Desain Dan Implementasi Sistem Ujian Sel (3)
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Sejarah Singkat Perusahaan
AMIK Imelda Medan adalah kampus yang didirikan pada
tahun 2008 dan mempunyai dua jurusan yaitu Manajemen
Informatika dan Komputerisasi Akuntansi atas gagasan Bapak Dr.
H. R. I. Ritonga dan Dr. Rosa Dalima yang pada masa itu sebagai
ketua
yayasan.
sumbangsih
AMIK
kepada
Imelda
negara
Medan
dalam
didirikan
rangka
sebagai
mencerdaskan
kehidupan bangsa dan untuk menjawab tantangan teknologi
telekomunikasi yang sangat pesat perkembangannya guna
mengisi pembangunan nasional.
Penyelenggaraan awal pendidikan AMIK Imelda Medan
adalah AMIK MIC yang didirikan di cakarang dengan akta notaris
Nomor : 142 tanggal 25 Agustus 1980 dan setelah mengalami
beberapa kali perubahan anggaran dasarnya, terakhir disahkan
dengan Akta Notaris Nomor : 159 tanggal 31 Mei 1999, yang
bergerak dalam bidang pendidikan dan sosial, dan juga diperoleh
surat izin operasional : 420/88.93/08/D/O/2009.Saat ini AMIK
Imelda Medan telah berjalan selama 4 tahun dalam proses
belajar dan akan menamatkan angkatan pertama dari kampus
AMIK uiImelda Medan tersebut dan pada angkatan kedua,
53
54
perkembangan AMIK Imelda Medan sekarang ini, telah berjuang
dan mengusahakan untuk mengurus berkas kampus di BAN PT,
sehingga pada akhir AMIK Imelda Medan telah Trakreditas BAN
PT dan mendapatkan nilai yang baik kedua jurusan tersebut
Trakreditas semua, dan Manajemen Informatika Trakreditas BAN
PT dengan nilai C dan Kompterisasi Akuntansi Trakreditas BAN PT
dengan nilai B.
3.2. Visi dan Misi AMIK Imelda Medan
3.2.1. Visi AMIK Imelda Medan
Menjadi
program
mengembangkan
vokasional
teknologi
yang
informasi
dan
unggul
dalam
komputerisasi
sehingga menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi dan
keahlian dibidangnya.
3.2.2.
Misi AMIK Imelda Medan
a. Menyiapkan sumber daya manusia berkualitas dalam
menunjang pembangunan daerah Sumatera Utara.
b. Mengembangkan sikap tanggungjawab yang dilandasi
Nilai-nilai
keilmuan
dalam
menjalankan
kebebasan
akademik.
c. Melaksanakan
Tri
Darma
perguruan
teknologi informasi.
3.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
tinggi
dibidang
55
Dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawab
masing-masing
bagian
makan
diperlukan
adanya
struktur
organisasi. struktur organisasi adalah kerangka dan susunan
perwujudan pola hubungan diantara fungsi-fungsi, dan bagianbagian dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang serta tanggung jawab masing-masing bagian yang
berbeda-beda dalam suatu perusahaan.
Didalam
perancangan
struktur
organisasi
sangat
diharapkan pemikiran-pemikiran matang mengenal pembagian
tugas yang akan dilaksanakan oleh masing-masing karyawan
yang berada didalam naungan orang atau perusahaan agar tidak
menyimpang kerja antara orang-orang yang berada didalam
organisasi tersebut, maka diperoleh keuntungan-keuntungan
seperti
memperjelaskan
penambahan
kerja
kewajiban
karyawan
dapat
dan
tanggung
disesuaikan
jawab
dengan
keahliannya, dapat menghindari adanya kesimpangan siuran
didalam melaksanakan tugas sesuai dengan keahliannya.
Kelancaran dan keberhasilan suatu perusahaan sangat
ditentukan oleh bentuk struktur organisasi karena dengan
struktur organisasi pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab akan dapat dilihat
dengan jelas sehingga dengan
demikian diharapkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan dalam
kampus dapat berjalan dengan lancar. struktur organisasi AMIK
Imelda Medan dapat dilihat pada gambar dibawah ini sebagai
berikut :
56
Gambar: 3.1 Struktur Organisasi AMIK Imelda Medan
3.4. Deskripsi Jabatan
Tugas dan fungsi
dari
masing-masing
jabatan
terdapat pada AMIK Imelda Medan sebagai berikut :
1. Ketua yayasan berfungsi sebagai:
a. Sebagai
pemilik
penuh
yang
bertujuan
yang
untuk
mencerdaskan anak bangsa.
b. Memberikan kesempatan lapangan pekerjaan dengan
cara membangun kampus bertujuan untuk membuat
mahasiswa menjadi anak yang baik.
57
c. Membuat masyarakat menjadi lebih baik dan berguna
bagi nusa dan bangsa.
2. Direktur berfungsi sebagai :
a. Mengelola dan menyelenggarakan pindidikan sesuai
dengan peraturan DEPDIKNAS.
b. Menjamin kerja sama dan hubungan baik DEPDIKNAS
perusahaa terkait, dan lain-lain.
c. Bertanggung
jawab
ketua
yayasan
atas
penyelenggaraan pendidikan, administrasi, keuangan,
pembinaan
tenaga
pendidkan/non
pendidikan,
mahasiswa dan pedayagunaan Sarana/Prasaranan.
d. Mengendalikan dan memantau proses kegiatan belajar
mengajar (KBM).
e. Menyusun rencana kegiatan dan
kebutuhan kurikulum
sebelum tahun pelajaran baru.
f. Menyusun RIS Bidang kurikulum
g. Menyelenggarakan pembahasan ilmiah yang berkaitan
dengan program pendidikan.
h. Menyusun laporan kegiatan bidang kurikulum pada
setiap akhir tujuan pelajaran.
i. Mengatur
dan
mengawasi
penggunaan
serta
memelihara perangkat laboratorium.
j. Menyediakan pengadaan bahan dan alat praktek.
k. Merencanakan dan menganggarkan keperlua bidang
sarana. dan prasaarana pendidikan sebelum tahun
pelajaran baru.
l. Melaksanakan tugas lain yang
dianggap perlu oleh
Direktur.
m. Mengadakan evaluasi terhadap dosen seperti : absensi,
pelajaran dan modul matakuliah.
3. Pembantu Direktur I (PUDIR I)
58
a. Mengkoordinasikan kegiatan bidang penyuluhan dan
pembinaan mahasiswa.
b. Membina disiplin dan
tata
tertib
mahasiswa
dan
mengawasi kegiatan kampus.
c. Mempersiapkan perangkat kegiatan dan promosi dan
infomasi kepda masyarakat salah satunya berkaitan
dengan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB).
d. Merencanakan dan menganggarkan kebutuhan saran
prasarana olahraga sebelum pelajaran baru.
e. Membina baik
antara kampus denga orang tua
mahasiswa dan masyarakat yang lain.
f. Membenyuk dan menyiapkan kepanitiaan acara wisuda.
g. Mengurus praktek kerja lapangan (PKL), magang dan
hal-hal lain yang berhubungan mahasiswa dengan dunia
kerja.
h. Memeriksa dan mengkoordinir para dosen dalam hal
absensi mahasiswa dan SPP yang dituangkan dalam
surat panggilan/ teguran kepada orangtua mahasiswa.
i. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu Dierktur
dan bertanggung jawab kepada Direktur.
4. Pembantu Direktur II (PUDIR II)
a. Menyusun rencana kegiatan dan aggaran (RKA) dan RIS
sebelum akhir pelajaran.
b. Menyusun laporan reliasi anggaran dan kegiatan kepada
akhir setiap bulan.
c. Memeriksa dan mengkoordinir absensi pegawai dan halhal lain yang berkaitan dengan pegawaian.
d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh direktur
e. Bertanggung jawab kepada direktur.
5. Pembantu Direktur III (PUDIR III)
a. Membuat data interventaris peralatan kampus.
59
b. Membuat data interventasi setiap ruangan.
c. Membuat dan menyiapkan laporan aktiva tahunan dan
penyusutannya.
d. Membuat kartu mengenai mahasiswa.
e. Menyiapkan pendistribusian soal ujian semester, PSB.
f. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur.
g. Bertanggung jawab kepada Direktur.
6. Senat
Merupakan lembaga perwakilan mahasiswa tertinggi di
tingkatan lembaga AMIK Imelda Medan, yang di angkat
sebagai wakil dari para mahasiswa untuk menyalurkan,
mengakomodir dan memperjuangkan aspirasi mahasiswa
demi terwujudnya suasana demokratis dalam langkah
untuk mewujudkan Student Government.
7. BPH
Merencanakan
mengkoordinasikan
mengontrol
dan
mengevaluasi jalannya organisasi AMIK Imelda Medan
serta mewakili organisasi demi kepentingan organisasi
AMIK Imelda Medan.
8. Ka. Prodi
a. Mengontrol berjalannya jadwal perkuliahan mahasiswa.
b. Membuat laporan KRS mahasiswa.
c. Menyiapkan jadwal perkuliahan setiap ajaran baru.
d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur.
9. Kepala Bagian Umum
a. Membuat surat keterangan pengalaman kerja.
b. Merekap absensi dosen/pegawai setiap bulannya.
c. Membuat dab menyiapkan kontrak kerja dosen/pegawai
diawal tahun ajaran baru.
d. Membuat laporan gaji setiap bulan.
e. Membuat laporan DP3 atas Rekomendasi Waka Kuriklum
untuk dosen Ka. Tata Usaha untuk pegawai.
60
f. Membuat
dan
menyiapkan
proses
pengangkatar,
mutasi, promosi kenaikan gaji berkala, tunjangan dan
pemberhentian dosen/pegawai.
g. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh
Direktur.
10. Unit Perpustakaan
a. Sumber
informasi.
Perpustakaan
berfungsi
sebagai
tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya
cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya
rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
Dalam kaitannya dangan fungsi simpan, perpustakaan
bertugas
menyimpan
khazanah
budaya
hasil
masyarakat.
b. Sarana pendidikan dan pembelajaran. Perpustakaan
merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal,
artinya perpustakaan merupakan tempat belajar di luar
bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam
lingkungan pendidikan sekolah.
c. Penelitian. Perpustakaan sebagai penunjang kegiatan
penelitian dalam rangka fungsi Tri Darma Perguruan
Tinggi, menjadi sumber informasi yang menjadi acuan
dalam mencari literatur.
61
d. Pengabdian masyarakat. Perpustakaan menjadi sarana
pendukung dalam pelaksanaan salah satu fungsi Tri
Darma Perguruan Tinggi.
e. Rekreasi.
Perpustakaan
sebagai
tempat
untuk
menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan
bacaan ini disediakan perpustakaan. Fungsi rekreasi ini
tampak nyata pada perpusakaan umum.
11. Unit Lab. Komputer
Materi yang disajikan pada modul ini adalah tentang
pengenalan
komputer.
perangkat
Dijelaskan
yangada
beberapa
pada
laboratorium
kategori
perangkat
darijenis hardware dan software.
12. Bagian Administrasi Akademik
Tugas & Wewenang Administrasi Akademik yang biasa ada
di sebuah lembaga pendidikan tinggi,
seperti AMIK
Imelda Medan, Akademi, Sekolah Tinggi, dan lain-lain.
Bagian Administrasi Akademik sebagai berikut :
a. Melaksanakan
pendidikan
dan
tugas
pelayanan
ketatausahaan
serta
administrasi
administrasi
Program Manajemen Informatika dan Komputerisasi
62
Akutansi yang ditetapkan oleh yang di tetapkan oleh
Direktur.
b. Dalam
melaksanakan
tugas
bagian
akademik
menyelenggarakan fungsi pelaksanaan administrasi
registrasi,
pelaksanaan
pelaksanaan
administrasi
administrasi
pendidikan,
program
Program
Manajemen Informatika dan Komputerisasi Memimpin
pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Administrasi
Akademik.
c. Membagi
tugas,
menggerakkan,
mengarahkan,
membimbing serta mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas bagian.
d. Mempelajari dan menilai/mengoreksi laporan hasil
kerja/pelaksanaan tugas bawahan.
e. Melakukan kerjasama dengan unit terkait.
f. Menyusun perencanaan dan program serta laporan
kerja kepada atasan langsung.
g. Mengkoordinir pendaftaran mahasiswa baru.
h. Mengkoordinir pelaksanaan heregistrasi mahasiswa.
i. Mengkoordinir pelaksanaan pendaftaran matakuliah.
j. Mengkoordinir pembuatan ijazah dan transkrip.
k. Memberikan informasi data-data akademik bagi yang
memerlukan.
63
l. Melakukan
penilaian
terhadap
staf
yang
menjadi
bawahannya secara objektif.
13. Administrasi Umum dan Keuangan
Administrasi
Umum
dan
Keuangan
adalah
unsur
pembantu pimpinan dibidang administrasi umum dan
keuangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Rektor. Biro Administrasi Umum dan
Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala. Tugas dan Fungsi
adalah : Administrasi Umum dan Keuangan mempunyai
tugas
memberikan
layanan
administrasi
umum
dan
keuangan di lingkungan AMIK Imelda Medan. Administrasi
Umum dan Keuangan dalam menyelenggarakan tugas
tersebut di atasmempunyai fungsi :
a. melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga,
hukum, tata laksana dan perlengkapan.
b. melaksanakan urusan kepegawaian.
c. melaksanakan urusan keuangan.
d. Bagian
Umum,
Hukum
dan
Tata
Perlengkapan.
e. Bagian Kepagawaian.
f. Bagian Keuangan.
g. melaksankan administrasi akademik.
laksana,
dan
64
h. melaksanakan administrasi tenaga administrastif.
i. Sub Bagian Tenaga Akademik.
j. Sub Bagian Tenaga Administrasi.
k. melaksanakan
administrasi
anggaran
rutin
dan
mengkoordinasikan anggaran pembangunan.
l. melaksanakan administrasi dana yang berasal dari
masyarakat.
m. melaksanakan monitoring dan evaluasi.
14. Manajemen Informatika
Program
studi
yang
dipersiapkan
untuk
penerapan
komputer untuk dunia bisnis dan manajemen dengan
kajian pada pengelolaan informasi
manajemen secara
terkomputerisasi.
15. Komputerisasi Akuntansi
Setiap instansi baik perusahaan swasta ataupun BUMN/
Pemerintahan, sangat membutuhkan tenaga akuntansi
sebagai pengelola laporan keuangan, namun seiring
perkembangan teknologi informasi menuntut para pekerja
yang ingin berprofesi sebagai akuntan harus memiliki
keahlian dalam bidan komputer.
3.5. Kebijakan Tentang Sistem Yang Berjalan
65
Kebijakan-kebijakan yang berlaku pada AMIK Imelda Medan
dalam upaya memberikan layanan terbaik dengan aktivitas
akademik adalah :
1. Pengupayaan
pengeluaran
pengembangan
data
akademik
dan
yang
peracangan
membantu
para
stakeholder dalam memproleh informasi mengenai AMIK
Imelda Medan.
2. Mengupayakan
langkah-langkah
pemutakhiran
data
mahasiswa maupun alumni data bentuk sistem informasi
yang terintegrasi dengan pengkalan data.
3.6. Fungsi-Fungsi Terkait
1. Administrasi
Administrasi berfungsi untuk meneriman pendaftaran
calon mahasiswa baru.
2. Panitia ujian
Panitia ujian berfungsi untuk membuat soal ujian,
lembar jawaban ujian dan kartu ujian pada calon
mahasiswa baru tersebut.
3. Calon mahasiswa baru
Calon mahasiswa baru berfungsi untuk mengisi biodata
di formulir pendaftaran yang lengkap serta membayar
uang pendaftaran pada administrasi tersebut.
3.7. Formulir dan dokumen yang digunakan
66
Jenis-jenis formulir dan dokumen yang digunakan pada
AMIK Imelda Medan, sebagai berikut :
a. Formulir pendaftaran calon mahasiswa baru
Calon mahasiswa baru mengisi biodata pada formulir
pendaftaran dan terlihat pada gambar 3.2. dibawah ini.
Gambar : 3.2 Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
b. Soal Ujian calon mahasiswa baru
Dalam konteks akademik atau profesional, ujian (atau ujian
untuk
pendek)
adalah
tes
yang
bertujuan
untuk
menentukan kemampuan seorang mahasiswa atau calon
AMIK Imelda Medan. Biasanya ujian tes tertulis, walaupun
beberapa mungkin praktis atau komponen praktis, dan
67
sangat
bervariasi
dalam
struktur,
isi
dan
kesulitan
tergantung pada subjek, kelompok usia orang yang diuji
dan profesi. Ujian adalah kegiatan untuk mengetahui
seberapa tinggi tingkat keberhasilan mahasiswa yang
dicapainya. Terlihat pada gambar 3.3. dibawah ini.
Gambar: 3.3 Soal Ujian calon mahasiswa baru
3.8. Sistem Yang Berjalan
AMIK Imelda Medan merupakan
institusi
pendidikan
akademik yang melakukan seleksi penerimaan mahasiswa baru
68
setiap tahunnya dengan melakukan ujian tertulis untuk setiap
calon mahasiswa baru.
Hal ini sering kali menjadi penyebab masalah, dikarenakan
jumlah mahasiswa yang relative banyak yang mengakibatkan
bagian admin/panitia merasa kewalahan untuk memeriksa soal
ujian setiap mahasiswa.
3.8.1. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem
pengolahan data hasil ujian calon mahasiswa baru secara garis
besar
atau
keseluruhan.
Diagram
konteks
ini
dirancang
memperhatikan masukkan data yang dibutuhkan oleh sistem dan
keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem
informasi ujian yang berjalan pada AMIK Imelda dilihat pada
gambar 3.4.
69
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Ujian yang
Berjalan
Dari gambar konteks diagram di atas dapat diperhatikan
bahwa dalam sistem informasi ujian terdapat empat entitas yaitu
calon mahasiswa, panitia, administrasi dan direktur. Dimana
masing-masing entitas dan sistem menunjukkan alur data yang
masuk dan keluar. Dari gambar di atas dapat dijelaskan alur data
yang terjadi antara entitas dengan sistem dan antara sistem
dengan entitas adalah sebagai berikut:
1. Entitas
calon
mahasiswa
memberikan
data
calon
mahasiswa, kartu ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban
kepada sistem, dan sistem memberikan kartu ujian, lembar
soal ujian, lembar jawaban, hasil ujian dari sistem.
2. Entitas panitia menerima daftar mata ujian, lembar soal
ujian, lembar jawaban dari sistem dan memberikan bank
soal/lembar soal, rekap hasil ujian kepada sistem.
3. Entitas administrasi memberikan data calon mahasiswa,
daftar matakuliah, jadwal ujian, kartu ujian, laporan peserta
ujian, laporan hasil ujian ke sistem dan menerima bank
soal/lembar soal dari sistem.
4. Entitas direktur hanya menerima Laporan peserta ujian,
laporan hasil ujian dari sistem.
3.8.2. Data Flow Diagram Sistem Berjalan
70
Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan
sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi datan
secara manual. Aliran-aliran data menghubungkan antara satu
proses dengan proses lainnya, antara entity dengan proses,
antara
proses
dengan
file
penyimpanan
data,
dan
file
penyimpanan data dengan proses. Adapun DFD sistem yang
berjalan dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut :
71
Gambar 3.5. DFD Level 1 Sistem Ujian Yang BerjalanPada AMIK
Imelda
Dari gambar DFD level 1 di atas menampilkan 5 (lima)
proses utama yaitu :
a. Proses pendaftaran calon mahasiswa
Pada proses pendaftaran calon mahasiswa data yang
dibutuhkan oleh sistem adalah data calon mahasiswa yang
berisi data pribadi atau biodata calon mahasiswa yang
diberikan oleh entitas calon mahasiswa. Kemudian data
calon mahasiswa tersebut disimpan ke dalam arsip/berkas
penyimpanan pendaftaran calon mahasiswa baru. Setelah
calon mahasiswa mendaftar kemudian dibuatkan bukti
pendaftaran
dan
kartu
peserta
ujian
sebagai
syarat
mengikuti ujian seleksi selanjutnya.
b. Proses pembuatan soal ujian
Pada proses pembuatan soal ujian data yang dibutuhkan
oleh entitas panitia adalah data matakuliah/mata ujian
untuk kemudian dibuatkan soalnya berdasarkan mata ujian
yang dibutuhkan, kemudian soal ujian disimpan kedalam
berkas soal ujian.
c. Proses Ujian
Pada proses ujian oleh calon mahasiswa data yang
dibutukan oleh sistem adalah kartu ujian. Berkas yang
dibutuhkan adalah daftar calon mahasiswa, berkas soal
ujian, lembar jawaban ujian.
d. Proses Pemeriksaan Ujian
Pada proses pemeriksaan hasil ujian oleh panitia, data
yang dibutuhkan adalah berkas lembar jawaban, berkas
72
soal ujian, kemudian lembar jawaban akan diperiksa dan
panitia membubuhkan nilai pada masing-masingberkas
lembar jawaban.
e. Proses pembuatan laporan
Pada proses pembuatan laporan oleh administrator, data
yang dibutuhkan adalah data peserta, data nilai. Berkas
yang dibutuhkan adalah daftar calon mahasiswa, berkas
lembar jawaban. Laporan yang dibuat adalah laporan
peserta ujian, laporan hasil ujian. Kemudian laporan
peserta ujian dan laporan hasil ujian diserahkan kepada
direktur, dan laporan hasil ujian diberikan/diumumkan
kepada calon mahasiswa.
3.8.3. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data atau data dictionary adalah katalog data
tentang fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis
sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam
sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Data
Flow Diagram. Arus data yang ada di Data Flow Diagram sifatnya
adalah global. Hanya ditunjukkan arus datanya saja, untuk lebih
jelas dapat dilihat padaTabel 3.1.
Tabel 3.1. Kamus Data Soal Ujian
Nama Data
:
Berkas Soal Ujian
Alias
:
Lembar Soal Ujian
73
Bentuk Data
:
Dokumen
Penjelasan
:
Dokumen ini digunakan untuk mencatat soal
ujian
Struktur
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama
Data
mata Ujian, No. Soal, Soal Ujian.
Tabel 3.2. Kamus Data Lembar Jawaban
Nama Data
: Berkas Lembar Jawaban
Alias
: Lembar Jawaban
Bentuk
: Dokumen
Data
Penjelasan
: Dokumen
ini
digunakan
untuk
mencatat
jawaban dari soal ujian.
Struktur
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama Mata
Data
Ujian, No. Soal, Jawaban.
Tabel 3.3. Kamus Data Lengkap Dan Daftar Soal Ujian Mahasiswa
Nama Data
:
Daftar Calon Mahasiswa Baru.
Alias
:
Calon Mahasiswa Baru.
Bentuk Data
:
Dokumen
Penjelasan
:
Dokumen
ini
digunakan
untuk
mencatat
calon mahasiswa yang mendaftar
Struktur
No. Registrasi, Nama, Tmplahir, Tgllahir, Jk,
Data
Agama, Alamat, No.hp, Status, Pekerjaan,
Jurusan.
74
3.8.4. Bagan Alir Sistem berjalan
Bagan alir sestem merupakan bagan alir yang menujukan
arus dari laporan dan nilai termasuk tembusan-tembusanya.
Bagan
alir
dukomen
meggabarkan
aliran
dokumen
dan
inforamasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam
sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menujukan dari
mana
dokumen
tersebu
berasal,
distribusinya,
tujuan
digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini
bermanfaat
untuk
mengenalisis
kecukupan
prosedur
pengawasan dalam sebuah sestem. Adapun flowmapnya dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 3.6. Flow Map Alir Sistem Ujian yang berjalan pada AMIK
Imelda
75
3.9. Kelemahan Sistem Yang Berjalan
Tahapan analisis terhadap suatu sistem yang dilakukan
sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkan
analisis terhadap suatu sistem adalah untuk mengetahui alasan
mengapa sistem tersebut untuk menjadi sumber daya yang akan
berlebihan
serta
membantu
merencanakan
pengisian
data
lengkap dan biodata mahasiswa yang akan dirancang secara
multiuser dan meminimalisir kesalahan yang mungkin terdapat
didalam
sistem
tersebutberdasarkan
hasil
penelitian
yang
dilakukadi AMIK Imelda Medan di bagian admid, penulis bisa
menganalisis
apilikasi
sistem
berbasis
yang
windows
sedang
tetapi
berjalan
menggunakan
menggunakannya
masih
standar umum yaitu menggunakan microsoft word dan disimpan
pada folder yang tidak beraturan. Permasalahan yang paling
sering terjadi dalam sistem pengolahan data mahasiswa adalah
sebagai berikut:
1. Pencarian
data
setiap
mahasiswa
tidak
menyebabkan keterlambatan dalam kinerja.
2. Tidak adanya database dalam penyimpanan
cepat,
data,
sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian data.
3. Keamanan informasi tidak terjamin seperti lembar soal
ujian mengalami kebocoran.
4. Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bawah
perlu diadakannya perbaikan sistem yaitu:
a. Pembagunan
apilikasi
yang
dapat
pengolahan data mahasiswa.
melakukan
76
b. Mangatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada
sistem
yang
belum
terkomputerisasi
yaitu
dalam
masalah pencarian data yang lebih cepat.
c. Menyediakan informasi biodata mahasiswa yang tepat
dan akurat serta membuat laporan biodata mahasiswa
lebih cepat akurat bagi pihak yang memerlukannya.
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Sejarah Singkat Perusahaan
AMIK Imelda Medan adalah kampus yang didirikan pada
tahun 2008 dan mempunyai dua jurusan yaitu Manajemen
Informatika dan Komputerisasi Akuntansi atas gagasan Bapak Dr.
H. R. I. Ritonga dan Dr. Rosa Dalima yang pada masa itu sebagai
ketua
yayasan.
sumbangsih
AMIK
kepada
Imelda
negara
Medan
dalam
didirikan
rangka
sebagai
mencerdaskan
kehidupan bangsa dan untuk menjawab tantangan teknologi
telekomunikasi yang sangat pesat perkembangannya guna
mengisi pembangunan nasional.
Penyelenggaraan awal pendidikan AMIK Imelda Medan
adalah AMIK MIC yang didirikan di cakarang dengan akta notaris
Nomor : 142 tanggal 25 Agustus 1980 dan setelah mengalami
beberapa kali perubahan anggaran dasarnya, terakhir disahkan
dengan Akta Notaris Nomor : 159 tanggal 31 Mei 1999, yang
bergerak dalam bidang pendidikan dan sosial, dan juga diperoleh
surat izin operasional : 420/88.93/08/D/O/2009.Saat ini AMIK
Imelda Medan telah berjalan selama 4 tahun dalam proses
belajar dan akan menamatkan angkatan pertama dari kampus
AMIK uiImelda Medan tersebut dan pada angkatan kedua,
53
54
perkembangan AMIK Imelda Medan sekarang ini, telah berjuang
dan mengusahakan untuk mengurus berkas kampus di BAN PT,
sehingga pada akhir AMIK Imelda Medan telah Trakreditas BAN
PT dan mendapatkan nilai yang baik kedua jurusan tersebut
Trakreditas semua, dan Manajemen Informatika Trakreditas BAN
PT dengan nilai C dan Kompterisasi Akuntansi Trakreditas BAN PT
dengan nilai B.
3.2. Visi dan Misi AMIK Imelda Medan
3.2.1. Visi AMIK Imelda Medan
Menjadi
program
mengembangkan
vokasional
teknologi
yang
informasi
dan
unggul
dalam
komputerisasi
sehingga menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi dan
keahlian dibidangnya.
3.2.2.
Misi AMIK Imelda Medan
a. Menyiapkan sumber daya manusia berkualitas dalam
menunjang pembangunan daerah Sumatera Utara.
b. Mengembangkan sikap tanggungjawab yang dilandasi
Nilai-nilai
keilmuan
dalam
menjalankan
kebebasan
akademik.
c. Melaksanakan
Tri
Darma
perguruan
teknologi informasi.
3.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
tinggi
dibidang
55
Dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawab
masing-masing
bagian
makan
diperlukan
adanya
struktur
organisasi. struktur organisasi adalah kerangka dan susunan
perwujudan pola hubungan diantara fungsi-fungsi, dan bagianbagian dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang serta tanggung jawab masing-masing bagian yang
berbeda-beda dalam suatu perusahaan.
Didalam
perancangan
struktur
organisasi
sangat
diharapkan pemikiran-pemikiran matang mengenal pembagian
tugas yang akan dilaksanakan oleh masing-masing karyawan
yang berada didalam naungan orang atau perusahaan agar tidak
menyimpang kerja antara orang-orang yang berada didalam
organisasi tersebut, maka diperoleh keuntungan-keuntungan
seperti
memperjelaskan
penambahan
kerja
kewajiban
karyawan
dapat
dan
tanggung
disesuaikan
jawab
dengan
keahliannya, dapat menghindari adanya kesimpangan siuran
didalam melaksanakan tugas sesuai dengan keahliannya.
Kelancaran dan keberhasilan suatu perusahaan sangat
ditentukan oleh bentuk struktur organisasi karena dengan
struktur organisasi pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab akan dapat dilihat
dengan jelas sehingga dengan
demikian diharapkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan dalam
kampus dapat berjalan dengan lancar. struktur organisasi AMIK
Imelda Medan dapat dilihat pada gambar dibawah ini sebagai
berikut :
56
Gambar: 3.1 Struktur Organisasi AMIK Imelda Medan
3.4. Deskripsi Jabatan
Tugas dan fungsi
dari
masing-masing
jabatan
terdapat pada AMIK Imelda Medan sebagai berikut :
1. Ketua yayasan berfungsi sebagai:
a. Sebagai
pemilik
penuh
yang
bertujuan
yang
untuk
mencerdaskan anak bangsa.
b. Memberikan kesempatan lapangan pekerjaan dengan
cara membangun kampus bertujuan untuk membuat
mahasiswa menjadi anak yang baik.
57
c. Membuat masyarakat menjadi lebih baik dan berguna
bagi nusa dan bangsa.
2. Direktur berfungsi sebagai :
a. Mengelola dan menyelenggarakan pindidikan sesuai
dengan peraturan DEPDIKNAS.
b. Menjamin kerja sama dan hubungan baik DEPDIKNAS
perusahaa terkait, dan lain-lain.
c. Bertanggung
jawab
ketua
yayasan
atas
penyelenggaraan pendidikan, administrasi, keuangan,
pembinaan
tenaga
pendidkan/non
pendidikan,
mahasiswa dan pedayagunaan Sarana/Prasaranan.
d. Mengendalikan dan memantau proses kegiatan belajar
mengajar (KBM).
e. Menyusun rencana kegiatan dan
kebutuhan kurikulum
sebelum tahun pelajaran baru.
f. Menyusun RIS Bidang kurikulum
g. Menyelenggarakan pembahasan ilmiah yang berkaitan
dengan program pendidikan.
h. Menyusun laporan kegiatan bidang kurikulum pada
setiap akhir tujuan pelajaran.
i. Mengatur
dan
mengawasi
penggunaan
serta
memelihara perangkat laboratorium.
j. Menyediakan pengadaan bahan dan alat praktek.
k. Merencanakan dan menganggarkan keperlua bidang
sarana. dan prasaarana pendidikan sebelum tahun
pelajaran baru.
l. Melaksanakan tugas lain yang
dianggap perlu oleh
Direktur.
m. Mengadakan evaluasi terhadap dosen seperti : absensi,
pelajaran dan modul matakuliah.
3. Pembantu Direktur I (PUDIR I)
58
a. Mengkoordinasikan kegiatan bidang penyuluhan dan
pembinaan mahasiswa.
b. Membina disiplin dan
tata
tertib
mahasiswa
dan
mengawasi kegiatan kampus.
c. Mempersiapkan perangkat kegiatan dan promosi dan
infomasi kepda masyarakat salah satunya berkaitan
dengan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB).
d. Merencanakan dan menganggarkan kebutuhan saran
prasarana olahraga sebelum pelajaran baru.
e. Membina baik
antara kampus denga orang tua
mahasiswa dan masyarakat yang lain.
f. Membenyuk dan menyiapkan kepanitiaan acara wisuda.
g. Mengurus praktek kerja lapangan (PKL), magang dan
hal-hal lain yang berhubungan mahasiswa dengan dunia
kerja.
h. Memeriksa dan mengkoordinir para dosen dalam hal
absensi mahasiswa dan SPP yang dituangkan dalam
surat panggilan/ teguran kepada orangtua mahasiswa.
i. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu Dierktur
dan bertanggung jawab kepada Direktur.
4. Pembantu Direktur II (PUDIR II)
a. Menyusun rencana kegiatan dan aggaran (RKA) dan RIS
sebelum akhir pelajaran.
b. Menyusun laporan reliasi anggaran dan kegiatan kepada
akhir setiap bulan.
c. Memeriksa dan mengkoordinir absensi pegawai dan halhal lain yang berkaitan dengan pegawaian.
d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh direktur
e. Bertanggung jawab kepada direktur.
5. Pembantu Direktur III (PUDIR III)
a. Membuat data interventaris peralatan kampus.
59
b. Membuat data interventasi setiap ruangan.
c. Membuat dan menyiapkan laporan aktiva tahunan dan
penyusutannya.
d. Membuat kartu mengenai mahasiswa.
e. Menyiapkan pendistribusian soal ujian semester, PSB.
f. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur.
g. Bertanggung jawab kepada Direktur.
6. Senat
Merupakan lembaga perwakilan mahasiswa tertinggi di
tingkatan lembaga AMIK Imelda Medan, yang di angkat
sebagai wakil dari para mahasiswa untuk menyalurkan,
mengakomodir dan memperjuangkan aspirasi mahasiswa
demi terwujudnya suasana demokratis dalam langkah
untuk mewujudkan Student Government.
7. BPH
Merencanakan
mengkoordinasikan
mengontrol
dan
mengevaluasi jalannya organisasi AMIK Imelda Medan
serta mewakili organisasi demi kepentingan organisasi
AMIK Imelda Medan.
8. Ka. Prodi
a. Mengontrol berjalannya jadwal perkuliahan mahasiswa.
b. Membuat laporan KRS mahasiswa.
c. Menyiapkan jadwal perkuliahan setiap ajaran baru.
d. Melaksanakan tugas lain yang dianggap oleh Direktur.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur.
9. Kepala Bagian Umum
a. Membuat surat keterangan pengalaman kerja.
b. Merekap absensi dosen/pegawai setiap bulannya.
c. Membuat dab menyiapkan kontrak kerja dosen/pegawai
diawal tahun ajaran baru.
d. Membuat laporan gaji setiap bulan.
e. Membuat laporan DP3 atas Rekomendasi Waka Kuriklum
untuk dosen Ka. Tata Usaha untuk pegawai.
60
f. Membuat
dan
menyiapkan
proses
pengangkatar,
mutasi, promosi kenaikan gaji berkala, tunjangan dan
pemberhentian dosen/pegawai.
g. Melaksanakan tugas lain yang dianggap perlu oleh
Direktur.
10. Unit Perpustakaan
a. Sumber
informasi.
Perpustakaan
berfungsi
sebagai
tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya
cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya
rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya.
Dalam kaitannya dangan fungsi simpan, perpustakaan
bertugas
menyimpan
khazanah
budaya
hasil
masyarakat.
b. Sarana pendidikan dan pembelajaran. Perpustakaan
merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal,
artinya perpustakaan merupakan tempat belajar di luar
bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam
lingkungan pendidikan sekolah.
c. Penelitian. Perpustakaan sebagai penunjang kegiatan
penelitian dalam rangka fungsi Tri Darma Perguruan
Tinggi, menjadi sumber informasi yang menjadi acuan
dalam mencari literatur.
61
d. Pengabdian masyarakat. Perpustakaan menjadi sarana
pendukung dalam pelaksanaan salah satu fungsi Tri
Darma Perguruan Tinggi.
e. Rekreasi.
Perpustakaan
sebagai
tempat
untuk
menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan
bacaan ini disediakan perpustakaan. Fungsi rekreasi ini
tampak nyata pada perpusakaan umum.
11. Unit Lab. Komputer
Materi yang disajikan pada modul ini adalah tentang
pengenalan
komputer.
perangkat
Dijelaskan
yangada
beberapa
pada
laboratorium
kategori
perangkat
darijenis hardware dan software.
12. Bagian Administrasi Akademik
Tugas & Wewenang Administrasi Akademik yang biasa ada
di sebuah lembaga pendidikan tinggi,
seperti AMIK
Imelda Medan, Akademi, Sekolah Tinggi, dan lain-lain.
Bagian Administrasi Akademik sebagai berikut :
a. Melaksanakan
pendidikan
dan
tugas
pelayanan
ketatausahaan
serta
administrasi
administrasi
Program Manajemen Informatika dan Komputerisasi
62
Akutansi yang ditetapkan oleh yang di tetapkan oleh
Direktur.
b. Dalam
melaksanakan
tugas
bagian
akademik
menyelenggarakan fungsi pelaksanaan administrasi
registrasi,
pelaksanaan
pelaksanaan
administrasi
administrasi
pendidikan,
program
Program
Manajemen Informatika dan Komputerisasi Memimpin
pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Administrasi
Akademik.
c. Membagi
tugas,
menggerakkan,
mengarahkan,
membimbing serta mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas bagian.
d. Mempelajari dan menilai/mengoreksi laporan hasil
kerja/pelaksanaan tugas bawahan.
e. Melakukan kerjasama dengan unit terkait.
f. Menyusun perencanaan dan program serta laporan
kerja kepada atasan langsung.
g. Mengkoordinir pendaftaran mahasiswa baru.
h. Mengkoordinir pelaksanaan heregistrasi mahasiswa.
i. Mengkoordinir pelaksanaan pendaftaran matakuliah.
j. Mengkoordinir pembuatan ijazah dan transkrip.
k. Memberikan informasi data-data akademik bagi yang
memerlukan.
63
l. Melakukan
penilaian
terhadap
staf
yang
menjadi
bawahannya secara objektif.
13. Administrasi Umum dan Keuangan
Administrasi
Umum
dan
Keuangan
adalah
unsur
pembantu pimpinan dibidang administrasi umum dan
keuangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Rektor. Biro Administrasi Umum dan
Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala. Tugas dan Fungsi
adalah : Administrasi Umum dan Keuangan mempunyai
tugas
memberikan
layanan
administrasi
umum
dan
keuangan di lingkungan AMIK Imelda Medan. Administrasi
Umum dan Keuangan dalam menyelenggarakan tugas
tersebut di atasmempunyai fungsi :
a. melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga,
hukum, tata laksana dan perlengkapan.
b. melaksanakan urusan kepegawaian.
c. melaksanakan urusan keuangan.
d. Bagian
Umum,
Hukum
dan
Tata
Perlengkapan.
e. Bagian Kepagawaian.
f. Bagian Keuangan.
g. melaksankan administrasi akademik.
laksana,
dan
64
h. melaksanakan administrasi tenaga administrastif.
i. Sub Bagian Tenaga Akademik.
j. Sub Bagian Tenaga Administrasi.
k. melaksanakan
administrasi
anggaran
rutin
dan
mengkoordinasikan anggaran pembangunan.
l. melaksanakan administrasi dana yang berasal dari
masyarakat.
m. melaksanakan monitoring dan evaluasi.
14. Manajemen Informatika
Program
studi
yang
dipersiapkan
untuk
penerapan
komputer untuk dunia bisnis dan manajemen dengan
kajian pada pengelolaan informasi
manajemen secara
terkomputerisasi.
15. Komputerisasi Akuntansi
Setiap instansi baik perusahaan swasta ataupun BUMN/
Pemerintahan, sangat membutuhkan tenaga akuntansi
sebagai pengelola laporan keuangan, namun seiring
perkembangan teknologi informasi menuntut para pekerja
yang ingin berprofesi sebagai akuntan harus memiliki
keahlian dalam bidan komputer.
3.5. Kebijakan Tentang Sistem Yang Berjalan
65
Kebijakan-kebijakan yang berlaku pada AMIK Imelda Medan
dalam upaya memberikan layanan terbaik dengan aktivitas
akademik adalah :
1. Pengupayaan
pengeluaran
pengembangan
data
akademik
dan
yang
peracangan
membantu
para
stakeholder dalam memproleh informasi mengenai AMIK
Imelda Medan.
2. Mengupayakan
langkah-langkah
pemutakhiran
data
mahasiswa maupun alumni data bentuk sistem informasi
yang terintegrasi dengan pengkalan data.
3.6. Fungsi-Fungsi Terkait
1. Administrasi
Administrasi berfungsi untuk meneriman pendaftaran
calon mahasiswa baru.
2. Panitia ujian
Panitia ujian berfungsi untuk membuat soal ujian,
lembar jawaban ujian dan kartu ujian pada calon
mahasiswa baru tersebut.
3. Calon mahasiswa baru
Calon mahasiswa baru berfungsi untuk mengisi biodata
di formulir pendaftaran yang lengkap serta membayar
uang pendaftaran pada administrasi tersebut.
3.7. Formulir dan dokumen yang digunakan
66
Jenis-jenis formulir dan dokumen yang digunakan pada
AMIK Imelda Medan, sebagai berikut :
a. Formulir pendaftaran calon mahasiswa baru
Calon mahasiswa baru mengisi biodata pada formulir
pendaftaran dan terlihat pada gambar 3.2. dibawah ini.
Gambar : 3.2 Formulir Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
b. Soal Ujian calon mahasiswa baru
Dalam konteks akademik atau profesional, ujian (atau ujian
untuk
pendek)
adalah
tes
yang
bertujuan
untuk
menentukan kemampuan seorang mahasiswa atau calon
AMIK Imelda Medan. Biasanya ujian tes tertulis, walaupun
beberapa mungkin praktis atau komponen praktis, dan
67
sangat
bervariasi
dalam
struktur,
isi
dan
kesulitan
tergantung pada subjek, kelompok usia orang yang diuji
dan profesi. Ujian adalah kegiatan untuk mengetahui
seberapa tinggi tingkat keberhasilan mahasiswa yang
dicapainya. Terlihat pada gambar 3.3. dibawah ini.
Gambar: 3.3 Soal Ujian calon mahasiswa baru
3.8. Sistem Yang Berjalan
AMIK Imelda Medan merupakan
institusi
pendidikan
akademik yang melakukan seleksi penerimaan mahasiswa baru
68
setiap tahunnya dengan melakukan ujian tertulis untuk setiap
calon mahasiswa baru.
Hal ini sering kali menjadi penyebab masalah, dikarenakan
jumlah mahasiswa yang relative banyak yang mengakibatkan
bagian admin/panitia merasa kewalahan untuk memeriksa soal
ujian setiap mahasiswa.
3.8.1. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan sistem
pengolahan data hasil ujian calon mahasiswa baru secara garis
besar
atau
keseluruhan.
Diagram
konteks
ini
dirancang
memperhatikan masukkan data yang dibutuhkan oleh sistem dan
keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem
informasi ujian yang berjalan pada AMIK Imelda dilihat pada
gambar 3.4.
69
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Ujian yang
Berjalan
Dari gambar konteks diagram di atas dapat diperhatikan
bahwa dalam sistem informasi ujian terdapat empat entitas yaitu
calon mahasiswa, panitia, administrasi dan direktur. Dimana
masing-masing entitas dan sistem menunjukkan alur data yang
masuk dan keluar. Dari gambar di atas dapat dijelaskan alur data
yang terjadi antara entitas dengan sistem dan antara sistem
dengan entitas adalah sebagai berikut:
1. Entitas
calon
mahasiswa
memberikan
data
calon
mahasiswa, kartu ujian, lembar soal ujian, lembar jawaban
kepada sistem, dan sistem memberikan kartu ujian, lembar
soal ujian, lembar jawaban, hasil ujian dari sistem.
2. Entitas panitia menerima daftar mata ujian, lembar soal
ujian, lembar jawaban dari sistem dan memberikan bank
soal/lembar soal, rekap hasil ujian kepada sistem.
3. Entitas administrasi memberikan data calon mahasiswa,
daftar matakuliah, jadwal ujian, kartu ujian, laporan peserta
ujian, laporan hasil ujian ke sistem dan menerima bank
soal/lembar soal dari sistem.
4. Entitas direktur hanya menerima Laporan peserta ujian,
laporan hasil ujian dari sistem.
3.8.2. Data Flow Diagram Sistem Berjalan
70
Proses data pada Data Flow Diagram (DFD) merupakan
sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi datan
secara manual. Aliran-aliran data menghubungkan antara satu
proses dengan proses lainnya, antara entity dengan proses,
antara
proses
dengan
file
penyimpanan
data,
dan
file
penyimpanan data dengan proses. Adapun DFD sistem yang
berjalan dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut :
71
Gambar 3.5. DFD Level 1 Sistem Ujian Yang BerjalanPada AMIK
Imelda
Dari gambar DFD level 1 di atas menampilkan 5 (lima)
proses utama yaitu :
a. Proses pendaftaran calon mahasiswa
Pada proses pendaftaran calon mahasiswa data yang
dibutuhkan oleh sistem adalah data calon mahasiswa yang
berisi data pribadi atau biodata calon mahasiswa yang
diberikan oleh entitas calon mahasiswa. Kemudian data
calon mahasiswa tersebut disimpan ke dalam arsip/berkas
penyimpanan pendaftaran calon mahasiswa baru. Setelah
calon mahasiswa mendaftar kemudian dibuatkan bukti
pendaftaran
dan
kartu
peserta
ujian
sebagai
syarat
mengikuti ujian seleksi selanjutnya.
b. Proses pembuatan soal ujian
Pada proses pembuatan soal ujian data yang dibutuhkan
oleh entitas panitia adalah data matakuliah/mata ujian
untuk kemudian dibuatkan soalnya berdasarkan mata ujian
yang dibutuhkan, kemudian soal ujian disimpan kedalam
berkas soal ujian.
c. Proses Ujian
Pada proses ujian oleh calon mahasiswa data yang
dibutukan oleh sistem adalah kartu ujian. Berkas yang
dibutuhkan adalah daftar calon mahasiswa, berkas soal
ujian, lembar jawaban ujian.
d. Proses Pemeriksaan Ujian
Pada proses pemeriksaan hasil ujian oleh panitia, data
yang dibutuhkan adalah berkas lembar jawaban, berkas
72
soal ujian, kemudian lembar jawaban akan diperiksa dan
panitia membubuhkan nilai pada masing-masingberkas
lembar jawaban.
e. Proses pembuatan laporan
Pada proses pembuatan laporan oleh administrator, data
yang dibutuhkan adalah data peserta, data nilai. Berkas
yang dibutuhkan adalah daftar calon mahasiswa, berkas
lembar jawaban. Laporan yang dibuat adalah laporan
peserta ujian, laporan hasil ujian. Kemudian laporan
peserta ujian dan laporan hasil ujian diserahkan kepada
direktur, dan laporan hasil ujian diberikan/diumumkan
kepada calon mahasiswa.
3.8.3. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data atau data dictionary adalah katalog data
tentang fakta dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis
sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam
sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Data
Flow Diagram. Arus data yang ada di Data Flow Diagram sifatnya
adalah global. Hanya ditunjukkan arus datanya saja, untuk lebih
jelas dapat dilihat padaTabel 3.1.
Tabel 3.1. Kamus Data Soal Ujian
Nama Data
:
Berkas Soal Ujian
Alias
:
Lembar Soal Ujian
73
Bentuk Data
:
Dokumen
Penjelasan
:
Dokumen ini digunakan untuk mencatat soal
ujian
Struktur
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama
Data
mata Ujian, No. Soal, Soal Ujian.
Tabel 3.2. Kamus Data Lembar Jawaban
Nama Data
: Berkas Lembar Jawaban
Alias
: Lembar Jawaban
Bentuk
: Dokumen
Data
Penjelasan
: Dokumen
ini
digunakan
untuk
mencatat
jawaban dari soal ujian.
Struktur
Kode Ujian, Tgl. Ujian, Durasi Ujian, Nama Mata
Data
Ujian, No. Soal, Jawaban.
Tabel 3.3. Kamus Data Lengkap Dan Daftar Soal Ujian Mahasiswa
Nama Data
:
Daftar Calon Mahasiswa Baru.
Alias
:
Calon Mahasiswa Baru.
Bentuk Data
:
Dokumen
Penjelasan
:
Dokumen
ini
digunakan
untuk
mencatat
calon mahasiswa yang mendaftar
Struktur
No. Registrasi, Nama, Tmplahir, Tgllahir, Jk,
Data
Agama, Alamat, No.hp, Status, Pekerjaan,
Jurusan.
74
3.8.4. Bagan Alir Sistem berjalan
Bagan alir sestem merupakan bagan alir yang menujukan
arus dari laporan dan nilai termasuk tembusan-tembusanya.
Bagan
alir
dukomen
meggabarkan
aliran
dokumen
dan
inforamasi arus antar area pertanggung jawaban di dalam
sebuah organisasi. Secara rinci bagan alir ini menujukan dari
mana
dokumen
tersebu
berasal,
distribusinya,
tujuan
digunakannya dokumen tersebut dan lain-lain. Bagan alir ini
bermanfaat
untuk
mengenalisis
kecukupan
prosedur
pengawasan dalam sebuah sestem. Adapun flowmapnya dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 3.6. Flow Map Alir Sistem Ujian yang berjalan pada AMIK
Imelda
75
3.9. Kelemahan Sistem Yang Berjalan
Tahapan analisis terhadap suatu sistem yang dilakukan
sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkan
analisis terhadap suatu sistem adalah untuk mengetahui alasan
mengapa sistem tersebut untuk menjadi sumber daya yang akan
berlebihan
serta
membantu
merencanakan
pengisian
data
lengkap dan biodata mahasiswa yang akan dirancang secara
multiuser dan meminimalisir kesalahan yang mungkin terdapat
didalam
sistem
tersebutberdasarkan
hasil
penelitian
yang
dilakukadi AMIK Imelda Medan di bagian admid, penulis bisa
menganalisis
apilikasi
sistem
berbasis
yang
windows
sedang
tetapi
berjalan
menggunakan
menggunakannya
masih
standar umum yaitu menggunakan microsoft word dan disimpan
pada folder yang tidak beraturan. Permasalahan yang paling
sering terjadi dalam sistem pengolahan data mahasiswa adalah
sebagai berikut:
1. Pencarian
data
setiap
mahasiswa
tidak
menyebabkan keterlambatan dalam kinerja.
2. Tidak adanya database dalam penyimpanan
cepat,
data,
sehingga terjadinya kesulitan dalam pencarian data.
3. Keamanan informasi tidak terjamin seperti lembar soal
ujian mengalami kebocoran.
4. Berdasarkan hal tersebut diatas dapat disimpulkan bawah
perlu diadakannya perbaikan sistem yaitu:
a. Pembagunan
apilikasi
yang
dapat
pengolahan data mahasiswa.
melakukan
76
b. Mangatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada
sistem
yang
belum
terkomputerisasi
yaitu
dalam
masalah pencarian data yang lebih cepat.
c. Menyediakan informasi biodata mahasiswa yang tepat
dan akurat serta membuat laporan biodata mahasiswa
lebih cepat akurat bagi pihak yang memerlukannya.