Pengembangan aplikasi penjadwalan kegiatan dengan menggunakan algoritma genetika : studi kasus Humas Departemen Agama RI

SKRIPSI

PENGEMBANGAN APLIKASI PENJADWALAN KEGIATAN

DENGAN MENGGUNAKAN ALGORITMA GENETIKA

(STUDI KASUS : HUMAS KEMENTERIAN AGAMA RI)

ULISNA ADE RIFAI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

PENGEMBANGAN APLIKASI PENJADWALAN KEGIATAN

DENGAN MENGGUNAKAN ALGORITMA GENETIKA

(STUDI KASUS : HUMAS DEPARTEMEN AGAMA RI)

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Komputer (S.Kom.)

Oleh : Ulisna Ade Rifai Nim : 204093002671

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Juni 2011

Ulisna Ade Rifai 204093002671

ABSTRAK

Ulisna Ade Rifai, Pengembangan Aplikasi Penjadwalan Kegiatan dengan Mengunakan Algoritma Genetika, Studi Kasus : Humas Kementerian Agama RI. (Dibawah bimbingan Zainuddin Bey Fananie dan Imam M Shofie).

Humas Kementerian Agama merupakan bagian dari salah satu bidang di Kementerian Agama yang bernama Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan (PIKMAS). Bagian Humas merupakan keharusan fungsional dalam rangka melaksanakan urusan dan koordinasi serta penyusunan bahan pembinaan hubungan kerjasama antara Kementerian dengan masyarakat, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan Lembaga Negara (LN). Bidang Humas dalam menentukan jadwal kegiatan pertemuan telah sesuai dengan prosedur yang berlaku, namun prosesnya masih dilakukan secara manual. Oleh karena pentingnya penjadwalan kegiatan ini dapat berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan maka dibutuhkan sistem informasi penjadwalan kegiatan. Berbanding terbalik dengan pentingnya penjadwalan ini, proses pembuatan jadwal ini merupakan proses yang menyulitkan, karena proses ini membutuhkan ketelitian dan waktu yang cukup banyak agar tidak terjadi adanya tumpang tindih antara kegiatan yang satu dengan kegiatan yang lain. Dalam pengembangan sistem ini, penulis menggunakan metodologi Rapid Application Development

(RAD) terdiri dari fase perencanaan syarat-syarat, fase konstruksi, fase implementasi. Untuk metodologi perancangan model menggunakan Algoritma Genetika yang terdiri dari teknik penyandian, prosedur inisialisasi, evaluasi, seleksi, rekomendasi dan mutasi. Selain itu teknik pengembangan yang digunakan

Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi,

dan Kamus Data. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Studio.NET

dan MySQL sebagai databasenya. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem penjadwalan kegiatan sehingga pihak humas dapat menentukan jadwal kegiatan dengan mudah dan akurat. Aplikasi Sistem informasi penjadwalan kegiatan dapat menghasilkan jadwal yang tidak bentrok dan optimal sesuai yang direncanakan.

Kata kunci : Penjadwalan, kegiatan, algoritma genetika V Bab + xix Halaman + 202 Halaman + 13 Tabel + 64 Gambar + 16 Daftar Pustaka (2000-2009 ) + 7 Lampiran

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga skripsi ini dapat selesai sebagaimana mestinya. Shalawat dan salam kepada Rasulullah Muhammad SAW, keluarga, sahabat dan para pengikutnya hingga akhir zaman nanti. Rasul yang melalui perjuangan dan keikhlasannya membuat kita bisa memiliki agama yang sempurna ini. Semoga kita bisa menjadi pengikutnya yang setia sampai akhir hayat.

Dengan selesainya penulisan laporan skripsi ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu, karena tanpa bantuan, petunjuk, bimbingan dan saran-saran mungkin penulis tidak akan dapat menyusun laporan ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSi selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.

3. Bapak Zainuddin Bey Fananie, M.Scselaku dosen pembimbing I dan Bapak Imam M Shofi, MT selaku pembimbing II yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan guna terwujudnya laporan skripsi ini.

4. Bapak Drs. H. Masyuri AM.MPd selaku Kapala Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan (PIKMAS) dan Bapak Drs. H. Afrizal Zen, M.Si selaku Kepala Bidang Humas Kementerian Agama RI.

5. Bapak Saiful Huda S.Sos dan Bapak Boy Azhar, selaku pegawai bagian Humas Kementerian Agama RI.

6. Ayahku H. Hasan Rifai dan Ibuku Arjiati, kakakku Fafa dan ketiga adikku Umi, Anis, dan Aris, serta kekasihku Acum yang selalu memberikan doa, nasehat dan dukungannya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.

7. Rekan-rekan Mahasiswa/I Sistem Informasi tahun 2004 non reguler khususnya kelas SIB yang begitu banyak memberikan do’a, motivasi dan dukungan.

8. Semua pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian laporan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu terima kasih atas bantuannya.

Dalam penulisan Laporan skripsi ini penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih belum mencapai kesempurnaan baik dari segi materi maupun dari segi penyajian, untuk itu penulis mengharapkaan kritik dan saran untuk membangun. Semoga dengan adanya Laporan skripsi ini dapat berguna bagi pembaca dan memberikan manfaat bagi pihak yang membutuhkannya.

Semoga segala bantuan yang telah diberikan kepada penulis akan mendapatkan balasan yang setimpal dari Allah SWT, Amien...

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Jakarta, Juni 2011

Ulisna Ade Rifai Penulis

DAFTAR ISI

Halaman Judul... ii

Lembar Pengesahan Pembimbing... iii

Lembar Pengesahan Penguji... ... iv

Pernyataan ... v

Abstrak ... vi

Kata Pengantar ... vii

Daftar Isi... ix

Daftar Tabel... ... xv

Daftar Gambar ... xvi

Daftar Lampiran ... xix

Daftar Simbol Notasi Flowchart ... xx

Daftar Simbol Notasi Data Flow Diagram ... xxi

Daftar Simbol Notasi Entity Relationship Diagram... xxii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Batasan Masalah ... 3

1.4. Tujuan Penelitian ... 4

1.5. Manfaat Penelitian ... 4

1.6.1. Metode Pengumpulan Data ... 5

1.6.2. Metode Pengembangan Sistem ... 6

1.7. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II LANDASAN TEORI ... 9

2.1. Konsep Dasar Sistem ………. 9

2.2. Konsep Dasar Informasi ……… 9

2.3. Pengembangan Sistem ... 10

2.3.1. Pengertian Pengembangan Sistem ... 10

2.3.2. Prinsip Pengembangan Sistem ... 10

2.4. Konsep Dasar Penjadwalan ... 11

2.4.1. Pengertian Penjadwalan ... 11

2.4.2. Tujuan Penjadwalan ……….. 12

2.4.3. Performasi Penjadwalan ... 12

2.5. Algoritma Genetika ... 13

2.5.1. Pengertian Algoritma Genetika ... 13

2.5.2. Struktur Umum Algoritma Genetika ... 14

2.5.3. Komponen Utama Algoritma Genetika ... 15

2.6. Metodologi Penelitian ... 19

2.6.1. Metode Pengumpulan Data ... 19

2.7.1.1 Studi Lapangan ... 19

2.6.2. Metode Pengembangan Sistem ... 21

2.6.3. RAD (Rapid Application Development) ……….. 21

2.7. Flowchart ... 23

2.8. STD (State Transition Diagram) ... 24

2.8.1. Pengertian STD (State Transition Diagram) ... 24

2.8.2. Komponen STD (State Transition Diagram) ... 25

2.9. Data Flow Diagram ... 26

2.9.1. Diagram Konteks ... 26

2.9.2. Diagram Zero ... 26

2.9.3. Diagram Rinci ... 27

2.10. Kamus Data ... 27

2.11. ERD (Entity Relationship Diagram) ... 27

2.11.1. Pengertian ERD (Entity Relationship Diagram) ... 27

2.11.2. Kardinalitas Relasi………...……… 28

2.12. Normalisasi ... 30

2.13. Perangkat Lunak Pembangun Sistem ... 31

2.13.1. Visual Studio.NET ... 31

2.13.2. MySQL ... 33

2.13.3. Crystal Report ... 34

2.14. Pengujian Black-box ... 34

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 37

3.1. Metode Pengumpulan Data ... 37

3.1.1. Studi Lapangan ... 37

3.1.2. Studi Literatur Sejenis ... 39

3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 39

3.2.1. Fase Perencanaan Syarat-syarat ... 40

3.2.2. Workshop Design ... 40

3.2.3. Fase Pelaksanaan / Implementasi ... 41

3.3. Kerangka Berfikir ………... 42

3.4. Profil PIKMAS Kementerian Agama RI ... 43

3.4.1. Sejarah Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan ... 43

3.4.2. Struktur Organisasi ... 44

3.4.3. Uraian Tugas dan Fungsi ... 45

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 51

4.1. Fase Perencanaan Syarat-syarat ... 51

4.1.1. Tujuan Sistem ... 51

4.1.2. Syarat-Syarat Informasi ... 51

4.1.3. Analisa Kebutuhan Sistem ... 52

4.1.4. Sistem Penjadwalan Yang Berjalan ... 53

4.1.5. Alternatif Penyelesaian Masalah ... 55

4.1.6. Sistem Penjadwalan Yang Diusulkan ... 55

4.2. Worshop Design / Fase Perancangan ... 57

4.2.1. Desain Sistem Algoritma Genetika ... 57

4.2.1.1. Teknik Penyandian ………. 58

4.2.1.2. Fungsi fitness ………. 61

4.2.1.3. Prosedur Inisialisasi ………... 61

4.2.1.4. Pembangkitan Populasi Awal ……… 65

4.2.1.5. Evaluasi ……….. 66

4.2.1.6. Kriteria Optimasi tercapai ……….. 66

4.2.1.7. Seleksi ……… 67

4.2.1.8. Rekomendasi (crossover) ………... 68

4.2.1.9. Mutasi ………. 69

4.2.1.10. Generasi Terakhir ……….. 69

4.2.2. Data Flow Diagram ... 71

4.3.3.1 Spesifikasi Proses Diagram Overview ... 78

4.3.3.2 Spesifikasi Proses Diagram Rinci level 1 ... 80

4.3.3.3 Spesifikasi Proses Diagram Rinci level 2 ... 86

4.2.3. Kamus Data ... 95

4.2.4. Entity Relationship Diagram ... 96

4.3.5.1. Normalisasi ... 97

4.3.5.2. Struktur Database ... 101

4.2.5. State Transition Diagram ... 106

4.3. Fase Pelaksanaan / Implementasi ... 122

4.4. Pengujian Sistem ... 123

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 124

5.1. Kesimpulan ... 124

5.2. Saran ... 125

DAFTAR PUSTAKA ... 126

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Karakteristik MySQL ... 38

Tabel 4.1 Flowchart sistem penjadwalan yang berjalan ... 54

Tabel 4.2 Flowchart sistem yang diusulkan ... 56

Tabel 4.3 Perbandingan Sistem ... 57

Tabel 4.4 Data Pembicara ... 62

Tabel 4.5 Data Kegiatan ... 62

Tabel 4.6 Pembangkitan Populasi (kesediaan pembicara) ... 65

Tabel 4.7 Evaluasi Kesediaan Nilai Fitness ... 66

Tabel 4.8 Kesediaan Waktu Pembicara Hasil Seleksi ... 67

Tabel 4.9 Jadwal (generasi ke-1) ... 68

Tabel 4.10 Populasi setelah crossover ... 68

Tabel 4.11 Jadwal Kegiatan (generasi terakhir) ... 70

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Informasi ………...……… 12

Gambar 2.2 Diagram Alir Genetic Algorithms Sederhana ... 19

Gambar 2.3 Siklus Pengembangan Sistem model RAD ... 27

Gambar 2.4 Kondisi Perubahan State ... 29

Gambar 2.5 Notasi Modul ... 30

Gambar 2.6 Notasi Tampilan ... 30

Gambar 2.7 Notasi Tindakan ... 30

Gambar 2.8 Cardinality one to one ... 33

Gambar 2.9 Cardinality one to many ... 34

Gambar 2.10 Cardinality many to many ... 34

Gambar 3.1 Siklus Pengembangan Sistem Model RAD ... ... 46

Gambar 3.2 Kerangka Berfikir ... 47

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal ... 49

Gambar 3.4 Struktur Organisasi PIKMAS ... 50

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Penjadwalan Kegiatan ... 71

Gambar 4.2 Diagram Overview Sistem Penjadwalan Kegiatan ... 72

Gambar 4.3 Diagram 1 Level 1 Sistem Yang Diusulkan ... 73

Gambar 4.4 Diagram 2 Level 1 Sistem Yang Diusulkan ... 73

Gambar 4.5 Diagram 3 Level 1 Sistem Yang Diusulkan ... 74

Gambar 4.7 Diagram 5 Level 1 Sistem Yang Diusulkan ... 75

Gambar 4.8 Diagram 1 Level 2 Proses 1.1 ... 75

Gambar 4.9 Diagram 1 Level 2 Proses 1.2 ... 76

Gambar 4.10 Diagram 1 Level 2 Proses 1.3 ... 76

Gambar 4.11 Diagram 1 Level 2 Proses 1.4 ... 76

Gambar 4.12 Diagram 1 Level 2 Proses 1.5 ... 77

Gambar 4.13. Diagram 1 Level 2 Proses 1.6 ... 77

Gambar 4.14. Diagram 1 Level 2 Proses 1.7 ... 77

Gambar 4.15. Diagram 1 Level 2 Proses 1.8 ... 78

Gambar 4.16 ERD Sistem Informasi Penjadwalan Kegiatan... 97

Gambar 4.17 Unnormalized Form (UNF) ... 98

Gambar 4.18 First Normal Form (1NF) ... 99

Gambar 4.19 Second Normal Form (2NF) ... 100

Gambar 4.20 STD Rancangan Menu Login Sistem ... 106

Gambar 4.21 STD Rancangan Menu Utama... 106

Gambar 4.22 STD Rancangan Menu File ... 106

Gambar 4.23 STD Rancangan Menu User ... ... 107

Gambar 4.24 STD Rancangan Modul Pembicara ... 107

Gambar 4.25 STD Rancangan Modul Kegiatan ... 107

Gambar 4.26 STD Rancangan Modul Ruang ... 108

Gambar 4.27 STD Rancangan Modul Shift ... 108

Gambar 4.29 STD Rancangan Modul Bidang …...…………... 109

Gambar 4.30 STD Rancangan Modul Gedung ... 109

Gambar 4.31 STD Rancangan Modul Kesediaan . ... 109

Gambar 4.32 STD Rancangan Modul Nilai Fitness ... 110

Gambar 4.33 STD Rancangan Modul Seleksi Jadwal ... 110

Gambar 4.34 STD Rancangan Menu Laporan ... 110

Gambar 4.35 Rancangan Form Login . ... 111

Gambar 4.36 Rancangan Tampilan Menu Utama ... 111

Gambar 4.37 Rancangan Tampilan Menu User ... 112

Gambar 4.38 Rancangan Form Pembicara ... 113

Gambar 4.39 Rancangan Form Kegiatan ... 114

Gambar 4.40 Rancangan Form Ruang ... 114

Gambar 4.41 Rancangan Form Shift ... 115

Gambar 4.42 Rancangan Form Biro ... 116

Gambar 4.43 Rancangan Form Bidang ... 116

Gambar 4.44 Rancangan Form Gedung ... 117

Gambar 4.45 Rancangan Form Kesediaan ... 118

Gambar 4.46Rancangan Form Input Kesediaan ……....………... 119

Gambar 4.47.Rancangan Form Nilai Fitness ………...………. 120

Gambar 4.48.Rancangan Form Seleksi Jadwal ………...……. 121

Gambar 4.49 Rancangan Menu Laporan Kesediaan ... 121

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Hasil Wawancara ... 127

Lampiran 2 Tampilan Aplikasi ... 130

Lampiran 3 Kode Program... 143

Lampiran 4 Quesioner ... 174

Lampiran 5 Surat Permohonan Penelitian... 180

Daftar Simbol

Notasi Flowchart

Simbol Keterangan

Input / output Merepresentasikan Input data atau Output data yang diproses atau Informasi.

Proses Mempresentasikan operasi

Anak panah Mepresentasikan alur kerja

Terminal point Awal atau akhir program

Dokumen Input / output dalam format yang dicetak

Daftar Simbol

Notasi Data Flow Diagram

Nama Simbol Simbol DFD versi Yourdan, De Marco

Simbol DFD versi Gane and Sarson Arus Data

Proses

Penyimpanan Data

Entitas luar

Daftar Simbol

Notasi Entity Relationship Diagram

Notasi Keterangan

Entitas, adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai.

Relasi, menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang

berbeda.

Atribut, berfungsi mendeskripsikan karakter entitas.

Garis, sebagai penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut.

Sumber : Al-Bahra bin ladjamudin, 2005

Entitas

Relasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penjadwalan merupakan kegiatan yang harus dimiliki oleh setiap orang untuk dapat membantu dalam melakukan aktivitasnya sehari-hari. Terlebih lagi sebuah instansi atau lembaga yang memiliki agenda-agenda penting yang harus diselesaikan secara teratur dan rapi. Begitu pentingnya penjadwalan ini agar kegiatan dapat berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan.

Berbanding terbalik dengan pentingnya penjadwalan ini, proses pembuatan jadwal ini merupakan proses yang menyulitkan, karena proses ini membutuhkan ketelitian dan waktu yang cukup banyak agar tidak terjadi adanya tumpang tindih antara kegiatan yang satu dengan kegiatan yang lain.

Humas Kementerian Agama merupakan bagian dari salah satu bidang di Kementerian Agama yang bernama Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan (PIKMAS). Bagian Humas merupakan keharusan fungsional dalam rangka melaksanakan urusan dan koordinasi serta penyusunan bahan pembinaan hubungan kerjasama antara Departemen dengan masyarakat, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan Lembaga Negara (LN), juga penyusunan bahan penerangan dan publikasi. (Kemenag, 2008)

Berdasarkan pengumpulan data yang penulis lakukan di lapangan, kegiatan pertemuan dengan Menteri Agama telah sesuai dengan prosedur yang berlaku, namun prosesnya masih dilakukan secara manual. Hal tersebut mengakibatkan informasi hasil pengolahan data tidak berkualitas baik, dibuktikan dengan informasi yang dihasilkan kurang akurat dimana kesalahan-kesalahan dalam melakukan penjadwalan, informasi atau laporan tentang kegiatan sering terlambat atau tidak tepat waktu untuk disampaikan kepada Kepala Bidang Humas sehingga pegawai pun mengalami keterlambatan untuk pelaksanaan kegiatan yang lainnya.

Untuk memudahkan dalam proses penjadwalan tersebut, Humas Kementerian Agama Jakarta merasa perlu mengembangkan aplikasi yang memudahkan penjadwalan kegiatan. Penulis mengajukan algoritma genetika sebagai metode untuk mencari solusi yang terbaik dari suatu permasalahan penjadwalan kegiatan yang berkaitan dengan optimalisasi ruangan yang terbatas dengan kesiapan pembicara yang terbatas. Di dalam banyak kasus metode ini memiliki solusi yang optimal dan sangat efektif.

Oleh karenanya penulis bermaksud mengangkat masalah tersebut untuk menyusun Skripsi dengan judul ”PENGEMBANGAN APLIKASI

PENJADWALAN KEGIATAN DENGAN MENGGUNAKAN

ALGORITMA GENETIKA (STUDI KASUS: HUMAS KEMENTERIAN AGAMA RI)”.

1.2. Perumusan Masalah

Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah :

1. Bagaimana sistem penjadwalan kegiatan menggunakan metode algoritma genetika.

2. Sistem penjadwalan kegiatan yang dilakukan menggunakan cara semi manual dan tidak adanya database.

3. Proses penjadwalan kegiatan belum optimal sesuai yang direncanakan. 4. Sering terjadinya kesalahan-kesalahan dalam melakukan penjadwalan, dan laporan tentang kegiatan yang sehingga mengalami keterlambatan untuk pelaksanaannya.

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah :

1. Fokus pada perancangan sistem penjadwalan kegiatan.

2. Menentukan penjadwalan berdasarkan kegiatan yang dilaksanakan, periode waktu, dan ruangan yang tersedia pada Humas Kementerian Agama RI Jakarta.

3. Metode pengembangan sistem mengunakan RAD dan menggunakan metode Algoritma Genetika.

4. Program aplikasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio.NET bahasa pemrograman basis data MySQL, dan aplikasi bantu simulasi desain dengan Microsoft Visio 2003.

1.4. Tujuan Penelitian

Adapun Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk menerapkan algoritma genetika dalam menyelesaikan masalah penjadwalan kegiatan pada Humas Kementerian Agama Jakarta. 2. Mengoptimalisasikan penjadwalan kegiatan dengan tepat waktu dan

sesuai dengan yang direncanakan, Agar tidak terjadinya kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan keterlambatan pelaksanaan kegiatan.

1.5. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Memberikan sumbangsih ilmiah dalam pengembangan sistem dengan metode algoritma genetika.

b. Mahasiswa dapat memahami masalah-masalah yang ada dalam sebuah perusahaan, terutama masalah penentuan jadwal kegiatan.

c. Tersedianya sistem penjadwalan kegiatan untuk mengolah data-data yang diperlukan, dimana sistem tersebut menggantikan sistem yang lama.

d. Memudahkan user khususnya bagian Humas dalam mengoptimalkan penjadwalan kegiatan dengan tepat waktu.

e. Mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu-ilmu yang bersifat teori dan sebagai evaluasi terhadap materi yang telah diberikan.

1.6. Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang diperlukan sebagai bahan untuk menyusun tugas akhir ini adalah :

1.6.1. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dengan menggunakan beberapa cara yaitu:

1). Studi Lapangan

Pada metode studi lapangan ini terdapat 3 cara yaitu : a. Observasi

Melalui observasi ke bagian yang berhubungan dengan kegiatan, untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pelaksanaan sistem berjalan.

b. Wawancara

Penulis melakukan serangkaian tanya jawab pada bagian-bagian yang berhubungan dengan masalah yang terkait, untuk mengetahui masalah-masalah yang menjadi kendala bagi para pengguna sistem lama.

c. Kuesioner

Suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan analis mempelajari sikap-sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik beberapa orang utama di dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh

sistem yang sudah ada dengan cara memberikan sejumlah pertanyaan kepada para responden tersebut.

2). Studi Literatur

Studi Literatur adalah cara penelitian yang dilakukan dengan membaca dan mempelajari buku-buku literatur sejenis yang dapat dijadikan pendukung dalam penyelesaian skripsi ini.

1.6.2. Metode pengembangan sistem

Metode pengembangan sistem dilakukan dengan metode RAD (Rapid Application Development). RAD pertama kali diformulasikan oleh James Martin pada tahun 1991 (Hillary Berger, 2004). Dan penulis menerapkan empat tahap siklus pengembangan RAD (Kendal & Kendal, 2003), yaitu :

1. Fase Perencanaan Syarat – Syarat

Dalam fase ini, pengguna (pihak yang melakukan penilaian terhadap kandidat-kandidat) dan pihak yang menganalisa bertemu untuk mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Fase ini memerlukan peran aktif dari kedua kelompok tersebut. Selain itu juga melibatkan pengguna dari beberapa level yang berbeda dalam organisasi.

2. Workshop Design

Fase ini adalah fase untuk merancang dan memperbaiki yang dapat digambarkan sebagai workshop. Selama workshop desain RAD, pengguna merespon working prototype yang ada dan analyst memperbaiki modul-modul yang dirancang menggunakan perangkat lunak berdasarkan respon pengguna.

3. Fase Implementasi

Pada fase ini dilakukan pengujian dan pengenalan terhadap sistem.

1.7. Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mensajikan dalam 5 bab yang digambarkan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan tentang konsep dasar sistem informasi (pengertian pengembangan sistem, pengertian penjadwalan, pengertian algoritma genetika, dan metode pengembangan sistem).

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai pemaparan metode yang penulis pakai dalam pencarian data maupun perancangan sistem yang dilakukan pada penelitian, selain itu berisi tentang sejarah, visi, misi, dan struktur organisasi,.

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini berisikan rancangan proses dengan menggunakan metode algoritma genetika dan menggunakan Flowchart, DFD usulan dan spesifikasi proses. Rancangan basis data yang berisikan ERD, normalisasi. Dalam bab ini juga membahas rancangan tampilan.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini penulis memberikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas pada bab sebelumnya dan memberikan saran untuk pengembangan sistem yang lebih baik.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem 1. Pengertian Sistem

Menurut (Jogiyanto, 2005), sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang saling berhubungan satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu (sutabri, 2004) menyimpulkan sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannnya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2. Konsep Dasar Informasi 1. Pengertian Informasi

Menurut Davis dalam (Ladjamudin, 2005) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sedangkan menurut McLeod dalam (Ladjamudin, 2005) informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah.

2.3. Pengembangan Sistem

2.3.1. Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Menurut (Sutabri, 2004) Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti, disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama seperti : adanya ketidak beresan atau adanya pertumbuhan organisasi.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Kesempatan ini dapat berupa peluang bisnis, pelayanan yang meningkat pada langganan.

3. Adanya instruksi-instruksi dari atasan atau pimpinan atau dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.

2.4.2. Prinsip Pengembangan Sistem

Adapun prinsip dari pengembangan sistem adalah sebagai berikut (Sutabri, 2004) :

a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. d. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

f. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

2.4. Konsep Dasar Penjadwalan 2.4.1. Pengertian Penjadwalan

Time Tabling adalah suatu kegiatan administratif utama pada sebagian besar intitusi. Kegiatan operasi institusi akan bergantung sepenuhnya pada jadwal (timetable) yang dibuat. Menurut (Wren, 1996) penjadwalan didefinisikan sebagai berikut :

Penjadwalan adalah pengalokasian sumber daya pada objek-objek yang ada pada ruang waktu dan bergantung pada kendala-kendala yang sedemikian sehingga sedapat mungkin memenuhi sekumpulan sasaran yang diinginkan. Secara sederhana, penjadwalan dapat diartikan sebagai pengalokasian sumber-sumber daya yang tersedia pada ruang waktu yang ada sehingga memenuhi kondisi-kondisi tertentu.

Penjadwalan ini meliputi dua hal, yaitu tentang alokasi sarana dan tentang dapat diramalkannya waktu kegiatan. Sarana kegiatan, yaitu pembicara, sarana lainnya dan waktu, harus dialokasikan secara seimbang dan efisien ke dalam program bulanan dan kegiatan harian.

Penjadwalan dapat didefinisikan sebagai pengalokasian sumber daya dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan serangkaian tugas. Penjadwalan adalah proses pengorganisasian, pemilihan, dan penentuan waktu penggunaan sumber-sumber untuk mengerjakan semua aktifitas yang diperlukan yang memenuhi kendala aktifitas dan sumber daya. (Wren, 1996)

2.4.2. Tujuan Penjadwalan

Menurut (Ginting, 2009) mengidentifikasikan beberapa tujuan dari aktifitas penjadwalan adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan penggunaan sumberdaya atau mengurangi waktu tunggunya, sehingga total waktu proses dapat berkurang, dan produktifitas dapat meningkat.

2. Mengurangi beberapa keterlambatan pada pekerjaan yang mempunyai batas waktu penyelesaian sehingga meminimisasi

penalty cost (biaya kelambatan).

2.4.3. Performasi Penjadwalan

Menurut (Wahyuni, 2007) terdapat tiga tujuan pembuatan keputusan yang umum dalam penjadwalan dan ketiganya menunjukkan ukuran dasar performasi jadwal, yaitu :

1. Pemanfaatan sumber daya yang efesien : minimum maksimum saat selesai.

2. Respon yang cepat terhadap permintaan konsumen: minimum rata-rata saat selesai (completion time), minimum rata-rata

waktu tinggal (flow time), atau minimum rata-rata waktu tunggu (waiting time).

3. Sesuai dengan batas waktu yang ditentukan: minimum rata-rata keterlambatan (tardiness), minimum maksimum keterlambatan, dan minimum jumlah job yang terlambat, (the number of tardy jobs).

2.5. Algoritma Genetika

2.5.1. Pengertian Algoritma Genetika

Menurut (Desiani dan Arhami, 2006) Algoritma genetika (AG) diperkenalkan pertama kali oleh John Holland (1975) dari Universitas Michigan, John Holland mengatakan bahwa setiap masalah yang berbentuk adaptasi (alami maupun buatan) dapat diformulasikan ke dalam terminology genetika.

Kemudian menurut Goldberg (1989) mendefinisikan algoritma genetika ini sebagai suatu pencarian algoritma berdasarkan pada mekanisme seleksi alam dan genetika alam. Bauer (1993) mendefinisikan algoritma genetika sebagai perangkat lunak, prosedur yang dimodelkan setelah genetika dan evolusi. Selain itu juga Algoritma Genetika mempunyai karakteristik-karakteristik yang perlu diketahui sehingga dapat terbedakan dari prosedur pencarian atau optimasi yang lain, yaitu :

1. AG bekerja dengan pengkodean dari himpunan solusi permasalahan berdasarkan parameter yang telah ditetapkan dan bukan parameter itu sendiri.

2. AG melakukan pencarian pada sebuah populasi dari sejumlah individu-individu yang merupakan solusi permasalahan bukan hanya dari sebuah individu.

3. AG merupakan informasi fungsi objektif (fitness), sebagai cara untuk mengevaluasi individu yang mempunyai solusi terbaik, bukan turunan dari suatu fungsi.

4. AG menggunakan aturan transisi peluang, bukan aturan-aturan deterministik.

2.5.2. Struktur Umum Algoritma Genetika

Menurut (Kusumadewi, 2003) Pada algoritma ini, teknik pencarian dilakukan sekaligus atas sejumlah solusi yang mungkin dikenal dengan istilah populasi. Individu yang terdapat dalam satu populasi individu yang terdapat dalam satu populasi disebut dengan istilah kromosom, Charles L Karr (1999). Kromosom ini merupakan suatu solusi yang masih berbentuk simbol. Populasi awal dibangun secara acak, sedangkan populasinya merupakan hasil evolusi kromosom-kromosom melalui iterasi yang disebut dengan istilah generasi. Pada setiap generasi kromosom akan melalui proses evaluasi dengan menggunakan alat ukur yang disebut fungsi fitness. Nilai fitness dari suatu kromosom akan

menunjukkan kualitas kromosom dalam populasi tersebut. Proses ini dapat direpresentasikan dalam algoritma sederhana Algoritma Genetikasebagai berikut :

Gambar 2.2. Diagram Alir Genetic Algorithms Sederhana (Kusumadewi, 2003)

2.5.3. Komponen Utama Algoritma Genetika

Menurut (Kusumadewi, 2003) Terdapat 6 komponen utama dalam algoritma genetika, yaitu :

a. Teknik Penyandian

Teknik penyandian disini meliputi penyandian gen dari kromosom. Gen merupakan bagian dari kromosom. Satu gen biasanya akan mewakili satu variabel.

Gen dapat direpresentasikan dalam bentuk : string bit, pohon, array bilangan real, daftar aturan, elemen permutasi, elemen program, atau representasi lainnya yang dapat diimplementasikan untuk operator genetika.

String Biner

0 1 0 1 0 0 1 0 1 1 1 gen-1 gen-2 gen-3

b. Prosedur Inisialisasi

Ukuran populasi tergantung pada masalah yang akan dipecahkan dan jenis operator genetika yang akan diimplementasikan. Setelah ukuran populasi di tentukan, kemudian harus dilakukan inisialisasi terhadap kromosom yang terdapat pada populasi tersebut.

Inisialisasi kromosom dilakukan secara acak, namun demikian harus tetap memperhatikan domain solusi dan kendala permasalahan yang ada.

c. Fungsi Evaluasi

Ada 2 hal yang harus dilakukan dalam melakukan evaluasi kromosom, yaitu evaluasi fungsi objektif (fungsi tujuan) dan konversi fungsi objektif ke dalam fungsi fitness. Secara umum, fungsi fitness diturunkan dari fungsi objektif dengan nilai yang tidak negatif.

d. Seleksi

Seleksi ini bertujuan untuk memberikan kesempatan yang lebih besar bagi anggota populasi yang paling fit.

e. Operator genetika

Operator standar yang biasa digunakan dalam algoritma genetika adalah selection, crossover dan mutation. Berikut ini akan dijelaskan masing-masing operator menurut (Desiani & arhami, 2006) yaitu :

1. Selection

Tujuan penggunaan algoritma genetika adalah untuk memilih solusi yang tersedia. Melalui proses evolusi, algoritma ini mengkombinasikan sejumlah solusi dari suatu generasi menjadi solusi lain digenerasi berikutnya. Solusi yang terpilih diharapkan memiliki karakteristik yang baik sehingga setelah dilakukan manipulasi, solusi generasi selanjutnya dapat memiliki karakter yang lebih baik.

2. Crossover

Crossover (Penyilangan) merupakan operator utama dalam Algoritma Genetika. Salah satu cara sederhana dalam

crossover adalah dengan memilih secara acak satu titik potong pada parents dan melakukan penyilangan dimana segmen yang terletak sebelum titik penyilangan akan dikopikan ke kromosom offspring kedua. Metode ini dapat bekerja dengan baik pada kromosom string biner (Ariani, 2003).

3. Mutation

Mutasi merupakan sekondari operator yang mereproduksi kromosom baru akibat perubahan secara acak dan kebetulan, dengan probabilitas yang sangat kecil.

Dalam algoritma genetika, mutasi diperlukan sebagai penjagaan terhadap konvergensi yang terlalu cepat akibat hilangnya variasi kromosom yang disebabkan oleh

crossover, dan untuk memastikan bahwa seluruh lokasi pada area pencarian dapat dijelajahi. Cara sederhana melakukan mutasi adalah dengan mengubah secara acak satu atau lebih gen dalam kromosom. Gen merupakan bit-bit yang menyusun kromosom (Ariani, 2003).

f. Penentuan Parameter

Menurut (Kusumadewi, 2006) Algoritma genetika membutuhkan beberapa nilai parameter yang menentukan kinerja program. Parameter yang biasa digunakan pada algoritma genetika adalah :

1. Populasi size, jumlah individu yang dilibatkan pada setiap generasi.

2. Crossover rate merupakan rasio perbandingan banyaknya

offspring yang yang diproduksi pada tiap generasi dengan banyaknya populasi size. Crossover rate yang besar

membuat eksplorasi area solusi semakin besar dan mngurangi kemungkinan kesalahan perolehan solusi optimum. Tetapi jika crossover rate ini terlalu tinggi akan terjadi pembuangan waktu komputasi karena area solusi yang tidak menjanjikan solusi pun akan dieksplorasi. 3. Mutation rate, merupakan presentasi terjadinya kromosom

baru sebagai akibat mutasi, dari keseluruhan population size. Jika mutation rate ini terlalu rendah, banyak kemungkinan solusi yang tidak akan dicoba sementara.

2.6. Metodologi Penelitian

2.6.1. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan penelitian (Gulo, 2002) dalam penelitian ini penulis menggunakan dua metode untuk pengumpulan data yaitu : studi lapangan, studi literatur.

2.6.1.1. Studi Lapangan

Pada studi lapangan di bagi menjadi 3 cara yaitu : 1. Observasi

Observasi atau pengamatan (observation) merupakan salah satu teknik pengumpulan fakta/data yang cukup efektif untuk

mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kejadian yang sedang dilakukan. (Jogiyanto, 2005).

2. Wawancara (interview)

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarainya. (Jogiyanto, 2005).

3. Kuesioner

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya (Sugiyono 2008).

2.6.1.2. Studi Literatur

Studi literatur adalah mencari suatu masalah untuk diteliti. Dalam arti bukti-bukti atau pernyataan bahwa masalah yang akan diteliti itu belum terjawab atau belum terpecahkan secara memuaskan atau belum pernah diteliti orang mengenai tujuan, data dan metode analisa dan hasil untuk waktu dan tempat yang sama (Bintarto, 2002). Dalam mencari studi literatur, peneliti mencari

permasalahan yang sama yang dalam pengembangan sistem penjadwalan.

2.6.2. Metode Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan dan aturan-aturan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Dalam pengembangan sistem informasi perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan ini. Dengan mengikuti metode dan prosedur-prosedur yang diberikan oleh suatu metodologi, maka pengembangan sistem diharapkan akan dapat diselesaikan dengan berhasil. Urutan-urutan prosedur untuk memecahkan masalah ini dikenal dengan istilah algoritma (Sutabri, 2004).

2.6.3. RAD (Rapid Application Development)

RAD (Rapid Application Development) adalah salah satu alternatif dalam melakukan suatu pengembangan sistem. RAD adalah sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototipe atau prototipe bekerja sebuah sistem yang

pada akhirnya berkembang kedalam sistem final (atau sebuah versi) (Whitten, 2004).

RAD menekankan pada kecepatan pengembangan yang melibatkan peran user secara cepat, iterative dan meningkat dalam konstruksi prototype sebagai cikal bakal sistem final, (Kendall and Kendall, 2006). RAD memiliki 3 tahap siklus pengembangan sistem seperti berikut :

Fase Perancangan Syarat-syarat

Workshop design Umpan balik dari Pengguna

Fase Perancangan Fase Kontruksi

Menggunakan Masukkan dari Pengguna

Fase Pelaksanaan

Gambar 2.3. Siklus Pengembangan Sistem model RAD ( Kendal and Kendal 2006)

Tiga tahap siklus pengembangan sistem RAD, yaitu : 4. Perencanaan Syarat – Syarat

Dalam fase ini, pengguna (pihak yang melakukan penilaian terhadap kandidat-kandidat) dan pihak yang menganalisa bertemu untuk mengidentifikasi syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Fase ini memerlukan peran aktif dari

Menentukan Tujuan dan Syarat-syarat Informasi

Bekerja dengan Pengguna untuk Sistem Perancangan

Membangun Sistem

kedua kelompok tersebut. Selain itu juga melibatkan pengguna dari beberapa level yang berbeda dalam organisasi.

5. Workshop Design

Fase ini adalah fase untuk merancang dan memperbaiki yang dapat digambarkan sebagai workshop. Selama workshop desain RAD, pengguna merespon working prototype yang ada dan

analyst memperbaiki modul-modul yang dirancang menggunakan perangkat lunak berdasarkan respon pengguna.

6. Fase Implementasi

Pada fase ini dilakukan pengujian dan pengenalan terhadap sistem.

2.7. Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma (Ladjamudin, 2005). Terdapat dua macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer yaitu :

1. Flowchart Sistem (System Flowchart)

Flowchart sistem adalah bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.

Flowchat program adalah bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan symbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.

2.8. STD (State Transition Diagram)

2.8.1. Pengertian STD (State Transition Diagram)

Menurut (Pressman, 2002). STD (State Transaction Diagram) mempresentasikan tingkah laku dari suatu sistem dengan menggambarkan keadaannya dan kejadian yang menyebabkan sistem mengubah keadaan.

State Transaction Diagram (STD) digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat muncul ketika pengguna sistem mengunjungi terminal (Whitten, 2004). Selain itu State transaction diagram (STD) menunjukkan bagaimana sistem bertingkah laku sebagai akibat dari kejadian eksternal, STD menunjukkan berbagai model tingkah laku sistem dan cara dimana transisi dibuat dari state satu ke state lainnya (Pressman, 2002).

Gambar 2.4. kondisi perubahan state (Pressman, 2002)

Adapun komponen atau simbol yang digunakan dalam diagram STD adalah sebagai berikut :

a. Modul

Menggunakan simbol lingkaran kecil (gambar 2.7) yang mewakili modul yang dipanggil apabila terjadi suatutindakan.

Gambar 2.5. Notasi modul (Pressman, 2002) b. Tampilan kondisi (state)

Merupakan layer yang ditampilkan menurut keadaan atau atribut, untuk memenuhi suatu tindakan pada waktu tertentu yang mewakili suatu bentuk keberadaan atau kondisi tertentu.

Gambar 2.6. Notasi tampilan (Pressman, 2002) c. Tindakan (state transition)

Menggunakan simbol anak panah (gambar 2.9) disertai keterangan tindakan yang dilakukan.

Gambar 2.7. Notasi Tindakan (Pressman, 2002)

2.9. DFD (Data Flow Diagram)

Menurut (Ladjamudin, 2005) DFD merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah

satu keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Untuk memudahkan membaca DFD maka diperlukan proses penggambaran yang disusun secara bertingkat dari atas ke bawah. Tingkatan tersebut adalah :

2.9.1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Digram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu system. Digram konteks merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram yang menggambarkan seluruh input ke sisetm atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam digram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada data store dalam diagram konteks (Ladjamudin, 2005).

2.9.2. Diagram Zero (Overview Diagram)

Diagram zero adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagram. Diagram zero memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan eksternal entity. Pada level ini sudah dimungkinkan adanya / digambarkannya data store yang digunakan (Ladjamudin, 2005).

Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level diatasnya (Ladjamudin, 2005).

2.10. Kamus Data

Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (Ladjamudin, 2005).

2.11. ERD (Entity Relationship Diagram)

2.11.1. Pengertian ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk mendokumentasikan data organisasi dengan mengidentifikasikan jenis entitas dan hubungannya (Fathansyah, 2001).

Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah

rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu (Ladjamudin, 2005).

2.11.2.Kardinalitas Relasi

Dalam ERD hubungan (relasi) dapat terdiri dari sejumlah entitas yang disebut dengan derajad relasi. Derajad relasi maksimum disebut dengan kardinalitas sedangkan derajad minimum disebut dengan modalitas. Jadi kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas lain. Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dapat berupa (Ladjamudin, 2005):

1. Satu ke satu (one to one)

Setiap entitas pada himpunan entitas yang satu (A) berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas yang lain (B).

Gambar 2.8. Cardinalityone to one (Ladjamudin, 2005)

2. Satu ke Banyak (one to many)

Yang berarti setiap sentitas pada himpunan entitas yang satu (A) dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas yang lain (B), tetapi tidak sebaliknya dimana entitas

pada himpunan entitas B paling banyak berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas.

Gambar 2.9. Cardinalityone to many (Ladjamudin, 2005)

3. Banyak ke banyak (many to many)

Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak pada himpunan entitas A seperti dijelaskan pada gambar 2.12.

Gambar 2.10.Cardinality many to many

(Ladjamudin, 2005)

2.12. Normalisasi

Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka

Nama entitas 1 Nama relasi M Nama entitas

sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi, Ada beberapa bentuk normalisasi yaitu, (Ladjamudin, 2005) :

1. Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF)

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Syarat normal kesatu :

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”. b. Tidak ada set atribute yang berulang atau bernilai ganda. c. Telah dibentuknya primary key untuk tabel/relasi tersebut. d. Tiap atribute hanya memiliki satu pengertian.

2. Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF).

Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika :

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

b. Atribute bukan kunci haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya pada kunci utama.

3. Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF).

Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika : a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.

b. Atribut bukan kunci haruslah tidak memiliki ketergantungan transitif, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja.

2.14. Perangkat Lunak Pembangun Sistem 2.14.1.Visual Studio.NET

Microsoft Visual Studio.NET adalah salah satu bahasa pemrograman visual berdasarkan objek yang bekerja pada sistem operasi windows.

Visual Studi.NET selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, disebut juga sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows.

Visual Studio.NET merupakan event driven programming

yang artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai yang berupa event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur event) akan dijalankan. Didalam Visual Studio.NET semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang tinggal diambil sesuai dengan kebutuhan bagi pemula dan tingkat lanjut.

Microsoft Visual Studio.NET adalah sebuah tools pengembangan perangkat lunak untuk membangun aplikasi asp web, layanan xml web, aplikasi desktop, dan aplikasi mobile

yang berbasiskan OOP (Object-Oriented Programming). Dalam pemrograman berbasiskan OOP, sebuah program dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang disebut dengan objek. Setiap objek mengandung tiga hal utama yaitu : (VisualStudioIndonesia.com)

1. Properti atau Atribut

Properti adalah karakteristik atau sifat dari sebuah objek. Misalnya property warna teks adalah hitam.

2. Metode

Metode adalah serangkaian prosedur yang dimiliki oleh suatu objek yang akan dijalankan sesuai dengan respon yang diberikan oleh suatu perintah atau kejadian.

Misalnya, objek tombol EXIT memiliki metode untuk keluar dari aplikasi.

3. Event

Event adalah “kejadian” atau segala sesuatu yang dapat dialami oleh sebuah objek.

2.14.2.MySQL

MySQL merupakan software sistem manajemen database

dikalangan pemrograman web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan script PHP dan Perl (Sidik, 2005). Software database ini kini telah tersedia juga pada platform sistem operasi Windows. Adapun Karakteristik MySQL diantaranya :

Tabel 2.1 Karakteristik MySQL

No Karakteristik Deskripsi

1 Standar MySQL mendukung entry-level ANSI SQL92 ODBC level 0-2.

2 Character set MySQL secara default menggunakan ISO-8859-1 (Latin 1) character set untuk data dan pengurutan.

3 Bahasa Pemrograman

MySQL mendukung pemrograman aplikasi dalam bahasa Java, C, Perl, PHP, dan sebaginya. 4 Tabel besar MySQL menyimpan tiap relasi (table) pada file

terpisah di direktori basisdata. Ukuran maksimum tabel dibatasi kemampuan sistem operasi menangani ukuran file.

5 Kecepatan dan kemudahan pemakaian

MySQL kira-kira tiga sampai empat kali lebih cepat dibanding basisdata komersial, juga mudah dikelola.

6 MySQL MySQL adalah open-source relational DBMS

Sumber : Hariyanto, 2004 2.14.3.Crystal Report

Crystal Reports adalah piranti standar untuk pembuatan laporan pada sistem operasi Windows, dimana cetakan/templete

laporan yang dihasilkan dapat disertakan pada banyak bahasa pemrograman, untuk memudahkan crystal report disingkat CR.

Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Microsoft Visual Studio 2010, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage). Hasil cetak menggunakan Crystal Report lebih baik dan lebih mudah, karena pada crystal report banyak tersedia objek maupun komponen yang mudah digunakan.

2.15. Pengujian Black-Box

Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk satu program. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut, (Ladjamudin, 2005) :

1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. 2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.

4. Kesalahan kinerja.

2.16. Literatur Sejenis

Dalam mengembangkan sistem penjadwalan kegiatan ini peneliti mendapatkan literatur sejenis yaitu Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah pada STIE Muhammadiyah Pekalongan oleh Khusna Maria, Nim : 0612530 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, Fakultas Sistem Informasi)

Salah satu bagian di bidang akademik yang sangat penting adalah jadwal kuliah. Semua kegiatan perkuliahan sangat bergantung padanya. Apabila ada kesalahan sedikit saja pada pembuatan jadwal kuliah, maka seluruh kegiatan perkuliahan akan terganggu bahkan dapat berhenti. Keterlambatan pembuatan jadwal kuliah akan berakibat fatal pada kegiatan perkuliahan. Bukan hanya mahasiswa yang dirugikan, tetapi dosen juga akan menerima dampaknya. Oleh karena itu pembuatan jadwal kuliah yang cepat dan tepat sangat diperlukan untuk mendukung proses perkuliahan.

Sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat membantu dalam pembuatan jadwal kuliah sangat diperlukan dalam kaitannya untuk melancarkan proses perkuliahan. Sistem ini diharapkan dapat mengatur dimana dan kapan seorang dosen akan mengajar mata kuliah apa kepada mahasiswanya. Sistem sekarang masih berjalan secara manual. Satu bulan sebelum kegiatan perkuliahan dimulai, Pembantu Ketua dan Ketua Prodi melakukan pembuatan jadwal kuliah semester depan. Pada sistem

saat ini yang masih berjalan tidak terdapat masalah tetapi dengan mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini penulis mendapatkan sebuah peluang untuk membangun sebuah sistem penjadwalan kuliah yang terkomputerisasi.

Penjadwalan kuliah dalam suatu kampus adalah hal yang rumit. Permasalahan ini sering disebut dengan University Timetabling Problems (UTP) ini. selain dilihat dari sisi mahasiswa, juga harus dilihat dari sisi dosen, yaitu kemungkinan-kemungkinan dosen akan mampu lebih dari satu mata kuliah yang ada, sebab ada kemungkinan jumlah mata kuliah dan dosen tidak sebanding, sehingga harus dipikirkan solusi agar dosen tidak mempunyai dua mata kuliah berbeda pada hari dan jam yang sama.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Pengumpulan Data

Pada metode pengumpulan data ini penulis melakukan studi lapangan dan studi literatur sebagai berikut :

3.1.1. Studi Lapangan

Pada metode studi lapangan ini terdapat 3 cara yaitu : 1. Observasi (Pengamatan)

Observasi adalah metode pengumpulan data dimana peneliti mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (Gulo, 2002). Dalam hal ini penulis adalah peneliti dengan bertindak sebagai pengamat sempurna dimana peneliti hanya menjadi pengamat tanpa partisipasi dengan yang diamati (Gulo, 2002). Pengamatan dilakukan dengan melakukan peninjauan langsung di Kementerian Agama terutama bidang kehumasan.

Dalam hal ini yang penulis amati adalah : 1. Sistem berjalan dari bidang Humas.

2. Bagaimana proses awal penjadwalan sampai dengan laporan penjadwalan.

Pelaksanaan pengamatan penelitian sebagai berikut : a). Waktu :

Waktu pelaksanaan adalah dilaksanakan selama bulan Desember 2009.

b). Tempat

Tempat yang menjadi obyek penelitian adalah : Nama : Kementrian Agama RI

Alamat : Jl. Lapangan Banteng Barat No. 3-4 Jakarta Pusat, Telp : (021) 3455347 2. Wawancara

Pada metode ini, penulis melakukan wawancara langsung kepada Bapak Syaiful Huda selaku Staff Pegawai Humas Kementerian Agama RI yang bertugas membuat rancangan kegiatan dalam jangka waktu panjang dan penulis mendapatkan informasi atau data-data seperti proses penjadwalan kegiatan yang sedang berjalan, data pembicara, data kegiatan dan data ruang.

3. Kuesioner

Kuesioner dilakukan sebelum dan setelah penelitian pada bidang Humas Kementrian Agama RI Jakarta. Kuesioner dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada 5 pegawai atau staff bidang kehumasan Kementerian Agama RI. Setiap butir pertanyaan dalam kuisioner merupakan pertanyaan yang

secara logis berhubungan dengan masalah penelitian. Daftar pertanyaan dari setiap kuisioner yang peneliti lakukan dapat dilihat pada lampiran

3.1.2. Studi Literatur

Pada tahap ini didapat literature atau penelitian sejenis dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Kuliah pada STIE Muhammadiyah Pekalongan” oleh Khusna Maria, Nim : 0612530 untuk lebih lengkapnya sebagai landasan dan perbandingan ada di Bab II pada halaman 45.

3.2 Metodologi Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem penjadwalan ini, penulis menggunakan model Rapid Application Development (RAD). Penulis memilih model RAD karena tahap-tahapnya sangat terstruktur, pengembangan perangkat lunak dapat dilakukan dalam waktu yang cepat dan alasan utama penggunaan model pengembangan RAD adalah pengembangan ini akan bekerja dengan baik bila diterapkan pada aplikasi yang berskala kecil.

RAD memiliki 3 Tahap dalam pengembangan sistem sebagai berikut (Kendal & Kendal, 2006) :

3.2.1. Fase Perencanaan Syarat-syarat

Dalam fase ini penulis akan menjabarkan fase proses perencanaan syarat-syarat, yaitu mengidentifikasi tujuan-tujuan serta akan mengidentifikasi syarat-syarat dari tujuan tersebut. 3.2.2. Workshop Design

Fase ini adalah fase untuk merancang dan memperbaiki yang dapat digambarkan sebagai workshop. Dalam fase ini penulis akan merancang sistem penjadwalan kegiatan pada Humas Depag RI sebagai solusi untuk pengembangan dari sistem yang berjalan berdasarkan dari analisa yang dilakukan sebelumnya.

Pada perancangan proses ditujukan untuk menentukan urutan kejadian, sehingga dihasilkan keluaran dan masukan yang diharapkan, meliputi :

a. Proses masukan, proses ini merupakan pemasukan data yaitu tambah data pembicara, kegiatan, ruang, dan kesediaan waktu pembicara.

b. Proses GAs ( Genetic Algorithms Sistem ), yaitu proses algoritma genetika untuk melakukan otomatisasi dan optimalisasi kesediaan pembicara, meliputi pembangkitan populasi, evaluasi, seleksi, crossover dan mutasi.

c. Proses keluaran, proses ini merupakan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumen terkait pada sistem penjadwalan kegiatan pada Humas.

3.2.3. Fase Pelaksanaan / Implementasi

Menguji aplikasi yang yang telah dibuat dan diimplementasikan. Jika tidak sesuai dengan harapan maka dilakukan pengecekan data kembali dimulai dari analisa masalah.

Fase Perancangan Syarat-syarat

Workshop Design

Umpan balik dari Pengguna

Fase Perancangan Fase Konstruksi

Menggunakan Masukan dari Pengguna

Fase Pelaksanaan

Gambar 3.1. Siklus Pengembangan Sistem Model RAD Menentukan Tujuan dan

Syarat-syarat Informasi

Membangun Sistem Bekerja dengan pengguna

untuk sistem perancangan

3.3. Kerangka Berfikir

3.4. Profil PIKMAS Kementerian Agama RI

3.4.1. Sejarah Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan

Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan (PIKMAS) adalah unit kerja eselon II di lingkungan Sekretarian Jenderal (Sekjen) Kementerian Agama yang dibentuk berdasarkan peraturan Menteri Agama RI No.3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Agama RI. PIKMAS merupakan unsur penunjang pelaksanaan tugas Kementrian Agama yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama melalui Sekretaris Jenderal (Sekjen) Kementerian Agama.

Humas Kementerian Agama merupakan bagian dari salah satu bidang di Kementerian Agama yang bernama Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan (PIKMAS). Bagian Humas merupakan keharusan fungsional dalam rangka melaksanakan urusan dan koordinasi serta penyusunan bahan pembinaan hubungan kerjasama antara Departemen dengan masyarakat. Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan Lembaga Negara (LN), juga penyusunan bahan penerangan dan publikasi. (Depag, 2008)

3.4.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai pembagian tugas dan fungsi atau unit-unit yang ada mulai dari tingkat yang paling tinggi sampai ketingkat yang paling rendah dalam suatu organisasi.

Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 3 Tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Agama dalam melaksanakan tugas PIKMAS bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal, sebagaimana bagan organisasi berikut :

Gambar 3.3. Struktur Organisasi SEKJEN Kementerian Agama RI

BIRO PERENCANAAN

BIRO KEPEGAWAIAN

SEKRETARIAT JENDERAL

BIRO KEUANGAN DAN BMN

BIRO ORGANISASI DAN

TATA LAKSANA

BIRO UMUM

BIRO HUKUM DAN KERJASAMA LN

PUSAT KERUKUNAN UMAT BERAGAMA

PUSAT INFORMASI KEAGAAAN DAN

Gambar 3.4. Struktur Organisasi PIKMAS Kementerian Agama RI

3.4.3. Uraian Tugas dan Fungsi

1. Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan Tugas :

a. Menyelenggarakan pelayanan dan pembinaan informasi keagamaan dan kehumasan berdasarkan kebijakan Sekretaris Jenderal.

b. pembinaan sistem informasi keagamaan dan kehumasan. SUBBID HUBUNGAN

LEMBAGA RESMI

DAN MEDIA MASSA _MANAJEMEN SUBBID

JARINGAN SUBBID STANDARDISASI DAN KOMUNIKASI DATA SUBBID PENERANGAN MASYARAKAT SUBBID ANALISA DATA SUBBID PENYELENGGARAAN WEBSITE BIDANG KEHUMASAN BIDANG PENGEMBANGAN & ANALISA DATA KEAGAMAAN SUBBAG TATA USAHA BIDANG PENYELENGGARAA N SISTEM JARINGAN

DAN APLIKASI PUSAT INFORMASI

KEAGAMAAN DAN KEHUMASAN

c. Perencanaan, pembinaan dan pengembangan sistem dan jaringan serta penyelenggaraan informasi keagamaan.

d. Pembinaan dan pengembangan serta pengolahan dan penyajian data keagamaan;

e. Pelayanan kehumasan, penyampaian informasi keagamaan kepada masyarakat;

f. Pelaksanaan pelayanan tata usaha dan rumah tangga pusat g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal. 2. Bidang Kehumasan

Fungsi :

a. Pembinaan hubungan antar departemen dan lembaga negara

b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan bahan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan departemen untuk informasi kepada masyarakat.

c. Pembinaan hubungan kerjasama media massa dan pembinaan jabatan pranata kehumasan.

Tugas :

a. Melaksanakan pembinaan dan pelaksanaan hubungan antara lembaga resmi, penerangan masyarakat, dan kerjasama media massa serta pembinaan jebatan fungsional pranata kehumasan berdasarkan sasaran, program dan kegiatan yang ditetapkan oleh Kepala Pusat.

Bidang Kehumasan terdiri dari :

1. Subbidang Hubungan Lembaga Resmi dan Media Massa

Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan pembinaan hubungan kerjasama antar departemen, lembaga negara dan media massa.

2. Subbidang Penerangan Masyarakat

Tugas : melakukan penyiapan bahan dan kodifikasi kebijakan dan kegiatan untuk informasi kepada masyarakat serta pembinaan pranata kehumasan.

3. Bidang pengembangan dan Analisis Data Keagamaan Tugas :

Melaksanakan perencanaan, pembinaan dan pengembangan sistem dan analisa data keagamaan berdasarkan sasaran, program dan kegiatan yang ditetapkan oleh kepala pusat.

Fungsi :

a. Pelaksana standarisasi dan komunikasi data; b. Penganalisaan data keagamaan;

c. Pembinaan ketenagaan dan penilaian jabatan fungsional pranata komputer dan statistisi;

4. Bidang Pengembangan dan Analisa Data Keagamaan terdiri dari : 1. Subbidang Standarisasi dan Komunikasi Data

Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan penyusunan standarisasi instrumen, kodifikasi dan komunikasi serta penyiapan bahan perencanaan data serta pengintegrasikan dan pengembangan database.

2. Subbidang Analisa Data

Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan pengolahan, penyimpanan, dan penganalisaan serta penyajian data dan informasi keagamaan.

5. Bidang Penyelengaraan Sistem Jaringan dan Aplikasi Tugas :

a. Melaksanakan pembinaan, pengembangan dan pengelolaan sistem informasi keagamaan dan jaringan komunikasi data serta penyelenggaraan website berdasarkan sasaran, program dan kegiatan yang ditetapkan oleh Kepala Pusat.

Fungsi :

a. Pengembangan aplikasi penyelenggaraan telematika

b. Perencanaan, pembinaan dan koordinasi bidang pengembangan jaringan informasi, layanan informasi dan website;

c. Pelaksaan pemeliharaan dan pengembangan manajemen sistem jaringan informasi dan komunikasi;

6. Bidang Penyelenggaraan Sistem Jaringan dan Aplikasi terdiri dari : 1. Subbidang Manajemen Jaringan

Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan perencanaan, pengelolaan dan pengembangan sistem jaringan.

2. Subbidang Penyelenggaraan Website

Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan perencanaan, pengelolaan dan pengembangan sarana dan prasarana jaringan informasi dan sistem komunikasi serta pembinaan, website dan jabatan fungsional pranata komputer.

7. Subbagian Tata Usaha

Tugas : Melakukan pelayanan penyelenggaraan tata usaha dan rumah tangga pusat.

BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1. Fase Perencanaan Syarat-syarat

Sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, fase ini adalah fase identifikasi tujuan, syarat-syarat dan kebutuhan sistem untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.

4.1.1. Tujuan Sistem

Sistem ini bertujuan untuk membantu pihak Humas Depag RI untuk menentukan jadwal kegiatan dengan metode algoritma genetika dalam mencari solusi agar tidak terjadi kegiatan yang bentrok.

4.1.2. Syarat-syarat Informasi

Pengembangan sistem penjadwalan kegiatan ini harus memenuhi syarat-syarat yang meliputi kelengkapan data, software dan hardware. Kelengkapan data yang digunakan untuk pengembangan sistem penjadwalan kegiatan tersebut adalah :

1. Data Pembicara 2. Data Kegiatan 3. Data Ruang 4. Data Shift

Sedangkan kelengkapan software dan hardware yang digunakan untuk pengembangan sistem penjadwalan kegiatan tersebut adalah :

Software

1. Windows XP

2. Microsoft Visual Studio.NET 3. MySQL

4. SAP Crystal Report

Hardware

a. Prosesor setara pentium III keatas b. Memory minimal 128MB

c. Monitor dengan resolusi 1024 x 768 d. Keybord dan Mouse

e. Printer

4.1.3. Analisa Kebutuhan Sistem

Proses pembuatan jadwal kegiatan pada Humas Departemen Agama RI selama ini masih secara manual menggunakan Microsoft Excel. Banyaknya jumlah pembicara, kegiatan-kegiatan dan ruang merupakan hal yang penting dan berpengaruh dalam pembuatan jadwal kegiatan. Sehingga jika masalah ini dilakukan secara manual, maka membutuhkan waktu yang cukup banyak serta membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi.

4.1.4. Sistem Penjadwalan yang Berjalan

Dalam mengatur penjadwalan kegiatan, bidang Humas Kementerian Agama memiliki beberapa prosedur yang berlaku, antara lain :

1. Proses pembuatan jadwal kegiatan mengenai penetapan waktu, kegiatan-kegiatan, penempatan ruangan/tempat dilakukan oleh staf bidang Humas, sedangkan kesiapan menjadi pembicara dilakukan oleh Sub bagian Tata Usaha.

2. Data yang digunakan adalah nama pembicara, nama kegiatan, waktu kesediaan pembicara, jumlah ruangan yang tersedia.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis hanya akan menganalisa sistem penjadwalan yang ada di bidang Humas. Ada beberapa pihak yang terlibat dalam proses pembuatan dan penyusunan penjadwalan ini yaitu staf bidang Humas, dan Kepala Bidang Kehumasan.

Tahapan-tahapan dalam membuat penjadwalan kegiatan adalah : 1. Staf humas mendata semua kegiatan dan menentukan waktu

kegiatan, serta mendata jumlah ruangan/tempat yang akan digunakan.

2. Data yang telah diolah di staf Humas diserahkan kepada Kepala Bidang Humas, untuk memberikan persetujuan semua kegiatan yang akan dilaksanakan serta membuat laporan jadwal kegiatan dengan menggunakan Microsoft Excel.

3. Subbag tata usaha PIKMAS menerima laporan jadwal kegiatan dan mencocokkan kesediaan waktu pembicara satu dengan pembicara yang lain.

4. Setelah itu, Penjadwalan kegiatan di cetak untuk disimpan sebagai dokumentasi humas. Penjadwalan kegiatan yang telah di cetak ini diterapkan selama periode tahunan.

4.1.5. Alternatif Penyelesaian Masalah

Dengan melihat permasalahan yang ada, maka berikut ini adalah usulan solusi atas masalah yang dihadapi :

Pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan Kegiatan dengan Metode Algoritma Genetika.

Pembuatan aplikasi ini memberikan keuntungan sebagai berikut : 1. Staf bidang Humas menjadi lebih mudah untuk membuat jadwal

kegiatan dengan menggunakan menu-menu yang terdapat dalam software aplikasi.

2. Terdapat database untuk sistem yang baru, sehingga data – data yang dibutuhkan untuk penjadwalan kegiatan menjadi lebih terstruktur.

3. Meningkatkan efektifitas dengan cara mengurangi kesalahan manusia (human error).

4.1.6. Sistem Penjadwalan Yang Diusulkan

Pada Sistem yang akan diusulkan terdapat 3 pengguna sistem, yaitu: user ka_bid yang memiliki akses pada sistem ini hanya untuk melihat laporan-laporan data pembicara, data kegiatan, dan jadwal kegiatan. Yang kedua ialah admin sebagai administrator untuk mengelola semua data. Yang ketiga adalah user staf humas yang memiliki hak akses untuk sistem ini antara lain untuk menginput

data-data pembicara, data kegiatan, data ruang dan menginput data jadwal yang telah ditentukan.

Tabel 4.2. Flowchart sistem penjadwalan yang diusulkan

4.1.7. Perbandingan Sistem

Dalam tahap ini, penulis melakukan analisa untuk mendapatkan perbandingan pada sistem yang berjalan, sistem dari literature sejenis, dan sistem yang diusulkan.

Tabel 4.3. Perbandingan Sistem

NO Sistem berjalan Literature sejenis Sistem usulan 1. Penyimpanan data

menggunkan Microsoft Excell Penuyimpanan data menggunakan Microsoft Access

Penyimpanan data menggunakan basis data MySQL

2. Tidak adanya analisa mengenai pelaporan data pembicara, kegiatan, ruang, maupun data jadwal kegiatan.

Analisa sistem dilanjutkan

hingga sampai proses pembuatan jadwal

Sistem penjadwalan

menggunakan metode algoritma genetika untuk mencari solusi yang lebih optimal

3. Pembuatan jadwal masih manual

Adanya sistem penjadwalan yang dapat membantu dalam pembuatan jadwal

Sistem aplikasi yang diusulkan dapat lebih baik dari sebelumnya karena menggunakan program terbaru, dan tampilannya lebih menarik.

4.2. Workshop Design / Fase Perancangan

Dalam fase ini, penulis secara aktif berinteraksi dengan pengguna untuk menggunakan prototype sistem.

4.2.1. Desain Sistem Algoritma Genetika

Adapun desain sistem algoritma genetika yang digunakan adalah menentukan teknik penyandian, melakukan fungsi fitness, menentukan prosedur inisialisasi, pembangkitkan populasi awal, evaluasi, kriteria optimasi tercapai, seleksi, melakukan penyilangan (crossover), mutasi, dan menentukan generasi terakhir.

4.2.1.1. Teknik Penyandian

Kromosom / individu (Kesediaan waktu Pembicara) terdiri dari 3 gen yang meliputi :

a. Variabel Pembicara : Gen 1 b. Variabel Kegiatan : Gen 2 c. Variabel Hari : Gen 3

a. Variabel Pembicara

Variable pembicara (Gen1) merupakan Id pembicara yang diambil dari data pembicara pada Kehumasan Kementerian Agama RI. Variabel ini di sandikan / disimbolkan dengan Character yang direpresentasikan dalam struktur tabel pembicara pada database.

b. Variabel Kegiatan

Variabel kegiatan (Gen2) merupakan Id kegiatan yang diambil dari data kegiatan pada bagian Humas Kementerian Agama RI. Variabel ini di sandikan / disimbolkan dengan

Character yang direpresentasikan dalam struktur tabel kegiatan pada database.

54. Klik tombol “Hapus” pada “gedung”

Data gedung terhapus Sesuai

55. Klik tombol “Tutup” pada “gedung ”

Data gedung batal di input Sesuai

56. Klik menu “Penjadwalan” pilih list “Kesediaan”

Menampilkan halaman data kesediaan

Sesuai

57. Klik tombol “Tambah” Menampilkan form untuk menambah data kesediaan

Sesuai

58. Klik tombol “Simpan” Data telah tersimpan didatabase kesediaan

Sesuai Form diisi 59. Klik tombol “Edit” Menampilkan form untuk

mengedit data kesediaan

Sesuai

60. Klik tombol “Batal” Data user batal di input Sesuai 61. Klik tombol “Hapus” pada

“kesediaan”

Data kesediaan terhapus Sesuai

62. Klik combo box “periode”, pilih periode per bulan

Menampilkan halaman periode bulan untuk melanjutkan

Sesuai

63. Klik combobox “Minggu” Menampilkan minggu Sesuai 64. Klik combo box “Tahun”,

pilih tahun

Menampilkan halaman tahun untuk data kesediaan

sesuai

65. Klik tombol “Tutup” pada “kesediaan”

Data kesediaan batal di input Sesuai

66. Klik menu “Penjadwalan” pilih list “Nilai Fitnes”

Menampilkan halaman data Nilai Fitness

Sesuai

67. Klik tombol “Tambah” Menampilkan form untuk menambah data nilai fitness

Sesuai

68. Klik tombol “Simpan” Data telah tersimpan didatabase nilai fitness

Sesuai Form diisi 69. Klik tombol “Edit” Menampilkan form untuk Sesuai

mengedit data nilai fitness

70. Klik tombol “Batal” Data user batal di input Sesuai 71. Klik tombol “Hapus” pada

“Nilai Fitness”

Data nilai fitness terhapus Sesuai

72. Klik tombol “Tutup” pada “Nilai Fitness”

Data nilai fitness batal di input Sesuai

73. Klik menu “Penjadwalan” pilih list “Seleksi Jadwal”

Menampilkan halaman data seleksi jadwal

Sesuai

74. Klik tombol “Tambah” Menampilkan form untuk menambah data seleksi jadwal

Sesuai

75. Klik tombol “Simpan” Data telah tersimpan didatabase seleksi jadwal

Sesuai Form diisi 76. Klik tombol “Edit” Menampilkan form untuk

mengedit data seleksi jadwal

Sesuai

77. Klik tombol “Batal” Data user batal di input Sesuai 78. Klik tombol “Hapus” pada

“Seleksi Jadwal”

Data seleksi jadwal terhapus Sesuai

79. Klik combo box “periode”, pilih periode per bulan

Menampilkan halaman periode bulan untuk melanjutkan

Sesuai

Klik combobox “Minggu” Menampilkan minggu Sesuai 80. Klik combobox “Tahun”,

Pilih tahun

Menampilkan halaman tahun untuk data seleksi jadwal

sesuai

81. Klik tombol “Tutup” pada “Seleksi Jadwal”

Data seleksi jadwal batal di input Sesuai

82. Klik menu “Laporan” pilih list “Kesediaan”

Menampilkan form laporan kesediaan

Sesuai

83. Klik combobox “periode”, pilih periode per bulan

Menampilkan halaman periode bulan untuk melanjutkan

Sesuai

Pilih tahun untuk laporan kesediaan 85. Klik tombol “OK” pada form

laporan kesediaan

Menampilkan laporan kesediaan Sesuai

86. Klik tombol “Print” pada halaman laporan kesediaan

Cetak laporan pembicara Sesuai

87. Klik tombol “Batal” pada halaman laporan kesediaan

Laporan kesediaan batal di cetak Sesuai

88. Klik menu “Laporan” pilih list “Jadwal”

Menampilkan form laporan jadwal

Sesuai

89. Klik combobox “laporan” pada form laporan jadwal

Menampilkan seluruh form di laporan jadwal

Sesuai

90. Klik combobox “periode”, pilih laporan periode per bulan

Menampilkan halaman periode bulan untuk laporan jadwal

Sesuai

91. Klik combobox “Tahun”, Pilih tahun

Menampilkan halaman tahun untuk laporan jadwal

sesuai

92. Klik tombol “Ok” untuk proses laporan

Menampilkan halaman laporan jadwal per periode atau per tahun

Sesuai

93. Klik tombol “print” pada halaman laporan jadwal

Cetak laporan jadwal Sesuai

94. Klik tombol “Batal” pada halaman laporan jadwal

Laporan jadwal batal di cetak Sesuai

95. Pilih “Pembicara” pada combobox “Laporan”

Menampilkan form laporan pembicara

Sesuai

96. Klik combobox “pembicara” pada form laporan pembicara

Menampilkan seluruh pembicara Sesuai

97. Klik combobox “Kegiatan” pada form laporan pembicara

Menampilkan seluruh kegiatan Sesuai

form pembicara

99. Klik combobox “Ruang” pada form pembicara

Menampilkan seluruh ruang Sesuai

100. Klik tombol “Ok” untuk proses laporan pembicara

Menampilkan halaman laporan pembicara

Sesuai

101. Klik tombol “print” pada halaman laporan pembicara

Cetak laporan pembicara Sesuai

102. Klik tombol “Batal” pada halaman laporan pembicara

Laporan pembicara batal di cetak Sesuai

103. Pilih “Kegiatan” pada

combobox “Laporan” di form laporan jadwal

Menampilkan form laporan kegiatan

Sesuai

104. Klik combobox “Kegiatan” pada form laporan Kegiatan

Menampilkan seluruh Kegiatan Sesuai

105. Klik combobox “Pembicara” pada form laporan Kegiatan

Menampilkan seluruh pembicara Sesuai

106. Klik combobox “Shift” pada form Kegiatan

Menampilkan seluruh shift Sesuai

107. Klik combobox “Ruang” pada form Kegiatan

Menampilkan seluruh ruang Sesuai

108. Klik tombol “Ok” untuk proses laporan

Menampilkan halaman laporan Kegiatan

Sesuai

109. Klik tombol “print” pada halaman laporan kegiatan

Cetak laporan kegiatan Sesuai

110. Klik tombol “Batal” pada halaman laporan kegiatan

Laporan kegiatan batal di cetak Sesuai

111. Pilih “Ruang” pada combobox “Laporan”

Menampilkan form laporan ruang Sesuai

pada form laporan ruang 113. Klik combobox “Hari” pada

form laporan ruang

Menampilkan seluruh hari Sesuai

114. Klik combobox “Periode” pada form laporan ruang

Menampilkan periode/bulan Sesuai

115. Klik combobox “Tahun” pada form laporan ruang

Menampilkan tahun Sesuai

116. Klik tombol “Ok” untuk proses laporan ruang

Menampilkan halaman laporan ruang

Sesuai

117. Klik tombol “print” pada halaman laporan ruang

Cetak laporan ruang Sesuai

118. Klik tombol “Batal” pada halaman laporan ruang

Laporan ruang batal di cetak Sesuai

119. Pilih “Hari” pada combobox “Laporan” di form laporan jadwal

Menampilkan form laporan hari Sesuai

120. Klik combobox “Hari” pada form laporan hari

Menampilkan seluruh hari Sesuai

121. Klik combobox “Pembicara” pada form laporan hari

Menampilkan seluruh pembicara Sesuai

122. Klik combobox “Kegiatan” pada form laporan hari

Menampilkan seluruh kegiatan Sesuai

123. Klik combobox “Ruang” pada form laporan hari

Menampilkan seluruh hari Sesuai

124. Klik tombol “Ok” untuk proses laporan hari

Menampilkan laporan hari Sesuai

125. Klik tombol “print” pada halaman laporan hari

Cetak laporan hari Sesuai

halaman laporan hari 127. Klik Menu “File” pilih list

“EXIT”

Menampilkan kembali halaman login

Sesuai

128. Klik menu “File” pilih list “LOGOUT”