Modul kearsipan kelompok yuni dkk

BAB I
TUJUAN KEARSIPAN

A. TUJUAN KEARSIPAN
Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian
dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis.Tujuan pengarsipan adalah
apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita
dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai
dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan
efisien.
1. Menurut Drs. Soewito
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan.
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip.
2. Menurut Drs. E. Martono
a. Menyediakan warkat jika diperlukan.
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang

diperlukan.
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu
dengan yang lainnya.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau
kebakaran.
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.

1

3. Tujuan kearsipan secara umum
a. Menerima warkat.
b. Mencatat warkat.
c. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
d. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan
system tertentu.
e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
g. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

B. PROSEDUR KEARSIPAN
Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan
dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara
berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan
ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.
Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa Tanda Pelepas
Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan
adanya pelepas surat yang berupa disposisi.
2. Menetapkan Judul Surat
Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk
atau surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata
tangkap (caption). Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan
dengan filling system yang di pakai, misalnya :
Jika memakai filling system abjad maka caption/kata tangkap/judul surat
dapat di ambil dari :
a. Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama pengirim.
b. Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang dituju.
c. Jika memakai filling system masalah dan nomor maka kata tangkap
suratnya adalah inti/isi/perihal surat tersebut.

2

d. Jika memakai filling system wilayah maka kata tangkapnya adalah
asal/wilayah surat tersebut.
3. Pemberian Kode
Pemberian

kode

pada

surat

yang

akan

disimpan

memudahkan

penyimpanan pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat
penemuan kembali arsip.
4. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang
Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih
dari

satu.

Untuk

memudahkan

penyimpanan

dan

menghindari

kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk
silang.
5. Menyiapkan Map Follow Up Ship
Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut
penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang
diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut
tikler file.
6. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)
Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan
diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar
bentuknya menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu
kendali.
7. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan
peraturan yang berlaku.
8. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode
yang telah di tetapkan.
9. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan

kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang
berlaku.
3

10. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut
peraturan yang berlaku.
Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip, yaitu :
a. Menentukan jenis surat yang di butuhkan.
b. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di
pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
d. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

C. ALAT-ALAT PENYIMPANAN ARSIP
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan.Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan
bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam,
kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan

arsip, sebagai

alat

bantu

untuk

mempercepat,

meringankan,

dan

mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung
arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai
berikut.
1. Pengarsipan Horizontal
Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara

mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada
rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertical
Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral
Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
4

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam
bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di
bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam
bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya
digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai
berikut :
1. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
2. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

4. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
5. Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut :
1. Filing Cabinet

Gambar 1.1 Filling Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6
laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

5

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan

ke

dalam

folder

atau

folder

gantung

(hanging

folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di
samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak
arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang
disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder
dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang
lacinya.Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging
folder.Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih

kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:
a. Tab
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih
kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacammacam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan. Guna tab
adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk
lainnya.
b. Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok
masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan
pengelompokan masalah pada klasifikasiarsip.
1) Dibuat darikarton tebal (supaya dapat tegak)
2) Memilikibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

6

Gambar 1.2 Rotary Filling Sistem
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar.Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga.Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral
3. Lemari Arsip

Gambar

1.3

Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai
bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong,
atau pun menggunakan kaca.Ada juga yang dibuat untuk menyimpan
banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang
dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping
(lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau
dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip
dimasukkan ke map, berfungsiuntuk menyimpan berbagai macam bentuk
arsip, misalnya:
a. Rol film
b. Ordner, dan lain-lain

7

4. Rak Arsip

Gambar 1.4 Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari
ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul
dari arsip yang ada di dalamnya.Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip/Folder

Gambar 1.5 Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik
yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan
8

tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai
disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada
beberapa macam, antara lasin sebagai berikut :
a. Stopmap Folio (Map Berdaun)
Yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk
menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi
kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b. Map Snelhechter (Map Berpenjepit)
Yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di
dlamnya digunakan penjepit.Arsip yang di simpan pada umunya yang
bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif.Arsip
yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan
menggunakan perforator.
c. Portapel (Map Bertali)
Yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya,
maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas)
untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut.
d. Hanging Folder (Map Gantung)
Yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.Besi penggantung ini
dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folderjuga
mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di
dalamnya.

9

6. Guide

Gambar 1.6 Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Tab guide
Yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tandatanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide
Fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika
penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhechter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk
arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran
folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang
disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut :
a. Guide pertama
Yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan
kelompok utama (main subject).
b. Guide kedua

10

Yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
c. Guide ketiga
Yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih
luas lagi
7. Ordner

Gambar 1.7 Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm
yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di
dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat
jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama
bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan
kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu
diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a. Dead Space
Bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media
informasi.
b. Expansion Space
Bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari
waktu ke waktu.

11

c. Pape Thickness
Tebal media informasi.
d. File Thickness
Tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara
keseluruhan.
e. Access Room
Jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah
penyimpanan dan pengambilan file.
8. Stapler

Gambar 1.8 Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah
kertas.Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara
kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan
staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya
daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut,
usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga
memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan
saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu
membendel maksimum 10 lembar kertas.

12

b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu
membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator

Gambar

1.9

Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.Perforator dibedakan
antara lain sebagai berikut :
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas
yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas
yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.Car kerja dan komponennya
mekanis.Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator
terbuat dari logam.Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai
berikut :
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.
Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah,
lalu tepi kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas
menyentuh batas tepi perforator.

13

c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.

10. Numerator

Gambar 1.10 Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi
sebagai berikut.
a. Numerator Kecil
Yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator Besar
Yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih
dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan.Cara kerja dan komponennya
mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara
otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus
disimpan di tempat tertutup dan kering.Adapun cara kerja numerator
adalah sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf
b. Atur nomor awal
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

14

11. Kotak/Box

Gambar 1.11 Kotak Box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton tebal.Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
12. Alat Sortir

Gambar 1. 12 Alat
Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
masing-masing.Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada

15

yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.Alat sortir ini dapat
dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton
(kertas tebal).

13. Label

Gambar 1.13 Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label
terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat
pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File/Berkas Peringatan

Gambar 1.14 Tickler File

16

Tickler fileadalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam
tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler
fileberfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet

Gambar 1. 15 Cardex
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang.Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu indeks.Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16. Rak/Laci Kartu

Gambar 1. 16 Laci
Kartu

17

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini
terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Microfilm

Gambar 1.17 Micro Film
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a. Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative
film) yang kecil.
b. Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil
pemotretan.
c. Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat
ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan
gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18. Komputer

18

Gambar 1.18 Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta
dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Sistem komputer merupakan gabungan (konfigurasi) dari beberapa bagian,
yaitu:
a. Keyboard (Papan Ketik)
Terdiri dari kunci-kunci atau tuts-tuts, sebagai alat input yang
berfungsi untuk memasukkan dan mentransmisikan data maupun
program kedalam Central Processing Unit (CPU).
b. Monitor (Screen)
Adalah alat yang berfungsi menayangkan secara fisual operasi dari
keyboard dan hasil pengolahan komputer.
c. Central Processing Unit (CPU)
Adalah unit yang mengendalikan seluruh operasi system komputer.
d. Punched Card
Adalah media input atau output, yang berupa kertas tebal/karton
dengan ukuran tertentu.
e. Printer (Mesin Cetak)
Adalah peralatan output yang berfungsi untuk mencetak hasil
pengolahan data dari CPU.
f. Kertas Printer
Adalah kertas yang dibutuhkan untuk melihat hasil cetakan.
g. Disk Drive
Adalah tempat untuk menyimpan disk yang digunakan.

19

h. Disk
Adalah media untuk menyimpan bermacam-macam data. Jadi
keterangan yang akan disimpan di disk, harus diketik dulu. Ada
bermacam-macam bentuk penyimpanan disk, antara lain:
1) Disk Box storage, yaitu semacam kotak plastik, dan dilengkapi
dengan kunci.
2) Disk pocket storage, yaitu semacam dompet yang terbuat dari
plastik atau kulit.
3) Disk folder storage, yaitu sejenis map yang dapat di gantung pada
filing cabinet atau semacamnya.
4) Disk lever arch folder strorage, yaitu semacam ordner untuk
menampung disk yang telah ditempatkan pada kantong plastik
bening.
19. Alat Penyimpanan Khusus

Ga

mbar

1.

19.

Alat

Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact
disk), kaset dan sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan
desain,

karena

sangat

tergantung

dari

perkembangan

kemajuan

teknologi.Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik
digunakan disket.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

20

BAB II
SYARAT-SYARAT PETUGAS ARSIP

A. Syarat-Syarat Pegawai Arsip
Penyelenggaraan arsip yang baik tidak hanya ditentukan oleh
peralatannya yang serba canggih, dan pemilihan sistem penyimpanannya
yang tepat saja.Tetapi yang lebih penting lagi adalah pengelolaan arsip itu
sendiri.Sebab tiap orang mempunyai bakat dan kemampuan yang
berbeda.Ada orang yang mempunyai bakat dan kemampuan untuk bekerja
pada bagian keuangan, tidak pada bagian public relation.Ada orang yang
memiliki bakat dan kemampuan di bidang pemasaran, tetapi tidak berbakat
di bidang produksi atau sebaliknya.Itulah sebabnya tidak semua orang
yang berbakat di bidang produksi atau sebaliknya.Itulah sebabnya tidak
semua orang yang berbakat dan memiliki kemampuan dan keterampilan
untuk mengelola arsip dengan baik.
Syarat-syarat

pegawai

arsip

selain

sehat

jasmani

dan

rohani,

berpengetahuan luas, memiliki keterampilan dan berkepribadian menarik.
Syarat-syarat pegawai arsip sebagai berikut :
1. Syarat Pengetahuan
21

Setiap karyawan harus memiliki syarat pengetahuan sesuai dengan
bidang tugas dan pekerjannya.Syarat ini dimaksudkan agar karyawan
yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan
tugasnya.Pegawai arsip harus dapat membaca surat-surat dengan cepat
dan mengerti aka isi dan maksudnya untuk sesuatu pokok hal.Ia harus
paham akan singkatan – singkatan yang lazim dipakai di kantor-kantor.
Untuk itu, ia harus mengerti pula akan organisasi kantor dan
peraturan-peraturan. Ia harus mengerti pula akan organisasi kantor dan
peraturan-peraturannya. Ia harus memiliki pengetahuan umum
secukupnya, terutama dengan relasi-relasi kantor yang ada. Bentuk
formal dari syarat pengetahuan dapat dibuktikan dengan sertifikat,
ijazah yang mereka miliki :
a. Memiliki Ijazah DII dibidang kearsipan
b. Minimal DII ilmu lain dan telah tamat latihan dan pendidikan
bidang kearsipan
c. Telah mengikuti kursus administrasi
d. Memiliki sertifikat mengetik atau computer
e. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan
f. Paham singkatan-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi.
g. Mengetahui masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi
sekaligus tugas-tugas yang umum
h. Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti isi dan maksud
surat
i. Memiliki pengetahuan tentang koresponden
j. Memiliki pengetahuan tentang koresponden
2. Syarat keterampilan
Seorang karyawan dinyatakan terampil apabila ia dapat bekerja
sesuai dengan standar yang diharapkan. Artinya dapat bekerja sesuai
mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetaplan.Apablia karyawan dapat
berkerja melebihi standar adalah pegawai yang amat terampil,

22

sebaliknya apabila tidak dapat memenuhi standar, maka karyawan
tersebut dianggap tidak terampil.
Syarat-syarat keterampilan yang harus dimilik oleh seorang petugas
arsip adalah :
a. Terampil menggunakan macam-macam sistem filling
b. Terampil memilih dan menyeleksi warkat
c. Terampil menyimpan berbagai macam warkat/arsip
d. Terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan
e. Terampil menggunakan perlatan yang dipergunakan dalam
kearsipan
f. Terampil mengetik berbagai kartu/formulir yang dipakai
g. Terampil menggunakan alat bantu kearsipan lainnya
3. Syarat Kepribadian Pegawai Arsip
a. Loyalitas
Seorang pegawai arsip hendaknya memiliki loyalitas yang tinggi
untuk kepentingan organisasi dimana ia bekerja. Loyalitas adalah
perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan
pekerjaanya, sehingga ia merasa memiliki, penuh gairah dalam
melaksanakan tugas.
b. Sabar, ramah dan periang
Pegai arsip melayani dan membantu bidang operatif baik dalam
penyimpanan maupun dalam penemuan kembali arsip yang
disimpan, maka terhadap orang-orang yang dilayani dan bertingkah
laku macam-macam seorang arsiparis harus sabar, dalam arti tidak
cepat putus asa, ulet penuh inisiatif dalam melaksanakan
pekerjaanya.
c. Ketekunan dan kerajinan
Pegawai arsip harus tekun dan rajin dalam melaksanakan
pekerjaanya karena pekerjaan dalam organisasi sering berkaitan.
Bila seorang pegawai arsip tidak tekun dan tidak rajin bekerja,

23

maka akan ganggu kelancaran tugas pekerjaan lainnya, karena
pekerjaan kearsipan merupakan pekerjaan penunjang yang sangat
penting.
d. Ketelitian
Pegawai arsip harus dapat membedakan kata-kata, naman-nama
atau angka yang sepintas lalu kelihatannya sama. Disamping
bekerja cermat, teliti, cekatan, Ia harus pula mempunyai
pengliahatn yang cukup tajam. Sehingga penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
e. Kerapian
Sikap rapi dalam bekerja harus diutamakan, agara kart-kartu, suratsurat, berkas-berkas dan warkat tersusun dengan rapi. Arsip-arsip
yang tersusun rapid an teratur lebih mudah ditemukan. Kecuali itu
arsip=arsip akan terpelihara dan awet karena tidak ditumpuk
sembarangan, tidak berlipat, berkerut, atau robek.
f. Jujur dan dapat menyimpan rahasia
Pegawai arsip harus bisa dipercaya (jujur) dan dapat
menyimpan rahasia.Karena arsip-arsip yang disimpan adalah arsiparsip yang berguna dan mungkin rahasia.Kebocoran rahasia arsip
berarti bocornya rahasia organisasi.
Penyelenggaraan kearsipan yang baik tidak hanya ditentukan
oleh pemilihan sistem penyimpanan yang tepat atau tersedianya
peralatan yang canggih dan memadai, tetapi yang lebih penting
ialah sumber daya manusianya sebagai pengelola. Menurut
Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang harus
dimiliki pegawai arsip, yaitu :
1) Berpendidikan

sekolah menengah keatas

kecerdasan rata-rata normal.

24

dan memiliki

2) Memahami

susunan abjad dengan baik dan memiliki

penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaanperbedaan kecil dan nama-nama dan angka dalam warkat.
3) Memiliki sifat kecermatan
4) Memiliki ketertarikan terhadap hal yang detail
5) Memiliki sikap kerapian dalam bekerja
6) Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

Disamping itu hal-hal yang harus diselidiki pegawai arsip yaitu :
1) Menguasai pengetahuan tentang tata kearsipan
2) Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaanya, seperti
peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu
pelaksanaan tugasnya.
3) Mengenal seluk-beluk organisasi/ instansi dengan pejabat-pejabatnya
serta tugas-tugasnya
4) Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan berkepribadian baik.
Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi
1. Berpendidikan dan mempunyai pengetahuan tentang :
a. Surat menyurat dan arsip
b. Seluk beluk organisasi/instansi
c. Tata kearsipan
2. Berkepribadian dan mempunyai keterampilan dalam melaksanakan
tentang kearsipan, yaitu :
a. Tekun, teliti,rapi, cermat, dan sabar
b. Cekatan, cerdas, dan kreatif
c. Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d. Ramah dan sopan
e. Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f. Sehat rohani dan jasmani.

25

Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik
adalah sebagai berikut :
1. Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk
beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem
kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.
4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip.
7. Loyal dan dapat menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani.
9. Bekerja secara professional.

B. Perincian Tugas Seorang Pegawai arsip
1. Menyimpan warkat/surat
Untuk melaksanakan tugas penyimpanan warkat pegawai arsip perlu
melakukan kegiatan berikut:
a. Membaca dan melihat tanda pelepas (release mark)
b. Menentukan judul penyimpanan warkat, sesuai dengan system yng
dipakai.
c. Member tanda/kode pada warkat
d. Mengkelompokkan warkat
e. Menyiapkan petunjuk bersilang (cross referencesheet) bila perlu
f. Menyimpan warkat di tempat yang telah ditetapkan menurut
kodeny
26

2. Meminjamkan warkat kepada yang membutuhan
a. Membuat dan menandatangani bon pinjaman arsip rangkap 3
b. Menerima dan menyimpan bon pinjaman untuk dijadikan out slip
c. Meneliti bon pinjaman
d. Mencari warkat yang dipinjam ditempat penyimpanannya
e. Menyerahkan arsip kepada pejabat yang meminjam
f. Peminjam memaraf tanda terima pada bon pinjaman
g. Petugas arsip memasukan bon pinjaman pada posisi arsip yang
dipinjamkan. Pegawai arsip menempatkan bon pinjaman pada
petunjuk kelar.
3. Menerima kembali warkat yang dipinjamkan
a. Menerima arsip yang dikembalikan
b. Membawa arsip tersebut ketempat penyimpanan
c. Mencocokkan isi dan tanggal surat bon pinjaman
d. Membuat bon pinjaman pada bundle
e. Memasukkan kembali arsip yang dikembalikan
f. Memaraf bon pinjaman sebagai tanda kembali
g. Menyerahkan bon pinjaman kepada peminjam atau dirobek
4. Mengawasi arsip yang dipinjam
Warkat-warkat yang dipinjamkan harus selalu diawasi jangan sampai
terlupkan dan akhirnya hilang. Oleh sebab itu pegawai arsip harus
selalu mencek arsip mana yang harus dikembalikan pada tanggal jatuh
tempo dan menanyakannya kepada peminjam. Untuk dapat melakukan
pengawasan tersebut perlu ada alat, bentuk kartu atau catatan-catatan
kecil lainnya.
5. Penyusutan Arsip

27

Salah satu tugas petugas arsip adalah melaksanakan penyusutan arsip
yang selalu berpedoman kepada jadwal retensi dan peraturan yang
berlaku. Jika arsip tidak disusutkan ruang dan lemari tempat
penyimpanan arsip akan penuh, hal ini akan berpengaruh dalam
penemuan kembali. Oleh sebab itu dalam waktu-waktu tertentu arsip
yang harus disusutkan.
6. Pemeliharaan dan perawatan arsip
Pemeliharaan disini bukan hanya pemeliharaan dan perawatan arsipnya
saja, tetapi pemeliharaan dan perawatan terhadap peralatan yabg
dipakai dalam penyimpanan arsip. Pemeliharaan dan perawatan bukan
setelah arsip itu rusak, tetapi pemeliharaan dan perawatan sebelum
terjadi kerusakaan yang lebih parah (tindakan preventif). (Penyusutan
dan pemeliharaan dan perawatan arsip dibahas tersendiri).

C. Penilaian Arsip
Pada suatu saat kegunaan sesuatu warkat dapat berakhir. Warkat-warkat
tersebut

sudah

dianggap

tidak

lagi

mempunyai

nilai

untuk

disimpan.Penilaian arsip penting untuk menentukan dasar kebijaksanaan
dalam melaksanakan penyusutan dan penghapusan arsip. Ukuran bernilai
atau tidaknya sesuatu arsip dapat dinyatakan dengan patokan angka
pemakaian.
Angka Pemakaian ialah: prosentase dari perbandingan antara jumlah
permintaan surat-surat yang diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam
arsip.
Angka Pemakaian = Jumlah permintaan surat x 100%
Jumlah surat dalam arsip

28

Suatu arsip misalnya terdiri dari 1000 surat. Selama jangka waktu tertentu
ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat. Maka perhitungan
angka pemakaiannya adalah:
100

x 100% = 10%

1000

Sesuatu arsip dikatakan baik, apabila:
1. Prosentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%)
2. Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat
(bernilai)
3. Masih aktif membantu jalannya organisasi.

Untuk mengetahui apakah sesuatu arsip merupakan arsip yang berguna
(bernilai) maka dapat pula penilaian didasarkan pada kecermatan dan saat
lamanya menemukan kembali sesuatu warkat.

Segi kecermatan dapat

dihitung berdasarkan prosentase angka perbandingan antara banyaknya
warkat yang tidak ditemukan dengan jumlah warkat yang ditemukan.
Angka kecermatan= Jumlah warkat yang tidak diketemukan x 100%
Jumlah warkat yang ditemukan
Sesuatu bagian arsip diminta mencari kembali 50 surat , dan dapat menemukan kembali 40 surat. Maka angka kecermatannya adalah:
10 = 25%
40
Semakin tinggi prosentase kecermatan berarti penyelenggaraan arsip itu
semakin kurang baik.
Lain lagi misalnya dari 103 surat yang diminta, hanya 3 surat yang tidak
diketemukan kembali. Maka angka kecermatannya adalah:
29

3

= 3%

100
Angka 3% merupakan batas patokan untuk menentukan baik buruknya
penyelenggaraan arsip. Jika angka kecermatan mempunyai prosentase 3%
atau lebih, maka dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan arsip kurang
baik. Hal ini mungkin disebabkan sistem penyimpanannya yang perlu
diperbaiki, peralatan/perlengkapannya yang kurang memadai, atau petugas
arsipnya sendiri.

Arsip yang benar-benar baik ialah jika angka kecermatannya tidak lebih
dari 1/2 %. Ini berarti bahwa setiap 201 surat yang diminta kembali,
hanya 1 lembar surat saja yang tidak diketemukan.
Segi lain yang juga menentukan bernilai atau tidaknya sesuatu arsip ialah
saat lamanya waktu yang diperlukan dalam penemuan surat kembali.
Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali sesuatu surat ialah
tidak lebih dari 1 menit.

D. Jadwal Retensi Arsip
Agar tujuan penyelenggaraan penyusutan arsip dapat tercapai,
pelaksanaannya perlu dilakukan secara terencana. Untuk keperluan itu
diperlukan suatu pedoman sebagai dasar penyusutan arsip. Pedoman dasar
yang dimaksud ialah Jadwal Retensi yang secara mutlak diperlukan oleh
setiap instansi atau organisasi.
Jadwal retensi arsip itu sendiri berupa suatu daftar yang berisi
jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya (retensi) sesuai
dengan nilai kegunaannya. Penyusunan jadwal retensi arsip disusun oleh
suatu tim penelitian penyusunan jadwal retensi yang terdiri dari para
pejabat/petugas yang memahami kearsipan, fungsi serta kegiatan dalam
bidang tugasnya.
30

Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi
adalah sebagai berikut :
a. Survai

mengenai arsip-arsip yang ada di unit pengolah untuk

mendapatkan data baik yang bersifat fisik maupun non fisik.
b. Pengolahan hasil survai untuk menetapkan akhir kegunaan baik arsip
aktif maupun arsip in aktif, serta untuk menetapkan jenis-jenis atau
kelompok arsip yang bernilai permanen dan sementara untuk
kemungkinan

pemusnahannya

apabila

jangka

akhir

kegunaan

sementara berakhir.
Penetapan akhir kegunaan arsip dan penetapan arsip yang bernilai
permanen dan sementara merupakan kegiatan penilaian arsip.

BAB III
NILAI GUNA ARSIP

A. Nilai Guna Arsip
Setiap arsip memiliki manfaatnya masing-masing, kegunaan arsip
disebut juga sebagai nilai guna arsip. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua
kelompok/kategori, yakni nilai guna primer/utama dan nilai guna
sekunder/tambahan. Seperti telah di kemukakan di atas mengenai arsip di
mana arsip menpunyai peranan yang penting bagi suatu kantor, yaitu
sebagai sumber informasi dan pusat ingatan maka arsip perlu dan penting
untuk di kelola dengan baik dan terancana. Menurut pendapat Vernon B.
Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto (1993 : 163) menyatakan bahwa
nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi:
A = Administrasi (nilai administrasi)
B = Legal Value (nilai hukum)

31

F = Fiscal value (nilai keuangan)
R = Research value (nilai penelitian)
E = Education value (nilai pendidikan)
D = Documentation Value (nilai dokumentasi)
1.

Nila guna primer/utama
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi
penciptanya dalam kegiatan perusahaan pada masa kini dan masa
yang akan datang.
Arsip primer disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk
menentukan nilai guna arsip lainnya yang berkaitan.Nilai guna primer
meliputi, nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna
keuangan, nilai guna ilmiah.
a) Nilai guna administrasi
Nilai guna ini berarti arsip tersebut diciptakan atau diterima dalam
kaitannya

dengan

keperluan

administrasi/managemen.Arsip

memiliki nilai guna administrasi jika dapat membantu organisasi
melaksanakan kegiatan yang berlangsung.
Masa berlaku arsip administrasi dinyatakan apabila:


arsip tersebut sudah selesai perannya dalam urusan administrasi



tujuan sudah tercapai



transaksi telah diselesaikan



arsip yang disimpan bersifat pencegahan untuk melindungi
kemungkinan terjadi kesalahan administras.

Masa berlaku arsip berbeda satu dengan lainnya, ada yang singkat
dan ada yang lama. Arsip tentang keuangan dan masalah
kepegawaian umumnya memiliki jangka waktu lama. Arsip yang
berkaitan dengan kegiatan tatausaha umumnya memiliki waktu
32

simpan lebih singkat, misalnya bukti pembelian alat tulis kantor
dan lain sebagainya.
Jenis arsip mempunyai nilai guna lebih dari satu, antara lain
sebagai berikut.
1) Arsip yang berkaitan dengan struktur organisasi. Arsip ini
memiliki nilai guna administrasi dan hukum.
2) Arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi kegiatan organisasi,
kepegawaian, pedoman kerja, akuntansi dan sebagainya. Arsip
tersebut dapat bernilai guna hukum, keuangan, ilmiah, bahkan
nilai guna sekunder.
Arsip yang mempunyai nilai guna lebih dari satu dapat dipastikan
masa berlakunya lama, atau mungkin tidak dapat dimusnahkan.
b) Nilai guna hukum
Nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan
yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik
bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.
Arsip

ini

berisi

bukti-bukti

yang

mempunyai

kekuatan

hukum.Lamanya penyimpanan arsip bergantung pada penting atau
tidaknya masalah.Misalnya, nilai guna hukum arsip yang berkaitan
dengan perjanjian kontrak, maka arsip tersebut sudah tidak punya
nilai guna lagi jika kontrak sudah selesai dan tidak diperpanjang
lagi. Nilai guna hukum akan berakhir apabila:


Tindakan huku sudah dilengkapi/diselesaikan



Hak-hak organisasi/individu telah terlindungi



Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari satu kebijakan telah
terpenuhi



Tidak diperlukan lagi sebagai bukti di masa depan
33



Produk hukum telah diganti dengan produk serupa yang lebih
baru

c) Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan adalah arsip yang menginformasikan
darima uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Atau
dengan kata lain nilai guna keuangan berkaitan dengan kebijakan
keuangan. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan
diantaranya adalah:


peraturan tentang pendapatan daerah



Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)



pertanggungjawaban keuangan



laporan pemeriksaan keuangan



dan lain-lain

Jangka waktu penyimpanan arsip dengan nilai guna keuangan,
relatif tidak saa satu dengan lainnya. Nilai guna keuangan berakhir
apabila:


kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah dipenuhi



tujuan organisasi telah tercapai



hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan
telah terlindungi



transaksi keuangan sudah selesai tanpa ada kelaim dari salah
satu pihak



kewajiban yang timbil sebagai akibat transaksi keuangan telah
terpenuhi



tidak diperlukan lagi pada masa yang akan datang.
34

d) Nilai guna ilmiah
Arsip bernilai guna ilmiah dan teknilogi mengandung data ilmiah
dan teknologi sebagai hasil dari penelitian murni atau penelitian
terapan. Arsip jenis ini menyediakan data bagi peneliti.Apabila
hasil penelitian tidak segera dipublikasikan dalam waktu relatif
lama, maka arsip tersebut mempunyai masa simpan yang relatif
lama pula.

e) Nilai guna perorangan
Arsip ini mengandung nilai guna bermacam-macam, yakni
memiliki nilai guna lainnya seperti nilai guna administrasi dan
hukum.
Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup
lama, bahkan ada yang permanen. Contohnya akte kelahiran, surat
nikah, dan sebagainya.
2.

Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna
informasional.
a) Nilai guna kebuktian
Nilai guna ini mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang
bukti-bukti keberadaan suatu organisassi beserta fungsi-fungsinya.
Arsip ini memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting
suatu organisasi seperti:


asal-usul organisasi

35



perubahan serta perkembangannya



peranan administrasinya dan peranan operasionalnya



kebijakan, fungsi-fungsi, prosedur



dan aktivitas lainnya

Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan
secara permanen, karena arsip ini sangat penting bagi ilmuan yang
bergerak dalam bidang administrasi, sejarah, dan ilmu sosial
lainnya.

b) Nilai guna informasional
Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan
informasi yang terkandung di dalam arsip, untuk kegunaan
berbagai kepentingan nasional, baik menyangkut penelitian
maupun sejarah

tanpa dikaitkan dengan orang, badan usaha,

tempat, benda, peristiwa, atau gejala. Nilai guna informasi antara
lain tentang hal-hal berikut ini.
 orang dan badan usaha
 benda
 tempat
 gejala (fenomena)
c) Nilai guna pendidikan
Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk
kepentingan

pelaksanaan

dan

pengembangan

pendidikan sehingga membantu kelancaran KBM.
Arsip yang memiliki nilai pendidikan, adalah:

36

dalam

dunia

 Arsip yang berguna dalam dunia pendidikan, seperti karya
ilmiah, hasil penelitian ilmiah para ahli dan dibukukan sehingga
dapat dipelajari orang lain.
 Arsip yang berisi tentang pendidikan, misalnya satuan pelajaran
(SP), garis-garis besar program pengajaran (GBPP), program
pengajaran, dan lain-lain.
d) Nilai guna dokumentasi
 Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi, ialah arsip vital yang
memiliki kegunaan sebagai alat pengingat untuk selamanya.
Arsip-arsip

di

ANRI

pada

umumnya

memiliki

nilai

dokumentasi.
 Pada umumnya setiap arsip mengandung informasi, namun
kadarnya berbeda-beda tergantung pada nilai informasinya. Dan
suatu arsip dapat memiliki satu macam atau lebih nilai
kegunaannya. (Wursanto, 23 – 37)

37

BAB IV
ORGANISASI KEARSIPAN

A. Organisasi Kearsipan
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu
organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan
keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga
dapat dijadikan alat pertamnggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan
alat transparansi birokrasi.
Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola
dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan
tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya
arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan
mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat

38

berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu
organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan
dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum
dan pertanggungjawaban.
Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh
masyarakat umum, organisasi pemrintah maupun suatu organisasi swasta.
Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti
penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun
bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah
dan arsip selama ini masih dianggap rendahan.
Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta
tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi
maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.
Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang
mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan
yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna
dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap
pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila
didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana
pendukung.
Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan
masalahnya menjadi tidak sederhana karena itulah diperlukan visi dan misi
yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi
terkait yang harmonis.
Dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan arsip adalah
merupakan rekaman informasi seluruh kegiatan yang telah, sedang dan akan
dilaksanakan oleh para penyelenggara dalam menjalankan tugas dan fungsinya
39

yang telah dipercayakan oleh masyarakat. Hal ini berarti bahwa melaui
arsiplah masyarakat dapat mengetahui keberhasilan, kegagalan ataupun
penyimpangan-penyimpangan dalam melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya.
Kondisi arsip saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya dengan optimal
dalam proses manajemen pemerintahan dan pembangunan, hal ini disebabkan
oleh beberapa permasalahan diantaranya :
1. Kesadaran dan kepedulian aparat pemerintah pusat maupun daerah masih
sangat rendah dan masih sangat dipinggirkan atau diabaikan bahkan
ditelantarkan maka menyebabkan arsip tidak dapat dikelola dengan baik.
2. Kualitas dan kuatitas SDM penyelenggara kearsipan masih sangat jauh
dari standard dan jumlah arsiparispun hanya bisa dihitung dengan jari
3. Kurangnya dalam memberikan penghargaan kepada arsiparis. Hal ini
menyebabkan kurang berminatnya pegawai untuk menekuni profesi
bidang kearsipan.
4. Masih terbatasnya alokasi dana yang diberikan untuk menunjang
pengadaan sarana dan prasarana kearsipan.
5. Pembinaan SDM kearsipan melalui Diklat belum berkesinambungan yaitu
pegawai yang telah dididik tidak dimanfaatkan atau ditugaskan dibidang
kearsipan.
Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka semakin
meningkat proses manajemen yang terjadi dalam organisasi tersebut.
Peningkatan proses manajemen tersebut akan diikuti pula oleh peningkatan
volume dan kompleksitas aktivitas administrasi, sesuai dengan tujuan yang
ingin dicapai oleh suatu organisasi.
Seiring dengan terjadinya peningkatan aktivitas administrasi tersebut,
maka akan meningkat pula produk organisasi yang berupa arsip. Arsip yang
tercipta dalam pelaksanaan kegiatan administrasi mengandung salah satu

40

endapan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang telah dilaksanakan
oleh organisasi pada masa lampau dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi dimasa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Informasi yang terdapat dalam arsip merupakan salah satu unsur sarana
manajemen yang sangat penting bagi organisasi disamping sarana manajemen
yang lain.
Kearsipan merupakan suatu sistem yang mencakup berbagai sub sistem
yang satu sama lainnya saling berkaitan, bergantung dan terorganisasi dalam
satu kesatuan untuk mencapai tujuan-tujuan. Untuk mewujudkan suatu
kearsipan diperlukan adanya manajemen sebagai suatu sistem, sumber daya
manajemen itu sendiri terdiri dari beberapa komponen yaitu :

a. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM ini sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan suatu
proses manajemen dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan
kearsipan pada suatu organisasi, karena tanpa adanya SDM yang
professional dibidang kearsipan maka sebaik apapun sistem kearsipan
yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana
secara efektif dan efesien.
b. Sarana & Prasarana
Selain SDM dan system kearsipan pengelolaan arsip pada suatu
organisasi akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila didukung oleh
tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yang memadai, hal ini adalah
merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan bahkan
hampir dapat dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas
pendukung yang sesuai dengan aktifitas yang akan dilakukan, sedangkan
untuk menentukan sarana dan prasarana kearsipan yang lebih baik/
terperinci harus memperhatikan media, jenis dan bentuk produk arsip
masing-masing organisasi misalnya suatu organisasi yang pengelola

41

arsipnya berbasis komputer akan berbeda media penyimpanan dan
pemeliharannya dengan organisasi yang pengelolaan arsipnya tradisional
(kertas).
c. Pendanaan
Semua aktifitas manusia (SDM) memerlukan modal karena tanpa modal
manusia tidak akan dapat berbuat banyak bagitu juga dalam program
kearsipan.
d. Sistem
Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/
sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip. Ilmu pengetahuan dan
teknologi membuat adanya suatu pengembangan sistem pengelolaan arsip
sehingga mampu mengimbangi dan mengantisipasi perkembangan jaman.
Dalam hal ini perlu dilakukan mengingat arsip yang tercipta tidak
hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga menggunakan media
baru. Pengembangan metode pengelolaan arsip adalah merupakan bagian
dari penyelenggara kearsipan meuju kearah kesempurnaan.
Melalui berbagai upaya pembinaan kearsipan sebagaimana telah
diuraika