PERANAN INFORMASI AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN BAGI MANAJEMEN UNTUK MENILAI KINERJA MANAJER PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN : STUDI KASUS PADA PERUSAHAAN UMUM PEGADAIAN Repository - UNAIR REPOSITORY
U. / O u l ^ 7
'
PERANAN INFORMASI AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN
BAGI MANAJEMEN UNTUK MENILAI KINERJA
MANAJER PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN S TU D I K A S U S P A D A P E R U S A H A A N U M U M P E G A D A I A N OlAJ U KAN U N TU K M E M E N U H l S CB AGIAN P ER S YAR ATAN D AL AM M E M P E R O L E H G E L AR S AR J AN A E KON OM t J U R U S AN AKU N T AN S IERY BUDHI SETIAW AN
f- M I L I K. P E U P I J S T A K A A N U N I V E R S I T A S A I R L A N G G A ’ S U R A B A Y A
D I A JU K A N O L E H
N o . P o k o k : 0 4 8 9 1 3 1 2 8 K E P A D A F A K U L TA S E K O N O M I U N I V E R S I TA S A I R L A N G G A S U R A B A Y A K A N TO R D A E R A H I X - S U R A B A Y A S K R I P S I <?et
SKRIPSI PERANAN INFORMASI AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN BAGI MANAJEMEN UNTUK MENILAI KINERJA MANAJER PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN '
STUDI KASUS PADA PERUSAHAAN UMUM PEGADAIAN KANTOR DAERAH IX - SURABAYA
DIAJUKAN OLEH : ERY BUDHI SETIAWAN
No. Pokok : 048913128 TELAH DISETUJUI DAN DITERIMA DENGAN BAIK OLEH DOSEN PEMBIMBING,
- 9 - * 9 r TANGGAL \l
DRA. »RINA SUDARYATI, MS., AK NIP. 131 653 454 KETUA JURUSAN,
<1 DRA. Ec. HARIATI HAMZENS, AK TANGGAL NIP. 130 675 520 Surabaya, ° 9 . . Diterina baik dan siap diuji (Dra.
Dosen Penbinbing, KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT.
Segala puji bagi-Nya seru sekalian alam. Atas segala nikmat, karunia, hidayah serta petunjuk-Nya akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai bagian akhir dari rangkaian studi penulis pada Fakultas Ekonomi
Universitas Airlangga Surabaya.
Dalara kesempatan ini penulis raengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada :
1. Ibu dan Bapak yang telah memberikan segalanya bagi penulis, terutama doa dan dorongan moral yang sangat besar artinya bagi penulis selama menuntut ilmu.
2. Ibu Dra. Ec. Hariati Hamzens, Ak. ketua Jurusan Akuntansi.
3. Ibu Dra. Erina Sudaryati, MS. Ak. Dosen Pembimbing penulis yang telah banyak memberikan petunjuk dan arahan serta bimbingan dengan sabar dan penuh perhatian.
4. Ibu Dra. Dian Agustia, Ak. Dosen wali penulis selama menuntut ilmu di Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga yang telah banyak memberikan perhatian dan dorongan kepada penulis dalam menyelesaikan studi.
5. Bapak dan Ibu Dosen di Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga yang telah memberikan bekal ilmu dan wawasan kepada penulis selama menuntut ilmu.
6. Bapak I Nyomman Sumadra, Kepala Kantor Daerah XX Perum Pegadaian Surabaya yang telah memberikan kesempatan penulis untuk mengadakan riset di Perum Pgadaian.
7. Dik Lisa Andriani dan Mas Emyrwan yang telah banyak memberikan dorongan serta dukungan yang besar artinya bagi penulis dalam menuntut ilmu serta menyelesaikan skripsi ini.
8. Team alumni LK Prigen '91 Ustadz, Didik , Kresnadi dan Seger yang telah banyak memberikan semangat dan inspirasi kepada penulis.
9. Rekan-rekan di Jurusan Akuntansi Imam, Fery, Amir, Mamax, Mas Rudy, Dik Hastin, Mbak Ani, Jojok.
10. Adik-adik di HMI Komisariat Ekonomi Airlangga, Bowie,Peni, Eva, Evi, Krisdiana, Rochma, Nining,
Yanti, Nisful, Kandi. Fasal, Arie, Agus, Rachmat, Nasrul, Jaiman, Ijul yang telah banyak memberikan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam skripsi ini namun harapan penulis kekurangan tersebut tidak mengurangi manfaat dan hikmah yang dapat diambil.
Semoga skripsi ini berguna bagi yang membutuhkan.
Surabaya, 15 Agustus 1995 Penulis
DAFTAR IS!
Halaman Halaman Judul ........................................ i Lembar Pengesahan ............................... . ii Kata Pengantar ....................................... iii Daftar Isi ........................................... v Daftar Gambar ........................................ viii Daftar Lampiran ...................................... ix BAB I PENDAHULUAN ...............................
1 1.1. Latar Belakang Masalah ..............
1 1.2. Perumusan Masalah ...................
4 1.3. Tujuan Penulisan .....................
4 1.4. Manfaat Penelitian ..................
5 1.5. Sistematika Skripsi .................
5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA .........................
8 2.1. Landasan Teori .......................
8 2.1.1. Proses Manajemen ..................
8 2.1.1.1. Perencanaan Strategik ...........
8 2.1.1.2. Pengendalian Manajemen ..........
9 2.1.1.3. Pengendalian Tugas ..............
11 2.1.2, Informasi Dalam Proses Manajemen ..
14 2.1.2.1. Pengertian Informasi ............
14
2.1.2.2. Sumber Informasi ................
16 2.1.2.3. Kegunaan Informasi ..............
16 2.1.2.4. Jenis-jenis Informasi ...........
20 2.1.3. Informasi Akuntansi ........ '......
21 2.1.3.1. Informasi Qperasi ...............
23 2.1.3.2. Informasi Akuntansi Keuangan ....
24 2.1.3.3. Informasi Akuntansi Manajemen ...
24
2.1.4. Penyusunan Laporan Untuk Manajemen
41
2.1.4.1. Prinsip Dasar Penyusunan Laporan
41
2.1.4.2. Bentuk-bentuk Laporan Manajemen
47 2.1.5. Penilaian Kinerja .................
49 2.1.5.1. Pengertian Penilaian Kinerja ....
49 2.1.5.2. Pengukuran Kinerja ..............
52 2.2..Hipotesis ............................
55 2.3. Jenis dan Sumber Data ...............
55 2.4. Prosedur Pengumpulan Data ...........
56 2.5. Teknik Analisis ......................
56 BAB III ANALISIS ...................................
58 3.1. Gambaran Umum Perusahaan ............
58 3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan .......
58
3.1.2. Struktur Crganisasi dan Operasio - nal perusahaan ....................
66 3.1.3. Sistem Anggaran ...................
71 vi
3.1.4. Tata Perkiraan dan Klasifikasi Pen- dapatan dan Biaya .... 72
3.1.5. Laporan Pertanggungjawaban ....... .... 75
3.2. Pembahasan ........................... .... 78
3.2.1. Struktur Organisasi ............... .... 78
3.2.2. Sistem Penyusunan Anggaran ....... .... 80
3.2.3. Laporan Pertanggungjawaban ....... .... 81
3.2.4. Kode Perkiraan, Pendapatan dan Bia ya .... 82
3.2.5. Penilaian Kinerja Pusat Laba ..... .... 87
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .......................... 91
4.1. Kesimpulan ........................... .... 91
4.2. Saran ................................ .... 92 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman GAMBAR 1. Struktur Aktivitas Perencanaan dan Pengendalian dan Jenjang Manajemen.
11 GAMBAR 2. Bagan Informasi Akuntansi ........
21 GAMBAR 3. Bagan Tahap-tahap Penyusunan Lapor an ..................................
35 GAMBAR 4. Struktur Organisasi Kantor Daerah IX Perum Pegadaian ................
66 LAMPIRAN . Format Laporan Pinjaman Yang Diberikan . Format Laporan Realisasi Rugi/ Laba Triwulan . Format Realisasi Orazet Triwulan dalam
Perbandingannya Dengan Triwulan Yang Sama Tahun Lalu.
. Format Laporan Realisasi Anggaran Pendapata'n dan Biaya.
. Kontribusi Tiap Cabang Terhadap Laba Operasional.
. Format Realisasi Pencapaian Orazet dan Kontri busi dari masing-masing Kantor Cabang.
. Komponen Pendapatan dan Biaya Utama (Operasi onal) Perusahaan.
. Jenis-jenis Laporan Periodik Kantor Cabang. ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1, Latar Belakang Masalah
Organisasi merupakan wadah dari sekelompok individu yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Agar pencapaian tujuan tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien maka diperlukan suatu pedoman yang akan digunakan individu-individu dalam operasi tersebut untuk melaksanakan kerja dan mencapai tujuan.
Pedoman tersebut berupa struktur organisasi yang didalamnya menyangkut tugas, wewenang dan tanggungjawab bagi masing-masing bagian organisasi.
Seorang pimpinan tidak mungkin dapat mengendalikan kegiatan perusahaan seorang diri. Oleh karena itu diperlukan suatu pelimpahan tugas dan wewenang kepada bawa-hannya dan secara berkala bawahan yang diberi wewenang harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada atasannya. Laporan yang dihasilkan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk menilai prestasi masing- masing bagian organisasi dan prestasi karyawan sesuai standar yang telah ditetapkan. Standar yang biasa dipakai sebagai tolok ukur penilaian prestasi kerja yang telah dilaksanakan adalah dengan memband ingkan aritara realisasi pelaksanaan dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelutnnya. Dengan adanya standar yang telah
M I L 1 1 C P E R P U S T A K A A N " U N 1 V E R S I T A S A I R L A N O O A "
S U R A B A Y A
1
2
dinyatakan dengan jelas sebagai tolok ukur penilaian prestasi kerja maka akan dapat menumbuhkan dan mendorong motivasi kerja para karyawannya untuk bekerja lebih baik dan lebih berprestasi.
Dalam organisasi bisnis pimpinan berada di tangan manajer yang secara kolektif disebut manajemen. Manajemen memutuskan bagaimana mengatur sebaik-baiknya sumber daya manusia dan sumber-sumber lain yang dimiliki organisasi untuk melaksanakan rencana yang telah ditetapkan.
Dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian kegiatan usahanya manajemen perusahaan tersebut telah melalui suatu proses yang disebut pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen adalah suatu proses yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melaksanakan strategi-strateginya. Karena proses tersebut melibatkan banyak orang dalam organisasi dan bersifat rutin, raaka diiperlukan suatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen (management control system).
Informasi akuntansi berguna dalam pengendalian manajemen sebagai alat untuk komunikasi, motivasi dan pengendalian. Sebagai alat komunikasi laporan akuntansi dapat merabantu memberi informasi pada organisasi tentang rencana dan kebijaksanaan manajemen dan secara umum seluruh jenis kegiatan yang telah digariskan oleh manajemen untuk dijalankan.
3 Karena manajemen bertanggungjawab untuk memastikan
bahwa pekerjaan telah dilaksanakan, maka informasi akuntansi membantu pembentukan sumber daya manusia dalam organisasi dan memotivasi mereka sehingga bersedia melaksanakan semua tugas yang telah digariskan oleh manajemen perusahaan,
Secara periodik, manajemen perlu menilai sejauhmana para pegawai melaksanakan tugas-tugasnya. Suatu penilaian atas pelaksanaan dapat menghasilkan kenaikan gaji, promosi, penugasan kembali, dan berbagai jenis tindakan koreksi. Informasi akuntansi dapat membantu proses penilaian meskipun dasar yang cukup untuk menilai prestasi seseorang maupun kelompok tidak dapat diperoleh hanya dari informasi yang disajikan oleh catatan akuntansi.
Salah satu informasi akuntansi untuk tujuan pengendalian adalah informasi akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban
(Responsbility Accounting) adalah : Suatu sistera akuntansi yang raengakui berbagai pusat pertanggungjawaban pada keseluruhan organisasi dan raencerminkan rencana dan tindakan setiap pusat pertanggungjawaban dengan menetapkan penghasilan dan biaya tetentu bagi pusat yang memil'iki tanggungjawab yang bersangkutan.
Akuntansi pertanggungjawaban menekankan suatu pelajaran penting bagi para manajer yaitu bahwa perilaku
11 Charles T. Hongren. Introduction to . -Management.
Sixth Edition, Jilid I, Terjemahan Erlangga, Jakarta, 1986, Hal. 307.
4
manajer seringkali sangat dipengaruhi oleh bagaimana prestasi kerja mereka diukur. Sistem akuntansi memainkan peranan kunci dalam memotivasi para pekerja ke arah tugas dan tanggungjawab yang telah digariskan oleh manajemen puncak.
Dari kerangka akuntansi pertanggungjawaban inilah yang akan membentuk landasan bagi terciptanya suatu sistem penilaian prestasi manajemen dan berarti pula proses pengendalian dan prestasi melekat pada setiap langkah perusahaan dari bagian yang terkecil sampai ke seluruh bagian perusahaan.
1.2. Perusausan Masalah Penilaian kinerja atas manajer perusahaan selama ini hanya dititikberatkan pada pencapaian laba semata, sedangkan proses pencapaian laba itu sendiri tidak mendapat perhatian. Kinerja perusahaan akan terpengaruh bila salah satu dari kedua hal yang saling terkait tersebut kurang diperhafeikan.
1.3. Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah :
1. Untuk raengetahui kriteria-kriteria penilaian prestasi kerja tiap pusat pertanggungjawaban dikaitkan dengan
5 kriteria yang ada secara teoritis.
2. Untuk menilai layak tidaknya penggunaan laporan berkala pusat pertanggungjawaban sebagai alat untuk menilai prestasi manajer pusat pertanggungjawaban.
1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi perusahaan penelitian ini diharapkan akan dapat membantu manajemen perusahaan dalam menetapkan suatu pola pelaporan yang standar sehingga akan memudahkan penentuan kebijaksanaan dan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
2. Bagi penulis penelitian ini merupakan wahana untuk memperdalam pengetahuan teoritis dan sebagai studi (banding antara pengetahuan teoritis yang penulis peroleh dengan kenyataan yang ada di lapangan).
1.5. Sistenatika Skripsi
BAB X : PENDAHULUAN Bab ini merupakan pengantar yang mengemukakan latar belakang masalah penulisan, perumusan
6
masalah, tujuan penelitian dan manfaat pene- litian yang dilakukan penulis.
II : TINJAUAN PUSTAKA BAB
Bab ini memberikan penjelasan tentang landasan teori yang dipakai sebagai acuan peraabahasan dalam penulisan skripsi. Teori- teori yang diterapkan dalam hal ini adalah teori yang erat hubungannya dengan per- masalahan yang ada. Selanjutnya bab ini mengemukakan juga berbagai hal yang berkenaan dengan pedoman pembahasan, identifikasi variabel dan teknik analisis.
III : ANALISIS BAB
Bab ini akan menguraikan berbagai hal yang berkenaan dengan obyek penelitian baik secara umum maupun secara khusus. Dari uraian tersebut selanjutnya dilakukan pembahasan masalah yang ada. BAB
IV : KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan pembahasan bab-bab terdahulu maka dalam bagian ini akan dikemukakan beberapa
7
kesimpulan dan saran atas pembahasan yang dilakukan sehingga diharapkan akan berraanfaat bagi perusahaan maupun pembaca skripsi ini.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Landasan Teori
2.1.1. Proses Manajemen Manajemen dapat diartikan sebagai suatu pengelolaan dan dapat pula diartikan sebagai suatu kumpulan manajer yang merupakan orang-orang yang mendapat kepercayaan untuk mengelola sumber-sumber ekonomi yang ada secara optimal.
Agar pengelolaan itu dapat terlaksana dengan baik maka harus dilakukan perencanaan dan pengendalian yang baik p u l a .
Aktivitas perencanaan dan pengendalian yang dilakukan manajemen dapat dibagi kedalam tiga tipe sesuai dengan tiga jenjang yang ada dalam manajemen. Ketiga aktivitas tersebut adalah
2.1.1.1. Perencanaan Strategik (Strategic Planning). Perencanaan strategik merupakan langkah awal dalam suatu proses manajemen, Dari langkah inilah dimulai suatu aktivitas me.ncapai tujuan dan misi organisasi perusahaan. Hal ini seiring dengan apa yang dikemukakan oleh L.S.
Rosen sebagai berikut : Strategic planning is process of diciding on changes in the objectives of the organization, in the resources that are to be used in attaining these objectives, and in the policies that are to govern the aquisition and use of
n these resources.
Perencanaan strategik merupakan aktivitas peren canaan dan pengendalian yang dilakukan manajemen puncak.
Manajemen puncak pada umumnya terdiri dari direktur utama dan para direktur fungsional.
Perencanaan strategik merupakan proses manajemen pertama yang menjadi acuan bagi kedua proses manajemen yang lain. Proses perencanaan dan pengendalian pada tipe ini akan menghasilkan suatu tujuan dan strategi organisasi- Oleh karena itu perencanaan strategik memerlukan informasi yang beraneka ragam, baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif.
2.1.1.2. Pengendalian Manajemen (Management Control). Aktivitas selanjutnya dalam proses manajemen ini adalah pengendalian manajemen. Berkenaan dengan proses manajemen itu sendiri L.S. Rosen menyatakan :
Management control is the process of assuring that resources are obtained and used effectively and efficiently in the accomplishment of the organization's L.S. Rosen, _Topics__ in__ Manager ia]__ Accounting.
Second Edition, Me Graw-Hill Ryerson Limited, Canada, 1974, Halaman 34
10
o objectives.° Pengendalian manajemen adalah suatu kegiatan perencanaan dan pengendalian yang dilakukan oleh manejemen tingkat menengah. Pengendalian manajemen dalam hal ini dimaksudkan sebagai suatu proses yang digunakan oleh para manajer (yang merupakan anggota manajemen tingkat menengah) untuk mempengaruhi anggota-anggota organisasi yang lain (manajemen tingkat bawah) agar menerapkan strategi organisasi yang telah digariskan secara efektif dan efisien.
Aktvitas pengendalian manajemen pada tahap ini merupakan satu-satunya jenis aktivitas perencanaan dan pengendalian yang paling memerlukan informasi yang bersifat keuangan (financial information), sedangkan kedua aktivitas perencanaan dan pengendalian yang lain relatif kurang memerlukan informasi keuangan.
Informasi akuntansi memiliki sifat kuantitatif dan financial. Dengan demikian pada hakekatnya informasi yang diperlukan oleh aktivitas perencanaan dan pengendalian jenis kedua (pengendalian manajemen) adalah informasi akuntansi. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa sebagian besar peran informasi akuntansi dalam organisasi terjadi ,
3 - I b i d hal. 32
11
dalam aktivitas pengendalian manajemen (management control).
Pada proses manajemen inilah sebenarnya peran akuntansi sebagai bahasa bisnis benar-benar optimum dibandingkan dengan kedua aktivitas perencanaan dan pengendalian yang lain. Dengan demikian hanya manajemen tingkat menengah yang dapat memahami akuntansi dan hanya informasi akuntansi yang dapat berkomunikasi dan membuat keputusan secara bisnis. Manajer tingkat menengah yang tidak dapat memahami akuntansi akan menghadapi sempitnya wawasan pemikiran bisnisnya.
Berbagai kejadian ekonomi yang dihadapi oleh organisasi merupakan transaksi keuangan yang dicatat dan diringkas serta dilaporkan dalam bentuk informasi akuntansi. Dengan demikian manajemen tingkat menengah dihadapkan pada kondisi bahwa mereka harus mengenal dan memahami istilah-istilah akuntansi. Lebih jauh lagi manajemen pada tingkatan ini dituntut untuk dapat memanfaatkan informasi akuntansi dalam pengambilan keputusan manajerial akan bisnis yang dikelolanya.
2.1.1.3. Pengendalian Tugas (Task Control). Pengendalian tugas dimaksudkan sebagai suatu proses guna memperoleh keyakinan bahwa suatu tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Aturan yang harus
12
diikuti dan dipenuhi dalam pelaksanaan tugas ditentukan dalam proses pengendalian manajemen. Karena aturan-aturan yang digunakan oleh pengendalian tugas relatif pasti maka seringkali dalam pelaksanaan pengendalian tugas digunakan peralatan-peralatan mekanik maupun elektronik. Tenaga manusia hanya digunakan dalam proses pengendalian tugas manakala biayanya lebih murah dari pada peralatan- peralatan tersebut.
Dari uraian diatas secara ringkas dapat digambarkan dalam suatu gambar / skema sebagai berikut : A k t i v i t a s Pe r en can aan Je n j a n g Kan aj esien
dsn Pengendalian Pe n g e n d a lia n ............ — .................. f la n aj en en H a n a j cie n fen g ah Pe n g e n d a lia n ................ — ------- lian a j e se n lu g a s Baaah
GAMBAR 1 : STRUKTUR AKTIVITAS PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN DAN JENJANG MANAJEMEN.
SUMBER : KAJALAH AKUNTANSI - JUNI 1990
13 Jadi dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa
sebenarnya ada tiga aktivitas utama yang terdapat dalam proses manajemen. Proses-proses tersebut adalah proses perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian. Semua aktivitas tersebut pada hakekatnya merupakan upaya untuk inenghasilkan suatu informasi bagi manajemen dalam rangka pengambilan keputusan.
Terhadap proses manajemen yang ada tersebut Ronald J. Thacker dan Richard L. Smith menyatakan : the essence of management is to establish a rational decision-making proces that can be analyzed, understood, perpetuated and communicated.^
Lebih lanjut Ronald J. Thacker dan Richard L. Smith mengemukakan bahwa untuk dapat mengimplementasikan proses manajemen maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :5
1. The enterprise objectives - what managers want to accomplish.
2. The administrative process - what managers do.
Ronald J. Thacker dan Richard L. Smith. Modern Management Accounting. Prentice Hall of India, Private Limited, New Delhi, 1978, Halaman 5.
^ • Tbid.. hal. 5
14
3. The administrative environment * the forces that influence managers.
Dengan perencanaan dan pengendalian yang baik akan dapat dihasilkan suatu pelaksanaan proses manajemen yang baik pula, karena pada hakekatnya apa yang ada dalam proses manajemen adalah perencanaan dan pengendalian itu sendiri .
2.1.2. Informasi Dalam Proses Manajemen Fungsi perencanaan dan pengendalian yang ada dalam proses manajemen membutuhkan informasi yang akan dipakai sebagai pendukung.
2.1.2.1. Pengertian Informasi. Yang dimaksud dengan informasi menurut Davis Gordon B. dan Kargrethe H. Olson adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang mempunyai arti oleh si penerima dan secara nyata atau dianggap mempunyai nilai dalam tindakan-tindakan atau keputusan*-keputusan sekarang atau masa yang akan datang.
Du Brin dan Ireland menyatakan : "Information is knowledge derived through an analysis and transformation of data. It comprises data that have been converted into forms that communicate meaning, reduce uncertainty, and have managerial
6 - Amsal Diunid. Sistem Informasi Akuntansi. Majalah Akuntansi, Juni, 1990, halaman 20
15
value. 1 Lebih lanjut mereka mengemukakan bahwa suatu o informasi harus merailiki 4 kriteria kelayakan, yaitu
Relevant The information is needed for particular situation. Couplet© The information provides all that needs to be known about a particular situation. Tinely The information is available when needed. Verifiable The information is accurate.
Anthony, Dearden dan Bedford memberikan 3 ciri yang q ada pada informasi.
1 Informasi didefinisikan sebagai produk yang raengurangi ketidakpastian terhadap tindakan yang akan dilakukan, atau memberikan kepastian kepada pengambil keputusan atas tindakan yang terdahulu.
2 Informasi adalah suatu produk yang mampu memberikan gambaran tentang peluang-peluang organisasi yang mungkin. Definisi ini roelengkapi fungsi pertama informasi dengan memberikan kepastian, bahwa ada lebih banyak pilihan tindakan yang dipertimbangkan oleh pengambil keputusan.
Andrew J. Du Brin and R. Duane Ireland. Management and Qrganzation. Second Edition, South-Western Publishing Co., Cincinnati Ohio, 1993, halaman 453
^ • Ibid.. halaman 455 Anthony, Dearden, Bedford. Sistem. Pengendalian
Mana.iemen. Edisi kelima, Terjemahan Bahasa Indonesia, Penerbit Erlangga, 1985, Hal. 152
16
3. Karakteristik yang ketiga adalah perannya sebagai fungsi evaluasi. Hal ini relevan dengan aspek sistem pengendalian manajemen yang mengungkapkan sampai sejauhraana tindakan yang telah direncanakan dan pencapaian hasil yang diharapkan.
2.1.2.2. Sunber Informasi. Informasi yang diterima oleh manajemen dapat berasal dari 2 sumber, yaitu :
1. Informasi Intern. Informasi ini dapat diperoleh dari bagian-bagian lain dalam perusahaan yang bersangkutan melalui sistem informasi akuntansi. Informasi ini meliputi kekuatan pemasaran, kekuatan permodalan, kekuatan produksi dan kekuatan organisasi manajemen.
2. Informasi Ekstern. Informasi ekstern diperoleh tidak melalui sistem informasi akuntansi, melainkan melalui media massa, biro statistik, biro konsultan, penelitian pasar, Keppres dan lain-lain. Informasi ekstern harus diolah lagi oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini karena informasi yang berasal dari luar perusahaan diolah lagi untuk meraenuhi kebutuhan berbagai pihak. Jadi informasi ini tidak untuk kepentingan pihak tertentu saja.
2.1.2.3. Kegunaan Informasi. Informasi digunakan manajemen untuk pengambilan keputusan dalam rangka proses perencanaan, mengadakan koordinasi dan dalam melakukan tindakan evaluasi. Setiap proses membutuhkan informasi yang berbeda sehingga relevansi informasi tergantung pada
17
situasi, lingkungan, sifat informasi yang diperlukan, biaya untuk memperolehnya dan nilai informasi tersebut.
1. Informasi Untuk Perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses yang raenjawab pertanyaan mengenai apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Jenis informasi yang diperlukan adalah informasi yang berorientasi pada masa depan, yang sering diperoleh dari sumber luar. Pengalaman masa lalu juga digunakan sebagai titik awal dalam merencanakan kegiatan masa depan. Informasi untuk perencanaan seringkali mencakup informasi yang sifatnya tidak pasti dan tidak diketahui apakah suatu peluang baru diperoleh dari proses penelitian ataukah berasal dari perubahan lingkungan.
Terhadap informasi yang berkenaan dengan tujuan perencanaan ini Ronald J. Thacker dan Richard L. Smith menyatakan "Planning involves making choices among alternatives.
Therefore, the information required must be descriptive of the options so as to highlight differences among the choices. The information must also provide for the accurate anticipation of the consequences of each alternative. Such data, therefore, tend to be subjective, nonverifiable, and forward looking."
p • Ronald J. Thacker and Richard L. Smith. O . cit_^.
hal. 16
18 Jadi suatu perencanaan
yang baik membutuhkan informasi tentang alternatif tindakan yang b a r u . Pada dasarnya informasi tersebut dikumpulkan dari sumber-sumber berikut : a. Kegiatan intern perusahaan sehari-hari
b. Kegiatan pesaing o. Perkembangan industri
d. Kondisi umum di bidang ekonomi
2. Infornasi Untuk Koordinasi. Informasi untuk proses koordinasi sebagian besar merupakan jenis informasi yang sifatnya menghilangkan ketidakpastian. Informasi ini harus jelas dan tidak meragukan.
Termasuk dalam dalam jenis informasi untuk koordinasi adalah : a. Anggaran dan standar yang lebih terinci
b. Buku pedoman kerja
c. Tujuan dan sasaran perusahaan maupun unit-unit dibawahnya.
d. Wevenang dan tanggung-jawab
e. Kebijaksanaan perusahaan dan rencana yang terinci Tujuan informasi ini adalah memastikan bahwa setiap orang dapat meng^tahui perannya masing-masing dalam organisasi dan diharapkan mereka berprestasi dengan baik
19
untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Disamping itu juga berfungsi untuk meraotivasi orang agar melakukan apa yang sebaiknya dilakukan. Selain itu juga dapat berfungsi sebagi alat untuk penilaian prestasi mereka.
3. Informasi Untuk Penilaian. Ukuran prestasi kerja merupakan jenis informasi yang jelas untuk pengendalian.
Controlling involves fixing the responsibility for performance. Performance must be measured against some standard or goal so that conective action can be taken.
Information for this purpose must be consistently defined and must be readily accesible. And the data must lend them selves to standard measurement.
Penilaian prestasi menghasilkan informasi lain sebagai umpan balik. Jika pencapaian prestasi dinilai merauaskan, maka informasi yang disampaikan kepada atasan berupa imbalan yang raemadai. Informasi berupa imbalan ini disampaikan dengan maksud agar prestasi tersebut diulang pada period© berikutnya sesuai dengan tujuan organisasi.
Jika hasil yang dicapai dinilai tidak merauaskan, maka ada dua macam informasi yang mungkin disampaikan yaitu : agar manajer yang bersangkutan melakukan tindakan koreksi, atau melakukan tindakan revisi atas rencana semula.
Ronald J. Thacker and Richard L. Smith. loc £i-t.^,
20
2.1.2.4. Jenis-jenis Informasi, Jenis informasi dapat digolongkan dalam berbagai macam cara. Beberapa cara penggolongan informasi menurut Supri yono antara . lain
1 ? sebagai berikut . *
1. Penggolongan informasi atas dasar sifat siste- matiknya.
Dalaro penggolongan ini informasi dikelompokkan menjadi dua, yaitu : a. Informasi sistematik adalah informasi yang diperoleh melalui saluran formal.
b. Informasi tidak sistematik, adalah informasi yang diperoleh manajemen diluar sistem informasi formal.
2. Penggolongan informasi atas dasar sumbernya. Atas dasar sumbernya informasi dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu : a. Informasi Ekstern, adalah informasi yang diperoleh para manajer dari sumber lingkungan eksternal. i Z- R .A . Supriyono, __ Akuntansi Pertanggungjawaban,
Perencanaan __Jilid__L __ BPFE
Konsep Dasar _dan Proses__ , > Yogyakarta. 1987. hal. 304 - 3Q.
7
21
b. Informasi Intern, adalah informasi yang diperoleh para manajer dari suraber dalam perusahaan.
3. Penggolongan informasi atas dasar sifat kuantitatifnya.
Atas dasar sifat kuantitatifnya, informasi dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu : a. Informasi Kuantitatif, adalah informasi dalam bentuk angka-angka atau kuantitas.
b. Informasi kualitatif, adalah informasi yang tidak dalam bentuk angka atau kuantitas.
2.1.3. Informasi Akuntansi Tidak semua informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dapat dihasilkan oleh sistem yang dimiliki oleh manajemen
(sistem informasi manajemen). Dengan demikian manajemen harus berusaha memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkannya tidak hanya dari sistem informasi manajemen yang dimiliki perusahaan, tetapi juga dari sumber-sumber informasi diluar perusahaan. Secara keseluruhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dapat dilihat pada bagan informasi berikut ini.
22
- - I n f . A k u n t a n s i P e n u h N e r a c a L a p o r a n R u g i La b a -- I n f . A k u n t . D i f f e r e n s i a l
L a p o r a n P e ru b a h a n ~ I n f . A k u n t a n s i
P e r t a n g g u n g j a w a b a n P o s i s i Ke u a n g a n C&ta tsrt a t a s L a p o r a n K e u a n g a n
GAMBPfi 2 : BAGAN I f 'F O F W S I A K U N TW S I
3JP&ER : M AJALAH AKLN TOM SI - 3 UN I 1 9 9 0
Informasi akuntansi terdiri dari dua jenis, yaitu informasi yang bersifat kuantitatif dan informasi yang bersifat kualitatif.
23 Informasi kuantitatif adalah informasi
yang disajikan dalam bentuk angka-angka atau kuantitas.
Informasi kualitatif adalah informasi yang disajikan bukan dalam bentuk angka-angka atau kuantitas. Informasi akuntansi merupakan salah satu bentuk informasi kuantitatif yang sangat penting dan disajikan dalam satuan moneter. Selain informasi akuntansi banyak lagi informasi kuantitatif lainnya yang sifatnya non moneter, misalnya jumlah karyawan, umur karyawan, kuantitas penjualan dan sebagainya. Informasi kuantitatif non moneter disebut pula informasi kuantitatif non akuntansi.
Dari bagan informasi diatas dapat diketahui pula bahwa dalam informasi akuntansi terdapat tiga jenis informasi yang merupakan informasi pendukung bagi manajemen dalam rangka pengambilan keputusan. Ketiga jenis informasi tersebut adalah
2.1.3.1. Informasi Operasi. Informasi operasi diperlukan untuk mengarahkan kegiatan rutin. Sebagian besar informasi kuantitatif akuntansi berisi informasi operasi. Informasi operasi menyediakan data mentah bagi informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen. Informasi operasi ini dapat dihasilkan dari suatu sistem informasi manajemen perusahaan.
" U N f V E R S I T A S A I R L A N G G A "
P E R P U S T A K A A N M I L lie24
2.1.3.2. Infornasi Akuntansi Keuangan. Informasi akuntansi keuangan lebih banyak clitujukan untuk konsumsi pihak diluar perusahaan. Informasi untuk pihak luar perusahaan ini disajikan dalam laporan keuangan yang terdiri atas neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan posisi keuangan, dan catatan atas laporan keuangan.
Laporan keuangan untuk pihak luar menyajikan suatu garobaran menyeluruh tentang kondisi keuangan dan hasil usaha suatu organisasi. Manajemen juga memerlukan informasi keuangan, namun informasi keuangan yang raereka perlukan bersifat lebih rinci.
2.1.3.3. Informasi Akuntansi Manajemen. Informasi akuntansi manajemen diperlukan oleh manajemen untuk melaksanakan fungsi perencanaan dan pengendalian operasional perusahaan. Black, Champion, dan Brown raenyatakan :
"In a broad sense, accounting provides controls for management through the plan of organisation and the assigment of powers and responsibilities to the 1 ^ people who carry on the work of the business" .
Homer A. Black, John E. Champion and R. Gene Rrnwn. Accounting in Business Decisions, Second Edition, Prentice-Hall Inc., Englewood Cliffs, Hew Jersey, 1967, hal. 252
25 Lebih lanjut mereka men
yatakan : ■ "... Accounting provides a means of evaluating management's performance in carrying individual activities as well as in conducting the business as a whole11. ^
Informasi akuntansi manajemen digunakan dalam proses pengendalian dalam arti sebagai alat :
1. Komunikasi Informasi akuntansi manajemen memberikan informasi kepada para karyawan mengenai rencana dan kebijaksanaan serta jenis tindakan yang diharapkan akan dilaksanakan oleh organisasi.
2. Pemotivasi Informasi akuntansi manajemen dapat mengarahkan para anggota organisasi bertindak dalam eara-cara yang sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi secara menyeluruh.
3. Penarik Perhatian Informasi akuntansi memberikan tanda-tanda timbulnya masalah yang memerlukan penyelidikan dan kemungkinan tindakan yang diperlukan.
,
halaman 253
26
4. Penilaian Informasi akuntansi manajemen membantu raenunjukkan bagaimana prestasi anggota organisasi dan raen yediakan dasar untuk meningkatkan gaji, promosi, dan berbagai bentuk tindakan koreksi. Informasi Akuntansi Manajemen disajikan kepada manajemen perusahaan dalam berbagai laporan keuangan, seperti anggaran, laporan penjualan, laporan menurut pusat pertanggungjawaban, laporan baya menurut kegiatan, dan laporan biaya pemasaran.
Informasi akuntansi manajemen raenyangkut informasi masa lalu dan raasa yang akan datang, tergantung untuk apa informasi tersebut disajikan.
Informasi akuntansi manajemen dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu : (1) Informasi Akuntansi Penuh (2) Informasi Akuntansi Deferensial dan (3) Informasi Akuntansi Pertanggungjawaban.
(1) Informasi Akuntansi Penuh Informasi akuntansi penuh selalu berkaitan dengan obyek informasi. Obyek informasi ini dapat berupab produk, kegiatan, departemen, divisi, atau pe?rusahaan secara keseluruhan. Informasi akuntansi penuh adalah seluruh aktiva, seluruh pendapatan yang diperoleh, dan/ atau seluruh sumber yang dikorbankan suatu obyek informasi.
27 Dari definisi informasi akuntansi penuh tersebut
dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : (1) Unsur yang nierabentuk informasi akuntansi penuh adalah total aktiva, total pendapatan dan atau total biaya. Jika-informasi akuntansi penuh berupa aktiva maka informasi tersebut disebut dengan aktiva penuh (full assets). Jika informasi akuntansi penuh berupa pendapatan maka disebut dengan pendapatan penuh (full revenues). Jika informasi akuntansi penuh berupa seluruh sumber yang dikorbankan untuk suatu obyek informasi, maka disebut sebagai biaya penuh (full cost). (2) Informasi akuntansi penuh selalu berkaitan dengan obyek informasi. Dalam hubungannya dengan obyek informasi, informasi akuntansi penuh merupakan informasi akuntansi langsung yang terjadi dalam obyek informasi tertentu ditambah dengan bagian yang adil informasi akuntansi tidak langsung yang dibebankan kepada obyek informasi. Jika informasi akuntansi penuh berupa aktiva penuh adalah aktiva langsung yang bersangkutan dengan obyek informasi ditambah dengan bagian yang adil aktiva tidak langsung yang/ menjadi tanggungjawab obyek informasi tersebut. Jika informasi akuntansi penuh
28
berupa pendapatan, pendapatan penuh adalah pendapatan langsung suatu ob yek informasi ditambah dengan bagian yang adil pendapatan tak langsung yang menjadi hak obyek informasi tersebut. Jika informasi akuntansi penuh berupa biaya, biaya penuh adalah biaya langsung obyek informasi ditambah bagian yang adil biaya tak langsung yang menjadi beban obyek informasi tersebut. Informasi akuntansi penuh dimanfaatkan oleh manajemen untuk pelaporan keuangan, pengukuran tingkat kemampuan produk atau unit organisasi dalam menghasilkan laba, penentuan harga jual produk atau jasa (baik dalam cost type contract, harga jual normal, maupun harga jual produk dalam perusahaan yang diatur oleh peraturan pemerintah) dan untuk penyusunan program.
(2) Informasi Akuntansi Deferensial Informasi akuntansi deferensial merupakan taksiran perbedaan aktiva, pendapatan, dan atau biaya dalam alternatif tindakan yang lain. Informasi ini diperlukan oleh manajemen untuk pengarabilan keputusan yang terbaik diantara alternatif yang tersedia.
Informasi akuntansi deferensial terdiri dari aktiva, pendapatan dan atau biaya. Informasi akuntansi deferensial
29
yang hanya berkaitan dengan aktiva disebut aktiva deferensial dan yang hanya berkaitan dengan pendapatan disebut pendapatan deferensial dan yang hanya berkaitan dengan biaya disebut biaya deferensial.
Manfaat informasi akuntansi deferensial digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan jangka pendek, karena umumnya manajemen menghadapi empat raacara pengambilan keputusan jangka pendek, yaitu : (1) Membeli atau membuat sendiri, (2) Menjual atau memproses lebih lanjut suatu produk, (3) Menghentikan atau melanjutkan produksi produk tertentu atau kegiatan usaha suatu bagian perusahaan, (4) Menerima atau menolak pesanan khusus.
Sebagai informasi untuk pembuatan keputusan, informasi akuntansi deferensial mempunyai dua karakteristik penting, yaitu : (1) Merupakan informasi masa depan dan (2)
Merupakan informasi mengenai perbedaan diantara alternatif yang dihadapi oleh pembuat keputusan. Oleh karena itu, informasi akuntansi deferensial hanya terbatas pada informasi mengenai masa depan, tidak ada informasi akuntansi deferensial yang bersifat historis.
(3) Informasi Akuntansi Pertanggungjawaban Informasi akuntansi pertanggungjawaban merupakan informasi aktiva, pendapatan dan atau biaya yang dihubungkan dengan manajer yang bertanggungjawab terhadap pusat pertanggungjawaban tertentu. Wewenang didelegasikan dari manajer atas ke manajer di bawahn ya, dan pendelegasian wewenang ini menuntut manajer bawah untuk memper- tanggungjawabkan pelaksanaan wewenang kepada manajer atasannya. Dengan demikian tanggungjawab timbul sebagai akibat adanya pendelegasian wewenang dari suatu tingkat manajemen yang lebih tinggi ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Untuk dapat dimintai pertanggungjawaban, manajemen tingkat yang lebih rendah harus mengetahui dengan jelas wewenang apa yang didelegasikan kepadanya oleh atasannya. Dengan demikian wewenang mengalir dari tingkat manajemen atas ke bawah, sedangkan tanggungjawab mengalir sebaliknya. Oleh karena itu timbul kebutuhan organisasi akan informasi akuntansi untuk menilai pertanggungjawaban pelaksanaan wewenang. Informasi yang berkaitan dengan pertanggungjawaban pelaksanaan wewenang disebut dengan informasi akuntansi pertanggungjawaban.
Akuntansi pertanggungjawaban sendiri didefinisikan sebagai suatu sistem akuntansi yang mengakui berbagai pusat pertanggungjawaban pada keseluruhan organisasi itu dan mencerminkan rencana dan tindakan setiap pusat itu dengan raenetapkan penghasilan dan biaya tertentu bagi pusat yang metriiliki tanggungjawab yang bersangkutan.*"*
30
- Charles T. Horngren , L o c .Cit
31 Agar informasi akuntansi pertanggungjawaban dapat
memberikan hasil yang maksimal, maka ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi, yaitu : Struktur Organisasi... Organisasi harus menetapkan secara tegas tentang garis wewenang dan tanggungjawab dari seraua tingkatan manajemen perusahaan. Pimpinan perusahaan memberikan wewenang kepada bawahannya, sebaliknya b-awahan mempertanggungjawabkan kepada atasannya sesuai dengan wewenangnya.
Sebelum sistem akuntansi pertangggungjawaban disusun perlu diadakan penilaian secara mendalam terhadap organisasi dan prosesnya serta dilakukan penyesuaian jika diperlukan. Penilaian terhadap struktur organisasi dan prosesnya dilakukan, sebab di dalam penyusunan suatu sistem akuntansi dan penyusunan organisasi merupakan pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan dan saling mempengaruhi.
Dari struktur tersebut dapat dilihat besarnya wewenang yang didelegasikan. Jika terlihat adanya kecenderungan untuk roendelegasikan wewenang yang semakin besar kepada tingkat manajerial menengah dan bawah, maka struktur organisasi ini disebut desentralisasi. Dan keadaan yang sebaliknya disebut sentralisasi.
32 Struktur organisasi