Penerapan SPMI di Politeknik Aceh
PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Penerapan SPMI di Politeknik Aceh
Said Iskandar Zulkarnain *
*Politeknik Aceh, Ketua Unit Penjaminan Mutu
Abstract
STRATEGI PENERAPAN PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI POLITEKNIK ACEH Said
Iskandar Zulkarnain[1] Pendahuluan Politeknik Aceh merupakan sebuah perguruan tinggi swasta
yang berada di bawah naungan Yayasan Politeknik Aceh. Kampus yang berlokasi di kota Banda Aceh
ini didirikan pada tanggal 22 Mei 2008 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional
No.78/D/O/2008. Kampus vokasi ini merupakan hasil kolaborasi Pemerintah Kota Banda Aceh,
Pemerintah Provinsi Aceh, Kementrian Pendidikan Nasional, Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi
Aceh/Nias (BRR) dengan Chevron Corporation, dan The United State Agency for International
Development (USAID). Para stakeholders tersebut dan juga masyarakat Aceh mengharapkan dengan
kehadiran Politeknik Aceh dapat menjadi solusi bagi Aceh dalam penyediaan SDM yang terlatih,
berkualitas, profesional, dan terpercaya untuk pengelolaan hasil kekayaan alam yang melimpah
pasca bencana gempa bumi dan tsunami 26 Desember 2004 dan berakhirnya konflik bersenjata
antara pemerintah Republik Indonesia (RI) dan Gerakan Aceh Merdeka (GAM) dengan
ditandatanganinya MOU Helsinki yang telah menelan korban jiwa hingga ratusan ribu jiwa. Oleh
karena itu, sesuai dengan visinya Menjadi institusi pendidikan terkemuka yang menghasilkan
sumber daya yang produktif, inovatif dan mampu bersaing di tingkat global , kehadiran Politeknik
Aceh diharapkan dapat menciptakan SDM-SDM handal untuk bangkit membangun kembali wilayah
Aceh yang telah porak-poranda dengan memanfaatkan potensi Aceh yang kaya akan sumber daya
alam. Untuk mewujudkan hal tersebut, Politeknik Aceh perlu merancang dan menerapkan sebuah
sistem penjaminan mutu internal (SPMI) sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem
penjaminan mutu perguruan tinggi sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang nomor 12 tahun
2012 tentang Pendidikan Tinggi. Selain itu, era globalisasi dan pemberlakuan pasar bebas yang
semakin dekat, menuntut Politeknik Aceh untuk terus meningkatkan mutunya sehingga bisa
menghasilkan lulusan yang mempunyai kompetensi yang dapat bersaing di mana saja dengan
menerapkan SPMI dalam segala aktivitas tridharma-nya. Tentu saja sebagai sebuah perguruan
tinggi yang masih baru, merancang sebuah sistem penjaminan mutu internal yang baik bukanlah hal
yang mudah. Selain masih fokus membangun pondasi sistem pendidikan yang kokoh dan berkualitas,
belum adanya standar yang baku terkait seperti apa pendidikan yang bermutu membuat Politeknik
Aceh perlu mencari sebuah model standar yang ideal untuk diterapkan secara bertahap sesuai
dengan perkembangan terkini yang telah dicapai oleh kampus yang bermotto Your local partner to
win global competition ini. Strategi Penerapan SPMI di Politeknik Aceh
Untuk mensiasati ketiadaan standar untuk dijadikan indikator pencapaian keberhasilan, Politeknik
Aceh menetapkan nilai akreditasi sebagai titik poin pencapaian pelaksanaan penjaminan mutu. Titik
poin yang dijadikan standar bukan hanya sekedar nilai yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi
Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), tetapi juga segala penilaian untuk setiap poin yang terdapat
pada setiap standar yang terdapat pada borang akreditasi program studi maupun yang terdapat
pada borang akreditasi institusi. Keberhasilan penjaminan mutu akhirnya dapat dilihat dari
meningkatnya nilai akreditasi untuk setiap tahapan yang terdapat pada Rencana Induk
Pengembangan (RIP) Politeknik Aceh 2008-2027, sebagaimana yang terlihat pada Gambar 1 berikut:
Gambar 1 Tahapan Pencapaian Mutu Seluruh seluruh poin penilaian pada borang akreditasi prodi
maupun institusi ditetapkan sebagai indikator pencapaian standar yang harus dicapai sesuai dengan
target pencapaian nilai akreditasi pada periode yang sedang berjalan. Setiap item tersebut
diklasifikasikan ke dalam tiga standar mutu manajemen dan organisasi (standar 1, standar 2, dan
standar 6 bagian keuangan), standar mutu pendidikan (standar 3 sampai dengan standar 6 selain
bagian keuangan), standar mutu penelitian dan pengabdian masyarakat (Standar 7). Terbitnya
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional
Pendidikan Tinggi sangat membantu Politeknik Aceh dalam menyusun dan mengembangkan Sistem
Penjaminan Mutu Internalnya. Standar mutu yang telah dibuat sebelumnya dikompilasi ulang
dengan standar minimum yang ada di Permendikbud tersebut menjadi Standar Mutu Politeknik
Aceh. Berdasarkan target yang harus dicapai tersebut, disusunlah program-program kerja minimal
setiap unit dan bagian untuk mencapai standar yang telah ditetapkan. Program kerja tersebut
dituangkan dalam bentuk Rencana Strategis (Renstra) Lima Tahunan yang kemudian dijabarkan
menjadi program tahunan dalam bentuk Rencana Operasional (Renop). Tentu saja, kegiatankegiatan yang sudah tersusun secara sistematis tersebut tidak mematikan kreativitas tiap unit atau
karyawan untuk melakukan berbagai program tambahan atau memvariasikan program yang telah
ada yang diyakini dapat menambah ketercapaian standar. Setiap tahun pencapaian indikatorindikator pencapaian mutu tersebut dievaluasi dan dijadikan sebagai baseline pada Renop tahun
berikutnya. Proses evaluasi dilakukan baik ketika program sedang berjalan, maupun ketika program
telah berakhir. Contoh proses evaluasi yang dilakukan antara lain: teaching observation secara
random setiap semester, monitoring pelaksanaan kuliah, monitoring penyelesaian tugas akhir
mahasiswa, monitoring program praktik industri, dan lain-lain. Sedangkan contoh evaluasi ketika
program telah berakhir antara lain: pengisian kuisioner evaluasi pengajaran dosen oleh mahasiswa,
survey kepuasan calon alumni terhadap pelayanan kampus, dan evaluasi berbagai kegiatan lain.
Selain evaluasi program, setiap satuan kerja di Politeknik Aceh diwajibkan membuat laporan
evaluasi diri setiap tahun yang berisi pencapaian target setiap standar yang dibebankan kepada
setiap unit. Laporan ini dijadikan salah satu indikator kinerja setiap pelaksana satuan kerja atau
bagian. Dari evaluasi setiap program dan evaluasi diri setiap unit ini, Unit Penjaminan Mutu
Politeknik Aceh melakukan audit tahunan. Audit tahunan ini tidak hanya mengecek kebenaran
pencapaian standar, tetapi juga memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan terhadap
pelaksanaan standar ataupun peningkatan indikator pencapaian standar apabila indikator standar
yang ada telah terpenuhi. Penutup Proses pengimplementasian sistem penjaminan mutu internal
seperti yang telah dipaparkan di atas telah sejalan dengan sistem manajemen kendali mutu model
PPEPP sebagaimana yang terdapat pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49
tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang telah diubah Peraturan Menteri Riset,
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan
Tinggi dengan kegiatannya terdiri dari: Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi
Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar, dan Peningkatan Standar. Sampai dengan
saat ini di periode kedua (2013-2018) Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh, atas ridha dan
rahmat Yang Maha Kuasa, proses implementasi penjaminan mutu internal masih berjalan sesuai
dengan yang diharapkan. Politeknik Aceh merupakan satu-satunya perguruan tinggi swasta di Aceh
yang memperoleh akreditasi B. Begitu juga dengan akreditasi seluruh prodi yang hampir seluruhnya
memperoleh akreditasi B, kecuali prodi yang baru didirikan. Saat ini Politeknik Aceh telah mulai
mempersiapkan program-program untuk tahapan ketiga untuk meraih akreditasi A. Tentu saja
dalam menempuh proses yang tersebut, berbagai hambatan dan tantangan akan bermunculan baik
dari internal maupun eksternal. Sebagai contoh permasalahan dari internal adalah adanya dosen
yang diterima menjadi PNS di berbagai instansi pemerintahan, sehingga Politeknik Aceh harus
mempersiapkan penggantinya untuk memenuhi standar dosen baik dari segi kuantitas (rasio dosen
terhadap mahasiswa) maupun dari segi kualitasnya (pendidikan dan jabatan fungsional). Sedangkan
permasalahan dari eksternal antara lain, perubahan peraturan menteri tentang standar nasional
pendidikan tinggi dan aturan-aturan yang lain membuat Politeknik Aceh juga harus menyesuaikan
standarnya sesuai peraturan terbaru. Begitu pula bila Standar BAN PT diubah di masa yang akan
datang, maka berbagai standar-standar mutu yang dibuat berdasarkan standar yang lama juga harus
direvisi. Proses penjaminan mutu ini merupakan proses perubahan yang terus-menerus yang tidak
akan pernah berakhir. Perubahan ke arah yang lebih baik hanya akan terwujud bila sistem
penjaminan mutu internal perguruan tinggi betul-betul dilakukan secara terencana, sistematis dan
kontinyu, sebagaimana Firman Allah SWT: Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada
Allah dan hendaklah Setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok
(akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu
kerjakan. (Surat Al-Hasyr, ayat 18)
[1] Ketua Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh, Hp.082166706570, email:
said@politeknikaceh.ac.id
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Penerapan SPMI di Politeknik Aceh
Said Iskandar Zulkarnain *
*Politeknik Aceh, Ketua Unit Penjaminan Mutu
Abstract
STRATEGI PENERAPAN PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI POLITEKNIK ACEH Said
Iskandar Zulkarnain[1] Pendahuluan Politeknik Aceh merupakan sebuah perguruan tinggi swasta
yang berada di bawah naungan Yayasan Politeknik Aceh. Kampus yang berlokasi di kota Banda Aceh
ini didirikan pada tanggal 22 Mei 2008 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional
No.78/D/O/2008. Kampus vokasi ini merupakan hasil kolaborasi Pemerintah Kota Banda Aceh,
Pemerintah Provinsi Aceh, Kementrian Pendidikan Nasional, Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi
Aceh/Nias (BRR) dengan Chevron Corporation, dan The United State Agency for International
Development (USAID). Para stakeholders tersebut dan juga masyarakat Aceh mengharapkan dengan
kehadiran Politeknik Aceh dapat menjadi solusi bagi Aceh dalam penyediaan SDM yang terlatih,
berkualitas, profesional, dan terpercaya untuk pengelolaan hasil kekayaan alam yang melimpah
pasca bencana gempa bumi dan tsunami 26 Desember 2004 dan berakhirnya konflik bersenjata
antara pemerintah Republik Indonesia (RI) dan Gerakan Aceh Merdeka (GAM) dengan
ditandatanganinya MOU Helsinki yang telah menelan korban jiwa hingga ratusan ribu jiwa. Oleh
karena itu, sesuai dengan visinya Menjadi institusi pendidikan terkemuka yang menghasilkan
sumber daya yang produktif, inovatif dan mampu bersaing di tingkat global , kehadiran Politeknik
Aceh diharapkan dapat menciptakan SDM-SDM handal untuk bangkit membangun kembali wilayah
Aceh yang telah porak-poranda dengan memanfaatkan potensi Aceh yang kaya akan sumber daya
alam. Untuk mewujudkan hal tersebut, Politeknik Aceh perlu merancang dan menerapkan sebuah
sistem penjaminan mutu internal (SPMI) sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem
penjaminan mutu perguruan tinggi sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang nomor 12 tahun
2012 tentang Pendidikan Tinggi. Selain itu, era globalisasi dan pemberlakuan pasar bebas yang
semakin dekat, menuntut Politeknik Aceh untuk terus meningkatkan mutunya sehingga bisa
menghasilkan lulusan yang mempunyai kompetensi yang dapat bersaing di mana saja dengan
menerapkan SPMI dalam segala aktivitas tridharma-nya. Tentu saja sebagai sebuah perguruan
tinggi yang masih baru, merancang sebuah sistem penjaminan mutu internal yang baik bukanlah hal
yang mudah. Selain masih fokus membangun pondasi sistem pendidikan yang kokoh dan berkualitas,
belum adanya standar yang baku terkait seperti apa pendidikan yang bermutu membuat Politeknik
Aceh perlu mencari sebuah model standar yang ideal untuk diterapkan secara bertahap sesuai
dengan perkembangan terkini yang telah dicapai oleh kampus yang bermotto Your local partner to
win global competition ini. Strategi Penerapan SPMI di Politeknik Aceh
Untuk mensiasati ketiadaan standar untuk dijadikan indikator pencapaian keberhasilan, Politeknik
Aceh menetapkan nilai akreditasi sebagai titik poin pencapaian pelaksanaan penjaminan mutu. Titik
poin yang dijadikan standar bukan hanya sekedar nilai yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi
Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), tetapi juga segala penilaian untuk setiap poin yang terdapat
pada setiap standar yang terdapat pada borang akreditasi program studi maupun yang terdapat
pada borang akreditasi institusi. Keberhasilan penjaminan mutu akhirnya dapat dilihat dari
meningkatnya nilai akreditasi untuk setiap tahapan yang terdapat pada Rencana Induk
Pengembangan (RIP) Politeknik Aceh 2008-2027, sebagaimana yang terlihat pada Gambar 1 berikut:
Gambar 1 Tahapan Pencapaian Mutu Seluruh seluruh poin penilaian pada borang akreditasi prodi
maupun institusi ditetapkan sebagai indikator pencapaian standar yang harus dicapai sesuai dengan
target pencapaian nilai akreditasi pada periode yang sedang berjalan. Setiap item tersebut
diklasifikasikan ke dalam tiga standar mutu manajemen dan organisasi (standar 1, standar 2, dan
standar 6 bagian keuangan), standar mutu pendidikan (standar 3 sampai dengan standar 6 selain
bagian keuangan), standar mutu penelitian dan pengabdian masyarakat (Standar 7). Terbitnya
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tahun 2014 tentang Standar Nasional
Pendidikan Tinggi sangat membantu Politeknik Aceh dalam menyusun dan mengembangkan Sistem
Penjaminan Mutu Internalnya. Standar mutu yang telah dibuat sebelumnya dikompilasi ulang
dengan standar minimum yang ada di Permendikbud tersebut menjadi Standar Mutu Politeknik
Aceh. Berdasarkan target yang harus dicapai tersebut, disusunlah program-program kerja minimal
setiap unit dan bagian untuk mencapai standar yang telah ditetapkan. Program kerja tersebut
dituangkan dalam bentuk Rencana Strategis (Renstra) Lima Tahunan yang kemudian dijabarkan
menjadi program tahunan dalam bentuk Rencana Operasional (Renop). Tentu saja, kegiatankegiatan yang sudah tersusun secara sistematis tersebut tidak mematikan kreativitas tiap unit atau
karyawan untuk melakukan berbagai program tambahan atau memvariasikan program yang telah
ada yang diyakini dapat menambah ketercapaian standar. Setiap tahun pencapaian indikatorindikator pencapaian mutu tersebut dievaluasi dan dijadikan sebagai baseline pada Renop tahun
berikutnya. Proses evaluasi dilakukan baik ketika program sedang berjalan, maupun ketika program
telah berakhir. Contoh proses evaluasi yang dilakukan antara lain: teaching observation secara
random setiap semester, monitoring pelaksanaan kuliah, monitoring penyelesaian tugas akhir
mahasiswa, monitoring program praktik industri, dan lain-lain. Sedangkan contoh evaluasi ketika
program telah berakhir antara lain: pengisian kuisioner evaluasi pengajaran dosen oleh mahasiswa,
survey kepuasan calon alumni terhadap pelayanan kampus, dan evaluasi berbagai kegiatan lain.
Selain evaluasi program, setiap satuan kerja di Politeknik Aceh diwajibkan membuat laporan
evaluasi diri setiap tahun yang berisi pencapaian target setiap standar yang dibebankan kepada
setiap unit. Laporan ini dijadikan salah satu indikator kinerja setiap pelaksana satuan kerja atau
bagian. Dari evaluasi setiap program dan evaluasi diri setiap unit ini, Unit Penjaminan Mutu
Politeknik Aceh melakukan audit tahunan. Audit tahunan ini tidak hanya mengecek kebenaran
pencapaian standar, tetapi juga memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan terhadap
pelaksanaan standar ataupun peningkatan indikator pencapaian standar apabila indikator standar
yang ada telah terpenuhi. Penutup Proses pengimplementasian sistem penjaminan mutu internal
seperti yang telah dipaparkan di atas telah sejalan dengan sistem manajemen kendali mutu model
PPEPP sebagaimana yang terdapat pada Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49
tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang telah diubah Peraturan Menteri Riset,
Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan
Tinggi dengan kegiatannya terdiri dari: Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar, Evaluasi
Pelaksanaan Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar, dan Peningkatan Standar. Sampai dengan
saat ini di periode kedua (2013-2018) Rencana Induk Pengembangan Politeknik Aceh, atas ridha dan
rahmat Yang Maha Kuasa, proses implementasi penjaminan mutu internal masih berjalan sesuai
dengan yang diharapkan. Politeknik Aceh merupakan satu-satunya perguruan tinggi swasta di Aceh
yang memperoleh akreditasi B. Begitu juga dengan akreditasi seluruh prodi yang hampir seluruhnya
memperoleh akreditasi B, kecuali prodi yang baru didirikan. Saat ini Politeknik Aceh telah mulai
mempersiapkan program-program untuk tahapan ketiga untuk meraih akreditasi A. Tentu saja
dalam menempuh proses yang tersebut, berbagai hambatan dan tantangan akan bermunculan baik
dari internal maupun eksternal. Sebagai contoh permasalahan dari internal adalah adanya dosen
yang diterima menjadi PNS di berbagai instansi pemerintahan, sehingga Politeknik Aceh harus
mempersiapkan penggantinya untuk memenuhi standar dosen baik dari segi kuantitas (rasio dosen
terhadap mahasiswa) maupun dari segi kualitasnya (pendidikan dan jabatan fungsional). Sedangkan
permasalahan dari eksternal antara lain, perubahan peraturan menteri tentang standar nasional
pendidikan tinggi dan aturan-aturan yang lain membuat Politeknik Aceh juga harus menyesuaikan
standarnya sesuai peraturan terbaru. Begitu pula bila Standar BAN PT diubah di masa yang akan
datang, maka berbagai standar-standar mutu yang dibuat berdasarkan standar yang lama juga harus
direvisi. Proses penjaminan mutu ini merupakan proses perubahan yang terus-menerus yang tidak
akan pernah berakhir. Perubahan ke arah yang lebih baik hanya akan terwujud bila sistem
penjaminan mutu internal perguruan tinggi betul-betul dilakukan secara terencana, sistematis dan
kontinyu, sebagaimana Firman Allah SWT: Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada
Allah dan hendaklah Setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok
(akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu
kerjakan. (Surat Al-Hasyr, ayat 18)
[1] Ketua Unit Penjaminan Mutu Politeknik Aceh, Hp.082166706570, email:
said@politeknikaceh.ac.id