UNDIP_AdmUmum UPT Pusat Komputer

FORMULIR KUESIONER
PENYUSUNAN URAIAN JABATAN
BAGIAN I
A. IDENTITAS JABATAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
2. Nama Jabatan/Pekerjaan :

Pengadminitrasi Umum

3. Nama Unit Kerja :
4. Satuan Kerja/Instansi (Departemen)

UPT Pusat Komputer
Universitas Diponegoro
Kementerian Pendidikan Nasional

5. Nama Jabatan Atasan Langsung :

Kasubag Tata Usaha

6. Lokasi Kerja :

Kota : Semarang
Provinsi: Jawa Tengah

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Pembantu
Rektor I
Kepala UPT
Pusat Komputer

Kepala Sub Bagian
Tata Usaha

Staf
Teknis

Staf
Administrasi

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
Melayani kegiatan administrasi umum untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

D. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK
1. Menerima, memeriksa surat masuk dan surat keluar untuk mengetahui
kebenarannya;
2. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda, sesuai tanggal, nomor,
perihal dan tujuan;
3. Mencatat surat masuk sesuai jumlah, jenis dan sifat surat;
4. Memberi lembar disposisi pada surat masuk dan diserahkan pada pengarah
surat/pimpinan untuk diteliti dan diparaf;
5. Menerima surat masuk yang telah didisposisi pimpinan untuk diteruskan
sesuai tujuan;
6. Mengcopy surat-surat sesuai kebutuhan;
7. Menyerahkan surat keluar kepada pengantar surat untuk dikirim sesuai
dengan tujuan;
8. Pendokumentasian surat-surat yang dipandang penting sesuai arahan
atasan dalam bentuk e-Dokumen;
9. Mengirim Surat Keluar lewat faxcimile / e-Mail;

10. Melayani dan mencatat peminjaman arsip sesuai dengan kebutuhan;
11. Mengetik surat sesuai konsep dari atasan pada komputer
12. Mencetak surat/naskah yang diketik dari komputer
13. Melayani administrasi lainnya sesuai kebutuhan Pimpinan
Peranan/wewenang :
1. Meminta petunjuk arahan atasan.
2. Mengajukan saran kepada atasan.
3. Meminta kembali peminjaman arsip.
4. Mendistribusikan surat.
5. Mendokumentasikan surat.
Indikator Prestasi :
1. Menerima tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
2. Pelaksanaan tugas dijalankan secara efektif dan efisien.
3. Prestasi pekerjaan meningkat.
TUGAS TAMBAHAN
Tidak ada.
TUGAS LAIN-LAIN
Tidak ada.

TUGAS-TUGAS BERKALA

1. Memberi kode, Mengecek dan Merapikan arsip;
Peranan/wewenang :
1. Melaksanakan kodifikasi, pengecekan dan merapikan arsip.
Indikator prestasi :
1. Tersusunnya arsip secara rapi dan teratur sesuai kode surat/dokumen.

E. HUBUNGAN KERJA
JABATAN YANG
DIHUBUNGI

MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN

NAMA UNIT
KERJANYA

JABATAN YANG LEBIH TINGGI
INTERN INSTANSI
UPT Pusat Komputer

Kasubag Tata Usaha

Konsultasi pelaksanaan
tugas

-

EKSTERN INSTANSI

-

JABATAN YANG SETARA
-

-

-

JABATAN YANG LEBIH RENDAH
UPT Komputer

1. Pramu kantor

Pembagian
tugas
pemberian arahan

dan

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi
Mengagendakan ,
Pendistribusian dan

Pengawasan Oleh
Kasubag Tata Usaha

Frekuensi
Pengawasan

Setiap hari

pengarsipan surat

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi

Jumlah
Pejabat

Pekerjaan yang
diawasi

Frekuensi
Pengawasan

ADMINISTRASI
Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll

Waktu untuk
Menemukan
Kesalahan
1. 10 menit

1. Form tanda terima surat

Waktu untuk
Memperbaiki
1. 5 menit

KEUANGAN
Jumlah Uang

Untuk Keperluan

Tidak ada

Tidak ada

PERALATAN/MESIN/BAHAN
Nama Alat/Mesin/Bahan
1. Komputer

-

Akibat Kesalahan

RAHASIA
Tanggung Jawab Kerahasiaan :
Jenis Kerahasiaan

Akibat jika terjadi kebocoran
(bagi instansi)
Tidak ada

Tidak ada.

G. LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat jika terjadi kecelakaan

2. Gangguan kesehatan yang mungkin
terjadi

:
:

Tidak ada
Tidak ada

3. Kegiatan pemegang jabatan ini.
a. Duduk
b. Berdiri
c. Berjalan

:
:
:

4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung

b. Di luar gedung

100 %
:
0 %

:

75 %
10 %
15 %

5. Kondisi Lingkungan
Kondisi
a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ketenangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- luas ruang
- luas meja

Kurang
-

Cukup
-

-

-

6. Alat Keselamatan Kerja: -

BAGIAN II
A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN
BAGIAN A. Tidak ada
BAGIAN B. Tidak ada
BAGIAN C. Tidak ada
BAGIAN D. Tidak ada
BAGIAN E. Tidak ada
BAGIAN F. Tidak ada
BAGIAN G. Tidak ada

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal :
 SMA sederajat

Baik
√
√
√
√
√
√
√
√

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus:
 Pelatihan kearsipan
3. Pengalaman Kerja :
 Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai Administrasi
Umum, minimum
: 1 Tahun
4. Persyaratan fisik :
 Sehat jasmani dan rohani
5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal:
 Minimal 19 tahun dan maksimal 56 tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan

: ______________________

Nama Jelas

:

Tanggal

: