Program aplikasi inventory dengan metode EOQ (Economic Order Quantity) dan RoP (Reorder Point) : studi kasus Insight Production Vidyasena - USD Repository

  

Program Aplikasi Inventory dengan Metode EOQ

(Economic Order Quantity) dan RoP (Reorder Point)

(Studi Kasus : Insight Production Vidyasena)

TUGAS AKHIR

  Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

  Program Studi Teknik Informatika Oleh :

  Wiwik Santoso Kwong NIM : 005314063

  

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2007

  

Inventory Application Program Using EOQ (Economic

Order Quantity) and RoP (Reorder Point) Method’s ( Case Study : Insight Production Vidyasena ) Final Project

  Presented as Partial Fullfilment of the Requirements To Obtain the Sarjana Teknik Degree

  In Informatics Engineering By :

  Wiwik Santoso Kwong NIM : 005314063

INFORMATIC ENGINEERING STUDY PROGRAM DEPARTMENT OF INFORMATIC ENGINEERING FACULTY OF SAINS AND TECHNOLOGY SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA 2007

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

  Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam tugas akhir ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu Perguruan Tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.

  Yogyakarta, ........................................

  Penulis, Wiwik Santoso Kwong

  

Abstraksi

  Untuk dapat memenuhi permintaan konsumen yang selalu berfluktuatif maka diperlukan adanya persediaan yang cukup banyak. Tetapi apabila terjadi kelebihan persediaan maka akan terjadi penumpukan produk yang mengakibatkan semakin tingginya biaya simpan serta hilangnya peluang investasi karena karena terjadi penumpukan modal. Selain itu apabila terjadi kekurangan pemenuhan kebutuhan produk makan akan mengakibatkan hilangnya kepercayaan dari konsumen.

  Maka permasalahan pokok yang akan dikaji adalah menentukan jumlah pemesanan yang optimal yang menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum dan menentukan reorder point. Dikarenakan jumlah permintaan yang tidak tetap (Probabilistik), maka akan digunakan metode EOQ probabilistik dan

  

service level untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut diatas. Untuk

  memudahkan perusahaan dalam hal pencatatan data produk dan mempercepat perhitungan dalam pemesanan yang optimal dan reorder point maka dirancanglah sebuah program bantu sistem kontrol persediaan. Dengan adanya program bantu ini, maka dapat disimpulkan bahwa sistem kontrol perusahaan menjadi lebih sederhana, lebih mudah dan lebih cepat digunakan dalam hal penginputan data pada bagian pemesanan, penerimaan, pengeluaran, pembuatan laporan dan perhitungan yang berguna untuk mendapatkan jumlah pemesanan yang optimum, kapan dilakukan pemesanan agar menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum. Sehingga tujuan dari penelitian ini sesuai dengan yang diharapkan.

  

ABSTRACT

To meet fluctuate customers’ demands; a big amount of supply is needed.

  But if there is an excess of supply, accumulation of products will raise storage cost and loss of infestation opportunity because of accumulation of capital. In addition, if there is lack of product fulfillment, trusts from customers will be lacked.

  So the main problem which will be discussed is to determine an optimum order amount which results minimum supply cost and determine reorder point. Because of the fluctuate amount of orders (probabilistic), EOQ probabilistic and

  

service level methods will be used to help solving the problem above. To ease

  firms in product data registry and to accelerate calculation in optimum order and reorder point, an auxiliary program for supply control system is designed.

  With this auxiliary program, it can be concluded that firms’ control system is simpler, easier and faster to be used in data registry on order, delivery, output, report-making and calculation which are useful to reach optimum amount of order, and when to order to result minimum supply costs so the objectives of the research is appropriate with the hope before.

HALAMAN PERSEMBAHAN

  

”Tugas Akhir ini kupersembahkan kepada :

Kedua Orang Tuaku dan Adik-adikku,

Cintaku yang setia

Semua Saudaraku, Teman dan Sahabat”

  MOTTO “ Sesungguhnya kenikmatan kesuksesan justru berada pada nilai proses perjuangan yang kita lakukan

dan kemampuan kita mengatasi setiap halangan yang menghadang”

“In fact, the joy of success lies on the struggling process we are experiencing and on our ability to overcome every obstacle we face” .

KATA PENGANTAR

  Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas karunia dan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Program

  

Aplikasi Inventory dengan Metode EOQ dan RoP (Studi Kasus : Insight

Production Vidyasena )”.

  Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu persyaratan mencapai derajat S-1. Gelar kesarjanaan dalam Jurusan Teknik Informatika pada Fakultas Teknik Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  Tugas Akhir ini dapat tersusun berkat adanya bimbingan, petunjuk, bantuan maupun saran – saran dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

  1. Bapak Albertus Agung Hadhiatma. S.T., M..T., selaku Dosen pembimbing I yang telah dengan penuh kesabaran membimbing dan memberikan dorongan kepada penulis. Thank You Sir.

  2. Romo Ir. Gregorius Heliarko S.J., S.S., B.S.T., M.A., M.Sc., selaku Dekan Teknik Universitas Sanata Dharma.

  3. Ibu Agnes Maria Polina, S.Kom, M.Sc, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma.

  4. Bpk. J.B Budi Darmawan, S.T., M.Sc Selaku Ketua Dosen Penguji.

  5. Bpk. H. Agung Hernawan, S.T Selaku Dosen Penguji.

  6. Staf Dosen Jurusan Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  7. Seluruh Staff Unit Teknik Informatika yang telah membantu saya.

  8. Semua petugas di Sekretariat Teknik Universitas Sanata Dharma.

  9. Papa dan Mama yang telah menjaga, merawat, dan mendidik saya semenjak masih dalam kandungan hingga saat ini.

  10. Adik-adikku tersayang Yessy Purnama Ayu, Lindawati, Yuliana, yang selalu mengingatkanku untuk menyelesaikan studiku.

  11. Yenni Christina, cintaku yang selalu menemaniku dalam susah atau senang.

  12. Teman-teman seperjuangan yang membantu dalam penyelesaian tugas akhir, Danang, Candra (Shincan), Dewa, Erwin, Gina, Pande, Yuli, Yudi, Yanuar, Bowo, Desi, Wiwin.

  13. Jenti, Ko Ggn, Ko Yanto, Marlin, Helen, Ninie, ling2, Toni, Suryadi, Amelia yang selalu menanyakan kapan saya lulusnya.

  14. Teman-teman Vidyasena yang selalu memberikan perhatian dan keramahannya.

  15. Teman kontrakanku, Wen2 dan sigit yang selalu kompak.

  Penulis sangat menyadari bahwa penyusunan dari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, adanya kritik saran maupun petunjuk sangat membantu demi perbaikan dan penyempurnaan Tugas Akhir ini. Namun besar harapan penulis kiranya dapat bermanfaat bagi kita semua.

  Yogyakarta,...........................

  Penulis

  

DAFTAR ISI

  Halaman Judul ……………………………………………………… i Halaman Judul dalam Bahasa Inggris………………………………. ii Halaman Persetujuan.……………………………………………........ iii Halaman Pengesahan………………………………………………..... iv Halaman Pernyataan Keaslian Karya………………………………….. v Halaman Abstraksi…………………………………………………….. vi Halaman Abstract……………………………………………………… vii Halaman Persembahan ........................................................................... viii Halaman Motto ....................................................................................... ix Kata Pengantar………………………………………………………..... x Daftar Isi………………………………………………………………... xii Daftar gambar……………………………………………….................. xvi

  BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ……………………………….…………..

  1 1.2 Perumusan Masalah………………………………………..…. .......

  3 1.3 Tujuan Penelitian …………………………………………………..

  4

  1.4. Batasan Masalah ……………………………………………..……

  4 1.5. Metodologi Penelitian …………………………………..…….......

  4 1.6. Sistematika Penulisan……………………………….……….........

  7

  BAB II. LANDASAN TEORI.

  2.1. Analisa Sistem ………………………………………………………

  9 2.2. Persediaan ……………………………………………………….…..

  9

  2.21. Klasifikasi Model Persediaan ....…………………………….… 11

  2.2.2. Model Probabilistik ....................................................……..…. 12

  2.2.3. Tingkat permintaan berubah-ubah, lead time berubah-ubah...... 16

  2.3. Economic Order Quantity ............………………………………….. 17

  BAB III. ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

  3.1. Gambaran Umum Sistem .....……………………………………….. 22

  3.2. Analisis Kebutuhan Sistem .............................……………………… 22

  3.2.1. Context Diagram……………..………………………………... 27

  3.2.2 Diagram Berjenjang........................................………………… 27 3.2 3. Overview Diagram ................………………………………... 28

  3.2.3.1 DFD Level 1 Proses 2..............................................…….. 30 3.2.3.2 DFD Level 1 proses 3……………...................................

  30

  3.2.3.3 DFD level 1 proses 4....………………………….……… 31

  3.2.3.4 DFD level 1 proses 5....………………………….……… 32

  3.2.3.5 DFD level 1 proses 6....………………………….……… 33 3.2.3.6 DFD level 1 proses 7....…………………………..……..

  34

  3.2.3.7 DFD level 1 proses 8....…………………………………. 35

  3.3 Perancangan Sistem............................................................................. 35

  3.3.1 Perancangan Database................................................................ 36 3.3.1.1 Entity Relationship Diagram (Conceptual Design).........

  4.1.2.4 Submenu Penerimaan....................................................... 59

  4.1.4.5 Form perhitungan........................................................... 65 4.2. Verifikasi..………………………………………………….............

  4.1.4.4 Form Submenu Barang................................................... 64

  4.1.4.3 Form Submenu Pengeluaran........................................... 63

  4.1.4.2 Form Submenu Penerimaan............................................ 63

  4.1.4.1 Form Submenu Pemesanan............................................. 62

  62

  61 4.1.4 Menu Perhitungan dan Report..................................................

  4.1.2.5 Submenu Pengeluaran...................................................... 60 4.1.3 Menu Admin.............................................................................

  4.1.2.3 Submenu Pemesanan........................................................ 58

  37 3.3.1.2 Relasi Antar Tabel Pada Database/Desain Logika.........

  4.1.2.2 Submenu Supplier............................................................ 57

  4.1.2.1 Submenu Barang............................................................... 56

  4.1.2 Menu Setup dan Transaksi......................................................... 56

  54

  4.1.1 Form Login……………………………………………………

  54

  43 BAB IV. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Tampilan Program Dan Penjelasan...................................................

  38 3.3.1.4 Perancangan Antar Muka (Interface Design)...................

  38 3.3.1.3 Perancangan Tabel(Physical Design)..............................

  69

  4.2.1 Perhitungan EOQ, Rop Dan Safety stock................................. 69

  4.3 Analisa Hasil Implemetasi…………………………………………

  73 BAB V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan .....................................................................................

  75 5.2. Saran................................................................................................

  76 DAFTAR PUSTAKA................................................................................. 77

  Data Gambar 1. Gambar 1.1.Flowchart Penelitian ............................................................

  8

  2. Gambar 2.1.Safety Stock Mengurangi Risiko Kehabisan Persediaan selama Lead Time ................................................. 14

  3. Gambar 3.1.Diagram Alir Program...........................................................

  23 4. Gambar 3.2.Diagram Alir Staff Penanganan Stok ....................................

  24 5. Gambar 3.3.Diagram Alir Manager Pemasaran........................................

  25 6. Gambar 3.4.Diagram Alir Administrasi....................................................

  37 7. Gambar A.Form Login..............................................................................

  44 8. Gambar B.Form Barang ............................................................................

  45

  9. Gambar C.Form Supplier ......................................................................... 45 10.Gambar D.Form Edituser ........................................................................

  46

  11.Gambar E.Form Pemesanan .................................................................... 48 12.Gambar F.Form Penerimaan ....................................................................

  49

  13.Gambar G. Form Pengeluaran ................................................................. 50

  14.Gambar H.Form Perhitungan .................................................................. 51 15.Gambar I.Form Laporan Pemesanan Barang ..........................................

  51 16.Gambar J.Form Laporan Penerimaan Barang .........................................

  52

  17.Gambar K.Form Laporan Pengeluaran Barang........................................

  52 18.Gambar L.Form Laporan Barang.............................................................

  53 19.Gambar M.Form Purchase Order.............................................................

  53 20.Gambar 4.1.Form Login User ..................................................................

  54 21.Gambar 4.2. From Input Barang .............................................................

  56 22.Gambar 4.3. From Input Supplier ............................................................

  57 23.Gambar 4.4. Form Pemesanan ................................................................

  58 24.Gambar 4.5.Form Penerimaan ................................................................

  59 25.Gambar 4.6.Form Pengeluaran ................................................................

  60 26.Gambar 4.7.Form Edit User ....................................................................

  61 27.Gambar 4.8.Form Laporan Pemesanan....................................................

  62 28.Gambar 4.9.Form Laporan Penerimaan ...................................................

  63 29.Gambar 4.10.Form Laporan Pengeluaran ................................................

  63 30.Gambar 4.11. Form Laporan barang .......................................................

  64 31.Gambar 4.12. Form Perhitungan..............................................................

  65

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada masa sekarang, dunia informasi berkembang begitu pesat sehingga

  menuntut sumber daya manusia lebih terampil dan berkompeten. informasi menjadi salah satu sumber daya yang dianggap paling berharga, karena tidak saja ikut mengatur sebuah organisasi atau perusahaan tetapi lebih dari itu juga berfungsi sebagai ‘bahan bakar’ yang menentukan sukses atau gagalnya suatu organisasi. Sistem Informasi merupakan sistem yang mengolah data untuk menghasilkan segala informasi kepada semua pihak pemakai yang membutuhkan.

  Menurut Jogiyanto, untuk membangun suatu sistem informasi diperlukan elemen- elemen sebagai berikut : Input, Model, Output, Database, Teknologi, dan Kendali.

  Keenam elemen ini sangat berperan dalam terciptanya Sistem Informasi yang baik.

  Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan dunia informasi, kebutuhan hidup manusiapun semakin bertambah. Perkembangan itu membawa kemajuan dalam segala aspek, terutama sekali perkembangan dalam dunia industri. Dalam dunia industri banyak sekali ditemukan terobosan-terobosan baru agar mampu bersaing untuk memenuhi kebutuhan hidup tersebut. Tidak terkecuali perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, bersaing untuk mememenuhi permintaan dan memperoleh kepercayaan dari konsumen. Untuk itu diperlukan

  2 adanya persediaan yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan konsumen. Tetapi apabila terjadi kelebihan persediaan maka akan terjadi penumpukan produk yang mengakibatkan semakin tingginya biaya simpan serta hilangnya peluang investasi karena terjadi penumpukan modal. Selain itu apabila terjadi kekurangan pemenuhan kebutuhan produk maka akan mengakibatkan hilangnya kepercayaan dari konsumen.

  Insight Production merupakan salah satu usaha yang bergerak dalam distribusi barang dan pernak-pernik yang bercorakkan. Permintaan produk tidak tetap, pada saat tertentu permintaan akan produk bisa lebih besar atau sebaliknya. Hal ini mengakibatkan kesulitan bagi Insight Production untuk menentukan seberapa banyak produk yang harus disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen yang selalu berfluktuasi. Pada saat ini Insight Production tidak memiliki sistem informasi yang berdasarkan pada suatu metode tertentu dalam perencanaan persediaannya. Sehingga untuk menentukan berapa jumlah kebutuhan akan produk selalu didasarkan pada perkiraan. Oleh karena itu seringkali terjadi kelebihan persediaan yang mengakibatkan penumpukan produk di gudang yang secara langsung meningkatkan biaya simpan. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka Insight production memerlukan sistem informasi berdasarkan metode tertentu untuk menentukan seberapa besar jumlah pemesanan optimal yang menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum dan menentukan reorder point, agar kepercayaan konsumen tidak hilang.

  3

1.2. Perumusan Masalah

  Permasalahan yang ada di Insight production berkaitan dengan masalah persediaan adalah sering terjadi penumpukan produk. Maka permasalahan pokok yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah menentukan jumlah pemesanan yang optimal yang menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum dan menentukan reorder point. Dikarenakan jumlah permintaan yang tidak tetap (probabilistik), maka akan digunakan metode EOQ Probabilistik dan service level untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut di atas.

  Pada bagian pemesanan, penerimaan dan pengeluaran kadang kala terdapat data yang tidak lengkap, ada sebagian data yang sudah usang, ada data yang digandakan bahkan ada data yang hilang. Sehingga apabila akan dilakukan pemesanan maka perlu dilakukan pengecekan ulang terhadap barang yang ada di gudang secara manual. Hal ini menyebabkan banyak waktu yang terbuang serta ketidaklengkapan data. Oleh karena itu maka dirancanglah sebuah Sistem Informasi kontrol persediaan yang bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pencatatan barang masuk, barang diterima dan barang keluar serta untuk menentukan jumlah pemesanan yang paling optimal yang menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum dan menentukan reorder

  point.

  4

  1.3. Tujuan Penelitian

  Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah menentukan besarnya jumlah pemesanan yang optimal yang menghasilkan biaya persediaan yang paling minimum dan menentukan reorder point.

  Merancang sebuah sistem informasi kontrol persediaan yang bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pencatatan barang masuk, barang diterima dan barang keluar.

  1.4. Batasan Masalah

  Untuk menganalisis permasalahan yang ada di Insight production, maka perlu dibuat suatu batasan masalah agar permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut: a. Penelitian dilakukan di Insight production khususnya pada bagian gudang.

  b. Biaya pesan dan biaya simpan bersifat tetap. Tidak mempertimbangkan adanya diskon.

  1.5. Metodologi Penelitian

1.5.1. Tahap Persiapan

  Pada tahap persiapan dilakukan peninjauan lokasi untuk mengetahui kondisi dan permasalahan yang ada pada objek penelitian, menyusun model persediaan yang akan digunakan untuk menyelesaikan masalah pada objek kajian, serta mempelajari materi yang berhubungan dengan model yang akan digunakan.

  5

1.5.2. Tahap Pengumpulan Data

  Metode yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, antara lain adalah : a. Metode Pengumpulan data secara langsung

  Metode ini dapat dilakukan dengan cara :

  1. Metode interview Mengumpulkan data dengan cara wawancara langsung kepada pihak yang berkaitan dengan objek penelitian.

  2. Metode observasi Melakukan pengamatan langsung berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan objek penelitian.

  b. Metode pengumpulan data secara tidak langsung (studi pustaka) Mendapatkan nilai faktor keamanan (Z) yang diperoleh dari tabel kurva normal.

  c. Metode Pengembangan sistem Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem SDLC (System Development Life Cycle).

  Metodologi ini terbagi menjadi beberapa fase yaitu :

  1. Fase Analisis Sistem (Analysis Phase) Analisis Sistem yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

  6 menyelesaikan hambatan – hambatan yang terjadi kearah perbaikan system.

  2. Fase Rancangan (Design Phase) Merupakan langkah multiproses yang memusatkan kerja pada perancangan system secara umum misalnya perancangan menu, perancangan tampilan dan user interface.

  3. Fase Implementasi (Implementation Phase) Setelah melakukan rancangan system yang diinginkan maka hasil rancangan tersebut diimplementasikan, yang mana rancangan tersebut diterjemahkan kedalam bahasa yang dapat dimengerti mesin.

  4. Fase Pengujian (Testing Phase) Pengujian ini dimaksudkan untuk menguji apakah hasil sudah sesuai dengan rancangan yang diinginkan dan mencari segala kesalahan yang mungkin terjadi.

  5. Fase Pemeliharaan ( Maintenance Phase) Melakukan pemeliharaan terhadap system berupa perawatan terhadap perangkat lunak. Perawatan ini meliputi perubahan, penambahan fungsi atau peningkatan informasi.

1.5.3. Tahap Analisis Data

  Analisis data dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:

  7 a. Dari data permintaan yang diperoleh, maka bentuk distribusi dari masing-masing jenis permen ditentukan dengan bantuan software

  Arena 7.0.

  b. Fungsi yang diperoleh dari masing-masing distribusi yang terbentuk akan dimasukkan dalam model persediaan untuk menentukan jumlah pemesanan yang optimal, reorder point, serta biaya total persediaan yang paling minimum.

  Adapun tahap-tahap penelitian selengkapnya dapat dilihat pada gambar 1.1.

1.6. Sistematika Penulisan

  Sistematika yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : BAB 1 : Pendahuluan, berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

  BAB 2 : Landasan Teori, berisi tentang uraian sistematis dari teori yang berhubungan dengan permasalahan yang telah dikemukakan serta uraian singkat mengenai penelitian - penelitian terdahulu yang berhubungan dengan permasalahan pengendalian persediaan.

  BAB 3 : Analisis dan perancangan Sistem, Bab ini berisi analisis sistem yang ada dan gambaran mengenai perancangan database yang akan dibuat, meliputi perancangan umum dan perancangan terperinci.

  8 BAB 4 : Implementasi Sistem, Bab ini beriisikan tentang pembuatan

  interface , prototype program dan logika program

  BAB 5 : Kesimpulan dan Saran, berisi ringkasan hasil penelitian serta saran-saran yang dibutuhkan untuk penelitian selanjutnya untuk mendapatkan kemungkinan hasil yang lebih baik.

  

Mulai

Mempelajari dan

Memahami Permasalahan

Perumusan Masalah

  

Menentukan Tujuan

Studi Literatur

Pengambilan Data

Pemilihan Metode

  

Perancangan Program

Bantu Persediaan

Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

  

Selesai

Gambar 1.1. Flowchart Penelitian

BAB 2 LANDASAN TEORI

  2.1. Analisis Sistem

  Kata sistem sebenarnya berasal dari bahasa Yunani “Systema” yang artinya kesatuan, yaitu kesatuan dari bagian-bagian yang mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya.

  Davis (1985) menyatakan bahwa: “Sistem dapat berwujud fisik atau

  abstrak. Sistem dikatakan abstrak jika mempunyai susunan yang teratur dan serangkaian konsep dan saling tergantung satu sama lain. Sedangkan sistem fisik adalah kumpulan elemen-elemen yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan .”

  Murdick (1978) menyatakan suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.

  Dari definisi-definisi di atas, maka pada dasarnya sistem dapat dinyatakan sebagai kumpulan dari elemen-elemen, subsistem-subsistem yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan akhir.

  2.2. Persediaan

  Persediaan berarti perbekalan. Sistem perbekalan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan sumber daya.

  10 Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya dalam kuantitas dan waktu yang tepat.

  Salah satu faktor penting dalam merumuskan dan memecahkan permasalahan dari model persediaan adalah harus ditentukan apakah permintaan (per unit waktu) suatu item bersifat deterministik (jumlahnya diketahui secara pasti) atau probabilistik (digambarkan dengan distribusi probabilitas).

  Permasalahan dalam model persediaan berkaitan dengan pemesanan dan penerimaan yang dilakukan berulang kali dengan jumlah tertentu pada jangka waktu tertentu pula. Dari pengertian awal ini, kebijakan yang dibuat harus dapat menjawab dua pertanyaan ini:

  1. Berapa banyak yang harus dipesan?

  2. Bilamana atau kapan pemesanan dari suatu item harus dilakukan? Jawaban dari pertanyaan pertama menentukan jumlah pesan ekonomis/economic order quantity (EOQ) dengan minimasi model biaya seperti pada persamaan (3.1).

  Total annual cost = Purchase cost + Ordering cost

• Holding cost ............................................. (3.1)

  1. Purchase cost adalah biaya berdasarkan harga per unit item. Harganya bisa tetap, atau ada juga penawaran diskon tergantung dari banyaknya jumlah item yang dipesan.

  2. Ordering cost mewakili biaya tetap yang muncul pada saat suatu pemesanan dilakukan. Biaya ini terlepas dari banyaknya jumlah item yang dipesan.

  3. Holding cost merupakan biaya yang muncul saat suatu item disimpan. Terdiri dari biaya simpan, biaya pemeliharaan, dan biaya yang mengendap.

  11 Jawaban dari pertanyaan kedua (kapan harus dipesan) tergantung dari jenis sistem persediaan yang digunakan. Jika menggunakan pendekatan periodik, misal setiap minggu atau bulan harus dipesan, maka pemesanan dilakukan diawal setiap periodenya. Jika berdasarkan pendekatan kontinue, maka pemesanan dilakukan pada saat tingkat persediaan berada pada level tertentu, yang disebut titik pemesanan kembali (Taha, 2002).

2.2.1 Klasifikasi Model Persediaan

  Terdapat 3 unsur penting yang menjadi dasar bagi pembahasan persediaan dimana ketiga macam unsur tersebut masing-masing memiliki sifat tertentu. Sifat- sifat tersebut akan menentukan karakteristik dari model persediaan (Siswanto, 1985). Ketiga unsur tersebut adalah: a. Unsur permintaan.

  Apabila permintaan yang akan datang diketahui secara pasti atau tertentu, maka permintaan tersebut bersifat deterministik. Sebaliknya apabila permintaan yang akan datang tidak tentu atau tidak diketahui secara pasti maka sifat permintaan adalah probabilistik.

  b. Unsur periode datangnya pesanan (lead time).

  Apabila baik permintaan maupun lead time dapat diketahui secara pasti maka dikatakan bersifat deterministik. Akan tetapi bila salah satu yaitu permintaan maupun lead time atau keduanya barsifat tidak tentu, maka dikatakan bahwa sifatnya berada dalam jangkauan model probabilistik.

  c. Unsur permintaan selama periode datangnya pesanan.

  12 Apabila karakteristik dari permintaan dan lead time telah dapat ditunjukkan, maka sifat dari permintaan selama periode datangnya pesanan dapat segera diperkirakan. Bila salah satu yaitu permintaan atau lead time bersifat probabilistik, maka permintaan selama periode datangnya pesanan juga akan mengikuti distribusi probabilitas.

2.2.2. Model Probabilistik

  Di dalam kebanyakan situasi-situasi nyata, lingkungan tidak dapat dianggap deterministik sepenuhnya. Biaya simpan atau biaya pesan mungkin tidak secara mudah dapat dinyatakan. Lead time mungkin tidak dengan mudah dipastikan. Permintaan terhadap produk mungkin tidak mudah diperkirakan. Oleh karena hal-hal tersebut maka faktor-faktor lingkungan yang membentuk parameter-parameter dari model tidak akan dapat ditentukan secara pasti melainkan lebih bersifat probabilistik.

  Model dikatakan probabilistik bila salah satu dari permintaan atau lead

  

time atau bahkan keduanya tidak diketahui secara pasti, dimana perilakunya harus

diuraikan dengan distribusi probabilitas.

  Suatu pertimbangan yang sangat penting dalam model probabilistik adalah adanya kemungkinan kehabisan persediaan. Masalah kehabisan persediaan dapat timbul karena naiknya tingkat pemakaian persediaan yang tidak diharapkan ataupun waktu penerimaan barang yang lebih lama dari lead time yang diharapkan. Oleh karena itu maka dibutuhkan persediaan pengaman atau safety stock .

  13 Di dalam model probabilistik yang menjadi pokok perhatian adalah analisis terhadap perilaku permintaan selama lead time. Reorder point adalah saat dimana pesanan harus dibuat, yang mana diharapkan pesanan pada saat tersebut barang akan datang tepat waktu sesuai dengan lamanya periode lead time. Namun karena baik permintaan maupun lead time mengikuti distribusi probabilitas, maka periode waktu setelah pesanan dibuat atau selama lead time akan terdapat kemungkinan-kemungkinan sebagai berikut: a. Tingkat permintaan berubah-ubah, lead time konstan.

  b. Tingkat permintaan konstan, lead time berubah-ubah.

  c. Tingkat permintaan berubah-ubah, lead time berubah-ubah. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai kemungkinan-kemungkinan tersebut di atas, perlu dipahami terlebih dahulu mengenai konsep safety stock, service level dan distribusi normal (Siswanto, 1985).

a. Safety stock

  Pada situasi dimana terdapat variasi tingkat permintaan dan lead time, dengan tingkat permintaan dan lead time yang berubah-ubah, tidak mudah bagi kita untuk mengetahui dengan pasti berapa banyak jumlah barang yang diperlukan untuk memenuhi permintaan selama lead time. Variasi tingkat permintaan dapat terjadi secara tiba-tiba, sehingga tingkat persediaan lebih cepat habis dari waktu yang diharapkan. Untuk mengantisipasi kondisi ketidakpastian tingkat permintaan dan lead time maka perlu diadakan safety

  stock (persediaan pengaman)

  14

  Q Maximum probable demand during lead time

  Expected demand during lead time ROP

  Safety stock Time

LT

Gambar 2.1. Safety stock mengurangi resiko kehabisan persediaan selama lead time

  

Sumber: Jerry Seinfeld

b. Service Level

  Metode service level merupakan suatu pendekatan yang dipakai dalam melakukan persediaan pengaman (safety stock). Service level dapat didefinisikan sebagai probabilitas dimana permintaan tidak akan melebihi persediaan selama lead time, atau dengan kata lain kemungkinan tidak terjadi

  stock out . Oleh karena itu safety stock perlu diadakan untuk mempertahankan

  kelangsungan kegiatan perusahaan. Penentuan kebijakan yang rasional yang dilakukan untuk menjamin kelangsungan dan kelancaran kegiatan penjualan, haruslah ditentukan dan diukur dengan tingkat pelayanan (level of service) yang diberikan oleh adanya safety stock tersebut. Misalnya, service level

  15 95% berarti 95% kemungkinan permintaan akan terpenuhi oleh persediaan yang ada. Dan kemungkinan stock out adalah sebesar 5%.

  Jumlah safety stock berbeda pada setiap situasi, tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut: a. Rata-rata permintaan dan rata-rata lead time.

  b. Perubahan permintaan dan lead time.

  c. Tingkat service level yang diinginkan. Dengan adanya service level, semakin besar perubahan tingkat permintaan dan lead time yang terjadi, semakin besar pula jumlah safety stock yang diperlukan untuk mencapai service level tersebut. Hal ini sejalan dengan adanya variasi permintaan dan lead time, penambahan service level akan menghendaki penambahan jumlah safety stock.

c. Distribusi Normal

  Normal, poisson dan negatif eksponensial dipergunakan untuk mengambarkan fungsi permintaan. Distribusi normal sering dipergunakan untuk menggambarkan fungsi permintaan pada level pabrik; distribusi poisson pada level retail dan negatif eksponensial pada level retail dan pergudangan. Ketiga distribusi ini tidak otomatis dipergunakan untuk tiap situasi permintaan. Tetapi terlebih dahulu perlu dilakukan test statistik yang akan ditetapkan sebagai dasar standar distribusi.

  Ketika permintaan dianggap bersifat terus-menerus, distribusi yang paling sering digunakan adalah distribusi normal (juga disebut Gaussian).

  Distribusi normal tersusun baik dan mudah digunakan. Distribusi tersebut

  16 didukung oleh dua hal, penyimpangan rata-rata dan standar deviasi. Distribusi normal mempunyai suatu jumlah bentuk simetrikal yang pasti pada angka rata-ratanya, namun dalam permintaannya cenderung untuk berada di atas atau di bawah nilai rata-rata (mean). Bentuk dalam setiap kasus ditentukan oleh standar deviasi. Untuk permintaan rata-rata yang rendah, distribusi normal tidak cukup karena dasar simetrikal akan membawa kemungkinan akan permintaan negatif. Karena permintaan negatif tidak mungkin, distribusi lain seperti Poisson digunakan untuk permintaan tingkat rendah (Tersine, 1994).

2.2.3. Tingkat permintaan berubah-ubah, lead time berubah-ubah.

  Pada tingkat permintaan dan lead time berubah-ubah, tingkat safety stock yang disediakan harus lebih besar lagi dibandingkan jika salah satu dari keduanya bernilai konstan.

  Jika permintaan dan lead time terdistribusi normal, maka total permintaan selama lead time juga akan mengikuti distribusi normal.

  Untuk menghitung reorder point dengan safety stock menurut metode

  

service level dapat diasumsikan bahwa jumlah tiap permintaan per hari selama

  waktu lead time adalah tidak pasti. Permintaan rata-rata dalam periode lead time adalah jumlah dari rata-rata permintaan harian dengan jumlah hari dalam lead

  

time. Perhitungannya dapat dirumuskan sebagai berikut dengan asumsi

  menggunakan pola distribusi normal: Rop = d LT + Z d

  LT

  2

  2 d σ

2 LT

• σ

  ....................................................... (3.2)

2 LT

• σ

  = standar deviasi permintaan selama lead time σ

  Landasan manajemen untuk mencapai tujuan diatas adalah meminimumkan biaya, yang mana modelnya seperti terdapat pada rumus 3.1 dibawah ini.

  b. Tidak mengalami kehabisan persediaan yang akan mengakibatkan penjualan terhenti, kehilangan pelanggan, kerugian dan lain-lain.

  Jumlah pemesanan yang dapat meminimumkan total biaya persediaan disebut Ecomonic Order Quantity (EOQ). Konsep dasar EOQ sebenarnya digunakan untuk mencari berapa jumlah barang yang harus dipesan, berapa biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pemesanan dan kapan waktu untuk melakukan pemesanan agar total biaya persediaan menjadi minimum. Tujuannya adalah agar: a. Tidak terjadi investasi berlebihan yang ditanamkan dalam persediaan.

  = standar deviasi lead time σ = standar deviasi

  LT

  = standar deviasi permintaan σ

  d

  2 d σ

  2

  = safety stock d LT

  2 d σ

  2

  d LT

  Z

  = rata-rata lead time Z = nilai service level

  LT

  17 Dimana: d = rata-rata permintaan

2 LT

• σ

2.3. Economic Order Quantity

  18

  Total annual cost = Purchasing cost + Ordering cost + Holding cost

  Dimana:

• - Purchasing cost : (3.3)

  PR DS

• - Ordering cost : ............................................................................. ..(3.4) Q

  hQ

  : ............................................................................ ..(3.5)

• - Holding cost

2 DS hQ

• Jadi TC = PR + ........................................................................ . (3.6)

  Q

2 Dimana:

  D = Jumlah permintaan barang selama satu periode P = purchasing cost S = Biaya setiap kali pesan h = Biaya penyimpanan per unit per satuan waktu Q = Jumlah pemesanan per unit

  Tujuan dari model ini adalah untuk memilih nilai Q yang mengandung semua biaya diatas serendah-rendahnya. Tetapi yang perlu diperhatikan hanyalah biaya-biaya yang relevan saja. Biaya yang pertama dapat diabaikan karena biaya tersebut akan timbul tanpa tergantung pada frekuensi pemesanan. Sehingga tujuan dari model persediaan menjadi:

  DS hQ

• Meminimumkan TC = .............................................................. (3.7)

  Q

2 Model dasar dari EOQ menggunakan pemikiran bahwa biaya total

  persediaan akan minimum jika biaya pemesanan seimbang dengan biaya

• 2

  2

  c. Tidak diperkenankan adanya kekurangan persediaan. Artinya setelah kebutuhan dan tenggang waktu dapat ditentukan secara pasti berarti kekurangan persediaan dapat dihindari.

  b. Tenggang waktu pemesanan relatif tetap.

  (Sumber : Siswanto, 1985, Persediaan, Model dan analisis) Model economic order quantity tersebut diatas dapat dipergunakan dengan menggunakan asumsi: a. Kebutuhan akan barang dapat ditentukan, relatif tetap dan terus menerus.

  2 .................................................................................... (3.11)

  Q

  .................................................................................................. (3.10) Sehingga akan diperoleh jumlah pemesanan optimum (EOQ) sebagai berikut: EOQ = =

  2

  h DS

  =

  Q

  ....................................................................................................... (3.9)

  2 h

  =

  Q DS ₂

  = 0 ................................................................................... (3.8)

  h

  Q DS ₂

  =

  19 penyimpanan. Untuk mengoptimalkan total biaya persediaan (TC) didapat dengan menurunkan TC terhadap Q. persamaan TC diturunkan kemudian disamakan dengan nol. dQ dTC

• h DS