Konsep Manajemen Perguruan Tinggi (1)
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Konsep Manajemen Perguruan Tinggi
EKOJI999 Nomor
414, 27 Oktober 2013
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.
Sebagian besar perguruan tinggi adalah organisasi sosial atau nirlaba, sebagian
kecil lebih cenderung disebut sebagai perusahaan komersial sebagaimana
perusahaan bisnis yang lain. Oleh karena itu, yang dibicarakan disini adalah
manajemen perguruan tinggi sebagai salah satu bentuk manajemen kegiatan sosial
atau nirlaba. Seperti telah disinggung dalam permulaan buku ini, buku ini
terutama tidak akan membahas mengenai arah yang harus dituju dan cara untuk
menuju mengenai kegiatan utama universitas yaitu kegiatan belajar mengajar,
penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Juga bukan mengenai kebijakan
nasional mengenai pendidikan dan sebagainya. Demikian juga buku ini bukan
merupakan pedoman atau panduan kegiatan administrasi yang baik dalam suatu
universitas. Bahasan utama yang akan disajikan adalah mengenai proses dan
aktivitas manajemen yang perlu dilakukan, dengan pokok bahasan mengenai
manajemen strategis dan cara pengukuran keberhasilan kinerja manajemen. Kalau
hal-hal di atas yaitu kegiatan belajar mengajar, sistem pendidikan nasional, dan
kegiatan administratif disinggung, hanyalah merupakan sekedar contoh kegiatan
atau latar belakang pembahasan dan bukan merupakan titik sentral pembahasan.
Kecuali beberapa dimensi makna atau fungsi yang meliputi hakekat dari
universitas, seperti telah disebutkan di atas, makna korporasipun masih
mempunyai sub-dimensi pengertian lagi. Korporasi universitas dapat dipandang
pula sebagai suatu lembaga, suatu perusahaan, dan suatu agen atau perantara.
Mengenai hal ini misalnya, Balderston menulis sebagai berikut:
’Now the university has become a mixture of institution, enterprise,
and agency. This is partly because it has assembled a large and
confusing range of activities and operations, but partly also because
the major parties at interest want to view it in different ways; the
faculty and students, as an institution; the trustees and some
administrators, as an enterprise; and the government sponsors, as an
agency. Conflict of purpose, law, motivation, and style flow from
these different views….
But I believe that important consequences
flow from the voluntaristic and self - propelling character of the
process of learning by individuals and group of scholars.’
Agaknya keadaan itulah yang menyebabkan mengapa begitu sulit dan rancunya
pengaturan mengenai pendidikan pada umumnya dan pendidikan tinggi pada
khususnya. Untuk selanjutnya, baiklah disinggung mengenai beberapa aplikasi
fungsi manajemen umum dalam manajemen perguruan tinggi.
Perencanaan
Perencanaan program kerja termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan
hal yang baru bagi perguruan tinggi, baik perencanaan lima tahunan maupun
perencanaan tahunan. Namun perencanaan perlu juga dilakukan untuk
perencanaan strategis, yaitu perencanaan yang menentukan hidup matinya dan
berkembang tidaknya suatu universitas.
Untuk itu, secara khusus akan
d i bi c arakan ters en d iri
m en gen a i
m a n a j e m en s tra te gis . Te rm a s u k d a l a m
HALAMAN 1 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
pembahasan tersebut mengenai visi dan misi, tinjauan lingkungan, dan
sebagainya.
Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap
tugas atau kedudukan. Mengenai pengisian staf atau karyawan, perlu dibedakan
beberapa jenis karyawan yang bekerja di suatu universitas, yang masing-masing
mempunyai tugas khas dan mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Ada
sekurang-kurangnya empat jenis kelompok karyawan yang mempunyai tugas yang
berbeda:
Karyawan Akademi
Adalah para dosen dan para peneliti yang bertugas mengajar dan melakukan
penelitian ilmiah.
Karyawan Administrasi
Adalah karyawan yang bekerja di rektorat, keuangan, pendaftaran, personalia dan
sebagainya.
Karyawan Penunjang Akademi
Adalah mereka yang bekerja sebagai ahli atau karyawan di perpustakaan,
laboratorium, bengkel latihan, dan sejenisnya.
Karyawan Penunjang Lain
Adalah karyawan lain seperti sopir, tukang kebun, petugas pembersihan gedung,
petugas pemeliharaan, dan sejenisnya.
Tugas pengorganisasian dan staf termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi,
pelatihan, pengembangan karier, pembuatan perincian tugas (job description) dan
kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram,
menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span
of control), membuat penilaian tugas jenjang tugas (job evaluation dan job
establishment), merencanakan kaderisasi, dan sebagainya.
Penggerakan
Tugas penggerakan (actuating) adalah tugas menggerakkan seluruh manusia yang
bekerja dalam suatu perusahaan agar masing-masing bekerja sesuai dengan yang
telah ditugaskan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Ini merupakan
tantangan yang sangat besar bagi fungsi manajemen karena menyangkut manusia,
yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat, tingkah laku, emosi, kepuasan,
pengembangan, akal budi dan menyangkut hubungan antar pribadi. Oleh karena
itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi ini adalah fungsi yang paling penting
dan juga paling sulit dalam keseluruhan fungsi manajemen. Fungsi ini berada
pada semua tingkat, lokasi, dan bagian perusahaan. Dalam fungsi ini termasuk
memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja individu,
memberikan imbal jasa, mengembangkan para manajer dan sebagainya. Fungsi
penggerakan kadang-kadang diganti dengan istilah lain misalnya fungsi
kepemimpinan (leading).
Alat yang sering kali digunakan untuk membantu memahami kebutuhan manusia
ialah hirarki kebutuhan yang dikembangkan oleh A.H.Maslow, yang mengenali
lima tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) kebutuhan dasar manusia,
dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut yang dapat
dilihat di gambar berikut.
HALAMAN 2 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Kebutuhan Fisiologis (physiological need)
Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling dasar bagi manusia dan ini harus
dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan lainnya dipenuhi.
Kebutuhan Keamanan (safety need)
Ini adalah tingkat kebutuhan ke dua, berupa pakaian, tempat perlindungan atau
rumah tempat tinggal dan lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan
tetap, pensiun, dan asuransi.
Kebutuhan Afeksi (affection need)
Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga ini adalah pengakuan termasuk dalam
lingkungan tertentu, bukan saja lingkungan keluarga, tetapi juga lingkungan
sosial lainnya, seperti tempat kerja.
Kebutuhan Penghargaan (esteem need)
Kebutuhan ini berbentuk kebutuhan penghargaan-diri, rasa keberhasilan, dan
pengakuan dari orang lain. Kebutuhan akan status merupakan dorongan utama
untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut.
Kebutuhan Aktualisasi-Diri (self-actualization need)
Tingkat tertinggi dari kebutuhan manusia adalah rasa pemenuhan-diri, yaitu
sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu realisasi penuh atas potensi
diri manusia.
Pengawasan
Pengawasan adalah fungsi terakhir manajemen, namun bukan berarti yang paling
kurang penting. Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran, apakah
pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Kalau
tidak, apa kendalanya, dan bagaimana menghilangkan kendala tersebut, agar hasil
kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan. Fungsi pengawasan tidak harus
hanya dilakukan setiap akhir tahun anggaran, tetapi justru harus secara berkala
dalam waktu yang lebih pendek, misalnya setiap bulan, sehingga perbaikan yang
perlu dilakukan, tidak terlambat dilaksanakan. Salah satu pendekatan
HALAMAN 3 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
pengukuran kinerja ini akan dibahas secara khusus dan tersendiri di belakang,
dengan menggunakan model Balanced Scorecard.
Selain yang sudah disebutkan di atas, ada baiknya disampaikan juga beberapa
perbedaan pokok antara manajemen bisnis dan manajemen perguruan tinggi.
Tabel berikut memberikan gambaran perbedaan tersebut.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
HALAMAN 4 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Konsep Manajemen Perguruan Tinggi
EKOJI999 Nomor
414, 27 Oktober 2013
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan
teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id.
Sebagian besar perguruan tinggi adalah organisasi sosial atau nirlaba, sebagian
kecil lebih cenderung disebut sebagai perusahaan komersial sebagaimana
perusahaan bisnis yang lain. Oleh karena itu, yang dibicarakan disini adalah
manajemen perguruan tinggi sebagai salah satu bentuk manajemen kegiatan sosial
atau nirlaba. Seperti telah disinggung dalam permulaan buku ini, buku ini
terutama tidak akan membahas mengenai arah yang harus dituju dan cara untuk
menuju mengenai kegiatan utama universitas yaitu kegiatan belajar mengajar,
penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Juga bukan mengenai kebijakan
nasional mengenai pendidikan dan sebagainya. Demikian juga buku ini bukan
merupakan pedoman atau panduan kegiatan administrasi yang baik dalam suatu
universitas. Bahasan utama yang akan disajikan adalah mengenai proses dan
aktivitas manajemen yang perlu dilakukan, dengan pokok bahasan mengenai
manajemen strategis dan cara pengukuran keberhasilan kinerja manajemen. Kalau
hal-hal di atas yaitu kegiatan belajar mengajar, sistem pendidikan nasional, dan
kegiatan administratif disinggung, hanyalah merupakan sekedar contoh kegiatan
atau latar belakang pembahasan dan bukan merupakan titik sentral pembahasan.
Kecuali beberapa dimensi makna atau fungsi yang meliputi hakekat dari
universitas, seperti telah disebutkan di atas, makna korporasipun masih
mempunyai sub-dimensi pengertian lagi. Korporasi universitas dapat dipandang
pula sebagai suatu lembaga, suatu perusahaan, dan suatu agen atau perantara.
Mengenai hal ini misalnya, Balderston menulis sebagai berikut:
’Now the university has become a mixture of institution, enterprise,
and agency. This is partly because it has assembled a large and
confusing range of activities and operations, but partly also because
the major parties at interest want to view it in different ways; the
faculty and students, as an institution; the trustees and some
administrators, as an enterprise; and the government sponsors, as an
agency. Conflict of purpose, law, motivation, and style flow from
these different views….
But I believe that important consequences
flow from the voluntaristic and self - propelling character of the
process of learning by individuals and group of scholars.’
Agaknya keadaan itulah yang menyebabkan mengapa begitu sulit dan rancunya
pengaturan mengenai pendidikan pada umumnya dan pendidikan tinggi pada
khususnya. Untuk selanjutnya, baiklah disinggung mengenai beberapa aplikasi
fungsi manajemen umum dalam manajemen perguruan tinggi.
Perencanaan
Perencanaan program kerja termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan
hal yang baru bagi perguruan tinggi, baik perencanaan lima tahunan maupun
perencanaan tahunan. Namun perencanaan perlu juga dilakukan untuk
perencanaan strategis, yaitu perencanaan yang menentukan hidup matinya dan
berkembang tidaknya suatu universitas.
Untuk itu, secara khusus akan
d i bi c arakan ters en d iri
m en gen a i
m a n a j e m en s tra te gis . Te rm a s u k d a l a m
HALAMAN 1 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
pembahasan tersebut mengenai visi dan misi, tinjauan lingkungan, dan
sebagainya.
Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap
tugas atau kedudukan. Mengenai pengisian staf atau karyawan, perlu dibedakan
beberapa jenis karyawan yang bekerja di suatu universitas, yang masing-masing
mempunyai tugas khas dan mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Ada
sekurang-kurangnya empat jenis kelompok karyawan yang mempunyai tugas yang
berbeda:
Karyawan Akademi
Adalah para dosen dan para peneliti yang bertugas mengajar dan melakukan
penelitian ilmiah.
Karyawan Administrasi
Adalah karyawan yang bekerja di rektorat, keuangan, pendaftaran, personalia dan
sebagainya.
Karyawan Penunjang Akademi
Adalah mereka yang bekerja sebagai ahli atau karyawan di perpustakaan,
laboratorium, bengkel latihan, dan sejenisnya.
Karyawan Penunjang Lain
Adalah karyawan lain seperti sopir, tukang kebun, petugas pembersihan gedung,
petugas pemeliharaan, dan sejenisnya.
Tugas pengorganisasian dan staf termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi,
pelatihan, pengembangan karier, pembuatan perincian tugas (job description) dan
kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram,
menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span
of control), membuat penilaian tugas jenjang tugas (job evaluation dan job
establishment), merencanakan kaderisasi, dan sebagainya.
Penggerakan
Tugas penggerakan (actuating) adalah tugas menggerakkan seluruh manusia yang
bekerja dalam suatu perusahaan agar masing-masing bekerja sesuai dengan yang
telah ditugaskan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Ini merupakan
tantangan yang sangat besar bagi fungsi manajemen karena menyangkut manusia,
yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat, tingkah laku, emosi, kepuasan,
pengembangan, akal budi dan menyangkut hubungan antar pribadi. Oleh karena
itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi ini adalah fungsi yang paling penting
dan juga paling sulit dalam keseluruhan fungsi manajemen. Fungsi ini berada
pada semua tingkat, lokasi, dan bagian perusahaan. Dalam fungsi ini termasuk
memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja individu,
memberikan imbal jasa, mengembangkan para manajer dan sebagainya. Fungsi
penggerakan kadang-kadang diganti dengan istilah lain misalnya fungsi
kepemimpinan (leading).
Alat yang sering kali digunakan untuk membantu memahami kebutuhan manusia
ialah hirarki kebutuhan yang dikembangkan oleh A.H.Maslow, yang mengenali
lima tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) kebutuhan dasar manusia,
dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut yang dapat
dilihat di gambar berikut.
HALAMAN 2 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
Kebutuhan Fisiologis (physiological need)
Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling dasar bagi manusia dan ini harus
dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan lainnya dipenuhi.
Kebutuhan Keamanan (safety need)
Ini adalah tingkat kebutuhan ke dua, berupa pakaian, tempat perlindungan atau
rumah tempat tinggal dan lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan
tetap, pensiun, dan asuransi.
Kebutuhan Afeksi (affection need)
Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga ini adalah pengakuan termasuk dalam
lingkungan tertentu, bukan saja lingkungan keluarga, tetapi juga lingkungan
sosial lainnya, seperti tempat kerja.
Kebutuhan Penghargaan (esteem need)
Kebutuhan ini berbentuk kebutuhan penghargaan-diri, rasa keberhasilan, dan
pengakuan dari orang lain. Kebutuhan akan status merupakan dorongan utama
untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut.
Kebutuhan Aktualisasi-Diri (self-actualization need)
Tingkat tertinggi dari kebutuhan manusia adalah rasa pemenuhan-diri, yaitu
sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu realisasi penuh atas potensi
diri manusia.
Pengawasan
Pengawasan adalah fungsi terakhir manajemen, namun bukan berarti yang paling
kurang penting. Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran, apakah
pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Kalau
tidak, apa kendalanya, dan bagaimana menghilangkan kendala tersebut, agar hasil
kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan. Fungsi pengawasan tidak harus
hanya dilakukan setiap akhir tahun anggaran, tetapi justru harus secara berkala
dalam waktu yang lebih pendek, misalnya setiap bulan, sehingga perbaikan yang
perlu dilakukan, tidak terlambat dilaksanakan. Salah satu pendekatan
HALAMAN 3 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013
SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT
pengukuran kinerja ini akan dibahas secara khusus dan tersendiri di belakang,
dengan menggunakan model Balanced Scorecard.
Selain yang sudah disebutkan di atas, ada baiknya disampaikan juga beberapa
perbedaan pokok antara manajemen bisnis dan manajemen perguruan tinggi.
Tabel berikut memberikan gambaran perbedaan tersebut.
‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐
HALAMAN 4 DARI 4
(C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013