Pengaruh Manajemen Kantor Terhadap Kegia (1)
Pengaruh Manajemen Kantor Terhadap Kegiatan Operasional Kantor dan
Produktivitas Karyawan
Yandi Kurniawan
Administrasi Niaga-Politeknik Negeri Bandung
Abstract
The operational activities and the
high motivation of the employees
work in the office of course
supported by an efficient use of all
the facilities and infrastructure are
adequate to effectively and
efficiently. The existing
infrastructure in the office need to be
harnessed and managed for the
common good. Management of it
intended to used the infrastructure in
the office can run effectively and
efficiently. Infrastructure
management is an activity that is
especially important in the office,
because its existence would be very
supportive towards the success of the
operational activities of the office.
But unfortunately, the infrastructure
of the office is not staffed with
enough knowledge so that frequent
errors in management. Infrastructure
management office regarding the
error means the procurement, in
charge and the manager,
maintenance, and care as well as
deletion. Even much less understand
the standards manager of
infrastructure that is needed. Some
cases prove much infrastructure was
built, but not being a priority scale of
an enterprise. The most tragic thing
and often occur in our culture is
being able to buy can not afford to
take care of. A complete
infrastructure that will support the
working
concentration of employees. The
problem often encountered any office
or company, among others, the
infrastructure supporting the
management and inadequate
infrastructure are less optimal. In the
operations, maintenance or care is
often a major obstacle. Bearing in
mind there has been no special deal
with professional power management
infrastructure.
Keywords : Management, Office
Infrastucture
PENDAHULUAN
Dalam setiap segi proses
perkantoran yang produktif, kantor
harus menyediakan fasilitas kerja
yang lengkap. Persaingan di antara
kantor atau perusahaan yang semakin
ketat menuntut para karyawan untuk
bertindak semakin cepat untuk
mencapai peningkatan
produktivitas. Peningkatan ini bisa
ditunjang dengan adanya penyediaan
fasilitas kerja yang dapat membantu
dan menyemangati karyawan dalam
menyiapkan pekerjaan kantor dengan
baik. Dalam menyelesaikan tugastugas sehubungan dengan pekerjaan
kantor diperlukan berbagai fasilitas
agar tujuan yang telah ditetapkan
suatu kantor dapat dicapai dengan
efektif dan efisien.
Fasilitas kerja terbagi atas dua bagian
yaitu fasilitas sarana kantor dan
fasilitas prasarana kantor. Adapun
fungsi dari fasilitas sarana kantor
adalah sebagai berikut :
1. Untuk menghemat secara fisik
tenaga dan pikiran manusia dalam
melakukan pekerjaannya,
2. Mengurangi kebosanan dan
keletihan bekerja apabila harus
mengerjakan pekerjaan yang
berulang-ulang.
3. Menghemat waktu.
Sementara itu, fungsi dari prasarana
kantor adalah untuk memotivasi para
karyawan agar mau bekerja dengan
giat dan antusias untuk mencapai
hasil yang optimal. Dengan
demikian dapat meningkatkan
produktivitas pada suatu kantor
tersebut.
Pada umumnya peningkatan
produktivitas kantor merupakan hasil
dari fasilitas kerja dan kemauman
dari karyawan itu sendiri. Artinya
peran fasilitas kerja terhadap
peningkatan produktivitas kantor
sangat penting.
Djoyowirono (2005: 24) mengatakan
: “fasilitas adalah alat yang
diperlukan untuk menggerakkan
kegiatan manajemen dalam rangka
mencapai tujuan instansi.
memanajemen sarana dan prasarana
merupakan faktor-faktor yang tidak
dapat dibedakan dari dunia kerja dan
merupakan suatu hal yang vital bagi
karyawan untuk menyelesaikan
tugas-tugasnya. Dengan tersedianya
menejemen sarana dan prasarana
adalah sebagai bentuk pengelolaan
fasilitas sebagai penunjang kerja
yang lengkap maka karyawan akan
terdorong untuk meningkatkan
performanya. Dampak yang timbul
dari kondisi tersebut yaitu kinerja
karyawan akan lebih optimal dan
tujuan organisasi dapat tercapai
secara efektif dan efisien.
Manajemen sarana dan prasarana
merupakan salah satu hal yang harus
di perhatikan dalam meningkatkan
kinerja karyawan yang berdampak
pada kinerja lembaga. Seperti yang
dikemukakan oleh Riva’I (2004: 35)
yang menjelaskan bahwa: “Tanpa
didukung karyawan yang bekerja
dengan baik dari segi kualitatif, segi
kuantitatif, strategi dan
operasionalnya, maka lembaga itu
tidak akan mampu mempertahankan
keadaanya, mengembangkan dan
memajukan lembaga itu ke masa
yang akan datang.
Berdasarkan uraian di atas, penulis
ingin mengetahui lebih jauh
mengenai keterkaitan antara
manajemen sarana dan prasarana
dengan kinerja karyawan, namun
lebih terfokus pada segi prasarananya
saja.
Konsep Manajemen Sarana
Prasarana
Manajemen sarana prasarana kantor
dapat didefinisikan sebagai proses
kerja sama pendayagunaan semua
sarana dan prasarana kantor secara
efektif dan efisien. Definisi ini
menunjukkan bahwa sarana dan
prasarana yang ada di kantor perlu
didayagunakan dan dikelola untuk
kepentingan proses pekerjaan di
kantor. Pengelolaan itu dimaksudkan
agar dalam menggunakan sarana dan
prasarana di kantor bisa berjalan
dengan efektif dan efisien.
Pengelolaan sarana dan prasarana
merupakan suatu kegiatan yang
penting di kantor, karena
keberadaannya akan sangat
mendukung terhadap suksesnya
kegiatan operasional di kantor.
Manajemen sarana dan prasarana
kantor itu sendiri meliputi kegiatan
perencanaan, pengadaan,
pengawasan, penyimpanan, dan
penataan serta penghapusan.
Manajemen sarana prasarana yang
baik diharapkan dapat menciptakan
kantor yang bersih, rapih, dan indah
sehingga menciptakan kondisi yang
menyenangkan bagi para karyawan
di kantor tersebut.
Secara umum, tujuan manajemen
prasarana kantor adalah memberikan
layanan secara professional di bidang
sarana dan prasarana kantor. Secara
rinci tujuannya adalah sebagai
berikut:
1) Untuk mengupayakan pengadaan
sarana dan prasarana kantor
melalui system perencanaan dan
pengadaan yang hati-hati dan
seksama. Dengan kata lain,
melalui manajemen prasarana
kantor diharapkan semua
prasarana yang didapatkan oleh
kantor tersebut adalah sarana dan
prasarana yang berkualitas tinggi,
sesuai dengan kebutuhan kantor,
dan dengan dana yang efisien.
2) Untuk mengupayakan
pemakaian sarana dan prasarana
kantor secara tepat dan efisien.
3) Untuk mengupayakan
pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor, sehingga
keberadaannya ini selalu dalam
kondisi yang siap pakai ketika
setiap diperlukan oleh semua
personel kantor.
Manajemen sarana prasarana kantor
itu terwujud sebagai suatu proses
yang terdiri atas langkah-langkah
tertentu secara sistematis. Prosesnya
meliputi :
a) Perencanaan
b) Pengadaan
c) Penyimpanan
d) Pendistribusian
e) Penggunaan dan Pemeliharaan
f) Inventarisasi
g) Penghapusan
Pengertian Prasarana Kantor
Pekerjaan kantor yang padat
membutuhkan dukungan prasarana
yang memadai. Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, prasarana
adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses.
Prasana kantor ditinjau dari fungsi,
jenis, dan sifatnya, yaitu:
a) Ditinjau dari fungsinya terhadap
kegiatan operasional di kantor
berfungsi tidak langsung
(kehadirannya tidak sangat
menentukan), sedangkan prasarana
kantor berfungsi langsung
(kehadirannya sangat menentukan).
b) Ditinjau dari sifatnya, dapat
dibedakan menjadi fasilitas fisik dan
non-fisik.
c) Ditinjau dari sifat barangnya, dapat
dibedakan menjadi barang bergerak
(barang yang dapat dipindahkan) dan
barang yang tidak bergerak (barang
yang tidak dapat dipindahkan)
Prasarana Perkantoran dapat dibagi
menjadi dua kelompok penting, yaitu
:
1. Perabot dan Tata Ruang
Meliputi meja kursi, perabot system,
tempat kerja unit peraga visual, tata
ruang, dan jenis-jenis kantor.
2. Kondisi Fisik
Meliputi dekorasi, kebersihan,
ventilasi, suhu, penerangan, akustik,
kesehatan,
dan keselamatan
Perencanaan Kebutuhan
Prasarana Kantor
Perencanaan adalah suatu proses
memikirkan dan menetapkan
kegiatan-kegiatan atau programprogram yang akan dilakukan di
masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian tersebut,
perencanaan prasarana kantor dapat
didefinisikan sebagai suatu proses
memikirkan dan menetapkan
program pengadaan fasilitas kantor,
baik yang berbentuk sarana maupun
prasarana kantor di masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan
tertentu. Tujuan yang ingin dicapai
dengan perencanaan memenuhi
kebutuhan prasarana. Oleh karena
itu, keefektifan suatu perencanaan
pengadaan prasarana kantor tersebut
dapat dinilai atau dilihat dari
seberapa jauh pengadaannya itu
dalam mendukung kegiatan
opersional di kantor dalam periode
tertentu. Apabila pengadaan
prasarana itu betul-betul sesuai
dengan kebutuhannya, berarti
perencanaan pengadaan prasarana di
kantor itu betul-betul efektif.
Perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana kantor meliputi
pertanyaan: Apa yang dibutuhkan?
Dimana dibutuhkan? Kapan
dibutuhkan? Bagaimana sarana dan
prasarana yang dibutuhkan? Dan
Siapa yang membutuhkan? Masingmasing diuraikan sebagai berikut:
1. Apa yang dibutuhkan ?
Logistic yang dibutuhkan harus
menjamin semua penyelenggaraan
organisasi baik yang sifatnya fungsi
utama maupun yang sifatnya fungsi
penunjang, kedua fungsi ini
berlangsung dengan lancar, efisien,
dan efektif.
a. Fungsi Utama
Fungsi utama adalah keseluruhan
aktivitas pokok yang harus
dilakukan demi tercapainya
tujuan.
b. Fungsi Penunjang
Fungsi penunjang adalah berbagai
upaya yang mendukung
pelaksanaan fungsi utama.
c. Fungsi Periferal
Fungsi periferal berkaitan dengan
kegiatan yang bersifat kegiatan
social, kegiatan informal, dan
kegiatan seremonial.
Bentuk dan sifat berbagai jenis
fungsi tersebut menentukan sarana
prasarana apa yang diperlukan oleh
organisasi dalam pemenuhan
kebutuhan minimum agar semua
fungsi organisasi terselenggara
lancar, namun apabila pemenuhan
bukan saja pada batas minimum akan
mendapatkan manfaat untuk
meningkatkan kinerja organisasi.
2. Dimana dibutuhkan ?
Hal ini menyangkut pada
lokasi/tempat penyelenggaraan
kegiatan bisa terbatas pada satu
tempat tertentu atau tersebar
diseluruh kegiatan yang
diselenggarakan. Mudah dipahami
bahwa bentuk dan jenis sarana
prasarana yang diperlukan untuk
menyelenggarakan fungsi tertentu
dipengaruhi oleh lokasi kegiatan.
3. Kapan dibutuhkan ?
Berkaitan dengan dua hal, yaitu suatu
saat tertentu dan satu kurun waktu
tertentu, dengan demikian ketepatan
waktu untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu. Ketetapan
waktu sangat penting untuk berbagai
maksud seperti menjaga mutu hasil
pekerjaan, mencegah terjadinya
penumpukan bahan digudang yang
memerlukan biaya pemeliharaan,
efisiensi pemanfaatan tenaga kerja
dan tidak tertingginya tipe model
peralatan tersebut telah beredarnya
produk dengan teknologi yang lebih
mutakhir.
4. Bagaimana sarana dan prasarana
dibutuhkan ?
Dilihat dari dua segi, yaitu
mekanisme dan prosedur kerja
dikaitkan dengan penyelenggaraan
fungsi utama dan fungsi penunjang,
lebih tepatnya ada interaksi antara
karyawan dengan mesin, antara
karyawan dengan karyawan lain dan
antara satuan kerja dengan satuan
kerja lainnya.
5. Siapa yang membutuhkan ?
Bahwa karyawan merupakan unsur
terpenting dalam seluruh proses
administrasi, dimana mutu
perencanaan yang dihasilkan sangat
tergantung pada tingkat kemampuan
para perencana melakukan analisis
terhadap kebutuhan peralaran dan
penyelenggaraan kegiatan organisasi
semata-mata didasarkan pada
pendekatan efisiensi dan efektifitas
kerja saja, pemanfaatan peralatan
yang sarat teknologi mutakhir karena
dengan pemanfaatan teknologi
tersebut pekerjaan akan dapat
diselesaikan dengan lebih cepat,
tingkat akurasi akan tinggi dan
demikian produktivitas organisasi
akan semakin tinggi pula.
Pengadaan Prasarana Kantor
Pengadaan prasarana kantor pada
dasarnya merupakan upaya
merealisasikan rencana pengadaan
prasarana yang telah disusun
sebelumnya. Pengadaan merupakan
serangkaian kegiatan menyediakan
berbagai jenis sarana dan prasarana
kantor sesuai dengan kebutuhan
untuk mencapai tujuan perusahaan.
Kebutuhan sarana prasarana dapat
berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi, jumlah, waktu, tempat,
dan harga serta sumber yang dapat
dipertanggung jawabkan. Pengadaan
dilakukan sebagai bentuk realisasi
atas perencanaan yang telah
dilakukan sebelumnya. Tujuannya
untuk menunjang proses kegiatan
perkantoran agar berjalan efektif dan
efisien sesuai dengan tujuan yang
diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana
merupakan berbagai kegiatan
pengadaan alat dan barang
berdasarkan rencana yang telah
disusun dan ditetapkan. Pengadaan
sarana dan prasarana dapat dilakukan
dengan membuat sendiri, menyewa,
meminjam dan membeli. Pada
umumnya, pengadaan sarana dan
prasarana dilakukan dengan cara
membeli karena relatif lebih mudah
dan dapat dilaksanakan oleh
organisasi pengadaan sarana dan
prasarana ini dapat dengan
menempuh cara tender. Menurut
Donald J. Bowersox, (2001:67)
sebelum pengadaan, proses
perencanaan merupakan satu proses
yang harus ditempuh agar pengadaan
yang ada menjadi berguna dan
pengadaan yang ada tidak
memboroskan anggaran organisasi
.
Lebih lanjut lagi,Geofrey Mills, et.,
all. (2001:10) mengemukakan bahwa
yang menjadi dasar dalam proses
pengadaan adalah:
1. Apakah wilayah kerja memadai?
2. Dapatkah juru tulis bekerja
dengan nyaman?
3. Apakah juru tulis dapat
menggunakan kedua tangannya?
4. Dapatkah pekerjaan diselia
5. Apakah pekerjaannya terlindungi
secara memadai?
6. Apakah ada tempat penyimpanan
yang cocok untuk barang milik
pribadi juru tulis?
7. Dapatkah wilayah kerja
dibersihkan?
Lebih lanjut lagi, Geofrey Mills, ett,
all. menyatakan pokok-pokok berikut
harus diingat sewaktu membeli
perabot:
1. Staf harus dilibatkan sedapat
mungkin dalam pemilihan;
2. Pilihan antara kayu dan baja
tidak penting sekarang karena
biasanya kedua bahan tersebut
digunakan bersama;
3. Beberapa system memiliki
pemilihan warna;
4. Plastik tidak dapat diperbaiki,
tetapi kuat untuk bagian dalam
laci;
5. Tidak boleh ada tepi atau sudut
yang tajam atau bergerigi;
6. Kunci harus terbenam atau rata
dengan permukaan;
7. Tirai harus mudah dipasang atau
dilepas;
8. Meja kerja atau meja biasa harus
bisa distel ketinggiannya;
9. Unit peraga visual harus bisa
distel;
10. Bagian atas meja harus dapat
dibuat dengan beberapa bagian
yang dapat dimiringkan dari 1
derajat hingga 20 derajat.
Penyimpanan Prasarana Kantor
Penyimpanan merupakan salah satu
fungsi yang penting dalam
manajemen sarana dan prasarana.
Sarana dan prasarana kerja yang
diadakan dengan berbagai cara
mungkin saja tidak langsung
digunakan. Berbagai kegiatan
pengadaan menyangkut:
1. Klasifikasi
Adanya klasifikasi yang jelas bagi
setiap peralatan dan barang,baik
2.
a.
b.
c.
d.
yang sifatnya habis sekali pakai
(non durable googs), kode
identifikasi barang harus diketahui
oleh yang berwenang apabila
barang keluar;
Tempat Penyimpanan
Tersedianya tempat penyimpanan
yang memenuhi npersyaratan
antara lain:
Terjalinnya Keamanan.
Terjaminnya Keamanan
alat/barang yang disimpan dalam
arti tidak mudah dijangkau oleh
pihak-pihak yang tidak
berkepentingan baik dalam
maupun luar organisasi
Penyimpanan Alat/Barang
Terlindung dari kerusakan yang
disebabkan kelembaban udara,
kebakaran, kebocoran atap tempat
penyimpanan. Tersedianya
pengatur suhu udara, alat
kebakaran.
Tata Cara Penyimpanan
Memudahkan pengambilan
apabila sudah waktu digunakan
adanya klasifikasi dan kode
identifikasi yang jelas maka
tempat penyimpanannya juga jelas
dan mempermudah;
Sistem Pengandalian Stok yang
Handal
Adanya system pengendalian stok
yang handal agar alat/barang yang
diperlukan selalu tersedia
ditempat penyimpanan untuk
digunakan sewaktu-waktu.
Dengan adanya mekanisme dan tata
cara pengaturan terhadap
penyimpanan barang tersebut di atas
dalam pemanfaatannya sehingga
barang tetap dalam kondisi baik
sebelum di realisasikan ke pengguna
dan pengamanan terhadap barang itu
sendiri.
Distribusi Prasarana Kantor
Prasarana kantor yang telah diadakan
dapatdidistribusikan. Pendistribusian
prasarana kantor adalah kegiatan
pemindahan barang dan tanggung
jawab dari seorang penanggung
jawab penyimpanan kepada unit-unit
atau orang-orang yang
membutuhkannya. Ada tiga langkah
pendistribusian prasarana kantor,
yaitu penyusunan alokasi barang,
pengiriman barang, dan penyerahan
barang. Dalam kaitan dengan
pendistribusian prasarana di kantor
ada beberapa asas yang perlu
diperhatikan dan dipegang teguh,
yaitu ketepatan barang yang
disalurkan, ketepatan kondisi barang
yang disalurkan. Sedangkan khusus
dalam kaitannya dengan penyusunan
alokasi barang ada empat hal yang
perlu ditetapkan, yaitu penerima
barang, waktu penyaluran barang,
jenis barang yang akan disalurkan
dan jumlah barang yang akan
disalurkan.
Distribusi dengan kata lain adalah
penyaluran dimana barang dari
penyimpanan sementara untuk
direalisasikan ke pengguna barang
dalam hal ini adalah bagian-bagian
yang memanfaatkan sarana prasarana
kantor. Salah satu cara yang harus
ditempuh untuk menjamin situasi
dengan menciptakan system
distribusi yang cepat, efisien, tetapi
sekaligus aman. Agar sistem
distribusi yang handal itu tercipta
diperlukan kerjasama yang erat
aantara satuan-satuan kerja pengguna
alat/barang tertentu dengan para
petugas penyimpanan, yaitu:
1. Kebutuhan yang Jelas
Pengguna alat/barang menyampaikan
kebutuhannya dengan jelas dalam
arti barang apa yang diperlukan,
jumlah apa dimana diperlukan dan
kapan diperlukan. Untuk
memperlancar pemrosesan semua
permintaan yang datang dari
berbagai satuan kerja
2. Kecekatan Petugas
Terdapat kecekatan petugas gudang
untuk memproses permintaan yang
diterimanya dan menyampaikan/
mengirimkannya kepada satuan
kerja.
Penggunaan dan Pemeliharaan
Prasarana Kantor
Begitu prasarana yang telah diadakan
itu didistribusikan kepada bagianbagian kantor, berarti prasarana
tersebut sudah berada dalam
tanggung jawab personel kantor
tersebut. Atas pelimpahan itu pula
bagian-bagian atau personel kantor
tersebut berhak memakainya untuk
kepentingan segala aktivitas di
kantor. Dalam kaitan dengan
pemakaian prasarana kantor itu, ada
dua prinsip yang harus diperhatikan,
yaitu prinsip efektivitas dan prinsip
efisiensi. Dengan prinsip efektivitas
berarti semua pemakaian prasarana
kantor harus ditujukan semata-mata
dalam rangka memperlancar
pencapaian tujuan organisasi
tersebut, baik secara langsung
maupun tidak langsung. Sedangkan
dengan prinsip efisiensi berarti
pemakaian semua prasarana kantor
harus secara hemat dan dengan hatihati sehingga semua prasarana yang
ada tidak mudah habis, rusak, atau
hilang.
Dalam rangka memenuhi kedua
prinsip tersebut di atas maka paling
tidak ada tiga kegiatan pokok yang
perlu dilakukan oleh personel kantor
yang akan memakai prasarana
kantor, yaitu memahami petunjuk
penggunaan prasarana kantor,
menata prasarana kantor, dan
memelihara baik secara kontinu
maupun berkala semua prasarana
kantor.
Sedangkan dalam hubungannya
dengan pemeliharaan prasarana
kantor, ada beberapa macam
pemeliharaan ditinjau dari sifatnya,
ada empat macam pemeliharaan,
yaitu :
Pemeliharaanbersifat pengecekan
Pemeliharaan yang bersifat
pencegahan
Pemeliharaan yang bersifat
perbaikan ringan, dan
Pemeliharaan yang bersifat
perbaikan berat
Apabila dilihat dari segi waktunya,
ada dua macam pemeliharaan
prasarana kantor, yaitu pemeliharaan
sehari-hari dan pemeliharaan berkala.
Penggunaan barang meliputi dua
kategori yaitu inventaris yang tidak
habis sekali pakai dan inventaris
habis pakai, dalam administrasi
logistik prinsip efisiensi dan
efektivitas merupakan hal yang perlu
dipegang menjaga adanya
pemborosan, pemborosan terjadi
karena dua faktor, yaitu: sikap dan
kurangnya keterampilan
menyelesaikan tugas :
1. Sikap Mental
Sikap mental pada dasarnya
bentuk ketidakperdulian pada
berfungsinya alat/barang yang
digunakan karyawan dan
ketidakjujuran dalam mengelola
kekayaan milik organisasi;
2. Kurangnya Keterampilan
Kurangnya keterampilan
menyelesaikan tugas, dalam
melaksanakan tugasnya sering
banyak melakukan kesalahan.
Hingga pemborosan terhadap
alat/barang menjadi rusak.
Dalam pengelolaan terhadap sarana
dan prasarana kantor, kegiatan
penting yang perlu diperhatikan
meliputi pemeliharaan
(maintenance), reparasi/perbaikan
(repair), peningkatan (batterment),
penggantian (replacement), dan
penambahan (addition).
Inventarisasi Prasarana Kantor
Inventarisasi adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data
yang diperlukan mengenai sarana
dan prasarana yang dimiliki.
Inventarisasi yang dilakukan di
setiap organisasi bisa saja berbeda,
namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama,
tujuannya yaitu :
Agar peralatan tidak mudah
hilang.
Adanya bukti secara tertulis
terhadap kegiatan pengelolaan
barang sehingga dapat
dipertanggung jawabkan.
Memudahkan dalam pegecekan
barang.
Memudahkan dalam
pengawasan.
Memudahkan ketika
mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal
55-59)
Penghapusan Prasarana Kantor
Selama proses inventaris kadangkadang petugasnya menemukan
prasarana yang rusak berat.
Prasarana itu tidak dapat digunakan
dan tidak dapat diperbaiki lagi.
Seandainya diperbaiki, perbaikan
akan menelan biaya yang sangat
besar sehingga lebih baik
membangun yang baru dari pada
memperbaikinya. Demikian pula,
ketika melakukan inventarisasi
prasarana kantor, petugasnya
mungkin menemukan beberapa
prasarana yang jumlahnya berlebihan
sehingga tidak digunakan lagi, dan
prasarana kuno yang tidak sesuai
dengan situasi. Apabila semua
prasarana tersebut tetap dibiarkan
atau disimpan, antara biaya
pemeliharaan dan kegunaanya secara
teknis dan ekonomis tidak seimbang.
Oleh karena itu, terhadap semua
barang ataupun prasarana kantor
tersebut perlu dilakukan
penghapusan.
Penghapusan sebagai salah satu
fungsi manajemen sarana dan
prasarana kantor memiliki arti:
Mencegah membatasi kerugian
atau pemborosan biaya untuk
keperluan pemeliharaan barangbarang yang semakin buruk
kondisinya.
Meringankan beban kerja dan
tanggung jawab pelaksana
inventaris.
Membebaskan satuan organisasi
dari pengurusan dan pertanggung
jawaban barang yang tidak
produktif lagi.
Membebaskan ruangan atau
pekarangan kantor dari
penumpukan barang-barang yang
tidak dipergunakan lagi.
Penghapusan dilaksanakan karena
inventaris milik organisasi tidak
habis sekali pakai atau mengalami
depresi nilai yang artinya semakin
lama barang tersebut digunakan
nilainya pun turun, dengan
pengecualian nilai tanah, bahkan
alat/barang suatu ketika akan
mencapai titik nol. Suatu organisasi
harus menetapkan kebijakan dalam
penghapusan berbagai alat/barang
yang dimilikinya, ada dua hal yaitu
prosedur penghapusan alat/barang
tertentu dan rencana pengadaan
alat/barang pengganti.
1. Prosedur Penghapusan
Prosedur penghapusan alat/barang
tertentu perlu terlihat dengan
jelas:
a. Siapa yang berwenang
memutuskan bahwa alat/barang
tertentu sudah waktunya dihapus
dari daftar inventaris organisasi;
b. Bagaimana bentuk penghapusan
akan dilakukan, misalnya,
dibuang, dijual kepada anggota
organisasi yang
menginginkannya, dilelang
kepada umumdan berbagai bentuk
lainnya;
c. Teknik melakukan depresiasi nilai
alat/barang yang akan dihapus,
adanya penentuan turunnya nilai
sekian proses setiap tahun dan
berbagai teknik lainnya;
d. Jika alat/barang tersebut
dijual/dilelang perlu kejelasan
pemanfaatan dana yang diperoleh
dari penjualan atau pelelangan
yang terjadi.
2. Rencana Pengadaan Pengganti
Dengan terjadinya penghapusan,
rencana pengadaan alat/barang
pengganti sudah harus dilakukan.
KESIMPULAN
Manajemen Prasarana Kantor
didefinisikan sebagai proses kerja
sama pendayagunaan semua
prasarana kantor secara efektif dan
efisien. Manajemen prasarana kantor
itu sendiri meliputi kegiatan
perencanaan, pengadaan,
penyimpanan , pendistribusian,
penggunaan dan pemeliharaan,
inventarisasi, dan penghapusan.
Tersedianya prasarana kantor
sebagai penunjang berlangsungnya
pekerjaan kantor yang cukup dengan
kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi
dimanapun dalam penyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Tanpa adanya
prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor,
tempat berlangsungnya kegiatan
yang berkaitan dengan pekerjaan
ketatausahaan atau administrasi, juga
sangat memerlukan prasarana kantor.
Bahkan tidak akan ada pekerjaan
kantor yang tidak berkaitan dengan
prasarana kantor. Dengan adanya
manajemen prasarana kantor yang
baik diharapkan Pekerjaan kantor
membutuhkan dukungan prasarana
yang memadai, agar tujuan
pelaksanaan pekerjaan kantor dapat
tercapai dengan optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2014. Manajemen.
Jakarta: Bumi Aksara
Chaniago, Harmon. 2013.
Manajemen Kantor Kontemporer.
Bandung: Akbar Limas Perkasa
Kamus Besar Bahasa Indonesia,
Jakarta: Balai Pustaka, 2002.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul
Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Erlangga
Priansa Donni Juni, Garnida Agus.
2013. Manajemen Perkantoran.
Bandung:
Alfabeta.
Zhen Chen. 2014. Artikel “Principles
of Facilities Management” dari
Journal of
Facilities Management Vol. 13
yang tersedia dalam
www.emeraldinsight.com
Plagiarism Checker X
Originality Report
Similarity Found: 12%
Date: Thursday, June 09, 2016
Statistics: 385 words Plagiarized / 3201 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs
Optional Improvement.
-----------------------------------------------------------------------------------------Pengaruh Manajemen Kantor Terhadap Kegiatan
Operasional Kantor dan Produktivitas Karyawan Yandi Kurniawan
Administrasi Niaga-Politeknik Negeri Bandung Abstract
Produktivitas Karyawan
Yandi Kurniawan
Administrasi Niaga-Politeknik Negeri Bandung
Abstract
The operational activities and the
high motivation of the employees
work in the office of course
supported by an efficient use of all
the facilities and infrastructure are
adequate to effectively and
efficiently. The existing
infrastructure in the office need to be
harnessed and managed for the
common good. Management of it
intended to used the infrastructure in
the office can run effectively and
efficiently. Infrastructure
management is an activity that is
especially important in the office,
because its existence would be very
supportive towards the success of the
operational activities of the office.
But unfortunately, the infrastructure
of the office is not staffed with
enough knowledge so that frequent
errors in management. Infrastructure
management office regarding the
error means the procurement, in
charge and the manager,
maintenance, and care as well as
deletion. Even much less understand
the standards manager of
infrastructure that is needed. Some
cases prove much infrastructure was
built, but not being a priority scale of
an enterprise. The most tragic thing
and often occur in our culture is
being able to buy can not afford to
take care of. A complete
infrastructure that will support the
working
concentration of employees. The
problem often encountered any office
or company, among others, the
infrastructure supporting the
management and inadequate
infrastructure are less optimal. In the
operations, maintenance or care is
often a major obstacle. Bearing in
mind there has been no special deal
with professional power management
infrastructure.
Keywords : Management, Office
Infrastucture
PENDAHULUAN
Dalam setiap segi proses
perkantoran yang produktif, kantor
harus menyediakan fasilitas kerja
yang lengkap. Persaingan di antara
kantor atau perusahaan yang semakin
ketat menuntut para karyawan untuk
bertindak semakin cepat untuk
mencapai peningkatan
produktivitas. Peningkatan ini bisa
ditunjang dengan adanya penyediaan
fasilitas kerja yang dapat membantu
dan menyemangati karyawan dalam
menyiapkan pekerjaan kantor dengan
baik. Dalam menyelesaikan tugastugas sehubungan dengan pekerjaan
kantor diperlukan berbagai fasilitas
agar tujuan yang telah ditetapkan
suatu kantor dapat dicapai dengan
efektif dan efisien.
Fasilitas kerja terbagi atas dua bagian
yaitu fasilitas sarana kantor dan
fasilitas prasarana kantor. Adapun
fungsi dari fasilitas sarana kantor
adalah sebagai berikut :
1. Untuk menghemat secara fisik
tenaga dan pikiran manusia dalam
melakukan pekerjaannya,
2. Mengurangi kebosanan dan
keletihan bekerja apabila harus
mengerjakan pekerjaan yang
berulang-ulang.
3. Menghemat waktu.
Sementara itu, fungsi dari prasarana
kantor adalah untuk memotivasi para
karyawan agar mau bekerja dengan
giat dan antusias untuk mencapai
hasil yang optimal. Dengan
demikian dapat meningkatkan
produktivitas pada suatu kantor
tersebut.
Pada umumnya peningkatan
produktivitas kantor merupakan hasil
dari fasilitas kerja dan kemauman
dari karyawan itu sendiri. Artinya
peran fasilitas kerja terhadap
peningkatan produktivitas kantor
sangat penting.
Djoyowirono (2005: 24) mengatakan
: “fasilitas adalah alat yang
diperlukan untuk menggerakkan
kegiatan manajemen dalam rangka
mencapai tujuan instansi.
memanajemen sarana dan prasarana
merupakan faktor-faktor yang tidak
dapat dibedakan dari dunia kerja dan
merupakan suatu hal yang vital bagi
karyawan untuk menyelesaikan
tugas-tugasnya. Dengan tersedianya
menejemen sarana dan prasarana
adalah sebagai bentuk pengelolaan
fasilitas sebagai penunjang kerja
yang lengkap maka karyawan akan
terdorong untuk meningkatkan
performanya. Dampak yang timbul
dari kondisi tersebut yaitu kinerja
karyawan akan lebih optimal dan
tujuan organisasi dapat tercapai
secara efektif dan efisien.
Manajemen sarana dan prasarana
merupakan salah satu hal yang harus
di perhatikan dalam meningkatkan
kinerja karyawan yang berdampak
pada kinerja lembaga. Seperti yang
dikemukakan oleh Riva’I (2004: 35)
yang menjelaskan bahwa: “Tanpa
didukung karyawan yang bekerja
dengan baik dari segi kualitatif, segi
kuantitatif, strategi dan
operasionalnya, maka lembaga itu
tidak akan mampu mempertahankan
keadaanya, mengembangkan dan
memajukan lembaga itu ke masa
yang akan datang.
Berdasarkan uraian di atas, penulis
ingin mengetahui lebih jauh
mengenai keterkaitan antara
manajemen sarana dan prasarana
dengan kinerja karyawan, namun
lebih terfokus pada segi prasarananya
saja.
Konsep Manajemen Sarana
Prasarana
Manajemen sarana prasarana kantor
dapat didefinisikan sebagai proses
kerja sama pendayagunaan semua
sarana dan prasarana kantor secara
efektif dan efisien. Definisi ini
menunjukkan bahwa sarana dan
prasarana yang ada di kantor perlu
didayagunakan dan dikelola untuk
kepentingan proses pekerjaan di
kantor. Pengelolaan itu dimaksudkan
agar dalam menggunakan sarana dan
prasarana di kantor bisa berjalan
dengan efektif dan efisien.
Pengelolaan sarana dan prasarana
merupakan suatu kegiatan yang
penting di kantor, karena
keberadaannya akan sangat
mendukung terhadap suksesnya
kegiatan operasional di kantor.
Manajemen sarana dan prasarana
kantor itu sendiri meliputi kegiatan
perencanaan, pengadaan,
pengawasan, penyimpanan, dan
penataan serta penghapusan.
Manajemen sarana prasarana yang
baik diharapkan dapat menciptakan
kantor yang bersih, rapih, dan indah
sehingga menciptakan kondisi yang
menyenangkan bagi para karyawan
di kantor tersebut.
Secara umum, tujuan manajemen
prasarana kantor adalah memberikan
layanan secara professional di bidang
sarana dan prasarana kantor. Secara
rinci tujuannya adalah sebagai
berikut:
1) Untuk mengupayakan pengadaan
sarana dan prasarana kantor
melalui system perencanaan dan
pengadaan yang hati-hati dan
seksama. Dengan kata lain,
melalui manajemen prasarana
kantor diharapkan semua
prasarana yang didapatkan oleh
kantor tersebut adalah sarana dan
prasarana yang berkualitas tinggi,
sesuai dengan kebutuhan kantor,
dan dengan dana yang efisien.
2) Untuk mengupayakan
pemakaian sarana dan prasarana
kantor secara tepat dan efisien.
3) Untuk mengupayakan
pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor, sehingga
keberadaannya ini selalu dalam
kondisi yang siap pakai ketika
setiap diperlukan oleh semua
personel kantor.
Manajemen sarana prasarana kantor
itu terwujud sebagai suatu proses
yang terdiri atas langkah-langkah
tertentu secara sistematis. Prosesnya
meliputi :
a) Perencanaan
b) Pengadaan
c) Penyimpanan
d) Pendistribusian
e) Penggunaan dan Pemeliharaan
f) Inventarisasi
g) Penghapusan
Pengertian Prasarana Kantor
Pekerjaan kantor yang padat
membutuhkan dukungan prasarana
yang memadai. Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, prasarana
adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses.
Prasana kantor ditinjau dari fungsi,
jenis, dan sifatnya, yaitu:
a) Ditinjau dari fungsinya terhadap
kegiatan operasional di kantor
berfungsi tidak langsung
(kehadirannya tidak sangat
menentukan), sedangkan prasarana
kantor berfungsi langsung
(kehadirannya sangat menentukan).
b) Ditinjau dari sifatnya, dapat
dibedakan menjadi fasilitas fisik dan
non-fisik.
c) Ditinjau dari sifat barangnya, dapat
dibedakan menjadi barang bergerak
(barang yang dapat dipindahkan) dan
barang yang tidak bergerak (barang
yang tidak dapat dipindahkan)
Prasarana Perkantoran dapat dibagi
menjadi dua kelompok penting, yaitu
:
1. Perabot dan Tata Ruang
Meliputi meja kursi, perabot system,
tempat kerja unit peraga visual, tata
ruang, dan jenis-jenis kantor.
2. Kondisi Fisik
Meliputi dekorasi, kebersihan,
ventilasi, suhu, penerangan, akustik,
kesehatan,
dan keselamatan
Perencanaan Kebutuhan
Prasarana Kantor
Perencanaan adalah suatu proses
memikirkan dan menetapkan
kegiatan-kegiatan atau programprogram yang akan dilakukan di
masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian tersebut,
perencanaan prasarana kantor dapat
didefinisikan sebagai suatu proses
memikirkan dan menetapkan
program pengadaan fasilitas kantor,
baik yang berbentuk sarana maupun
prasarana kantor di masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan
tertentu. Tujuan yang ingin dicapai
dengan perencanaan memenuhi
kebutuhan prasarana. Oleh karena
itu, keefektifan suatu perencanaan
pengadaan prasarana kantor tersebut
dapat dinilai atau dilihat dari
seberapa jauh pengadaannya itu
dalam mendukung kegiatan
opersional di kantor dalam periode
tertentu. Apabila pengadaan
prasarana itu betul-betul sesuai
dengan kebutuhannya, berarti
perencanaan pengadaan prasarana di
kantor itu betul-betul efektif.
Perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana kantor meliputi
pertanyaan: Apa yang dibutuhkan?
Dimana dibutuhkan? Kapan
dibutuhkan? Bagaimana sarana dan
prasarana yang dibutuhkan? Dan
Siapa yang membutuhkan? Masingmasing diuraikan sebagai berikut:
1. Apa yang dibutuhkan ?
Logistic yang dibutuhkan harus
menjamin semua penyelenggaraan
organisasi baik yang sifatnya fungsi
utama maupun yang sifatnya fungsi
penunjang, kedua fungsi ini
berlangsung dengan lancar, efisien,
dan efektif.
a. Fungsi Utama
Fungsi utama adalah keseluruhan
aktivitas pokok yang harus
dilakukan demi tercapainya
tujuan.
b. Fungsi Penunjang
Fungsi penunjang adalah berbagai
upaya yang mendukung
pelaksanaan fungsi utama.
c. Fungsi Periferal
Fungsi periferal berkaitan dengan
kegiatan yang bersifat kegiatan
social, kegiatan informal, dan
kegiatan seremonial.
Bentuk dan sifat berbagai jenis
fungsi tersebut menentukan sarana
prasarana apa yang diperlukan oleh
organisasi dalam pemenuhan
kebutuhan minimum agar semua
fungsi organisasi terselenggara
lancar, namun apabila pemenuhan
bukan saja pada batas minimum akan
mendapatkan manfaat untuk
meningkatkan kinerja organisasi.
2. Dimana dibutuhkan ?
Hal ini menyangkut pada
lokasi/tempat penyelenggaraan
kegiatan bisa terbatas pada satu
tempat tertentu atau tersebar
diseluruh kegiatan yang
diselenggarakan. Mudah dipahami
bahwa bentuk dan jenis sarana
prasarana yang diperlukan untuk
menyelenggarakan fungsi tertentu
dipengaruhi oleh lokasi kegiatan.
3. Kapan dibutuhkan ?
Berkaitan dengan dua hal, yaitu suatu
saat tertentu dan satu kurun waktu
tertentu, dengan demikian ketepatan
waktu untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu. Ketetapan
waktu sangat penting untuk berbagai
maksud seperti menjaga mutu hasil
pekerjaan, mencegah terjadinya
penumpukan bahan digudang yang
memerlukan biaya pemeliharaan,
efisiensi pemanfaatan tenaga kerja
dan tidak tertingginya tipe model
peralatan tersebut telah beredarnya
produk dengan teknologi yang lebih
mutakhir.
4. Bagaimana sarana dan prasarana
dibutuhkan ?
Dilihat dari dua segi, yaitu
mekanisme dan prosedur kerja
dikaitkan dengan penyelenggaraan
fungsi utama dan fungsi penunjang,
lebih tepatnya ada interaksi antara
karyawan dengan mesin, antara
karyawan dengan karyawan lain dan
antara satuan kerja dengan satuan
kerja lainnya.
5. Siapa yang membutuhkan ?
Bahwa karyawan merupakan unsur
terpenting dalam seluruh proses
administrasi, dimana mutu
perencanaan yang dihasilkan sangat
tergantung pada tingkat kemampuan
para perencana melakukan analisis
terhadap kebutuhan peralaran dan
penyelenggaraan kegiatan organisasi
semata-mata didasarkan pada
pendekatan efisiensi dan efektifitas
kerja saja, pemanfaatan peralatan
yang sarat teknologi mutakhir karena
dengan pemanfaatan teknologi
tersebut pekerjaan akan dapat
diselesaikan dengan lebih cepat,
tingkat akurasi akan tinggi dan
demikian produktivitas organisasi
akan semakin tinggi pula.
Pengadaan Prasarana Kantor
Pengadaan prasarana kantor pada
dasarnya merupakan upaya
merealisasikan rencana pengadaan
prasarana yang telah disusun
sebelumnya. Pengadaan merupakan
serangkaian kegiatan menyediakan
berbagai jenis sarana dan prasarana
kantor sesuai dengan kebutuhan
untuk mencapai tujuan perusahaan.
Kebutuhan sarana prasarana dapat
berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi, jumlah, waktu, tempat,
dan harga serta sumber yang dapat
dipertanggung jawabkan. Pengadaan
dilakukan sebagai bentuk realisasi
atas perencanaan yang telah
dilakukan sebelumnya. Tujuannya
untuk menunjang proses kegiatan
perkantoran agar berjalan efektif dan
efisien sesuai dengan tujuan yang
diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana
merupakan berbagai kegiatan
pengadaan alat dan barang
berdasarkan rencana yang telah
disusun dan ditetapkan. Pengadaan
sarana dan prasarana dapat dilakukan
dengan membuat sendiri, menyewa,
meminjam dan membeli. Pada
umumnya, pengadaan sarana dan
prasarana dilakukan dengan cara
membeli karena relatif lebih mudah
dan dapat dilaksanakan oleh
organisasi pengadaan sarana dan
prasarana ini dapat dengan
menempuh cara tender. Menurut
Donald J. Bowersox, (2001:67)
sebelum pengadaan, proses
perencanaan merupakan satu proses
yang harus ditempuh agar pengadaan
yang ada menjadi berguna dan
pengadaan yang ada tidak
memboroskan anggaran organisasi
.
Lebih lanjut lagi,Geofrey Mills, et.,
all. (2001:10) mengemukakan bahwa
yang menjadi dasar dalam proses
pengadaan adalah:
1. Apakah wilayah kerja memadai?
2. Dapatkah juru tulis bekerja
dengan nyaman?
3. Apakah juru tulis dapat
menggunakan kedua tangannya?
4. Dapatkah pekerjaan diselia
5. Apakah pekerjaannya terlindungi
secara memadai?
6. Apakah ada tempat penyimpanan
yang cocok untuk barang milik
pribadi juru tulis?
7. Dapatkah wilayah kerja
dibersihkan?
Lebih lanjut lagi, Geofrey Mills, ett,
all. menyatakan pokok-pokok berikut
harus diingat sewaktu membeli
perabot:
1. Staf harus dilibatkan sedapat
mungkin dalam pemilihan;
2. Pilihan antara kayu dan baja
tidak penting sekarang karena
biasanya kedua bahan tersebut
digunakan bersama;
3. Beberapa system memiliki
pemilihan warna;
4. Plastik tidak dapat diperbaiki,
tetapi kuat untuk bagian dalam
laci;
5. Tidak boleh ada tepi atau sudut
yang tajam atau bergerigi;
6. Kunci harus terbenam atau rata
dengan permukaan;
7. Tirai harus mudah dipasang atau
dilepas;
8. Meja kerja atau meja biasa harus
bisa distel ketinggiannya;
9. Unit peraga visual harus bisa
distel;
10. Bagian atas meja harus dapat
dibuat dengan beberapa bagian
yang dapat dimiringkan dari 1
derajat hingga 20 derajat.
Penyimpanan Prasarana Kantor
Penyimpanan merupakan salah satu
fungsi yang penting dalam
manajemen sarana dan prasarana.
Sarana dan prasarana kerja yang
diadakan dengan berbagai cara
mungkin saja tidak langsung
digunakan. Berbagai kegiatan
pengadaan menyangkut:
1. Klasifikasi
Adanya klasifikasi yang jelas bagi
setiap peralatan dan barang,baik
2.
a.
b.
c.
d.
yang sifatnya habis sekali pakai
(non durable googs), kode
identifikasi barang harus diketahui
oleh yang berwenang apabila
barang keluar;
Tempat Penyimpanan
Tersedianya tempat penyimpanan
yang memenuhi npersyaratan
antara lain:
Terjalinnya Keamanan.
Terjaminnya Keamanan
alat/barang yang disimpan dalam
arti tidak mudah dijangkau oleh
pihak-pihak yang tidak
berkepentingan baik dalam
maupun luar organisasi
Penyimpanan Alat/Barang
Terlindung dari kerusakan yang
disebabkan kelembaban udara,
kebakaran, kebocoran atap tempat
penyimpanan. Tersedianya
pengatur suhu udara, alat
kebakaran.
Tata Cara Penyimpanan
Memudahkan pengambilan
apabila sudah waktu digunakan
adanya klasifikasi dan kode
identifikasi yang jelas maka
tempat penyimpanannya juga jelas
dan mempermudah;
Sistem Pengandalian Stok yang
Handal
Adanya system pengendalian stok
yang handal agar alat/barang yang
diperlukan selalu tersedia
ditempat penyimpanan untuk
digunakan sewaktu-waktu.
Dengan adanya mekanisme dan tata
cara pengaturan terhadap
penyimpanan barang tersebut di atas
dalam pemanfaatannya sehingga
barang tetap dalam kondisi baik
sebelum di realisasikan ke pengguna
dan pengamanan terhadap barang itu
sendiri.
Distribusi Prasarana Kantor
Prasarana kantor yang telah diadakan
dapatdidistribusikan. Pendistribusian
prasarana kantor adalah kegiatan
pemindahan barang dan tanggung
jawab dari seorang penanggung
jawab penyimpanan kepada unit-unit
atau orang-orang yang
membutuhkannya. Ada tiga langkah
pendistribusian prasarana kantor,
yaitu penyusunan alokasi barang,
pengiriman barang, dan penyerahan
barang. Dalam kaitan dengan
pendistribusian prasarana di kantor
ada beberapa asas yang perlu
diperhatikan dan dipegang teguh,
yaitu ketepatan barang yang
disalurkan, ketepatan kondisi barang
yang disalurkan. Sedangkan khusus
dalam kaitannya dengan penyusunan
alokasi barang ada empat hal yang
perlu ditetapkan, yaitu penerima
barang, waktu penyaluran barang,
jenis barang yang akan disalurkan
dan jumlah barang yang akan
disalurkan.
Distribusi dengan kata lain adalah
penyaluran dimana barang dari
penyimpanan sementara untuk
direalisasikan ke pengguna barang
dalam hal ini adalah bagian-bagian
yang memanfaatkan sarana prasarana
kantor. Salah satu cara yang harus
ditempuh untuk menjamin situasi
dengan menciptakan system
distribusi yang cepat, efisien, tetapi
sekaligus aman. Agar sistem
distribusi yang handal itu tercipta
diperlukan kerjasama yang erat
aantara satuan-satuan kerja pengguna
alat/barang tertentu dengan para
petugas penyimpanan, yaitu:
1. Kebutuhan yang Jelas
Pengguna alat/barang menyampaikan
kebutuhannya dengan jelas dalam
arti barang apa yang diperlukan,
jumlah apa dimana diperlukan dan
kapan diperlukan. Untuk
memperlancar pemrosesan semua
permintaan yang datang dari
berbagai satuan kerja
2. Kecekatan Petugas
Terdapat kecekatan petugas gudang
untuk memproses permintaan yang
diterimanya dan menyampaikan/
mengirimkannya kepada satuan
kerja.
Penggunaan dan Pemeliharaan
Prasarana Kantor
Begitu prasarana yang telah diadakan
itu didistribusikan kepada bagianbagian kantor, berarti prasarana
tersebut sudah berada dalam
tanggung jawab personel kantor
tersebut. Atas pelimpahan itu pula
bagian-bagian atau personel kantor
tersebut berhak memakainya untuk
kepentingan segala aktivitas di
kantor. Dalam kaitan dengan
pemakaian prasarana kantor itu, ada
dua prinsip yang harus diperhatikan,
yaitu prinsip efektivitas dan prinsip
efisiensi. Dengan prinsip efektivitas
berarti semua pemakaian prasarana
kantor harus ditujukan semata-mata
dalam rangka memperlancar
pencapaian tujuan organisasi
tersebut, baik secara langsung
maupun tidak langsung. Sedangkan
dengan prinsip efisiensi berarti
pemakaian semua prasarana kantor
harus secara hemat dan dengan hatihati sehingga semua prasarana yang
ada tidak mudah habis, rusak, atau
hilang.
Dalam rangka memenuhi kedua
prinsip tersebut di atas maka paling
tidak ada tiga kegiatan pokok yang
perlu dilakukan oleh personel kantor
yang akan memakai prasarana
kantor, yaitu memahami petunjuk
penggunaan prasarana kantor,
menata prasarana kantor, dan
memelihara baik secara kontinu
maupun berkala semua prasarana
kantor.
Sedangkan dalam hubungannya
dengan pemeliharaan prasarana
kantor, ada beberapa macam
pemeliharaan ditinjau dari sifatnya,
ada empat macam pemeliharaan,
yaitu :
Pemeliharaanbersifat pengecekan
Pemeliharaan yang bersifat
pencegahan
Pemeliharaan yang bersifat
perbaikan ringan, dan
Pemeliharaan yang bersifat
perbaikan berat
Apabila dilihat dari segi waktunya,
ada dua macam pemeliharaan
prasarana kantor, yaitu pemeliharaan
sehari-hari dan pemeliharaan berkala.
Penggunaan barang meliputi dua
kategori yaitu inventaris yang tidak
habis sekali pakai dan inventaris
habis pakai, dalam administrasi
logistik prinsip efisiensi dan
efektivitas merupakan hal yang perlu
dipegang menjaga adanya
pemborosan, pemborosan terjadi
karena dua faktor, yaitu: sikap dan
kurangnya keterampilan
menyelesaikan tugas :
1. Sikap Mental
Sikap mental pada dasarnya
bentuk ketidakperdulian pada
berfungsinya alat/barang yang
digunakan karyawan dan
ketidakjujuran dalam mengelola
kekayaan milik organisasi;
2. Kurangnya Keterampilan
Kurangnya keterampilan
menyelesaikan tugas, dalam
melaksanakan tugasnya sering
banyak melakukan kesalahan.
Hingga pemborosan terhadap
alat/barang menjadi rusak.
Dalam pengelolaan terhadap sarana
dan prasarana kantor, kegiatan
penting yang perlu diperhatikan
meliputi pemeliharaan
(maintenance), reparasi/perbaikan
(repair), peningkatan (batterment),
penggantian (replacement), dan
penambahan (addition).
Inventarisasi Prasarana Kantor
Inventarisasi adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data
yang diperlukan mengenai sarana
dan prasarana yang dimiliki.
Inventarisasi yang dilakukan di
setiap organisasi bisa saja berbeda,
namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama,
tujuannya yaitu :
Agar peralatan tidak mudah
hilang.
Adanya bukti secara tertulis
terhadap kegiatan pengelolaan
barang sehingga dapat
dipertanggung jawabkan.
Memudahkan dalam pegecekan
barang.
Memudahkan dalam
pengawasan.
Memudahkan ketika
mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal
55-59)
Penghapusan Prasarana Kantor
Selama proses inventaris kadangkadang petugasnya menemukan
prasarana yang rusak berat.
Prasarana itu tidak dapat digunakan
dan tidak dapat diperbaiki lagi.
Seandainya diperbaiki, perbaikan
akan menelan biaya yang sangat
besar sehingga lebih baik
membangun yang baru dari pada
memperbaikinya. Demikian pula,
ketika melakukan inventarisasi
prasarana kantor, petugasnya
mungkin menemukan beberapa
prasarana yang jumlahnya berlebihan
sehingga tidak digunakan lagi, dan
prasarana kuno yang tidak sesuai
dengan situasi. Apabila semua
prasarana tersebut tetap dibiarkan
atau disimpan, antara biaya
pemeliharaan dan kegunaanya secara
teknis dan ekonomis tidak seimbang.
Oleh karena itu, terhadap semua
barang ataupun prasarana kantor
tersebut perlu dilakukan
penghapusan.
Penghapusan sebagai salah satu
fungsi manajemen sarana dan
prasarana kantor memiliki arti:
Mencegah membatasi kerugian
atau pemborosan biaya untuk
keperluan pemeliharaan barangbarang yang semakin buruk
kondisinya.
Meringankan beban kerja dan
tanggung jawab pelaksana
inventaris.
Membebaskan satuan organisasi
dari pengurusan dan pertanggung
jawaban barang yang tidak
produktif lagi.
Membebaskan ruangan atau
pekarangan kantor dari
penumpukan barang-barang yang
tidak dipergunakan lagi.
Penghapusan dilaksanakan karena
inventaris milik organisasi tidak
habis sekali pakai atau mengalami
depresi nilai yang artinya semakin
lama barang tersebut digunakan
nilainya pun turun, dengan
pengecualian nilai tanah, bahkan
alat/barang suatu ketika akan
mencapai titik nol. Suatu organisasi
harus menetapkan kebijakan dalam
penghapusan berbagai alat/barang
yang dimilikinya, ada dua hal yaitu
prosedur penghapusan alat/barang
tertentu dan rencana pengadaan
alat/barang pengganti.
1. Prosedur Penghapusan
Prosedur penghapusan alat/barang
tertentu perlu terlihat dengan
jelas:
a. Siapa yang berwenang
memutuskan bahwa alat/barang
tertentu sudah waktunya dihapus
dari daftar inventaris organisasi;
b. Bagaimana bentuk penghapusan
akan dilakukan, misalnya,
dibuang, dijual kepada anggota
organisasi yang
menginginkannya, dilelang
kepada umumdan berbagai bentuk
lainnya;
c. Teknik melakukan depresiasi nilai
alat/barang yang akan dihapus,
adanya penentuan turunnya nilai
sekian proses setiap tahun dan
berbagai teknik lainnya;
d. Jika alat/barang tersebut
dijual/dilelang perlu kejelasan
pemanfaatan dana yang diperoleh
dari penjualan atau pelelangan
yang terjadi.
2. Rencana Pengadaan Pengganti
Dengan terjadinya penghapusan,
rencana pengadaan alat/barang
pengganti sudah harus dilakukan.
KESIMPULAN
Manajemen Prasarana Kantor
didefinisikan sebagai proses kerja
sama pendayagunaan semua
prasarana kantor secara efektif dan
efisien. Manajemen prasarana kantor
itu sendiri meliputi kegiatan
perencanaan, pengadaan,
penyimpanan , pendistribusian,
penggunaan dan pemeliharaan,
inventarisasi, dan penghapusan.
Tersedianya prasarana kantor
sebagai penunjang berlangsungnya
pekerjaan kantor yang cukup dengan
kualitas yang baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi
dimanapun dalam penyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Tanpa adanya
prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor,
tempat berlangsungnya kegiatan
yang berkaitan dengan pekerjaan
ketatausahaan atau administrasi, juga
sangat memerlukan prasarana kantor.
Bahkan tidak akan ada pekerjaan
kantor yang tidak berkaitan dengan
prasarana kantor. Dengan adanya
manajemen prasarana kantor yang
baik diharapkan Pekerjaan kantor
membutuhkan dukungan prasarana
yang memadai, agar tujuan
pelaksanaan pekerjaan kantor dapat
tercapai dengan optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2014. Manajemen.
Jakarta: Bumi Aksara
Chaniago, Harmon. 2013.
Manajemen Kantor Kontemporer.
Bandung: Akbar Limas Perkasa
Kamus Besar Bahasa Indonesia,
Jakarta: Balai Pustaka, 2002.
Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul
Memahami Prinsip-Prinsip
Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran.
Jakarta: Erlangga
Priansa Donni Juni, Garnida Agus.
2013. Manajemen Perkantoran.
Bandung:
Alfabeta.
Zhen Chen. 2014. Artikel “Principles
of Facilities Management” dari
Journal of
Facilities Management Vol. 13
yang tersedia dalam
www.emeraldinsight.com
Plagiarism Checker X
Originality Report
Similarity Found: 12%
Date: Thursday, June 09, 2016
Statistics: 385 words Plagiarized / 3201 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs
Optional Improvement.
-----------------------------------------------------------------------------------------Pengaruh Manajemen Kantor Terhadap Kegiatan
Operasional Kantor dan Produktivitas Karyawan Yandi Kurniawan
Administrasi Niaga-Politeknik Negeri Bandung Abstract