12. Kasubag Tata Usaha

URAIAN JABATAN
1.
2.
3.

NOMOR KODE JABATAN :
NAMA JABATAN
: Kepala Subbagian Tata Usaha
UNIT KERJA ATASAN
:
3.1 Eselon III
: Bagian UHTLP
3.2 Eselon II
: Biro Administrasi Umum dan Keuangan

4.

NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG :
No.
4.1
4.2

4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8

5.

Nama Jabatan
Penata arsip
Pengelola Sistem Informasi Persuratan
Penata Usaha Pimpinan
Pengadministrasi Persuratan
Operator Mesin Cetak
Pramu Cetak
Operator Telepon
Caraka

Jumlah

.................Orang
.................Orang
.................Orang
.................Orang
.................Orang
.................Orang
.................Orang
.................Orang

RUMUSAN TUGAS:
Memimpin dan mengoordinasikan kegiatan Subbagian Tata Usaha dan
melakukan ketatausahaan berdasarkan ketentuan untuk pelaksanaan tugas
agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.

6.

RINCIAN TUGAS :
6.1
6.2
6.3

6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10

Menyusun konsep rencana dan program kerja Bagian UHTLP;
Menyusun program kerja Subbagian sebagai pedoman pelaksanaan
tugas;
Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
Mengkoordinasi tugas kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan
tugas;
Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan
pengembangan karier;
Melaksanakan urusan penatausahaan, persuratan, kearsipan, dan
penggandaan;

Menyusun konsep laporan Bagian UHTLP;
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

7.

HASIL KERJA:
7.1
Konsep rencana dan program kerja Bagian UHTLP;
7.2
Program kerja Subbagian;
7.3
Pembagian tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
7.4
Arahan kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
7.5
Keterpaduan pelaksanaan tugas;
7.6
Nilai prestasi kerja;
7.7

Terlaksananya urusan penatausahaan, persuratan, kearsipan dan
penggandaan;
7.8
Konsep laporan Bagian UHTLP;
7.9
Laporan hasil kegiatan pelaksanaan Subbagian;

8.

BAHAN KERJA:
8.1
Renstra Perguruan Tinggi;
8.2
Program kerja Bagian;
8.3
Data dan informasi ketatausahaan;

9.

PERALATAN KERJA:

9.1
Alat tulis kantor;
9.2
Alat perlengkapan kantor.

10. PEDOMAN KERJA :
10.1 Peraturan Mendikbud tentang Organisasi dan Tata Kerja Perguruan
Tinggi;
10.2 Peraturan perundangan yang terkait dengan ketatausahaan;
10.3 Rencana dan program kerja Subbagian;
11. TANGGUNG JAWAB:
11.1 Kebenaran dan ketetapan rencana dan program kerja;
11.2 Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja;
11.3 Kelancaran dan ketetapan pelaksanaan tugas;
11.4 Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja;
11.5 Pendayagunaan ATK dan APK;
11.6 Kerahasiaan surat, dokumen, data, dan informasi;
11.7 Kebenarandan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
11.8 Kedisiplinan bawahan;
11.9 Kebenaran dan ketepatan penggunaan ketatausahaan.

12. WEWENANG :
12.1 Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas;
12.2 Menentukan prioritas pekerjaan;
12.3 Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang
relevan;
12.4 Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan;
12.5 Merekomendasikan, memaraf, dan menandatangani surat atau
dokumen dinas sesuai dengan ketentuan;

12.6
12.7
12.8

Memberi nilai dan atau menyetujui DP3 bawahan;
Meminta petunjuk kepada atasan;
Memberi ijin dan/atau menyetujui cuti kepada bawahan.

13. HUBUNGAN KERJA :
NO NAMA JABATAN
13.1 Kabag UHTLP

13.2 Kepala
Subbagian
Rumah Tangga
13.3 Kepala
Subbagian
Perlengkapan
13.4 Kepala
Subbagian HTL
13.5 Penata arsip

UNIT KERJA
Biro Administrasi Umum
dan Keuangan
Bagian UHTLP

DALAM HAL
Konsultasi pelaksanaan
tugas
Koordinasi Pelaksanaan
Tugas

Bagian UHTLP

Koordinasi Pelaksanaan
Tugas

Bagian UHTLP

Koordinasi Pelaksanaan
Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas

Subbagian Tata Usaha

13.6 Pengelola Sistem
Informasi
Persuratan

13.7 Penata
Usaha
Pimpinan
13.8 Pengadministrasi
Persuratan
13.9 Operator Mesin
Cetak
13.10 Pramu Cetak

Subbagian Tata Usaha

13.11 Operator Telepon

Subbagian Tata Usaha

13.12 Caraka

Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha

14. KEADAAN TEMPAT KERJA:
14.1 RuangTempatKerja
14.2 Suhu
14.3 Penerangan
14.4 Cuaca
14.5 Suara
14.6 Jam Kerja
15. UPAYA FISIK

Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas
Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas

: luas
: sejuk
: terang
:: tenang
: sesuai peraturan yang berlaku
: Tidak diperlukan upaya fisik tertentu
Yang signifikan

16. RISIKO BAHAYA

:Tidak ada risiko bahaya yang
Signifikan

17. SYARAT JABATAN:

17.1.
17.2.

Pendidikan
Kursus/Pelatihan

: Sarjana S1
: - Diklat PIM IV
- Tata persuratan dan kearsipan
- Keprotokolan

17.3.

Pengalaman Kerja

: di bidang pengelolaan Ketatausahaan

17.4.
17.5.

Pangkat/golongan
Pengetahuan

: Penata Muda Tk.I , III/b
: - Peraturan mengenai ketatausahaan.
- Pedoman/kebijakan
- POS pengelolaan ketatausahaan

17.6.

Kecakapan teknis

17.7.

Potensi

17.7.

Potensi

17.8.

Sikap Kerja

: - Mampu menganalisis data
- Mampu menyusun anggaran
- Mampu menyusun rencana pengelolaan
ketatausahaan
: - Kemampuan verbal
- Kemampuan numerik
- Berpikir analitis
- Kemampuan menyesuikan diri menerima
tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan atau
merencanakan.
: - Kemampuan verbal
- Kemampuan numerik
- Berpikir analitis
: - Teliti
- Inisiatif
- Antisipasif
- Responsif
- Tanggap
- Inovatif
- Berdaya tahan terhadap tekanan