KENDALA DALAM IMPEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN UPAYA PENANGGULANGANNYA
PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
KENDALA DALAM IMPEMENTASI SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DAN UPAYA PENANGGULANGANNYA
Siti Nurhayati *
*Universitas Pekalongan, Ketua LPMU
Abstract
KENDALA DALAM IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN UPAYA
PENANGGULANGANNYA
Siti Nurhayati [1]
I. Pendahuluan
1.1. Sejarah SPMI di Universitas pekalongan
Wacana tentang penjaminan mutu pendidikan telah dimulai sejak diberlakukannya Peraturan
Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan . Oleh karenanya sejak
Tahun 2006 Universitas Pekalongan telah mengembangkan sebuah badan yang bernama Kantor
Jaminan Mutu (KJM) Universitas Pekalongan yang dibentuk dengan Peraturan Rektor Nomor
96/D.09.01/XI/2006. Pada awal berdirinya KJM Universitas Pekalongan, aktivitasnya masih belum
berjalan dengan lancar yang disebabkan karena kurangnya personil yang memiliki kompetensi di
bidang penjaminan mutu. Untuk mengatasinya, pimpinan Universitas (Rektor) memiliki komitmen
untuk melakukan capacity building di bidang penjaminan mutu dengan cara mengirimkan personalia
KJM ke pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (
SPM-PT ).
Sebagai organisasi yang bergerak di bidang pendidikan, Universitas Pekalongan memiliki komitmen
untuk selalu berusaha meningkatkan mutu/kualitas secara berkesinambungan ( Continuous Quality
Improvement ), dalam rangka memenuhi tuntutan dan tantangan perkembangan di dunia ilmu
pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS). Oleh karena itu, seiring dengan perkembangan
Universitas Pekalongan dan dinamika tuntutan stakeholder terhadap kualitas pendidikan, maka
dipandang perlu untuk meningkatkan status badan penjaminan mutu dari kantor menjadi
lembaga . Dengan demikian diputuskan untuk merubah nama Kantor Jaminan Mutu menjadi
Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) .
Perubahan status dari kantor menjadi lembaga ditetapkan dengan Peraturan Rektor Nomor
11/PER/D.09.01/XII/2010, sehingga tanggung jawab atas terlaksananya mutu pendidikan di
Universitas Pekalongan praktis menjadi tugas dan tanggung jawab dari Lembaga Penjaminan Mutu
Universitas Pekalongan (LPMU).
Sebagai kelengkapan atas Peraturan Rektor Nomor 11/PER/D.09.01/XII/2010, kemudian diterbitkan
Surat Keputusan Rektor Universitas Pekalongan Nomor 25/KEP/D.09.01/XII/2010 tentang
Pengangkatan Tim Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) untuk periode 2010 2014.
Dalam melaksanakan aktivitasnya, LPMU bertanggung jawab langsung kepada Rektor.
Mulai tahun 2010 LPMU Universitas Pekalongan mengembangkan dokumen SPMI yang sebagian
besar dananya berasal dari dana Program Hibah Kompetisi Institusi (PHKI), di mana pada waktu itu
dokumen yang disusun baru pada taraf penjaminan mutu akademik dengan disusunnya 4 dokumen
yaitu Kebijakan Akademik, Manual Mutu Akademik, Standar Akademik, dan Manual Prosedur
Akademik . Dengan dimilikinya dokumen SPMI tersebut maka setiap kegiatan akademik diharuskan
mengacu pada standar mutu akademik yang sudah ditetapkan. Selanjutnya LPMU melaksanakan
monitoring dan evaluasi atas kegiatan akademik yang dilakukan oleh sivitas akademika Universitas
pekalongan.
Pada tahun 2011 Universitas Pekalongan mengirim borang penjaminan mutu ke Dikti, dan
Alhamdullah pada tahun tersebut setelah dilakukan verifikasi hasil evaluasi diri SPMI dan site visit
oleh tim pengembang SPMI Dikti, Universitas Pekalongan masuk dalam 9 perguruan tinggi terbaik
dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) yang ditetapkan dengan
Pengumuman Hasil Evaluasi Diri Implementasi SPM-PT Tahun 2011 dari direktur Pembelajaran
dan Kemahasiswaan (Ditbelmawa) Dikti Nomor : 00333/E3.3/2012. Selanjutnya pada tahun 2012
Universitas Pekalongan merupakan salah satu nominasi dari 50 Perguruan Tinggi penerima Hibah
Pengembangan Prodi Bersistem Penjaminan Mutu berdasarkan surat Ditbelmawa Dikti Nomor :
0917/E3.3/2012. Surat Ditbelmawa tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan e_mail dari Kasubdit
Pembelajaran Ditbelmawa tanggal 18 juli 2012 yang berisi pemberitahuan kepada 22 Perguruan
Tinggi penerima hibah, dan Universitas Pekalongan memperoleh pendampingan dalam upaya
pengembangan SPMI dari Dikti.
Selama proses pendampingan Universitas Pekalongan memperoleh banyak masukan, yang kemudian
digunakan untuk mengembangkan dokumen SPMI yang ada. Hasil rumusan tim pengembang SPMI
membuahkan suatu dokumen SPMI yang meliputi Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI,
Prosedur tetap (Protap), dan Formulir atau borang yang diperlukan setiap standar. Universitas
Pekalongan memutuskan untuk menetapkan standar SPMI yang melebihi SNP (8 standar), maka
ditetapkan 15 standar pendidikan di Universitas Pekalongan.
Selama masa perjalanan implementasi SPMI di Universitas Pekalongan, muncul berbagai regulasi
baru terkait dengan pendidikan tinggi, diantaranya adalah Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi; dan Peraturan Menteri
Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 44 /Tahun 2015 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi. Dengan demikian mau tidak mau dokumen SPMI yang ada harus
disesuaikan dengan regulasi-regulasi tersebut. Sesuai dengan dinamika perubahan regulasi
sebagaimana disebutkan dimuka, dokumen SPMI Universitas pekalongan juga perlu dikembangkan
lagi, dan kemudian ditetapkan pemilikan standar pendidikan yang terdiri atas standar minimal
sesuai dengan Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015. ditambah standar lain yang dikembangkan
Universitas Pekalongan.
Dokumen SPMI Universitas pekalongan saat ini sedang dalam tahap pengembangan untuk
menyelaraskan cakupan standar yang ada dalam SPMI dengan kebutuhan akreditasi (SPME). Dalam
dokumen SPMI Universitas Pekalongan terdapat sejumlah standar yang meliputi standar Dikti
sebanyak 3 standar dengan 24 standar turunan, ditambah dengan standar perguruan tinggi
sebanyak 11 standar dengan 51 standar turunan, sehingga semuanya berjumlah 14 standar meliputi
75 standar turunan.
1.2. Implementasi SPMI di Universitas pekalongan
Implementasi SPMI di Universitas Pekalongan dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut :
a. Berorientasi kepada kebutuhan seluruh pemangku kepentingan
b. Merupakan tanggungjawab sosial dari seluruh sivitas akademika
c. Bersifat partisipatif dan melembaga
d. Trasnparansi dan saling menghargai
e. Inovasi dan berorientasi pada continuous quality improvement
f. Dinamis, dalam arti memberi ruang untuk pengembangan diri pada seluruh sivitas akademika
Manajemen pengelolaan SPMI di Universitas pekalongan mengacu pada kebijakan nasional SPMI
yang menghendaki adanya 5 prinsip pengelolaan standar yaitu : Penetapan standar; Pelaksanaan
standar; Evaluasi pelaksanaan standar; Pengendalian pelaksanaan standar; dan Peningkatan standar
(manajemen PPEPP). Dengan manajemen PPEPP ini akan terjamin adanya peningkatan kualitas
berkelanjutan (continuous quality improvement) dari setiap aktivitas yang dilaksanakan oleh sivitas
akademika Universitas pekalongan.
Sedangkan implementasi SPMI di Universitas Pekalongan dilaksanakan melalui siklus yang
dikembangkan oleh Edward Deming dan dikenal dengan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action).
Siklus PDCA menjamin terlaksananya prinsip peningkatan mutu berkelanjutan (continuous quality
improvement), yang mengandung makna bahwa jika suatu aktivitas sudah mencapai standar yang
ditetapkan, maka standar untuk aktivitas tersebut akan ditingkatkan lagi. Implementasi siklus PDCA
sebagaimana disebutkan di muka dapat dijelaskan sebagai berikut.
Ø Perencanaan (Plan)
Pada tingkat institusi, agenda kegiatan seluruh sivitas akademika Universitas Pekalongan selama
satu (1) tahun akademik yang akan berjalan disusun dalam Kalender Akademik dan Rencana
Operasional Tahunan (RENOP) yang akan diikuti oleh seluruh unit yang ada, baik di tingkat
Rektorat, Fakultas, UPT, maupun Program Studi.
Perencanaan kegiatan yang terkait dengan tugas dosen dilakukan oleh setiap dosen dengan cara
menyusun : (1) Kontrak Beban Kerja Dosen yang meliputi rencana kegiatan Tridaharma PT dan
kegiatan penunjang, (2) dokumen perencanaan pembelajaran (meliputi Rencana Pembelajaran satu
semester (RP), Rencana Pelaksanaan pembelajaran (RPP), dan materi/bahan ajar yang di unggah di
Sistem Administrasi Akademik/SIAKAD).
Perencanaan pada tingkat Fakultas/Prodi dilakukan dengan penyiapan sarana-prasarana kegiatan
akademik seperti ruang kuliah, lembar presensi hadir kuliah mahasiswa dan lembar jurnal mengajar
dosen, LCD, whiteboard, spidol, AC, Sound Sistem, perangkat komunikasi lainnya.
Ø Pelaksanaan (Do)
Seluruh unit yang ada melaksanakan aktivitas yang sudah disusun dalam perencanaan sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, dengan berdasarkan pada standard an prosedur
yang telah ditetapkan.
Ø Pengendalian (Check)
Pengendalian atas pelaksanaan kegiatan dilakukakan melalui 2 tahap yaitu tahap monotoring dan
tahap evaluasi . Monitoring dilakukan oleh manajemen dari masing-masing unit sebagai berikut : a.
Kegiatan pembelajaran dimonitor oleh Ka. Prodi bersama dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas
(UPMF) dengan sasaran meliputi : pengisian jurnal mengajar oleh dosen, rekam jejak durasi dan
frekuensi mengajar dosen, ketersediaan sarana-prasarana. b. Kegiatan Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat dimonitor oleh Ka. Prodi bersama-sama dengan lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM). c. Monitoring penggunaan sarana prasarana dimonitor oleh
Wakil Dekan II masing-masing Fakultas. Sedangkan kegiatan evaluasi dilakukan oleh LPMU
bersama-sama dengan UPMF setiap akhir semester, dengan sasaran evaluasi sebagai berikut : a.
Evaluasi terhadap kinerja manajemen setiap Prodi, dilakukan menggunakan instrument berupa
rubrik berikut checklisnya. Hal-hal yang dievaluasi diantaranya adalah : pelaksanaan rapat-rapat
selama proses pembelajaran, pelibatan karyawan dalam setiap rapat, termasuk pengadministrasian
dokumen atau berita acara rapat. b. Evaluasi pelaksanaan tugas dosen meliputi kegiatan tridharma
PT dan kegiatan penunjang, dengan menggunakan form BKD. c. Evaluasi kinerja pelaksanaan
pembelajaran dosen oleh mahasiswa dilakukan secara online melalui laman Sistem Informasi
Akademik (SIAKAD) d. Evaluasi kinerja pelayanan administrasi yang dilaksanakan oleh UPT yang
ada (Perpustakaan, BAAKSI, BAUK, UPT Laboratorium, UPT Pusat Komputer, dan pelayanan oleh
TU masing-masing Fakultas)
4. Tindak Lanjut (Action)
Tindak lanjut dilakukan atas temuan pada kegiatan evaluasi, dan dilakukan oleh pejabat yang terkait
dengan masalah temuan, yang bisa dilakukan oleh pejabat di tingkat rektorat, tingkat Fakultas.
Maupun tingkat Prodi. Beberapa contoh tindak lanjut yang sudah pernah dilakukan adalah :
a. dalam evaluasi ditemukan ada dosen yang mengisi jurnal mengajar 2 kali (tanda tangan 2 kali)
padahal pertemuannya hanya 1 kali, dengan tujuan agar frekuensi mengajarnya memenuhi standar.
Atas temuan ini, Wakil Rektor I menindaklanjuti dengan memanggil dosen yang bersangkutan untuk
di ingatkan dan dibina agar tidak melakukan kecurangan seperti itu lagi.
b. ada temuan seorang dosen mengajar 2 mata kuliah berbeda pada jam yang sama dengan cara
kelas yang satu diberi soal untuk dikerjakan mahasiswa dan dosen tersebut masuk di kelas yang
lain. Atas temuan ini Wakil Rektor I menindaklanjuti dengan memberi surat kepada Ka. Prodi agar
dilakukan pengecekan jadual kuliah supaya tidak lagi ada seorang dosen mengajar 2 mata kuliah
pada jam yang sama.
II. Berbagai Kendala Yang Dihadapi
2.1. Komitmen Organisasi
Perjalanan implementasi SPMI di Universitas pekalongan yang telah dimulai sejak tahun 2006 belum
sepenuhnya menjadi komitmen para pemangku kepentingan. Masih ada pejabat yang menganggap
penjaminan mutu menjadi beban bagi unitnya, sehingga bukan mendukung tetapi malah
menghambat pelaksanaan SPMI. Hasil evaluasi belum sepenuhnya dipahami sebagai penilaian
kinerja unit, sehingga berakibat tidak ada tindak lanjut. Hasil evaluasi hanya dianggap sebagai tugas
rutin LPMU dan UPMF, sehingga dokumen laporan hasil evaluasi hanya disimpan, dan tidak ada
tindak lanjut. Selanjutnya ketika akan dilaksanakan sistem penjaminan mutu eksternal (akreditasi)
pimpinan uni mencari dokumen laporan hasil evaluasi ke LPMU.
2.2. Kesadaran Individu
Selain membutuhkan komitmen seluruh pemangku kepentingan, implementasi SPMI juga
membutuhkan kesadaran internal (internally driven) setiap individu untuk menjamin mutu
penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Pekalongan. Kenyataan yang terjadi adalah belum
sepenuhnya setiap individu memiliki kesadaran untuk selalu menempatkan mutu sebagai tujuan
dari setiap kegiatannya.
Tidak semua orang menerima dengan baik ketika dievaluasi. Masih ada sebagian dosen yang
melaksanakan kegiatan tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, melainkan sesuai apa yang
menurut dia menguntungkan bagi dirinya sendiri. Bahkan yang lebih parah lagi adalah ada seorang
dosen yang melakukan kesalahan dan sudah ditegur oleh pimpinan, pada semester berikutnya masih
melakukan kesalahan yang sama. Kondisi ini menunjukkan bahwa dosen yang bersangkutan belum
memiliki kesadaran untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan standard, apalagi meningkatkan
mutu berkelanjutan, dan kepatuhannya ditentukan oleh siapa yang memberi perintah .
2.3. Regulasi Pemerintah yang Cepat Berubah
Faktor lain yang menjadi kendala dalam implementasi SPMI adalah adanya regulasi pemerintah
yang cepat berubah. Sebagai contoh, pada tahun 2014 terbit Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 49 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Perguruan tinggi berusaha
menyesuaikan dokumen SPMI dengan ketentuan yang ada pada Peraturan tersebut. Belum lagi
tuntas penyesuaian dokumen SPMI, sudah keluar instruksi bahwa peraturan tersebut di pending.
Tidak lama kemudian terbit Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 44 /Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Hal seperti ini tentu
saja menjadi kendala bagi perguruan tinggi untuk menyesuaikan dokumen SPMI dengan ketentuan
regulasi.
I
II. Upaya-Upaya Untuk Mengatasi Kendala
Berbagai upaya terus dilakukan oleh LPMU bersama-sama dengan pimpinan Universitas maupun
Fakultas agar implementasi SPMI bisa berjalan dengan baik. Berbagai upaya tersebut diantaranya
adalah :
a. Wakil Rektor I menghimbau kepada seluruh dosen agar pelaksanaan setiap kegiatan mengacu
pada standar mutu yang telah ditetapkan
b. LPMU bersama-sama dengan UPMF melakukan rapat koordinasi secara periodik (minimal 1 kali
setiap semester) untuk membahas permasalahan yang muncul di setiap unit, dan kemudian
membahas upaya jalan keluarnya
c. Pada setiap rapat (baik di tingkat rektorat maupun Fakultas/Prodi) selalu mengingatkan kepada
dosen dan karyawan agar dalam setiap aktivitasnya berusaha memenuhi standar yang telah
ditetapkan.
d. Membuat baliho tentang siklus penjaminan mutu yang setiap saat bisa dilihat oleh sivitas
akademika.
IV. Penutup
Dokumen SPMI di Universitas Pekalongan saat ini sedang dalam tahap pengembangan dalam rangka
menyesuaikan dengan regulasi terkait dan perkembangan tuntutan kebutuhan stakeholder.
Implementasinya juga masih menghadapi berbagai kendala sebagaimana dijelaskan di muka. Oleh
karena itu posisi implementasi SPMI sekarang ini masih menggunakan standar yang yang lama dan
belum bisa melakukan peningkatan standar, karena pencapaian standar mutu belum bisa maksimal
(100 % mencapai standar). Kesadaran individu tentang budaya mutu masih harus ditingkatkan;
demikian pula dengan komitmen darti seluruh pemangku kepentingan.
[1] Siti Nurhayati; Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Pekalongan; HP. 085226809561
Email : lpmu_unikal@ymail.com
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
KENDALA DALAM IMPEMENTASI SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DAN UPAYA PENANGGULANGANNYA
Siti Nurhayati *
*Universitas Pekalongan, Ketua LPMU
Abstract
KENDALA DALAM IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN UPAYA
PENANGGULANGANNYA
Siti Nurhayati [1]
I. Pendahuluan
1.1. Sejarah SPMI di Universitas pekalongan
Wacana tentang penjaminan mutu pendidikan telah dimulai sejak diberlakukannya Peraturan
Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan . Oleh karenanya sejak
Tahun 2006 Universitas Pekalongan telah mengembangkan sebuah badan yang bernama Kantor
Jaminan Mutu (KJM) Universitas Pekalongan yang dibentuk dengan Peraturan Rektor Nomor
96/D.09.01/XI/2006. Pada awal berdirinya KJM Universitas Pekalongan, aktivitasnya masih belum
berjalan dengan lancar yang disebabkan karena kurangnya personil yang memiliki kompetensi di
bidang penjaminan mutu. Untuk mengatasinya, pimpinan Universitas (Rektor) memiliki komitmen
untuk melakukan capacity building di bidang penjaminan mutu dengan cara mengirimkan personalia
KJM ke pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (
SPM-PT ).
Sebagai organisasi yang bergerak di bidang pendidikan, Universitas Pekalongan memiliki komitmen
untuk selalu berusaha meningkatkan mutu/kualitas secara berkesinambungan ( Continuous Quality
Improvement ), dalam rangka memenuhi tuntutan dan tantangan perkembangan di dunia ilmu
pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS). Oleh karena itu, seiring dengan perkembangan
Universitas Pekalongan dan dinamika tuntutan stakeholder terhadap kualitas pendidikan, maka
dipandang perlu untuk meningkatkan status badan penjaminan mutu dari kantor menjadi
lembaga . Dengan demikian diputuskan untuk merubah nama Kantor Jaminan Mutu menjadi
Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) .
Perubahan status dari kantor menjadi lembaga ditetapkan dengan Peraturan Rektor Nomor
11/PER/D.09.01/XII/2010, sehingga tanggung jawab atas terlaksananya mutu pendidikan di
Universitas Pekalongan praktis menjadi tugas dan tanggung jawab dari Lembaga Penjaminan Mutu
Universitas Pekalongan (LPMU).
Sebagai kelengkapan atas Peraturan Rektor Nomor 11/PER/D.09.01/XII/2010, kemudian diterbitkan
Surat Keputusan Rektor Universitas Pekalongan Nomor 25/KEP/D.09.01/XII/2010 tentang
Pengangkatan Tim Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) untuk periode 2010 2014.
Dalam melaksanakan aktivitasnya, LPMU bertanggung jawab langsung kepada Rektor.
Mulai tahun 2010 LPMU Universitas Pekalongan mengembangkan dokumen SPMI yang sebagian
besar dananya berasal dari dana Program Hibah Kompetisi Institusi (PHKI), di mana pada waktu itu
dokumen yang disusun baru pada taraf penjaminan mutu akademik dengan disusunnya 4 dokumen
yaitu Kebijakan Akademik, Manual Mutu Akademik, Standar Akademik, dan Manual Prosedur
Akademik . Dengan dimilikinya dokumen SPMI tersebut maka setiap kegiatan akademik diharuskan
mengacu pada standar mutu akademik yang sudah ditetapkan. Selanjutnya LPMU melaksanakan
monitoring dan evaluasi atas kegiatan akademik yang dilakukan oleh sivitas akademika Universitas
pekalongan.
Pada tahun 2011 Universitas Pekalongan mengirim borang penjaminan mutu ke Dikti, dan
Alhamdullah pada tahun tersebut setelah dilakukan verifikasi hasil evaluasi diri SPMI dan site visit
oleh tim pengembang SPMI Dikti, Universitas Pekalongan masuk dalam 9 perguruan tinggi terbaik
dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) yang ditetapkan dengan
Pengumuman Hasil Evaluasi Diri Implementasi SPM-PT Tahun 2011 dari direktur Pembelajaran
dan Kemahasiswaan (Ditbelmawa) Dikti Nomor : 00333/E3.3/2012. Selanjutnya pada tahun 2012
Universitas Pekalongan merupakan salah satu nominasi dari 50 Perguruan Tinggi penerima Hibah
Pengembangan Prodi Bersistem Penjaminan Mutu berdasarkan surat Ditbelmawa Dikti Nomor :
0917/E3.3/2012. Surat Ditbelmawa tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan e_mail dari Kasubdit
Pembelajaran Ditbelmawa tanggal 18 juli 2012 yang berisi pemberitahuan kepada 22 Perguruan
Tinggi penerima hibah, dan Universitas Pekalongan memperoleh pendampingan dalam upaya
pengembangan SPMI dari Dikti.
Selama proses pendampingan Universitas Pekalongan memperoleh banyak masukan, yang kemudian
digunakan untuk mengembangkan dokumen SPMI yang ada. Hasil rumusan tim pengembang SPMI
membuahkan suatu dokumen SPMI yang meliputi Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI,
Prosedur tetap (Protap), dan Formulir atau borang yang diperlukan setiap standar. Universitas
Pekalongan memutuskan untuk menetapkan standar SPMI yang melebihi SNP (8 standar), maka
ditetapkan 15 standar pendidikan di Universitas Pekalongan.
Selama masa perjalanan implementasi SPMI di Universitas Pekalongan, muncul berbagai regulasi
baru terkait dengan pendidikan tinggi, diantaranya adalah Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi; dan Peraturan Menteri
Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 44 /Tahun 2015 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi. Dengan demikian mau tidak mau dokumen SPMI yang ada harus
disesuaikan dengan regulasi-regulasi tersebut. Sesuai dengan dinamika perubahan regulasi
sebagaimana disebutkan dimuka, dokumen SPMI Universitas pekalongan juga perlu dikembangkan
lagi, dan kemudian ditetapkan pemilikan standar pendidikan yang terdiri atas standar minimal
sesuai dengan Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015. ditambah standar lain yang dikembangkan
Universitas Pekalongan.
Dokumen SPMI Universitas pekalongan saat ini sedang dalam tahap pengembangan untuk
menyelaraskan cakupan standar yang ada dalam SPMI dengan kebutuhan akreditasi (SPME). Dalam
dokumen SPMI Universitas Pekalongan terdapat sejumlah standar yang meliputi standar Dikti
sebanyak 3 standar dengan 24 standar turunan, ditambah dengan standar perguruan tinggi
sebanyak 11 standar dengan 51 standar turunan, sehingga semuanya berjumlah 14 standar meliputi
75 standar turunan.
1.2. Implementasi SPMI di Universitas pekalongan
Implementasi SPMI di Universitas Pekalongan dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut :
a. Berorientasi kepada kebutuhan seluruh pemangku kepentingan
b. Merupakan tanggungjawab sosial dari seluruh sivitas akademika
c. Bersifat partisipatif dan melembaga
d. Trasnparansi dan saling menghargai
e. Inovasi dan berorientasi pada continuous quality improvement
f. Dinamis, dalam arti memberi ruang untuk pengembangan diri pada seluruh sivitas akademika
Manajemen pengelolaan SPMI di Universitas pekalongan mengacu pada kebijakan nasional SPMI
yang menghendaki adanya 5 prinsip pengelolaan standar yaitu : Penetapan standar; Pelaksanaan
standar; Evaluasi pelaksanaan standar; Pengendalian pelaksanaan standar; dan Peningkatan standar
(manajemen PPEPP). Dengan manajemen PPEPP ini akan terjamin adanya peningkatan kualitas
berkelanjutan (continuous quality improvement) dari setiap aktivitas yang dilaksanakan oleh sivitas
akademika Universitas pekalongan.
Sedangkan implementasi SPMI di Universitas Pekalongan dilaksanakan melalui siklus yang
dikembangkan oleh Edward Deming dan dikenal dengan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action).
Siklus PDCA menjamin terlaksananya prinsip peningkatan mutu berkelanjutan (continuous quality
improvement), yang mengandung makna bahwa jika suatu aktivitas sudah mencapai standar yang
ditetapkan, maka standar untuk aktivitas tersebut akan ditingkatkan lagi. Implementasi siklus PDCA
sebagaimana disebutkan di muka dapat dijelaskan sebagai berikut.
Ø Perencanaan (Plan)
Pada tingkat institusi, agenda kegiatan seluruh sivitas akademika Universitas Pekalongan selama
satu (1) tahun akademik yang akan berjalan disusun dalam Kalender Akademik dan Rencana
Operasional Tahunan (RENOP) yang akan diikuti oleh seluruh unit yang ada, baik di tingkat
Rektorat, Fakultas, UPT, maupun Program Studi.
Perencanaan kegiatan yang terkait dengan tugas dosen dilakukan oleh setiap dosen dengan cara
menyusun : (1) Kontrak Beban Kerja Dosen yang meliputi rencana kegiatan Tridaharma PT dan
kegiatan penunjang, (2) dokumen perencanaan pembelajaran (meliputi Rencana Pembelajaran satu
semester (RP), Rencana Pelaksanaan pembelajaran (RPP), dan materi/bahan ajar yang di unggah di
Sistem Administrasi Akademik/SIAKAD).
Perencanaan pada tingkat Fakultas/Prodi dilakukan dengan penyiapan sarana-prasarana kegiatan
akademik seperti ruang kuliah, lembar presensi hadir kuliah mahasiswa dan lembar jurnal mengajar
dosen, LCD, whiteboard, spidol, AC, Sound Sistem, perangkat komunikasi lainnya.
Ø Pelaksanaan (Do)
Seluruh unit yang ada melaksanakan aktivitas yang sudah disusun dalam perencanaan sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, dengan berdasarkan pada standard an prosedur
yang telah ditetapkan.
Ø Pengendalian (Check)
Pengendalian atas pelaksanaan kegiatan dilakukakan melalui 2 tahap yaitu tahap monotoring dan
tahap evaluasi . Monitoring dilakukan oleh manajemen dari masing-masing unit sebagai berikut : a.
Kegiatan pembelajaran dimonitor oleh Ka. Prodi bersama dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas
(UPMF) dengan sasaran meliputi : pengisian jurnal mengajar oleh dosen, rekam jejak durasi dan
frekuensi mengajar dosen, ketersediaan sarana-prasarana. b. Kegiatan Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat dimonitor oleh Ka. Prodi bersama-sama dengan lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM). c. Monitoring penggunaan sarana prasarana dimonitor oleh
Wakil Dekan II masing-masing Fakultas. Sedangkan kegiatan evaluasi dilakukan oleh LPMU
bersama-sama dengan UPMF setiap akhir semester, dengan sasaran evaluasi sebagai berikut : a.
Evaluasi terhadap kinerja manajemen setiap Prodi, dilakukan menggunakan instrument berupa
rubrik berikut checklisnya. Hal-hal yang dievaluasi diantaranya adalah : pelaksanaan rapat-rapat
selama proses pembelajaran, pelibatan karyawan dalam setiap rapat, termasuk pengadministrasian
dokumen atau berita acara rapat. b. Evaluasi pelaksanaan tugas dosen meliputi kegiatan tridharma
PT dan kegiatan penunjang, dengan menggunakan form BKD. c. Evaluasi kinerja pelaksanaan
pembelajaran dosen oleh mahasiswa dilakukan secara online melalui laman Sistem Informasi
Akademik (SIAKAD) d. Evaluasi kinerja pelayanan administrasi yang dilaksanakan oleh UPT yang
ada (Perpustakaan, BAAKSI, BAUK, UPT Laboratorium, UPT Pusat Komputer, dan pelayanan oleh
TU masing-masing Fakultas)
4. Tindak Lanjut (Action)
Tindak lanjut dilakukan atas temuan pada kegiatan evaluasi, dan dilakukan oleh pejabat yang terkait
dengan masalah temuan, yang bisa dilakukan oleh pejabat di tingkat rektorat, tingkat Fakultas.
Maupun tingkat Prodi. Beberapa contoh tindak lanjut yang sudah pernah dilakukan adalah :
a. dalam evaluasi ditemukan ada dosen yang mengisi jurnal mengajar 2 kali (tanda tangan 2 kali)
padahal pertemuannya hanya 1 kali, dengan tujuan agar frekuensi mengajarnya memenuhi standar.
Atas temuan ini, Wakil Rektor I menindaklanjuti dengan memanggil dosen yang bersangkutan untuk
di ingatkan dan dibina agar tidak melakukan kecurangan seperti itu lagi.
b. ada temuan seorang dosen mengajar 2 mata kuliah berbeda pada jam yang sama dengan cara
kelas yang satu diberi soal untuk dikerjakan mahasiswa dan dosen tersebut masuk di kelas yang
lain. Atas temuan ini Wakil Rektor I menindaklanjuti dengan memberi surat kepada Ka. Prodi agar
dilakukan pengecekan jadual kuliah supaya tidak lagi ada seorang dosen mengajar 2 mata kuliah
pada jam yang sama.
II. Berbagai Kendala Yang Dihadapi
2.1. Komitmen Organisasi
Perjalanan implementasi SPMI di Universitas pekalongan yang telah dimulai sejak tahun 2006 belum
sepenuhnya menjadi komitmen para pemangku kepentingan. Masih ada pejabat yang menganggap
penjaminan mutu menjadi beban bagi unitnya, sehingga bukan mendukung tetapi malah
menghambat pelaksanaan SPMI. Hasil evaluasi belum sepenuhnya dipahami sebagai penilaian
kinerja unit, sehingga berakibat tidak ada tindak lanjut. Hasil evaluasi hanya dianggap sebagai tugas
rutin LPMU dan UPMF, sehingga dokumen laporan hasil evaluasi hanya disimpan, dan tidak ada
tindak lanjut. Selanjutnya ketika akan dilaksanakan sistem penjaminan mutu eksternal (akreditasi)
pimpinan uni mencari dokumen laporan hasil evaluasi ke LPMU.
2.2. Kesadaran Individu
Selain membutuhkan komitmen seluruh pemangku kepentingan, implementasi SPMI juga
membutuhkan kesadaran internal (internally driven) setiap individu untuk menjamin mutu
penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Pekalongan. Kenyataan yang terjadi adalah belum
sepenuhnya setiap individu memiliki kesadaran untuk selalu menempatkan mutu sebagai tujuan
dari setiap kegiatannya.
Tidak semua orang menerima dengan baik ketika dievaluasi. Masih ada sebagian dosen yang
melaksanakan kegiatan tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, melainkan sesuai apa yang
menurut dia menguntungkan bagi dirinya sendiri. Bahkan yang lebih parah lagi adalah ada seorang
dosen yang melakukan kesalahan dan sudah ditegur oleh pimpinan, pada semester berikutnya masih
melakukan kesalahan yang sama. Kondisi ini menunjukkan bahwa dosen yang bersangkutan belum
memiliki kesadaran untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan standard, apalagi meningkatkan
mutu berkelanjutan, dan kepatuhannya ditentukan oleh siapa yang memberi perintah .
2.3. Regulasi Pemerintah yang Cepat Berubah
Faktor lain yang menjadi kendala dalam implementasi SPMI adalah adanya regulasi pemerintah
yang cepat berubah. Sebagai contoh, pada tahun 2014 terbit Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 49 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Perguruan tinggi berusaha
menyesuaikan dokumen SPMI dengan ketentuan yang ada pada Peraturan tersebut. Belum lagi
tuntas penyesuaian dokumen SPMI, sudah keluar instruksi bahwa peraturan tersebut di pending.
Tidak lama kemudian terbit Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 44 /Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Hal seperti ini tentu
saja menjadi kendala bagi perguruan tinggi untuk menyesuaikan dokumen SPMI dengan ketentuan
regulasi.
I
II. Upaya-Upaya Untuk Mengatasi Kendala
Berbagai upaya terus dilakukan oleh LPMU bersama-sama dengan pimpinan Universitas maupun
Fakultas agar implementasi SPMI bisa berjalan dengan baik. Berbagai upaya tersebut diantaranya
adalah :
a. Wakil Rektor I menghimbau kepada seluruh dosen agar pelaksanaan setiap kegiatan mengacu
pada standar mutu yang telah ditetapkan
b. LPMU bersama-sama dengan UPMF melakukan rapat koordinasi secara periodik (minimal 1 kali
setiap semester) untuk membahas permasalahan yang muncul di setiap unit, dan kemudian
membahas upaya jalan keluarnya
c. Pada setiap rapat (baik di tingkat rektorat maupun Fakultas/Prodi) selalu mengingatkan kepada
dosen dan karyawan agar dalam setiap aktivitasnya berusaha memenuhi standar yang telah
ditetapkan.
d. Membuat baliho tentang siklus penjaminan mutu yang setiap saat bisa dilihat oleh sivitas
akademika.
IV. Penutup
Dokumen SPMI di Universitas Pekalongan saat ini sedang dalam tahap pengembangan dalam rangka
menyesuaikan dengan regulasi terkait dan perkembangan tuntutan kebutuhan stakeholder.
Implementasinya juga masih menghadapi berbagai kendala sebagaimana dijelaskan di muka. Oleh
karena itu posisi implementasi SPMI sekarang ini masih menggunakan standar yang yang lama dan
belum bisa melakukan peningkatan standar, karena pencapaian standar mutu belum bisa maksimal
(100 % mencapai standar). Kesadaran individu tentang budaya mutu masih harus ditingkatkan;
demikian pula dengan komitmen darti seluruh pemangku kepentingan.
[1] Siti Nurhayati; Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Pekalongan; HP. 085226809561
Email : lpmu_unikal@ymail.com