Laporan Monitoring dan Evaluasi Program
PANDUAN
PEMANTAUAN DAN EVALUASI
TINGKAT KABUPATEN/KOTA TAHUN 2015
UNTUK PETUGAS
DIREKTORAT PEMBINAAN SMK
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
TAHUN 2015
KATA PENGANTAR
Direktorat Pembinaan SMK telah merencanakan sejumlah program/kegiatan
yang dikelola baik oleh pusat maupun daerah. Program-program tersebut ada
yang merupakan program bantuan dan program non-bantuan. Sejumlah
program bantuan dengan dana pusat dikelola oleh Direktorat Pembinaan SMK
yang disalurkan secara langsung ke SMK atau institusi terkait sesuai karakteristik
jenis programnya. Selain itu ada sejumlah program bantuan Direktorat
Pembinaan SMK yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi melalui dana
dekonsentrasi. Deskripsi program-program tersebut secara lengkap ada dalam
Program Kerja Direktorat Pembinaan SMK dan Garis-garis Besar Pelaksanaan
Program Pembinaan SMK, sebagaimana juga dalam Panduan Pelaksanaan
(Panlak).
Untuk melakukan evaluasi hasil pelaksanaan program/kegiatan tersebut
terhadap rencana dan standar yang telah ditentukan serta mengidentifikasi
kendala-kendala yang terjadi di lapangan maka Direktorat Pembinaan SMK
melakukan kegiatan Pemantauan dan Evaluasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada
saat pelaksanaan program pada tahun sebelumnya dan sedang berjalan
(ongoing), bersifat evaluasi formatif dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja
pelaksanaan. Secara umum pemantauan dan evaluasi ini dilakukan terhadap
empat komponen, yakni konteks, input, process dan product. Oleh karena itu
instrumen pemantauan dan evaluasi disusun sesuai dengan komponenkomponen tersebut dan standar dari masing-masing program sebagaimana
dalam Panlak.
Untuk memberikan hasil yang optimal dan mencapai sasaran yang diinginkan
maka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program-program bantuan
dilakukan dengan kunjungan lapangan. Panduan ini disusun untuk memberikan
petunjuk teknis sebelum, selama dan sesudah pelaksanaan sehingga diharapkan
data atau informasi yang diperoleh memiliki kualitas yang baik.
Jakarta, Mei 2015
Direktur Pembinaan SMK
Drs. M. Mustaghfirin Amin, MBA
NIP. 19580625 198503 1 003
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 1
2 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......................................................................... 1
DAFTAR ISI ..................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN.................................................................... 5
A. LATAR BELAKANG ........................................................................... 5
B. PENGERTIAN .................................................................................. 6
C. TUJUAN ........................................................................................ 7
BAB II PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI ................... 9
A. PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI ....................................... 9
B. TAHAPAN PELAKSANAAN ................................................................ 10
C. MEKANISME PELAKSANAAN ............................................................ 10
1. Mekanisme Sebelum Keberangkatan ................................. 10
2. Mekanisme Pelaksanaan di Lapangan ............................... 11
BAB III INSTRUMEN DAN PENGAMBILAN DATA ........................... 15
A. MODEL PEMANTAUAN DAN EVALUASI .............................................. 15
B. INSTRUMEN ................................................................................. 15
1. Judul dan Identitas Sekolah ................................................ 17
2. Pertanyaan/Pernyataan ..................................................... 18
3. Keterangan Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi ......... 21
C. RESPONDEN ................................................................................ 22
D. PENGAMBILAN DATA .................................................................... 22
1. Wawancara/interview ........................................................ 22
2. Observasi ............................................................................ 22
3. Analisis Dokumen ............................................................... 23
BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN .................................................... 25
1. Berkas Laporan Lengkap..................................................... 25
2. Laporan Petugas ................................................................. 25
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 3
PETUNJUK PENULISAN LAPORAN PETUGAS MONEV ...................... 28
BAB V PENUTUP .......................................................................... 29
4 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada hakekatnya program pendidikan kejuruan diorientasikan pada tujuan
strategis pembangunan pendidikan menengah kejuruan yang mengacu pada
Rencana Strategis Kementerian Pendidikan Nasional, yaitu tersedianya dan
terjangkaunya layanan pendidikan menengah kejuruan yang bermutu, relevan
dan berkesetaraan di semua provinsi, kabupaten, dan kota.
Program-program tersebut dilaksanakan secara bertahap sebagaimana
dicanangkan dalam Renstra Direktorat Pembinaan SMK 2010-2014. Dalam
pencapaian target renstra Direktorat Pembinaan SMK telah merencanakan
sejumlah program/kegiatan yang dikelola baik oleh pusat maupun provinsi
melalui dana dekonsentrasi baik dana APBN maupun APBNP. Terdapat sejumlah
program bantuan yang dikelola oleh Direktorat Pembinaan SMK dengan dana
pusat yang disampaikan secara langsung ke SMK atau institusi terkait sesuai
karakteristik jenis programnya. Selain itu terdapat juga program bantuan
Direktorat Pembinaan SMK yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi melalui
dana dekonsentrasi. Program-program ini secara spesifik dinyatakan secara
lengkap di dalam Program Kerja dan Garis-garis Besar Pelaksanaan Program
Pembinaan SMK yang dikeluarkan Direktorat Pembinaan SMK.
Untuk mengetahui konteks, serta perbandingan antara realisasi masukan
(input), proses (process) dan keluaran (product) terhadap rencana dan standar,
serta mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi, maka Direktorat
Pembinaan SMK perlu melakukan kegiatan Pemantauan dan Evaluasi. Kegiatan
ini dilaksanakan pada saat implementasi program sedang berlangsung (ongoing)
dan program tahun sebelumnya. Evaluasi yang dilakukan adalah evaluasi
formatif yang bertujuan pada peningkatan kinerja implementasi program.
Secara umum pemantauan dan evaluasi ini dilakukan terhadap empat
komponen, yakni konteks, input, process dan product. Oleh karena itu instrumen
pemantauan dan evaluasi disusun sesuai dengan komponen-komponen
tersebut dan standar dari masing-masing program sebagaimana dalam Panlak.
Pemantauan dan evaluasi di sini dilakukan terhadap pelaksanaan programprogram bantuan dengan dana pusat yang disebut Pemantauan dan Evaluasi
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 5
Tingkat Kabupaten/Kota. Pemantauan dan evaluasi ini dilakukan pada tahun
anggaran sebelumnya dan berjalan (ongoing) dengan tujuan untuk peningkatan
kinerja dan persiapan akuntabilitas pelaksanaan pelaksanaan program. Karena
itu kegiatan ini difokuskan pada keterlaksanaan program/kegiatan,
perkembangan realisasi penyerapan dana anggaran, realisasi fisik pelaksanaan
kegiatan, dan kendala-kendala yang mungkin terjadi sehingga akan diperoleh
gambaran mengenai kecenderungan (trend) kemajuan pelaksanaan program.
Untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan tujuan pemantauan
dan evaluasi ini, serta komponen dan indikator penilaian untuk tiap aspek yang
ditinjau maka telah disusun instrumen pemantauan dan evaluasi dengan
mengacu pada Panduan Pelaksanaan (Panlak) Program yang dikeluarkan oleh
Direktorat Pembinaan SMK. Instrumen tersebut digunakan petugas
pemantauan dan evaluasi yang akan mengambil data ke SMK penerima
bantuan.
Mengingat pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota
melibatkan petugas dari berbagai latar belakang dan unit kerja di lingkungan
Direktorat Pembinaan SMK maka panduan pelaksanaan pemantauan dan
evaluasi diperlukan bagi petugas.
B. Pengertian
Pemantauan dan evaluasi memiliki fungsi yang saling melengkapi dan terkait
satu sama lain dan merupakan perangkat manajemen yang banyak digunakan
untuk pengambilan keputusan dan akuntabilitas pelaksanaan program/
kegiatan. Mengacu pada Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2006 tentang Tata
Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan,
pemantauan atau pemantauan dapat diartikan sebagai kegiatan mengamati
perkembangan pelaksanaan program/kegiatan dan mengidentifikasi
permasalahan yang ada. Pemantauan dilakukan terhadap perkembangan
realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target keluaran, dan kendala
yang dihadapi.
Dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan, evaluasi adalah suatu
penilaian sesistematis dan seobjektif mungkin terhadap kegiatan yang sedang
berjalan atau yang sudah selesai dalam hal konteks, input, proses dan produk.
Berbeda dengan pemantauan yang dilakukan secara terus menerus, evaluasi
dilakukan pada waktu tertentu: pada saat kegiatan sedang berjalan (evaluasi
6 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
formatif) atau ketika kegiatan sudah selesai dilaksanakan (evaluasi sumatif).
Kedua jenis evaluasi ini memiliki tujuan dan fokus yang berbeda.
C. Tujuan
Panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ini bertujuan untuk
memberikan pedoman bagi para petugas pemantauan dan evaluasi yang
melaksanakan pemantauan dan evaluasi ke SMK penerima bantuan dari
Direktorat Pembinaan SMK pada tahun anggaran berjalan.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 7
8 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB II PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI
A. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Secara umum kegiatan pemantauan dan evaluasi terdiri dari beberapa tahap,
yakni: (1) persiapan, (2) koordinasi, (3) implementasi, dan (4) analisis hasil dan
pelaporan.
Implementasi evaluasi adalah kegiatan pengambilan data ke SMK dengan
instrumen yang sesuai. Pada tahap ini metode pengambilan data yang tepat
perlu didiseminasikan pada para instansi terkait dan petugas pelaksananya.
Metode yang dapat digunakan di sini adalah wawancara/interview,
dokumentasi dan observasi. Selanjutnya data hasil evaluasi kemudian diolah
pada tahap analisis hasil evaluasi untuk mendapatkan kesimpulan dan
perumusan rekomendasi yang tepat sehingga akan bermanfaat bagi para
stakeholders. Secara skematis tahapan secara umum kegiatan ini dapat dilihat
pada Gambar 1.
Persiapan
Implementasi
• Perumusan
tujuan ME
• Penyusunan
Instrumen
• Koordinasi
dengan pihakpihak terkait
• Pengumpulan data
dan informasi
ke lokasi
secara
kuantitatif dan
kualitatif
• Mekanisme
pengambilan
data
Analisis Hasil ME
• Analisis data
hasil ME
dengan
metode yang
tepat sesuai
dengan tujuan
monitoring
dan evaluasi
Kesimpulan dan
Rekomendasi
• Pembuatan
laporan
monitoring
dan evaluasi
• Pengambilan
kesimpulan
• Perumusan
rekomendasi
bagi
stakeholders
Gambar 1 Tahapan kegiatan pemantauan dan evaluasi.
Dari uraian di atas sangat jelas bahwa hasil pemantauan dan evaluasi sangat
ditentukan oleh data dan informasi yang diperoleh petugas pada saat
pelaksanaan di lapangan. Oleh karena itu sangat penting bagi petugas untuk
memahami: (1) Mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi, dan (2)
Instrumen pemantauan dan evaluasi serta penggunaannya.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 9
B. Tahapan Pelaksanaan
Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota dilakukan
melalui sejumlah tahapan yang dilakukan oleh Direktorat Pembinaan SMK sbb:
Penetapan kabupaten/kota dan SMK sasaran
1. Penetapan waktu pelaksanaan
2. Pembentukan petugas
3. Pembekalan bagi petugas
4. Pemberitahuan rencana pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ke
kabupaten/kota
5. Koordinasi dengan petugas dari Dinas Pendidikan Provinsi
6. Pemberangkatan petugas
7. Pengolahan data hasil pemantauan dan evaluasi
8. Pembuatan laporan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi.
C. Mekanisme Pelaksanaan
Sebelum melaksanakan pemantauan dan evaluasi ke lapangan, petugas akan
mendapatkan pembekalan mengenai tata laksana pemantauan dan evaluasi,
penggunaan instrumen, pelaporan dan hal-hal yang bersifat teknis. Secara garis
besar mekanisme pelaksanaan ini dapat dibedakan menjadi dua bagian: (1)
mekanisme sebelum keberangkatan; dan (2) mekanisme pelaksanaan di
lapangan.
1. Mekanisme Sebelum Keberangkatan
Sebelum petugas berangkat ke lapangan, beberapa hal yang perlu dilakukan
adalah sbb:
1. Petugas yang akan berangkat ke lapangan harus mendapat surat tugas
pemantauan dan evaluasi dari Direktorat Pembinaan SMK yang
ditandatangani oleh Direktur Pembinaan SMK.
2. Petugas menghubungi Dinas Pendidikan Provinsi dalam rangka
koordinasi dengan petugas pemantauan dan evaluasi.
3. Petugas menghubungi Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan SMK
terkait untuk menyampaikan rencana pemantauan dan evaluasi.
Disampaikan kepada SMK dokumen apa saja yang harus dipersiapkan
untuk verifikasi dan objek mana saja yang akan diobservasi.
10 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
2. Mekanisme Pelaksanaan di Lapangan
Dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi di lapangan petugas melakukan
mekanisme sebagai berikut:
Setelah sampai di kabupaten/kota tujuan, petugas melapor pada Kasubdin
Dikmen Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan menunjukkan surat tugas
dari Direktorat Pembinaan SMK.
Melapor ke Kepala SMK ketika tiba di sekolah dengan menunjukkan surat
tugas dari Direktorat Pembinaan SMK;
Melakukan Temu Awal. Temu awal adalah pertemuan dengan para
responden sebelum dilaksanakan pemantauan dan evaluasi. Pada temu awal
ini dijelaskan tujuan dan mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi,
termasuk:
Siapa saja yang diminta untuk menjadi responden,
Salinan dokumen apa saja yang perlu disiapkan, dan
Apa saja yang akan diobservasi dan didokumentasikan.
Pelaksanaan pengambilan data. Pengambilan data dilakukan sendiri oleh
petugas sesuai dengan instrumen yang telah disiapkan. Dalam pengambilan
data, para responden bisa ditanya secara terpisah atau secara bersamaan
seperti pada FGD. Beberapa hal yang perlu dilakukan pada saat pengambilan
data adalah:
Melakukan verifikasi terhadap dokumen pendukung sesuai dengan butir
pertanyaan pada instrumen atau hal lain yang dianggap perlu serta
melakukan observasi untuk memantau hasil atau proses pelaksanaan
program/kegiatan, seperti pembangunan fisik, barang/alat, tempat
penempatan alat, kegiatan program yang relevan.
Melakukan dokumentasi, misalnya pemotretan terhadap objek-objek
tertentu sebagai bukti pelaksanaan fisik kegiatan.
Melakukan Temu Akhir. Temu akhir adalah pertemuan dengan para
responden dan Kepala SMK sebelum petugas meninggalkan SMK. Pada temu
akhir ini petugas menyampaikan pada mereka hal-hal apa saja yang menjadi
temuan selama pelaksanaan pemantauan dan evaluasi. Pada temu akhir ini
petugas dan Kepala Sekolah menandatangani instrumen yang telah diisi dan
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 11
dibubuhi dengan stempel sekolah pada bagian pernyataan pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi di sekolah tersebut.
Pembuatan laporan. Petugas membuat laporan tentang pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi. Laporan dibuat sesuai dengan format yang telah
ditetapkan.
Penyerahan laporan. Laporan diserahkan kepada Koodinator Pemantauan
dan Evaluasi Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK paling lambat 1
minggu setelah kembali dari melaksanakan tugas. Laporan diserahkan
secara lengkap terdiri dari:
Instrumen yang telah diisi petugas selama pelaksanaan pemantauan dan
evaluasi ke SMK untuk masing-masing program;
Foto hasil observasi di lapangan jika diperlukan;
Laporan individu yang dibuat petugas sesuai dengan format yang diberikan
oleh Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK.
Secara skematik, mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi yang
dilakukan oleh petugas tergambarkan sebagai berikut.
12 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
Gambar 2 Mekanisme Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 13
14 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB III INSTRUMEN DAN PENGAMBILAN DATA
Pemahaman terhadap instrumen pemantauan dan evaluasi adalah esensial bagi
petugas pemantauan dan evaluasi. Pada bab ini akan dijelaskan model
pemantauan dan evaluasi yang digunakan, bagian-bagian instrumen, dan
bagaimana melakukan penilaian menggunakan instrumen tersebut.
A. Model Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan dan evaluasi ini meliputi tiga komponen, sebagai berikut:
Konteks (Context)
Masukan (Input),
Proses (Process), dan
Produk (Product).
Evaluasi input merupakan penilaian yang terkait dengan anggaran (budgets),
rencana kerja, dan strategi-strategi yang dilakukan untuk melaksanakan
kegiatan seperti pembentukan tim pelaksana kegiatan. Pada komponen proses,
dilakukan pemantauan terhadap kegiatan pelaksanaan program/kegiatan untuk
melihat sejauh mana pelaksanaan pogram/kegiatan berjalan sesuai dengan
rencana, mendokumentasikan, memonitor realisasi penyerapan dana, realisasi
fisik pelaksanaan kegiatan dan bagaimana pengelolaan kegiatan dilakukan.
Evaluasi produk difokuskan pada keluaran langsung (output) dari hasil
pelaksanaan program/kegiatan, yakni capaian program atau target yang telah
ditentukan pada tiap program.
B. Instrumen
Sesuai dengan tujuan pemantauan dan evaluasi, yang mengacu pada Panduan
Pelaksanaan (Panlak) Program Direktorat Pembinaan SMK, maka petugas perlu
memahami Panlak program yang akan dievaluasi.
Beberapa program yang akan dievaluasi memiliki aspek-aspek penilaian umum
yang sama, disamping aspek-aspek khusus yang khas bagi masing-masing
program. Pada komponen input, banyak memiliki aspek-aspek dan indikatorindikator umum yang sama, misalnya penerimaan dana dan keberadaan tim
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 15
pelaksana kegiatan. Sedangkan pada komponen proses pada umumnya berbeda
untuk tiap program.
Instrumen pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota yang digunakan
dalam pengambilan data berbentuk cheklist yang terdiri dari beberapa bagian
yakni:
Halaman judul
Indentitas sekolah yang dievaluasi
Butir pertanyaan/pernyataan
Catatan petugas
Keterangan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi (pengesahan data
yang terkumpul)
Bagian penting lainnya adalah:
Pilihan jawaban dan kolom isian
Responden, dan
Verifikasi/lampiran
16 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
1. Judul dan Identitas Sekolah
Halaman judul memuat informasi penting yakni nama program bantuan dan
tahun pelaksanaan. Pastikan bahwa instrumen yang digunakan dan tahunnya
adalah sesuai dengan program yang akan dievaluasi.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 17
Identitas sekolah harus diisi secara lengkap pada kolom isian yang telah
disediakan.
Sekolah
NIS
Alamat
:
:
:
Jalan
Kec.
Kab/Kota
Provinsi
Telepon
Email
Gambar 3 Identitas Sekolah
2. Pertanyaan/Pernyataan
Pertanyaan/pernyataan yang ada pada instrumen adalah untuk menilai tiga
komponen yakni: input, proses dan produk. Pembagian ketiga komponen untuk
masing-masing butir pertanyaan telah dibedakan secara jelas. Tiap pertanyaan
memiliki pilihan jawaban dan/atau kolom isian yang disediakan untuk
memasukkan data.
a. Pilihan Jawaban
Ada dua jenis pilihan jawaban untuk suatu item pertanyaan:
a. Pilihan jawaban tunggal, yakni pilihan jawaban yang hanya boleh dipilih
satu dari beberapa jawaban yang disediakan (misalnya a, b, c).
Contoh:
Apakah Rencana Anggaran Biaya (RAB) sesuai dengan ketentuan
penggunaan dana dalam panduan pelaksanaan?
a. Sesuai
b. Tidak
Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...........................................................
............................................................
Verifikasi: Dokumen RAB
18 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
b. Pilihan jawaban jamak, yakni pilihan jawaban yang boleh dipilih lebih
dari satu. Pilihan jawaban yang sesuai diberi tanda silang (X) pada kotak
□ yang disediakan.
Pilihlah
Jenis
Sarana
dan
Prasarana
Usaha/Produksi/Perakitan yang telah dimiliki:
yang
menunjang
Ruang Usaha/Produksi
Lahan Usaha/Produksi
Gudang penyimpanan
Kandang
Kolam
Laboratorium
Kapal penangkap ikan
Bengkel
Workshop
Hotel
Lainnya, sebutkan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...........................................................
...........................................................
Verifikasi: Observasi
b. Kolom Isian Bebas
Ada pertanyaan-pertanyaan yang diteruskan dengan isian data pada kolom
yang disediakan dengan format tertentu. Kolom isian bebas, dimana
petugas boleh mengisinya secara bebas tanpa format yang ditentukan.
Contoh:
Apakah dana sudah diterima?
a. Sudah
Jumlah : Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( . . . . . %)
Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b. Belum
Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
......................................................
...........................................................
Verifikasi: Tanda bukti penerimaan dana
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 19
Pada gambar di bawah ini ditunjukkan bagian-bagian penting instrumen:
1
1
2
1
3
1
4
71
1
5
1
61
Gambar 4 Bagian-bagian instrumen.
Keterangan gambar:
(1) Komponen yang dinilai,
(2) Aspek penilaian,
(3) Butir pertanyaan,
(4) Responden,
(5) Pilihan jawaban tunggal,
(6) Kolom isian bebas,
(7) Verifikasi.
20 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
3. Keterangan Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Setelah pelaksanaan pemantauan dan evaluasi selesai, maka petugas mengisi
pernyataan melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang ditandatangani
Kepala Sekolah SMK dan dibubuhi dengan stempel sekolah yang bersangkutan.
Gambar 5 Isian keterangan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 21
C. Responden
Dalam pengumpulan data ada sejumlah responden untuk memberikan jawaban
pertanyaan. Responden tersebut antara lain, adalah:
Kepala Sekolah;
Wakil Kelapa Sekolah;
Bendahara;
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan;
Guru; dan
Unsur komite sekolah.
D. Pengambilan Data
Pengumpulan data terkait dengan tiga komponen evaluasi dilakukan dengan
menggunakan instrumen berupa checklist. Informasi lainnya digali melalui
wawancara/interview dengan responden, observasi, dan analisis dokumen
sesuai dengan kebutuhan.
1. Wawancara/interview
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. Wawancara dilakukan terhadap responden sesuai dengan pertanyaan
dalam instrumen.
b. Buatlah daftar pertanyaan sebagai panduan agar wawancara tidak
melenceng jauh dari tujuan.
c. Lakukan secara sistematis agar efisien secara waktu.
d. Bersikap netral terhadap jawaban yang disampaikan responden.
e. Melakukan wawancara dengan responden terkait lainnya dalam rangka
verifikasi informasi secara triangulasi sumber data.
2. Observasi
Observasi dilakukan terhadap objek pelaksanaan kegiatan untuk pembuktian
validitas atau kebenaran data yang terkumpul. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam melakukan observasi:
a. Pengamatan dilakukan untuk menilai sejauh mana keterlaksanaan
kegiatan dengan tujuan yang harus dicapai.
b. Gunakan alat pencatat atau merekam kalau diperlukan.
c. Lakukan pemotretan (foto) pada objek-objek yang perlu.
22 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
3. Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah upaya verifikasi antara data yang diberikan responden
dengan dokumen bukti yang ditunjukkan. Hal-hal pokok dalam melakukan
analisis dokumen adalah:
a. Keaslian dokumen;
b. Relevansi dokumen dan data yang digali;
c. Data dalam dokumen dan kesesuaiannya dengan standar.
d. Meminta salinan dokumen yang relevan.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 23
24 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN
Setiap petugas yang telah selesai melaksanakan Pemantauan dan Evaluasi ke
lapangan harus menyerahkan berkas Laporan Lengkap kepada Koordinator
Pemantauan dan Evaluasi Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK segera
setelah kegiatan telah selesai dilaksanakan.
1. Berkas Laporan Lengkap
Berkas Laporan Lengkap Pemantauan dan Evaluasi terdiri dari sejumlah
dokumen yang dibundel menjadi satu yang terdiri dari:
Instrumen asli yang telah diisi oleh petugas selama pelaksanaan
Pemantauan dan Evaluasi Tk. Kab/Kota ke SMK penerima bantuan sesuai
dengan bantuan-bantuan yang diterima oleh sekolah
Foto/dokumentasi hasil observasi di lapangan
Laporan Petugas yang dibuat petugas pemantauan dan evaluasi sesuai
dengan format yang diberikan oleh Subdit Program Direktorat Pembinaan
SMK.
2. Laporan Petugas
Laporan petugas adalah laporan individu yang dibuat oleh petugas Pemantauan
dan Evaluasi Tingkat Kab/Kota yang telah melaksanakan pemantauan dan
evaluasi di sekolah. Laporan individu ini memiliki format yang telah ditentukan
yang terdiri dari:
a.
b.
c.
d.
Informasi umum
Deskripsi hasil pemantauan dan evaluasi
Kesimpulan
Rekomendasi
Format penulisan laporan petugas disediakan pada bagian terpisah dari
Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Tingkat Kabupaten/Kota. Bentuk format
laporan diberikan seperti pada gambar di bawah ini. Secara detail laporan ini
terdirid dari beberapa bagian yang akan dikelaskan sebagai berikut.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 25
a. Informasi Umum
Bagian informasi umum berisi identitas sekolah penerima bantuan, petugas
pemantauan dan evaluasi, dan waktu pelaksanaan.
b. Kesimpulan, Kendala dan Catatan Petugas
Deskripsi hasil pemantauan dan evaluasi diberikan pada bagian Kesimpulan
secara umum dari hasil pemantauan dan evaluasi yang telah dilaksanakan.
26 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
Petugas melaporkan hasil pemantauan dan evaluasi terhadap tiga komponen
evaluasi:
Kesimpulan Umum: Uraikan secara ringkas kesimpulan anda secara umum
terhadap pelaksanaan program bantuan oleh SMK penerima bantuan pada
saat Anda meninjau ke lokasi.
Komponen input: Uraikan secara deskriptif perbandingan realisasi
dengan rencana atau standard masukan (input) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Antara lain: penerimaan dana, dokumen teknis
pelaksanaan, dan tim/panitia pelaksana program. Format isiannya
adalah sebagai berikut.
Komponen proses: Uraikan secara deskriptif perbandingan realisasi
dengan rencana atau standard proses (process) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Antara lain: keterlaksanaan program, kemajuan
penyerapan dana (realisasi penyerapan dana), realisasi pelaksanaan
fisik kegiatan, dan kesesuaian dengan persyaratan yang disepakati.
Format isiannya adalah sebagai berikut.
Komponen produk: Uraikan secara deskriptif perbandinagn realisasi
dengan rencana atau standard keluaran (output) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Antara lain: kesesuaian sasaran, spesifikasi, dana dan
laporan. Format isiannya adalah sebagai berikut.
Rekomendasi: Petugas menuliskan rekomendasi secara umum maupun
secara khusus yang memerlukan tindak lanjut segera kepada
stakeholders dengan tujuan untuk pengembangan SMK dan
meningkatkan kinerja pelaksanaan program (Tujukan rekomendasi
dimaksud secara eksplisit, misalnya: Kepada SMK, Kepala Dinas
Pendidikan Kab/Kota, Subdit lingkup Dit. PSMK, Direktur Pembinaan
SMK, atau ke pimpinan instansi).
Kendala: Petugas menuliskan kendala-kendala apa saja yang ditemui di
lapangan dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan bantuan
yang diterima oleh SMK.
Catatan Petugas: Petugas harap mencatat segala sesuatu yang menjadi
perhatian yang ditemukan di lapangan dalam kaitannya dengan
pelaksanaan program/kegiatan bantuan yang diterima oleh SMK.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 27
Petunjuk Penulisan Laporan Petugas Monev
Setelah petugas selesai melaksanakan Monev ke SMK di
Kab./Kota maka diharuskan segera menyerahkan:
1. Instrumen asli yang telah diisi oleh petugas, diberi stempel
oleh sekolah dan ditandatangani Kepala Sekolah.
2. Foto/dokumentasi yang relevan dari hasil observasi
lapangan (jika diperlukan)
3. Laporan Petugas Monev yang telah dibuat oleh petugas.
Catatan:
Semua berkas di atas dibundel dalam satu berkas kemudian
diserahkan kepada Koordinator Monev paling lambat tiga hari
setelah petugas kembali dari lapangan.
28 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB V PENUTUP
Panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ini disusun sebagai pedoman
dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi di lapangan. Dengan panduan
ini diharapkan petugas akan memiliki pengetahuan yang cukup mengenai teknis
pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota di SMK
penerima bantuan. Untuk memahami substansi dari tiap program bantuan
secara lengkap para petugas diharapkan untuk mempelajari secara intensif
Petunjuk Teknis (Juknis) Pelaksanaan Program Bantuan yang dikeluarkan oleh
Direktorat Pembinaan SMK.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 29
PEMANTAUAN DAN EVALUASI
TINGKAT KABUPATEN/KOTA TAHUN 2015
UNTUK PETUGAS
DIREKTORAT PEMBINAAN SMK
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
TAHUN 2015
KATA PENGANTAR
Direktorat Pembinaan SMK telah merencanakan sejumlah program/kegiatan
yang dikelola baik oleh pusat maupun daerah. Program-program tersebut ada
yang merupakan program bantuan dan program non-bantuan. Sejumlah
program bantuan dengan dana pusat dikelola oleh Direktorat Pembinaan SMK
yang disalurkan secara langsung ke SMK atau institusi terkait sesuai karakteristik
jenis programnya. Selain itu ada sejumlah program bantuan Direktorat
Pembinaan SMK yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi melalui dana
dekonsentrasi. Deskripsi program-program tersebut secara lengkap ada dalam
Program Kerja Direktorat Pembinaan SMK dan Garis-garis Besar Pelaksanaan
Program Pembinaan SMK, sebagaimana juga dalam Panduan Pelaksanaan
(Panlak).
Untuk melakukan evaluasi hasil pelaksanaan program/kegiatan tersebut
terhadap rencana dan standar yang telah ditentukan serta mengidentifikasi
kendala-kendala yang terjadi di lapangan maka Direktorat Pembinaan SMK
melakukan kegiatan Pemantauan dan Evaluasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada
saat pelaksanaan program pada tahun sebelumnya dan sedang berjalan
(ongoing), bersifat evaluasi formatif dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja
pelaksanaan. Secara umum pemantauan dan evaluasi ini dilakukan terhadap
empat komponen, yakni konteks, input, process dan product. Oleh karena itu
instrumen pemantauan dan evaluasi disusun sesuai dengan komponenkomponen tersebut dan standar dari masing-masing program sebagaimana
dalam Panlak.
Untuk memberikan hasil yang optimal dan mencapai sasaran yang diinginkan
maka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program-program bantuan
dilakukan dengan kunjungan lapangan. Panduan ini disusun untuk memberikan
petunjuk teknis sebelum, selama dan sesudah pelaksanaan sehingga diharapkan
data atau informasi yang diperoleh memiliki kualitas yang baik.
Jakarta, Mei 2015
Direktur Pembinaan SMK
Drs. M. Mustaghfirin Amin, MBA
NIP. 19580625 198503 1 003
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 1
2 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......................................................................... 1
DAFTAR ISI ..................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN.................................................................... 5
A. LATAR BELAKANG ........................................................................... 5
B. PENGERTIAN .................................................................................. 6
C. TUJUAN ........................................................................................ 7
BAB II PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI ................... 9
A. PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI ....................................... 9
B. TAHAPAN PELAKSANAAN ................................................................ 10
C. MEKANISME PELAKSANAAN ............................................................ 10
1. Mekanisme Sebelum Keberangkatan ................................. 10
2. Mekanisme Pelaksanaan di Lapangan ............................... 11
BAB III INSTRUMEN DAN PENGAMBILAN DATA ........................... 15
A. MODEL PEMANTAUAN DAN EVALUASI .............................................. 15
B. INSTRUMEN ................................................................................. 15
1. Judul dan Identitas Sekolah ................................................ 17
2. Pertanyaan/Pernyataan ..................................................... 18
3. Keterangan Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi ......... 21
C. RESPONDEN ................................................................................ 22
D. PENGAMBILAN DATA .................................................................... 22
1. Wawancara/interview ........................................................ 22
2. Observasi ............................................................................ 22
3. Analisis Dokumen ............................................................... 23
BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN .................................................... 25
1. Berkas Laporan Lengkap..................................................... 25
2. Laporan Petugas ................................................................. 25
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 3
PETUNJUK PENULISAN LAPORAN PETUGAS MONEV ...................... 28
BAB V PENUTUP .......................................................................... 29
4 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada hakekatnya program pendidikan kejuruan diorientasikan pada tujuan
strategis pembangunan pendidikan menengah kejuruan yang mengacu pada
Rencana Strategis Kementerian Pendidikan Nasional, yaitu tersedianya dan
terjangkaunya layanan pendidikan menengah kejuruan yang bermutu, relevan
dan berkesetaraan di semua provinsi, kabupaten, dan kota.
Program-program tersebut dilaksanakan secara bertahap sebagaimana
dicanangkan dalam Renstra Direktorat Pembinaan SMK 2010-2014. Dalam
pencapaian target renstra Direktorat Pembinaan SMK telah merencanakan
sejumlah program/kegiatan yang dikelola baik oleh pusat maupun provinsi
melalui dana dekonsentrasi baik dana APBN maupun APBNP. Terdapat sejumlah
program bantuan yang dikelola oleh Direktorat Pembinaan SMK dengan dana
pusat yang disampaikan secara langsung ke SMK atau institusi terkait sesuai
karakteristik jenis programnya. Selain itu terdapat juga program bantuan
Direktorat Pembinaan SMK yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Provinsi melalui
dana dekonsentrasi. Program-program ini secara spesifik dinyatakan secara
lengkap di dalam Program Kerja dan Garis-garis Besar Pelaksanaan Program
Pembinaan SMK yang dikeluarkan Direktorat Pembinaan SMK.
Untuk mengetahui konteks, serta perbandingan antara realisasi masukan
(input), proses (process) dan keluaran (product) terhadap rencana dan standar,
serta mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi, maka Direktorat
Pembinaan SMK perlu melakukan kegiatan Pemantauan dan Evaluasi. Kegiatan
ini dilaksanakan pada saat implementasi program sedang berlangsung (ongoing)
dan program tahun sebelumnya. Evaluasi yang dilakukan adalah evaluasi
formatif yang bertujuan pada peningkatan kinerja implementasi program.
Secara umum pemantauan dan evaluasi ini dilakukan terhadap empat
komponen, yakni konteks, input, process dan product. Oleh karena itu instrumen
pemantauan dan evaluasi disusun sesuai dengan komponen-komponen
tersebut dan standar dari masing-masing program sebagaimana dalam Panlak.
Pemantauan dan evaluasi di sini dilakukan terhadap pelaksanaan programprogram bantuan dengan dana pusat yang disebut Pemantauan dan Evaluasi
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 5
Tingkat Kabupaten/Kota. Pemantauan dan evaluasi ini dilakukan pada tahun
anggaran sebelumnya dan berjalan (ongoing) dengan tujuan untuk peningkatan
kinerja dan persiapan akuntabilitas pelaksanaan pelaksanaan program. Karena
itu kegiatan ini difokuskan pada keterlaksanaan program/kegiatan,
perkembangan realisasi penyerapan dana anggaran, realisasi fisik pelaksanaan
kegiatan, dan kendala-kendala yang mungkin terjadi sehingga akan diperoleh
gambaran mengenai kecenderungan (trend) kemajuan pelaksanaan program.
Untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan tujuan pemantauan
dan evaluasi ini, serta komponen dan indikator penilaian untuk tiap aspek yang
ditinjau maka telah disusun instrumen pemantauan dan evaluasi dengan
mengacu pada Panduan Pelaksanaan (Panlak) Program yang dikeluarkan oleh
Direktorat Pembinaan SMK. Instrumen tersebut digunakan petugas
pemantauan dan evaluasi yang akan mengambil data ke SMK penerima
bantuan.
Mengingat pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota
melibatkan petugas dari berbagai latar belakang dan unit kerja di lingkungan
Direktorat Pembinaan SMK maka panduan pelaksanaan pemantauan dan
evaluasi diperlukan bagi petugas.
B. Pengertian
Pemantauan dan evaluasi memiliki fungsi yang saling melengkapi dan terkait
satu sama lain dan merupakan perangkat manajemen yang banyak digunakan
untuk pengambilan keputusan dan akuntabilitas pelaksanaan program/
kegiatan. Mengacu pada Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2006 tentang Tata
Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan,
pemantauan atau pemantauan dapat diartikan sebagai kegiatan mengamati
perkembangan pelaksanaan program/kegiatan dan mengidentifikasi
permasalahan yang ada. Pemantauan dilakukan terhadap perkembangan
realisasi penyerapan dana, realisasi pencapaian target keluaran, dan kendala
yang dihadapi.
Dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan, evaluasi adalah suatu
penilaian sesistematis dan seobjektif mungkin terhadap kegiatan yang sedang
berjalan atau yang sudah selesai dalam hal konteks, input, proses dan produk.
Berbeda dengan pemantauan yang dilakukan secara terus menerus, evaluasi
dilakukan pada waktu tertentu: pada saat kegiatan sedang berjalan (evaluasi
6 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
formatif) atau ketika kegiatan sudah selesai dilaksanakan (evaluasi sumatif).
Kedua jenis evaluasi ini memiliki tujuan dan fokus yang berbeda.
C. Tujuan
Panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ini bertujuan untuk
memberikan pedoman bagi para petugas pemantauan dan evaluasi yang
melaksanakan pemantauan dan evaluasi ke SMK penerima bantuan dari
Direktorat Pembinaan SMK pada tahun anggaran berjalan.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 7
8 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB II PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI
A. Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Secara umum kegiatan pemantauan dan evaluasi terdiri dari beberapa tahap,
yakni: (1) persiapan, (2) koordinasi, (3) implementasi, dan (4) analisis hasil dan
pelaporan.
Implementasi evaluasi adalah kegiatan pengambilan data ke SMK dengan
instrumen yang sesuai. Pada tahap ini metode pengambilan data yang tepat
perlu didiseminasikan pada para instansi terkait dan petugas pelaksananya.
Metode yang dapat digunakan di sini adalah wawancara/interview,
dokumentasi dan observasi. Selanjutnya data hasil evaluasi kemudian diolah
pada tahap analisis hasil evaluasi untuk mendapatkan kesimpulan dan
perumusan rekomendasi yang tepat sehingga akan bermanfaat bagi para
stakeholders. Secara skematis tahapan secara umum kegiatan ini dapat dilihat
pada Gambar 1.
Persiapan
Implementasi
• Perumusan
tujuan ME
• Penyusunan
Instrumen
• Koordinasi
dengan pihakpihak terkait
• Pengumpulan data
dan informasi
ke lokasi
secara
kuantitatif dan
kualitatif
• Mekanisme
pengambilan
data
Analisis Hasil ME
• Analisis data
hasil ME
dengan
metode yang
tepat sesuai
dengan tujuan
monitoring
dan evaluasi
Kesimpulan dan
Rekomendasi
• Pembuatan
laporan
monitoring
dan evaluasi
• Pengambilan
kesimpulan
• Perumusan
rekomendasi
bagi
stakeholders
Gambar 1 Tahapan kegiatan pemantauan dan evaluasi.
Dari uraian di atas sangat jelas bahwa hasil pemantauan dan evaluasi sangat
ditentukan oleh data dan informasi yang diperoleh petugas pada saat
pelaksanaan di lapangan. Oleh karena itu sangat penting bagi petugas untuk
memahami: (1) Mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi, dan (2)
Instrumen pemantauan dan evaluasi serta penggunaannya.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 9
B. Tahapan Pelaksanaan
Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota dilakukan
melalui sejumlah tahapan yang dilakukan oleh Direktorat Pembinaan SMK sbb:
Penetapan kabupaten/kota dan SMK sasaran
1. Penetapan waktu pelaksanaan
2. Pembentukan petugas
3. Pembekalan bagi petugas
4. Pemberitahuan rencana pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ke
kabupaten/kota
5. Koordinasi dengan petugas dari Dinas Pendidikan Provinsi
6. Pemberangkatan petugas
7. Pengolahan data hasil pemantauan dan evaluasi
8. Pembuatan laporan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi.
C. Mekanisme Pelaksanaan
Sebelum melaksanakan pemantauan dan evaluasi ke lapangan, petugas akan
mendapatkan pembekalan mengenai tata laksana pemantauan dan evaluasi,
penggunaan instrumen, pelaporan dan hal-hal yang bersifat teknis. Secara garis
besar mekanisme pelaksanaan ini dapat dibedakan menjadi dua bagian: (1)
mekanisme sebelum keberangkatan; dan (2) mekanisme pelaksanaan di
lapangan.
1. Mekanisme Sebelum Keberangkatan
Sebelum petugas berangkat ke lapangan, beberapa hal yang perlu dilakukan
adalah sbb:
1. Petugas yang akan berangkat ke lapangan harus mendapat surat tugas
pemantauan dan evaluasi dari Direktorat Pembinaan SMK yang
ditandatangani oleh Direktur Pembinaan SMK.
2. Petugas menghubungi Dinas Pendidikan Provinsi dalam rangka
koordinasi dengan petugas pemantauan dan evaluasi.
3. Petugas menghubungi Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan SMK
terkait untuk menyampaikan rencana pemantauan dan evaluasi.
Disampaikan kepada SMK dokumen apa saja yang harus dipersiapkan
untuk verifikasi dan objek mana saja yang akan diobservasi.
10 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
2. Mekanisme Pelaksanaan di Lapangan
Dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi di lapangan petugas melakukan
mekanisme sebagai berikut:
Setelah sampai di kabupaten/kota tujuan, petugas melapor pada Kasubdin
Dikmen Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan menunjukkan surat tugas
dari Direktorat Pembinaan SMK.
Melapor ke Kepala SMK ketika tiba di sekolah dengan menunjukkan surat
tugas dari Direktorat Pembinaan SMK;
Melakukan Temu Awal. Temu awal adalah pertemuan dengan para
responden sebelum dilaksanakan pemantauan dan evaluasi. Pada temu awal
ini dijelaskan tujuan dan mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi,
termasuk:
Siapa saja yang diminta untuk menjadi responden,
Salinan dokumen apa saja yang perlu disiapkan, dan
Apa saja yang akan diobservasi dan didokumentasikan.
Pelaksanaan pengambilan data. Pengambilan data dilakukan sendiri oleh
petugas sesuai dengan instrumen yang telah disiapkan. Dalam pengambilan
data, para responden bisa ditanya secara terpisah atau secara bersamaan
seperti pada FGD. Beberapa hal yang perlu dilakukan pada saat pengambilan
data adalah:
Melakukan verifikasi terhadap dokumen pendukung sesuai dengan butir
pertanyaan pada instrumen atau hal lain yang dianggap perlu serta
melakukan observasi untuk memantau hasil atau proses pelaksanaan
program/kegiatan, seperti pembangunan fisik, barang/alat, tempat
penempatan alat, kegiatan program yang relevan.
Melakukan dokumentasi, misalnya pemotretan terhadap objek-objek
tertentu sebagai bukti pelaksanaan fisik kegiatan.
Melakukan Temu Akhir. Temu akhir adalah pertemuan dengan para
responden dan Kepala SMK sebelum petugas meninggalkan SMK. Pada temu
akhir ini petugas menyampaikan pada mereka hal-hal apa saja yang menjadi
temuan selama pelaksanaan pemantauan dan evaluasi. Pada temu akhir ini
petugas dan Kepala Sekolah menandatangani instrumen yang telah diisi dan
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 11
dibubuhi dengan stempel sekolah pada bagian pernyataan pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi di sekolah tersebut.
Pembuatan laporan. Petugas membuat laporan tentang pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi. Laporan dibuat sesuai dengan format yang telah
ditetapkan.
Penyerahan laporan. Laporan diserahkan kepada Koodinator Pemantauan
dan Evaluasi Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK paling lambat 1
minggu setelah kembali dari melaksanakan tugas. Laporan diserahkan
secara lengkap terdiri dari:
Instrumen yang telah diisi petugas selama pelaksanaan pemantauan dan
evaluasi ke SMK untuk masing-masing program;
Foto hasil observasi di lapangan jika diperlukan;
Laporan individu yang dibuat petugas sesuai dengan format yang diberikan
oleh Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK.
Secara skematik, mekanisme pelaksanaan pemantauan dan evaluasi yang
dilakukan oleh petugas tergambarkan sebagai berikut.
12 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
Gambar 2 Mekanisme Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 13
14 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB III INSTRUMEN DAN PENGAMBILAN DATA
Pemahaman terhadap instrumen pemantauan dan evaluasi adalah esensial bagi
petugas pemantauan dan evaluasi. Pada bab ini akan dijelaskan model
pemantauan dan evaluasi yang digunakan, bagian-bagian instrumen, dan
bagaimana melakukan penilaian menggunakan instrumen tersebut.
A. Model Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan dan evaluasi ini meliputi tiga komponen, sebagai berikut:
Konteks (Context)
Masukan (Input),
Proses (Process), dan
Produk (Product).
Evaluasi input merupakan penilaian yang terkait dengan anggaran (budgets),
rencana kerja, dan strategi-strategi yang dilakukan untuk melaksanakan
kegiatan seperti pembentukan tim pelaksana kegiatan. Pada komponen proses,
dilakukan pemantauan terhadap kegiatan pelaksanaan program/kegiatan untuk
melihat sejauh mana pelaksanaan pogram/kegiatan berjalan sesuai dengan
rencana, mendokumentasikan, memonitor realisasi penyerapan dana, realisasi
fisik pelaksanaan kegiatan dan bagaimana pengelolaan kegiatan dilakukan.
Evaluasi produk difokuskan pada keluaran langsung (output) dari hasil
pelaksanaan program/kegiatan, yakni capaian program atau target yang telah
ditentukan pada tiap program.
B. Instrumen
Sesuai dengan tujuan pemantauan dan evaluasi, yang mengacu pada Panduan
Pelaksanaan (Panlak) Program Direktorat Pembinaan SMK, maka petugas perlu
memahami Panlak program yang akan dievaluasi.
Beberapa program yang akan dievaluasi memiliki aspek-aspek penilaian umum
yang sama, disamping aspek-aspek khusus yang khas bagi masing-masing
program. Pada komponen input, banyak memiliki aspek-aspek dan indikatorindikator umum yang sama, misalnya penerimaan dana dan keberadaan tim
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 15
pelaksana kegiatan. Sedangkan pada komponen proses pada umumnya berbeda
untuk tiap program.
Instrumen pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota yang digunakan
dalam pengambilan data berbentuk cheklist yang terdiri dari beberapa bagian
yakni:
Halaman judul
Indentitas sekolah yang dievaluasi
Butir pertanyaan/pernyataan
Catatan petugas
Keterangan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi (pengesahan data
yang terkumpul)
Bagian penting lainnya adalah:
Pilihan jawaban dan kolom isian
Responden, dan
Verifikasi/lampiran
16 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
1. Judul dan Identitas Sekolah
Halaman judul memuat informasi penting yakni nama program bantuan dan
tahun pelaksanaan. Pastikan bahwa instrumen yang digunakan dan tahunnya
adalah sesuai dengan program yang akan dievaluasi.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 17
Identitas sekolah harus diisi secara lengkap pada kolom isian yang telah
disediakan.
Sekolah
NIS
Alamat
:
:
:
Jalan
Kec.
Kab/Kota
Provinsi
Telepon
Gambar 3 Identitas Sekolah
2. Pertanyaan/Pernyataan
Pertanyaan/pernyataan yang ada pada instrumen adalah untuk menilai tiga
komponen yakni: input, proses dan produk. Pembagian ketiga komponen untuk
masing-masing butir pertanyaan telah dibedakan secara jelas. Tiap pertanyaan
memiliki pilihan jawaban dan/atau kolom isian yang disediakan untuk
memasukkan data.
a. Pilihan Jawaban
Ada dua jenis pilihan jawaban untuk suatu item pertanyaan:
a. Pilihan jawaban tunggal, yakni pilihan jawaban yang hanya boleh dipilih
satu dari beberapa jawaban yang disediakan (misalnya a, b, c).
Contoh:
Apakah Rencana Anggaran Biaya (RAB) sesuai dengan ketentuan
penggunaan dana dalam panduan pelaksanaan?
a. Sesuai
b. Tidak
Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...........................................................
............................................................
Verifikasi: Dokumen RAB
18 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
b. Pilihan jawaban jamak, yakni pilihan jawaban yang boleh dipilih lebih
dari satu. Pilihan jawaban yang sesuai diberi tanda silang (X) pada kotak
□ yang disediakan.
Pilihlah
Jenis
Sarana
dan
Prasarana
Usaha/Produksi/Perakitan yang telah dimiliki:
yang
menunjang
Ruang Usaha/Produksi
Lahan Usaha/Produksi
Gudang penyimpanan
Kandang
Kolam
Laboratorium
Kapal penangkap ikan
Bengkel
Workshop
Hotel
Lainnya, sebutkan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...........................................................
...........................................................
Verifikasi: Observasi
b. Kolom Isian Bebas
Ada pertanyaan-pertanyaan yang diteruskan dengan isian data pada kolom
yang disediakan dengan format tertentu. Kolom isian bebas, dimana
petugas boleh mengisinya secara bebas tanpa format yang ditentukan.
Contoh:
Apakah dana sudah diterima?
a. Sudah
Jumlah : Rp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ( . . . . . %)
Tanggal : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b. Belum
Uraikan alasan/penjelasan jawaban di atas: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
......................................................
...........................................................
Verifikasi: Tanda bukti penerimaan dana
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 19
Pada gambar di bawah ini ditunjukkan bagian-bagian penting instrumen:
1
1
2
1
3
1
4
71
1
5
1
61
Gambar 4 Bagian-bagian instrumen.
Keterangan gambar:
(1) Komponen yang dinilai,
(2) Aspek penilaian,
(3) Butir pertanyaan,
(4) Responden,
(5) Pilihan jawaban tunggal,
(6) Kolom isian bebas,
(7) Verifikasi.
20 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
3. Keterangan Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi
Setelah pelaksanaan pemantauan dan evaluasi selesai, maka petugas mengisi
pernyataan melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang ditandatangani
Kepala Sekolah SMK dan dibubuhi dengan stempel sekolah yang bersangkutan.
Gambar 5 Isian keterangan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 21
C. Responden
Dalam pengumpulan data ada sejumlah responden untuk memberikan jawaban
pertanyaan. Responden tersebut antara lain, adalah:
Kepala Sekolah;
Wakil Kelapa Sekolah;
Bendahara;
Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan;
Guru; dan
Unsur komite sekolah.
D. Pengambilan Data
Pengumpulan data terkait dengan tiga komponen evaluasi dilakukan dengan
menggunakan instrumen berupa checklist. Informasi lainnya digali melalui
wawancara/interview dengan responden, observasi, dan analisis dokumen
sesuai dengan kebutuhan.
1. Wawancara/interview
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. Wawancara dilakukan terhadap responden sesuai dengan pertanyaan
dalam instrumen.
b. Buatlah daftar pertanyaan sebagai panduan agar wawancara tidak
melenceng jauh dari tujuan.
c. Lakukan secara sistematis agar efisien secara waktu.
d. Bersikap netral terhadap jawaban yang disampaikan responden.
e. Melakukan wawancara dengan responden terkait lainnya dalam rangka
verifikasi informasi secara triangulasi sumber data.
2. Observasi
Observasi dilakukan terhadap objek pelaksanaan kegiatan untuk pembuktian
validitas atau kebenaran data yang terkumpul. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam melakukan observasi:
a. Pengamatan dilakukan untuk menilai sejauh mana keterlaksanaan
kegiatan dengan tujuan yang harus dicapai.
b. Gunakan alat pencatat atau merekam kalau diperlukan.
c. Lakukan pemotretan (foto) pada objek-objek yang perlu.
22 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
3. Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah upaya verifikasi antara data yang diberikan responden
dengan dokumen bukti yang ditunjukkan. Hal-hal pokok dalam melakukan
analisis dokumen adalah:
a. Keaslian dokumen;
b. Relevansi dokumen dan data yang digali;
c. Data dalam dokumen dan kesesuaiannya dengan standar.
d. Meminta salinan dokumen yang relevan.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 23
24 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN
Setiap petugas yang telah selesai melaksanakan Pemantauan dan Evaluasi ke
lapangan harus menyerahkan berkas Laporan Lengkap kepada Koordinator
Pemantauan dan Evaluasi Subdit Program Direktorat Pembinaan SMK segera
setelah kegiatan telah selesai dilaksanakan.
1. Berkas Laporan Lengkap
Berkas Laporan Lengkap Pemantauan dan Evaluasi terdiri dari sejumlah
dokumen yang dibundel menjadi satu yang terdiri dari:
Instrumen asli yang telah diisi oleh petugas selama pelaksanaan
Pemantauan dan Evaluasi Tk. Kab/Kota ke SMK penerima bantuan sesuai
dengan bantuan-bantuan yang diterima oleh sekolah
Foto/dokumentasi hasil observasi di lapangan
Laporan Petugas yang dibuat petugas pemantauan dan evaluasi sesuai
dengan format yang diberikan oleh Subdit Program Direktorat Pembinaan
SMK.
2. Laporan Petugas
Laporan petugas adalah laporan individu yang dibuat oleh petugas Pemantauan
dan Evaluasi Tingkat Kab/Kota yang telah melaksanakan pemantauan dan
evaluasi di sekolah. Laporan individu ini memiliki format yang telah ditentukan
yang terdiri dari:
a.
b.
c.
d.
Informasi umum
Deskripsi hasil pemantauan dan evaluasi
Kesimpulan
Rekomendasi
Format penulisan laporan petugas disediakan pada bagian terpisah dari
Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Tingkat Kabupaten/Kota. Bentuk format
laporan diberikan seperti pada gambar di bawah ini. Secara detail laporan ini
terdirid dari beberapa bagian yang akan dikelaskan sebagai berikut.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 25
a. Informasi Umum
Bagian informasi umum berisi identitas sekolah penerima bantuan, petugas
pemantauan dan evaluasi, dan waktu pelaksanaan.
b. Kesimpulan, Kendala dan Catatan Petugas
Deskripsi hasil pemantauan dan evaluasi diberikan pada bagian Kesimpulan
secara umum dari hasil pemantauan dan evaluasi yang telah dilaksanakan.
26 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
Petugas melaporkan hasil pemantauan dan evaluasi terhadap tiga komponen
evaluasi:
Kesimpulan Umum: Uraikan secara ringkas kesimpulan anda secara umum
terhadap pelaksanaan program bantuan oleh SMK penerima bantuan pada
saat Anda meninjau ke lokasi.
Komponen input: Uraikan secara deskriptif perbandingan realisasi
dengan rencana atau standard masukan (input) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Antara lain: penerimaan dana, dokumen teknis
pelaksanaan, dan tim/panitia pelaksana program. Format isiannya
adalah sebagai berikut.
Komponen proses: Uraikan secara deskriptif perbandingan realisasi
dengan rencana atau standard proses (process) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Antara lain: keterlaksanaan program, kemajuan
penyerapan dana (realisasi penyerapan dana), realisasi pelaksanaan
fisik kegiatan, dan kesesuaian dengan persyaratan yang disepakati.
Format isiannya adalah sebagai berikut.
Komponen produk: Uraikan secara deskriptif perbandinagn realisasi
dengan rencana atau standard keluaran (output) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Antara lain: kesesuaian sasaran, spesifikasi, dana dan
laporan. Format isiannya adalah sebagai berikut.
Rekomendasi: Petugas menuliskan rekomendasi secara umum maupun
secara khusus yang memerlukan tindak lanjut segera kepada
stakeholders dengan tujuan untuk pengembangan SMK dan
meningkatkan kinerja pelaksanaan program (Tujukan rekomendasi
dimaksud secara eksplisit, misalnya: Kepada SMK, Kepala Dinas
Pendidikan Kab/Kota, Subdit lingkup Dit. PSMK, Direktur Pembinaan
SMK, atau ke pimpinan instansi).
Kendala: Petugas menuliskan kendala-kendala apa saja yang ditemui di
lapangan dalam kaitannya dengan pelaksanaan program/kegiatan bantuan
yang diterima oleh SMK.
Catatan Petugas: Petugas harap mencatat segala sesuatu yang menjadi
perhatian yang ditemukan di lapangan dalam kaitannya dengan
pelaksanaan program/kegiatan bantuan yang diterima oleh SMK.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 27
Petunjuk Penulisan Laporan Petugas Monev
Setelah petugas selesai melaksanakan Monev ke SMK di
Kab./Kota maka diharuskan segera menyerahkan:
1. Instrumen asli yang telah diisi oleh petugas, diberi stempel
oleh sekolah dan ditandatangani Kepala Sekolah.
2. Foto/dokumentasi yang relevan dari hasil observasi
lapangan (jika diperlukan)
3. Laporan Petugas Monev yang telah dibuat oleh petugas.
Catatan:
Semua berkas di atas dibundel dalam satu berkas kemudian
diserahkan kepada Koordinator Monev paling lambat tiga hari
setelah petugas kembali dari lapangan.
28 | Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota- Dit. PSMK
BAB V PENUTUP
Panduan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi ini disusun sebagai pedoman
dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi di lapangan. Dengan panduan
ini diharapkan petugas akan memiliki pengetahuan yang cukup mengenai teknis
pelaksanaan pemantauan dan evaluasi tingkat kabupaten/kota di SMK
penerima bantuan. Untuk memahami substansi dari tiap program bantuan
secara lengkap para petugas diharapkan untuk mempelajari secara intensif
Petunjuk Teknis (Juknis) Pelaksanaan Program Bantuan yang dikeluarkan oleh
Direktorat Pembinaan SMK.
Panduan Petugas Pemantauan Evaluasi Tk Kab/Kota - Dit. PSMK | 29