01 Konversi Dokumen SPMI UB NFN SHT 1

  Dokumen SPMI Universitas Brawijaya 2017 LEMBAGA PUSAT PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

  Dokumen SPMI Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Struktur dan Klasifikasi Dokumen SPMI UKPA No Jenis Dokumen Mutu UB

  UKPPA Fak. Jur. Prodi Lab.   DOKUMEN INDUK            

  

1 Visi, Misi dan Tujuan √ √ √ √ √ √

  2 Statuta √ - - - - -

  3 Organisasi dan Tata Kerja (OTK) √

• - - - -
>- 4 Struktur Organisasi dan Tata Kerja
• - √
• - - - √ (SOTK)

  

5 Rencana Strategis (Renstra) √ √ √ √ √ √

  6 Rencana Strategis Bisnis (RSB) √

• - - - - -

  7 Rencana Bisnis Anggaran (RBA) u/ BLU √ -

• - - - -

  8 Rencana Kegiatan & Anggaran

• - - - - √
• - Tahunan (RKAT)

  9 Program Kerja √ √ √ √ √ √

  10 Pedoman Pendidikan √ √ √ ** √ ** - -

  11 Standar Mutu UB √ - - - *

• - -

  12 Standar Pelayanan Minimum (SPM)

• - - - - - √ Badan Layanan Umum (BLU)

  13 Standar Pelayanan √ - - - - -

  14 Laporan Kinerja Instansi Pemerintah √ √ - - - - (LAKIP)

  DOKUMEN OPERASIONAL            

  15 Kebijakan SPMI * √ -

• - - - - -

  16 Manual Mutu √ √ - - √

  

17 Standard Operating Procedure (SOP) √ √ √ √ √ √

*** *

  18 Formulir atau Borang √ √ √ √ √ √ * Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti * *

  

19 Dokumen pendukung √ √ √ √ √ √

62/2016) ** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas

  Konversi Dokumen SPMI UB

Versi Lama Versi Baru Kebijakan Mutu UB Kebijakan SPMI UB Manual Mutu UB Manual Mutu Manual Mutu (UKPA & UKPPA) (UKPA & UKPPA)

  Manual Prosedur Standard Operating Procedure (MP) (SOP) Borang-Borang

  Formulir Dokumen Pendukung Dokumen Pendukung Kode Dokumen SPMI UB

• Kode Dokumen terdiri dari kode unit dan kode dokumen.
• Dirumuskan berdasarkan Peraturan

  Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas (kode unit) dan Skema Klasifikasi Arsip UB (kode dokumen).

• Lihat daftar urutan Kode Dokumen.

  Standar Mutu UB

• Ditetapkan melalui Peraturan Universitas No. ... Tahun 2017.

• • Tujuannya adalah menjamin agar layanan Tri

Dharma Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di UB sesuai dengan kriteria minimal yang ditetapkan

• Sifatnya wajib dan mengikat untuk semua

  layanan pendidikan, baik yang dilaksanakan di Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) ataupun di Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA).

• Kedudukan dokumen Standar Mutu UB hanya ada di tingkat universitas.

  Lingkup Standar Mutu UB

PENDIDIKAN PENELITIAN PKM KERJASAMA

  2. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum)

  10.Standar Etika

  4. Standar Pengelolaan

  5. Standar Proses dan Penilaian

  6. Standar Pendanaan dan Pembiayaan

  7. Standar Sarana dan Prasarana

  8. Standar Keluaran

  9. Standar Capaian

  11.Standar Sanksi

  2. Standar Isi

  1. Prinsip Kerjasama

  2. Pola Kerjasama

  3. Kerjasama Akademik

  4. Kerjasama Non- Akademik

  5. Perjanjian Kerjasama

  6. Kerjasama dengan Institusi di LN

  3. Standar Peneliti

  1. Standar Arah

  3. Standar Proses Pendidikan

  2. Standar Isi

  4. Standar Penilaian Pendidikan

  5. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan

  6. Standar Sarana dan Prasarana

  7. Standar Pengelolaan

  8. Standar Pembiayaan

  1. Standar Arah

  3. Standar Peneliti

  1. Standar Kompetensi Lulusan

  4. Standar Pengelolaan

  5. Standar Proses dan Penilaian

  6. Standar Pendanaan dan Pembiayaan

  7. Standar Sarana dan Prasarana

  8. Standar Keluaran

  9. Standar Capaian

  10.Standar Etika

  11.Standar Sanksi

Kebijakan SPMI UB

• sesuai Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016. Kebijakan SPMI UB merupakan gabungan • dari Kebijakan Mutu UB dan Manual Mutu UB, dengan format mengikuti template

  Kebijakan SPMI (Dikti) dan memenuhi

  persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008. Kedudukan dokumen Kebijakan SPMI UB • hanya ada di tingkat universitas.

  Merupakan dokumen persyaratan SPMI

  Manual Mutu

• Merupakan dokumen persyaratan SMM ISO 9001:2008.

• • Kedudukan dokumen Manual Mutu ada di

  tingkat fakultas, jurusan, dan UKPPA.
• Format Manual Mutu tetap seperti

  sebelumnya, yaitu terdiri dari 8 bab, sesuai persyaratan SMM ISO 9001:2008.

• Manual Mutu harus mengacu kepada

  dokumen yang kedudukannya lebih tinggi

(mis. Renstra, Kebijakan SPMI UB, OTK

Fakultas, dll.)

  

Standard Operating Procedure (SOP)

(untuk tingkat universitas)

• Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP).
• Format SOP mengadopsi template Manual SPMI

  

(Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen

SMM ISO 9001:2008.

• • Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP

  di UB.

• • Ada dua (2) macam SOP di tingkat universitas:

  (1) Prosedur untuk memenuhi persyaratan dokumen SPMI (Permenristekdikti 62/2016) dan merupakan adaptasi dari Manual SPMI (Dikti) yang digunakan untuk menjelaskan

  SOP untuk ‘PPEPP’ SM UB

Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai

cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Mutu UB:

  a. Ditetapkan (P),

  b. Dilaksanakan (P),

  c. Dievaluasi (E) pelaksanaannya,

  d. Dikendalikan (P) pelaksanaannya,

  e. Ditingkatkan (P) mutunya secara berkelanjutan, oleh semua pejabat struktural atau unit khusus, mengimplementasikan secara sistemik dalam satu siklus

  

Prosedur

Pelaksanaa

n

  Prosedur Penetapan Prosedur Peningkatan Prosedur Pengendali an Pelaksanaa n Prosedur Evaluasi Pelaksanaan

Standar Mutu UB

  Pihak yang melakukan evaluasi

  

1. Audience dari setiap Standar Mutu

UB (self evaluation).

  2. Pejabat struktural yang merupakan Audience dari Standar Mutu UB dan sebagai bagian dari tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai struktur organisasi UB.

  3. Auditor Internal .

  4. Asesor Akreditasi .

  Standard Operating Procedure (SOP) (untuk tingkat UKPA dan UKPPA)

• Merupakan konversi dari Manual

Prosedur (MP) untuk menjelaskan urutan kerja sesuai proses bisnis

• Format SOP mengadopsi template Manual

SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008

• Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di UB.
• Kaidah penyusunan SOP mengikuti siklus PDCA.

Template SOP UB

  1. Lembar Pengesahan

  2. Lembar Identifikasi

  3. Daftar Isi

  4. Tujuan

  5. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

  6. Standar Mutu yang Terkait

  7. Istilah dan Definisi

  8. Urutan Prosedur

  9. Bagan Alir

  10.Referensi

  11.Lampiran

  Hal penting yang harus diperhatikan

• Coding SOP
• Time frame setiap kegiatan
• Unit/bagian yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan

• • Pengesahan oleh top management

  Contoh Bagan Alir Berbasis Pelaku Prosedur

  Petugas plagiasi Mahasiswa menyerahkan melakukan proses deteksi Naskah dalam bentuk plagiasi pada naskah yang softfile disertai surat sudah diserahkan (60 pengantar KPS, dan mengisi menit) Formulir yang disediakan Hasil plagiasi akan Sekretaris tim deteksi direkapitulasi per Bab, dan plagiasi memeriksa hasil bukti kalimat yang pelaksanaan deteksi terplagiat akan diserahkan plagiasi (10 menit) kembali ke Mahasiswa (15 menit) Mahasiswa

  ≤ 5% deteksi

  melakukan revisi

  plagiasi >5% satu atau lebih bab terdeteksi plagiasi

  Petugas menyerahkan Mahasiswa Direktur mengesahkan surat Hasil rekapitulasi menerima hasil keterangan bebas plagiasi (5 Plagiasi kepada rekapitulasi menit) mahasiswa Contoh Bagan Alir Berbasis Proses (Input – Output) Mulai

  

• Format Cover 00009 02000 01

  Mengusulkan dokumen baru atau - Format Lembar Wakabid

  

  Pengesahan dokumen revisi (1 hari) 00009 02000 02

  

  Mengkaji usulan/revisi dokumen Sekretaris

  (5 hari)

  

  Daftar Dokumen Internal

  Mengesahkan dokumen (1 hari) Ketua

  

  00009 02000 03

  

  Daftar Distribusi Dokumen

  Mengendalikan dan menerbitkan Sekretaris

   Terkendali

  dokumen (2 hari) 00009 02000 04

  

  Wakabid Menggandakan dan mendistribusi-

  Pelayanan kan dokumen (3 hari) Umum

  

  Menerima dokumen baru atau Penerima mengganti dokumen lama dengan

  Dokumen dokumen revisi (2 hari)

  

  Daftar Revisi Wakabid

  Memelihara dan mencatat Dokumen

  Pelayanan

  

  perubahan/revisi dokumen (1 hari) 00009 02000 05 Umum

   SEKIAN DAN TERIMA KASIH