Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

EVALUASI HASIL PELATIHAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN

  

PEMERINTAH KABUPATEN TAPANULI UTARA

SKRIPSI

  Dajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelas Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

  Oleh :

ICHE N. SIRINGORINGO

  

130723003

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

  

2015

LEMBAR PERSETUJUAN

  Judul Skripsi : Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

  Oleh : Iche N. Siringoringo NIM : 130723003 Pembimbing I : Ishak, SS.,M.Hum Tanda Tangan : Tanggal : Pembimbing II : Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.I. kom Tanda Tangan : Tanggal :

  

LEMBAR PENGESAHAN

  Judul Skripsi : Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

  Oleh : Iche N. Siringoringo NIM : 130723003

  DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd Tanda Tangan : Tanggal :

  FAKULTAS ILMU BUDAYA DEKAN : Dr. Syahron Lubis, M.A Tanda Tangan : Tanggal :

PERNYATAAN ORISINALITAS

  Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

  Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

  Medan, April 2015 Peneliti

  Iche N. Siringoringo

  

ABSTRAK

  Siringoringo, Iche N. 2015. Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis Di

  Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara. Medan :

  Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini dilakukan pada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dengan responden 40 SKPD yang bertujuan untuk mengetahui hasil dari pelatihan arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.

  Populasi pada penelitian ini adalah seluruh peserta pelatihan arsip dinamis sebanyak 80 orang, pada Jabatan Kepala Tata Usaha dan 1 orang staf pada Bagian Tata Usaha. Pengambilan sampel pada penelitian ini menggunakan total sampling karena jumlah peserta dibawah 100 orang. Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan teknik pengumpulan data dilakukan melalui kuesioner dilengkapi pertanyaan terbuka. Interpretasi data dilakukan berdasarkan besarnya persentase dari jawaban responden.

  Hasil penelitian menunjukkan bahwa narasumber yang diundang KPAD telah tepat sesuai berdasarkan tanggapan responden terhadap perubahan pola pikir, penguasaan dan penyampian materi, sehingga penerapan pengelolaan arsip dinamis di SKPD dapat diterapkan responden dengan baik sesuai dengan praktek yang telah dilakukan pada saat pelatihan berlangsung. Sistem penataan arsip berdasarkan subjek telah sesuai dengan mata anggaran yang dikerjakan oleh responden di SKPD masing-masing. Obeservasi penulis dilapangan melihat peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip dinamis di SKPD telah mendukung untuk penataan dan penyimpanan arsip dinamis. kata kunci : Pelatihan, pengelolaan arsip dinamis.

KATA PENGANTAR

  Puji dan syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat kasih dan rahmat-Nya, penulis masih diberikan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini berjudul “Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemeintah Kabupaten Tapanuli Utara”.

  Skripsi ini disusun dan diajukan untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) pada Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.

  Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar- besarnya pada suami saya, Santo Nainggolan, ST atas dukungan moril dan materil. Dalam kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada :

  1. Bapak Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

  2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

  3. Bapak Ishak, S,S. M.Hum, selaku dosem pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan, bimbingan dan pengarahn serta meluangkan waktu kepada penulis dalam penulisan skripsi ini.

  4. Ibu Laila Hadri Nasution, S,Sos., M.I.kom selaku pembimbing II yang memberikan bantuan, bimbingan dan pengarahan serta meluangkan waktu kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

  5. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd selaku ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

  6. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Sekretaris Jurusan Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

  7. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, Ibu Dra. Zurni Zahara, M.Si dan Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib selaku dosen penguji yang memberikan masukan dan arahan demi kesempurnaan skripsi ini.

  8. Bapak Beling Siregar, M.Lib yang selalu memberikan arahan dan masukan dalam penyelesaian skripsi ini.

  9. Seluruh Staf Pengajar pada Departemen Program Studi Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik penulis selama perkualiahan.

  10. Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli Utara.

  11. Para Pegawai dari setiap SKPD yang bersedia menjadi responden dan membantu menberikan data yang valid.

  12. Buat teman seperjuangan Ilmu Perustakaan Ekstensi Angkatan 2013.

  13. Buat Bapak Yudi Purnomo A.Md, yang telah membantu penulis dalam administrasi surat menyurat demi kelancaran skripsi ini.

  14. Buat kak Vina Sandy Manalu yang selalu menemani saat disaat waktu senggang perkuliahan.

  15. Seluruh teman pegawai di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang juga sebagai responden dalam penelitian ini.

16. Seluruh keluarga besar yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan dan perhatian.

  Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini.

  Medan, April 2015 Penulis

  Iche N. Siringoringo NIM 130723003

  DAFTAR ISI ABSTRAK ......................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ....................................................................................... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... v

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... vii

DAFTAR TABEL ............................................................................................. viii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... ix

  BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .........................................................................

  1 1.2 RumusanMasalah .....................................................................

  6 1.3 Tujuan Penelitian......................................................................

  6 1.4 Manfaat Penelitian....................................................................

  7 1.5 Ruang Lingkup Penelitian ........................................................

  7 BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip Dinamis ........................................................

  8 2.2 Tujuan Arsip .............................................................................

  10 2.3 Nilai Guna Arsip ......................................................................

  11 2.4 Registrasi Surat Masuk dan Surat Keluar ................................

  11 2.4.1 Pola Klasifikasi, Kode Dan Indeks ..............................

  12 2.4.2 Kode Penataan Dan Indeks .........................................

  12 2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan .............

  12 2.4.4 Prosedur Penyimpanan ................................................

  16 2.4.5 Pelaksanaan Penilaian Arsip ........................................

  16 2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip .........................

  18 2.4.7 Penyerahan Arsip .........................................................

  18 2.5 Masalah Kearsipan ...................................................................

  22 2.6 Manajemen Arsip Dinamis ......................................................

  24 2.6.1 Sumber Daya Manusia .................................................

  24 2.7 Pelatihan Sumberdaya Manusia ...............................................

  26 2.7.1 Tujuan Pelatihan ..........................................................

  28 2.7.2 Manfaat Pelatihan ........................................................

  29 2.7.3 Sasaran Pelatihan .........................................................

  30 2.7.4 Evaluasi ........................................................................

  31 2.7.5 Indikator Pelatihan .......................................................

  33 2.7.6 Kendala Pelatihan ........................................................

  33 2.8 Metode Pelatihan ......................................................................

  34 2.9 Pengaruh Pelatihan Pegawai Negeri Sipil ................................

  36 2.10 Penilaian Pelatihan ...................................................................

  36

  BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Lokasi Penelitian ......................................................................

  38 3.2 Populasi ....................................................................................

  38 3.3 Sampel ......................................................................................

  39 3.4 Teknik Pengumpulan Data .......................................................

  40 3.5 Intrumen Penelitian ..................................................................

  41 3.6 Analisis Data ............................................................................

  42 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Tingkat Pendidikan Responden ................................................

  43 4.2 Jabatan ......................................................................................

  44 4.3 Tanggapan Pada Pelatih/Narasumber .......................................

  46 4.4 Materi .......................................................................................

  49 4.5 Metode Pelatihan ......................................................................

  51 4.6 Peserta Pelatihan ......................................................................

  52 4.7 Sarana dan Prasarana ................................................................

  53 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan...............................................................................

  56 5.2 Saran .........................................................................................

  58

  

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Alur Proses Arsip Dinamis ...............................................................

  15 Gambar 2.2Alur Pikir Proses Pembinaan Arsip Dinamis ...................................

  30

  

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Daftar SKPD dan Jumlah Peserta ........................................................

  39 Tabel 3.2Kisi-kisi Kuesioner ..............................................................................

  41 Tabel4.1Tingkat Pendidikan Responden ............................................................

  43 Tabel4.2Jabatan Peserta Pelatihan Arsip Dinamis .............................................

  44 Tabel4.3Tanggapan Responden Terhadap Narasumber .....................................

  46 Tabel 4.4 Penguasaan Materi oleh Narasumber ...............................................

  47 Tabel4.5Penyampain Materi Oleh Narasumber ..................................................

  48 Tabel 4.6Materi Pelatihan Arsip Dinamis ...........................................................

  49 Tabel 4.7 Tanggapan Responden Pada Materi Pelatihan .................................

  50 Tabel 4.8 Metode Pelatihan yang Dilakukan Narasumber...............................

  51 Tabel 4.9 Jumlah Keikutsertaan Responden ....................................................

  52 Tabel 4.10 Segala peralatan, perlengkapan yang tersedia selama pelatihan Arsip Dinamis .........................................................................

  53 Tabel4.11Sarana dan Prasarana saat Pelatihan Arsip Dinamis ..........................

  54 Tabel 4.12Sarana dan Prasarana di SKPD .........................................................

  55