EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT

  EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT (Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta) SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi oleh: Mella Merlinda Ningrum NIM: 072114039 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

  EVALUASI SISTEM EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN SI PEMBELIAN BAHAN BAKU BAHAN BAKU SECARA KREDIT (Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta) (Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta) (Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius, Yogyakarta) SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi oleh: Mella Merlinda Ningrum NIM: 072114039 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

  Skripsi

  EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU SECARA KREDIT Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta

  Oleh:

  Mella Merlinda Ningrum

  NIM: 07 2114 039 Telah Disetujui oleh:

  Pembimbing I

  Semua masalah yang kau alami dalam hidup..

Merupakan suatu proses pendewasaan diri, tuk jadi pribadi yang utuh..

Ketika kau menemui kesulitan, hadapilah dengan sabar.. karna kau akan tersenyum diakhir ceritamu.. (Mella Merlinda Ningrum, 2011)

  Skripsi ini kupersembahkan untuk :  Tuhan Yesus yang selalu memberkati dan menyertai disetiap langkahku.

   Bapak, Mama, Mbak, Ade, Spupu kecilku, Mbah Putri dan Mbah Kakung yang selalu memberikan semangat dan doa.

   Mas Bagus, bebe-ku yang selalu memberi UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

  PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul : Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit dan dimajukan untuk diuji tanggal 18 Oktober 2011 adalah hasil karya saya.

  Dengan ini saya menyatakan dengan segala sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

  Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

  Yogyakarta, 26 September 2011

  

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

  Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma : Nama : Mella Merlinda Ningrum Nomor Mahasiswa : 07 2114 039

  Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit.

  Dengan demikian saya memberikan kepada Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal : 1 November 2011 Yang menyatakan

KATA PENGANTAR

  Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmatnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit” ini dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

  1. Rama Rektor Dr. Ir. P. Wiryono Priyotamtama S.J, yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

  2. Bapak Drs. Edi Kustanto, M.M selaku dosen pembimbing skripsi yang dengan sabar memberikan masukan dan bimbingan selama penulisan skripsi sampai akhirnya dapat menyelesaikan skripsi ini.

  3. Bapak Eduardus Didik Marsyanto dan Bapak Nicko, selaku dosen yang telah memberi masukan dalam penulisan skripsi.

  4. Bapak Purwantoro, selaku manajer pemasaran Penerbit dan Percetakan Kanisius yang telah membantu penulis dalam proses penelitian.

  6. Bapak, Mama, Mbak, Ade, Mbah Putri dan Mbah Kakung yang selalu memberikan dukungan, semangat dan doa.

  7. Mas Bagus yang selalu mendoakanku, memberikan semangat dan menemaniku.

  8. Micell dan Sheren, ade spupu kecilku yang membuat aku selalu tersenyum karena tingkahnya.

  9. Sahabat dan teman – temanku (Monika, Bunda, Gita, Amel, Erwin, Mba Ana, Ocha, Nia) terima kasih atas dukungannya.

  10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung.

  Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan senang hati.

  Semoga skripsi ini berguna bagi pembaca.

  Yogyakarta, 26 September 2011 Penulis

  Mella Merlinda Ningrum

  

DAFTAR ISI

  HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN................................................................................ iii HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS................................ v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI............................. vi HALAMAN KATA PENGANTAR ..................................................................... vii HALAMAN DAFTAR ISI .................................................................................... ix HALAMAN DAFTAR TABEL ............................................................................ xi HALAMAN DAFTAR GAMBAR...................................................................... xii ABSTRAK ........................................................................................................... xiii ABSTRACT ........................................................................................................ xiv

  BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah..................................................................... 1 B. Rumusan Masalah .............................................................................. 2 C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 3 D. Manfaat Penelitian ............................................................................. 3 E. Sistematika Penulisan ........................................................................ 4 BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................... 6 A. Definisi Sistem ................................................................................... 6 B. Sistem Akuntansi ............................................................................... 9 C. Pembelian......................................................................................... 14 D. Sistem Akuntansi Pembelian ........................................................... 16 E. Prosedur Pencatatan Utang .............................................................. 31 F. Sistem Retur Pembelian ................................................................... 37 G. Sistem Pengendalian Intern.............................................................. 41 H. Penelitian Terdahulu ........................................................................ 47 I. Bagan Alir ........................................................................................ 48 J. Pengujian Kepatuhan ....................................................................... 54 BAB III METODE PENELITIAN....................................................................... 61 A. Objek Penelitian ............................................................................... 61 B. Metode dan Desain Penelitian.......................................................... 61 C. Teknik Pengambilan Sampel............................................................ 62 D. Teknik Pengumpulan Data............................................................... 63

  C. Struktur Organisasi .......................................................................... 69

  D. Personalia ......................................................................................... 81

  E. Pemasaran ........................................................................................ 82

  F. Produksi ........................................................................................... 83

  BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ........................................... 86 A. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Kredit di Penerbit dan Percetakan Kanisius .................................................... 87 B. Pengujian Kepatuhan ..................................................................... 115 BAB VI PENUTUP............................................................................................ 128 A. Kesimpulan .................................................................................... 128 B. Keterbatasan Penelitian.................................................................. 130 C. Saran............................................................................................... 130 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 131 LAMPIRAN........................................................................................................ 133

  

DAFTAR TABEL

  Tabel

  1 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Pengendalian ........... 56 Tabel

  2 Tabel stop-or-Go Decision.............................................................. 57 Tabel

  3 Attribute Sampling Table for Determining Stop-Or-Go Sample

  size and Upper Precision Limit Population Accurance Rate Based on Sample Results ............................................................................ 59

  Tabel

  4 Perbandingan teori dan praktek mengenai fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yang diterapkan dalam perusahaan .................................................. 88

  Tabel

  5 Perbandingan teori dan praktek mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yang digunakan perusahaan ............................................................. 91

  Tabel

  6 Perbandingan teori dan praktek mengenai catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yang digunakan perusahaan ...................................................................... 93

  Tabel

  7 Perbandingan teori dan praktek mengenai jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian yang dijalankan perusahaan ............................................................. 97

  Tabel

  8 Hasil Kuesioner mengenai struktur organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius .................................................. 104

  Tabel

  9 Hasil Kuesioner mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan........................................................................ 107 Tabel

  10 Hasil Kuesioner mengenai praktik yang sehat yang diterapkan pada sistem akuntansi pembelian ........................ 111 Tabel

  11 Hasil wawancara mengenai karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya............................................................ 114 Tabel

  12 Hasil pemeriksaaan attribute atas 50 sampel pendahuluan........... 116

  

DAFTAR GAMBAR

  Gambar 1 Surat Permintaan Pembelian ............................................................ 19 Gambar 2 Surat permintaan penawaran harga .................................................. 20 Gambar 3 Surat Order Pembelian ..................................................................... 21 Gambar 4 Laporan Penerimaan Barang ............................................................ 23 Gambar 5 Surat Perubahan Order Pembelian ................................................... 24 Gambar 6 Bukti Kas Keluar.............................................................................. 25 Gambar 7 Voucher Register.............................................................................. 26 Gambar 8 Jurnal Pembelian .............................................................................. 27 Gambar 9 Kartu Utang...................................................................................... 28 Gambar 10 Kartu Persediaan .............................................................................. 28 Gambar 11 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian.............................. 30 Gambar 12 Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedures..... 32 Gambar 13 One-time voucher procedures dengan cash basis ............................ 34 Gambar 14 One-time voucher procedures dengan accrual basis ....................... 35 Gambar 15 Built-up voucher procedures............................................................ 36 Gambar 16 Memo Debit ..................................................................................... 38 Gambar 17 Laporan Pengiriman Barang ............................................................ 39 Gambar 18 Jurnal Retur Pembelian .................................................................... 40 Gambar 19 Sistem Pembelian ............................................................................. 49 Gambar 20 Sistem Retur Pembelian ................................................................... 52

  

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

BAHAN BAKU SECARA KREDIT

Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta

  Mella Merlinda Ningrum 072114039

  Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma

  Yogyakarta 2011

  Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit pada Penerbit dan Percetakan Kanisius. Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara, observasi, dokumentasi dan kuesioner. Teknik analisis data yang digunakan adalah (1) untuk menjawab rumusan masalah pertama yaitu menggunakan teknik analisis deskriptif komparatif, teknik ini membandingkan antara teori dengan hasil temuan di lapangan. (2) untuk menjawab rumusan masalah kedua yaitu melakukan pengujian kepatuhan dengan menggunakan model stop-or-go sampling.

  Berdasarkan hasil analisis data, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit yang dilaksanakan perusahaan telah sesuai dengan teori. Sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit sudah efektif.

  

ABSTRACT

AN EVALUATION ON ACCOUNTING SYSTEM OF RAW MATERIAL

CREDIT PURCHASING

A Case Study at Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta

  Mella Merlinda Ningrum Student Number : 07 2114 039

  Sanata Dharma University Yogyakarta

  2011 This research aimed to evaluate the accounting system of raw material credit purchasing at Penerbit dan Percetakan Kanisius. The type of research conducted was case study. The techniques of collecting the data were interview, observation, documentation, and questionnaire. The data analysis techniques used were: (1) To answer the first formulation of the problem was done using data analysis technique of descriptive-comparative, this technique was done by comparing the theory with the findings from field. (2) The second problem was answered by compliance test using stop-or-go sampling model.

  Based on the data analys result, it was concluded that the accounting system of raw material credit purchasing applied by the company had been suitable with the theory. The internal control system of accounting system of raw material credit purchasing had been effective.

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah

  “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu” (Mulyadi 2001:2). Suatu sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Dalam perusahaan tiap harinya pastilah terjadi sekian banyak transaksi, yang beragam macamnya, semua itu harus dapat diatur dan dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan sistem yang ada sehingga risiko penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan dapat diminimalisir.

  Pimpinan perusahaan berkepentingan untuk mengetahui keadaan dalam perusahaan yang dipimpinnya. Dalam perusahaan kecil, pimpinan dapat secara langsung turun tangan mengurusi pekerjaan setiap bagian sehingga dapat mengetahui keadaan dalam perusahaannya. Apabila perusahaan sudah berkembang menjadi perusahaan yang besar, dimana sebagian tugas dan wewenang pimpinan didelegasikan pada beberapa orang, maka pimpinan perusahaan membutuhkan alat untuk mengadakan pengawasan dan mengetahui kemajuan yang dicapai. Kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan adanya sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik. diperlukan oleh perusahaan”. Pembelian merupakan salah satu kegiatan dalam perusahaan terkait dengan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan itu sendiri, maka transaksi untuk pengadaan barang tersebut adalah salah satu transaksi yang rutin terjadi diperusahaan. “Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan” (Heripracoyo 2009: 93).

  Sistem akuntansi dapat dijadikan sebagai pengatur dan pengendali siklus pembelian agar lebih efektif dan efisien sehingga kinerja perusahaan yang terkait dengan siklus pembelian dapat termonitor dan terkendali dengan baik, bahkan perusahaan dapat meminimalisir serta mengantisipasi munculnya penyimpangan atau penyelewengan yang mungkin terjadi dalam kegiatan operasional sehari-hari.

  Perusahaan memerlukan adanya sistem akuntansi untuk mengatur kinerja perusahaan terkait dengan pembelian yang dilakukan. Untuk menentukan suatu sistem akuntansi pembelian yang sesuai dan mudah digunakan oleh perusahaan, maka diperlukan suatu evaluasi terhadap sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh perusahaan tersebut.

B. Rumusan Masalah

  Rumusan masalah yang diajukan dalam penelitian ini adalah:

  1. Bagaimanakah perbandingan antara pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit di Penerbit dan Percetakan Kanisius

  2. Apakah sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit yang dilaksanakan di Penerbit dan Percetakan Kanisius sudah efektif?

  C. Tujuan Penelitian

  Tujuan penelitian ini yang dilakukan oleh penulis yaitu:

  1. Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit yang telah dilaksanakan di Penerbit dan Percetakan Kanisius sudah sesuai dengan teori.

  2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku secara kredit yang dilaksanakan di Penerbit dan Percetakan Kanisius sudah efektif.

  D. Manfaat Penelitian

  1. Bagi penulis Penelitian ini sebagai sarana untuk memperluas wawasan, meningkatkan pemahaman penulis mengenai sistem akuntansi pembelian, serta untuk menerapkan teori yang diperoleh selama kuliah kedalam praktek.

  2. Bagi Universitas Sanata Dharma Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi dan dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan penelitan yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian.

  3. Bagi Penerbit dan Percetakan Kanisius Penelitian ini diharapkan dapat berguna sebagai bahan masukan terkait dengan sistem akuntansi pembelian serta dalam menentukan kebijakan pengadaan barang yang diperlukan oleh Penerbit dan Percetakan Kanisius.

E. Sistematika Penulisan

  Sistematika penulisan dalam penelitian ini disusun dengan urutan sebagai berikut:

  BAB I : PENDAHULUAN Bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penelitian.

  BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan dasar-dasar teoritis dari beberapa sumber yang digunakan sebagai dasar acuan penelitian. BAB III : METODE PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

  BAB IV : GAMBARAN UMUM PENERBIT DAN PERCETAKAN KANISIUS Bab ini menguraikan tentang gambaran umum Penerbit dan

  BAB V : PEMBAHASAN Bab ini mendeskripsikan jalannya sistem akuntansi pembelian dan perbandingannya dengan teori. BAB VI : PENUTUP Bab ini menjelaskan kesimpulan dari hasil evaluasi serta saran yang ditujukan bagi Penerbit dan Percetakan Kanisius agar dapat membantu dalam menentukan kebijakan pengadaan barang yang diperlukan.

BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem

  1. Definisi Sistem “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

  Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi” (Mulyadi 2001:31).

  Menurut Nugroho (2001:2), ”Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”. Dari beberapa definisi diatas, maka kita dapat menyimpulkan bahwa setiap sistem memiliki unsur-unsur didalamnya yang disebut dengan subsistem, unsur- unsur tersebut berkaitan erat satu-sama lain dan bekerja secara bersama-sama dalam melakukan suatu kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Suatu sistem dirancang untuk menangani kegiatan yang secara rutin terjadi.

  Suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur. Prosedur adalah urutan serangkaian kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang untuk menjamin transaksi perusahaan yang dilakukan secara seragam dan

  2. Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto (2005:3), ada delapan karakteristik sistem, yaitu:

  a. Komponen sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

  b. Batas sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainya atau dengan lingkungan lainnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  c. Lingkungan luar sistem Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

  d. Penghubung sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu dengan yang lainnya dalam sebuah sistem. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

  e. Masukan sistem (input)

  Input adalah sebuah sistem dapat berupa masukan perawatan/ dapat beroperasi) dan masukan sinyal/signal input (energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran).

  f. Keluaran sistem (output) Keluaran atau Output adalah sistem hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan keluaran yang tidak berguna.

  g. Pengolah sistem Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran.

  h. Sasaran sistem atau goal Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuannya tercapai.

  3. Klasifikasi Sistem Menurut Jogiyanto (1990:6) terdapat empat pengklasifikasian sistem, yaitu: a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik.

  Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik.

  b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang c. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem tertentu merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan atau diprediksi. Sistem tak tentu merupakan sistem yang mengandung unsur probabilitas sehingga, kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.

  d. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

  Sistem yang terbuka harus mempunyai pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, agar relatif tertutup, karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

B. Sistem Akuntansi

  1. Definisi Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3), “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

  Dalam membahas sistem akuntansi, kita perlu membedakan istilah sistem dengan prosedur. Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melakukan kegiatan pokok atau utama suatu perusahaan. Prosedur adalah urutan serangkaian kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang untuk menjamin transaksi perusahaan yang dilakukan secara seragam dan berulang-ulang.

  Pengertian lain dari sistem akuntansi, Munawir (1995:230) menyatakan sebagai berikut: Sistem akuntansi adalah meliputi metode-metode dan catatan-catatan yang ditetapkan manajemen untuk mencatat dan melaporkan transaksi dan kejadian dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktuva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi dan kejadian tersebut.

  2. Unsur Sistem akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur sistem akuntansi pokok, yaitu terdiri atas: a. Formulir

  Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam atau mencatat terjadinya transaksi. Formulir ini berupa secarik kertas yang merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan. Dengan demikian, formulir merupakan alat untuk pengumpulan, pencatatan, dan pelaporan data transaksi.

  b. Jurnal keuangan, dan data lainnya. Dalam penjurnalan, setelah transaksi dicatat, kemudian diklasifikasikan menurut sifat atau jenisnya. Proses selanjutnya, data transaksi diringkas dan diposting kedalam buku besar.

  c. Buku Besar Buku besar merupakan kumpulan dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

  d. Buku Pembantu Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

  e. Laporan Hasil proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem informasi.

  3. Elemen-elemen sistem akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari subsistem yang saling berkaitan atau a. Sistem akuntansi utama. Terdiri dari klasifikasi rekening riil dan nominal, buku besar, jurnal dan bukti transaksi.

  b. Sistem penjualan dan penerimaan uang. Terdiri dari order penjualan, perintah pengiriman, pembuatan faktur (penagihan), distrbusi penjualan, piutang, penerimaan uang dan pengawasan kredit.

  c. Sistem pembelian dan pengeluaran uang. Terdiri dari order pembelian dan laporan penerimaan barang, ditribusi pembelian dan biaya, utang, prosedur pengeluaran uang.

  d. Sistem pencatatan waktu dan penggajian. Terdiri dari personalia, pencatatan waktu, penggajian, distribusi gaji dan upah.

  e. Sistem produksi dan biaya produksi. Terdiri dari order produksi, pengawasan persediaan dan akuntansi biaya.

  4. Pengembangan Sistem Akuntansi

   Ada beberapa hal yang menyebabkan perusahaan perlu

  mengembangkan sistem yang telah digunakan perusahaan sebelumnya (Jogiyanto, 1999:35-36), yaitu:

  a. Adanya permasalahan yang timbul pada sistem lama, yang dapat berupa: 1) Ketidakberesan, yang dapat berupa kecurangan-kecurangan yang disengaja yang mengakibatkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan, maupun kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja tidak efisiensinya operasi, tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

  2) Pertumbuhan organisasi, yang menyebabkan harus disusunnya kembali sistem yang baru.

  b. Untuk Meraih Kesempatan-Kesempatan Dalam keadaan pasar bersaing, efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.

  c. Adanya Instruksi-instruksi Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi yang berasal dari pimpinan atau dari luar organisasi.

  5. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi antara lain (Hudiono dan Leng, 2001:124): a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

  Selain itu, pengembangan sistem juga dibutuhkan bagi perusahaan yang sedang menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankann selama ini.

  b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Adakalanya sistem sistem akuntansi yang berlaku tidak karena itu, pengembangan sistem akuntansi perlu dilakukan sebagai solusi atas permasalah di tersebut.

  c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi, dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

  Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.

  d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi, untuk memperolehnya dibutuhkan pengorbanan sumber ekonomi yang lain.

C. Pembelian

  “Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang serta jasa, sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan” (Heripracoyo, 2009:93). Pembelian merupakan salah satu kegiatan dalam perusahaan terkait dengan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan

  Pengertian lain mengenai pembelian, Indrajani (2008:85) menyatakan sebagai berikut: Pembelian adalah salah satu fungsi penting untuk kelancaran kegiatan operasional perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan barang dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan barang agar permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. Pembelian dibagi menjadi dua yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan utang usaha. Berikut ini adalah proses pembelian yang umumnya terjadi pada setiap perusahaan (Heripracoyo, 2009:93):

  1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung, yaitu dengan cara menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga barang.

  2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang dengan persetujuan dari supervisor. Permintaan ini kemudian digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan barang.

  3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan- pesanan pembelian dan kontrak dengan supplier.

  4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier. Perusahaan harus memastikan bahwa barang yang dating hanya barang yang dipesan dan berada dalam kondisi baik.

  5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima supplier. Pada tahap ini, Pengakuan kewajiban akan dicatat oleh bagian utang pada saat tagihan diterima dari supplier.

  6. Pemilihan invoice atau faktur yang akan dibayar, berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran faktur.

  7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman cek kepada supplier.

D. Sistem Akuntansi Pembelian

  1. Deskripsi Kegiatan Sistem akuntansi pembelian adalah sistem akuntansi yang digunakan dalam perusahaan untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar negeri.

  2. Informasi yang Diperlukan Manajemen Manajemen dapat memperoleh informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dari sistem akuntansi pembelian, misalnya informasi mengenai jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder

  point), order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok, order

  pembelian yang telah dipenuhi pemasok, total saldo utang dagang pada tanggal tertentu, saldo utang dagang kepada pemasok tertentu, dan

  3. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

  a. Fungsi gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

  b. Fungsi pembelian Fungsi pembeliaan bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

  c. Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Selain itu fungsi ini juga bertanggungjawab dalam menerima barang dari pembeli yang melakukan retur penjualan.

  d. Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi berperan sebagai pencatat utang dan fungsi pencatat register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam fungsi akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

  4. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yaitu sebagai berikut: a. Surat permintaan pembelian

  Surat permintaan pembelian adalah dokumen yang merupakan formulir, diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu sepertu yang tersebut dalam surat tersebut.

  Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Berikut ini adalah contoh bentuk formulir Surat permintaan pembelian.

  Gambar 1: Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:304)

  b. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

  Gambar 2: Surat permintaan penawaran harga Sumber: Mulyadi (2001:306) c. Surat oder pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: 1) Surat order pembelian

  Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

  Gambar 3: Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:87)

  2) Tembusan pengakuan oleh pemasok Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

  3) Tembusan bagi unit peminta barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.

  4) Arsip tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

  5) Arsip pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6) Tembusan fungsi penerimaan

  Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

  7) Tembusan fungsi akuntansi Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi d. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

  Gambar 4: Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (2001:234)

  e. Surat perubahan order pembelian barang, spesifikasi, penggantian, atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

  Gambar 5: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:308)

  f. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

  Gambar 6: Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2001:309)

  5. Catatan Akuntansi yang Digunakan

  a. Register bukti kas keluar (voucher register) Apabila dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

  payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

  voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad

  atau menurut tanggal jatuh tempo, arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

  Gambar 7: Voucher Register Sumber: Mulyadi (2001:310)

  b. Jurnal pembelian Apabila dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

  payable procedure, maka jurnal yang digunakan untuk mencatat

  transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. Dalam account payable faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang.

  Gambar 8: Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:109)

  c. Kartu utang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account

  procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang

  kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

  Gambar 9: Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2001:311)

  d. Kartu persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

  6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

  a. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaaan dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang-barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

  b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

  c. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

  d. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaaan pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

  e. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

  f. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

  Berikut ini adalah gambar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian.

  Permintaan penawaran harga (2) Permintaan Pembelian Fungsi

  (1) Fungsi Penawaran harga Pemasok Gudang

  Pembelian (3) Order pembelian Penyimpanan

  (4) barang (6) Penerimaan barang dari pemasok

  (5) Fungsi Penerimaan Laporan

  Penerimaan Penerimaan faktur dari pemasok barang

  (8) Fungsi (7) Akuntansi

E. Prosedur Pencatatan Utang

  Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedures dan

  voucher payable procedures (Mulyadi, 2001:342):

  1. Account Payable Procedures Account payable procedures adalah catatan utang berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dokumen yang digunakan dalam account

  payable procedures yaitu faktur dari pemasok dan kuitansi tanda terima