BAB III (Revisi).rar
BAB III ANALISA SISTEM
3.1. Tinjauan Perusahaan
Poliklinik Badan Pusat Statistik adalah sebuah poliklinik khusus untuk pemeriksaan pegawai Badan Pusat Statistik, dimana pada dasarnya sistem informasinya sudah cukup baik, hanya saja perlu disadari bahwa sistem mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Sistem Informasi Rekam Medis Pegawai pada Poliklinik Badan Pusat Statistik masih menggunakan Microsoft Excel sebagai alat bantu untuk mengolah data. Diantaranya data pegawai, data dokter, data obat, data petugas dan laporan pemasukan, pengeluarannya masih tersimpan sebagai arsip yang kadang hilang, rusak, dan data kurang terjamin keamanannya. Dalam hal ini penulis melihat bahwa sistem yang ada harus diperbaiki dan dievaluasi agar sistem berkembang menjadi lebih baik.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Poliklinik Badan Pusat Statistik dibentuk dan didirikan sejak awal berdirinya BPS tahun 1957, dimana saat itu BPS masih bernama Biro Pusat Statistik sesuai dengan Keppres X Nomor 172 tanggal 1 Juni 1957. Kemudian pada tahun 1997 Biro Pusat Statistik diganti namanya menjadi Badan Pusat Statistik berdasarkan UU Nomor 16 tahun 1997 yang diundangkan pada tanggal 19 Mei 1997.
3.1.2. Struktur Organisasi dan fungsi
Seksi Penanggung Jawab Pelayanan
Seksi Penanggung Jawab
Obat
Seksi Penanggung Jawab Peralatan atau Perlengkapan
Kepala Poliklinik
Gambar III.1. Struktur Organisasi Poliklinik
Tugas dan Fungsi OrganisasiPembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing bagian organisasi di Poliklinik Badan Pusat Statistik secara garis besar adalah sebagai berikut : 1) Kepala Poliklinik a) Mengawasi jalannya Poliklinik Badan Pusat Statistik.
b) Mengawasi stafnya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
c) Menyusun perencanaan.
d) Mengorganisasikan kegiatan.
e) Melakukan evaluasi terhadap kegiatan. 2) Seksi Penanggung Jawab Pelayanan a) Bertanggung jawab atas pelayanan di poliklinik.
3) Seksi Penanggung Jawab Obat
a) Bertanggung Jawab mengatur pemasukan dan pengeluaran stok obat. b) Mempunyai tugas atas pemesanan obat bila obat yang ada di poliklinik sudah habis. 4) Seksi Penanggung Jawab Peralatan atau Perlengkapan
a) Bertanggung Jawab atas barang yang masuk dan keluar dari poliklinik.
b) Mempunyai tugas melakukan pengadaan barang untuk barang yang sudah rusak.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur Rekam Medis Pegawai pada Poliklinik Badan Pusat Statistik Jakarta melibatkan pelaku sistem yaitu dari dalam (internal entity) adalah Dokter, Petugas, dan Kepala Poliklinik sedangkan yang dari luar (external entity) adalah Pasien. Tahap- tahap prosedurnya adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Pendaftaran Pasien Pasien pertama kali datang harus mengisi formulir pendaftaran, kemudian petugas mengecek kebenaran data pasien. Jika data sudah benar, pasien diberikan kartu rekam medis. Kemudian pasien menunggu dipanggil oleh petugas untuk melakukan pemeriksaan.
b. Prosedur Pemeriksaan Pasien Pasien dipanggil oleh petugas untuk masuk keruang pemeriksaan, kemudian pasien diperiksa oleh dokter yang menanganinya. Setelah pemeriksaan pasien selesai dokter mencatat hasil pemeriksaan pasien ke dalam kartu rekam medis secara manual dan membuatkan resep untuk pasien tersebut. Kemudian pasien memberikan kartu rekam medis dan resep kepada petugas, setelah itu pasien menunggu c. Prosedur Pengeluaran Obat Setelah pasien memberikan resep kepada petugas, kemudian pasien dipanggil oleh petugas berdasarkan nama yang tertera dalam resep untuk pengambilan obat.
d. Prosedur Pembuatan Laporan Laporan yang dibuat antara lain Laporan Registrasi Pasien, Laporan Rekam Medis Pasien dan Laporan Pengeluaran Obat.
3.3. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data sistem berjalan yang ada pada sistem informasi rekam medis pegawai pada Poliklinik Badan Pusat Statistik antara lain:
A. Kamus data Bentuk Masukan
1. Nama arus data : Formulir Pendaftaran Alias : - Tipe data : Dokumen hasil cetakan Komputer Arus data : Eksternal entity Pasien ke Proses 1.0p Penjelasan : Bukti dari pasien bila mendaftar kepoliklinik Periode : Setiap terjadinya pendaftaran Volume : Volume rata-rata setiap hari 1 lembar Struktur data = Header + Isi
Header : Tanggal + Petugas
Isi : 1{No + Nama + NIP + Bagian + No.Pesawat}10
Keterangan: No : *Nomor urut NIP : *Nomor Induk Pegawai
2. Nama arus data : Kartu Rekam Medis Alias : - Tipe data : Dokumen hasil cetakan komputer Arus data : Eksternal entity Pasien ke Proses 2.0
Proses 2.0 ke Eksternal entity Dokter Eksternal entity Dokter ke Proses 2.0 Proses 2.0 ke Eksternal entity Pasien Eksternal entity Pasien ke Proses 3.0
Penjelasan : Kartu perkembangan pasien periksa di poliklinik Periode : Setiap terjadinya pemeriksaan Volume : Volume setiap pasien 1 kartu Struktur data = Header + Isi
Header : NIP + Nama Pasien + Golongan + Bagian/ Subdit
Keterangan : NIP : *Nomor Induk Pegawai
Isi : Tgl + Anamnese + Pemeriksaan dan Diagnosa + Therapie
Keterangan: Anamnese : * Keluhan pasien
Therapie : * Tindak Lanjut Dokter
3. Nama arus data : Resep
Tipe data : Dokumen hasil cetakan komputer Arus data : Eksternal entity Dokter ke Proses 2.0
Proses 2.0 ke Eksternal entity Pasien Eksternal entity Pasien ke Proses 3.0
Penjelasan : Bukti pengambilan obat dari dokter Periode : Setiap terjadinya pengambilan obat Volume : Volume setiap pasien 1 resep Struktur data = Header + Isi + Footer
Header : Tgl Isi : Nama Obat + Dosis Footer : Umur
B. Kamus data Bentuk Keluaran
1. Nama arus data : Laporan Pengeluaran Obat Alias : LPO Tipe data : Dokumen Cetakan Manual Arus data : Arsip Resep ke Proses 4.0p
Proses 4.0p ke Eksternal entity Kepala Poliklinik
Penjelasan : Berisi nama obat yang telah dipakai Periode : Setiap adanya pemakaian obat Volume : Volume rata-rata setiap 1 bulan Struktur data = Header + Isi Header : Bulan + Tahun
Isi : No + Nama Obat + Jumlah Keterangan : No : * nomor urut
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
Pengadaan data pasien dan data pemeriksaan ini masih dilakukan secara manual yang mempergunakan dokumen masukan dan keluaran. Sedangkan dokumen-dokumennya adalah sebagai berikut:
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Pada spesifikasi dokumen masukan akan dijelaskan data- data masukan yang digunakan pada sistem berjalan rekam medis pegawai. Bentuk dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
A. Nama dokumen = Formulir Pendaftaran (FP) Fungsi = Untuk Mengetahui daftar pasien yang sudah mendaftar Sumber = Pasien Tujuan = Petugas Periode = Setiap adanya pasien yang mendaftar Jumlah = Satu lembar Media = Kertas Bentuk = Lampiran A1
B. Nama dokumen = Kartu Rekam Medis (KRM) Fungsi = Sebagai bukti pemeriksaan pasien Sumber = Pasien Tujuan = Petugas Periode = Setiap pasien melakukan pemeriksaan Jumlah = Satu lembar Media = Kertas Bentuk = Lampiran A2
C. Nama dokumen = Resep
Sumber = Pasien Tujuan = Petugas Periode = Setiap terjadinya pengambilan obat Jumlah = Satu lembar Media = Kertas Bentuk = Lampiran A3
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada spesifikasi dokumen keluaran akan dijelaskan data- data keluaran yang digunakan pada sistem berjalan rekam medis pegawai. Bentuk dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
A. Nama dokumen = Laporan Pengeluaran Obat (LPO) Fungsi = Untuk memberikan laporan mengenai pengeluaran obat yang terjadi selama satu bulan
Sumber = Petugas Tujuan = Kepala Poliklinik Periode = Setiap sebulan sekali Jumlah = Satu lembar Media = Kertas Bentuk = Lampiran B1
3.5. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
FP, KRM, KRM acc, Resep Pasien
KRM, KRM acc, Resep, Copy Resep / Data Obat KRM
Sistem Informasi Rekam Medis Pegawai Pada Poliklinik Badan Pusat KRM acc, Resep
Statistik LPO
Kepala Dokter Poliklinik
Keterangan : FP = Formulir Pendaftaran - KRM = Kartu Rekam Medis - LPO = Laporan Pengeluaran Obat -
1.0p
Pendaftaran Pasien
2.0
Pemeriksaan Pasien
3.0
Pengeluaran Obat4.0p
Pembuatan Laporan
Pasien FP KRM Arsip Pendaftaran
Data Pendaftaran Dokter
KRM KRM
KRM acc, Resep KRM acc, ResepKRM acc, Resep Copy Resep / Data Obat Kepala Poliklinik
Arsip KRM acc Arsip Resep
Data KRM acc Data ResepData Resep LPO
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
2.1p
Penyerahan KRM
2.2p
Cek Keluhan Pasien
Pasien Dokter KRM KRM
KRM acc, Resep KRM acc, Resep
Gambar III.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan
3.1p Pemberian Resep 3.2p Pemberian Obat Pasien KRM acc, Resep
Data Resep Copy Resep / Data Obat Arsip KRM acc Arsip Resep Data KRM acc
Data Resep
Gambar III.5. Diagram Detail 3.0 Sistem Berjalan
3.6. Permasalahan
Permasalahan yang ada pada sistem berjalan pada sistem informasi Rekam Medis Pegawai Poliklinik Badan Pusat Statistik adalah sebagai berikut :
a. Pencarian data pasien yang sulit dicari jika setiap ada pemeriksaan pasien.
b. Karena semua penyimpanan data merupakan berkas arsip yang berupa kertas menyebabkan mudah rusak atau hilangnya data yang ada karena musibah atau kesalahan yang dapat terjadi.
c. Pembuatan laporan yang dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan ketelitian tetapi harus dilakukan dengan cepat.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Penulis mencoba untuk memberikan solusi dari masalah yang ditimbulkan dari sistem berjalan, antara lain: a. Harus adanya komputerisasi guna menangani data-data yang masuk untuk menghasilkan keluaran tepat.
b. Untuk penyimpanan data yang cukup lama tetapi selalu berubah, dibutuhkan tempat penyimpanan yang aman dan terjamin.
c. Proses transaksi yang dilakukan baik dalam registrasi pasien, pemeriksaan pasien dan pengeluaran obat harus dilakukan dengan teliti dan cepat.