01-ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN
ANALISIS KONDISI
LINGKUNGAN
Oleh: Nurul Barizah
Materi Disampaikan dalam:
Latihan Keterampilan Manajemen
Mahasiswa Tingkat Dasar
Surabaya, 7-9 April 2017
Sasaran Belajar
• Mampu mengidentifikasi kondisi
lingkungan (organisasi
kemahasiswaan) agar program yang
disusun sesuai dengan kebutuhan;
dan
• Mampu mengidentifikasi faktor-faktor
internal dan eksternal yang
mendukung maupun menghambat
perkembangan organisasi
kemahasiswaan.
Definisi
Analisis kondisi lingkungan
merupakan aktifitas mengamati dan
menyelidiki suatu keadaan lingkungan
(organisasi) secara terperinci,
sistematis, dan terarah sebagai
prasyarat untuk melakukan
perencanaan kegiatan organisatoris.
Tujuan Analisis Kondisi
Lingkungan
• Mengetahui posisi organisasi saat ini, baik
secara internal maupun eksternal;
• Mengetahui faktor-faktor yang mendukung
maupun yang menghambat
perkembangan organisasi;
• Salah satu metode pengambilan
keputusan berdasarkan kondisi organisasi;
• Mencegah atau meminimalkan kegagalan
rencana kegiatan.
Key Points
• Kondisi lingkungan (organisasi) saat
ini;
• Permasalahan;
• Faktor pendukung;
• Faktor penghambat;
Mapping
Target
SWOT
Analysis
Strategic
Planning
Root
Cause
Analysis
Force-feld
Analysis
Proble
ms
Identif
ed
Curren
t
Conditi
on
Gatheri
ng
Data
Obstacle
factors
Motivating
factors
Sumber Permasalahan
•
•
•
•
•
•
Human;
Process;
Facilities & infrastructures;
System (regulation, culture, etc.);
Products/ services;
Financial.
Metode Analisis
• Analisis Gap (gap analysis);
• Analisis Akar Permasalahan (root
cause analysis);
• Analisis SWOT.
Analisis Gap
Analisis gap dilakukan dengan
dengan membandingkan antara
capaian kinerja (actual performance)
dengan target (potential or desired
performance) organisasi serta
menganalisis faktor-faktor yang
mempengaruhinya.
Analisis Gap
Analisis Gap
State
Descripti
on
• Current State
• Future State
Bridging
the Gap
• Gap Identification
• Gap Description
Factors &
Remedie
s
• Factors responsible for gap;
• Remedies, Actions, and
Proposals
Analisis Gap
N
o
Aspek
1
Jumlah
produksi
(unit)
2
Penetrasi
pasar (%)
Targe
t
Capai
an
Gap
Faktor
Penyebab
Rencana
Tindakan
150
80
70 Alat
produksi
yang tidak
memadai.
Peremajaan
alat produksi
(investasi).
45
30
15 Beberapa
pasar
potensial
tidak
tertangani.
Mengembangk
an mitra
kerjasama
(agen/
distributor)
yang
menguasai
pasar
potensial.
Analisis Akar Masalah
Analisis akar permasalahan (root cause
analysis) merupakan metode pemecahan
masalah yang digunakan untuk mengidentifikasi
penyebab suatu permasalahan yang terjadi.
Analisisis akar permasalahan membantu
manajemen untuk memahami apa,
bagaimana, dan mengapa suatu
permasalahan terjadi; dan untuk itu mencegah
terulangnya kejadian.
Analisis Akar Masalah
Tahapan analisis akar masalah:
• Data collection;
• Causal factor charting;
• Root cause identification;
• Recommendation generation &
implementation.
Analisis Akar Masalah
Analisis Akar Masalah
• Akar masalah harus merupakan penyebab
yang paling mendasar (underlying causes);
• Akar masalah harus merupakan hal yang
teridentifikasi secara rasional dan paling
relevan dengan permasalahan;
• Akar masalah harus merupakan hal yang
berada di bawah kendali manajemen;
• Rekomendasi harus menyasar langsung pada
penanganan akar masalah secara spesifik dan
efektif.
Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan metode
untuk mengidentifikasi kekuatan
(strengths) dan kelemahan
(weaknesses) organisasi, serta
peluang (opportunities) dan tantangan
(threats) yang dihadapi untuk
menetapkan rencana strategis
organisasi.
Analisis SWOT
Langkah-langkah melakukan analisis
SWOT
• Brainstorming;
• Questions to ask during a SWOT
analysis;
• Identifying S, W, O, T;
• Developing strategies;
STRENGTHS
WEAKNESSES
OPPORTUNITI
ES
THREATS
(+) Internal
Factors
(-) Internal
Factors
(+) External
Factors
(-) Internal
Factors
Apa keunggulan
yang dimiliki?
Apa faktor
internal yang
menghambat
gerak organisasi?
Apa kesempatan
yang tersedia di
lingkungan untuk
dapat dimanfaatkan
oleh organisasi?
Siapa kompetitor
organisasi saat ini
atau yang
potensial?
Apa saja
sumberdaya
internal yang saat
ini telah dimiliki?
Aspek mana yang
masih perlu
pengembangan
untuk maju
berkompetisi?
Apakah eksternal
mempersepsikan
organisasi secara
positif?
Faktor apa saja
yang di luar
kendali yang
cukup memberi
risiko bagi
organisasi?
Apa situasi yang
menguntungkan
pada organisasi
dibandingkan
kompetitor?
Apa kelemahan
nyata yang
dimiliki oleh
organisasi?
Apakah terdapat
perubahan
eksternal yang
menciptakan
kesempatan?
Apakah terdapat
ancaman thd
organisasi yang
tercipta karena
trend atau
perkembangan
situasi?
Apa aspek positif
internal yang lain
yang memberikan
nilai tambah atau
Apakah terdapat
sumberdaya yang
belum dimiliki
oleh organisasi?
Apakah
kesempatan itu
berlangsung
untuk jangka
Situasi nyata
yang mengancam
upaya (program)
organisasi yang
STRENGTHS:
1...
2...
3...
OPPORTUNITIES:
1...
2...
3...
WEAKNESSES:
1...
2...
3...
S-O
“Maxi-Maxi” Strategy
Strategies that use
strengths to
maximize
opportunities.
W-O
“Mini-Maxi” Strategy
Strategies that
minimize
weaknesses by
taking advantage of
opportunities.
S-T
“Maxi-Mini” Strategy
Strategies that use
strenghts to
minimize threats.
TOWS Matrix (C) 1982 Heinz Weihrich,
Ph.D.
W-T
“Mini-Mini” Strategy
Stratetegies minimize
weaknesses and
avoid threats.
THREATS:
1...
2...
3...
Latihan
• Pilih satu ORMAWA dalam kelompok
Saudara, kemudian lakukan analisis
kondisi lingkungan dengan
menggunakan Analisis SWOT.
• Presentasikan hasil analisis tersebut.
Terima Kasih
LINGKUNGAN
Oleh: Nurul Barizah
Materi Disampaikan dalam:
Latihan Keterampilan Manajemen
Mahasiswa Tingkat Dasar
Surabaya, 7-9 April 2017
Sasaran Belajar
• Mampu mengidentifikasi kondisi
lingkungan (organisasi
kemahasiswaan) agar program yang
disusun sesuai dengan kebutuhan;
dan
• Mampu mengidentifikasi faktor-faktor
internal dan eksternal yang
mendukung maupun menghambat
perkembangan organisasi
kemahasiswaan.
Definisi
Analisis kondisi lingkungan
merupakan aktifitas mengamati dan
menyelidiki suatu keadaan lingkungan
(organisasi) secara terperinci,
sistematis, dan terarah sebagai
prasyarat untuk melakukan
perencanaan kegiatan organisatoris.
Tujuan Analisis Kondisi
Lingkungan
• Mengetahui posisi organisasi saat ini, baik
secara internal maupun eksternal;
• Mengetahui faktor-faktor yang mendukung
maupun yang menghambat
perkembangan organisasi;
• Salah satu metode pengambilan
keputusan berdasarkan kondisi organisasi;
• Mencegah atau meminimalkan kegagalan
rencana kegiatan.
Key Points
• Kondisi lingkungan (organisasi) saat
ini;
• Permasalahan;
• Faktor pendukung;
• Faktor penghambat;
Mapping
Target
SWOT
Analysis
Strategic
Planning
Root
Cause
Analysis
Force-feld
Analysis
Proble
ms
Identif
ed
Curren
t
Conditi
on
Gatheri
ng
Data
Obstacle
factors
Motivating
factors
Sumber Permasalahan
•
•
•
•
•
•
Human;
Process;
Facilities & infrastructures;
System (regulation, culture, etc.);
Products/ services;
Financial.
Metode Analisis
• Analisis Gap (gap analysis);
• Analisis Akar Permasalahan (root
cause analysis);
• Analisis SWOT.
Analisis Gap
Analisis gap dilakukan dengan
dengan membandingkan antara
capaian kinerja (actual performance)
dengan target (potential or desired
performance) organisasi serta
menganalisis faktor-faktor yang
mempengaruhinya.
Analisis Gap
Analisis Gap
State
Descripti
on
• Current State
• Future State
Bridging
the Gap
• Gap Identification
• Gap Description
Factors &
Remedie
s
• Factors responsible for gap;
• Remedies, Actions, and
Proposals
Analisis Gap
N
o
Aspek
1
Jumlah
produksi
(unit)
2
Penetrasi
pasar (%)
Targe
t
Capai
an
Gap
Faktor
Penyebab
Rencana
Tindakan
150
80
70 Alat
produksi
yang tidak
memadai.
Peremajaan
alat produksi
(investasi).
45
30
15 Beberapa
pasar
potensial
tidak
tertangani.
Mengembangk
an mitra
kerjasama
(agen/
distributor)
yang
menguasai
pasar
potensial.
Analisis Akar Masalah
Analisis akar permasalahan (root cause
analysis) merupakan metode pemecahan
masalah yang digunakan untuk mengidentifikasi
penyebab suatu permasalahan yang terjadi.
Analisisis akar permasalahan membantu
manajemen untuk memahami apa,
bagaimana, dan mengapa suatu
permasalahan terjadi; dan untuk itu mencegah
terulangnya kejadian.
Analisis Akar Masalah
Tahapan analisis akar masalah:
• Data collection;
• Causal factor charting;
• Root cause identification;
• Recommendation generation &
implementation.
Analisis Akar Masalah
Analisis Akar Masalah
• Akar masalah harus merupakan penyebab
yang paling mendasar (underlying causes);
• Akar masalah harus merupakan hal yang
teridentifikasi secara rasional dan paling
relevan dengan permasalahan;
• Akar masalah harus merupakan hal yang
berada di bawah kendali manajemen;
• Rekomendasi harus menyasar langsung pada
penanganan akar masalah secara spesifik dan
efektif.
Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan metode
untuk mengidentifikasi kekuatan
(strengths) dan kelemahan
(weaknesses) organisasi, serta
peluang (opportunities) dan tantangan
(threats) yang dihadapi untuk
menetapkan rencana strategis
organisasi.
Analisis SWOT
Langkah-langkah melakukan analisis
SWOT
• Brainstorming;
• Questions to ask during a SWOT
analysis;
• Identifying S, W, O, T;
• Developing strategies;
STRENGTHS
WEAKNESSES
OPPORTUNITI
ES
THREATS
(+) Internal
Factors
(-) Internal
Factors
(+) External
Factors
(-) Internal
Factors
Apa keunggulan
yang dimiliki?
Apa faktor
internal yang
menghambat
gerak organisasi?
Apa kesempatan
yang tersedia di
lingkungan untuk
dapat dimanfaatkan
oleh organisasi?
Siapa kompetitor
organisasi saat ini
atau yang
potensial?
Apa saja
sumberdaya
internal yang saat
ini telah dimiliki?
Aspek mana yang
masih perlu
pengembangan
untuk maju
berkompetisi?
Apakah eksternal
mempersepsikan
organisasi secara
positif?
Faktor apa saja
yang di luar
kendali yang
cukup memberi
risiko bagi
organisasi?
Apa situasi yang
menguntungkan
pada organisasi
dibandingkan
kompetitor?
Apa kelemahan
nyata yang
dimiliki oleh
organisasi?
Apakah terdapat
perubahan
eksternal yang
menciptakan
kesempatan?
Apakah terdapat
ancaman thd
organisasi yang
tercipta karena
trend atau
perkembangan
situasi?
Apa aspek positif
internal yang lain
yang memberikan
nilai tambah atau
Apakah terdapat
sumberdaya yang
belum dimiliki
oleh organisasi?
Apakah
kesempatan itu
berlangsung
untuk jangka
Situasi nyata
yang mengancam
upaya (program)
organisasi yang
STRENGTHS:
1...
2...
3...
OPPORTUNITIES:
1...
2...
3...
WEAKNESSES:
1...
2...
3...
S-O
“Maxi-Maxi” Strategy
Strategies that use
strengths to
maximize
opportunities.
W-O
“Mini-Maxi” Strategy
Strategies that
minimize
weaknesses by
taking advantage of
opportunities.
S-T
“Maxi-Mini” Strategy
Strategies that use
strenghts to
minimize threats.
TOWS Matrix (C) 1982 Heinz Weihrich,
Ph.D.
W-T
“Mini-Mini” Strategy
Stratetegies minimize
weaknesses and
avoid threats.
THREATS:
1...
2...
3...
Latihan
• Pilih satu ORMAWA dalam kelompok
Saudara, kemudian lakukan analisis
kondisi lingkungan dengan
menggunakan Analisis SWOT.
• Presentasikan hasil analisis tersebut.
Terima Kasih