law and accepted by them as authentic testimony of
completed action.”22
Pada suatu organisasi masih digunakan secara langsung untuk
kepentingan perencanaan dan pengambilan kebijakan serta disimpan
dalam jangka waktu tertentu. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.23 Arsip
dinamis merupakan informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara
sebagai bukti dan informasi dari organisasi atau perorangan, dalam
pelaksanaan kontrak yang sah atau pada transaksi bisnis. Berkenaan

Suprayitno, “Strategi Penerjemahan Istilah Kearsipan Dari Bahasa Inggris Ke Dalam
Bahasa Indonesia Terhadap Kamus Istilah Kearsipan Karangan Sulistyo Basuki,” Khazanah VII,
no. 2 (Juli 2014): h. 4.
21
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
22
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 2.
23
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 Tentang
Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara.
20

14

dengan makna dari rekod, bahwa ada pernyataan yang menarik untuk
dikutip, yaitu
“Records are information created, received and maintained as
evidence and information by an organization or person, in pursuance
of legal obligations or in the transaction of business.”24
Arsip dinamis adalah informasi terekam (dengan tidak memandang
bentuk/media rekaman) yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh
badan, institusi, organisasi atau perorangan sesuai dengan kewajiban
hukum atau karena transaksi bisnis.25 Dari beberapa pengertian yang
telah penulis uraikan, maka pengertian arsip dinamis adalah informasi
yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti dari kegiatan
atau transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi atau perorangan
serta secara langsung masih digunakan untuk perencanaan atau
pengambilan keputusan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu.

2. Jenis Arsip Dinamis
Arsip dinamis yang diciptakan dan/atau diterima oleh organisasi
memiliki jenis yang beragam dan akan memiliki frekuensi penggunaan
yang berbeda apabila telah memasuki waktu tertentu. Menurut
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, jenis arsip dinamis meliputi:
a. Arsip Vital
Arsip vital adalah rekod yang sangat penting bagi organisasi,
karena dapat membantu organisasi/individu dalam membangun
24

The National Archives of Scotlandia (NAS), Records Management Procedures Manual
(Scotlandia: NAS, 2003), h. 3.
25
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 5.

15

organisasi berdasarkan hukum yang berlaku. Contoh dari arsip
vital antara lain: SK beridirinya organiasi, perjanjian kerjasama,
kontrak jangka panjang dan sebagainya.
“Organizationally vital records are items such as Articles of
Incorporation, Board of Directors minutes, and by laws. Vital
records of this nature help an organization reestablish its legal
existence.”26
b. Arsip Dinamis aktif
Seperti yang telah diketahui, bahwa arsip dinamis aktif adalah arsip
dinamis yang penggunaannya masih tinggi dalam penyelenggaraan
kegiatan organisasi.
c. Arsip Dinamis in-aktif
Arsip dinamis in-aktif adalah arsip dinamis yang penggunaannya
sudah menurun dan menjadi referensi saja.
Dalam buku Managing Records, arsip dinamis dibedakan menjadi
tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunaannya,27 yaitu:
a. Current Records
Current Records disebut juga sebagai arsip dinamis aktif yang
frekuensi penggunaannya masih tinggi pada suatu organisasi. Arsip
dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

26

Blake Richardson, Records & Information Management 2.0 For Dummies (Indianapolis:
Wiley Publishing, Inc, 2011), h. 5.
27
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 6.

16

dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja
(central file) masing-masing organisasi.28
b. Semi-Current Records
Semi-Current Records merupakan rekod semi aktif yang frekuensi
penggunaanya sudah menurun. Rekod semi aktif berada diantara
rekod aktif dengan rekod in-aktif yang berasal dari tahun lalu,
namun masih digunakan untuk kepentingan tahun seakarang.29
c. Non-Current Records
Non-Current Records merupakan rekod in-aktif, yang tidak lagi
dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang.
Frekuensi penggunaan rekod dapat dibuat grafiknya sebagai
berikut:
Gambar 1
Siklus Penggunaan Rekod

Keterangan:
0-25 %

= rekod in-aktif

25-50 %

= rekod semi aktif

50-100 % = rekod aktif

Machmoed Effendhie, “Records Management (Manajemen Arsip Dinamis),” artikel diakses
pada 11 Desember 2014 dari http://hanif-aulia-r.blog.ugm.ac.id
29
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), 29.
28

17

Sedangkan secara spesifik, jenis arsip dinamis dapat dibedakan
menjadi 5, yaitu:30
a. Korenspondensi. Yang termasuk korespondensi adalah surat,
memorandum, telegram, lampiran, laporan dan dokumen terkait.
b. Rekod Transaksi. Yang termasuk rekod transaksi adalah formulir
dan korespondensi yang menunjukkan adanya kegiatan transaksi.
c. Rekod Proyek. Yang termasuk rekod proyek adalah korespondensi,
nota,

dan

data

lain

yang

terkait

pada

proyek

tertentu

pengembangan produk atau pelaksanaan kegiatan suatu proyek.
d. Berkas Kasus. Yang termasuk rekod jenis ini adalah rekam medis,
klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, dan berkas sejenis.
e. Berkas Khas. Yang termasuk berkas khas adalah peta dan gambar,
pita/gulungan reel, foto sinar X, foto, kliping, berkas rujukan
tercetak dan media terbacakan mesin.

Seiring dengan jenis arsip dinamis yang beragam, maka media untuk
menciptakan dan menerima juga beragam. Kemajuan di bidang
teknologi dimanfaatkan oleh beberapa organisasi dalam rangka
mempermudah dan mempercepat layanan informasi berbasis arsip.31
Misalnya, suatu organisasi dapat mengimplementasikan arsip elektonik
(e-Arsip) untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan

30

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 65-66.
Kodrat Iman Satoto, dkk, “Studi Perbaikan Pengelolaan Perpustakaan dan Sistim
Pengelolaan Arsip dan Dokumen Di Pt Badak Ngl,” Jurnal Sistem Komputer V. 1 no.1 (2011): h.
21.
31

18

terpercaya sehingga informasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi dan
terjamin keakuratannya.32
3. Perlengkapan Arsip Dinamis
Pada dasarnya, perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis sebagian besar sama dengan perlengkapan yang digunakan
dalam bidang ketatausahaan pada umumnya.33 Perlengkapan arsip dapat
berupa boxfile, stop map, paper clip dan lain sebagainya.34 Beberapa

perlengkapan lain yang sekiranya dapat digunakan dalam pengelolaan
arsip dinamis, antara lain:
a. Perangkat elektronik. Perangkat elektronik dapat digunakan untuk
komputerisasi arsip dinamis. Seiring dengan bentuk arsip dinamis
yang beragam, maka organisasi membutuhkan perlengkapan
elektronik untuk memperlancar pengelolaan arsip dinamis. Adapun
yang termasuk perangkat elektronik adalah komputer, mesin print,
mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya. Perangkat
elektronik membantu pengelolaan arsip secara cepat dan akan
menghemat

ruang

penyimpanan.

Namun,

selain

memiliki

kelebihan, perangkat elektronik dapat rusak karena kesalahan
dalam pengoperasian perangkat elektronik yang tidak sesuai
dengan prosedur/human error.
Rita Prima Bendriyanti Dan Leni Natalia Zulita, “Implementasi E-Arsip Pada Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Bengkulu”, Jurnal Media Infotama V.8 no.1 (Februari 2012): h.
159.
33
Jonner Hasugian, “Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 5 Desember 2014 dari
http//usu.ac.id
34
Malabay, “ Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka
Tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer),” Jurnal Ilmu Kompter V.
10 no. 2 (September 2014 ): h. 75.
32

19

b. Map, yaitu lipatan kertas/karton manila/berbahan plastik mika yang
digunakan untuk menyimpan arsip. Jenis map terdiri dari map
biasa (stopmap folio), stopmap bertali (portapel), map jepitan
(snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner
atau brief ordner.
c. Filing cabinet berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan
secara vertikal (berdiri) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Jumlah laci filing cabinet dapat terdiri
dari 3-4 buah dan seterusnya, tergantung pada permintaan arsiparis
yang bersangkutan.35 Filing cabinet terdiri dari sejumlah laci. Jenis
filing cabinet beragam, misalnya ada yang berlaci tunggal, berlaci
ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet dan
lateral filing cabinet.
d. Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi
empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan
arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet.
e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang berfungsi
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah.
f. Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk
menyimpan arsip.
g. Rak arsip yaitu sejenis lemari tidak berpintu, yang dijadikan tempat
untuk menyimpan arsip.

35

Suyono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi(Bandung: Remaja Karya, 1987), h. 65.

20

h. Box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai arsip. Box file ini nantinya akan ditempatkan pada rak
arsip.
i. Rotary Filing adalah perlengkapan rekod yang dapat berputar
(terutama rekod yang berupa kartu).
j. Cardex merupakan alat yang memiliki laci-laci yang dapat ditarik
dan berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip yang berupa kartu.
k. File yang dapat dilihat (visible reference record file), adalah alat
yang berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip-arsip yang
bentuknya berupa leaflet, brosur, dan sebagainya.36

4. Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan

arsip

dinamis

dilaksanakan

untuk

menjamin

ketersediaan informasi dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Di beberapa
negara, seperti Australia, Singapura, India dan Kanada telah
mengembangkan sistem e-filing untuk mengelola arsip dinamis
dengan memanfaatkan teknologi informasi.37

Jonner Hasugian. “Pengantar Kearsipan.” Artikel diakses pada 5 Desember 2014 dari
http//usu.ac.id
37
Wan Satirah Wan Mohd Saman and Abrar Haider, “Electronic Court Records Management:
A Case Study”, Journal of e-Government Studies and Best Practices V. 12 (2012): h. 3-4.
36

21

Pengelolaan arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara
efisien dan sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan,
penyimpanan,

penggunaan,

pemeliharaan,

penyusutan

dan

pemusnahan.
“Records management is the field of management responsible for
the efficient and systematic control of the creation, receipt,
maintenance, use and disposition of records.”38
Tidak hanya pada suatu organisasi, pengelolaan arsip dinamis
dapat dilaksanakan mulai dari kehidupan individu. Setiap individu
tentunya memiliki arsip dinamis mengenai data pribadinya atau
surat-surat yang berguna dalam aktivitasnya, misalnya surat
keterangan tentang pekerjaan dan sebagainya.
“Records management is necessary part of the work of almost all
employees within an organization (and also of individuals in their
personal lives).”39
Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk memenuhi harapan
dalam mengidentifikasi arsip dinamis, menyimpannya selama
diperlukan dan melakukan pemusnahan atau penyusutan terhadap
tumpukan arsip dinamis yang yang tersebar di lemari.
“Records management became a hopeless chase of identifying the
record copy, saving it as long as required and begging
organizations to discard the mountain of copies dispersed in file
cabinets throughout the company.”40
Dari beberapa penjelasan mengenai pengelolaan arsip dinamis,
bahwa aspek-aspek dalam mengelola arsip dinamis meliputi:
38

Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice (London: Facet Publishing, 2003), h.1.
39
Ibid., h. 1.
40
Kenneth A. Megill, Corporate Memory: Records and Information Management in the
Knowledge Age (Morlenbach: Strauss GmbH, 2005), h. 96.

22

penciptaan

dan

penerimaan,

penyimpanan,

penggunaan,

pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. Pencipta arsip dinamis
dapat membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip dinamis, jadwal
retensi arsip, sistem klasifikasi, keamanan dan akses ke arsip
dinamis sehingga nantinya organisasi dapat

mengelola arsip

dinamis secara efektif dan efisien.

b. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Penciptaan dan Penerimaan
Penciptaan dan penerimaan arsip dinamis merupakan tahap
awal dalam pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang
diciptakan atau diterima oleh organisasi berisi berbagai
informasi yang berkaitan dengan suatu kegiatan dan berguna
sebagai pedoman bagi pimpinan dalam menentukan suatu
kebijakan. Secara umum, dalam proses penciptaan dinamis, ada
beberapa

prosedur

yang

dapat

dilaksanakan

oleh

organisasi/lembaga, yaitu:41
a. Pembuatan konsep (draft)
b. Pengetikan
c. Penandatanganan
d. Pencatatan
e. Pengiriman
f. Penyimpanan duplikat arsip
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
Pendidikan Islam (Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012), h. 31.
41

23

Sedangkan prosedur yang dapat dilakukan dalam proses
penerimaan arsip dinamis adalah:42
a. Penerimaan
b. Penyortiran
c. Pencatatan
d. Penyimpanan arsip
Dari penjelasan mengenai penciptaan dan penerimaan arsip
dinamis, bahwa tahap penciptaan dan penerimaan merupakan
tahap awal dalam pengelolaan arsip dinamis atau dengan kata
lain untuk tahap ini disebut sebagai tahap pengadaan. Arsip
dinamis yang diciptakan atau diterima dapat memiliki jenis,
bentuk dan media yang beragam yang kemudian disesuaikan
lagi dengan kebijakan dari organisasi yang bersangkutan.

2. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan tahap kedua dalam pengelolaan arsip
dinamis. Tujuan dari penyimpanan arsip dinamis adalah:
a. Menyimpan arsip dinamis yang masih memiliki nilai guna
bertujuan untuk memecahkan persoalan yang terjadi pada
organisasi.
b. Memudahkan penemuan kembali secara cepat.

Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
Pendidikan Islam (Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012), h. 27.
42

24

c. Menjaga dan memelihara fisik arsip dinamis agar terhindar
dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
Arsip dinamis aktif, semi aktif dan in-aktif akan disimpan
secara terpisah. Untuk arsip dinamis aktif dan semi aktif
disimpan pada unit pencipta rekod (central file), sedangkan
untuk arsip dinamis in-aktif disimpan pada pusat rekod (record
center). Penyimpanan arsip dinamis dapat menggunakan
beberapa asas, yaitu:
a. Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah asas yang digunakan oleh
organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit
kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di
pusat penyimpanan, bagi unit bawahan yang ingin
menggunakan arsip dinamis, dapat menghubungi pusat
rekod (record center).43
b. Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan suatu
organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan
unit kerja masing-masing.44 Pada sistem desentralisasi,
arsip dinamis akan disimpan di bagian yang bersangkutan,
sehingga akan menghemat waktu ketika akan mencari
informasi yang relevan.45

43

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan( Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.62.
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 106.
45
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62.

44

25

c. Kombinasi
Pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan arsip
dinamis di bawah kendali sistem terpusat.46 Biasanya, asas
ini digunakan pada beberapa perusahaan-perusahaan yang
memiliki cabang.
Setelah arsip dinamis diciptakan dan diterima, sebaiknya
organisasi

melakukan

penataan

arsip

dinamis

yang

mengarah kepada penyimpanan rekod tersebut.47 Secara
umum, prosedur penyimpanan antara lain:48
a. Membuat indeks. Kegiatan mengindeks meliputi:49

1. Membaca secara cermat untuk menetukan inti arsip
dinamis.
2. Menentukan judul/caption arsip dinamis secara
tepat.
3. Memberikan tanda-tanda (keterangan-keterangan)
lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) dari arsip
dinamis yang bersagkutan.
4. Membutuhkan caption utama dan kode masalahnya
(sub subjek) dari arsip dinamis.
b. Memberi kode

46
47

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan( Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h.62.
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986), h.

104.

Malabay, “ Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka
Tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer),” Jurnal Ilmu Kompter
V. 10 no. 2 (September 2014 ): h. 76.
49
Ig.Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 16.
48

26

c. Menyortir
d. Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi
label.

Arsip dinamis yang disimpan dapat menggunakan berbagai
sistem penyimpanan. Adapun sistem penyimpanan arsip
dinamis terbagi menjadi 5 (lima), yaitu:
a. Sistem abjad (alphabetical filing system)
Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dinamis berdasarkan abjad nama
orang, organisasi atau kantor.50 Sistem abjad juga berkaitan
dengan nama tempat, benda, kota atau daerah.51 Sistem
penyimpanan arsip dinamis berdasarkan abjad memiliki 2
(dua) format penyimpanan, yaitu:
1. Susunan abjad huruf demi huruf. Susunan huruf demi
huruf dibedakan lagi menjadi dua, yaitu susunan kamus
(A-Z) dan susunan kelompok atau golongan tertentu
(Misalnya, Konsultasi Hukum, Lembaga, Indonesia,
Bank dan sebagainya).
2. Susunan abjad kata demi kata. (Misalnya, Amir
Wardoyo, Bandung Selatan).

50

A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986), h.

105.
51

Ig.Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 79.

27

b. Sistem pokok soal (subjectfiling system)
Dalam sistem ini, arsip dinamis dikelompokkan

dan

disusun berdasarkan pokok/soal masalah.52 Arsip dinamis
yang disimpan berdasarkan subjek, memiliki 2 cara
penyusunan, yaitu susunan leksikal (susunan berdasarkan
abjad tapa ada keterkaitan pokok/soal masalah yang satu
dengan yang lain) dan ensiklopedia (susunan berdasarkan
pokok/soal masalah yang saling berkaitan).
Gambar 2
Sistem Penyimpanan Berdasarkan Subjek
(Susunan Ensiklopedia)

c. Sistem nomor atau angka (numerical filing system)
Sistem nomor adalah tata cara menyusun arsip dinamis
dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai pedoman
untuk mengaturnya. Sistem nomor yang dapat digunakan,
yaitu: numerik agenda dan sistem persepuluhan (decimal

52

106.

A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986), h.

28

numeric).53 Contoh sistem penyimpanan berdasarkan
nomor:

d. Sistem wilayah (geographical filing system)
Pada sistem ini, arsip dinamis disusun berdasarkan
wilayah, seperti: negara, provinsi, kabupaten, kecamatan
dan

sebagainya.54

Selain

itu,

menurut

lingkungan

geografisnya, susunan wilayah dapat berupa pulau atau
kepulauan dan bagi organisasi-organisasi yang mempunyai
cabang di berbagai negara, satuan wilayah dapat berupa
benua, negara atau ibukota negara.

Untuk

tempat

penyimpanannya, sistem ini dapat dikombinasikan dengan
sistem abjad atau tanggal. Sebagai contoh, arsip dinamis
yang berasal dari Sumatera Selatan akan dikelompokkan
dan disimpan dalam satu tempat yang sama.

53
54

108.

Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.121.
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986), h.

29

e.

Sistem tanggal (chronological filing system)
Dalam sistem ini, arsip dinamis disimpan berdasarkan
waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal.55

Sistem

penyimpanan berdasarkan tanggal dapat menunjukkan:
1. Waktu arsip dinamis ditandatangani.
2. Mulai berlakun