Kendala dalam Penerapan Sistem Menjaminan Mutu Internal di Universitas Muhammadiyah Metro dan Langkah Penanggulangannya
PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Kendala dalam Penerapan Sistem Menjaminan Mutu
Internal di Universitas Muhammadiyah Metro dan Langkah
Penanggulangannya
Nyoto Suseno *
*Universitas Muhammadiyah Metro, Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
Abstract
Pendahuluan Universitas Muhammadiyah Metro berdiri sejak 1967. Awalnya adalah empat
sekolah tinggi yang dimarger menjadi Universitas Muhammadiyah Metro, yang saat ini memiliki 20
prodi yang tersebar di 5 fakultas, Program Diploma dan Program Pascasarjana. Sejak awal berdiri
telah dilakukan berbagai upaya untuk melakukan penjaminan mutu Pendidikannya, baik secara
eksternal maupun internal. Namun demikian penjaminan mutu tersebut belum terbentuk sistem
secara baik, dan hanya mengikuti tuntutan eksternal seperti akreditasi atau tuntutan internal yang
dihadapi, bahkan terkadang dilakukan atas kehendak pribadi masing-masing pengelola saat itu.
Sejak tahun 2007 pimpinan Universitas Muhammadiyah Metro telah menyadari pentingnya sistem
penjaminan mutu, karena itu melalui SK Rektor Nomor: III.B/1.b/045/SK-UMM/2007 dibentuk
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Pada 3 tahun pertama LPM belum berfungsi hingga dilakukan
pergantian pengurus pada tahun 2010. Pada tahun 2010 disusun suatu naskah kebijakan sistem
penjaminan mutu internal (SPMI) dan disyahkan melalui SK Rektor Nomor: III.B/1.b/045.a/SKUMM/2010, yang kemudian pada tahun 2016 buku SPMI diperbaiki dalam hal konsep dan subtansi
implementasinya, melalui SK Rektor nomor: 326/III.3. AU/A/KEP-UMM/2016. Banyak
hambatan/kendala yang dihadapi dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu tersebut,
diantaranya: kurangnya pengetahuan tentang quality assurance, kurangnya dukungan dari pimpinan
Universitas dan penolakan dari berbagai unit/personal, serta minimnya informasi dan dokumen mutu
di berbagai penyelenggaraan layanan dari Universitas hingga program studi dan Unit-unit. Tulisan
ini akan mengungkapkan berbagai hambatan dan implementasi SPM yang telah dilakukan di
Universitas Muhammadiyah Metro. Isi dan Pembahasan Kendala Kurangnya Pengetahuan
tentang Sistem Penjaminan Mutu Salah satu faktor penyebab Sistem Penjaminan Mutu tidak
berjalan baik, adalah karena kurangnya penguasaan tentang konsep dan implementasi penjaminan
mutu di Universitas. Untuk mengatasi hal tersebut, telah dilakukan berbagai upaya, diantaranya
melalui pelatihan SPMI dan studi banding di beberapa Universitas. Berdasarkan dokumen yang ada,
sejak dibentu LPM, Universitas Muhammadiyah Metro telah mengikuti pelatihan sebanyak 11 kali,
baik yang diselenggarakan oleh Pemerintah melalui Kopertis 2, Ditjen Dikti, ataupun persyarikatan
muhammadiyah dan organisasi profesi, serta telah melakukan studi banding terkait penerapan
penjaminan mutu tidak kurang dari 10 perguruan tinggi. Namun demikian, pemahaman tentang
SPMI juga tidak komprehensif dan berbeda-beda. Ada yang memahami SPMI sebagaimana
akreditasi, sehingga sampai tahun 2012 audit internal hanya dilaksanakan pada penyelenggaraan
prodi, melalui program Evaluasi Mutu internal (EMI). Kemudian tahun 2013, kami membedah
berbagai buku tentang penerapan quality control pada bidang pendidikan atau Total Quality
Management (TQM), maka terjadi pergeseran pemahaman dan penerapan Quality control di UM
Metro, yakni audit internal dilaksanakan untuk menilai ketercapaian standar, dan untuk tahap awal
dilaksanakan pada penyelenggaraan perkuliahan. Tahap berikutnya dirumuskan standar-standar
akademik dan non-akademik, serta instrumennya yang diturunkan dari berbagai kebijakan mutu
(Statuta dan Renstra) dan buku manual mutu (penduan akademik, pedoman karya ilmiah, RIP
penelitian dan pengabdian dan peraturan lainnya). Higga saat ini selain 24 Standar Nasional
Pendidikan Tinggi, juga telah dikembangkan standar UM Metro lainnya dan SOP akademik dan non
akademik. Audit internal juga telah dilakukan secara rutin, baik akademik maupun non akademik
sesuai periodesasi masing-masing. Sebagai contoh penyelenggaraan perkuliahan diaudit setiap akhir
semester, kepuasan pelayanan unit-unit, pelaksanaan penelitian dan pengabdian diaudit tiap tahun
dan kerjasama diaudit tiap dua tahun. Kendala Kurangnya Dukungan dari Pimpinan dan
Penolakan Sebagian Unit/Personil Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) di UM Metro, pada awal
pembentukannya hanya sebagai pemenuhan kewajiban, sehingga LPM tidak memberi peran
apapun, staf dan pengelola LPM hanya sekedar formalitas tanpa program dan kegiatan. Bahkan
beberapa tahun terbangun opini, bahwa LPM adalah tempat SDM yang disingkirkan karena
berseberangan dengan pimpinan UM Metro. Tahun 2010 dikembangkan dokumen SPMI dan
disyahkan dengan SK Rektor, namun demikian saat itu tidak diikuti dengan program dan kegiatan
lanjutan. Baru kemudian mulai tahun 2012 dilakukan kegiatan audit internal melalui EMI
bekerjasama dengan Majelis Dikti PP Muhammadiyah, meskipun penyelenggaraannya saat itu tidak
secara langsung di bawah LPM. Baru tahun 2013, LPM melakukan audit penyelenggaraan
Perkuliahan yang hasilnya dilaporkan secara terbuka kepada seluruh dosen pada saat rapat dan
pembagian SK mengajar pada awal semester. Sejak saat itu semau pimpinan baik tingkat
Universitas, fakultas maupun prodi sangat memperhatikan laporan hasil audit tersebut. Bahkan saat
laporan hasil audit akan diumumkan personal/unit yang memiliki kinerja terbaik dan dilakukan
pemberian reward. Karena itu saat ini dukungan dari pimpinan terhadap keberadaan LPM dan
penyelenggaraan audit internal cukup baik, meskipun masih ada beberapa unit/personil yang kurang
respek terhadap penyelenggaraan LPM tersebut, namun jumlahnya kurang dari 10%. Kendala
Minimnya Informasi dan Dokumen Mutu yang Sebelumnya Seperti dikemukakan pada
pendahuluan, sebenarnya pelaksanaan quality control sudah dilaksanakan sejak lama, namun
dokumen dan informasi tersebut baru tertuang dalam kebijakan mutu (Statuta, RIP, Renstra) dan
buku panduan akademik dan panduan lainnya. Penjaminan mutu tersebut, sebelumnya dilaksanakan
oleh unit-unit secara parsial dan bahkan terkadang terjadi perbedaan standar antar fakultas bahkan
antar prodi. Standar kualitas tergantung personil atau unit yang melaksnakan. Selain itu kegiatankegiatan tersebut tidak pernah dilakukan audit internal, sehingga tidak diketahui kelemahan dan
kekurangan terhadap penyelenggaraan suatu standar, secara otomatis tidak pernah dilakukan
peningkatan secara berkesinambungan (continuaus Improvement). Untuk membangun sistem
penjaminan mutu, dokumen mutu mulai dikembangkan berdasarkan dokumen yang sudah ada,
antara lain: Statuta, Rencana Induk Pengembangan UM Metro, Renstra, pedoman akademik, dan
peraturan lain yang telah dimiliki UM Metro serta Regulasi yang digulirkan oleh Persyarikatan
Muhammadiyah, seperti Pedoman Penyelenggaraan Perguruan Tinggi Muhammadiyah dan
Pemerintah tentang Perguruan Tinggi, seperti UU PT dan SNPT. Berdasarkan dokumen tersebut
dikembangkan standar UM Metro (di luar 24 SNPT) dan SOP serta formulir/instrument audit
internalnya. Naskah SPMI UM Metro yang dikembangkan tahun 2010, telah mengalami perbaikan
pada tahun 2016. Dalam SPMI tersebut dikemukakan bahwa dokumen kebijakan mutu meliputi: UU
PT, Pedoman Parsyarikatan Muhammadiyah tentang penyelenggaraan PTM, Statuta, RIP dan
Renstra. Dokumen manual mutu meliputi: pedoman akademik, pedoman penulisan karya ilmiah dan
peraturan lainya. Buku Standar mutu UM Metro yang meliputi: SNPT dan Standar pendidikan Tinggi
yang dikembangkan oleh UM Metro, serta Buku Formulir, yang berisi berbagai instrument
pelaksanaan audit internal. Penutup Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dikemukakan bahwa
dalam penerapan SPMI ditemui berbagai kendala atau hambatan yang harus dihadapi secara gigih
dan cermat dengan menggunakan berbagai cara, strategi dan pendekatan. Kendala penerapan SPMI
di UM Metro, sedikit demi sedikit dapat diatasi dan cenderung terjadi peningkatan, baik pada aspek
pengakuan civitas akademika maupun aspek kualitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal.
Kekurangan pahaman terhadap SPMI dapat diatasi dengan banyak belajar baik melalui buku,
pelatihan ataupun studi banding. Untuk mendapatkan dukungan dari pimpinan dan pengakuan dari
segenap civitas akademika, maka perlu diawali dengan cara menunjukkan kinerja LPM dan hasilnya
dilaporkan secara terbuka dengan memanfaatkan momen-momen penting, seperti misalnya pada
saat rapat umum awal semester atau momen lain yang melibatkan banyak civitas akademika.
Momen tersebut sebagai sarana sosialisasi, juga sebagai sarana peningkatan kinerja para karyawan
dan dosen di UM Metro, dengan cara mengumumkan dosen atau karyawan dengan kinerja terbaik
dan pemberian sertifikat penghargaan. Sedangkan dokumen mutu dapat dibangun dari berbagai
dokumen perguruan tinggi yang sudah ada dengan kerja keras dan dilaksanakan secara
berkesinambungan.
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Kendala dalam Penerapan Sistem Menjaminan Mutu
Internal di Universitas Muhammadiyah Metro dan Langkah
Penanggulangannya
Nyoto Suseno *
*Universitas Muhammadiyah Metro, Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
Abstract
Pendahuluan Universitas Muhammadiyah Metro berdiri sejak 1967. Awalnya adalah empat
sekolah tinggi yang dimarger menjadi Universitas Muhammadiyah Metro, yang saat ini memiliki 20
prodi yang tersebar di 5 fakultas, Program Diploma dan Program Pascasarjana. Sejak awal berdiri
telah dilakukan berbagai upaya untuk melakukan penjaminan mutu Pendidikannya, baik secara
eksternal maupun internal. Namun demikian penjaminan mutu tersebut belum terbentuk sistem
secara baik, dan hanya mengikuti tuntutan eksternal seperti akreditasi atau tuntutan internal yang
dihadapi, bahkan terkadang dilakukan atas kehendak pribadi masing-masing pengelola saat itu.
Sejak tahun 2007 pimpinan Universitas Muhammadiyah Metro telah menyadari pentingnya sistem
penjaminan mutu, karena itu melalui SK Rektor Nomor: III.B/1.b/045/SK-UMM/2007 dibentuk
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Pada 3 tahun pertama LPM belum berfungsi hingga dilakukan
pergantian pengurus pada tahun 2010. Pada tahun 2010 disusun suatu naskah kebijakan sistem
penjaminan mutu internal (SPMI) dan disyahkan melalui SK Rektor Nomor: III.B/1.b/045.a/SKUMM/2010, yang kemudian pada tahun 2016 buku SPMI diperbaiki dalam hal konsep dan subtansi
implementasinya, melalui SK Rektor nomor: 326/III.3. AU/A/KEP-UMM/2016. Banyak
hambatan/kendala yang dihadapi dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu tersebut,
diantaranya: kurangnya pengetahuan tentang quality assurance, kurangnya dukungan dari pimpinan
Universitas dan penolakan dari berbagai unit/personal, serta minimnya informasi dan dokumen mutu
di berbagai penyelenggaraan layanan dari Universitas hingga program studi dan Unit-unit. Tulisan
ini akan mengungkapkan berbagai hambatan dan implementasi SPM yang telah dilakukan di
Universitas Muhammadiyah Metro. Isi dan Pembahasan Kendala Kurangnya Pengetahuan
tentang Sistem Penjaminan Mutu Salah satu faktor penyebab Sistem Penjaminan Mutu tidak
berjalan baik, adalah karena kurangnya penguasaan tentang konsep dan implementasi penjaminan
mutu di Universitas. Untuk mengatasi hal tersebut, telah dilakukan berbagai upaya, diantaranya
melalui pelatihan SPMI dan studi banding di beberapa Universitas. Berdasarkan dokumen yang ada,
sejak dibentu LPM, Universitas Muhammadiyah Metro telah mengikuti pelatihan sebanyak 11 kali,
baik yang diselenggarakan oleh Pemerintah melalui Kopertis 2, Ditjen Dikti, ataupun persyarikatan
muhammadiyah dan organisasi profesi, serta telah melakukan studi banding terkait penerapan
penjaminan mutu tidak kurang dari 10 perguruan tinggi. Namun demikian, pemahaman tentang
SPMI juga tidak komprehensif dan berbeda-beda. Ada yang memahami SPMI sebagaimana
akreditasi, sehingga sampai tahun 2012 audit internal hanya dilaksanakan pada penyelenggaraan
prodi, melalui program Evaluasi Mutu internal (EMI). Kemudian tahun 2013, kami membedah
berbagai buku tentang penerapan quality control pada bidang pendidikan atau Total Quality
Management (TQM), maka terjadi pergeseran pemahaman dan penerapan Quality control di UM
Metro, yakni audit internal dilaksanakan untuk menilai ketercapaian standar, dan untuk tahap awal
dilaksanakan pada penyelenggaraan perkuliahan. Tahap berikutnya dirumuskan standar-standar
akademik dan non-akademik, serta instrumennya yang diturunkan dari berbagai kebijakan mutu
(Statuta dan Renstra) dan buku manual mutu (penduan akademik, pedoman karya ilmiah, RIP
penelitian dan pengabdian dan peraturan lainnya). Higga saat ini selain 24 Standar Nasional
Pendidikan Tinggi, juga telah dikembangkan standar UM Metro lainnya dan SOP akademik dan non
akademik. Audit internal juga telah dilakukan secara rutin, baik akademik maupun non akademik
sesuai periodesasi masing-masing. Sebagai contoh penyelenggaraan perkuliahan diaudit setiap akhir
semester, kepuasan pelayanan unit-unit, pelaksanaan penelitian dan pengabdian diaudit tiap tahun
dan kerjasama diaudit tiap dua tahun. Kendala Kurangnya Dukungan dari Pimpinan dan
Penolakan Sebagian Unit/Personil Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) di UM Metro, pada awal
pembentukannya hanya sebagai pemenuhan kewajiban, sehingga LPM tidak memberi peran
apapun, staf dan pengelola LPM hanya sekedar formalitas tanpa program dan kegiatan. Bahkan
beberapa tahun terbangun opini, bahwa LPM adalah tempat SDM yang disingkirkan karena
berseberangan dengan pimpinan UM Metro. Tahun 2010 dikembangkan dokumen SPMI dan
disyahkan dengan SK Rektor, namun demikian saat itu tidak diikuti dengan program dan kegiatan
lanjutan. Baru kemudian mulai tahun 2012 dilakukan kegiatan audit internal melalui EMI
bekerjasama dengan Majelis Dikti PP Muhammadiyah, meskipun penyelenggaraannya saat itu tidak
secara langsung di bawah LPM. Baru tahun 2013, LPM melakukan audit penyelenggaraan
Perkuliahan yang hasilnya dilaporkan secara terbuka kepada seluruh dosen pada saat rapat dan
pembagian SK mengajar pada awal semester. Sejak saat itu semau pimpinan baik tingkat
Universitas, fakultas maupun prodi sangat memperhatikan laporan hasil audit tersebut. Bahkan saat
laporan hasil audit akan diumumkan personal/unit yang memiliki kinerja terbaik dan dilakukan
pemberian reward. Karena itu saat ini dukungan dari pimpinan terhadap keberadaan LPM dan
penyelenggaraan audit internal cukup baik, meskipun masih ada beberapa unit/personil yang kurang
respek terhadap penyelenggaraan LPM tersebut, namun jumlahnya kurang dari 10%. Kendala
Minimnya Informasi dan Dokumen Mutu yang Sebelumnya Seperti dikemukakan pada
pendahuluan, sebenarnya pelaksanaan quality control sudah dilaksanakan sejak lama, namun
dokumen dan informasi tersebut baru tertuang dalam kebijakan mutu (Statuta, RIP, Renstra) dan
buku panduan akademik dan panduan lainnya. Penjaminan mutu tersebut, sebelumnya dilaksanakan
oleh unit-unit secara parsial dan bahkan terkadang terjadi perbedaan standar antar fakultas bahkan
antar prodi. Standar kualitas tergantung personil atau unit yang melaksnakan. Selain itu kegiatankegiatan tersebut tidak pernah dilakukan audit internal, sehingga tidak diketahui kelemahan dan
kekurangan terhadap penyelenggaraan suatu standar, secara otomatis tidak pernah dilakukan
peningkatan secara berkesinambungan (continuaus Improvement). Untuk membangun sistem
penjaminan mutu, dokumen mutu mulai dikembangkan berdasarkan dokumen yang sudah ada,
antara lain: Statuta, Rencana Induk Pengembangan UM Metro, Renstra, pedoman akademik, dan
peraturan lain yang telah dimiliki UM Metro serta Regulasi yang digulirkan oleh Persyarikatan
Muhammadiyah, seperti Pedoman Penyelenggaraan Perguruan Tinggi Muhammadiyah dan
Pemerintah tentang Perguruan Tinggi, seperti UU PT dan SNPT. Berdasarkan dokumen tersebut
dikembangkan standar UM Metro (di luar 24 SNPT) dan SOP serta formulir/instrument audit
internalnya. Naskah SPMI UM Metro yang dikembangkan tahun 2010, telah mengalami perbaikan
pada tahun 2016. Dalam SPMI tersebut dikemukakan bahwa dokumen kebijakan mutu meliputi: UU
PT, Pedoman Parsyarikatan Muhammadiyah tentang penyelenggaraan PTM, Statuta, RIP dan
Renstra. Dokumen manual mutu meliputi: pedoman akademik, pedoman penulisan karya ilmiah dan
peraturan lainya. Buku Standar mutu UM Metro yang meliputi: SNPT dan Standar pendidikan Tinggi
yang dikembangkan oleh UM Metro, serta Buku Formulir, yang berisi berbagai instrument
pelaksanaan audit internal. Penutup Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dikemukakan bahwa
dalam penerapan SPMI ditemui berbagai kendala atau hambatan yang harus dihadapi secara gigih
dan cermat dengan menggunakan berbagai cara, strategi dan pendekatan. Kendala penerapan SPMI
di UM Metro, sedikit demi sedikit dapat diatasi dan cenderung terjadi peningkatan, baik pada aspek
pengakuan civitas akademika maupun aspek kualitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal.
Kekurangan pahaman terhadap SPMI dapat diatasi dengan banyak belajar baik melalui buku,
pelatihan ataupun studi banding. Untuk mendapatkan dukungan dari pimpinan dan pengakuan dari
segenap civitas akademika, maka perlu diawali dengan cara menunjukkan kinerja LPM dan hasilnya
dilaporkan secara terbuka dengan memanfaatkan momen-momen penting, seperti misalnya pada
saat rapat umum awal semester atau momen lain yang melibatkan banyak civitas akademika.
Momen tersebut sebagai sarana sosialisasi, juga sebagai sarana peningkatan kinerja para karyawan
dan dosen di UM Metro, dengan cara mengumumkan dosen atau karyawan dengan kinerja terbaik
dan pemberian sertifikat penghargaan. Sedangkan dokumen mutu dapat dibangun dari berbagai
dokumen perguruan tinggi yang sudah ada dengan kerja keras dan dilaksanakan secara
berkesinambungan.