Identifikasi Kebutuhan Sistem Automasi Perpustakaan Pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi informasi terutama pada
sebuah sistem aplikasi sangatlah penting bagi suatu lembaga pengelola informasi.
Salah satu lembaga pengelola informasi yang berkembang dengan pesat pada
bidang teknologi informasi adalah perpustakaan.
Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang menyediakan sumber
informasi yang sesuai dengan bidang atau misi dalam memenuhi kebutuhan
pengguna. Sebagai lembaga pengelola informasi, perpustakaan dituntut untuk
meningkatkan kualitas layanan dengan menerapkan sistem teknologi informasi
yang bisa memberi kepuasan kepada pengguna. Layanan informasi yang diberikan
oleh perpustakaan kepada penggunanya akan lebih baik tidak menggunakan
sistem manual, karena sistem manual dapat memperlambat proses pengembangan
sebuah perpustakaan itu sendiri. Maka perpustakaan harus menerapkan sistem
teknologi informasi yang sudah disediakan dalam bentuk komputerisasi sehingga
sangat berguna untuk memberikan layanan informasi kepada pengguna.
Kebutuhan teknologi informasi pada perpustakaan banyak diterapkan untuk
pengelolaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah
terbukti dengan mampu mempercepat kinerja, yang pada akhirnya akan
meningkatkan keuntungan yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan.
Disisi lain, kebutuhan ini juga sangat berhubungan dengan peran perpustakaan
sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran infomasi dibidang ilmu
pengetahuan dan kebudayaan. Dalam proses pengelolaan perpustakaan dengan
mengunakan bantuan teknologi informasi (TI) harus didukung oleh sistem
aplikasi yang berguna untuk memudahkan kinerja pada perpustakaan dalam hal
pelayanan bagi pengguna. Sistem aplikasi tersebut sering disebut dengan automasi
perpustakaan (Library Automation System).
Universitas Sumatera Utara
Sistem automasi perputakaan adalah penerapan teknologi informasi pada
pekerjaan administratif di perpustakaan yang menyangkut antara lain: pengadaan,
pengatalogan, sirkulasi, serial, katalog online (OPAC), statistik dan sebagainya.
Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi, mulai dari sistem
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, Online Public Access
Catalog (OPAC), sistem sirkulasi, keanggotaan (membership), pengaturan sanksi
disiplin pengguna, dan sistem reporting aktivitas dengan berbagai parameter
pilihan. Lebih sempurnanya lagi apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi
dengan barcoding, dan mekanisme pengaksean data berbasis web/ internet.
Kelancaran sistem automasi perpustakaan pada bidang-bidang administratif
tersebut harus didukung dengan software (perangkat lunak) dan hardware
(perangkat keras). Apabila kedua perangkat tersebut sudah terpenuhi pada suatu
perpustakaan, maka akan membatu kelancaran proses automasi. Sebaliknya, tanpa
adanya kedua perangkat ini secara memadai maka proses automasi tidak akan
dapat berjalan dengan baik.
Dengan bantuan sistem automasi pada perpustakaan maka beberapa
pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan
data data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali sehingga
para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi
perkembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang
(repetable) sudah diambil alih oleh komputer.
Kebutuhan dalam penerapan layanan teknologi informasi pada perpustakaan
sudah lama berkembang dan sangat penting bagi perpustakaan diberbagai negara
maju maupun negara terbelakang. Kebutuhan teknologi informasi itu sendiri
terdapat pada sistem automasi atau sistem automasi perpustakaan, karena sistem
ini sangat berguna untuk proses temu kembali dalam pengelolaan bahan pustaka
maupun pengelolaan administratif pekerjaan disetiap bidang. Dengan adanya
sistem ini, komunikasi data komputer dapat terintegrasi pada jaringan komputer
Universitas Sumatera Utara
baik yang lokal maupun internasional sehingga pola pengelolaan yang
konvensional atau bersistem manual dirasakan tidak perlu diterapkan lagi.
Dilihat dari ledakan informasi terhadap pemenuhan kebutuhan pengguna
khususnya pada pencarian informasi yang dibutuhkan melalui komputer dirasakan
juga oleh sebuah perpustakaan yang sampai sekarang masih menerapkan sistem
konvesional (manual). Dengan kata lain, perpustakaan ini juga sangat
membutuhkan sebuah sistem temu balik informasi perpustakaan yang telah
terautomasi. Perpustakaan yang membutuhkan layanan informasi melalui sebuah
penerapan sistem automasi tersebut yaitu Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sultha Thaha Saifuddin
Jambi yang penulis singkat dengan Perpustakaan IAIN Jambi ini adalah salah satu
Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang bersama dengan unit lain turut menunjang
melaksanakan
program
Tri
Dharma
Perguruan
Tinggi
dalam
hal
pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
Dari hasil pengamatan awal penulis, perpustakaan IAIN Jambi sekarang
masih memakai sistem pengelolaan perpustakaan yang bersifat konvensional
(manual). Dalam arti, perpustakaan ini menerapkan sistem temu balik informasi
secara manual yaitu dengan menggunakan sistem layanan terbuka (Open Access)
dimana pengguna perpustakaan langsung mencari sendiri bahan pustaka yang
dibutuhkan ke lokasi rak koleksi atau bisa menggunakan katalog kartu.
Kebanyakan pengguna pada perpustakaan ini selalu menggunakan sistem
layanan terbuka dibanding dengan katalog kartu. Sistem layanan terbuka disini
yaitu pengguna mencari bahan pustaka langsung menuju rak koleksi atau bisa
juga dengan meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan
pustka yang dibutuhkan. Sedangkan katalog kartu hanya sebagian mahasiswa
yang mengerti cara penggunaannya karena hanya menyimpan satu jenis entri saja
dalam satu laci dan itu sangat berdampak bagi pengguna. Pengguna harus
mengantri setiap proses pencarian katalog kartu dan pengguna harus memilah-
Universitas Sumatera Utara
milah jajaran sesuai dengan urutan indeks saat berada pada jumlah yang besar.
Proses memilah kartu tersebut cukup memakan waktu yang lama, pengguna harus
mencari entri buku yang sesuai dengan kebutuhannya.
Bukan dalam proses temu balik informasi saja, Perpustakaan IAIN Jambi
juga mengalami keterbatasan dalam menangani proses pelayanan dan kinerja
pengelolaan pada setiap bidang khususnya dalam bidang rutin perpustakaan
seperti bidang pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, dan statistik perpustakaan dan
jenis layanan jasa lainnya. Keterbatasan dalam kinerja yang dialami dapat dilihat
dari tingginya tingkat pelayanan atau jumlah data yang harus diolah dan
dikumpulkan pada bebagai bidang sehingga semua pekerjaan yang dilakukan
secara rutin jadi tidak terkendali dan akan menimbulkan kejemuan bagi petugas.
Perpustakaan IAIN hampir memenuhi kreteria sebagai sebuah perpustakaan
universitas yang berkembang dengan melakukan penerapan teknologi informasi
kedalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Hal ini dapat dilihat dari jumlah
koleksi 19.153 judul dan 71.010 eksemplar dan jumlah anggota yang masih aktif
3.659 orang serta jumlah pengunjung yang datang dan meminjam koleksi dalam
sebulan sebanyak 322 orang. Jumlah pegawai pada perpustakaan ini adalah 33
orang.
Dilihat dari kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan IAIN terutama pada
proses pelayanan yang masih manual atau sistem layanan terbuka maka
perpustakaan ini harus melakukan perubahan kearah yang lebih baik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan juga menerapkan sistem automasi
perpustakaan sesuai dengan kebutuhan agar memudahkan proses pelayanan
terhadap kepuasan pengguna.
Penerapan automasi pada Perpustakaan IAIN sudah pernah dilakukan,
namun terjadi kegagalan. Kegagalan tersebut disebabkan oleh beberapa aspek
yaitu waktu penerapan yang terlalu cepat (tidak tepat), kualitas sumberdaya dan
sistem teknologi informasi yang kurang memadai, aspek perbedaan kultur, sosial,
ekonomi dan juga kurang mempertimbangkan aspek politis. Setelah pembangunan
Universitas Sumatera Utara
sistem tersebut gagal, perpustakaan IAIN sampai sekarang belum pernah
melakukan proses automasi lagi dan dan kembali menggunakan sistem
konvensional (manual) dalam menyebarkan informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna. Dengan kendala-kendala dan kondisi tersebut, perpustakaan IAIN ingin
sekali melakukan penerapan kearah yang lebih baik dengan menjadi perpustakaan
perguruan tinggi yang terkenal dengan sistem automasinya.
Berdasarkan paparan diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul
“Identifikasi Kebutuhan Sistem Automasi Pada Perpustakaan Universitas Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi”.
1.2
Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang
menjadi rumusan masalah adalah “Kebutuhan sistem automasi pada perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi”.
1.3
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan
sistem automasi pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
SulthanThaha Saifuddin Jambi.
1.4
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi:
1.
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha
Saifuddin Jambi sebagai bahan masukan untuk memenuhi kebutuhan
sistem automasi pada perpustakaan.
2.
Bagi Peneliti lanjutan, sebagai bahan referensi untuk penelitian
lanjutan dalam subjek yang sama dengan objek yang berbeda
3.
Bagi penulis, untuk menembah wawasan penulis dalam hal
kebutuhan sistem.
Universitas Sumatera Utara
1.5
Rang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup penelitian ini membahas tentang kebutuhan sistem
perpustakaan
terautomasi
terutama
dibidang
pengadaan,
pengatalogan,
pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, katalog online (online public access
catalogue) atau OPAC dan statistik yang terdapat pada Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1
Pengertian Perpustakaan Institut
Perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam setiap
program pendidikan, pengajaran, dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan
ilmu pengetahuan. Lembaga perpustakaan yang juga merupakan inti dari setiap
program pendidikan dan pengajaran sehingga perpustakaan harus menjadi “The
heart of educational programs” yang harus mendukung setiap proses tersebut.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi informasi terutama pada
sebuah sistem aplikasi sangatlah penting bagi suatu lembaga pengelola informasi.
Salah satu lembaga pengelola informasi yang berkembang dengan pesat pada
bidang teknologi informasi adalah perpustakaan.
Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang menyediakan sumber
informasi yang sesuai dengan bidang atau misi dalam memenuhi kebutuhan
pengguna. Sebagai lembaga pengelola informasi, perpustakaan dituntut untuk
meningkatkan kualitas layanan dengan menerapkan sistem teknologi informasi
yang bisa memberi kepuasan kepada pengguna. Layanan informasi yang diberikan
oleh perpustakaan kepada penggunanya akan lebih baik tidak menggunakan
sistem manual, karena sistem manual dapat memperlambat proses pengembangan
sebuah perpustakaan itu sendiri. Maka perpustakaan harus menerapkan sistem
teknologi informasi yang sudah disediakan dalam bentuk komputerisasi sehingga
sangat berguna untuk memberikan layanan informasi kepada pengguna.
Kebutuhan teknologi informasi pada perpustakaan banyak diterapkan untuk
pengelolaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah
terbukti dengan mampu mempercepat kinerja, yang pada akhirnya akan
meningkatkan keuntungan yang masuk, baik secara finansial maupun jaringan.
Disisi lain, kebutuhan ini juga sangat berhubungan dengan peran perpustakaan
sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran infomasi dibidang ilmu
pengetahuan dan kebudayaan. Dalam proses pengelolaan perpustakaan dengan
mengunakan bantuan teknologi informasi (TI) harus didukung oleh sistem
aplikasi yang berguna untuk memudahkan kinerja pada perpustakaan dalam hal
pelayanan bagi pengguna. Sistem aplikasi tersebut sering disebut dengan automasi
perpustakaan (Library Automation System).
Universitas Sumatera Utara
Sistem automasi perputakaan adalah penerapan teknologi informasi pada
pekerjaan administratif di perpustakaan yang menyangkut antara lain: pengadaan,
pengatalogan, sirkulasi, serial, katalog online (OPAC), statistik dan sebagainya.
Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi, mulai dari sistem
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, Online Public Access
Catalog (OPAC), sistem sirkulasi, keanggotaan (membership), pengaturan sanksi
disiplin pengguna, dan sistem reporting aktivitas dengan berbagai parameter
pilihan. Lebih sempurnanya lagi apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi
dengan barcoding, dan mekanisme pengaksean data berbasis web/ internet.
Kelancaran sistem automasi perpustakaan pada bidang-bidang administratif
tersebut harus didukung dengan software (perangkat lunak) dan hardware
(perangkat keras). Apabila kedua perangkat tersebut sudah terpenuhi pada suatu
perpustakaan, maka akan membatu kelancaran proses automasi. Sebaliknya, tanpa
adanya kedua perangkat ini secara memadai maka proses automasi tidak akan
dapat berjalan dengan baik.
Dengan bantuan sistem automasi pada perpustakaan maka beberapa
pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan
data data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali sehingga
para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi
perkembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang
(repetable) sudah diambil alih oleh komputer.
Kebutuhan dalam penerapan layanan teknologi informasi pada perpustakaan
sudah lama berkembang dan sangat penting bagi perpustakaan diberbagai negara
maju maupun negara terbelakang. Kebutuhan teknologi informasi itu sendiri
terdapat pada sistem automasi atau sistem automasi perpustakaan, karena sistem
ini sangat berguna untuk proses temu kembali dalam pengelolaan bahan pustaka
maupun pengelolaan administratif pekerjaan disetiap bidang. Dengan adanya
sistem ini, komunikasi data komputer dapat terintegrasi pada jaringan komputer
Universitas Sumatera Utara
baik yang lokal maupun internasional sehingga pola pengelolaan yang
konvensional atau bersistem manual dirasakan tidak perlu diterapkan lagi.
Dilihat dari ledakan informasi terhadap pemenuhan kebutuhan pengguna
khususnya pada pencarian informasi yang dibutuhkan melalui komputer dirasakan
juga oleh sebuah perpustakaan yang sampai sekarang masih menerapkan sistem
konvesional (manual). Dengan kata lain, perpustakaan ini juga sangat
membutuhkan sebuah sistem temu balik informasi perpustakaan yang telah
terautomasi. Perpustakaan yang membutuhkan layanan informasi melalui sebuah
penerapan sistem automasi tersebut yaitu Perpustakaan Institut Agama Islam
Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Sultha Thaha Saifuddin
Jambi yang penulis singkat dengan Perpustakaan IAIN Jambi ini adalah salah satu
Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang bersama dengan unit lain turut menunjang
melaksanakan
program
Tri
Dharma
Perguruan
Tinggi
dalam
hal
pendidikan/pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
Dari hasil pengamatan awal penulis, perpustakaan IAIN Jambi sekarang
masih memakai sistem pengelolaan perpustakaan yang bersifat konvensional
(manual). Dalam arti, perpustakaan ini menerapkan sistem temu balik informasi
secara manual yaitu dengan menggunakan sistem layanan terbuka (Open Access)
dimana pengguna perpustakaan langsung mencari sendiri bahan pustaka yang
dibutuhkan ke lokasi rak koleksi atau bisa menggunakan katalog kartu.
Kebanyakan pengguna pada perpustakaan ini selalu menggunakan sistem
layanan terbuka dibanding dengan katalog kartu. Sistem layanan terbuka disini
yaitu pengguna mencari bahan pustaka langsung menuju rak koleksi atau bisa
juga dengan meminta bantuan pada petugas perpustakaan untuk mencari bahan
pustka yang dibutuhkan. Sedangkan katalog kartu hanya sebagian mahasiswa
yang mengerti cara penggunaannya karena hanya menyimpan satu jenis entri saja
dalam satu laci dan itu sangat berdampak bagi pengguna. Pengguna harus
mengantri setiap proses pencarian katalog kartu dan pengguna harus memilah-
Universitas Sumatera Utara
milah jajaran sesuai dengan urutan indeks saat berada pada jumlah yang besar.
Proses memilah kartu tersebut cukup memakan waktu yang lama, pengguna harus
mencari entri buku yang sesuai dengan kebutuhannya.
Bukan dalam proses temu balik informasi saja, Perpustakaan IAIN Jambi
juga mengalami keterbatasan dalam menangani proses pelayanan dan kinerja
pengelolaan pada setiap bidang khususnya dalam bidang rutin perpustakaan
seperti bidang pengadaan, pengatalogan, sirkulasi, dan statistik perpustakaan dan
jenis layanan jasa lainnya. Keterbatasan dalam kinerja yang dialami dapat dilihat
dari tingginya tingkat pelayanan atau jumlah data yang harus diolah dan
dikumpulkan pada bebagai bidang sehingga semua pekerjaan yang dilakukan
secara rutin jadi tidak terkendali dan akan menimbulkan kejemuan bagi petugas.
Perpustakaan IAIN hampir memenuhi kreteria sebagai sebuah perpustakaan
universitas yang berkembang dengan melakukan penerapan teknologi informasi
kedalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Hal ini dapat dilihat dari jumlah
koleksi 19.153 judul dan 71.010 eksemplar dan jumlah anggota yang masih aktif
3.659 orang serta jumlah pengunjung yang datang dan meminjam koleksi dalam
sebulan sebanyak 322 orang. Jumlah pegawai pada perpustakaan ini adalah 33
orang.
Dilihat dari kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan IAIN terutama pada
proses pelayanan yang masih manual atau sistem layanan terbuka maka
perpustakaan ini harus melakukan perubahan kearah yang lebih baik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan juga menerapkan sistem automasi
perpustakaan sesuai dengan kebutuhan agar memudahkan proses pelayanan
terhadap kepuasan pengguna.
Penerapan automasi pada Perpustakaan IAIN sudah pernah dilakukan,
namun terjadi kegagalan. Kegagalan tersebut disebabkan oleh beberapa aspek
yaitu waktu penerapan yang terlalu cepat (tidak tepat), kualitas sumberdaya dan
sistem teknologi informasi yang kurang memadai, aspek perbedaan kultur, sosial,
ekonomi dan juga kurang mempertimbangkan aspek politis. Setelah pembangunan
Universitas Sumatera Utara
sistem tersebut gagal, perpustakaan IAIN sampai sekarang belum pernah
melakukan proses automasi lagi dan dan kembali menggunakan sistem
konvensional (manual) dalam menyebarkan informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna. Dengan kendala-kendala dan kondisi tersebut, perpustakaan IAIN ingin
sekali melakukan penerapan kearah yang lebih baik dengan menjadi perpustakaan
perguruan tinggi yang terkenal dengan sistem automasinya.
Berdasarkan paparan diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul
“Identifikasi Kebutuhan Sistem Automasi Pada Perpustakaan Universitas Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Sulthan Thaha Saifuddin Jambi”.
1.2
Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang
menjadi rumusan masalah adalah “Kebutuhan sistem automasi pada perpustakaan
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi”.
1.3
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan
sistem automasi pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
SulthanThaha Saifuddin Jambi.
1.4
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi:
1.
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha
Saifuddin Jambi sebagai bahan masukan untuk memenuhi kebutuhan
sistem automasi pada perpustakaan.
2.
Bagi Peneliti lanjutan, sebagai bahan referensi untuk penelitian
lanjutan dalam subjek yang sama dengan objek yang berbeda
3.
Bagi penulis, untuk menembah wawasan penulis dalam hal
kebutuhan sistem.
Universitas Sumatera Utara
1.5
Rang Lingkup Penelitian
Adapun ruang lingkup penelitian ini membahas tentang kebutuhan sistem
perpustakaan
terautomasi
terutama
dibidang
pengadaan,
pengatalogan,
pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, katalog online (online public access
catalogue) atau OPAC dan statistik yang terdapat pada Perpustakaan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) SulthanThaha Saifuddin Jambi.
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1
Pengertian Perpustakaan Institut
Perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam setiap
program pendidikan, pengajaran, dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan
ilmu pengetahuan. Lembaga perpustakaan yang juga merupakan inti dari setiap
program pendidikan dan pengajaran sehingga perpustakaan harus menjadi “The
heart of educational programs” yang harus mendukung setiap proses tersebut.
Universitas Sumatera Utara