Identifikasi Kebutuhan Sistem Automasi Perpustakaan Pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
1.5
Rang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup penelitian ini membahas tentang kebutuhan sistem
perpustakaan
terautomasi
terutama
dibidang
pengadaan,
pengatalogan,
pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, katalog online (online public access
catalogue) atau OPAC dan statistik yang terdapat pada Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1
Pengertian Perpustakaan Institut
Perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam setiap
program pendidikan, pengajaran, dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan
ilmu pengetahuan. Lembaga perpustakaan yang juga merupakan inti dari setiap
program pendidikan dan pengajaran sehingga perpustakaan harus menjadi “The
heart of educational programs” yang harus mendukung setiap proses tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Nilai suatu lembaga pendidikan, institut, perguruan tinggi ataupun lembaga riset
dan ilmu pengetahuan itu bergantung antara lain pada kelengkapan dan
kesempurnaan jasa yang dapat diberikan oleh perpustakaannya yang ini juga
sangat bergantung pada kesigapan dan kemampuan dari petugas perpustakaan itu
sendiri.
Keberadaan institut tak terpisahkan dari perguruan tinggi, perpustakaan
bagaikan jantubg dan darah bagi makhluk hidup. Tanpa adanya perpustakaan
sebuah perguruan tinggi akan kehilangan daya energinya. Institut adalah
perguruan tinggi yg melaksanakan program pendidikan keilmuan dan kejuruan
dalam satu bidang pengetahuan,seperti pendidikan pertanian dan seni.
Perpustakaan institut adalah salah satu Unit Pelaksana teknis (UPT) yang
bersama dengan unit lain turut menunjang melaksanakan Program Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian
masyarakat. Perpustakaan institut di Indonesia mempunyai tujuan yang sama
dengan perguruan tinggi yaitu untuk memberikan layanan informasi untuk
kegiatan belajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Oleh karena itu, koleksi perpustakaan Institut benar-benar diarahkan untuk
mendukung pencapaian tujuan dan pelaksanaan Tri Dharma tersebut. Untuk
menjalankan Tri Dharma tersebut, salah satu yang harus di lakukan oleh suatu
perpustakaan adalah membuat sebuah sumber informasi untuk pengguna. Sumber
informasi itu dapat berupa teknologi ataupun sebagainya. Seperti yang diketahui,
saat ini banyak perpustakaan yang telah menerapkan suatu teknologi informasi
yang dinamakan dengan sistem automasi perpustakaan. Sistem ini dapat
mempermudah pengguna dalam melakukan penulusuran bahan pustaka dan juga
mempermudah para karyawan atupun pustakawannya dalam pekerjaannya.
2.2
Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan
Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan Teknologi
Informasi diperpustakaan adalah Automasi Perpustakaan (Library Automation).
Universitas Sumatera Utara
Di Indonesia saat ini perpustakaan pada umumnya telah memanfaatkan komputer
untuk sistem kerumahtanggan.
Beberapa definisi dari automasi perpustakaan, yaitu sebagai berikut:
1.
Harrod (1990),
automasi adalah pengorganisasian mesin untuk
mengerjakan tugas-tugas rutin. Sehingga hanya dibutuhkan sedikit
campur tangan manusia (p. 47).
2.
Concise Oxford Dictionary (1982), automasi adalah penggunaan
peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat
tenaga fisik dan mental manusia (p. 59).
3.
Kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier Clason (1976), automasi
dinyatakan sebagi proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.
4.
Sulistyo-Basuki (1994), automasi adalah mencakup konsep proses
atau hasil membuat mesin swatinda dan atau swakendali dengan
menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut (p. 96).
5.
Salim (1991) Automasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode
yang menggunakan peralatan
untuk mengatikan tenaga manusia
dalam pekerjaan rutin (p. 1067).
Dari beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan secara sederhana
bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses penggelolaan perpustakaan
dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) terutama pada
penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan rutin yang sehari-hari
dilakukan diperpustakaan. Pelayanan informasi merupakan bagian terintegrasi dan
yang terpenting dari suatu sistem automasi perpustakaan. Pelayanan informasi
dapat dikembangkan dengan menyediakan koleksi berbentuk digital yang dikemas
dalam CD-ROM dan informasinya dapat diakses melalui jaringan luar (LAN,
WAN, Internet)
Menurut Nur Hassan (2009), Hal yang harus diperhatikan pertama kali
dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem database, yang
Universitas Sumatera Utara
didalam mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan
laporan-laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik (p. 3)
Apabila setiap bagian telah terintegrasi maka dengan demikian para
pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan
perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah
diambil alih oleh komputer. Automasi perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi
dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan
sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan
teknologi informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
2.3
Tujuan Automasi Perpustakaan
Perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi
informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung
yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.
Kebutuhan akan Teknologi Informasi (TI) sangat berhubungan erat dengan peran
dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi
ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis,
mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan
membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola
dan menyediakanya untuk umum.
Menurut Harmawan (2009), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa
disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai
berikut :
1.
Mengatasi keterbatasan waktu
2.
Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya
dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb.
3.
Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4.
Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian
5.
Memperingan pekerjaan
6.
Meningkatkan layanan
Universitas Sumatera Utara
7.
Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
8.
Menghemat biaya
9.
Menumbuhkan rasa bangga.
10.
Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Selain itu menurut Duval dan Main (1992) seperti yang dikutip Hasugian,
(2009) menyatakan dari berbagai alasan untuk melakukan automasi perpustakaan,
alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu :
1.
Meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency).
2.
Memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users).
3.
Penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and
containing cost).
4.
Memperbaiki adminitstrasi dan informasi manajemen (improved
administrative and management information).
Allan (1986) mengungkapkan sistem automasi perpustakaan dari segi
penerapannya dibagi atas tiga macam yaitu :
1.
Sistem automasi per bagian
2.
Sistem automasi semi terintegrasi, dan
3.
Sistem terintegrasi secara penuh (fully integrated library system)
Satu hal yang menarik dari alasan diatas adalah perbaikan administrasi dan
manajemen informasi. Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan
perpustakaan untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh
administrasi dan informasi manajemen yang baik.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan
bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan
baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun
penelusuran katalog (OPAC).
Universitas Sumatera Utara
2.4
Manfaat Automasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan
dengan menerapkan automasi. Menurut Sophia (1998), penggunaan teknologi
komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat :
1.
Mempercepat proses temu balik informasi (Information Retrieval)
2.
Memperlancar proses pengolahan ,pengadaan bahan pustaka
3.
Komunikasi antar perpustakaan,dan
4.
Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat
dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi
lebih akurat dan cepat untuk telusur kembali. Dengan demikian para pustakawan
dapat
menggunakan
waktu
lebihnya
untuk
memikirkan
pengembangan
perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah
di ambil alih oleh komputer.
2.5
Persyaratan Sistem Automasi Perpustakaan
Sebelum memutuskan memakai sistem automasi perpustakaan yang akan
digunakan, baik memilih dari yang tersedia dipasaran maupun membangun sistem.
Ada 2 macam persyaratan sistem yang terdapat pada dokumen persyaratan sistem
yaitu:
1.
Persyaratan fungsional (Functional Requitment)
Persyaratan fungsional ini langsung berhubungan pada proses yang
harus dikerjakan atau informasi yang harus dimuat oleh sistem.
Persyaratan fungsional merupakan salah satu fungsi dasar dari sistem.
Dapat dikatakan, jika persyaratan fungsional dari sistem tidak
berfungsi maka hilanglah manfaat dari sistem.
Universitas Sumatera Utara
2.
Persyaratan non-fungsional (Nonfunctional Requitment).
Persyaratan non-fungsional mengacu pada perilaku yang harus
dimiliki oleh sistem, seperti kinerja, dan kemudahan penggunaan.
Berbeda dengan persyaratan fungsional, persyaratan non fungsional
ini di perhatikan jika fungsi dasar sistem sudah terpenuhi. Yang
menjadi tinajauan dari persyaratan non-fungsional adalah dalam hal
kualitas.
Dalam hal ini seorang manajer sistem haruslah menguasai persyaratan
sistem perpustakaan yang baik bagi suatu organisasi dan juga harus menguasai
bagaimana informasi dihasilkan, diolah dan disebarkan. Menurut Pendit (2008)
ada 19 fitur dan fasilitas yang dianggap bagian dari bagian automasi perpustakaan
yang telah diurut sesuai abjad, yaitu:
1.
Catalog Management, tidak hanya mengadung pembuatan katalog,
tetapi juga keseluruhan manajemen proses kerja pembuatan katalog,
termasuk automasi proses penyuntingan, penyalinan katalog ( copy
cataloging), pertukaran katalog antar perpustakaan, katalog berbasis
web, pengelolaan authority control dan sebagainya. (p. 32).
2.
Circulation management, seringkali meluas menjadi manajemen jasa
perpustakaan secara menyeluruh, termasuk manajemen akses dan
otentifikasi (p. 217).
3.
Custom User Interface, mengijinkan pengelola perpustakaan untuk
mengubah tampilan dan antar-muka secara lebih fleksible, baik untuk
mengurangi
kesan
statis
yang membosankan
maupun
untuk
menyesuaikan layanan online dengan kebutuhan yang spesifik. (p.
242).
4.
Customer Database, diperlukan beberapa perpustakaan yang sekaligus
menjadi mitra penerbit atau bahkan menjadi produsen sendiri bagi
beberapa terbitan khusus yang dijual kepada masyarakat (p. 223)
Universitas Sumatera Utara
5.
Customizable
Fields,
memungkinkan
pengelola
perpustakaan
mengubah-ubah struktur pangkalan data di dalam sistem, misalnya
menambahkan ruas (field) khusus untuk kondisi fisik buku dalam
konteks preservasi, atau sebaliknya menghilangkan ruas-ruas yang
dianggap tidak perlu.
6.
Data Import/Export, menyediakan fasilitas khusus bagi pengelola
perpustakaan untuk mengintegrasikan data yang mereka miliki dangan
berbagai data lain (p. 25).
7.
Federated Searching merupakan fasilitas yang memungkinkan sebuah
sistem mencari dan menemukan data di sistem lain (p. 75).
8.
Fee Collection, memungkinkan pengelola perpustakaan mengatur
keuangan yang berseumber dari keanggotaan maupun denda,
langganan khusus, dan sebagainya. Mobile Access, kini ditawarkan
untuk perpustakaan yang ingin menyediakan jasa lewat telepon selular,
misalnya
untuk
peminjaman
atau
juga
untuk
pengambilan
(downloading) materi digital.
9.
Multi-Language, merupakan fasilitas untuk mengijinkan penggunaan
berbagai bahasa, terutama untuk antar-muka.
10.
OPAC atau online Public Access Catalogue saat ini sudah
berkembang dari semata-mata tiruan kartu-katalog, menjadi sebuah
search engine yang cukup ampuh untuk melakukan berbagai hal,
termasuk federated search dan multi-searching (pencarian serentak).
11.
Periodicals and Serials Management menjadi sangat penting ketika
sebuah perpustakaan memiliki jurnal tercetak maupun jurnal
elektronik (p. 192).
12.
Reporting adalah fungsi penting sebagai bagian dari manajemen
institusi perpustakaan, baik sebagai institusi yang mandiri maupun
sebagai bagian dari institusi yang lebih besar.
Universitas Sumatera Utara
13.
RFID atau Radiao Frequency Identification sebenarnya adalah
teknologi pelacak yang memungkinkan sebuah sistem mengetahui
secara akurat keberadaan benda, terutama jika benda tersebut bergerak
atau berpindah- pindah.
14.
Scanning and Barcode Integration merupakan teknologi sebelum
RFID diatas, juga berfungsi sebagai alat identifikasi buku yang
mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku.
15.
Self-Checkin/outi, terkait dengan butir 15 dan 16 diatas, fasilitas
mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku. Sudah ba
tentu semua fasilitas ini hanya berlaku bagi perpustakaan yang m
memiliki koleksi buku atau media lain yang dipinjamkan secara fisik.
16.
Software Development Kit, disediakan oleh beberapa sistem untuk
memungkinkan pengelola perpustakaan mengembangkan sendiri
beberapa fitur tambahan sesuai keperluan.
17.
Web Services merupakan fasilitas yang memungkinkan sistem
automatisasi perpustakaan menjalankan kegiatan di dalam jaringan
Web, misalnya untuk secara otomatis mengeluarkan daftar koleksi
yang dianggap relevan untuk keperluan pengguna, disusaikan dengan
informasi tentang pengguna itu.
Sistem automasi perpustakaan mencakup beberapa komponen atau syarat
yang paling mendukung dan terkait UNESCO (1999). Komponen-komponen
tersebut meliputi pengguna (user), perangkat lunak (software), perangkat keras
(hardware).
1.
Pengguna (User)
Pengguna
merupakan
unsur
utama
dalam
sistem
automasi
perpustakaan. Pengembagan sistem perpustakaan hendaknya selalu
memperhatikan masukan pengguna. Automasi perpustakaan bisa
dikatakan optimal apabila memenuhi kebutuhan pemakainya, baik staf
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan ataupun pemustaka, oleh karena itu analisa kebutuhan
pengguna mutlak dilakukan.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai tahap perencanaan dan
pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus
dikumpulkan untuk menjamin kerjasama. Tenaga-tenaga inti yang
dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator sistem harus
dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2.
Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan
dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu
program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan
mengelola data yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara
bersama-sama (multi-user).
Sofware automasi kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun
dalam negeri derngan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga
yang bervariasi. Untuk perangkat lunak perpustakaan, sofware yang
banyak di kenal dan digunakan adalah Senayan, Athenaeum Light,
Koha Library System, CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan
gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi
sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem
perpustakaannya sendiri seperti Otomigen dan GDL dari ITB,
OpenBiblio dari UPI, SIPUS 2000 dari UGM, dan SIPIS dari IPB.
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu
sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja
banyak kreteria
yang harus diperhatikan. Beberapa kreteria untuk
menilai software adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1.
Kegunaan: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu
(realtime)
dan
relevan
untuk
proses
pengambilan
keputusan.
2.
Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk
mengaplikasikan software sesuat dengan hasil yang
didapatkan.
3. Perangkat keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan
mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat
lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik
dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
2.6
Tahap-Tahap Automasi Perpustakaan
Dalam proses automasi perpustakaan ada beberapa tahap-tahap atau
langkah-langkah perencanaan automasi perpustakaan yang umum dipakai, Corbin
(1981) mengidentifikasi tahap-tahap perencanaan automasi sebagai berikut:
1.
Identifikasi teknologi dan jasa perpustakaan yang ada saat ini,
meliputi pengkajian sumber daya manusia, kegiatan manual dan
aplikasi yang adda saat ini, keadaan koleksi, dan inventarisasi.
2.
Mengkaji kebutuhan dan menetapkan prioritas, meliputi
kegiatan penentuan kebutuhan apa saja untuk menunjang
kegiatan dan mana kebutuhan yang lebih penting dibuat karena
merupakan kebutuhan pokok.
3.
Menerjemahkan kebutuhan dan prioritas ke spesifikasi sistem,
meliputi
pembuatan
desain
automasi
yang
merupakan
Universitas Sumatera Utara
penerjemahan dari kebutuhan yang ada pada karakteristikdan
spesifikasi sistem (perangkat lunak) yang dipilih.
4.
Pemilihan
kreteria
sistem
yang
sesuai
dengan
kondisi
perpustakaan saat ini dan kecenderungan ke masa depan.
2.7
Metode Automasi Perpustakaan
Automasi pada hakekatnya bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan
kuantitas layanan suatu perpustakaan kepada pemakainya, dan dalam rangka
mencapai tujuan tersebut dikenal adanya beberapa metode dan cara. Berdasarkan
cara pengembangannya, menurut Corbin (1985) sebagaimana dikutip oleh Jonner
Hasugian membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu:
1.
Membeli Sistem Turnkey
Sistem turnkey merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor
juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman
untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada
kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta
penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk
para
staf
perpustakaan.
Sedangkan
vendor
lain
hanya
menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja dan
perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan
-nya. Mengembangkan sistem automasi dengan cara turnkey
mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :
a.
Sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam
tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut
merupakan paket jadi. Biaya desain, pemrograman dan
pengujian dapat dihindarkan
b.
Spesialis sistem dan computer biasanya disediakan pada
saat instalasi dan pelatihan pengoperasian Staf tidak harus
berlatarbelakang pendidikan komputer.
Universitas Sumatera Utara
Pada sisi lain sistem turnkey juga mempunyai kelemaha. Antara
lain:
a.
Beberapa cirri sistem turnkey tidak sesuai dengan
keinginan atau kebutuhan perpustakaan karena sistem ini
dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan
perpustakaan secara umum.
b.
Harganya mahal
c.
Beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian
bahwa tidak dapat diubah setelah dipasang.
2.
Mengadaptasi Sistem Dari Perpustakaan Lain
Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram
dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan.
Karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif.
Perpustakaan
yang
menjadi
anggota
jaringan
biasanya
membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan
sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota,
hak dan kewajiban, serta jenis
layanan yang digunakan
bersama.
Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa
kebutuhan perpustakaanebagai pengguna sistem dan anggota
jaringan dapat berbeda. Sehingga sistem sulit mengakomodasi
semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa
perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan
sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama.
3.
Mengembangkan Sistem Lokal
Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram
dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari
sistem lokal adalah bahwa sistem dirancang dan diprogram
sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya
Universitas Sumatera Utara
adalah pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang
mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer.
Kelemahan lainnya adalah membutuhkan waktu yang lama agar
dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanya dimulai dari
desain, pemrograman, pengujian sampai kepada penginstalan
sistem. sistem lokal ini sering disebut dengan ”in house
development systems”.
4. Menggunakan Sistem Bersama Dari Perpustakaan Lain.
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam
rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya,
adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain.
Dengan metode memakai ini perpustakaan dapat menekan biaya
dan kegiatan merancang, memprogram, dan menguji sistem yang
biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak. Karena
kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal
sistem tersebut.
Ada beberapa kelemahan yang harus diperhitungkan oleh
perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya
perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem
dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut.
Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini
harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi
software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.
Apabila metode yang akan diterapkan diperpustakaan adalah metode
pengadaptasian sistem yang telah ada, dalam hal ini sistem yang paling sesuai
harus dipilih dengan mempertimbangkan alasan:
1.
Sistem ini sudah terpasang (installed) dimasing-masing
perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
2.
Sebagian besar para pustakawan mengenal sistem tersebut, bahkan
beberapa sudah akrab (familiar) dalam pengoperasian sistem ini
3.
Cocok dengan kondisi perpustakaan saat ini, dimana sistem ini
tidak menuntut spesifikasi komputer yang tinggi.
2.8
Kebutuhan Sistem Automasi
Jonner
Hasugian
(2009),
Pada
perpustakaan
yang
sistem
kerumahtanggaannya masih manual/ konvensional, semua kegiatan pelayanan dan
pengolahan koleksi dikerjakan sepenuhnya dengan menggunakan tenaga manusia.
Kegiatan rutin pada perpustakaan yang sifatnya berulang-ulang sering kali
menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan manusia untuk
mengerjakan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal
pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan
waktu yang cepat dan akurat.
Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengautomasikan
sejumlah kegiatan di perpustakaan. Pernyataan kebutuhan sistem dinyatakan
dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan. Ada yang memulai dari rincian
kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu. Artinya, hanya sebagian atau
unit tertentu yang dianggap mendesak yang akan diautomasi. Dengan demikian
kebutuhan sistem automasi itu, hanyalah untuk modul sistem tertentu (modular
systems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan
seluruh kerumahtanggaannya. Pengelola perpustakaan merinci kebutuhan sistem
untuk semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu diperlukan sistem
automasi yang mampu mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada pada
kerumahtanggaan perpustakaan (total system).
Maka kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian
kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan,
umumnya akan dicatat pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini,
dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated
library system) menjadi primadona sistem yang dibutuhkan perpustakaan. Sistem
Universitas Sumatera Utara
yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu
modul dengan modul yang lainnya.
Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada
kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat dan
kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem
akan ditindaklanjuti dengancara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu
berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing
perpustakaan. (p. 10)
Beberapa pernyataaan tentang sistem
kerumahtanggaan perpustakaan
adalah sebagai berikut:
1.
Siregar (1997), menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan
adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi
suatu perpustakaan”. Sistem kerumahtanggan tersebut terdapat
dalam kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi,
pengawasan serial, dan katalog talian (p. 4-5)
2.
Rowley
dikutip
Hasugian
(2009)
menyatakan
bahwa
penggunaan komputer dalam kerumahtanggaan perpustakaan
mencakup pada pemesanan dan pengadaan (ordering and
acquisitions), pengatalogan (cataloguing), Pengawasan sirkulasi
(circulation control), Pengawasan Serial (serial control) dan
manajemen
statistik
koleksi
(collection
of
management
statistics) (p.171).
Dari pernyataan diatas, maka gambaran umum kebutuhan sistem automasi
mencakup pada bidang pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi,
pengawasan serial, katalog online (OPAC), dan statistik.
Universitas Sumatera Utara
2.8.1 Pengadaan
Menurut Siregar (1997) pengadaan (acquisitions) yaitu semua kegiatan
yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui
pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Dalam kegiatan ini juga termasuk
kegiatan pengecekan bibliografis (bibliographical checking) yang dilakukan
sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan
pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Sub-sistem pengadaan
terautomasi biasanya memelihara tiga buah file yaitu file bahan pustaka, pemasok,
dan pemesan. Proses awal yang harus dikerjakan adalah mengisi perpustakaan
dengan sumber-sumber informasi. (p. 5-9)
Pengadaan (akuisisi) koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam
mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang
baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria
pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan
pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan
bahan pustaka baru. Menurut Siregar, (1997) sub sistem pengadaan yang
terautomasi mencakup fungsi- fungsi sebagai berikut :
Adapun sub sistem pengadaan antara lain:
1.
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan
biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan.
Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi
yang tersedia seperti katalog penjual buku.
2.
Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan
cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file
desiderata.
3.
Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan
Universitas Sumatera Utara
faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi
terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar
pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada
pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat
bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Fungsi-fungsi Subsistem pengadaan sebagai berikut:
1. Sistem dapat mendukung proses pemilihan bahan pustaka yang
akan dipesan. Untuk itu, suatu file desiderata tersedia.
2. Sistem dapat memproses pesanan berikut:
a.
Pengentrian data dengan layar terformat.
b.
Temu-balik sebelum pemesanan dan pengubahan
cantuman desiderata menjadi cantuman pesanan
c.
Fasilitas untuk melengkapi cantuman bibliografi
d.
Sistem dapat membuat tanggal dan nomor pesanan.
e.
Menampilakan total harga untuk pesanan lebih dari
satu eksemplar.
f.
Mencetak daftar pesanan berdasarkan penerbit.
3. Sistem dapat memproses penerimaan bahan baru, penerimaan
bahan baru seperti berikut:
a.
Temu balik cantuman menggunakan beberapa kata
kunci, termasuk nomor pesanan atau menurut
kelompok penerbit
b.
Cara perekaman
tanda terima dengan
hanya
menekan beberapa tombol dan dapat langsung
mengubah status cantuman bahan pustaka yang baru
diterima
c.
Sistem dapat membuat tanggal penerimaan
d.
Cara meremajakan cantuman dan
e.
Peremajaan langsung informasi dana yang tersedia
4. Sistem dapat mencetak daftar bahan pustaka yang akan diajukan
Universitas Sumatera Utara
tuntutan
5. Sistem dapat menjawab pertanyaan yang berrkaitan dengan file
pesanan, desiderata dan bahan pustaka yang baru diterima melalui
pengarang, nomor pesanan, dan sebagainya.
6. Sistem dapat menampilkan laporan dan statistik tentang pesanan.
2.8.2 Pengatalogan
Siregar (1996), Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah
perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan
menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas.
Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan
yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dansirkulasi berinteraksi
dengannya dengan menyediakan layanan automasi.
Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang
dilakukandalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan
menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data
(database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog
online
merupakan suatu bentuk
penelusuran terhadap koleksi yang tersedia
melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (p.
2-3).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan
merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah
diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul,
pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor panggil atau kombinasinya.
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog
perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang
terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya
dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang
dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Sistem
pengatalogan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem menyediakan fasilitas pengentrian data seperti berikut:
a.
Pengentrian cantuman menggunakan layar terformat
b.
Cantuman memiliki ruas-ruas yang sama dengan
katalog
c.
Pengecekan
duplikasi
dan
fasilitas
untuk
penambahan jumlah eksemplar
d.
Fasilitas untuk mentransfer dan mengubah (upgrade)
cantuman bahan pustaka yang baru diterima
e.
Fasilitas untuk pengeditan dan mengubah cantuman
dengan sedikit pengetikan, dan
f.
Fasilitas untuk berbagai jenis bahan pustaka.
2. Sistem dapat menerima cantuman dari file perantara (downloading)
3. Sistem dapat menyediakan fasilitas akses langsung (online) seperti
berikut:
a.
Menu driven dan command driven
b.
Fasilitas temu balik menggunakan kata kunci dan
ungkapan
c.
Penampilan katalog dengan bentuk yang sama
seperti kartu katalog
4. Sistem dapat mencetak:
a.
Kartu-kartu katalog
b.
Label punggung bahan pustaka, dan
c.
Bibliografi dan daftar koleksi tambahan
2.8.3 Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang
berkaitan dengan
peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berhubungan dengan
pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama dari pengawasan
sirkulasi
terdiri dari pendaftaran anggota (keanggotaan), peminjaman,
Universitas Sumatera Utara
perpanjangan,
pengembalian,
penagihan,
layanan
temubalik,
pemesanan
(reservasi), dan pembuatan surat keterangan bebas dari tagihan.
Sistem
pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi seperti berikut :
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk:
a.
Jenis bahan pustaka yang berbeda
b.
Kategori peminjam yang berbeda
c.
Kalender (untuk hari libur, jam buika dan tutup)
d.
Batas waktu reservasi berlaku
2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti
berikut:
a.
Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka
melalui papan tombol atau barcode reader
b.
Sistem dapat memerangkap (traps) jumlah pinjaman
danbahan pustaka yang terlambat
c.
Menampilkan tanggal kembali di layar
d.
Dapat mengubah tanggal kembali dan
e.
Peremajaan langsung cantuman peminjam dan bahan
pustaka
3. Sistem dapat memproses pengembalian seperti berikut:
a.
Nomor bahan pustaka dientri melalui papan tombol
atau barcode reader
b.
Pengecekan bahan pustaka yang terlambat dan
perhitunganjumlah
denda
dengan
memberikan
kesempatan pembayaran sebahagian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan seperti berikut:
a.
Pengentrian nomor bahan pustaka melalui papan
tombolatau barcode reader
b.
Perpanjangan
bahan pustaka dicek dengan cara
yang sama seperti proses peminjaman.
5. Sistem dapat memproses denda seperti berikut:
Universitas Sumatera Utara
a.
Perhitungan jumlah denda berdasarkan kategori
peminjaman dan bahan pustaka
b.
Perhitungan denda dengan basis hari dan jam dengan
memperhitungkan jumlah hari libur
c.
Pembayaran denda sebagian atau penuh melalui
fungsi pengembalian atau dengan akses langsung
pada denda.
d.
Jumlah denda maksimum berdasarkan kategori
peminjaman dan bahan pustaka.
6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan
a.
Mengidentifikasi
bahan
pustaka
yang diminta
melalui semua kata kunci temu balik biasanya atau
mentransfer melalui fungsi temu-balik
b.
Mengidentifikasi peminjam melalui nama atau
nomor anggota
c.
Dapat membuat status reservasi pada semua
eksemplar atau hanya eksemplar tertentu saja
dengan pembatalan otomatis pada eksemplar lain
jika salah satu reservasi telah terpenuhi
d.
Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh
lebih dari satu orang
e.
Pembatalan reservasi.
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi
pinjam singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam.
8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut:
a.
Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman
anggota.
b.
Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat,
profesi dan kategori anggota.
c.
Mengakses file anggota melalaui nama atau nomor
anggota
Universitas Sumatera Utara
9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut:
a.
Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau
nomor anggota untuk melihat rincian bahan pustaka
yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat,
denda, dan reservasi yang bersangkutan.
b.
Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua
kata kunci temu-balik biasa untuk mengetahui
rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang
dipinjam, rincian pinjaman, termasuk peminjam dan
rincian reservasi bahan pustaka.
10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan
untuk
keterlambatan dan penagihan
11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik
sebagai berikut:
a.
Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan
yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk:
peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan
b.
Laporan yang berkaitan dengan denda, reservasi,
keterlambatan, dan sebagainya.
2.8.4 Pengawasan Serial
Jonner Hasugian (2009), pengawasan serial yaitu seluruh kegiatan yang
berhubungan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi
serial, pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala
atau serial. (p. 8)
2.8.5 Katalog Online (OPAC)
Pada dasarnya perkembangan sistem OPAC tidak terpisahkan dari sejarah
automasi perpustakaan. OPAC juga sangat dibutuhkan dalam memenuhi kepuasan
pengguna dalam hal pencarian informasi bahan pustaka maupun lainnya. OPAC
menjadi suatu sarana atau alat bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran
informasi di perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Corbin (1982, 255) menyatakan bahwa online public catalogue (OPAC)
adalah suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau
beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya,
dan dibuat secara online melalui titik akses yang telah ditentukan.
Adapun karakteritik OPAC antara lain:
1.
Penelusuran bisa dilakukan lebih cepat, mudah dan efisien.
2.
Beberapa pengguna bisa melakukan penelusuran dalam waktu yang
bersamaan.
3.
OPAC hanya bisa untuk dibaca.
4.
Lebih banyak menu opsi/ pengaturan pada penelusuran.
5.
Tersedianya penelusuran sederhana dan penelusuran tingkat mahir.
6.
Tersedianya operator Boolean.
7.
Tersedianya opsi tampilan.
8.
Dapat diakses via internet.
9.
Pencarian informasi bisa download dan disimpan.
10.
Hasil penelusuran bisa dikirim via e-mail.
11.
Kemampuan penelusuran dengan pemenggalan kata.
12.
Menyediakan fasilitas cetak.
13.
Status koleksi teridentifikasi.
14.
Mengesampingkan huruf besar maupun huruf kecil dan tanda-tanda
baca.
15.
Dapat dipilih multiple hits untuk tampilan.
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa OPAC (online public
catalogue) adalah suatu sistem temu balik informasi yang menyediakan fasilitas
temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer yang dapat
digunakan oleh pengguna perpustakaan.
2.8.6 Statistik
Statistik dalam kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan adalah
kuatitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah
pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung,
jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepeda pengguna,
keterlambatan
pengembalian
dan
sebagainya.
Sistem
kerumahtangaan
perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk keperluan informasi
manajemen dan pelaporan.
Sintesis:
Yang dimakasud dengan kebutuhan sistem automasi adalah suatu
kebutuhan dalam bentuk spesifikasi dan rincian pada unit tertentu yang akan
diautomasikan untuk modul sistem tertentu dengan indikator sebagai berikut:
1.
Pengadaan
2.
Pengatalogan
3.
Pengawasan Sirkulasi
4.
Pengawasan Serial
5.
Katalog Online (OPAC)
6.
Statistik
Universitas Sumatera Utara
Rang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup penelitian ini membahas tentang kebutuhan sistem
perpustakaan
terautomasi
terutama
dibidang
pengadaan,
pengatalogan,
pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, katalog online (online public access
catalogue) atau OPAC dan statistik yang terdapat pada Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1
Pengertian Perpustakaan Institut
Perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam setiap
program pendidikan, pengajaran, dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan
ilmu pengetahuan. Lembaga perpustakaan yang juga merupakan inti dari setiap
program pendidikan dan pengajaran sehingga perpustakaan harus menjadi “The
heart of educational programs” yang harus mendukung setiap proses tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Nilai suatu lembaga pendidikan, institut, perguruan tinggi ataupun lembaga riset
dan ilmu pengetahuan itu bergantung antara lain pada kelengkapan dan
kesempurnaan jasa yang dapat diberikan oleh perpustakaannya yang ini juga
sangat bergantung pada kesigapan dan kemampuan dari petugas perpustakaan itu
sendiri.
Keberadaan institut tak terpisahkan dari perguruan tinggi, perpustakaan
bagaikan jantubg dan darah bagi makhluk hidup. Tanpa adanya perpustakaan
sebuah perguruan tinggi akan kehilangan daya energinya. Institut adalah
perguruan tinggi yg melaksanakan program pendidikan keilmuan dan kejuruan
dalam satu bidang pengetahuan,seperti pendidikan pertanian dan seni.
Perpustakaan institut adalah salah satu Unit Pelaksana teknis (UPT) yang
bersama dengan unit lain turut menunjang melaksanakan Program Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian
masyarakat. Perpustakaan institut di Indonesia mempunyai tujuan yang sama
dengan perguruan tinggi yaitu untuk memberikan layanan informasi untuk
kegiatan belajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Oleh karena itu, koleksi perpustakaan Institut benar-benar diarahkan untuk
mendukung pencapaian tujuan dan pelaksanaan Tri Dharma tersebut. Untuk
menjalankan Tri Dharma tersebut, salah satu yang harus di lakukan oleh suatu
perpustakaan adalah membuat sebuah sumber informasi untuk pengguna. Sumber
informasi itu dapat berupa teknologi ataupun sebagainya. Seperti yang diketahui,
saat ini banyak perpustakaan yang telah menerapkan suatu teknologi informasi
yang dinamakan dengan sistem automasi perpustakaan. Sistem ini dapat
mempermudah pengguna dalam melakukan penulusuran bahan pustaka dan juga
mempermudah para karyawan atupun pustakawannya dalam pekerjaannya.
2.2
Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan
Istilah yang dipakai untuk menyatakan konsep pemanfaatan Teknologi
Informasi diperpustakaan adalah Automasi Perpustakaan (Library Automation).
Universitas Sumatera Utara
Di Indonesia saat ini perpustakaan pada umumnya telah memanfaatkan komputer
untuk sistem kerumahtanggan.
Beberapa definisi dari automasi perpustakaan, yaitu sebagai berikut:
1.
Harrod (1990),
automasi adalah pengorganisasian mesin untuk
mengerjakan tugas-tugas rutin. Sehingga hanya dibutuhkan sedikit
campur tangan manusia (p. 47).
2.
Concise Oxford Dictionary (1982), automasi adalah penggunaan
peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat
tenaga fisik dan mental manusia (p. 59).
3.
Kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier Clason (1976), automasi
dinyatakan sebagi proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.
4.
Sulistyo-Basuki (1994), automasi adalah mencakup konsep proses
atau hasil membuat mesin swatinda dan atau swakendali dengan
menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut (p. 96).
5.
Salim (1991) Automasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode
yang menggunakan peralatan
untuk mengatikan tenaga manusia
dalam pekerjaan rutin (p. 1067).
Dari beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan secara sederhana
bahwa automasi perpustakaan adalah sebuah proses penggelolaan perpustakaan
dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) terutama pada
penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan rutin yang sehari-hari
dilakukan diperpustakaan. Pelayanan informasi merupakan bagian terintegrasi dan
yang terpenting dari suatu sistem automasi perpustakaan. Pelayanan informasi
dapat dikembangkan dengan menyediakan koleksi berbentuk digital yang dikemas
dalam CD-ROM dan informasinya dapat diakses melalui jaringan luar (LAN,
WAN, Internet)
Menurut Nur Hassan (2009), Hal yang harus diperhatikan pertama kali
dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem database, yang
Universitas Sumatera Utara
didalam mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan
laporan-laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik (p. 3)
Apabila setiap bagian telah terintegrasi maka dengan demikian para
pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan
perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah
diambil alih oleh komputer. Automasi perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi
dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan
sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan
teknologi informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
2.3
Tujuan Automasi Perpustakaan
Perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi
informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung
yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.
Kebutuhan akan Teknologi Informasi (TI) sangat berhubungan erat dengan peran
dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi
ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis,
mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan
membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola
dan menyediakanya untuk umum.
Menurut Harmawan (2009), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa
disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai
berikut :
1.
Mengatasi keterbatasan waktu
2.
Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya
dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb.
3.
Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4.
Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian
5.
Memperingan pekerjaan
6.
Meningkatkan layanan
Universitas Sumatera Utara
7.
Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
8.
Menghemat biaya
9.
Menumbuhkan rasa bangga.
10.
Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Selain itu menurut Duval dan Main (1992) seperti yang dikutip Hasugian,
(2009) menyatakan dari berbagai alasan untuk melakukan automasi perpustakaan,
alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu :
1.
Meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency).
2.
Memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users).
3.
Penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and
containing cost).
4.
Memperbaiki adminitstrasi dan informasi manajemen (improved
administrative and management information).
Allan (1986) mengungkapkan sistem automasi perpustakaan dari segi
penerapannya dibagi atas tiga macam yaitu :
1.
Sistem automasi per bagian
2.
Sistem automasi semi terintegrasi, dan
3.
Sistem terintegrasi secara penuh (fully integrated library system)
Satu hal yang menarik dari alasan diatas adalah perbaikan administrasi dan
manajemen informasi. Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan
perpustakaan untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh
administrasi dan informasi manajemen yang baik.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan
bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan
baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun
penelusuran katalog (OPAC).
Universitas Sumatera Utara
2.4
Manfaat Automasi Perpustakaan
Untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat direalisasikan
dengan menerapkan automasi. Menurut Sophia (1998), penggunaan teknologi
komputer di perpustakaan memiliki manfaat yang sangat besar karena dapat :
1.
Mempercepat proses temu balik informasi (Information Retrieval)
2.
Memperlancar proses pengolahan ,pengadaan bahan pustaka
3.
Komunikasi antar perpustakaan,dan
4.
Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat
dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi
lebih akurat dan cepat untuk telusur kembali. Dengan demikian para pustakawan
dapat
menggunakan
waktu
lebihnya
untuk
memikirkan
pengembangan
perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah
di ambil alih oleh komputer.
2.5
Persyaratan Sistem Automasi Perpustakaan
Sebelum memutuskan memakai sistem automasi perpustakaan yang akan
digunakan, baik memilih dari yang tersedia dipasaran maupun membangun sistem.
Ada 2 macam persyaratan sistem yang terdapat pada dokumen persyaratan sistem
yaitu:
1.
Persyaratan fungsional (Functional Requitment)
Persyaratan fungsional ini langsung berhubungan pada proses yang
harus dikerjakan atau informasi yang harus dimuat oleh sistem.
Persyaratan fungsional merupakan salah satu fungsi dasar dari sistem.
Dapat dikatakan, jika persyaratan fungsional dari sistem tidak
berfungsi maka hilanglah manfaat dari sistem.
Universitas Sumatera Utara
2.
Persyaratan non-fungsional (Nonfunctional Requitment).
Persyaratan non-fungsional mengacu pada perilaku yang harus
dimiliki oleh sistem, seperti kinerja, dan kemudahan penggunaan.
Berbeda dengan persyaratan fungsional, persyaratan non fungsional
ini di perhatikan jika fungsi dasar sistem sudah terpenuhi. Yang
menjadi tinajauan dari persyaratan non-fungsional adalah dalam hal
kualitas.
Dalam hal ini seorang manajer sistem haruslah menguasai persyaratan
sistem perpustakaan yang baik bagi suatu organisasi dan juga harus menguasai
bagaimana informasi dihasilkan, diolah dan disebarkan. Menurut Pendit (2008)
ada 19 fitur dan fasilitas yang dianggap bagian dari bagian automasi perpustakaan
yang telah diurut sesuai abjad, yaitu:
1.
Catalog Management, tidak hanya mengadung pembuatan katalog,
tetapi juga keseluruhan manajemen proses kerja pembuatan katalog,
termasuk automasi proses penyuntingan, penyalinan katalog ( copy
cataloging), pertukaran katalog antar perpustakaan, katalog berbasis
web, pengelolaan authority control dan sebagainya. (p. 32).
2.
Circulation management, seringkali meluas menjadi manajemen jasa
perpustakaan secara menyeluruh, termasuk manajemen akses dan
otentifikasi (p. 217).
3.
Custom User Interface, mengijinkan pengelola perpustakaan untuk
mengubah tampilan dan antar-muka secara lebih fleksible, baik untuk
mengurangi
kesan
statis
yang membosankan
maupun
untuk
menyesuaikan layanan online dengan kebutuhan yang spesifik. (p.
242).
4.
Customer Database, diperlukan beberapa perpustakaan yang sekaligus
menjadi mitra penerbit atau bahkan menjadi produsen sendiri bagi
beberapa terbitan khusus yang dijual kepada masyarakat (p. 223)
Universitas Sumatera Utara
5.
Customizable
Fields,
memungkinkan
pengelola
perpustakaan
mengubah-ubah struktur pangkalan data di dalam sistem, misalnya
menambahkan ruas (field) khusus untuk kondisi fisik buku dalam
konteks preservasi, atau sebaliknya menghilangkan ruas-ruas yang
dianggap tidak perlu.
6.
Data Import/Export, menyediakan fasilitas khusus bagi pengelola
perpustakaan untuk mengintegrasikan data yang mereka miliki dangan
berbagai data lain (p. 25).
7.
Federated Searching merupakan fasilitas yang memungkinkan sebuah
sistem mencari dan menemukan data di sistem lain (p. 75).
8.
Fee Collection, memungkinkan pengelola perpustakaan mengatur
keuangan yang berseumber dari keanggotaan maupun denda,
langganan khusus, dan sebagainya. Mobile Access, kini ditawarkan
untuk perpustakaan yang ingin menyediakan jasa lewat telepon selular,
misalnya
untuk
peminjaman
atau
juga
untuk
pengambilan
(downloading) materi digital.
9.
Multi-Language, merupakan fasilitas untuk mengijinkan penggunaan
berbagai bahasa, terutama untuk antar-muka.
10.
OPAC atau online Public Access Catalogue saat ini sudah
berkembang dari semata-mata tiruan kartu-katalog, menjadi sebuah
search engine yang cukup ampuh untuk melakukan berbagai hal,
termasuk federated search dan multi-searching (pencarian serentak).
11.
Periodicals and Serials Management menjadi sangat penting ketika
sebuah perpustakaan memiliki jurnal tercetak maupun jurnal
elektronik (p. 192).
12.
Reporting adalah fungsi penting sebagai bagian dari manajemen
institusi perpustakaan, baik sebagai institusi yang mandiri maupun
sebagai bagian dari institusi yang lebih besar.
Universitas Sumatera Utara
13.
RFID atau Radiao Frequency Identification sebenarnya adalah
teknologi pelacak yang memungkinkan sebuah sistem mengetahui
secara akurat keberadaan benda, terutama jika benda tersebut bergerak
atau berpindah- pindah.
14.
Scanning and Barcode Integration merupakan teknologi sebelum
RFID diatas, juga berfungsi sebagai alat identifikasi buku yang
mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku.
15.
Self-Checkin/outi, terkait dengan butir 15 dan 16 diatas, fasilitas
mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku. Sudah ba
tentu semua fasilitas ini hanya berlaku bagi perpustakaan yang m
memiliki koleksi buku atau media lain yang dipinjamkan secara fisik.
16.
Software Development Kit, disediakan oleh beberapa sistem untuk
memungkinkan pengelola perpustakaan mengembangkan sendiri
beberapa fitur tambahan sesuai keperluan.
17.
Web Services merupakan fasilitas yang memungkinkan sistem
automatisasi perpustakaan menjalankan kegiatan di dalam jaringan
Web, misalnya untuk secara otomatis mengeluarkan daftar koleksi
yang dianggap relevan untuk keperluan pengguna, disusaikan dengan
informasi tentang pengguna itu.
Sistem automasi perpustakaan mencakup beberapa komponen atau syarat
yang paling mendukung dan terkait UNESCO (1999). Komponen-komponen
tersebut meliputi pengguna (user), perangkat lunak (software), perangkat keras
(hardware).
1.
Pengguna (User)
Pengguna
merupakan
unsur
utama
dalam
sistem
automasi
perpustakaan. Pengembagan sistem perpustakaan hendaknya selalu
memperhatikan masukan pengguna. Automasi perpustakaan bisa
dikatakan optimal apabila memenuhi kebutuhan pemakainya, baik staf
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan ataupun pemustaka, oleh karena itu analisa kebutuhan
pengguna mutlak dilakukan.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai tahap perencanaan dan
pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus
dikumpulkan untuk menjamin kerjasama. Tenaga-tenaga inti yang
dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan administrator sistem harus
dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2.
Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan
dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu
program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan
mengelola data yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara
bersama-sama (multi-user).
Sofware automasi kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun
dalam negeri derngan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga
yang bervariasi. Untuk perangkat lunak perpustakaan, sofware yang
banyak di kenal dan digunakan adalah Senayan, Athenaeum Light,
Koha Library System, CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan
gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi
sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem
perpustakaannya sendiri seperti Otomigen dan GDL dari ITB,
OpenBiblio dari UPI, SIPUS 2000 dari UGM, dan SIPIS dari IPB.
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu
sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja
banyak kreteria
yang harus diperhatikan. Beberapa kreteria untuk
menilai software adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1.
Kegunaan: fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan
kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu
(realtime)
dan
relevan
untuk
proses
pengambilan
keputusan.
2.
Ekonomis: biaya yang dikeluarkan sebanding untuk
mengaplikasikan software sesuat dengan hasil yang
didapatkan.
3. Perangkat keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan
mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat
lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik
dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
2.6
Tahap-Tahap Automasi Perpustakaan
Dalam proses automasi perpustakaan ada beberapa tahap-tahap atau
langkah-langkah perencanaan automasi perpustakaan yang umum dipakai, Corbin
(1981) mengidentifikasi tahap-tahap perencanaan automasi sebagai berikut:
1.
Identifikasi teknologi dan jasa perpustakaan yang ada saat ini,
meliputi pengkajian sumber daya manusia, kegiatan manual dan
aplikasi yang adda saat ini, keadaan koleksi, dan inventarisasi.
2.
Mengkaji kebutuhan dan menetapkan prioritas, meliputi
kegiatan penentuan kebutuhan apa saja untuk menunjang
kegiatan dan mana kebutuhan yang lebih penting dibuat karena
merupakan kebutuhan pokok.
3.
Menerjemahkan kebutuhan dan prioritas ke spesifikasi sistem,
meliputi
pembuatan
desain
automasi
yang
merupakan
Universitas Sumatera Utara
penerjemahan dari kebutuhan yang ada pada karakteristikdan
spesifikasi sistem (perangkat lunak) yang dipilih.
4.
Pemilihan
kreteria
sistem
yang
sesuai
dengan
kondisi
perpustakaan saat ini dan kecenderungan ke masa depan.
2.7
Metode Automasi Perpustakaan
Automasi pada hakekatnya bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan
kuantitas layanan suatu perpustakaan kepada pemakainya, dan dalam rangka
mencapai tujuan tersebut dikenal adanya beberapa metode dan cara. Berdasarkan
cara pengembangannya, menurut Corbin (1985) sebagaimana dikutip oleh Jonner
Hasugian membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu:
1.
Membeli Sistem Turnkey
Sistem turnkey merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor
juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman
untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada
kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta
penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk
para
staf
perpustakaan.
Sedangkan
vendor
lain
hanya
menyiapkan atau menjual software aplikasinya saja dan
perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan
-nya. Mengembangkan sistem automasi dengan cara turnkey
mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :
a.
Sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam
tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut
merupakan paket jadi. Biaya desain, pemrograman dan
pengujian dapat dihindarkan
b.
Spesialis sistem dan computer biasanya disediakan pada
saat instalasi dan pelatihan pengoperasian Staf tidak harus
berlatarbelakang pendidikan komputer.
Universitas Sumatera Utara
Pada sisi lain sistem turnkey juga mempunyai kelemaha. Antara
lain:
a.
Beberapa cirri sistem turnkey tidak sesuai dengan
keinginan atau kebutuhan perpustakaan karena sistem ini
dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan
perpustakaan secara umum.
b.
Harganya mahal
c.
Beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian
bahwa tidak dapat diubah setelah dipasang.
2.
Mengadaptasi Sistem Dari Perpustakaan Lain
Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram
dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan.
Karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif.
Perpustakaan
yang
menjadi
anggota
jaringan
biasanya
membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan
sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota,
hak dan kewajiban, serta jenis
layanan yang digunakan
bersama.
Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa
kebutuhan perpustakaanebagai pengguna sistem dan anggota
jaringan dapat berbeda. Sehingga sistem sulit mengakomodasi
semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa
perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan
sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama.
3.
Mengembangkan Sistem Lokal
Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram
dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari
sistem lokal adalah bahwa sistem dirancang dan diprogram
sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya
Universitas Sumatera Utara
adalah pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang
mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer.
Kelemahan lainnya adalah membutuhkan waktu yang lama agar
dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanya dimulai dari
desain, pemrograman, pengujian sampai kepada penginstalan
sistem. sistem lokal ini sering disebut dengan ”in house
development systems”.
4. Menggunakan Sistem Bersama Dari Perpustakaan Lain.
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam
rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya,
adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain.
Dengan metode memakai ini perpustakaan dapat menekan biaya
dan kegiatan merancang, memprogram, dan menguji sistem yang
biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak. Karena
kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal
sistem tersebut.
Ada beberapa kelemahan yang harus diperhitungkan oleh
perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya
perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem
dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut.
Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini
harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi
software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.
Apabila metode yang akan diterapkan diperpustakaan adalah metode
pengadaptasian sistem yang telah ada, dalam hal ini sistem yang paling sesuai
harus dipilih dengan mempertimbangkan alasan:
1.
Sistem ini sudah terpasang (installed) dimasing-masing
perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
2.
Sebagian besar para pustakawan mengenal sistem tersebut, bahkan
beberapa sudah akrab (familiar) dalam pengoperasian sistem ini
3.
Cocok dengan kondisi perpustakaan saat ini, dimana sistem ini
tidak menuntut spesifikasi komputer yang tinggi.
2.8
Kebutuhan Sistem Automasi
Jonner
Hasugian
(2009),
Pada
perpustakaan
yang
sistem
kerumahtanggaannya masih manual/ konvensional, semua kegiatan pelayanan dan
pengolahan koleksi dikerjakan sepenuhnya dengan menggunakan tenaga manusia.
Kegiatan rutin pada perpustakaan yang sifatnya berulang-ulang sering kali
menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan manusia untuk
mengerjakan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal
pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan
waktu yang cepat dan akurat.
Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengautomasikan
sejumlah kegiatan di perpustakaan. Pernyataan kebutuhan sistem dinyatakan
dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan. Ada yang memulai dari rincian
kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu. Artinya, hanya sebagian atau
unit tertentu yang dianggap mendesak yang akan diautomasi. Dengan demikian
kebutuhan sistem automasi itu, hanyalah untuk modul sistem tertentu (modular
systems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan
seluruh kerumahtanggaannya. Pengelola perpustakaan merinci kebutuhan sistem
untuk semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu diperlukan sistem
automasi yang mampu mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada pada
kerumahtanggaan perpustakaan (total system).
Maka kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian
kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan,
umumnya akan dicatat pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini,
dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated
library system) menjadi primadona sistem yang dibutuhkan perpustakaan. Sistem
Universitas Sumatera Utara
yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu
modul dengan modul yang lainnya.
Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada
kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat dan
kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem
akan ditindaklanjuti dengancara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu
berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing
perpustakaan. (p. 10)
Beberapa pernyataaan tentang sistem
kerumahtanggaan perpustakaan
adalah sebagai berikut:
1.
Siregar (1997), menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan
adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi
suatu perpustakaan”. Sistem kerumahtanggan tersebut terdapat
dalam kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi,
pengawasan serial, dan katalog talian (p. 4-5)
2.
Rowley
dikutip
Hasugian
(2009)
menyatakan
bahwa
penggunaan komputer dalam kerumahtanggaan perpustakaan
mencakup pada pemesanan dan pengadaan (ordering and
acquisitions), pengatalogan (cataloguing), Pengawasan sirkulasi
(circulation control), Pengawasan Serial (serial control) dan
manajemen
statistik
koleksi
(collection
of
management
statistics) (p.171).
Dari pernyataan diatas, maka gambaran umum kebutuhan sistem automasi
mencakup pada bidang pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi,
pengawasan serial, katalog online (OPAC), dan statistik.
Universitas Sumatera Utara
2.8.1 Pengadaan
Menurut Siregar (1997) pengadaan (acquisitions) yaitu semua kegiatan
yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui
pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Dalam kegiatan ini juga termasuk
kegiatan pengecekan bibliografis (bibliographical checking) yang dilakukan
sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan
pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Sub-sistem pengadaan
terautomasi biasanya memelihara tiga buah file yaitu file bahan pustaka, pemasok,
dan pemesan. Proses awal yang harus dikerjakan adalah mengisi perpustakaan
dengan sumber-sumber informasi. (p. 5-9)
Pengadaan (akuisisi) koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam
mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang
baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria
pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan
pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan
bahan pustaka baru. Menurut Siregar, (1997) sub sistem pengadaan yang
terautomasi mencakup fungsi- fungsi sebagai berikut :
Adapun sub sistem pengadaan antara lain:
1.
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan
biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan.
Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi
yang tersedia seperti katalog penjual buku.
2.
Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan
cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file
desiderata.
3.
Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan
Universitas Sumatera Utara
faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi
terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar
pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada
pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat
bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Fungsi-fungsi Subsistem pengadaan sebagai berikut:
1. Sistem dapat mendukung proses pemilihan bahan pustaka yang
akan dipesan. Untuk itu, suatu file desiderata tersedia.
2. Sistem dapat memproses pesanan berikut:
a.
Pengentrian data dengan layar terformat.
b.
Temu-balik sebelum pemesanan dan pengubahan
cantuman desiderata menjadi cantuman pesanan
c.
Fasilitas untuk melengkapi cantuman bibliografi
d.
Sistem dapat membuat tanggal dan nomor pesanan.
e.
Menampilakan total harga untuk pesanan lebih dari
satu eksemplar.
f.
Mencetak daftar pesanan berdasarkan penerbit.
3. Sistem dapat memproses penerimaan bahan baru, penerimaan
bahan baru seperti berikut:
a.
Temu balik cantuman menggunakan beberapa kata
kunci, termasuk nomor pesanan atau menurut
kelompok penerbit
b.
Cara perekaman
tanda terima dengan
hanya
menekan beberapa tombol dan dapat langsung
mengubah status cantuman bahan pustaka yang baru
diterima
c.
Sistem dapat membuat tanggal penerimaan
d.
Cara meremajakan cantuman dan
e.
Peremajaan langsung informasi dana yang tersedia
4. Sistem dapat mencetak daftar bahan pustaka yang akan diajukan
Universitas Sumatera Utara
tuntutan
5. Sistem dapat menjawab pertanyaan yang berrkaitan dengan file
pesanan, desiderata dan bahan pustaka yang baru diterima melalui
pengarang, nomor pesanan, dan sebagainya.
6. Sistem dapat menampilkan laporan dan statistik tentang pesanan.
2.8.2 Pengatalogan
Siregar (1996), Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah
perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan
menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas.
Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan
yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dansirkulasi berinteraksi
dengannya dengan menyediakan layanan automasi.
Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang
dilakukandalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan
menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data
(database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog
online
merupakan suatu bentuk
penelusuran terhadap koleksi yang tersedia
melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (p.
2-3).
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan
merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah
diperoleh dan diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul,
pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor panggil atau kombinasinya.
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog
perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang
terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya
dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang
dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi
perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Sistem
pengatalogan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem menyediakan fasilitas pengentrian data seperti berikut:
a.
Pengentrian cantuman menggunakan layar terformat
b.
Cantuman memiliki ruas-ruas yang sama dengan
katalog
c.
Pengecekan
duplikasi
dan
fasilitas
untuk
penambahan jumlah eksemplar
d.
Fasilitas untuk mentransfer dan mengubah (upgrade)
cantuman bahan pustaka yang baru diterima
e.
Fasilitas untuk pengeditan dan mengubah cantuman
dengan sedikit pengetikan, dan
f.
Fasilitas untuk berbagai jenis bahan pustaka.
2. Sistem dapat menerima cantuman dari file perantara (downloading)
3. Sistem dapat menyediakan fasilitas akses langsung (online) seperti
berikut:
a.
Menu driven dan command driven
b.
Fasilitas temu balik menggunakan kata kunci dan
ungkapan
c.
Penampilan katalog dengan bentuk yang sama
seperti kartu katalog
4. Sistem dapat mencetak:
a.
Kartu-kartu katalog
b.
Label punggung bahan pustaka, dan
c.
Bibliografi dan daftar koleksi tambahan
2.8.3 Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang
berkaitan dengan
peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berhubungan dengan
pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama dari pengawasan
sirkulasi
terdiri dari pendaftaran anggota (keanggotaan), peminjaman,
Universitas Sumatera Utara
perpanjangan,
pengembalian,
penagihan,
layanan
temubalik,
pemesanan
(reservasi), dan pembuatan surat keterangan bebas dari tagihan.
Sistem
pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi seperti berikut :
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk:
a.
Jenis bahan pustaka yang berbeda
b.
Kategori peminjam yang berbeda
c.
Kalender (untuk hari libur, jam buika dan tutup)
d.
Batas waktu reservasi berlaku
2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti
berikut:
a.
Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka
melalui papan tombol atau barcode reader
b.
Sistem dapat memerangkap (traps) jumlah pinjaman
danbahan pustaka yang terlambat
c.
Menampilkan tanggal kembali di layar
d.
Dapat mengubah tanggal kembali dan
e.
Peremajaan langsung cantuman peminjam dan bahan
pustaka
3. Sistem dapat memproses pengembalian seperti berikut:
a.
Nomor bahan pustaka dientri melalui papan tombol
atau barcode reader
b.
Pengecekan bahan pustaka yang terlambat dan
perhitunganjumlah
denda
dengan
memberikan
kesempatan pembayaran sebahagian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan seperti berikut:
a.
Pengentrian nomor bahan pustaka melalui papan
tombolatau barcode reader
b.
Perpanjangan
bahan pustaka dicek dengan cara
yang sama seperti proses peminjaman.
5. Sistem dapat memproses denda seperti berikut:
Universitas Sumatera Utara
a.
Perhitungan jumlah denda berdasarkan kategori
peminjaman dan bahan pustaka
b.
Perhitungan denda dengan basis hari dan jam dengan
memperhitungkan jumlah hari libur
c.
Pembayaran denda sebagian atau penuh melalui
fungsi pengembalian atau dengan akses langsung
pada denda.
d.
Jumlah denda maksimum berdasarkan kategori
peminjaman dan bahan pustaka.
6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan
a.
Mengidentifikasi
bahan
pustaka
yang diminta
melalui semua kata kunci temu balik biasanya atau
mentransfer melalui fungsi temu-balik
b.
Mengidentifikasi peminjam melalui nama atau
nomor anggota
c.
Dapat membuat status reservasi pada semua
eksemplar atau hanya eksemplar tertentu saja
dengan pembatalan otomatis pada eksemplar lain
jika salah satu reservasi telah terpenuhi
d.
Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh
lebih dari satu orang
e.
Pembatalan reservasi.
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi
pinjam singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam.
8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut:
a.
Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman
anggota.
b.
Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat,
profesi dan kategori anggota.
c.
Mengakses file anggota melalaui nama atau nomor
anggota
Universitas Sumatera Utara
9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut:
a.
Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau
nomor anggota untuk melihat rincian bahan pustaka
yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat,
denda, dan reservasi yang bersangkutan.
b.
Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua
kata kunci temu-balik biasa untuk mengetahui
rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang
dipinjam, rincian pinjaman, termasuk peminjam dan
rincian reservasi bahan pustaka.
10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan
untuk
keterlambatan dan penagihan
11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik
sebagai berikut:
a.
Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan
yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk:
peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan
b.
Laporan yang berkaitan dengan denda, reservasi,
keterlambatan, dan sebagainya.
2.8.4 Pengawasan Serial
Jonner Hasugian (2009), pengawasan serial yaitu seluruh kegiatan yang
berhubungan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi
serial, pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala
atau serial. (p. 8)
2.8.5 Katalog Online (OPAC)
Pada dasarnya perkembangan sistem OPAC tidak terpisahkan dari sejarah
automasi perpustakaan. OPAC juga sangat dibutuhkan dalam memenuhi kepuasan
pengguna dalam hal pencarian informasi bahan pustaka maupun lainnya. OPAC
menjadi suatu sarana atau alat bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran
informasi di perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Corbin (1982, 255) menyatakan bahwa online public catalogue (OPAC)
adalah suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau
beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya,
dan dibuat secara online melalui titik akses yang telah ditentukan.
Adapun karakteritik OPAC antara lain:
1.
Penelusuran bisa dilakukan lebih cepat, mudah dan efisien.
2.
Beberapa pengguna bisa melakukan penelusuran dalam waktu yang
bersamaan.
3.
OPAC hanya bisa untuk dibaca.
4.
Lebih banyak menu opsi/ pengaturan pada penelusuran.
5.
Tersedianya penelusuran sederhana dan penelusuran tingkat mahir.
6.
Tersedianya operator Boolean.
7.
Tersedianya opsi tampilan.
8.
Dapat diakses via internet.
9.
Pencarian informasi bisa download dan disimpan.
10.
Hasil penelusuran bisa dikirim via e-mail.
11.
Kemampuan penelusuran dengan pemenggalan kata.
12.
Menyediakan fasilitas cetak.
13.
Status koleksi teridentifikasi.
14.
Mengesampingkan huruf besar maupun huruf kecil dan tanda-tanda
baca.
15.
Dapat dipilih multiple hits untuk tampilan.
Universitas Sumatera Utara
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa OPAC (online public
catalogue) adalah suatu sistem temu balik informasi yang menyediakan fasilitas
temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer yang dapat
digunakan oleh pengguna perpustakaan.
2.8.6 Statistik
Statistik dalam kegiatan sistem kerumahtanggaan perpustakaan adalah
kuatitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah
pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung,
jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepeda pengguna,
keterlambatan
pengembalian
dan
sebagainya.
Sistem
kerumahtangaan
perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk keperluan informasi
manajemen dan pelaporan.
Sintesis:
Yang dimakasud dengan kebutuhan sistem automasi adalah suatu
kebutuhan dalam bentuk spesifikasi dan rincian pada unit tertentu yang akan
diautomasikan untuk modul sistem tertentu dengan indikator sebagai berikut:
1.
Pengadaan
2.
Pengatalogan
3.
Pengawasan Sirkulasi
4.
Pengawasan Serial
5.
Katalog Online (OPAC)
6.
Statistik
Universitas Sumatera Utara