BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK ROSA - BAB III
BAB III
TINJAUAN KHUSUS APOTEK ROSA
3.1. Sejarah Apotek Rosa
Apotek rosa didirikan pada tanggal 25 mei 1994 oleh seorang salesmen yang
sudah berpengalaman dan juga pernah bekerja diapotek. Beliau adalah Bapak
Wibowo, yang berkomitmen bahwa apotek adalah bagian dari profesinya untuk
meniti karir dibidang farmasi dan selalu mengikuti kemajuan teknologi
dibidang farmasi. Apotek Rosa telah memiliki Surat Izin Kerja dengan nomor
442.4.1157.09.2004 berlokasi di Jalan Zainal Abidin Pagar Alam Nomor 76
Gedong Meneng Bandar Lampung.
Sebagai penanam modal, pemilik tunggal dan pengelola Apotek Rosa, Bapak
Yono Wibowo pada awal berdirinya Apotek Rosa bekerja sama dengan seorang
Apoteker yaitu Bapak Adi Sumarno S.Si,Apt. Apotek Rosa sudah mengalami
beberapa kali pergantian Apoteker Pengelola Apotek, hingga saat ini sudah
mengalami pergantian sebanyak lima kali. Dan saat ini yang menjabat sebagai
Apoteker Pengelola Apotek adalah Ibu Tuti Nurhayati,S.si, Apt.
Seiring dengan perkembangan apotek yang semakin pesat dan keinginan untuk
31
32
pelayanan farmasi di Bandar Lampung maka Apotek Rosa telah membuka
Apotek Rosa II di Jalan P. Tirtayasa Nomor 40 Sukabumi Bandar Lampung.
Tiap-tiap apotek telah dilengkapi dengan dokter praktek yang membantu dalam
pelayanan kesehatan.
Adapun dokter praktek dan fasilitas yang ada di Apotek Rosa I Bandar
Lampung antara lain:
1.
Dr.Hi. Ali Imron, Sp. PD. (spesialis penyakit dalam).
2.
Dr. Hi. Idris HS, Sp.OG. (spesialis kandungan dan penyakit kandungan).
3.
Drg. Astrid T. Hidayat. (spesialis gigi).
4.
Rosa Calista (klinik akupuntur kecantikan dan perawatan tubuh)
Dengan fasilitas-fasilitas yang miliki diharapkan akan banyak resep yang
masuk sehingga dapat menambah omset dan diharapkan dapat memajukan
apotek.
3.2. Lokasi Apotek Rosa
Apotek Rosa I dibangun di daerah yang strategis yaitu di Jalan Zainal Abidin
Pagar Alam Nomor 76 Gedong Meneng Bandar Lampung. Apotek ini berada di
wilayah yang ramai di pusat kota yang mudah dijangkau oleh masyarakat
karena akses jalan yang mudah.
33
3.3. Tata Ruang Apotek Rosa
Ruang Apotek Rosa terdiri dari:
1.
Ruang tunggu pasien yang cukup luas di Apotek dilengkapi dengan
fasilitas Yang memadai.
2.
Etalase obat bebas yang memadai serta kasir yang cukup baik.
3.
Meja kerja untuk menghitung harga dan menganalisa resep yang masuk.
4.
Rak obat paten yang digunakan untuk menyusun obat paten yang disusun
berdasarkan abjad.
5.
Rak obat generic yang digunakan untuk menyimpan obat-obat generik.
6.
Meja kerja A.P.A dan A.A yang digunakan untuk mengontrol resep yang
akan diserahkan pada pasien.
7.
Lemari obat narkotik terkunci yang digunakan secara khusus untuk
menyimpan sediaan obat golongan narkotik dan psikotropik.
8.
Rak sediaan salep,sediaan tetes,gel dan cream.
9.
Lemari obat untuk racikan.
10. Meja racik yang dilengkapi dengan mortir, steamper dan blender yang
digunakan untuk meracik obat.
11. Lemari es yang digunakan untuk menyimpan obat yang harus disimpan
ditempat yang dingin seperti suppositoria,sera dan vaksin.
12. Gudang penyimpanan persediaan obat dan perlengkapan apotek lainnya.
34
13. Ruang Direktur.
14. Ruang Administrasi.
15. Toilet.
16. Dapur.
3.4. Kerjasama Apotek Rosa
Sejak awal berdirinya Apotek Rosa telah melakukan kerjasama dengan
Dr.Herdianto Tjandra yang membuka praktek tepat didepan Apotek Rosa.
Selain itu Apotek Rosa juga menjalin beberapa kerjasama dengan beberapa
perusahaan dalam pelayanan kesehatan, diantaranya :
1. PT. GMP (Gunung Masu Platations)
2. PTPN VII Bandar Lampung
3. PT. Bukit Asam
4. PT. Enseval
5. PT. Neka Boga Perisa
6. PT. Serasi Auto Raya TRAC (Astra Rent Car)
7. PT. ALTRAK 1978
8. PT. PANAMAS (SAMPOERNA).
Pasien yang merupakan karyawan atau keluarga dari karyawan perusahaan
yang bekerjasama dengan Apotek Rosa harus membawa kartu identitas dari
35
perusahaan tersebut sebagai bukti agar resep dilayani. Apotek akan memberikan
kwitansi dan nota kepada pihak perusahaan terkait, yang digunakan sebagai
bukti bahwa pasien tersebut telah menebus obat, dan apotek akan melakukan
penagihan setiap bulannya kepada perusahaan yang bersangkutan.
3.5. Struktur Organisasi Apotek Rosa
Struktur organisasi Apotek Rosa terdiri dari :
1.
Personalia
Apotek Rosa dibuka setiap hari dan dibagi dalam dua shift pagi dimulai
dari pukul 07.30 WIB s/d 15.00 dan shift sore dimulai dari pukul 15.00
WIB s/d 22.00 WIB. Hari minggu apotek dibuka hanya setengah hari yaitu
dari pukul 07.30 WIB sampai pukul 11.00 WIB dan pukul 16.00 WIB
sampai pukul 22.00 WIB. Jumlah karyawan yang bekerja pada masingmasing shift antara lain :
2.
a.
Tenaga Teknis Kefarmasian satu orang
b.
Bagian order satu orang
c.
Bagian Administrasi Umum satu orang
d.
Bagian Administrasi Keuangan satu orang
e.
Juru racik tiga orang
f.
Kasir tiga orang.
Tugas dan Tanggung Jawab
36
Adanya struktur organisasi menunjukan bahwa telah adanya pelimpahan
serta pembagian tugas, wewenang serta tanggung jawab
yang jelas.
Sehingga akan memudahkan dalam pengawasan dan setiap karyawan harus
bekerja dengan efisien dan berdaya guna sesuai dengan job description
masing-masing dan bertanggung jawab terhadap atasannya.
Kasir bertugas dalam hal pembayaran serta melayani penjualan obat bebas.
Kasir bertanggung jawab kepada bagian administrasi keuangan dan bagian
administrasi keuangan bertugas dalam pengelolaan keluar masuknya uang,
serta bertanggung jawab kepada Pemilik Sarana Apotek (PSA).
Petugas gudang bertugas dalam hal penyimpanan persediaan obat di
gudang, mencatat setiap keluar masuknya obat di apotek dan membuat
data dalam kartu stock. Petugas gudang juga harus segera melapor kepada
bagian order apabila stok obat hamper habis sehingga tidak terjadi
kekosongan stok obat, selain itu petugas petugas gudang juga harus
menjaga agar obat
tidak rusak dan mengeluarkan obat dari gudang
berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO). Petugas gudang bertanggung
jawab terhadap bagian order.
Juru racik dalam hal meracik obat sesuai dengan permintaan resep. Juru
racik bertanggung jawab kepada Asisten Apoteker. Sedangkan Asisten
37
Apoteker,
bagian
administrasi
umum
dan
administrasi
keuangan
bertanggung jawab kepada APA dan PSA.
3.
Kegiatan di Apotek Rosa
Secara garis besar kegiatan yang dilakukan di Apotek Rosa meliputi
kegiatan teknis farmasi dan non farmasi.
1) Kegiatan Teknis Farmasi
a.
Pengadaan obat
Pengadaan obat di Apotek Rosa di lakukan cara pemesanan
melalui telepon (by telephone) langsung ke Pedagang Besar
Farmasi (PBF) atau pemesanan langsung ke supplier. Surat
pesanan di buat dua
rangkap dan akan dibuatkan pada saat
pesanan obat datang atau sesuai perjanjian antara PBF dengan
apotek. Khusus obat golongan narkotika, pesanan hanya dilakukan
kepada PBF Kimia Farma dengan terlebih dahulu membuat surat
pesanan, dengan system pembayaran cash and carry, artinya harus
dibayar langsung pada saat obat datang. Surat pesanan narkotika
dibuat lima rangkap dan tiap surat pesanan hanya berisi satu jenis
obat. Pertimbangan dalam memilih PBF adalah kepada PBF yang
menawarkan diskon yang paling besar maka itu yang dipilih.
38
Sebelum melakukan pembelian dilihat
terlebih dahulu buku
defecta yang berisi barang-barang yang harus dibeli, karena stok
hampir habis / telah habis. Obat yang dikirim oleh PBF atau dari
supplier
diperiksa kembali apakah obat yang datang sesuai
dengan pesanan dan mengecek tanggal kadaluarsa, no batch,
kemasan dan jumlah obat, kemudian obat diterima. Faktur di tanda
tangani dan diberi stempel apotek. Jadi sistem pembelian barang
atau obat menggunakan cara hand to mouth buying.
b. Penyimpanan Obat
Obat yang sudah diterima dicatat dalam buku khusus barang
masuk yang ditentukan harga jual apotek (HJA). Obat disimpan
dalam lemari yang tidak langsung menyentuh lantai atau
dinding,tidak lembab dan bebas dari hewan pengerat. Obat
disusun berdasarkan abjad, sifat kimia dan bentuk sediaan. Sistem
penyimpanan obat di Apotek Rosa menggunakan system FIFO
(First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) yaitu obat
yang terlebih dahulu masuk dan yang tanggal kadaluarsanya lebih
awal harus keluar terlebih dahulu.
c.
Pelayanan Obat
Pelayanan obat di apotek rosa terbagi atas dua bagian yaitu
39
pelayanan pembelian obat bebas dan resep.
1) Pelayanan Obat Bebas
Obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek dapat
dibeli di apotek tanpa resep dokter. Khusus untuk obat wajib
apotek hanya jika pasien datang dengan indikasi dan hanya
Apoteker dan asisten Apoteker yang boleh menyerahkan.
Pelayanan obat dilakukan dengan cara melayani pembeli
dengan ramah, sopan, penuh simpati, tidak menyinggung dan
bersedia menjawab hal-hal yang ditanyakan pembeli tentang
indikasi, kontra indikasi, efek samping dan efek farmakologi
dari obat yang akan dibeli oleh pembeli.
2)
Pelayanan Resep
Resep yang dibawa oleh pasien diserahkan ke kasir, kemudian
oleh kasir diserahkan ke Asisten Apoteker untuk dilakukan
screening, kemudian dihitung harga dan dilihat stok obat yang
ada. Resep diserahkan lagi ke kasir untuk diberitahukan
harganya kepada pasien, jika pasien setuju dengan harga
tersebut maka resep akan dilayani dan akan diberi nomor.
Nomor yang asli diserahkan kepada pasien dan salinan nomor
ditempelkan diresep. Fungsi penomoran ini selain sebagai
40
nomor tunggu juga menghindari kesalahan pemberian resep
karena pada saat resep akan diserahkan terlebih dahulu
dicocokkan nomornya. Petugas yang menerima resep harus
menanyakan alamat dan nomor telepon pasien, kemudian
ditulis dibalik lembar resep. Resep diserahkan kepada juru
racik untuk dilayani sesuai dengan yang tertulis dalam resep.
Obat diberi etiket dan dilakukan kontrol ulang (second
control) untuk memastikan resep yang dilayani telah sesuai
dan siap diserahkan ke pasien. Dalam penyerahan obat ke
tangan pasien Asisten Apoteker harus memberikan informasi
obat tentang aturan pakai dan lain-lain yang perlu dan harus
diperhatikan.
Pelayanan resep sepenuhnya adalah tanggung jawab Apoteker
Pengelola Apotek dengan dibantu oleh Asisten Apoteker.
Apoteker wajib melayani resep sesuai dengan tanggung jawab
dan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan
masyarakat. Apotek tidak diizinkan untuk mengganti obat
generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten. Dalam
hal pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis dalam
resep, Apoteker wajib berkonsultasi
dengan dokter untuk
41
pemilihan obat yang lebih tepat. Apoteker dan Asisten
Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan
obat
yang
akan
diserahkan
kepada
pasien
meliputi
penggunaan obat secara tepat ,aman dan rasional. Apabila
Apoteker atau Asisten Apoteker menganggap bahwa dalam
resep ada kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat
maka harus memberitahukannya kepada dokter penulis resep.
Apabila dokter tetap kukuh dalam pendiriannya, dokter wajib
membubuhkan tanda tangan yang lazim diatas resep atau
menyatakan secara tertulis. Salinan resep harus ditanda
tangani oleh Apoter.
d. Pengelolaan Obat Golongan Narkotika
Apotek Rosa melakukan pemesanan obat golongan narkotika
kepada PBF tunggal yang diberi wewenang oleh pemerintah untuk
memproduksi narkotika yaitu PBF Kimia Farma. Surat pemesanan
harus dibuat terlebih dahulu dan dilakukan permohonan untuk
memesan obat golongan narkotika. Setiap surat pemesanan obat
golongan narkotika hanya memuat satu item obat dan surat
pesanan dibuat lima rangkap. Sistem bembayaran menggunakan
sistem cash and carry, yaitu harus dibayar pada saat obat
42
diantaranya oleh PBF. Obat golongan narkotika di Apotek Rosa
disimpan di lemari khusus dan diberi kunci pengaman. Pelaporan
penggunaan obat golongan narkotika dilakukan setiap awal bulan
selambat-lambatnya tanggal 10 laporan tersebut dibuat tiga
rangkap yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota Bandar
Lampung dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan
Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BBPOM) Provinsi
Lampung.
2) Kegiatan Non-Teknis Farmasi
a.
Pembukuan
Pembukuan perlu dilakukan untuk mendokumentasikan seluruh
kegiatan Apotek dan seluruh transaksi-transaksi yang telah
dilaksanakan. Adapun buku-buku yang harian diperlukan adalah :
1) Buku kas,digunakan untuk laporan keuangan intern apotek.
2) Buku bank,digunakan untuk mengetahui nilai uang yang
disetorkan ke bank.
3) Buku permintaan (defecta), digunakan untuk mencatat barang
atau obat yang akan dipesan ke PBF atau supplier.
4) Buku penerimaan barang,digunakan untuk mencatat setiap
barang yang masuk.
43
5) Buku laporan penjualan,digunakan untuk melaporkan seluruh
transaksi penjualan yang telah dilakukan.
6) Buku
memorial,
digunakan
untuk
mendokumentasikan
seluruh kegiatan apotek dalam kurun waktu tertentu. Tenaga
pembukuan yang professional sangat diperlukan oleh Apotek
Rosa, karena disetiap akhir tahun per 31 desember harus
dilakukan perhitungan laba dan rugi.
b. Pelaporan Kegiatan diapotek diawasi oleh Dinas Kesehatan dan
Badan POM termasuk dalam hal pelaporan. Oleh karena itu
Apotek Rosa melakukan stok opname, yaitu stok barang atau stok
modal untuk mengetahui modal dasar. Untuk obat golongan
psikotropika dan narkotika diadakan stock opname setiap satu
bulan sekali. Berdasarkan stock opname tersebut dibuat laporan
bulanan sebanyak tiga rangkap yang ditujukan Kepada Dinas
kesehatan Kota Bandar Lampung dengan tembusan Kepada Dinas
Provinsi dan Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BBPOM)
provinsi Lampung. Untuk sediaan lain dibuat stock opname setiap
enam bulan agar kegiatan pembukuan tidak menumpuk pada akhir
tahun. Apoteker Pengelola Apotek dibantu dengan Asisten
Apoteker menyusun resep yang telah dikerjakan menurut tanggal
44
dan nomor urut penerimaan atau pembuatan resep, resep yang
telah dikumpulkan disimpan sekurang-kurangnya selama tiga
tahun. Resep yang mengandung obat golongan narkotika
dipisahkan dari resep lainnya dan disimpan dalam tempat
tersendiri. Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah yang
masuk dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep.
Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu penyimpanan
dapat dimusnahkan dan dibuat berita acara pemusnahan, pada
berita acara pemusnahan memuat hari dan tanggal pemusnahan,
tanggal terawal dan terakhir dari resep, berat resep yang
dimusnahkan dalam kilogram dan ditanda tangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek dan seorang petugas apotek yang ikut
memusnahkan.
TINJAUAN KHUSUS APOTEK ROSA
3.1. Sejarah Apotek Rosa
Apotek rosa didirikan pada tanggal 25 mei 1994 oleh seorang salesmen yang
sudah berpengalaman dan juga pernah bekerja diapotek. Beliau adalah Bapak
Wibowo, yang berkomitmen bahwa apotek adalah bagian dari profesinya untuk
meniti karir dibidang farmasi dan selalu mengikuti kemajuan teknologi
dibidang farmasi. Apotek Rosa telah memiliki Surat Izin Kerja dengan nomor
442.4.1157.09.2004 berlokasi di Jalan Zainal Abidin Pagar Alam Nomor 76
Gedong Meneng Bandar Lampung.
Sebagai penanam modal, pemilik tunggal dan pengelola Apotek Rosa, Bapak
Yono Wibowo pada awal berdirinya Apotek Rosa bekerja sama dengan seorang
Apoteker yaitu Bapak Adi Sumarno S.Si,Apt. Apotek Rosa sudah mengalami
beberapa kali pergantian Apoteker Pengelola Apotek, hingga saat ini sudah
mengalami pergantian sebanyak lima kali. Dan saat ini yang menjabat sebagai
Apoteker Pengelola Apotek adalah Ibu Tuti Nurhayati,S.si, Apt.
Seiring dengan perkembangan apotek yang semakin pesat dan keinginan untuk
31
32
pelayanan farmasi di Bandar Lampung maka Apotek Rosa telah membuka
Apotek Rosa II di Jalan P. Tirtayasa Nomor 40 Sukabumi Bandar Lampung.
Tiap-tiap apotek telah dilengkapi dengan dokter praktek yang membantu dalam
pelayanan kesehatan.
Adapun dokter praktek dan fasilitas yang ada di Apotek Rosa I Bandar
Lampung antara lain:
1.
Dr.Hi. Ali Imron, Sp. PD. (spesialis penyakit dalam).
2.
Dr. Hi. Idris HS, Sp.OG. (spesialis kandungan dan penyakit kandungan).
3.
Drg. Astrid T. Hidayat. (spesialis gigi).
4.
Rosa Calista (klinik akupuntur kecantikan dan perawatan tubuh)
Dengan fasilitas-fasilitas yang miliki diharapkan akan banyak resep yang
masuk sehingga dapat menambah omset dan diharapkan dapat memajukan
apotek.
3.2. Lokasi Apotek Rosa
Apotek Rosa I dibangun di daerah yang strategis yaitu di Jalan Zainal Abidin
Pagar Alam Nomor 76 Gedong Meneng Bandar Lampung. Apotek ini berada di
wilayah yang ramai di pusat kota yang mudah dijangkau oleh masyarakat
karena akses jalan yang mudah.
33
3.3. Tata Ruang Apotek Rosa
Ruang Apotek Rosa terdiri dari:
1.
Ruang tunggu pasien yang cukup luas di Apotek dilengkapi dengan
fasilitas Yang memadai.
2.
Etalase obat bebas yang memadai serta kasir yang cukup baik.
3.
Meja kerja untuk menghitung harga dan menganalisa resep yang masuk.
4.
Rak obat paten yang digunakan untuk menyusun obat paten yang disusun
berdasarkan abjad.
5.
Rak obat generic yang digunakan untuk menyimpan obat-obat generik.
6.
Meja kerja A.P.A dan A.A yang digunakan untuk mengontrol resep yang
akan diserahkan pada pasien.
7.
Lemari obat narkotik terkunci yang digunakan secara khusus untuk
menyimpan sediaan obat golongan narkotik dan psikotropik.
8.
Rak sediaan salep,sediaan tetes,gel dan cream.
9.
Lemari obat untuk racikan.
10. Meja racik yang dilengkapi dengan mortir, steamper dan blender yang
digunakan untuk meracik obat.
11. Lemari es yang digunakan untuk menyimpan obat yang harus disimpan
ditempat yang dingin seperti suppositoria,sera dan vaksin.
12. Gudang penyimpanan persediaan obat dan perlengkapan apotek lainnya.
34
13. Ruang Direktur.
14. Ruang Administrasi.
15. Toilet.
16. Dapur.
3.4. Kerjasama Apotek Rosa
Sejak awal berdirinya Apotek Rosa telah melakukan kerjasama dengan
Dr.Herdianto Tjandra yang membuka praktek tepat didepan Apotek Rosa.
Selain itu Apotek Rosa juga menjalin beberapa kerjasama dengan beberapa
perusahaan dalam pelayanan kesehatan, diantaranya :
1. PT. GMP (Gunung Masu Platations)
2. PTPN VII Bandar Lampung
3. PT. Bukit Asam
4. PT. Enseval
5. PT. Neka Boga Perisa
6. PT. Serasi Auto Raya TRAC (Astra Rent Car)
7. PT. ALTRAK 1978
8. PT. PANAMAS (SAMPOERNA).
Pasien yang merupakan karyawan atau keluarga dari karyawan perusahaan
yang bekerjasama dengan Apotek Rosa harus membawa kartu identitas dari
35
perusahaan tersebut sebagai bukti agar resep dilayani. Apotek akan memberikan
kwitansi dan nota kepada pihak perusahaan terkait, yang digunakan sebagai
bukti bahwa pasien tersebut telah menebus obat, dan apotek akan melakukan
penagihan setiap bulannya kepada perusahaan yang bersangkutan.
3.5. Struktur Organisasi Apotek Rosa
Struktur organisasi Apotek Rosa terdiri dari :
1.
Personalia
Apotek Rosa dibuka setiap hari dan dibagi dalam dua shift pagi dimulai
dari pukul 07.30 WIB s/d 15.00 dan shift sore dimulai dari pukul 15.00
WIB s/d 22.00 WIB. Hari minggu apotek dibuka hanya setengah hari yaitu
dari pukul 07.30 WIB sampai pukul 11.00 WIB dan pukul 16.00 WIB
sampai pukul 22.00 WIB. Jumlah karyawan yang bekerja pada masingmasing shift antara lain :
2.
a.
Tenaga Teknis Kefarmasian satu orang
b.
Bagian order satu orang
c.
Bagian Administrasi Umum satu orang
d.
Bagian Administrasi Keuangan satu orang
e.
Juru racik tiga orang
f.
Kasir tiga orang.
Tugas dan Tanggung Jawab
36
Adanya struktur organisasi menunjukan bahwa telah adanya pelimpahan
serta pembagian tugas, wewenang serta tanggung jawab
yang jelas.
Sehingga akan memudahkan dalam pengawasan dan setiap karyawan harus
bekerja dengan efisien dan berdaya guna sesuai dengan job description
masing-masing dan bertanggung jawab terhadap atasannya.
Kasir bertugas dalam hal pembayaran serta melayani penjualan obat bebas.
Kasir bertanggung jawab kepada bagian administrasi keuangan dan bagian
administrasi keuangan bertugas dalam pengelolaan keluar masuknya uang,
serta bertanggung jawab kepada Pemilik Sarana Apotek (PSA).
Petugas gudang bertugas dalam hal penyimpanan persediaan obat di
gudang, mencatat setiap keluar masuknya obat di apotek dan membuat
data dalam kartu stock. Petugas gudang juga harus segera melapor kepada
bagian order apabila stok obat hamper habis sehingga tidak terjadi
kekosongan stok obat, selain itu petugas petugas gudang juga harus
menjaga agar obat
tidak rusak dan mengeluarkan obat dari gudang
berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO). Petugas gudang bertanggung
jawab terhadap bagian order.
Juru racik dalam hal meracik obat sesuai dengan permintaan resep. Juru
racik bertanggung jawab kepada Asisten Apoteker. Sedangkan Asisten
37
Apoteker,
bagian
administrasi
umum
dan
administrasi
keuangan
bertanggung jawab kepada APA dan PSA.
3.
Kegiatan di Apotek Rosa
Secara garis besar kegiatan yang dilakukan di Apotek Rosa meliputi
kegiatan teknis farmasi dan non farmasi.
1) Kegiatan Teknis Farmasi
a.
Pengadaan obat
Pengadaan obat di Apotek Rosa di lakukan cara pemesanan
melalui telepon (by telephone) langsung ke Pedagang Besar
Farmasi (PBF) atau pemesanan langsung ke supplier. Surat
pesanan di buat dua
rangkap dan akan dibuatkan pada saat
pesanan obat datang atau sesuai perjanjian antara PBF dengan
apotek. Khusus obat golongan narkotika, pesanan hanya dilakukan
kepada PBF Kimia Farma dengan terlebih dahulu membuat surat
pesanan, dengan system pembayaran cash and carry, artinya harus
dibayar langsung pada saat obat datang. Surat pesanan narkotika
dibuat lima rangkap dan tiap surat pesanan hanya berisi satu jenis
obat. Pertimbangan dalam memilih PBF adalah kepada PBF yang
menawarkan diskon yang paling besar maka itu yang dipilih.
38
Sebelum melakukan pembelian dilihat
terlebih dahulu buku
defecta yang berisi barang-barang yang harus dibeli, karena stok
hampir habis / telah habis. Obat yang dikirim oleh PBF atau dari
supplier
diperiksa kembali apakah obat yang datang sesuai
dengan pesanan dan mengecek tanggal kadaluarsa, no batch,
kemasan dan jumlah obat, kemudian obat diterima. Faktur di tanda
tangani dan diberi stempel apotek. Jadi sistem pembelian barang
atau obat menggunakan cara hand to mouth buying.
b. Penyimpanan Obat
Obat yang sudah diterima dicatat dalam buku khusus barang
masuk yang ditentukan harga jual apotek (HJA). Obat disimpan
dalam lemari yang tidak langsung menyentuh lantai atau
dinding,tidak lembab dan bebas dari hewan pengerat. Obat
disusun berdasarkan abjad, sifat kimia dan bentuk sediaan. Sistem
penyimpanan obat di Apotek Rosa menggunakan system FIFO
(First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) yaitu obat
yang terlebih dahulu masuk dan yang tanggal kadaluarsanya lebih
awal harus keluar terlebih dahulu.
c.
Pelayanan Obat
Pelayanan obat di apotek rosa terbagi atas dua bagian yaitu
39
pelayanan pembelian obat bebas dan resep.
1) Pelayanan Obat Bebas
Obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek dapat
dibeli di apotek tanpa resep dokter. Khusus untuk obat wajib
apotek hanya jika pasien datang dengan indikasi dan hanya
Apoteker dan asisten Apoteker yang boleh menyerahkan.
Pelayanan obat dilakukan dengan cara melayani pembeli
dengan ramah, sopan, penuh simpati, tidak menyinggung dan
bersedia menjawab hal-hal yang ditanyakan pembeli tentang
indikasi, kontra indikasi, efek samping dan efek farmakologi
dari obat yang akan dibeli oleh pembeli.
2)
Pelayanan Resep
Resep yang dibawa oleh pasien diserahkan ke kasir, kemudian
oleh kasir diserahkan ke Asisten Apoteker untuk dilakukan
screening, kemudian dihitung harga dan dilihat stok obat yang
ada. Resep diserahkan lagi ke kasir untuk diberitahukan
harganya kepada pasien, jika pasien setuju dengan harga
tersebut maka resep akan dilayani dan akan diberi nomor.
Nomor yang asli diserahkan kepada pasien dan salinan nomor
ditempelkan diresep. Fungsi penomoran ini selain sebagai
40
nomor tunggu juga menghindari kesalahan pemberian resep
karena pada saat resep akan diserahkan terlebih dahulu
dicocokkan nomornya. Petugas yang menerima resep harus
menanyakan alamat dan nomor telepon pasien, kemudian
ditulis dibalik lembar resep. Resep diserahkan kepada juru
racik untuk dilayani sesuai dengan yang tertulis dalam resep.
Obat diberi etiket dan dilakukan kontrol ulang (second
control) untuk memastikan resep yang dilayani telah sesuai
dan siap diserahkan ke pasien. Dalam penyerahan obat ke
tangan pasien Asisten Apoteker harus memberikan informasi
obat tentang aturan pakai dan lain-lain yang perlu dan harus
diperhatikan.
Pelayanan resep sepenuhnya adalah tanggung jawab Apoteker
Pengelola Apotek dengan dibantu oleh Asisten Apoteker.
Apoteker wajib melayani resep sesuai dengan tanggung jawab
dan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan
masyarakat. Apotek tidak diizinkan untuk mengganti obat
generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten. Dalam
hal pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis dalam
resep, Apoteker wajib berkonsultasi
dengan dokter untuk
41
pemilihan obat yang lebih tepat. Apoteker dan Asisten
Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan
obat
yang
akan
diserahkan
kepada
pasien
meliputi
penggunaan obat secara tepat ,aman dan rasional. Apabila
Apoteker atau Asisten Apoteker menganggap bahwa dalam
resep ada kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat
maka harus memberitahukannya kepada dokter penulis resep.
Apabila dokter tetap kukuh dalam pendiriannya, dokter wajib
membubuhkan tanda tangan yang lazim diatas resep atau
menyatakan secara tertulis. Salinan resep harus ditanda
tangani oleh Apoter.
d. Pengelolaan Obat Golongan Narkotika
Apotek Rosa melakukan pemesanan obat golongan narkotika
kepada PBF tunggal yang diberi wewenang oleh pemerintah untuk
memproduksi narkotika yaitu PBF Kimia Farma. Surat pemesanan
harus dibuat terlebih dahulu dan dilakukan permohonan untuk
memesan obat golongan narkotika. Setiap surat pemesanan obat
golongan narkotika hanya memuat satu item obat dan surat
pesanan dibuat lima rangkap. Sistem bembayaran menggunakan
sistem cash and carry, yaitu harus dibayar pada saat obat
42
diantaranya oleh PBF. Obat golongan narkotika di Apotek Rosa
disimpan di lemari khusus dan diberi kunci pengaman. Pelaporan
penggunaan obat golongan narkotika dilakukan setiap awal bulan
selambat-lambatnya tanggal 10 laporan tersebut dibuat tiga
rangkap yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota Bandar
Lampung dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan
Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BBPOM) Provinsi
Lampung.
2) Kegiatan Non-Teknis Farmasi
a.
Pembukuan
Pembukuan perlu dilakukan untuk mendokumentasikan seluruh
kegiatan Apotek dan seluruh transaksi-transaksi yang telah
dilaksanakan. Adapun buku-buku yang harian diperlukan adalah :
1) Buku kas,digunakan untuk laporan keuangan intern apotek.
2) Buku bank,digunakan untuk mengetahui nilai uang yang
disetorkan ke bank.
3) Buku permintaan (defecta), digunakan untuk mencatat barang
atau obat yang akan dipesan ke PBF atau supplier.
4) Buku penerimaan barang,digunakan untuk mencatat setiap
barang yang masuk.
43
5) Buku laporan penjualan,digunakan untuk melaporkan seluruh
transaksi penjualan yang telah dilakukan.
6) Buku
memorial,
digunakan
untuk
mendokumentasikan
seluruh kegiatan apotek dalam kurun waktu tertentu. Tenaga
pembukuan yang professional sangat diperlukan oleh Apotek
Rosa, karena disetiap akhir tahun per 31 desember harus
dilakukan perhitungan laba dan rugi.
b. Pelaporan Kegiatan diapotek diawasi oleh Dinas Kesehatan dan
Badan POM termasuk dalam hal pelaporan. Oleh karena itu
Apotek Rosa melakukan stok opname, yaitu stok barang atau stok
modal untuk mengetahui modal dasar. Untuk obat golongan
psikotropika dan narkotika diadakan stock opname setiap satu
bulan sekali. Berdasarkan stock opname tersebut dibuat laporan
bulanan sebanyak tiga rangkap yang ditujukan Kepada Dinas
kesehatan Kota Bandar Lampung dengan tembusan Kepada Dinas
Provinsi dan Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan (BBPOM)
provinsi Lampung. Untuk sediaan lain dibuat stock opname setiap
enam bulan agar kegiatan pembukuan tidak menumpuk pada akhir
tahun. Apoteker Pengelola Apotek dibantu dengan Asisten
Apoteker menyusun resep yang telah dikerjakan menurut tanggal
44
dan nomor urut penerimaan atau pembuatan resep, resep yang
telah dikumpulkan disimpan sekurang-kurangnya selama tiga
tahun. Resep yang mengandung obat golongan narkotika
dipisahkan dari resep lainnya dan disimpan dalam tempat
tersendiri. Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah yang
masuk dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep.
Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu penyimpanan
dapat dimusnahkan dan dibuat berita acara pemusnahan, pada
berita acara pemusnahan memuat hari dan tanggal pemusnahan,
tanggal terawal dan terakhir dari resep, berat resep yang
dimusnahkan dalam kilogram dan ditanda tangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek dan seorang petugas apotek yang ikut
memusnahkan.