BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip Dinamis - Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

BAB II TINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Arsip Dinamis

  Setiap organisasi atau instansi pemerintah atau swasta memiliki surat masuk dan surat keluar yang menjadi bagian dari administrasi dan menjadi arsip yang bernilai guna dari organisasi atau instansi itu sendiri. Arsip yang dihasilkan bukan hanya bentuk tulisan saja, tetapi bisa berupa gambar karikatur, sketsa, bunyi(suara). Mengingat arsip sebagai sumber informasi pemerintah membuat peraturan tentang arsip yang dimiliki pemerintah. Suatu organisasi atau instansi yang memiliki arsip perlu melakukan pengolahan mulai dari proses surat menyurat, penerimaan, penyimpanan, perawatan, pemusnahan(arsip yang nilai guna sudah tidak ada setelah sekian lama digunakan).

  Menurut Maulana (1996, 17) Arsip adalahtulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi. Kemungkinan arsip berwujud surat-menyurat, data dan bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan-bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu, lembaran, dan buku catatan yang berisi korespondensi, peraturan pemerintah, manuskrip dan lain sebagainya yag diterima dan dibuat sendiri oleh lembaga, baik lembaga pemerintah maupun swasta: kecil atau besar.

  Arsip yang di hasilkan organisasi atau instansi secara langsung akan digunakan dalam perencanaan dalam siklus pengambilan keputusan dalam penyelenggaraan adminitrasi untuk menyelesaikan segala urusan negara. Dari segi fungsinya arsip terdiri dari dua yaitu :

  2. Arsip statis adalah “arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari” (Barthos 1997, 5).

  1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :

• Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
• Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun dari nilai arsip aktif.
• Arsip in aktif, arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

  Arsip dinamis yang sudah tercipta harus dikelola dengan baik karena masih digunakan dalam tahap perencanaan, pengambilan keputusan untuk proses administrasi yang akan berlangsung dalam suatu organisasi atau instansi. Menurut Sulistyo-Basuki (2003, 15) badan koorporasi menganggap manajemen arsip dinamis itu penting karena : a.

  Suatu badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajenem arsip dinamis memerlukaninformasi yang tepat untuk keperluan: (1) Membantu mengambil keputusan, (2) sarana Umum, (3) sebagai bukti kebijakan dan aktivitas dan (4) menunjang litigas; b.

  Badan koorporasi memilikitanggungjawab hukum, profesional dan etis untuk menciptakan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh manajemen arsip dinamis; c. Badan koorporasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisien operasional mengingat lebihsulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan kontrol pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif.

  2.2 Tujuan Arsip

  Arsip yang dihasilkan oleh organisasi atau instansi memiliki tujuan penggunaannya dalam pelaksanaan administrasi yang berpengaruh pada perkembangan organisasi atau instansi. Meskipun awalnya arsip diciptakan untuk kepentingan terbatas, namun seiring dengan perkembangan untuk kebutuhan informasi akan menjadi kepentingan masyarakat umum dari masa yang lalu untuk masa yang akan datang. Menurut Barthos (2007, 12)” Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan peranggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

  2.3 Nilai Guna Arsip

  Arsip dinamis yang dimiliki organisasi atau instansi tidak hanya berguna pada saat sekarang tetapi juga pada saat yang akan datang, dimana arsip memiliki nilai untuk segala urusan yang masih berlangsung, untukitu arsip dikelola dan dijaga/disimpan karena masih memiliki nilai guna (sebagai sumber pengambilan keputusan, sebagi manajemen perencanaan maupun sebagai indentitas organisasi). Menurut Martono (1997, 24) nilai guna arsip dapat berupa : 1.

  Nilai kegunaan administrasi 2. Nilai kegunaanhukum 3. Nilai kegunaan fiskal 4. Nilai kegunaan dokumentasi 5. Dan sebagainya.

2.4 Registrasi Surat Masuk/Keluar

  Registrasi surat masuk dan surat keluar tidak lepas dari buku agenda suatu organisasi atau kantor, sehingga diperlukan sistem pembagian tugas pelaksanaan registrasi Antara lain :

• Surat yang disampaikan ke Kantor diterima oleh pegawai instansi ;
• Surat tersebut di stempel dan dibubuhi tanggal masuk ;
• Surat tersebut diserahkan ke petugas arsip ;
• Surat kemudian di indeks ;
• Surat di teruskan ke bagian pengolahan, agar siap dikirim ;
• Surat di stempel instansi dimasukkan ke dalam sampul dan di kirim sesuai dengan alamat yang dituju.

2.4.1 Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks Klasifikasi digunakan untuk penemuan kembali arsip yang akan kita cari.

  Sistem pemberkasan berdasarkan angka merupakan sistem yang paling sederhana. File dapat diatur berdasarkan nomor kode klasifikasi persepuluhan sebagai berikut: Pola klasifikasi arsip 000 umum 100 kepegawaian 010 urusan dalam 110 pengadaan 011 gedung kantor 120 mutasi 012 rumah dinas 200 keuangan 020 peralatan 210 gaji 030 penelitian 220 biaya perjalanan (Sedarmayanti, 2003 : 70)

2.4.2 Kode Penataan Dan Indeks

  Sistem penataan arsip yang baik mencerminkan keberhasilan suatu organisasi atau instansi dalam kegiatan administrasinya. Tujuan penataan arsip adalah agararsip dapat disimpan dan mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sebelum melakukan kegiatan penataan arsip perlu dilakukan persiapan terlebih dahulu. Untuk penataan arsip pada suatu organisasi berbeda dengan tujuannya, ada lima sistem penataan arsip dinamis aktif yaitu :

1. Penataan berdasarkan angka; 2.

  Penataan berdasarkan wilayah; 3. Penataan berdasarkan subjek; 4. Penataan berdasarkan abjad; 5. Penataan berdasarkan kronologis (Sedarmayanti, 2003:70).

  Untuk itu setiap organsasi aau intansi menentukan sistem penataan arsip mana yang dipakai, karena setiap organisasi atau instansi tidak sama sistem penataan yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip itu sendiri.Dalam penemuan kembali arsip juga ada istilah indeks, Menurut Barthos (1997, 4)” indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suat tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan petunjuk langsung kepada berkasnya”. Sebagai contoh : 1.

  Indeks nama orang didasarkan nama famili atau surename John Siahaan Diindeks Siahaan, John 2. Nama instansi

  Kantor Perpustakaan Diindeks menjadi Perpustakaan (Kantor) 3. Nama wilayah

  Untuk nama wilayah tidak dibalikkan karena tidak mempunya famili name

4. Indeks berdasarkan subjek

  Indeks berdarkan subjek harus lebih teliti dalam menetapkan suratnya lebih tepat utnuk penemuan kembali suratnya lebih mudah, misalnya surat masuk/keluar tentang proses pergantian Bupati Tapanuli Utara maka indeksnya adalah pergantian Bupati.

  Sistem penataan berdasarkan tanggal merupakan sistem yang sering digunakan, dalam sistem ini berdasarkan tanggal, bulan dan tahun dengan pedoman datangnya surat. Sebagai contoh: Kode arsip 130817 menyatakan 13 sebagai tahun, 08 sebagai bulan, 17 sebagai tanggal sebaliknya Kode arsip 170813 menyatakan 17 sebagai tanggal, 08 sebagai bulan, 13 sebagai tahun.

  Sistem penataan sistem tanggal merupakan sisten penataan yang yang lama dalam melakukan penemuan kembali dimana apabila petugas lupa mengingat tanggal arsipnya. Sehingga dianjurkan menggunakan sistem penataan berdasarkan subjek. Berikut gambar alur proses arsip dinamis mulai dari surat masuk pada instansi masing-masing sampai penyimpanan arsip statis pada ANRI.

Gambar 2.1 Alur Proses Arsip Dinamis Sumber : (M.Taufik, 2011)

  Dilihat dari gambar diatas surat masuk maupun surat keluar, arsip dikelola oleh instansi masing-masing mulai dari pengkategorian arsip sehingga diregistrasi biasanya dilakukan pada buku agenda kantor, dipergunakan untuk kepentingan kantor, dan setelah arsip tersebut nilainya menurun akan dipindahkan ke arsip inaktif dan bila tidak memiliki nilai akan dimusnahkan sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan. Arsip yang memiliki nilai vital atau bernilai sejarah akan dikirim oleh instansi pada pusat arsip di daerah masing-masing untuk dikelola atau diselamatkan.

  2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan

  Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan peralatan guna mendukung penataan arsip yang baik, benar, lebih efisien, sistematis, rapi dan efektif.

  Peralatan yang digunakan antara lain map, surat menyurat/kartu korespondensi, kotak korepondensi, lemari arsip, rak arsip, rotary filing, mesin tik, mesin fotokopi, mesin pengganda, komputer, penjepit kertas, pelubang kertas dan alat lain yang diperlukan.

  2.4.4 Prosedur Penyimpanan

  Untuk penyimpanan arsip dinamis dilakukan dengan 3 cara yaitu : 1. Sistem Sentralisasi

  Menurut sistem ini semua semua arsip dinamis disimpan dan diproses. Bagi unit bawahan yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip dinamis.Menurut Sedarmayanti (2003, 21) “Sistem sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip”.

  2. Sistem Desentralisasi Sistem desentralisasi banyak diterapkan karena arsip yang dimiliki banyak diterapkan dalam kegiatan sehari-hari dalam kegiatan administrasinya. Arsip yang digunakan dalam kelangsungan kegiatan ini dapat dibuat kartu kendali pada unit arsip itu sendiri.

  3 Sistem Kombinasi Sistem kombinasi merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi yang disimpan dipusat penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip ini merupakan tanggungjawab manager arsip yang secara operasional pada sebuah organisasi atau instansi.

2.4.5 Pelaksanaan Penilaian Arsip

  Langkah penilaian arsip yang dilakukan suatu organisai atau instansi dilihat dari penciptaan arsip atau penggunaan arsip itu sendiri. Fungsi arsip terkait dengan kegunaan arsip bagi kelangsungan instansi/perusahaan yang produktif. Fungsi arsip adalah: a. mendukung pelaksaaan tugas dan fungsi instansi/perusahaan ; b. untuk bahan pertanggunjawaban kegiatan instansi/perusahaan ; c. proteksi(hukum) ; d. memori instansi/perusahaan.

  Langkah pelaksanaan penilaian arsip perlu diperhatikan isi dari arsipyang akan akan disimpan, apakah memiliki nilai yang tinggi dibanding arsip yang lain. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan membutuhkan biaya, peralatan dan sumberdaya pengelola yang profesional, kualitas fisik arsip apakah asli (tidak ganda pada tempat lain), tingkat kelangkaan dan bentuk/format arsip. Langkah berikutnya yang dilihat dari penilaian arsip dinamis dilihat dari biaya yang akan digunakan selama pengelolannya.Menurut Irawan (2009, 5.4) Biaya pengelolaan yang mempengaruhi antara lain: 1. biaya penyerahan(transport, SDM, peralatan, dana lain-lain) ; 2. biaya pengelolaan (tingkat keahlihan pengolah, peralatan dan beban kerja):

  3. biaya pemeliharaan(kebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media dan lain-lain);

  4. biaya penyimpanan(jumlah arsip, tempat/ruang simpan,peralatan) ; 5. biaya penggunaan(memahami menemukan dan menyajikan arsip) ;

  Dengan adanya biaya pengelolaan yang harus disediakan dalam proses kearsipan yang menjadi kendala terbesar dalam instansi pemerintahan, dimana hampir semua insansi tidak membuat/tidak ada anggaran dana dalam pengelohan arsip yang berpengaruh penyerahan arsip ke Arsip Nasional atau ke Kantor atau Badan Arsip Daerah. Hal tersebut dapat diubah secara perlahan melalui sosialisai/pelatihan/seminar kearsipan. Sehingga tingkat kesadaran akan penting kesadaran pengelolaan dan penyelamatan arsip meningkat.

2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

  Pemeliharaan adalah proses membersihkan arsip dengan teratur dari beberapa penyebab kerusakan dankehilangan.Untuk saat ini masih banyak orgnisasi atau instansi yang tidak melakukan pemeliharaan arsip, masih ada yang hanya ditumpukkan begitu saja. Padahal jika dilihat peran arsip sangat berpengaruh dalam proses administrasi ke masa yang akan datang seperti pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Pemerintahsaat ini sudah menggalakkan sosialisasi, seminar dan pelatihan kearsipan untuk meningkatkan kesadaran pegawai negeri sipil dalam pemerintahan akan pentingnya arsip untuk dikelola dengan baik (diselamatkan).Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara :

• Pengaturan ruangan dengan temperatur lokal60-75 F, dan kelembapan 50-

  60% ruangan memliki ventilasi, cahaya yangcukup terhindar dari serangan hama/serangga;

• Penyimpanan arsip diatur sesuai dengan suhu udara dan kelembapan ;
• Menggunakan pencegah bahaya arsip, mengadakan penyemprotan bahan kimia secara berkala ;
• Larangan-larangan seperti dilarang makan, minum dan merokok dalam ruangan ; • Kebersihan ruangan dijaga dari bahaya lain (Sedarmayanti 2003, 111).

  Langkah pemeliharaan diatas merupakan langkah yang harus dilakukan guna menyelamatkan bahan arsip, tetapi untuk saat ini tata cara penyelamatan ini hampir tidak ada dilakukan hampir di semua instansi pemerintahan. Pemeliharaan yang dilakukan hanya menyimpannya dalam laci atau filing cabinet, tanpa ada pemeliharaan tambahan lain. Selain dari pemeliharaan arsip ada hal lain yang harus diperhatikan organisasi atau instansi yaitu mencakup pengamanan arsip dari segi informasi atau fisik.

  Pengamanan arsip dari segi fisik adalah pengamanan kertas, kerusakan dilihat dari faktor internal meliputi kualitas tinta, kertas, bahan perekat(lem). Dari faktor ekternal dilihat dari kelembapan udara, hindari kontak langsung dengan matahari debu, jamur, serangga. Pengamanan arsip dapat dilakukan dengan penyimpanan arsip dalam lemari arsip yang terbuat dari baja atau membuatnya dalam bentuk digital.

2.4.7 Penyerahan Arsip

  Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari lembaga-lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan swasta dan perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah (Barthos 1997, 8). Dilihat dari pernyataan diatas, arsip yang diserahkan pada umumnya dikhususkan untuk arsip statis dimana dilihat dari tingkat pengurusannya yang sungguh rumit demi menjaga nilai sejarah dan nilai informasi yang dihasilkan arsip tersebut. Pada kantor pemerintahan arsip statis jarang di kirimkan ke kantor/badan arsip di daerah masing-masing untuk kelola di karenakan tingkat kesadaran akan pentingnya arsip itu sendiri masih minim, serta tidak memahami bahwa arsip sangat berpengaruh pada perencanaan dan pengambilan keputusan dalam lembaga pemerintahan itu sendiri pada masa yang akan datang. Dilihat dari rendahnya kesadaran masyarakat (badan/kantor arsip masih banyak bergabung dengan kantor/badan perpustakaan) mulai melakukan sosialisasi/seminar/pelatihan tentang kearsipan yang saat ini masih dilakukan pada lingkungan pemerintahan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip, pengelolaan arsip yang baik dan benar, penyelamatan arsip yang berguna untuk kelangsungan kebangsaan.

  Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, “arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun secara tidak langsung oleh arsip nasional republik indonesia dan/atau lembaga kearsipan”.

  Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau statis oleh organisasi atau instansi dapat menyerahkan arsip tersebut ke Arsip nasional atau ke kantor/badan arsip yang ada di daerah masing-masing. Penyerahan arsip tersebut dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:

  1. Pemeriksaaan nilai arsip Sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh arsip nasional. Penilaian oleh pihak arsip nasional ini, sebenarnya merupakanhal yang wajar, mengingat arsip nasional sebagai pengelola arsip dikemudian hari, ia harus yakin benar arsip yang akan diterima dan dikelola memang benar- benar arsip bernilai sekunder. Kemudian secara umum, Arsip Nasional memiliki kompetensi untuk mennetukan kebijakan penyelamatan arsip bagi kepentingan generasi yang akan datang.

  2. Pendaftaran Kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.

  3. Pembuatan berita acara berita acara penyerahan perlu dibuat, mengingat bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.

  4. Pelaksanaan penyerahan Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Penyerahan dilakukan oleh pemimpin instansi/perusahaan atau yang mewakili kepada pimpinan arsip nasional atau pejabat yang mewakili dengan menandatangani berita acara. Keberhasilan kegiatan penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah sukses dan prestasi tersendiri dalam rangka pelaksanaan amanat undang-undang no. 7 Tahun 1971 tentang ketenuan-ketentuan pokok arsip (Irawan 2009, 2.14) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat daerah. Tetapi kenyataan saat ini fungsi dari kantor kearsipan di daerah belum sepenuhnya diperhatikan, dan bahkan seperti dianggap tidak ada. Hal ini di karenakan pemahaman, kesadaran dan wawasan akan arsip itu dilingkungan pegawai pemerintahan masih sangat rendah. Selain dari kita lihat arsip yang akan di permanenkan itu akan dikirimkan ke Arsip Nasional atau Badan/Kantor Arsip di Daerah, maka daerah yang dahulu mengelolanya utnuk itu perlu diperhatikan tugas unit kearsipan di daerah masing-masing.Menurut Martono (1997, 32) Tugas unit kearsipan di daerah yaitu : 1.

  Melakukan pembinaan kearsipan dinamis (manajemen kearsipan) pada seluruh jajaran organisasi ;

  2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip in aktif yang berasaldari unit-unit kerja(bertindak sebagai pusat arsip) ;

  3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai, dan menyerahkan arsip statis kepada arsip Nasional R.I ;

4. Mengelola pusat arsip.

  Dalam proses penyerahan arsip vital ke unit arsip sesuai dengan berita acara yang akan dibuat berikut contoh arsip yang akan diberikan ke unit arsip oleh organisasi atau instansi : 1.

  Kebijakan strategis 2. MOU dan Surat perjanjian 3. Bukti kepemilikan asset 4. Hak paten, copy right 5. Batas negara dan antar wilayah 6. Personel File

7. Berkas perkara di Pengadilan, dan lain-lain 8.

  Dokumen pengelolaan keuangan Negara

2.5 Masalah Dalam Kearsipan

  Untuk mencapai tujuandari kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi tidak lepas dari permasalahan yang muncul sehingga sehingga perlu dilakukan guna meningkat pengetahuan, wawasan para arsiparis.Menurut Abubakar (1997, 64) masalah yang mendapat perhatian yang serius sebagai berikut : a.

  Pengertian dan kesadaran terhadap peranan kearsipan dalam kegiatan administrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai dengan record management ; b. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu kurang biaya untuk perkembangan ; c.

  Para petugas kearsipan kurang dan tidak mendapat pendidikan khusus kearsipan ; d.

  Dalam kegiatan di instansi, bidang kearsipan kurang mendapat koordinir dengan kegiatan bidang lain di instansi tersebut karena bidang kearsipan kurang mendapat perhatian sewajarnya ; e. Bidang kearsipan di instansi pemerintah/swasta kurang direncanakan atau tidak direncanakan pengembangannya serta kurang mendapat bimbingan ; f. Pada umumnya para pegawai bidang lainnya di instansi masih meremehkan kegiatan bidang kearsipan, sehingga sikap mereka acuh tidak acuh(kurang peduli) dan menimbulkan image yang keliru terhadap bidang kearsipan ; g.

  Memangnya bidang kearsipan ini kurang atau tidak menarik dan masih di anggap semua pegawai dapat melakukannya. Akibatnya yang nyata kegiatan kearsipan tidak sesuai dengan perkembangan dengan bidang lain; h.

  Kearsipan kurang mendapat prioritas dalam perbaikan/penertiban, kalau dibandingkan dengan bidang lainnya di instansi pemerintah.swasta ; i.

  Belum disadari sepenuhnya, bahwa arsip adalah bukti pertanggungjawaban Nasional (lihat UU No.7/1971), arsip sebagai sumber informal bagi kepentingan pemerintah, penelitian ilmu pengetahuan, sebagai pusat ingatan an sebagai sumber sejarah ; j.

  Syarat petugas kearsipan belum mendapat perhatian, sehingga keterampilan di bidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur (semrawut) k. Kurangnya minat pemimpinan yang bertanggungjawab terhadap bidang kearsipan atau kurang minat membaca buku-buku/ majalah dibidangini, sehingga tidah menambah wawasannya terhadap bidang kearsipan tersebut. Demikian pula petugas-petugasnya banyak bekerja secara rutin saja tetapi pengetahuannya tidak meningkat.

  Menurut Hamalik (2000, 8)” Manajemen adalah keseluruhan proses kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Dilihat dari arti manajemen dapat dilihat bahwa di perlukan sinkronasi antara pimpinan dan sumberdaya manusia dalam menjalankan suatu organisasi atau instansi dimanaterdapat perencanaan didalamnya untuk dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai.

  Manajemen dalam bidang arsip juga diterapkan dalam hal ini bagaimana manajemen suatu organisasi atau instansi dalam pengelolaan arsip dinamis.Sedangkan Menurut Irawan (2009, 1.8)

  Manajemen dilihat dari fungsinya merupakan perencanaan, penempatan staf, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan terhadap aktifitas bisnis. Perencanaan berarti menentukan tujuan dan metode untuk mencapai tujuan. Perencanaan juga mencakup penentuan kebijakan seperti prosedur. Penempatan staf dapat diartikan sebagai memilih personel untuk melakukan aktivitas. Sedangkan pengorganisasian merupakan proses penyusunan tugas pegawai dan sumber-sumber untuk mencapai seperangkat tujuan. Pengarahan diorientasikan pada pelatihan, penyelia dan pemberian motivasi terhadap pegawai. Sementara pengawasan adalah mengukur dan menilai antara hasil yang telah dicapai dan perencanaan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.6.1 Sumber Daya Manusia

  Sumber daya manusia adalah faktor penting dalam suatu organisasi dimana sumberdaya manusia merupakan pelaksana kegiatan organisasi, dalam sistem kearsipan sumberdaya manusianya disebut sebagai arsiparis.Berlangsungnya pengelolaan arsip yang baik didukung oleh sumberdaya manusia yang mengelola arsip itu dari terciptanya arsip itu sampai penyimpanannya dibutuhkan arsiparis yang profesional atau petugas administrasi kearsipan. Petugas yang diperlukan pada bagian arsiparis dapat disesuaikan dengan kebutuhan akan tanggungjawab yang dimiliki sangat besar dalam hal kepercayaan, sabar, dan bekerja keras.

  Arsiparis merupakan tenaga profesional, yang seharusnya dalam suatu organisasi atau instansi memiliki arsiparis yang profesional, namun kenyataan saat ini hampir disemua organisasi atau instansi tidak ada yang lulusan arsiparis dan menjadi pengelola arsiparis adalah sumberdaya manusia yang ditempatkan di bagian tata usaha di bagian pemerintahan. Sumberdaya manusia yang bukan lulusan arsiparis mempengaruhi pengelolaan, manfaat dan pengetahuan akan nilai guna arsip dikelola itu sendiri. Oleh karena itu pimpinan harus memberikan pengarahan akan pentingnya arsip dan menanamkankan bahwa pegawai arsip sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Untuk itu diperlukan persyaratan untuk menjadi seorang arsiparis yang teliti, cerdas, cermat, rapi, tekun dalam melaksanakan tugas, mampu menyimpan rahasia, memiliki skill dalam bidang arsip, mampu bekerjasama dengan berbagai pihak disekitarnya.

  Gunameningkatkan keterampilan dan menambah wawasan arsiparis maka perlu diadakan oleh pemerintah suatu pelatihan, penataran, ikut dalam peserta seminar serta kerjasama antar instansi yang saling berkaitan akan meningkat dalam pengelolan, penyelamatan arsip. Peningkatan keterampilan arsiparis tidak boleh diabaikan mengingat tujuan arsip yang sangat penting dalam kelangsungan suatu organisai atau instansi meskipun sumberdaya manusia dari potensi yang berbeda.Menurut Maulana (1996, 49) tugas arsiparis sebagai sumber daya manusia yang mengelola arsip yaitu : 1.

  Arsiparis harus memelihara dan bertanggungjawab atas semua benda arsip ;

2. Memegang teguh rahasia semua surat yang harus dirahasiakan ; 3.

  Memegang daftar indeks dan buku catatan arsip dan klasifikasi sebagai pedoman penunjukkan ;

  4. Membina kerjasama yang baik dengan agendaris, verbalis, jurutik dan juru stensi dan rekan-rekan bagian lainnya ;

  5. Mengusahakan agar dapat hafal luar kepala sampai sejauh mana tiap dosir yang menyimpan arsip menurut kodenya ;

  6. Mengatur semua dosir dengan tertib tertentu menurut klasifikasinya dan indeksnya;

  7. jangan membiarkan arsip terbuka sampai berdebu dan pemeliharaan pengaturan udara ;

  8. Bila ada yang akan pinjam harus dengan mempergunakan bukti peminjaman. Kemudian bukti tersebut diletakkan di tempat surat itu di keluarkan. Hal itu untuk bukti bahwa arsip sedang dipinjam.

2.7 Pelatihan Sumberdaya Manusia

  Menurut Hamalik (2001, 10) Pelatihan adalah sesuatu proses yang meliputi serangkaian tindak (upaya) yang dilaksanakan dengan sengaja dalam bentuk pemberian bantuan kepada tenaga kerja yang dilakukan oleh tenaga professional kepelatihan dalam satuan waktu yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kerja peserta dalam bidang pekerjaan tertentu guna meningkatkan efektifitas dan produktifitas dalam suatu organisasi.

  Pelatihan secara umum lebih menekankan peserta dalam meningkatkan pengetahuan, kemampuan dalam produktivitas pekerjaan. Pelatihan merupakan bagian penting dalam pembinaan pegawaiyang sering diadakan pemerintah maupun swasta, agar tercipta pegawai yang profesional yang mampu melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang telah diberikan, meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia dalam meningkatkan kreatifitas, ilmu pengetahuan, dan memiliki motivasi dalam diri sendiri dalam mencapai pekerjaan yang sukses atau dipandang sebagai bentuk investasi pada sumber daya manusianya. Dalam pelatihan sumberdaya manusia yang menjadi arahannya adalah kemampuan (ability), keahlian (skill), dan sikap(attitude). Pelaksanaan pelatihan perlu di perhatikan siapa saja yang akan mengikuti pelatihan tersebut, sarana dan prasarana apa saja yang mendukung. Selain itu menurut Sulistyani (2009, 219) “Pelatihan adalah proses sistematik pengubahan perilaku para pegawai dalam suatu arahguna meningkatkan tujuan-tujuan organisasional”.

  Kebijakan pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil tercantum dalam

  pasal 31, undang-undang No.8 Tahun 1974, yang menyebutkan :”untuk pencapaian dayaguna dan hasil guna yang sebesar-besarnya, diadakan pelatihan pendidikan serta pengaturan dan penyelenggaraan latihan jabatan pegawai negeri sipil yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian, kemampuan dan keterampilan”. Sesuai dengan isi pasal 31 pelatihan yang diaadakan bertujuan untuk menjamin pembinaan terhadap pegawai negeri sipil yang bermutu, hal ini juga diterapkan pada pengelola arsip sesuai dengan berkembangnya teknologi kearsipan, maka arsiparis yang menangani arsip perlu menyetarakan pengetahuan yang dimiliki sesuai dengan perkembangan sistem, manajemen kearsipan yang ada. Dalam sosialisasi UU No.43/2009 tentang kearsipan dalam pengembangan Sumberdaya Manusia tertera dalam pasal 30 ayat1 yaitu : Pengembangan SDMdalam penyelenggaraan kearsipan nasional dilaksanakan terhadap:

• Arsiparis; dan - SDM yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

2.7.1 Tujuan Pelatihan

  Dalam melaksanakan suatu kegiatan pelatihan perlu diperhatikan apa tujuan yang akan dicapai, menurut Wursanto (1989:60), tujuan pendidikan dan pelatihan, yaitu : 1.

  Menambah pengetahuan pegawai.

  2. Meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian dan keterampilan pegawai.

  3. Mengubah dan membentuk sikap pegawai.

  4. Mengembangkan keahlian pegawai sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat.

  5. Mengembangkan semangat, kemauan dan kesenangan kerja pegawai.

  6. Mempermudah pengawasan terhadap pegawai.

  7. Mempertinggi stabilitas pegawai. Sedangkan tujuan dari pelatihan kearsipan adalah : a. Sistem pengelolaan arsip yang baik di setiap SKPD ; b. Meningkatnya Tugas, pokok dan fungsi KPAD Kabupaten Tapanuli Utara dalam membina kearsipan dan menyimpan arsip statis; c.

  Menjadikan SDM kearsipan yang professional dan berkualitas; d.

  Meningkatnya kualitas dan kuantitas KPAD Kabupaten Tapanuli Utara dalam sistem, norma, standar dan peraturan kearsipan.

  Tujuan penyelenggaraan kearsipan merupakan wujud dari penyelenggaran kearsipan yang profesional, efisien, efektif dalam pembangunan bangsa yang maju. Salah satu Tujuan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan tercantum dalam Renstra ANRI 2010-2014 adalah sebagaimana berikut: “Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional”( ANRI, 67).

2.7.2 Manfaat Pelatihan

  Dilihat dari tujuan yang akan dicapai dalam penyelenggaran pendidikan dan pelatihan yang diadakan dalam suatu organisasi/instansi ada manfaat yang yang akan dirasakan oleh sumber daya manusia dan organisasi/instansi yang akan berpengaruh pada kinerja pelatihan yang telah direncanakan dengan sitematis.

  Menurut Wursanto (1989, 60), berbagai manfaat pendidikan dan pelatihan pegawai, yaitu :

1. Pendidikan dan pelatihan meningkatkan stabilitas pegawai; 2.

  Pendidikan dan pelatihan dapat memperbaiki cara kerja pegawai; 3. Dengan pendidikan dan pelatihan pegawai dapat berkembang dengan cepat, efisien dan melaksanakan tugas dengan baik;

  4. Dengan pendidikan dan pelatihan berarti pegawai diberi kesempatan untuk mengembangkan diri; Melalui pelatihan yang dilaksanakan oleh pemerintah atau swasta, kekurangan pada sumberdaya manusia terhadap bidang pekerjaan akan meningkat dibandingkan sebelum dilakukannya pelatihan. Sumberdaya manusia yang yang terlatih akan lebih profesional dari segi keahlian dan akan mengikuti prosedur pekerjaan lebih terarah setelah mengikuti pelatihan.

2.7.3 Sasaran Pelatihan

  Sasaran pendidikan pelatihan dalam bidang kearsipan ini dilihat dari faktor bahwa hampir semua organisasi atau instansi tidak mengelola arsipnya dengan baik dan benar, sebaliknya arsip yang dimiliki kebanyakan hanya ditumpukkan saja tanpa sistem pengelolaan yang baik. Proses pelatihan yang diikuti sumber dayamanusiaakan menghasilkan perubahan sistem kerja maupun perilaku terhadap pengelolaan arsip dinamis. Dalam pelatihan arsip ada beberapa langkah yang harus dilakukan agar tercapainya proses pembinaan arsip, sehingga tercapai hasil yang dinginkan penyelenggara yaitu pemerintah.

Gambar 2.1 : Alur Pikir Proses Pembinaan Kearsipan

  

Sumber : (M.Taufik, 2011)

  Sesuai dengan alur proses pembinaan kearsipan diatas maka dapat diambil kesimpulan sasaran pembinaan/ pelatihan kearsipan sebagai berikut : Terciptanya pengelolaan arsip dinamis dan statis yang efektif dan efisien di

• seluruh lembaga SKPD;
• Terwujudnya unit kearsipan yang berada di lembaga pemerintah pusat dan daerah dalam rangka menyimpan dan menyelamatkan arsip;
• kebutuhan;

  Arsiparis atau pengelola kearsipan di SKPD yang profesional, sesuai dengan

• kearsipan.

  Tercapainya tingkat kepatuhan terhadap sistem, norma, standar dan peraturan

2.7.4 Evaluasi

  Evaluasi merupakan suatu usahauntuk mengukur dan memberikan penilaian secara objektif terhadap hasil dari suatu kegiatan yang sudah dilaksanakan. Evaluasi dengan tujuan untuk menilai keberhasilan dari pelatihan yang ada pada peserta pelatihan yang diterapkan pada organisasi atau instansi profesional dalam bidang pekerjaannya. Dengan adanya evaluasi pelatihan, membuat kita menjadi lebih mengetahui bagaimana hasilnya terhadap peserta pelatihan itu sendiri sesudah pelatihan itu selesai.Menurut Notoadmodjo (2003, 36) evaluasi yang dilakukan mencakup : 1.

  Evaluasi terhadap proses yang meliputi :

• Organisasi penyelenggaraan diklat misalnya administrasi, konsumsi, ruangan, para petugas, dan sebagainya.
• Penyampaian materi diklat, misalnya : relevansinya, kedalamnya, pengajarnya dan sebagainya.

2. Evaluasi terhadap hasilnya, yang mencakup evaluasi sejauh mana materi yang diberikan itu dapat dikuasi atau diserap oleh peserta diklat.

  Lebih jauh apakah ada peningkatan kemampuan atau keterampilan, pengetahuan, dan sikap dari para peserta diklat.

2.7.5 Indikator Pelatihan

  Menurut Hamalik (2000 :35) indikator yang harus perhatikan dalam pelaksanaan diklat antar lain:

  1. Para pelatih harus memiliki kualifikasi yang memadai.

  Pelatih merupakan orang yang mengajarkan bahan-bahan materi yang berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan kepada pegawai;

  2. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan yang hendak dicapai.

  Materi pendidikan pelatihan, merupakan isi pelajaran yang susunan sedemikian rupa atau berbentuk kurikulum yang diberikan kepada peserta diklat sesuai dengan kebutuhan bidang tugas masing-masing;

3. Metode pelatihan harus sesuai dengan tingkat kemampuan peserta.

  Metode pendidikan dan pelatihan, merupakan cara penyampaian materi pembelajaran sehingga implikasinya dalam mengaplikasikan ilmu tersebut di dalam suatu pekerjaan, sesuai dengan hasil yang diharapkan; 4. Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan tertentu.

  Peserta adalah pegawai yang mengikuti pendidikan dan pelatihan yang bekerja dalam suatu organisasi;

  5. Sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan, merupakan hal yang berkaitan dengan fasilitas yang digunakan dalam pelaksanaan diklat supaya dapat berjalan dengan lancar.

  Sebelum pelatihan berlangsung panitia yang menyiapkan segala keperluan yang berhubungan dengan silabus/materi, pemanggilan narasumber, memilih metode pengajaran agar disaat pelaksanaan pelatihan peserta dapat menyerap pengetahuan yang diajarkan narasumber, penyiapan tempat sesuai dengan jumlah peserta, akomodasi sesuai dengan lamanya pelatihan berlangsung dan dari semua yang disediakan tidak lepas dari anggaran yang disediakan pemerintah.

  Untuk persiapan mengajar para instruktur perlu diperhatikan syarat sebagai berikut:

1. Penguasaan topik secara menyeluruh; 2.

  Telah biasa dengan metode yang digunakan; 3. Keinginan untuk mengajar (Procton, 1993: 107).

  Sebelum narasumber melaksanakan tugasnya, panitia dan narasumber sudah diskusi tentang materi yang akan disampaikan, siapa saja yang akan dilatih, tujuan pelatihan, jadwal, alat peraga dan lain sebagainya.

2.7.6 Kendala Pelatihan

  Pelatihan yang telah direncanakan untuk menambah pengetahuan sumberdayamanusia untuk menjadi lebih profesional dibandingkan sebelum melakukan pelatihan akan tetapi kadang ada hal yang membuat mengalami kegagalan antara lain :

  Peserta Peserta pengembangan tidak mempunyai latar belakang yang sama atau heterogen, seperti pendidikan dasarnya, pengelaman kerja dan usianya. Hal ini akan menyulitkan dan menghambat kelancaran dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan karena daya tangkap, persepsi dan daya nalar mereka terhadap pelajaran yang diberikan berbeda; 2. Pelatih

  Pelatih yang ahli dan cakap mentransfer pengetahuan kepada peserta pendidikan dan pelatihan sulit didapat;

3. Fasilitas

  Fasilitas sarana dan prasarana pengembangan yang dibutuhkan untuk pendidikan dan pelatihan sangat kurang atau kurang baik. Hal ini akan menghambat pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pegawai; 4. Kurikulum

  Kurikulum yang diajarkan tidak sesuai atau menyimpang serta tidak sistematis untuk mendukung sasaran yang diinginkan oleh pekerjaan atau jabatan peserta; 5. Dana Pengembangan

  Dana yang tersedia untuk pengembangan sangat terbatas sehingga sering dilakukan secara paksa, bahkan pelatih maupun saranya kurang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan (Hasibuan, 2005:85-86).

  Masalah dalam hal kearsipan menurut jurnal ANRI (2008, 15) : Secara umum dapat disimpulkan, bahwa permasalahan teoritis kearsipantelah bergeser dari arsip sebagai produk ke proses penciptaan arsip,darimengkajiarsip dari sudut struktur ke fungsi, dari arsip sebagai arsip keperekamankonteksnya, dari endapan kegiatanyangterjadisecaraalamiah atau produk sampingan dari kegiatan administratif ke penciptaan arsip yang dilakukan dengan penuh kesadaran dan yang secara aktif mengarsipkan (“archivalisation”)5 memori sosial.

2.8 Metode Pelatihan

  Ada beberapa metode pelatihan dalam meningkatkan pengetahuan peserta yang disusun dengan tujuan pelatihan yang ingin dicapai.Menurut Handoko (1994, 112) terdapat dua kategori pokok program pelatihan yaitu on the job training (dalam pekerjaan) dan off the job training (di luar pekerjaan)”.

  a.

  On the job training (dalam pekerjaan) Merupakan metode pelatihan dimana pegawai dilatih tentang pekerjaan barudengan pengawasan langsung seorang pelatih yang berpengalaman (biasanya pegawai yang lain). Teknik yang biasa dipergunakan dalam praktek adalah: 1).

  Rotasi jabatan 2). Latihan instruksi pekerjaan 3). Magang 4). Bimbingan 5). Penugasan sementara. (Handoko 1994, 112).

  Untuk lebih jelasnya, metode diatas dijelaskan sebagai berikut: 1.

  Rotasi jabatan merupakan pegawai dengan pengetahuan yang ditempatkan pada bidang lain;

  2. Latihan instruksi pekerjaan dimana pegawai diberikan petunjuk langsung dalam mengerjakan suatu pekerjaan;

3. Magang merupakan proses seorang pegawai belajar langsung dari orang yang lebih berpengalaman dengan waktu yang lebih lama.

  4. Bimbingan yaitu atasan memberikan arahan langsung pada pegawai dalam melaksanakan pekerjaan;

  5. Penugasan sementara merupakan penentuan pegawai pada posisi manajerial untuk jangka waktu yang ditetapkan. Pegawai terlibat dalam pengambilankeputusan dan pemecahan masalah-masalah pekerjaan yang timbul selama pekerjaan.

  b.

  Off the job training (di luar pekerjaan) Menurut Handoko (1994, 114) “metode di luar pekerjaan ini terdiri dari metode simulasi dan teknik-teknik presentasi informasi”.

  1. Metode simulasi merupakan simulasi merupakan situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya tapi hanya merupakan tiruan saja. Simulasi adalah suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpainya, metode ini mencakup : simulator alat-alat, studi kasus, permainan peranan.

  2. Metode teknik-teknik presentasi merupakan teknik pemberian informasi terhadap pengajaran sikap, konsep dan dan keterampilam pegawai. Yang termasuk dalam metode ini adalah : ceramah biasa, teknik diskusi, diskusi kelompok, teknik permodelan perilaku dan teknik magang.

  2.9 Pengaruh Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil

  Pengaruh pendidikan dan pelatihan adalah meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional. Disamping itu, pendidikan dan pelatihan tersebut berpengaruh dalam meningkatkan kinerja pegawai dalam memberikan kemudahan dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan kewenangan yang dimiliki oleh instansi terkait. Pentingnya pendidikan dan pelatihan tidak hanya berlaku bagi pegawai saja, tetapi juga mampu memberikan keuntungan bagi pemerintah. karena dengan meningkatnya kemampuan dan keterampilan para pegawai maka meningkat pula produktivitas dan kinerja pegawai.

  2.10 Penilaian Pelatihan

  Pelatihan yang dilaksanakan pemerintah/swasta mempunyai tujuan, sasaran yang targetkan, terlebih sebelum mendapatkan hasil dari pelatihan, perlu adanya evaluasi.Dalam evaluasi dikumpulkan keterangan, informasi, pengaruh atau akibat dari pelatihan.

  Menurut Kirpatrick yang dikutip oleh Moekijat(1993,47) membagi wilayah penilaian pelatihan menjadi empat tingkat yaitu “tingkat reaksi, tingkat belajar, tingkat perilaku dalam pekerjaan dan tingkat hasil”. a.

  Tingkat reaksi yaitu tingkat reaksi terhadap penyusunan program pelatihan seperti : sasaran, metode, kurikulum, pelatih/narasumber, peserta dan waktu pelatihan.

  b.

  Tingkat belajar merupakan pengaruh pelatihan terhadap hasil belajar peserta dalam meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta pelatihan.

  c.

  Tingkat perilaku dalam pekerjaan merupakan tingkat perubahan sikap peserta pelatihan terhadap bidang pekrjaan yang dikerjakan sesudah dan sebelum pelatihan.

  d.

  Tingkat hasil merupakan tingkat penerapan pelatihan dalam pekerjaan seperti meningkatnya produktivitas, kualitas kerja dan disiplin kerja.