Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Manusia sebagai unsur pelaksana dalam perusahaan atau instansi memiliki
kemampuan kerja yang terbatas baik fisik, pemikiran, pendidikan, maupun faktor
lainnya. Keterbatasan-keterbatasan tersebut menyebabkan kebutuhan akan suatu
kerjasama yang terkoordinir dalam suatu struktur organisasi yang baik dan jelas
agar hubungan formal di dalam organisasi dapat berjalan dengan baik untuk
pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Stoner dalam bukunya Sudarsono (2002:65), Organisasi
merupakan suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang,
dibawah pengarahan manajer, mengejar tujuan bersama. “Organisasi itu sebagai
tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan antara sekelompok orang
pemegang posisi yang bekerjasama mencapai suatu tujuan yang tertentu”.
Didalam organisasi umumnya sering menghadapi permasalahan seiring dengan
perkembangan zaman dan perubahan lingkungan. Masalah ini merupakan
tantangan bagi organisasi agar dapat mencari jalan keluar dan menyesuaikan diri
terhadap perkembangan zaman tersebut. Untuk menciptakan koordinasi dalam
organisasi, perlu diciptakan suatu wadah yang dapat menjembatani semua bagian
dalam organisasi, yaitu “struktur organisasi”.
Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah perusahaan atau instansi
karena struktur organisasi merupakan pencerminan lalu lintas wewenang,
tanggung jawab, dan pembagian kerja untuk menjalankan fungsi tertentu di dalam
1
Universitas Sumatera Utara
2
sebuah perusahaan atau instansi. Dengan dibentuknya suatu struktur organisasi,
maka hubungan antara orang-orang yang berwenang membuat keputusan dengan
orang-orang yang menjalankan keputusan menjadi jelas.
Pihak yang berwenang membuat keputusan harus dapat merencanakan dan
menentukan struktur organisasi yang paling sesuai bagi suatu perusahaan atau
instansi. Para pimpinan membagi kerja ke dalam fungsi-fungsi atau departemen
khusus untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, tetapi disamping itu
pimpinan juga harus mengatur suatu koordinasi yang efektif terhadap pembagianpembagian kerja tersebut. Untuk dapat melaksanakan koordinasi yang baik dan
mengarah pada pencapaian tujuan, diperlukan pula komunikasi yang baik antara
bawahan dan atasan atau sebaliknya.
Oleh karena itu struktur organisasi yang telah dipergunakan oleh suatu
perusahaan dapat bermutu baik dan setiap kegiatan dalam organisasi dapat
dijalankan dan diterapkan dengan lebih terarah dan teratur maka perlu dipikirkan
suatu cara yang lebih terkoordinir agar tujuan organisasi yang telah ditetapkan
bersama dapat tercapai dengan harmonis, efektif dan efisien.
Struktur organisasi yang efisien pada Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara merupakan struktur yang beroperasi tanpa pemborosan dan
kecerobohan dan memberikan kepuasan kerja pada para karyawan, mengizinkan
partisipasi tepat dalam pemecahan masalah atau persoalan, memberi ketentuan
untuk keamanan dan status juga memberi kesempatan perkembangan para
karyawan.
Dinas
Perhubungan
didalam
meningkatkan
efisiensi
kerja
organisasinya juga telah memanfaatkan sumber daya manusia dengan seoptimal
mungkin.
Universitas Sumatera Utara
3
Apabila struktur organisasi yang efisien ini dapat diterapkan dengan
kebijakan-kebijakan yang ditentukan perusahaan maka efektifitas dapat
ditingkatkan bilamana organisasi tersebut setiap bekerjasama untuk mencapai
tujuan perusahaan. Namun struktur organisasi dan tindakan harus diukur
sebanding dengan standar efektifitas untuk mencapainya. Dalam kegiatan efisiensi
kerja dilakukan kegiatan atau usaha menyatukan dan mengarahkan seluruh
kegiatan agar dalam setiap gerak dan langkah yang diambil dalam suatu organisasi
tertuju pada tujuan yang telah ditentukan. Tanpa adanya efesiensi kerja, individuindividu di dalam organisasi akan kehilangan pegangan atas peranan mereka.
Mereka akan mulai mengejar kepentingan pribadi, yang sering merugikan
pencapaian tujuan organisasi tersebut secara keseluruhan.
Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebagai salah satu instansi
pemerintah yang sangat memerlukan peran struktur organisasi yang baik. Dalam
menjalankan organisasinya juga dihadapi dengan berbagai macam masalah dan
konflik yang sering terjadi dalam suatu organisasi yang menyebabkan tidak
tercapainya efisiensi kerja. Misalnya kelebihan atau kekurangan dalam
menempatkan individu-individu dalam satu departemen, kurangnya komunikasi
antar individu dalam satu departemen atau antar departemen dalam organisasi
dalam penyampaian informasi sehingga memperlambat proses kelancaran kerja,
bahkan seringnya mengabaikan waktu yang seharusnya dapat dipergunakan dalam
mengerjakan sesuatu yang berguna dan lain sebagainya.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa struktur organisasi pada
instansi pemerintah mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung
proses mengkoordinasi seluruh kegiatan yang dijalankan dalam sebuah organisasi,
Universitas Sumatera Utara
4
untuk mencapai tujuan yang baik. Oleh karena itu penulis terdorong untuk
mengetahui mengenai peran struktur organisasi dalam meningkatkan efisien kerja.
Adapun judul dari Tugas Akhir ini adalah “Peranan struktur organisasi
dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara”.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka perumusan
masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “ Bagaimana Peranan Struktur Organisasi
Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara?”
C.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui peranan struktur organisasi dalam upaya meningkatkan
efisiensi kinerja pegawai pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
5
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
Penulis adalah :
1.
Bagi Instansi
Untuk mengetahui struktur organisasi yang diterapkan oleh Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara dalam mendukung aktivitasnya
untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
2.
Bagi Penulis
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, khususnya mengenai
struktur organisasi dan pembagian kerja serta hubungan kerja yang
terdapat didalam organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
3.
Bagi Pihak yang Berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
E.
Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara,
Jl. Imam Bonjo No. 61 Kecamatan Medan Polonia Sumatera Utara. Untuk lebih
jelasnya jadwal survei/observasi dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut:
Universitas Sumatera Utara
6
Tabel 1.1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
No
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Februari
Maret
April
Sumber: Penulis (2015)
Keterangan :
Pada tahap penyusunan draf Tugas Akhir dimulai dari pencarian bukubuku referensi mengenai pengertian struktur organisasi. Kemudian pada tahap
pengumpulan data dengan Praktik Kerja Lapangan di Sub Bidang Program pada
Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat
dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan Laporan Tugas
Akhir.
Universitas Sumatera Utara
7
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) bab yang setiap babnya terdiri dari
beberapa sub bagian.
BAB I
: PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana
penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
BAB II
: PROFIL DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA
UTARA
Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan
usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Berisikan masalah yang terdiri dari pengertian struktur organisasi, fungsi struktur
organisasi, strategi struktur organisasi, bentuk struktur organisasi, tipe struktur
organisasi, pengertian efisiensi kerja, dan peran struktur organisasi pada Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan
peranan struktur organisasi pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Manusia sebagai unsur pelaksana dalam perusahaan atau instansi memiliki
kemampuan kerja yang terbatas baik fisik, pemikiran, pendidikan, maupun faktor
lainnya. Keterbatasan-keterbatasan tersebut menyebabkan kebutuhan akan suatu
kerjasama yang terkoordinir dalam suatu struktur organisasi yang baik dan jelas
agar hubungan formal di dalam organisasi dapat berjalan dengan baik untuk
pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Stoner dalam bukunya Sudarsono (2002:65), Organisasi
merupakan suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang,
dibawah pengarahan manajer, mengejar tujuan bersama. “Organisasi itu sebagai
tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan antara sekelompok orang
pemegang posisi yang bekerjasama mencapai suatu tujuan yang tertentu”.
Didalam organisasi umumnya sering menghadapi permasalahan seiring dengan
perkembangan zaman dan perubahan lingkungan. Masalah ini merupakan
tantangan bagi organisasi agar dapat mencari jalan keluar dan menyesuaikan diri
terhadap perkembangan zaman tersebut. Untuk menciptakan koordinasi dalam
organisasi, perlu diciptakan suatu wadah yang dapat menjembatani semua bagian
dalam organisasi, yaitu “struktur organisasi”.
Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah perusahaan atau instansi
karena struktur organisasi merupakan pencerminan lalu lintas wewenang,
tanggung jawab, dan pembagian kerja untuk menjalankan fungsi tertentu di dalam
1
Universitas Sumatera Utara
2
sebuah perusahaan atau instansi. Dengan dibentuknya suatu struktur organisasi,
maka hubungan antara orang-orang yang berwenang membuat keputusan dengan
orang-orang yang menjalankan keputusan menjadi jelas.
Pihak yang berwenang membuat keputusan harus dapat merencanakan dan
menentukan struktur organisasi yang paling sesuai bagi suatu perusahaan atau
instansi. Para pimpinan membagi kerja ke dalam fungsi-fungsi atau departemen
khusus untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, tetapi disamping itu
pimpinan juga harus mengatur suatu koordinasi yang efektif terhadap pembagianpembagian kerja tersebut. Untuk dapat melaksanakan koordinasi yang baik dan
mengarah pada pencapaian tujuan, diperlukan pula komunikasi yang baik antara
bawahan dan atasan atau sebaliknya.
Oleh karena itu struktur organisasi yang telah dipergunakan oleh suatu
perusahaan dapat bermutu baik dan setiap kegiatan dalam organisasi dapat
dijalankan dan diterapkan dengan lebih terarah dan teratur maka perlu dipikirkan
suatu cara yang lebih terkoordinir agar tujuan organisasi yang telah ditetapkan
bersama dapat tercapai dengan harmonis, efektif dan efisien.
Struktur organisasi yang efisien pada Dinas Perhubungan Provinsi
Sumatera Utara merupakan struktur yang beroperasi tanpa pemborosan dan
kecerobohan dan memberikan kepuasan kerja pada para karyawan, mengizinkan
partisipasi tepat dalam pemecahan masalah atau persoalan, memberi ketentuan
untuk keamanan dan status juga memberi kesempatan perkembangan para
karyawan.
Dinas
Perhubungan
didalam
meningkatkan
efisiensi
kerja
organisasinya juga telah memanfaatkan sumber daya manusia dengan seoptimal
mungkin.
Universitas Sumatera Utara
3
Apabila struktur organisasi yang efisien ini dapat diterapkan dengan
kebijakan-kebijakan yang ditentukan perusahaan maka efektifitas dapat
ditingkatkan bilamana organisasi tersebut setiap bekerjasama untuk mencapai
tujuan perusahaan. Namun struktur organisasi dan tindakan harus diukur
sebanding dengan standar efektifitas untuk mencapainya. Dalam kegiatan efisiensi
kerja dilakukan kegiatan atau usaha menyatukan dan mengarahkan seluruh
kegiatan agar dalam setiap gerak dan langkah yang diambil dalam suatu organisasi
tertuju pada tujuan yang telah ditentukan. Tanpa adanya efesiensi kerja, individuindividu di dalam organisasi akan kehilangan pegangan atas peranan mereka.
Mereka akan mulai mengejar kepentingan pribadi, yang sering merugikan
pencapaian tujuan organisasi tersebut secara keseluruhan.
Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sebagai salah satu instansi
pemerintah yang sangat memerlukan peran struktur organisasi yang baik. Dalam
menjalankan organisasinya juga dihadapi dengan berbagai macam masalah dan
konflik yang sering terjadi dalam suatu organisasi yang menyebabkan tidak
tercapainya efisiensi kerja. Misalnya kelebihan atau kekurangan dalam
menempatkan individu-individu dalam satu departemen, kurangnya komunikasi
antar individu dalam satu departemen atau antar departemen dalam organisasi
dalam penyampaian informasi sehingga memperlambat proses kelancaran kerja,
bahkan seringnya mengabaikan waktu yang seharusnya dapat dipergunakan dalam
mengerjakan sesuatu yang berguna dan lain sebagainya.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa struktur organisasi pada
instansi pemerintah mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung
proses mengkoordinasi seluruh kegiatan yang dijalankan dalam sebuah organisasi,
Universitas Sumatera Utara
4
untuk mencapai tujuan yang baik. Oleh karena itu penulis terdorong untuk
mengetahui mengenai peran struktur organisasi dalam meningkatkan efisien kerja.
Adapun judul dari Tugas Akhir ini adalah “Peranan struktur organisasi
dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara”.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka perumusan
masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “ Bagaimana Peranan Struktur Organisasi
Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera
Utara?”
C.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui peranan struktur organisasi dalam upaya meningkatkan
efisiensi kinerja pegawai pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
5
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh
Penulis adalah :
1.
Bagi Instansi
Untuk mengetahui struktur organisasi yang diterapkan oleh Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara dalam mendukung aktivitasnya
untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
2.
Bagi Penulis
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan, khususnya mengenai
struktur organisasi dan pembagian kerja serta hubungan kerja yang
terdapat didalam organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
3.
Bagi Pihak yang Berkepentingan
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
E.
Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara,
Jl. Imam Bonjo No. 61 Kecamatan Medan Polonia Sumatera Utara. Untuk lebih
jelasnya jadwal survei/observasi dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut:
Universitas Sumatera Utara
6
Tabel 1.1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
No
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Februari
Maret
April
Sumber: Penulis (2015)
Keterangan :
Pada tahap penyusunan draf Tugas Akhir dimulai dari pencarian bukubuku referensi mengenai pengertian struktur organisasi. Kemudian pada tahap
pengumpulan data dengan Praktik Kerja Lapangan di Sub Bidang Program pada
Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat
dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan Laporan Tugas
Akhir.
Universitas Sumatera Utara
7
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) bab yang setiap babnya terdiri dari
beberapa sub bagian.
BAB I
: PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, dan rencana
penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.
BAB II
: PROFIL DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA
UTARA
Membahas tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan
usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Berisikan masalah yang terdiri dari pengertian struktur organisasi, fungsi struktur
organisasi, strategi struktur organisasi, bentuk struktur organisasi, tipe struktur
organisasi, pengertian efisiensi kerja, dan peran struktur organisasi pada Dinas
Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai kesimpulan pembahasan, dan saran yang berkaitan dengan
peranan struktur organisasi pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara