Manual Penggunaan Aplikasi E Library (1)
REFORMASI BIROKRASI
Teknologi Informasi Perpustakaan
(e library)
Berbicara mengenai teknologi informasi tidak terlepas dari pandangan seseorang
akan seperangkat alat-alat komputer yang digunakan sebagai media untuk memproses
suatu data menjadi suatu informasi yang pada akhirnya dapat digunakan dalam
pelaksanaan suatu kegiatan, baik itu di dalam organisasi maupun sekedar untuk
memuaskan rasa keingintahuan seseorang terhadap suatu hal yang menarik
perhatiannya.
Penerapan teknologi informasi menghasilkan
suatu sistem informasi yang
berbasis komputer (terotomasi) dan dapat terhubung secara online (berbasis web).
Namun demikian sistem informasi yang kita kenal sekarang, semula dilakukan secara
konvesional/ manual,
khususnya pada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan secara
sistematis seperti pencatatan agenda, kerasipan, dll, sebelum hadirnya komputer sebagai
alat “ajaib” yang telah digunakan pada saat ini. Adanya unsur-unsur yang saling
mendukung di dalam suatu sistem mempermudah suatu informasi dapat diakses dan
digunakan secara cepat dan tepat.
Penerapan teknologi informasi dapat digunakan disegala bidang sesuai dengan
kebutuhannya. Pada instansi pemerintah penerapan teknologi informasi hampir
digunakan pada setiap bagian, seperti pada unit tata usaha, kepegawaian, diklat dan tidak
terkecuali perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem
informasi perpustakaan adalah, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan
pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya, yang biasa diistilahkan
sebagai bentuk otomasi perpustakaan.
Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan (e library) atau yang lebih dikenal
dengan SIMPUSLAN merupakan suatu bentuk penerapan teknologi informasi yang
digunakan oleh Perpustakaan LAN
yang bertujuan untuk mengintegrasikan layanan
perpustakaan secara sistematis sehingga memudahkan pengelola dalam memberikan
layanan dan informasi kepada pemustaka (pengguna perpustakaan), meningkatkan
kinerja perpustakaan dan mengembangkan perpustakaan kearah yang lebih modern,
Tata Laksana
1
dengan digunakannya SIMPUSLAN pada perpustakaan maka manfaat yang dapat
diperoleh adalah:
1. Mempercepat layanan sirkulasi.
Dalam
layanan
sirkulasi
proses
peminjaman
biasanya
dilakukan
dengan
menggunakan kartu,langkah awal dilakukan dengan petugas meminta kartu anggota
pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku dan judul buku di kartu
pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan menyimpan kartu pada masingmasing loker.
Terlihat bahwa pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup
rumit, dengan keberadaan SIMPUSLAN maka pekerjaan peminjaman buku dapat
dilakukan dengan cepat dan mudah untuksetiap buku yaitu cukup dengan menyorot
barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap
tanggal pengembalian, begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan
buku, cukup dengan menyorot barcode buku maka proses tersebut sudah dapat
dilakukan secara otomatis.
2. Efisiensi dalam melakukan katalogisasi.
Katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan yang disusun secara sistematis,
sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah
koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan berdasarkan pengarang, judul atau
subyeknya dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.
Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan
waktu, tenaga dan biaya, dengan adanya SIMPUSLAN akan dapat menghemat proses
pembuatan katalog menjadi lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan
lebih cepat dan pada gilirannya terciptalah efisiensi.
3.
Mempermudah penelusuran informasi
Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi
khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pemustaka dapat
menelusur suatu judul buku secara cepat dan mudah, karena penelusuran buku
dapat dilakukan dari berbagai pendekatan,seperti melalui judul, kata kunci judul,
pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek.
2
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
4. Membantu petugas untuk mengetahui daftar anggota perpustakaan.
5. Membantu petugas mengetahui daftar buku secara cepat dan tepat.
6. Membantu petugas mengetahui data peminjam buku perpustakaan.
7. Mempermudah petugas untuk mengetahui keterlambatan peminjaman buku
di perpustakaan.
8. Mempermudah petugas untuk mengetahui batas waktu peminjaman buku di
perpustakaan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam penggunaan SIMPUSLAN, tidak dapat dipungkiri
jika perpustakaan membutuhkan dukungan dari seluruh staf yang ada, pustakawan, staf
IT, operator, teknisi dan administrator. Seluruh staf perpustakaan harus mampu
memahami alur kerja, prosedur operasional dan terlatih dalam mengoperasikan
SIMPUSLAN, sehingga keberadaan SIMPUSLAN sebagai penerapan teknologi informasi
dapat terus dikembangkan dan dapat digunakan sebagai jembatan menuju modernisasi
perpustakaan.
Aplikasi SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan) adalah aplikasi yang
digunakan sebagai layanan administrasi yang ada diperpustakaan, yaitu administrasi
pengelolaan layanan keanggotaan, pencatatan pengunjung, pengelolaan pustaka,
administrasi sirkulasi dan laporan-laporan serta statistik.
A. Pengguna SIMPUS
Berdasarkan hak akses terhadap simpus, pengguna simpus dibagi menjadi 4 grup
dimana msing-masing grup pengguna akan mendapatkan hak akses yang berbedabeda tarhadap fungsi yang ada di simpus.
1. Administrator
Grup administrator adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap semua fungsi aplikasi yang ada didalam aplikasi simpus.
2. Operator Anggota
Grup operator anggota adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi simpus pengelolaan
anggota.
Tata Laksana
3
3. Operator Pustaka
Grup operator pustaka adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap fungsi simpus dalam menangani pengelolaan data koleksi
perpustakaan.
4. Operator Sirkulasi
Grup operator sirkulasi adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi peminjaman dan
pengembalian koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan.
B. Fungsi-fungsi SIMPUS
1. Autentikasi (login) pengguna
Authentikasi atau login pengguna adalah fungsi yang digunakan oleh pengguna
untuk masuk kedalam aplikasi simpus agar bisa menggunakan
fungsi-fungsi yang ada didalamnya sesuai dengan hak akses dari pengguna. fungsi
autentikasi akan tampil pertama kali ketika kita mengakses aplikasi simpus.
tampilan halaman autentikasi adalah sebagai berikut:
halaman login simpus
Cara penggunaan fungsi autentikasi yaitu masukan username pengguna di form
isian pertama, masukan password pada form isian kedua lalu tekan tombol login.
jika berhasil login akan tampil halaman sebagai berikut:
4
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
halaman depan setelah login berhasil
2. Pengelolaan Data Referensi
Data Referensi adalah data-data yang menjadi acuan master data simpus dan
transaksi simpus. fungsi yang ada aksi yang ada didalam fungsi ini adalah tambah
data referensi, ubah data referensi dan hapus data referensi. Yang termasuk
referensi antara lain:
a. Jenis Buku
Referensi jenis buku digunakan untuk mencatat informasi macam-macam
jenis koleksi buku.
b. Bahasa
Referensi bahasa digunakan untuk mencatat nama-nama bahasa yang
digunakan sebagai informasi bahasa dari koleksi pustaka
c. Instansi
Referensi instansi digunakan untuk mencatat informasi nama-nama instansi
pemustaka sebagai informasi asal instansi dari anggota.
d. Jenis Koleksi Berkala
Referensi jenis majalah digunakan untuk mencatat informasi macam-macam
jenis majalah / koleksi berkala.
e. Golongan
Referensi golongan digunakan untuk mencatat macam-macam nama
golongan / klasifikasi koleksi.
f.
Jenis Penelitian
Referensi jenis penelitian digunakan untuk mencatat macam-macam nama
jenis koleksi penelitian.
g. Tipe Koleksi
Referensi tipe koleksi digunakan untuk mencatat macam-macam nama tipe
koleksi menurut jenis sirkulasinya.
Tata Laksana
5
h. Frekuensi Majalah
Referensi frekuensi majalah digunakan untuk mencatat informasi nama-nama
frekuensi terbit majalah / koleksi berkala.
i.
Status Koleksi
Referensi status koleksi digunakan untuk mencatat nama-nama status koleksi
dalam sirkulasi.
j.
Status Anggota
Referensi status anggota digunakan untuk mencatat nama-nama status
keaktifan anggota dalam sirkulasi.
k. Kategori Anggota
Referensi kategori anggota digunakan untuk mencatat macam-macam nama
kategori anggota yang digunakan untuk membedakan jenis anggota dalam
sirkulasi.
Aksi-aksi, tampilan serta proses didalam fungsi pengelolaan data referensi
yaitu:
tampilan semua menu untuk masuk ke masing-masing data referensi
link aksi
ubah data
6
link untuk aksi
penambahan
data
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan daftar data referensi jenis buku
link aksi
menghapus data
form tampilan tambah data jenis buku
cara penggunaan fungsi tambah jenis buku dengan cara memasukan isian
nama jenis buku pada form isian yang tersedia kemudian tekan tombol
simpan
untuk
memrposes
simpan
dan
batal
untuk
membatalkan
penambahan jenis buku dan kembali ke tampilan daftar jenis buku.
tampilan ubah data jenis buku
cara menggunakan fungsi ubah jenis buku dengan merubah form isian data
yang berisi data jenis buku sebelumnya kemudian diubah dengan nama jenis
buku yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal
untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.
tampilan penghapusan data jenis buku
cara menggunakan fungsi hapus data jenis buku dilakukan dengan menekan
proses hapus untuk memproses tombol hapus data dan batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.
3. Pengaturan (Seting)
Tata Laksana
7
Pengaturan adalah fungsi yang berisi pengaturan sistem sebelum aplikasi simpus
dijalankan. Ada 2 menu fungsi pengaturan yaitu seting administrasi sirkulasi dan
pengaturan hari libur.
link aksi
mengubah data
seting
tampilan daftar pengaturan sistem simpus
tampilan proses perubahan nilai seting sistem simpus
cara perubahan atau pengisian nilai seting adalah dengan mengisikan nilai
pengaturan sesuai dengan petunjuk keterangan seting pada form yang tersedia,
kemudian tekan tombol simpan untuk proses perubahan dan batal untuk
membatalkan perubahan nilai seting kemudian kembali kedaftar seting
(pengaturan)
4. Manajemen Sistem
Manajemen sistem adalah pengaturan hak akses pengguna terhadap aplikasi
simpus. Fungsi yang tersedia didalam manajemen pengguna yaitu:
a. Manajemen Grup
8
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
Menu manajemen grup berfungsi untuk mengelompokan akses pengguna
terhadap sistem simpus.
link aksi tambah
grup
link aksi
menambahkan akses
fungsi sipus
link aksi
merubah grup
tampilan daftar grup
link aksi menghapus grup
tampilan proses tambah grup
Cara penambahan grup baru dengan mengisikan form isian yang tersedia,
kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan tombol batal untuk
proses membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.
tampilan proses ubah grup
Cara perubahan grup dengan merubah form isian yang tersedia kemudian
tekan tombol simpan untuk proses ubah dan tombol batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar grup
Tata Laksana
9
tampilan proses hapus grup
Cara penghapusan grup dengan menekan tombol hapus untuk proses hapus
dan tombol batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.
tampilan proses pemberian akses menu ke grup
Cara menambahkan akses menu kepada grup dilakukan dengan cara memilih
menu yang tersedia pada pilihan kemudian tekan tombol simpan untuk
proses simpan.
b. Manajemen Pengguna
Manajemen pengguna digunakan untuk menambah pengguna simpus dan
memberikan akses grup pengguna.
link aksi ubah
pengguna
link aksi hapus
pengguna
10
link aksi tambah
pengguna
tampilan daftar pengguna simpus
link aksi pemberian
akses grup pengguna
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan tambah pengguna
Cara menambahkan pengguna mengisikan isian form yang tersedia kemudian
tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk proses batal
kemudian kembali ke daftar pengguna.
tampilan ubah pengguna
Cara merubah pengguna dengan cara merubah isian form yang tersedia
kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar pengguna.
tampilan hapus pengguna
Cara mengahapus pengguna dengan cara menekan tombol hapus untuk
prose hapus dan batal untuk membatalkan kemudian ke daftar pengguna.
Tata Laksana
11
tampilan pemberian akses grup pengguna
Cara menambahkan akses grup pengguna dengan cara memilih grup yang
tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah akses grup
pengguna.
c. Ubah Password
Menu ubah password digunakan untuk merubah password bagi pengguna
yang sudah login ke simpus.
tampilan proses ubah password
Cara merubah password dengan cara memasukan isian password lama dan
isian password baru yang diinginkan, kemudian tekan tombol simpan untuk
proses ubah password.
5. Pengelolaan Anggota
Pengelolaan anggota berfungsi untuk mengelola layanan administrasi anggota
perpustakaan.
a.
Registrasi Anggota
Registrasi anggota berfungsi untuk menambah, merubah dan mengahapus
data anggota perpustakaan.
link aksi tambah
anggota
12
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
link aksi ubah
anggota
tampilan daftar anggota
link aksi hapus
anggota
tampilan proses tambah anggota
Penambahan anggota dilakukan dengan cara mengisi form isian yang
tersedia kemudkan tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal
untuk membatalkan.
Tata Laksana
13
tampilan proses ubah anggota
Ubah anggota dilakukan dengan cara merubah isian form yang berisi data
sebelum diubah kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan
batal untuk membatalkan.
tampilan proses hapus anggota
Proses penghapusan anggota dilakukan dengan cara menekan tombol hapus
untuk proses hapus dan batal untuk membatalkan.
b.
Aktifasi Anggota
Menu aktifasi anggota berfungsi untuk mengaktifasi anggota yang statusnya
non aktif.
14
link aksi aktifasi
anggota
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan daftar anggota non aktif
tampilan proses aktifasi anggota
Aktifasi anggota dilakukan dengan cara menekan tombol Aktifasi untuk
proses aktifasi dan tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota non aktif.
c.
Cetak Kartu Anggota
Menu cetak kartu anggota digunakan untuk mencetak kartu anggota sebagai
identitas anggota perpustkaan.
aksi menghapus
antrian anggota
cetak
tampilan daftar antrian anggota yang akan dicetak
aksi mencari anggota yang
mau dicetak
Tata Laksana
aksi proses cetak
kartu anggota
15
tampilan daftar pencarian anggota yang mau dicetak
proses pemilihan data anggota yang mau dicetak dengan cara mencari data
anggota dengan mengisi inputan kriteria pencarian kemudian tekan tombol
cari, mencentang pada cekbox yang tersedia pada daftar anggota kemudian
tekan tombol pilih untuk proses memilih anggota cetak.
d.
Bebas Pinjam
Menu bebas pinjam anggota digunakan untuk memproses administrasi
anggota yang meminta surat bebas pinjam perpustakaan, sebagai bukti
telah bebas dari segala tanggungan peminjaman dan denda.
link aksi bebas
pinjam anggota
tampilan daftar anggota
16
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan proses bebas pinjam
Proses bebas pinjam dilakukan dengan mengisikan form isian bebas pinjam
kemudian tekan tombol Bebas Pinjam untuk proses bebas pinjam dan
tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota.
6. Administrasi Pengunjung
Menu administrasi pengunjung digunakan untuk mencatat setiap pengunjung
yang datang ke perpustakaan
aksi proses mencatat
pengunjung
tampilan proses pencatatan pengunjung perpustakaan
Proses pencatatan pengunjung perpustakaan dilakukan dengan cara memasukan
nomor anggota atau nomor tamu jika pengunjung dari luar kemudian tekan
tombol simpan untuk proses mencatat pengunjung perpustakaan.
7. Pengelolaan Koleksi
Menu pengelolaan koleksi digunakan untuk mengelola data-data koleksi
perpustakaan. ada 3 jenis utama koleksi
a. Koleksi Buku
Tata Laksana
17
Menu koleksi buku digunakan untuk mengelola koleksi yang dikategorikan
sebagai buku. Struktur dari koleksi buku terdiri dari judul dan eksemplar
dimana judul menyatakan keberadaan sebuah judul buku dan eksemplar
menunjukan fisik buku.
link aksi hapus
buku
link aksi
tambah buku
link aksi ubah
buku
tampilan daftar buku
link aksi ke daftar
eksemplar
tampilan tambah koleksi buku
Tambah buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang sudah tersedia
kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar buku.
18
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan ubah buku
Proses ubah buku dilakukan dengan cara merubah form isian yang
sebelumnya sudah terisi data kemudian diganti dengan data baru, kemudian
tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan.
tampilan hapus buku
Hapus buku dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk proses
hapus dan batal untuk membatalkan dan kembali ke daftar buku.
Tata Laksana
19
link aksi hapus
eksemplar
link aksi ubah
eksemplar
tampilan form tambah dan ubah eksemplar buku
Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian
eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah
tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk
menghapus tekan link aksi hapus.
b. Koleksi Laporan Penelitian
Menu laporan penelitian digunakan untuk mengelola koleksi yang
dikategorikan sebagai laporan penelitian. Struktur dari koleksi laporan
penelitian terdiri dari judul dan eksemplar dimana judul menyatakan
keberadaan sebuah judul penelitian dan eksemplar menunjukan fisik koleksi
laporan penilitian.
link aksi tambah
penelitian
link ke daftar
eksemplar
link aksi ubah
penelitian
tampilan koleksi penelitian
link aksi hapus penelitian
20
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan tambah penelitian
Proses penambahan buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang
tersedia, kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal
untuk membatalkan.
tampilan ubah penelitian
Proses ubah penelitian dilakukan dengan cara mengubah form isian dengan
data yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal
untuk membatalkan.
Tata Laksana
21
tampilan proses hapus penelitian
Proses hapus penelitian dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk
proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.
link aksi hapus
eksemplar
link aksi ubah
eksemplar
tampilan form tambah dan ubah eksemplar penelitian
Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian
eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah
tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk
menghapus tekan link aksi hapus
c. Koleksi berkala (Majalah/Jurnal)
Menu koleksi berkala digunakan untuk mengelola kolekis yang dikategorikan
sebagi koleksi berkala. Struktur dari koleksi berkala terdiri dari judul/nama,
edisi/volume, eksemplar, dan index/artikel. dimana judul/nama menunjukan
22
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
kebaradaan dari nama majalah, edisi/volume adalah frekuensi terbit,
eksemplar menunjukan fisik dari koleksi dan index/artikel.
link aksi
tambah
link aksi daftar
edisi majalah
link aksi ubah
majalah
tampilan daftar majalah
link aksi hapus
majalah
tampilan aksi tambah majalah/jurnal
Proses tambah majalah/jurnal dengan cara mengisi form isian yang tersedia
kemudian tekan tombol simpan untuk proses simpan dan batal untuk
membatalkan.
Tata Laksana
23
tampilan ubah majalah/jurnal
Proses ubah majalah/jurnal dengan cara mengubah form isian dengan data
baru kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk
membatalkan.
tampilan hapus majalah/jurnal
Proses hapus majalah/jurnal dilakukan dengan cara menekan tombol hapus
untuk proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.
link aksi daftar index
majalah/jurnal
24
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
link aksi daftar
eksemplar
link aski
ubah edisi
link aksi
hapus edisi
tampilan tambah dan ubah edisi majalah/jurnal
Proses menambah edisi majalah/jurnal dilakukan dengan cara mengisi form
isian kemudian tekan tombol simpan, untuk mengubah edisi tekan link aksi
ubah edisi kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan, untuk
menghapus edisi tekan tombol link aksi hapus.
link aksi
ubah index
link aksi hapus
index
tampilan indek majalah/jurnal
Proses tambah index majalah dilakukan dengan cara mengisi form isian
kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi ubah, ubah
isian data tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus.
Tata Laksana
25
link aksi
hapus
eksemplar
link aksi
ubah
eksemplar
tampilan eksemplar majalah/jurnal
Proses tambah eksemplar dilakukan dengan cara mengisi form isian yang
tersedia kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi
ubah kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan. untuk
menghapus tekan link aksi hapus.
8. Sirkulasi
Menu sirkulasi digunakan sebagai transaksi peminjaman dan pengembalian data
koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan yang mempunyai status aktif.
input nomor
anggota
tombol
proses cari
anggota
opsi proses
pencarian
input barcode
buku
26
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
proses
pinjam
tombol cari
data buku
cek memilih
data sirkulasi
input diskon
denda
tombol proses
pengembalian
tombol proses
perpanjangan
tombol proses
batal pinjam
input
pembayaran
denda
a. Proses transaksi peminjaman dilakukan dengan cara masukan nomor
anggota/no barcode buku pada input nomor anggota sesuai opsi proses
pencarian kemudian tekan tombol cari untuk proses cari. masukan nomor
barcode buku untuk kemudian tekan tombol pinjam atau tekan tombol cari
eksemplar untuk opsi pencarian lain.
b. Proses transaksi pengembalian dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan
data sirkulasi yang ingin dikembalikan kemudian tekan tombol pengembalian
untuk proses pengembalian.
c. Proses transaksi perpanjangan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan
data sirkulasi yang ingin diperpanjang kemudian tekan tombol perpanjangan
untuk proses perpanjangan.
d. Proses transaksi pembatalan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan
data sirkulasi yang ingin dibatalkan kemudian tekan tombol batal pinjam
untuk proses batal pinjam.
Tata Laksana
27
9. Laporan dan Statistik
Menu laporan dan statistik digunakan untuk menampilkan rekap dan statistik dari
data-data transaksi.
a. Laporan Sirkulasi
Laporan sirkulasi digunakan untuk mendapatkan rekap data sirkulasi dari
periode tertentu
tampilan laporan sirkulasi
Membuat laporan sirkulasi dilakukan dengan cara memililh periode tanggal
tertentu kemudian tekan tombol tampil. untuk mencetak rekap tekan tombol
cetak.
b. Laporan Pengunjung
Laporan pengunjung digunakan untuk mendapatkan rekap pengunjung dari
periode tertentu.
tampilan laporan rekap pengunjung
Membuat laporan rekap pengunjung dilakukan dengan cara memilih periode
tanggal tertentu kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak hasil rekap
tekan tombol cetak.
c. Statistik Sirkulasi
Statistik sirkulasi digunakan untuk mendapatkan data statistik dari transaksi
sirkulasi berdasarkan periode tertentu.
28
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan statistik sirkulasi
Membuat laporan statistik dengan cara pilih periode tanggal kemudian tekan
tombol tampil. untuk mencetak tekan tombol cetak
d. Statistik Pengunjung
Statistik pengunjung digunakan untuk mendapatkan data statistik dari
transaksi pencatatan pengunjung berdasarkan periode tertentu.
tampilan laporan statistik pengunjung
Membuat laporan statistik pengunjung dilakukan dengan cara memilih peride
tanggal kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak tekan tombol cetak.
C. OPAC (Online Public Access Catalogue)
Tata Laksana
29
OPAC adalah bagian dari SIMPUSLAN yang berinteraksi secara langsung dengan
pemustaka. Di dalam OPAC ini ditampilkan informasi-informasi mengenai Perpustakaan
dan juga kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung di Lembaga Administrasi Negara
secara ringkas. Selain memuat informasi tersebut, OPAC didalam OPAC ini pemustaka
dapat melakukan pencarian buku/ koleksi perpustakaan secara online.
Tampilan halaman utama OPAC LAN
30
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
Pilihan Kategori yang dicari
1.
2.
Buku
Penelitian
Pilihan jenis yang dicari
1.
2.
Referensi
text
Masukkan Judul buku atau
nama pengarang atau subyek
yang ingin dicari, kemudian
tekan tombol search
Tampilan halaman pencarian OPAC LAN
Tampilan halaman detail pencarian OPAC LAN
Apabila pemustaka menemukan judul buku yang sesuai dengan apa yang diinginkan,
pemustaka dapat melihat detail buku tersebut dengan memilih (klik) judul buku yang
berwarna biru.
Tata Laksana
31
Dalam detail tersebut akan ditampilkan, judul buku, pengarang, tahun terbit, penerbit,
sampai dengan jumlah eksemplar yang tersedia dan juga eksemplar yang dipinjam.
Penerapan Teknologi informasi khususnya di perpustakaan (e library) pada saat
ini menghendaki perpustakaan menjadi right information, right user dan right now, yang
berarti bahwa perpustakaan harus mampu memberikan layanan informasi yang tepat
pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal itu dapat terlaksana apabila
perpustakaan dapat memanfaatkan dan mengembangkan teknologi informasi dalam
pengelolaan perpustakaan. Hadirnya SIMPUSLAN merupakan jawaban bagi perpustakaan
dalam mewujudkan perpustakaan yang modern dan terotomasi dalam melaksanakan
rutinitas kegiatan perpustakaan sehari-hari.
Dukungan dari seluruh pengelola perpustakaan khususnya Pustakawan mutlak
dibutuhkan sebagai entry point bagi keberlangsungan SIMPUSLAN, karena bagaimanapun
canggihnya teknologi yang digunakan apabila tidak didukung dengan pustakawan yang
berkualitas dan profesional tentu peran perpustakaan tersebut tidak akan ada nilainya.
Dengan demikian penerapan tehnologi informasi sangat berguna dan bermanfaat
dalam penyelenggaraan manajemen perpustakaan, bukan hanya sebatas untuk efisiensi
waktu dan tenaga dalam mengolah dan memberikan layanan namun juga sebagai salah
satu faktor penentu perpustakaan dalam melestarikan dan menyebarkan informasi.
32
Penerapan E-Government
Teknologi Informasi Perpustakaan
(e library)
Berbicara mengenai teknologi informasi tidak terlepas dari pandangan seseorang
akan seperangkat alat-alat komputer yang digunakan sebagai media untuk memproses
suatu data menjadi suatu informasi yang pada akhirnya dapat digunakan dalam
pelaksanaan suatu kegiatan, baik itu di dalam organisasi maupun sekedar untuk
memuaskan rasa keingintahuan seseorang terhadap suatu hal yang menarik
perhatiannya.
Penerapan teknologi informasi menghasilkan
suatu sistem informasi yang
berbasis komputer (terotomasi) dan dapat terhubung secara online (berbasis web).
Namun demikian sistem informasi yang kita kenal sekarang, semula dilakukan secara
konvesional/ manual,
khususnya pada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan secara
sistematis seperti pencatatan agenda, kerasipan, dll, sebelum hadirnya komputer sebagai
alat “ajaib” yang telah digunakan pada saat ini. Adanya unsur-unsur yang saling
mendukung di dalam suatu sistem mempermudah suatu informasi dapat diakses dan
digunakan secara cepat dan tepat.
Penerapan teknologi informasi dapat digunakan disegala bidang sesuai dengan
kebutuhannya. Pada instansi pemerintah penerapan teknologi informasi hampir
digunakan pada setiap bagian, seperti pada unit tata usaha, kepegawaian, diklat dan tidak
terkecuali perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem
informasi perpustakaan adalah, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan
pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya, yang biasa diistilahkan
sebagai bentuk otomasi perpustakaan.
Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan (e library) atau yang lebih dikenal
dengan SIMPUSLAN merupakan suatu bentuk penerapan teknologi informasi yang
digunakan oleh Perpustakaan LAN
yang bertujuan untuk mengintegrasikan layanan
perpustakaan secara sistematis sehingga memudahkan pengelola dalam memberikan
layanan dan informasi kepada pemustaka (pengguna perpustakaan), meningkatkan
kinerja perpustakaan dan mengembangkan perpustakaan kearah yang lebih modern,
Tata Laksana
1
dengan digunakannya SIMPUSLAN pada perpustakaan maka manfaat yang dapat
diperoleh adalah:
1. Mempercepat layanan sirkulasi.
Dalam
layanan
sirkulasi
proses
peminjaman
biasanya
dilakukan
dengan
menggunakan kartu,langkah awal dilakukan dengan petugas meminta kartu anggota
pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku dan judul buku di kartu
pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan menyimpan kartu pada masingmasing loker.
Terlihat bahwa pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup
rumit, dengan keberadaan SIMPUSLAN maka pekerjaan peminjaman buku dapat
dilakukan dengan cepat dan mudah untuksetiap buku yaitu cukup dengan menyorot
barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap
tanggal pengembalian, begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan
buku, cukup dengan menyorot barcode buku maka proses tersebut sudah dapat
dilakukan secara otomatis.
2. Efisiensi dalam melakukan katalogisasi.
Katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan yang disusun secara sistematis,
sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah
koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan berdasarkan pengarang, judul atau
subyeknya dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.
Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan
waktu, tenaga dan biaya, dengan adanya SIMPUSLAN akan dapat menghemat proses
pembuatan katalog menjadi lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan
lebih cepat dan pada gilirannya terciptalah efisiensi.
3.
Mempermudah penelusuran informasi
Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi
khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pemustaka dapat
menelusur suatu judul buku secara cepat dan mudah, karena penelusuran buku
dapat dilakukan dari berbagai pendekatan,seperti melalui judul, kata kunci judul,
pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek.
2
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
4. Membantu petugas untuk mengetahui daftar anggota perpustakaan.
5. Membantu petugas mengetahui daftar buku secara cepat dan tepat.
6. Membantu petugas mengetahui data peminjam buku perpustakaan.
7. Mempermudah petugas untuk mengetahui keterlambatan peminjaman buku
di perpustakaan.
8. Mempermudah petugas untuk mengetahui batas waktu peminjaman buku di
perpustakaan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam penggunaan SIMPUSLAN, tidak dapat dipungkiri
jika perpustakaan membutuhkan dukungan dari seluruh staf yang ada, pustakawan, staf
IT, operator, teknisi dan administrator. Seluruh staf perpustakaan harus mampu
memahami alur kerja, prosedur operasional dan terlatih dalam mengoperasikan
SIMPUSLAN, sehingga keberadaan SIMPUSLAN sebagai penerapan teknologi informasi
dapat terus dikembangkan dan dapat digunakan sebagai jembatan menuju modernisasi
perpustakaan.
Aplikasi SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan) adalah aplikasi yang
digunakan sebagai layanan administrasi yang ada diperpustakaan, yaitu administrasi
pengelolaan layanan keanggotaan, pencatatan pengunjung, pengelolaan pustaka,
administrasi sirkulasi dan laporan-laporan serta statistik.
A. Pengguna SIMPUS
Berdasarkan hak akses terhadap simpus, pengguna simpus dibagi menjadi 4 grup
dimana msing-masing grup pengguna akan mendapatkan hak akses yang berbedabeda tarhadap fungsi yang ada di simpus.
1. Administrator
Grup administrator adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap semua fungsi aplikasi yang ada didalam aplikasi simpus.
2. Operator Anggota
Grup operator anggota adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi simpus pengelolaan
anggota.
Tata Laksana
3
3. Operator Pustaka
Grup operator pustaka adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap fungsi simpus dalam menangani pengelolaan data koleksi
perpustakaan.
4. Operator Sirkulasi
Grup operator sirkulasi adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak
akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi peminjaman dan
pengembalian koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan.
B. Fungsi-fungsi SIMPUS
1. Autentikasi (login) pengguna
Authentikasi atau login pengguna adalah fungsi yang digunakan oleh pengguna
untuk masuk kedalam aplikasi simpus agar bisa menggunakan
fungsi-fungsi yang ada didalamnya sesuai dengan hak akses dari pengguna. fungsi
autentikasi akan tampil pertama kali ketika kita mengakses aplikasi simpus.
tampilan halaman autentikasi adalah sebagai berikut:
halaman login simpus
Cara penggunaan fungsi autentikasi yaitu masukan username pengguna di form
isian pertama, masukan password pada form isian kedua lalu tekan tombol login.
jika berhasil login akan tampil halaman sebagai berikut:
4
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
halaman depan setelah login berhasil
2. Pengelolaan Data Referensi
Data Referensi adalah data-data yang menjadi acuan master data simpus dan
transaksi simpus. fungsi yang ada aksi yang ada didalam fungsi ini adalah tambah
data referensi, ubah data referensi dan hapus data referensi. Yang termasuk
referensi antara lain:
a. Jenis Buku
Referensi jenis buku digunakan untuk mencatat informasi macam-macam
jenis koleksi buku.
b. Bahasa
Referensi bahasa digunakan untuk mencatat nama-nama bahasa yang
digunakan sebagai informasi bahasa dari koleksi pustaka
c. Instansi
Referensi instansi digunakan untuk mencatat informasi nama-nama instansi
pemustaka sebagai informasi asal instansi dari anggota.
d. Jenis Koleksi Berkala
Referensi jenis majalah digunakan untuk mencatat informasi macam-macam
jenis majalah / koleksi berkala.
e. Golongan
Referensi golongan digunakan untuk mencatat macam-macam nama
golongan / klasifikasi koleksi.
f.
Jenis Penelitian
Referensi jenis penelitian digunakan untuk mencatat macam-macam nama
jenis koleksi penelitian.
g. Tipe Koleksi
Referensi tipe koleksi digunakan untuk mencatat macam-macam nama tipe
koleksi menurut jenis sirkulasinya.
Tata Laksana
5
h. Frekuensi Majalah
Referensi frekuensi majalah digunakan untuk mencatat informasi nama-nama
frekuensi terbit majalah / koleksi berkala.
i.
Status Koleksi
Referensi status koleksi digunakan untuk mencatat nama-nama status koleksi
dalam sirkulasi.
j.
Status Anggota
Referensi status anggota digunakan untuk mencatat nama-nama status
keaktifan anggota dalam sirkulasi.
k. Kategori Anggota
Referensi kategori anggota digunakan untuk mencatat macam-macam nama
kategori anggota yang digunakan untuk membedakan jenis anggota dalam
sirkulasi.
Aksi-aksi, tampilan serta proses didalam fungsi pengelolaan data referensi
yaitu:
tampilan semua menu untuk masuk ke masing-masing data referensi
link aksi
ubah data
6
link untuk aksi
penambahan
data
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan daftar data referensi jenis buku
link aksi
menghapus data
form tampilan tambah data jenis buku
cara penggunaan fungsi tambah jenis buku dengan cara memasukan isian
nama jenis buku pada form isian yang tersedia kemudian tekan tombol
simpan
untuk
memrposes
simpan
dan
batal
untuk
membatalkan
penambahan jenis buku dan kembali ke tampilan daftar jenis buku.
tampilan ubah data jenis buku
cara menggunakan fungsi ubah jenis buku dengan merubah form isian data
yang berisi data jenis buku sebelumnya kemudian diubah dengan nama jenis
buku yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal
untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.
tampilan penghapusan data jenis buku
cara menggunakan fungsi hapus data jenis buku dilakukan dengan menekan
proses hapus untuk memproses tombol hapus data dan batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.
3. Pengaturan (Seting)
Tata Laksana
7
Pengaturan adalah fungsi yang berisi pengaturan sistem sebelum aplikasi simpus
dijalankan. Ada 2 menu fungsi pengaturan yaitu seting administrasi sirkulasi dan
pengaturan hari libur.
link aksi
mengubah data
seting
tampilan daftar pengaturan sistem simpus
tampilan proses perubahan nilai seting sistem simpus
cara perubahan atau pengisian nilai seting adalah dengan mengisikan nilai
pengaturan sesuai dengan petunjuk keterangan seting pada form yang tersedia,
kemudian tekan tombol simpan untuk proses perubahan dan batal untuk
membatalkan perubahan nilai seting kemudian kembali kedaftar seting
(pengaturan)
4. Manajemen Sistem
Manajemen sistem adalah pengaturan hak akses pengguna terhadap aplikasi
simpus. Fungsi yang tersedia didalam manajemen pengguna yaitu:
a. Manajemen Grup
8
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
Menu manajemen grup berfungsi untuk mengelompokan akses pengguna
terhadap sistem simpus.
link aksi tambah
grup
link aksi
menambahkan akses
fungsi sipus
link aksi
merubah grup
tampilan daftar grup
link aksi menghapus grup
tampilan proses tambah grup
Cara penambahan grup baru dengan mengisikan form isian yang tersedia,
kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan tombol batal untuk
proses membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.
tampilan proses ubah grup
Cara perubahan grup dengan merubah form isian yang tersedia kemudian
tekan tombol simpan untuk proses ubah dan tombol batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar grup
Tata Laksana
9
tampilan proses hapus grup
Cara penghapusan grup dengan menekan tombol hapus untuk proses hapus
dan tombol batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.
tampilan proses pemberian akses menu ke grup
Cara menambahkan akses menu kepada grup dilakukan dengan cara memilih
menu yang tersedia pada pilihan kemudian tekan tombol simpan untuk
proses simpan.
b. Manajemen Pengguna
Manajemen pengguna digunakan untuk menambah pengguna simpus dan
memberikan akses grup pengguna.
link aksi ubah
pengguna
link aksi hapus
pengguna
10
link aksi tambah
pengguna
tampilan daftar pengguna simpus
link aksi pemberian
akses grup pengguna
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan tambah pengguna
Cara menambahkan pengguna mengisikan isian form yang tersedia kemudian
tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk proses batal
kemudian kembali ke daftar pengguna.
tampilan ubah pengguna
Cara merubah pengguna dengan cara merubah isian form yang tersedia
kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar pengguna.
tampilan hapus pengguna
Cara mengahapus pengguna dengan cara menekan tombol hapus untuk
prose hapus dan batal untuk membatalkan kemudian ke daftar pengguna.
Tata Laksana
11
tampilan pemberian akses grup pengguna
Cara menambahkan akses grup pengguna dengan cara memilih grup yang
tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah akses grup
pengguna.
c. Ubah Password
Menu ubah password digunakan untuk merubah password bagi pengguna
yang sudah login ke simpus.
tampilan proses ubah password
Cara merubah password dengan cara memasukan isian password lama dan
isian password baru yang diinginkan, kemudian tekan tombol simpan untuk
proses ubah password.
5. Pengelolaan Anggota
Pengelolaan anggota berfungsi untuk mengelola layanan administrasi anggota
perpustakaan.
a.
Registrasi Anggota
Registrasi anggota berfungsi untuk menambah, merubah dan mengahapus
data anggota perpustakaan.
link aksi tambah
anggota
12
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
link aksi ubah
anggota
tampilan daftar anggota
link aksi hapus
anggota
tampilan proses tambah anggota
Penambahan anggota dilakukan dengan cara mengisi form isian yang
tersedia kemudkan tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal
untuk membatalkan.
Tata Laksana
13
tampilan proses ubah anggota
Ubah anggota dilakukan dengan cara merubah isian form yang berisi data
sebelum diubah kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan
batal untuk membatalkan.
tampilan proses hapus anggota
Proses penghapusan anggota dilakukan dengan cara menekan tombol hapus
untuk proses hapus dan batal untuk membatalkan.
b.
Aktifasi Anggota
Menu aktifasi anggota berfungsi untuk mengaktifasi anggota yang statusnya
non aktif.
14
link aksi aktifasi
anggota
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan daftar anggota non aktif
tampilan proses aktifasi anggota
Aktifasi anggota dilakukan dengan cara menekan tombol Aktifasi untuk
proses aktifasi dan tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota non aktif.
c.
Cetak Kartu Anggota
Menu cetak kartu anggota digunakan untuk mencetak kartu anggota sebagai
identitas anggota perpustkaan.
aksi menghapus
antrian anggota
cetak
tampilan daftar antrian anggota yang akan dicetak
aksi mencari anggota yang
mau dicetak
Tata Laksana
aksi proses cetak
kartu anggota
15
tampilan daftar pencarian anggota yang mau dicetak
proses pemilihan data anggota yang mau dicetak dengan cara mencari data
anggota dengan mengisi inputan kriteria pencarian kemudian tekan tombol
cari, mencentang pada cekbox yang tersedia pada daftar anggota kemudian
tekan tombol pilih untuk proses memilih anggota cetak.
d.
Bebas Pinjam
Menu bebas pinjam anggota digunakan untuk memproses administrasi
anggota yang meminta surat bebas pinjam perpustakaan, sebagai bukti
telah bebas dari segala tanggungan peminjaman dan denda.
link aksi bebas
pinjam anggota
tampilan daftar anggota
16
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan proses bebas pinjam
Proses bebas pinjam dilakukan dengan mengisikan form isian bebas pinjam
kemudian tekan tombol Bebas Pinjam untuk proses bebas pinjam dan
tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota.
6. Administrasi Pengunjung
Menu administrasi pengunjung digunakan untuk mencatat setiap pengunjung
yang datang ke perpustakaan
aksi proses mencatat
pengunjung
tampilan proses pencatatan pengunjung perpustakaan
Proses pencatatan pengunjung perpustakaan dilakukan dengan cara memasukan
nomor anggota atau nomor tamu jika pengunjung dari luar kemudian tekan
tombol simpan untuk proses mencatat pengunjung perpustakaan.
7. Pengelolaan Koleksi
Menu pengelolaan koleksi digunakan untuk mengelola data-data koleksi
perpustakaan. ada 3 jenis utama koleksi
a. Koleksi Buku
Tata Laksana
17
Menu koleksi buku digunakan untuk mengelola koleksi yang dikategorikan
sebagai buku. Struktur dari koleksi buku terdiri dari judul dan eksemplar
dimana judul menyatakan keberadaan sebuah judul buku dan eksemplar
menunjukan fisik buku.
link aksi hapus
buku
link aksi
tambah buku
link aksi ubah
buku
tampilan daftar buku
link aksi ke daftar
eksemplar
tampilan tambah koleksi buku
Tambah buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang sudah tersedia
kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk
membatalkan kemudian kembali ke daftar buku.
18
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan ubah buku
Proses ubah buku dilakukan dengan cara merubah form isian yang
sebelumnya sudah terisi data kemudian diganti dengan data baru, kemudian
tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan.
tampilan hapus buku
Hapus buku dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk proses
hapus dan batal untuk membatalkan dan kembali ke daftar buku.
Tata Laksana
19
link aksi hapus
eksemplar
link aksi ubah
eksemplar
tampilan form tambah dan ubah eksemplar buku
Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian
eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah
tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk
menghapus tekan link aksi hapus.
b. Koleksi Laporan Penelitian
Menu laporan penelitian digunakan untuk mengelola koleksi yang
dikategorikan sebagai laporan penelitian. Struktur dari koleksi laporan
penelitian terdiri dari judul dan eksemplar dimana judul menyatakan
keberadaan sebuah judul penelitian dan eksemplar menunjukan fisik koleksi
laporan penilitian.
link aksi tambah
penelitian
link ke daftar
eksemplar
link aksi ubah
penelitian
tampilan koleksi penelitian
link aksi hapus penelitian
20
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan tambah penelitian
Proses penambahan buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang
tersedia, kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal
untuk membatalkan.
tampilan ubah penelitian
Proses ubah penelitian dilakukan dengan cara mengubah form isian dengan
data yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal
untuk membatalkan.
Tata Laksana
21
tampilan proses hapus penelitian
Proses hapus penelitian dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk
proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.
link aksi hapus
eksemplar
link aksi ubah
eksemplar
tampilan form tambah dan ubah eksemplar penelitian
Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian
eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah
tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk
menghapus tekan link aksi hapus
c. Koleksi berkala (Majalah/Jurnal)
Menu koleksi berkala digunakan untuk mengelola kolekis yang dikategorikan
sebagi koleksi berkala. Struktur dari koleksi berkala terdiri dari judul/nama,
edisi/volume, eksemplar, dan index/artikel. dimana judul/nama menunjukan
22
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
kebaradaan dari nama majalah, edisi/volume adalah frekuensi terbit,
eksemplar menunjukan fisik dari koleksi dan index/artikel.
link aksi
tambah
link aksi daftar
edisi majalah
link aksi ubah
majalah
tampilan daftar majalah
link aksi hapus
majalah
tampilan aksi tambah majalah/jurnal
Proses tambah majalah/jurnal dengan cara mengisi form isian yang tersedia
kemudian tekan tombol simpan untuk proses simpan dan batal untuk
membatalkan.
Tata Laksana
23
tampilan ubah majalah/jurnal
Proses ubah majalah/jurnal dengan cara mengubah form isian dengan data
baru kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk
membatalkan.
tampilan hapus majalah/jurnal
Proses hapus majalah/jurnal dilakukan dengan cara menekan tombol hapus
untuk proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.
link aksi daftar index
majalah/jurnal
24
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
link aksi daftar
eksemplar
link aski
ubah edisi
link aksi
hapus edisi
tampilan tambah dan ubah edisi majalah/jurnal
Proses menambah edisi majalah/jurnal dilakukan dengan cara mengisi form
isian kemudian tekan tombol simpan, untuk mengubah edisi tekan link aksi
ubah edisi kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan, untuk
menghapus edisi tekan tombol link aksi hapus.
link aksi
ubah index
link aksi hapus
index
tampilan indek majalah/jurnal
Proses tambah index majalah dilakukan dengan cara mengisi form isian
kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi ubah, ubah
isian data tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus.
Tata Laksana
25
link aksi
hapus
eksemplar
link aksi
ubah
eksemplar
tampilan eksemplar majalah/jurnal
Proses tambah eksemplar dilakukan dengan cara mengisi form isian yang
tersedia kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi
ubah kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan. untuk
menghapus tekan link aksi hapus.
8. Sirkulasi
Menu sirkulasi digunakan sebagai transaksi peminjaman dan pengembalian data
koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan yang mempunyai status aktif.
input nomor
anggota
tombol
proses cari
anggota
opsi proses
pencarian
input barcode
buku
26
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
proses
pinjam
tombol cari
data buku
cek memilih
data sirkulasi
input diskon
denda
tombol proses
pengembalian
tombol proses
perpanjangan
tombol proses
batal pinjam
input
pembayaran
denda
a. Proses transaksi peminjaman dilakukan dengan cara masukan nomor
anggota/no barcode buku pada input nomor anggota sesuai opsi proses
pencarian kemudian tekan tombol cari untuk proses cari. masukan nomor
barcode buku untuk kemudian tekan tombol pinjam atau tekan tombol cari
eksemplar untuk opsi pencarian lain.
b. Proses transaksi pengembalian dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan
data sirkulasi yang ingin dikembalikan kemudian tekan tombol pengembalian
untuk proses pengembalian.
c. Proses transaksi perpanjangan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan
data sirkulasi yang ingin diperpanjang kemudian tekan tombol perpanjangan
untuk proses perpanjangan.
d. Proses transaksi pembatalan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan
data sirkulasi yang ingin dibatalkan kemudian tekan tombol batal pinjam
untuk proses batal pinjam.
Tata Laksana
27
9. Laporan dan Statistik
Menu laporan dan statistik digunakan untuk menampilkan rekap dan statistik dari
data-data transaksi.
a. Laporan Sirkulasi
Laporan sirkulasi digunakan untuk mendapatkan rekap data sirkulasi dari
periode tertentu
tampilan laporan sirkulasi
Membuat laporan sirkulasi dilakukan dengan cara memililh periode tanggal
tertentu kemudian tekan tombol tampil. untuk mencetak rekap tekan tombol
cetak.
b. Laporan Pengunjung
Laporan pengunjung digunakan untuk mendapatkan rekap pengunjung dari
periode tertentu.
tampilan laporan rekap pengunjung
Membuat laporan rekap pengunjung dilakukan dengan cara memilih periode
tanggal tertentu kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak hasil rekap
tekan tombol cetak.
c. Statistik Sirkulasi
Statistik sirkulasi digunakan untuk mendapatkan data statistik dari transaksi
sirkulasi berdasarkan periode tertentu.
28
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
tampilan statistik sirkulasi
Membuat laporan statistik dengan cara pilih periode tanggal kemudian tekan
tombol tampil. untuk mencetak tekan tombol cetak
d. Statistik Pengunjung
Statistik pengunjung digunakan untuk mendapatkan data statistik dari
transaksi pencatatan pengunjung berdasarkan periode tertentu.
tampilan laporan statistik pengunjung
Membuat laporan statistik pengunjung dilakukan dengan cara memilih peride
tanggal kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak tekan tombol cetak.
C. OPAC (Online Public Access Catalogue)
Tata Laksana
29
OPAC adalah bagian dari SIMPUSLAN yang berinteraksi secara langsung dengan
pemustaka. Di dalam OPAC ini ditampilkan informasi-informasi mengenai Perpustakaan
dan juga kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung di Lembaga Administrasi Negara
secara ringkas. Selain memuat informasi tersebut, OPAC didalam OPAC ini pemustaka
dapat melakukan pencarian buku/ koleksi perpustakaan secara online.
Tampilan halaman utama OPAC LAN
30
Penerapan E-Government
REFORMASI BIROKRASI
Pilihan Kategori yang dicari
1.
2.
Buku
Penelitian
Pilihan jenis yang dicari
1.
2.
Referensi
text
Masukkan Judul buku atau
nama pengarang atau subyek
yang ingin dicari, kemudian
tekan tombol search
Tampilan halaman pencarian OPAC LAN
Tampilan halaman detail pencarian OPAC LAN
Apabila pemustaka menemukan judul buku yang sesuai dengan apa yang diinginkan,
pemustaka dapat melihat detail buku tersebut dengan memilih (klik) judul buku yang
berwarna biru.
Tata Laksana
31
Dalam detail tersebut akan ditampilkan, judul buku, pengarang, tahun terbit, penerbit,
sampai dengan jumlah eksemplar yang tersedia dan juga eksemplar yang dipinjam.
Penerapan Teknologi informasi khususnya di perpustakaan (e library) pada saat
ini menghendaki perpustakaan menjadi right information, right user dan right now, yang
berarti bahwa perpustakaan harus mampu memberikan layanan informasi yang tepat
pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal itu dapat terlaksana apabila
perpustakaan dapat memanfaatkan dan mengembangkan teknologi informasi dalam
pengelolaan perpustakaan. Hadirnya SIMPUSLAN merupakan jawaban bagi perpustakaan
dalam mewujudkan perpustakaan yang modern dan terotomasi dalam melaksanakan
rutinitas kegiatan perpustakaan sehari-hari.
Dukungan dari seluruh pengelola perpustakaan khususnya Pustakawan mutlak
dibutuhkan sebagai entry point bagi keberlangsungan SIMPUSLAN, karena bagaimanapun
canggihnya teknologi yang digunakan apabila tidak didukung dengan pustakawan yang
berkualitas dan profesional tentu peran perpustakaan tersebut tidak akan ada nilainya.
Dengan demikian penerapan tehnologi informasi sangat berguna dan bermanfaat
dalam penyelenggaraan manajemen perpustakaan, bukan hanya sebatas untuk efisiensi
waktu dan tenaga dalam mengolah dan memberikan layanan namun juga sebagai salah
satu faktor penentu perpustakaan dalam melestarikan dan menyebarkan informasi.
32
Penerapan E-Government