Kas bank | Winarto's Website dana kas kecil
| Dana Kas Kecil Module 1
Disusun Oleh : Winarto, M.Pd. Accounting Teacher of SMKN 1 Girimulyo
PEMERINTAH KABUPATEN KULON PROGO
DINAS PENDIDIKAN
SMK NEGERI 1 GIRIMULYO
Alamat : Sokomoyo, Jatimulyo, Girimulyo, Kulon Progo(2)
| Dana Kas Kecil Module 2
A. PENDAHULUAN
Dana Kas Kecil (Petty Cash) : sejumlah uang kas /uang tunai yg disediakan persh utk membayar pengeluaran-pengeluaran yg jumlahnya relatif kecil & tdk ekonomis bila dibayar dgn cek. Walapun jumlah pengeluarnnya kecil, namu sangat sering terjadi, sehingga pada akhirnya juga akan menjadi besar. Oleh karena itu pengeluaran harus dikendalikan secara tepat.
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama organisasi untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, organisasi biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
Sistem kas dibagi menjadi tiga sub sistem, yaitu sub sistem penerimaan kas, sub sistem pengeluaran kas dan sub sistem kas kecil. Sub sistem kas kecil terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
a. Pembentukan dana kas kecil
b. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil c. Pengisian kembali dana kas kecil
Pembentukan Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Jika pemegang kas kecil sudah ditunjuk maka kasir perusahaan menarik cek sebesar dana yang sudah ditetapkan dan diserahkan pada pemegang kas kecil.
Misalkan pada tanggal 1 Juli 2012, PT MUTIARA membentuk dana kas kecil sebesar Rp 300.000,- maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana tersebut adalah:
(3)
| Dana Kas Kecil Module 3
TGL KETERANGAN REF D K
Juli 1 Kas Kecil Rp 300.000,-
Kas Rp 300.000,-
(untuk mencatat pembentukan kas kecil)
Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan akun kas kecil.
Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeleuaran dan kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri bukti-bukti pendukungnya.
Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil maupun oleh pemakai kas kecil. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali. Berikut contoh dokumen yang digunakan dalam prosedur permintaan &pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil :
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta : No. PPKK
456780
Tgl. Departemen : Disetujui :
Jumlah rupiah :
Jumlah dengan huruf _______________________________________
Penjelasan __________________________________________________ _____________________________________________________________
Keterangan :
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK), digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. bagi pemegang kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti dikeluarkannya kas kecil. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pemakai kas kecil.
(4)
| Dana Kas Kecil Module 4
Bukti Pengeluaran Kas Kecil
UD Barokah Jln. Durian CT 8/94
Yogyakarta BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Jumlah yang di No. BPKK : 67859
terima menurut No. PPKK : _________
PPKK Rp ______________ Tgl. _________________
Jumlah yang telah
Dikeluarkan ______________ Jumlah sisa lebih/
Kurang Rp ______________
Tgl. No. Rekening Keterangan
Disetujui oleh : Diperiksa oleh : Dibuat oleh :
Bentuk Lain dari Bukti Pengeluaran Kas Kecil
No : 17 Rp 10.000,00
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL PENDAHULUAN
Tanggal 2 Nov 2012
Untuk : Pembersihan kaca
___________________________________________________________________ Dibebankan pada Biaya Umum Lain-lain
Disetujui oleh : Diterima oleh :
(Gunawan) (Suratno)
Keterangan :
Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas kecil untuk disimpan sementara.
(5)
| Dana Kas Kecil Module 5 Pengisian Kembali Dana Kas kecil
Jika dana kas kecil menipis, pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dikirimkan ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.
Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian.
Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan.
Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank)
Contoh formulir permintaan pengisian kembali kas kecil :
No. PPBK : 8970 Tgl.
___________
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
Tgl. No. BPKK Keterangan Jumlah
Diperiksa : Dibuat : Jumlah BPKK
Jumlah PPKK Uang Tunai Jml Dana Kas Kecil
Dibukukan : Dibayar : Disetujui :
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
(6)
| Dana Kas Kecil Module 6
C. SISTEM PENCATATAN DANA KAS KECIL (PETTY CASH)
Ada dua sistem pencatatan dana kas kecil , yaitu : 1. Sistem dana tetap (Imprest Fund System)
2. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System)
SISTEM DANA TETAP (IMPREST FUND SYSTEM)
Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen organisasi memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk. Dengan metode imprest, dana kas kecil dalam jumlah yang relative tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Ciri-ciri lain metode imprest adalah :
1) Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil. Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian pada bagian kas umum
2) Penggantian (pengisian kembali) dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan jumlah dana kas kecil yang telah digunakan, sehingga dana kas kecil yang tersedia akan kembali pada jumlah yang ditetapkan semula.
3) Bukti-bukti dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat dilakukan pengisian kembali kas kecil.
Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut disi kembali.
SISTEM DANA FLUKTUASI (FLUCTUATION FUND SYSTEM)
Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:
1. Pembentukan dana kas kecil
2. Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil 3. Pengisian dana kas kecil
4. Penambahan dana kas kecil, maupun
5. Pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.
Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti pada sistem dana
(7)
| Dana Kas Kecil Module 7
tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.
Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri). Dalam sistem ini besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil selalu diadakan pencatatan.
Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas opname. Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).
Perubahan dana kas kecil dengan sistem fluktuasi dicatat pada akun kas kecil. Transaksi pembentukan dana dan pengisian kembali kas kecil dicatat disisi DEBET kas kecil dari data jurnal pengeluaran kas umum. Sedangkan transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat disisi KREDIT dari data jurnal kas kecil yang diselenggarakan oleh pengelola kas kecil. Berikut ini perbedaan cara pencatatan dana kas kecil dengan sistem imprest dan sistem fluktuasi :
No. TRANSAKSI
Pencatatan dalam jurnal
Sistem dana tetap (imprest) Sistem dana tidak tetap (fluktuasi) 1. Pembentukan dana kas kecil Kas kecil xx Kas kecil xx
Kas xx Kas xx 2. Pengeluaran dari kas kecil TIDAK DIJURNAL Biaya perangko xx
(misalnya : pembelian Kas kecil xx
perangko, meterai, pemba- Biaya meterai xx
yaran rekening listrik, dan air) Kas kecil xx B. Listrik dan air xx Kas kecil xx 3. Pengisian kembali dana kas Biaya perangko xx Kas kecil xx
Kecil Biaya meterai xx Kas xx Biaya listrik & air xx
Kas xx
4. Penyetoran kembali ke kas Kas xx Kas xx (jika dana kas kecil dianggap Kas kecil xx Kas kecil xx terlalu besar)
Agar jelas rincian tentang pengeluaran kas kecil, pemegang dana kas kecil harus membuat buku kas kecil yang kolom-kolomnya disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut ini contoh kolom-kolom buku kas kecil :
(8)
| Dana Kas Kecil Module 8 BUKU KAS KECIL
Tgl. No.
Bukti Keterangan Penerimaan Pengeluaran
Akun-akun yang didebet B. List.
dan air
Perleng k kantor
B. angkut pembelian
Serba-serbi Akun Jumla
h
Contoh Soal :
PD LARIS MANIS menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Mei 2012 dengan menarik cek sebesar Rp 500.000,- Berikut ini transaksi-transaksi selama dua minggu pertama bulan Mei 2012. Mei 2 Dibayar biaya pemasangan iklan pada harian Kompas Rp 100.000,-
5 Dibeli perlengkapan kantor Rp 50.000,- 7 Dibayar biaya angkut pembelian Rp 75.000,- 10 Dibayar rekening listrik dan air Rp 100.000,-
11 Dibeli meterai Rp 24.000,- dan perangko Rp 20.000,- 15 Kas kecil diisi kembali
Diminta :
a. Buku kas kecil (Akun di debet : Biaya iklan, Perlengkapan kantor, Serba-serbi) b. Jurnal umum, jika menggunakan metode :
1) imprest 2) fluktuasi
(9)
| Dana Kas Kecil Module 5 JAWAB :
a. Buku Kas Kecil
Tgl. No. Bukti Keterangan Penerimaan Pengeluaran
Akun-akun yang didebet Biaya iklan Perlengk.
kantor
Serba-Serbi
Akun Jumlah
2012 Rp Rp Rp Rp Rp
Mei 1 Cek No. 005 Pembentukan dana 50.000 - - - - -
2 Iklan harian Kompas - 100.000 100.000 - - -
5 Perlengkapan kantor - 50.000 - 50.000
7 B. Angkut pembelian - 75.000 - - B. Angk. pembel. 75.000
10 Rek. Listrik & Air 100.000 - - B. Listrik & Air 100.000
11 Meterai & Perangko 44.000 - 44.000 - -
Jumlah 500.000 369.000 100.000 94.000 - 175.000
Saldo - 131.000
500.000 500.000
Mei 15 Saldo 131.000 - - - - -
(10)
| Dana Kas Kecil Module 6
b. Jurnal Umum
1) Sistem imprest Halaman : …………
Tgl. Keterangan Ref D (Rp) K (Rp)
2012
Mei 1 Kas Kecil 500.000
Kas 500.000
(mencatat pembentukan dana kas kecil)
5 B. Iklan 100.000
Perlengkapan kantor 94.000
B. Angkut pembelian 75.000
B. Listrik & Air 100.000
Kas 369.000
(mencatat pengisian kembali kas kecil)
2) Sistem fluktuasi Halaman : ………….
Tgl. Keterangan Ref D (Rp) K (Rp)
2012
Mei 1 Kas Kecil 500.000
Kas 500.000
(mencatat pembentukan dana kas kecil)
5 Perlengkapan kantor 50.000
Kas kecil 50.000
7 B. Angkut pembelian 75.000
Kas kecil 75.000
10 B. Listrik dan Air 100.000
Kas kecil 100.000
11 Perlengkapan kantor 44.000
Kas kecil 44.000
15 Kas kecil 369.000
Kas 369.000
(11)
| Dana Kas Kecil Module 7
c. Jika perusahaan menggunakan jurnal khusus maka jurnal pengeluaran kas nampak sebagai berikut :
1) Sistem imprest
Jurnal Pengeluaran Kas
Hal. : ……….
Tgl. Ket.
DEBET KREDIT
B. Akngt. Pembl.
Perlengk.
kant. Kas kecil
Serba-Serbi
Kas Akun Jumlah
2012 (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)
Mei 1 Pembentukan dnkk - - 500.000 - - 500.000
15 Pengisian kembali :
B. iklan - - - B. iklan 100.000 -
Perlengkapan kantor
- 94.000 - - - -
B. angkut pembelian 75.000 - - - - -
B. listrik & air - - - B. list &
air
100.000 369.000
2) Sistem fluktuasi
Jurnal Pengeluaran Kas
Hal. : ……….
Tgl. Ket.
DEBET KREDIT
B. Akngt. Pembl.
Perlengk.
kant. Kas kecil
Serba-Serbi
Kas Akun Jumlah
2012 (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)
Mei 1 Pembentukan dnkk - - 500.000 - - 500.000
15 Pengisian kembali
Kas kecil - - 369.000 - - 369.000
D. MENCATAT SALDO KAS KECIL KE NERACA
Untuk kepentingan penyusunan laporan keuangan tiap akhir periode dana kas kecil dihitung saldonya
1. Jika Menggunakan Sistem Dana Tetap
Saldo kas kecil dicatat sebesar dana kas kecil yang ditetapkan. Jika pada akhir periode tahun masih terdapat pengeluaran-pengeluaran yang belum diganti maka dibuat jurnal penyesuaian dengan mendebet akun-akun beban dengan mengkredit akun kas kecil.
(12)
| Dana Kas Kecil Module 8
Tujuan dibuatnya jurnal penyesuaian ini untuk menyamakan jumlah saldo akun kas kecil dengan sisa uang yang sebenarnya ada. Pada awal tahun berikutnya dibuat jurnal pembalik (Reversing Enties / Readjustment) agar saldo akun kas kecil tetap seperti semula, sehingga pada waktu diadakan pengisian kembali tidak terjadi kesalahan. Contoh :
Berikut ini sebagian transaksi yang terjadi pada PD MEKAR. Pada tanggal 20 Desember 2011 kas kecil diisi kembali dengan jumlah Rp 300.000,-. Pengeluaran untuk minggu terakhir bulan Desember, meliputi transaksi-transaksi :
Desember 25 Dibayar beban listrik Rp 40.000,-
28 Dibayar beban angkut pembelian Rp 50.000,- 30 Dibayar beban telegram Rp 100.000,-
Kas kecil hanya diisi kembali tiap tanggal 5 dan 20 Diminta : Buatlah :
1) Jurnal penyesuaian untuk mencatat transaksi-transaksi di atas
2) Buatlah neraca lajur sebagian yang menunjukkan saldo kas kecil per 31 Desember 2011, dan masukkan ayat-ayat penyesuaian ke kolom penyesuaian 3) Buatlah readjustment per 1 Januari 2012
Jawab
1) Jurnal Penyesuaian
TGL KETERANGAN REF DEBET KREDIT
2011
Des. Beban Listrik Rp 40.000,-
Beban Angkut Pembelian Rp 50.000,-
Beban Telegram Rp 100.000,-
Kas Kecil Rp 190.000,-
2) Neraca Lajur
No.
Perk Akun Bk. Besar
Neraca Saldo Ayat Penyesuaian NS Disesuaikan Laba Rugi Neraca
D K D K D K D K D K
Kas - - - -
Kas kecil 300.000 - - 190.000 110.000 - - - 110.000 -
Beban listrik - 40.000 40.000 - 40.000 -
Beban angkut pembl.
- 50.000 50.000 - 50.000 -
Beban telegram
(13)
| Dana Kas Kecil Module 9
3) Readjustmen
TGL KETERANGAN REF DEBET KREDIT
2012
Jan. Kas kecil Rp 190.000,-
Beban listrik Rp 40.000,-
Beban angkut pembelian Rp 50.000,-
Beban telegram Rp 100.000,-
Jika ditunjukkan dalam akun kas kecil, nampak sebagai berikut :
Nama Akun : Kas Kecil No : 112
Tgl Keterangan Ref D K Saldo
D K
2011
Des. 20 Kas JPK - - 300.000 -
31 Penyesuaian JP - 190.000 110.000 -
2. Jika Menggunakan Sistem Dana Tidak Tetap
Saldo kas kecil dicatat sebesar sisa dana yang sebenarnya ada pada saat itu tanpa membuat jurnal penyesuaian (lihat contoh PD MEKAR):
Dana Kas Kecil Rp 300.000,-
Pengeluaran-pengeluaran s.d. tanggal 31 Desember :
- B. Listrik Rp 40.000,-
- B. Angkut pembelian Rp 50.000,- - B. Telegram Rp 100.000,-
(Rp 190.000,-) Saldo kas kecil yang dicantumkan di Neraca per 31 Des. Rp 110.000,-
============
E. RANGKUMAN
1. Kas kecil/dana kas kecil adalah uang kas yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis/praktis bila dibayar dengan cek
2. Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.
3. Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam patty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian.
(14)
| Dana Kas Kecil Module 10
4. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. 5. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas
pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank).
6. Sistem kas kecil terdiri dari 3 jaringan prosedur a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
7. Metode pencatatan kas kecil dibedakan menjadi 2 : a. Sistem dana tetap (Imprest Fund System)
Dalam sistem ini jumlah dalam akun kas kecil selalu tetap yaitu sebesar saldo awalnya, sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat dalam kas kecil.
b. Sistem dana tidak tetap (Fluctuatiob Fund System)
Dalam sistem ini saldo kas kecil pada tiap akhir periode jumlahnya tidak tetap (berfluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
8. Dalam pengelolaan kas kecil biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu. Misalnya kas kecil tidak boleh untuk memberi pinjaman pada karyawan.
F. LATIHAN SOAL
SOAL TEORI
Kerjakan soal-soal di bawah ini singkat dan jelas!
1. Apa yang disebut dengan dana kas kecil? Jelaskan!
2. Apa alasan perusahaan membentuk dana kas kecil? Jealaskan! 3. Jelaskan prosedur pengelolaan dana kas kecil
4. Jelaskan perbedaan pencatatan kas kecil dalam sistem imprest dan sistem fluktuasi 5. Bagaimanakah cara mencantumkan saldo kas kecil pada akhir periode di Neraca?
SOAL PRAKTIK
Kerjakan soal-soal berikut dengan benar!
1. Pada tanggal 1 Juli 2012 Toko Barokah, Pengasih, Kulon Progo, membntuk dana kas kecil sebesar Rp 1.500.000,-. Pada tanggal 31 Juli 2012 dana kas kecil terdiri dari uang tunai dan bukti-bukti pengeluaran kas kecil sebagai berikut :
(15)
| Dana Kas Kecil Module 11
Juli 4 Biaya angkut pembelian Rp 170.000,-
9 Biaya pemasangan iklan kecil Rp 230.000,- 14 Pembelian perlengkapan kantor Rp 245.000,-
20 Biaya pengiriman Rp 155.000,-
25 Reparasi dan pemeliharaan Rp 420.000,-
30 Piutang karyawan Rp 200.000,-
31 Kas kecil diisi kembali dan dananya dinaikkan menjadi Rp 2.000.000,- Diminta :
a. Buatlah jurnal umum untuk mencatat transaksi-transaksi di atas jika kas kecil dicatat dengan: Sistem Dana Tetap dan Sistem Dana Tidak Tetap
b. Catat pula transaksi-transaksi di atas ke dalam jurnal pengeluaran kas
c. Catat transaksi-transaksi tersebut ke dalam buku kas kecil dan posting kea kun-akun buku besar yang sesuai.
d. Tunjukkan pengeluaran-pengeluaran (jika ada) yang seharusnya tidak dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil.
2. PD AMANAH membentuk dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah yang relative kecil. Transaksi di bawah ini adalah transaksi yang berhubungan dengan kas kecil. Ditetapkan bahwa pemegang kas kecil harus menyerahkan bukti-bukti pengeluarannya ke kas umum pada tiap-tiap tanggal 15 dan 30 setiap bulan. Transaksi dalam bulan Juni 2012 adalah sebagai berikut :
1 Juni Saldo kas kecil Rp 1.300.000,-
2 Juni Dana kas kecil diperbesar dengan menambah Rp 200.000,- 3 Juni Dibayar ongkos angkut barang yang dibeli Rp 280.000,- 4 Juni dibayar biaya perawatan alat toko Rp 150.000,-
5 Juni Dibeli perlengkapan toko Rp 245.000,-
6 Juni Dibayar ongkos angkut barang yang dijual Rp 60.000,- 10 Juni Dibayar biaya reparasi mesin kantor Rp 135.000,- 13 Juni Dibayar ongkos iklan perusahaan Rp 350.000,- 13 Juni dibayar perlengkapan toko Rp 140.000,- 15 Juni Pemegang kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluarannya serta
menerima penggantian sebesar total pengeluaran tersebut. Pada tanggal ini juga buku kas kecil ditutup dan dibuka kembali per 16 Juni.
17 Juni Dibayar biaya perawatan (service) kendaraan Rp 375.000,- 18 Juni Dibayar ongkos angkut pembelian barang Rp 125.000,- 20 Juni Dibayar biaya listrik dan telepon Rp 245.000,- 21 Juni Dibeli perlengkapan kantor Rp 120.000,- 25 Juni Dibayar ongkos angkut barang yang dijual Rp 160.000,- 28 Juni dibayar biaya perbaikan toko Rp 140.000,- 29 Juni Dibayar ongkos angkut pembelian barang Rp 120.000,-
(16)
| Dana Kas Kecil Module 12
30 Juni Pemegang kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluarannya serta menerima penggantian sebesar total pengeluaran tersebut. Pada tanggal ini juga buku kas kecil ditutup dan dibuka kembali per 1 Juli.
Diminta :
a. Bukukanlah semua transaksi di atas dalam buku kas kecil dengan liniatur tanggal, keterangan, No. bukti, penerimaan, pengeluaran dan perkiraan yang didebit. Perkiraan-perkiraan yang didebit terdiri atas keperluan kantor, biaya angkut pembelian, perangko dan meterai, biaya telegram dan serba-serbi (perkiraan, ref, jumlah)
b. Buat ayat jurnal dari semua transaksi di atas dalam buku jurnal umum, apabila : 1) Kas kecil dipakai dengan sistem dana tetap
2) Kas kecil dipakai dengan sistem dana tidak tetap.
(17)
| Dana Kas Kecil Module 13 Soal no. 4
(1)
| Dana Kas Kecil Module 8
Tujuan dibuatnya jurnal penyesuaian ini untuk menyamakan jumlah saldo akun kas kecil dengan sisa uang yang sebenarnya ada. Pada awal tahun berikutnya dibuat jurnal pembalik (Reversing Enties / Readjustment) agar saldo akun kas kecil tetap seperti semula, sehingga pada waktu diadakan pengisian kembali tidak terjadi kesalahan. Contoh :
Berikut ini sebagian transaksi yang terjadi pada PD MEKAR. Pada tanggal 20 Desember 2011 kas kecil diisi kembali dengan jumlah Rp 300.000,-. Pengeluaran untuk minggu terakhir bulan Desember, meliputi transaksi-transaksi :
Desember 25 Dibayar beban listrik Rp 40.000,-
28 Dibayar beban angkut pembelian Rp 50.000,- 30 Dibayar beban telegram Rp 100.000,-
Kas kecil hanya diisi kembali tiap tanggal 5 dan 20 Diminta : Buatlah :
1) Jurnal penyesuaian untuk mencatat transaksi-transaksi di atas
2) Buatlah neraca lajur sebagian yang menunjukkan saldo kas kecil per 31 Desember 2011, dan masukkan ayat-ayat penyesuaian ke kolom penyesuaian 3) Buatlah readjustment per 1 Januari 2012
Jawab
1) Jurnal Penyesuaian
TGL KETERANGAN REF DEBET KREDIT
2011
Des. Beban Listrik Rp 40.000,-
Beban Angkut Pembelian Rp 50.000,-
Beban Telegram Rp 100.000,-
Kas Kecil Rp 190.000,-
2) Neraca Lajur
No.
Perk Akun Bk. Besar
Neraca Saldo Ayat Penyesuaian NS Disesuaikan Laba Rugi Neraca
D K D K D K D K D K
Kas - - - -
Kas kecil 300.000 - - 190.000 110.000 - - - 110.000 -
Beban listrik - 40.000 40.000 - 40.000 -
Beban angkut pembl.
- 50.000 50.000 - 50.000 -
Beban telegram
(2)
| Dana Kas Kecil Module 9
3) Readjustmen
TGL KETERANGAN REF DEBET KREDIT
2012
Jan. Kas kecil Rp 190.000,-
Beban listrik Rp 40.000,-
Beban angkut pembelian Rp 50.000,-
Beban telegram Rp 100.000,-
Jika ditunjukkan dalam akun kas kecil, nampak sebagai berikut :
Nama Akun : Kas Kecil No : 112
Tgl Keterangan Ref D K Saldo
D K
2011
Des. 20 Kas JPK - - 300.000 -
31 Penyesuaian JP - 190.000 110.000 -
2. Jika Menggunakan Sistem Dana Tidak Tetap
Saldo kas kecil dicatat sebesar sisa dana yang sebenarnya ada pada saat itu tanpa membuat jurnal penyesuaian (lihat contoh PD MEKAR):
Dana Kas Kecil Rp 300.000,-
Pengeluaran-pengeluaran s.d. tanggal 31 Desember :
- B. Listrik Rp 40.000,-
- B. Angkut pembelian Rp 50.000,- - B. Telegram Rp 100.000,-
(Rp 190.000,-) Saldo kas kecil yang dicantumkan di Neraca per 31 Des. Rp 110.000,-
============
E. RANGKUMAN
1. Kas kecil/dana kas kecil adalah uang kas yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis/praktis bila dibayar dengan cek
2. Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.
3. Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam patty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian.
(3)
| Dana Kas Kecil Module 10
4. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. 5. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas
pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank).
6. Sistem kas kecil terdiri dari 3 jaringan prosedur a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
7. Metode pencatatan kas kecil dibedakan menjadi 2 : a. Sistem dana tetap (Imprest Fund System)
Dalam sistem ini jumlah dalam akun kas kecil selalu tetap yaitu sebesar saldo awalnya, sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat dalam kas kecil.
b. Sistem dana tidak tetap (Fluctuatiob Fund System)
Dalam sistem ini saldo kas kecil pada tiap akhir periode jumlahnya tidak tetap (berfluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
8. Dalam pengelolaan kas kecil biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu. Misalnya kas kecil tidak boleh untuk memberi pinjaman pada karyawan.
F. LATIHAN SOAL SOAL TEORI
Kerjakan soal-soal di bawah ini singkat dan jelas! 1. Apa yang disebut dengan dana kas kecil? Jelaskan!
2. Apa alasan perusahaan membentuk dana kas kecil? Jealaskan! 3. Jelaskan prosedur pengelolaan dana kas kecil
4. Jelaskan perbedaan pencatatan kas kecil dalam sistem imprest dan sistem fluktuasi 5. Bagaimanakah cara mencantumkan saldo kas kecil pada akhir periode di Neraca?
SOAL PRAKTIK
Kerjakan soal-soal berikut dengan benar!
1. Pada tanggal 1 Juli 2012 Toko Barokah, Pengasih, Kulon Progo, membntuk dana kas kecil sebesar Rp 1.500.000,-. Pada tanggal 31 Juli 2012 dana kas kecil terdiri dari uang tunai dan bukti-bukti pengeluaran kas kecil sebagai berikut :
(4)
| Dana Kas Kecil Module 11
Juli 4 Biaya angkut pembelian Rp 170.000,-
9 Biaya pemasangan iklan kecil Rp 230.000,- 14 Pembelian perlengkapan kantor Rp 245.000,-
20 Biaya pengiriman Rp 155.000,-
25 Reparasi dan pemeliharaan Rp 420.000,-
30 Piutang karyawan Rp 200.000,-
31 Kas kecil diisi kembali dan dananya dinaikkan menjadi Rp 2.000.000,- Diminta :
a. Buatlah jurnal umum untuk mencatat transaksi-transaksi di atas jika kas kecil dicatat dengan: Sistem Dana Tetap dan Sistem Dana Tidak Tetap
b. Catat pula transaksi-transaksi di atas ke dalam jurnal pengeluaran kas
c. Catat transaksi-transaksi tersebut ke dalam buku kas kecil dan posting kea kun-akun buku besar yang sesuai.
d. Tunjukkan pengeluaran-pengeluaran (jika ada) yang seharusnya tidak dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil.
2. PD AMANAH membentuk dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah yang relative kecil. Transaksi di bawah ini adalah transaksi yang berhubungan dengan kas kecil. Ditetapkan bahwa pemegang kas kecil harus menyerahkan bukti-bukti pengeluarannya ke kas umum pada tiap-tiap tanggal 15 dan 30 setiap bulan. Transaksi dalam bulan Juni 2012 adalah sebagai berikut :
1 Juni Saldo kas kecil Rp 1.300.000,-
2 Juni Dana kas kecil diperbesar dengan menambah Rp 200.000,- 3 Juni Dibayar ongkos angkut barang yang dibeli Rp 280.000,- 4 Juni dibayar biaya perawatan alat toko Rp 150.000,-
5 Juni Dibeli perlengkapan toko Rp 245.000,-
6 Juni Dibayar ongkos angkut barang yang dijual Rp 60.000,- 10 Juni Dibayar biaya reparasi mesin kantor Rp 135.000,- 13 Juni Dibayar ongkos iklan perusahaan Rp 350.000,- 13 Juni dibayar perlengkapan toko Rp 140.000,- 15 Juni Pemegang kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluarannya serta
menerima penggantian sebesar total pengeluaran tersebut. Pada tanggal ini juga buku kas kecil ditutup dan dibuka kembali per 16 Juni.
17 Juni Dibayar biaya perawatan (service) kendaraan Rp 375.000,- 18 Juni Dibayar ongkos angkut pembelian barang Rp 125.000,- 20 Juni Dibayar biaya listrik dan telepon Rp 245.000,- 21 Juni Dibeli perlengkapan kantor Rp 120.000,- 25 Juni Dibayar ongkos angkut barang yang dijual Rp 160.000,- 28 Juni dibayar biaya perbaikan toko Rp 140.000,- 29 Juni Dibayar ongkos angkut pembelian barang Rp 120.000,-
(5)
| Dana Kas Kecil Module 12
30 Juni Pemegang kas kecil menyerahkan bukti-bukti pengeluarannya serta menerima penggantian sebesar total pengeluaran tersebut. Pada tanggal ini juga buku kas kecil ditutup dan dibuka kembali per 1 Juli.
Diminta :
a. Bukukanlah semua transaksi di atas dalam buku kas kecil dengan liniatur tanggal, keterangan, No. bukti, penerimaan, pengeluaran dan perkiraan yang didebit. Perkiraan-perkiraan yang didebit terdiri atas keperluan kantor, biaya angkut pembelian, perangko dan meterai, biaya telegram dan serba-serbi (perkiraan, ref, jumlah)
b. Buat ayat jurnal dari semua transaksi di atas dalam buku jurnal umum, apabila : 1) Kas kecil dipakai dengan sistem dana tetap
2) Kas kecil dipakai dengan sistem dana tidak tetap.
(6)
| Dana Kas Kecil Module 13