dapat ditagih maka semakin tinggi pula nilai insentif yang akan ditrima oleh kolektor tersebut. Dan pihak manajemen juga telah menetapkan sanksi-sanksi bila terjadi
pelanggaran atas peraturan yang telah ditetapkan. Dalam membantu karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya maka pihak
manajemen telah menyediakan program komputer yang mempermudah dalam melakukan pengendalian terhadap piutang. Tiap karyawan diberikan password atau kata kunci untuk
memasuki program tersebut. Dan tiap departemen mempunyai program yang berbeda dengan yang lainnya tepat program-program tersebut saling berhubungan dan terintegrasi.
Misalnya data-data konsumen yang dimasukkan oleh departemen kredit akan masuk ke program bagian piutang dan data pembayaran piutang yang dilakukan oleh bagian
akuntansi akan masuk ke master data bagian piutang. Untuk setiap perubahan atau perbaikan data yang telah diotorisasi hanya boleh dilakukan oleh kepala departemen dan
harus ada laporan kepada Branch Manager. Bila perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk posisi tertentu maka pada
PT. Federal International Finance akan lebih mengutamakan karyawan yang sudah ada akan dievaluasi apakah ada karyawan yang layak dipromosikan. Hal ini tentunya akan
memotivasi inerja karyawan. Dan secara periodical pihak manajemen mengikutsertakan karyawan dalam program pengembangan atau training yang dilakukan oleh kantor pusat
atau training dari luar perusahaan. Tetapi kebijaksanaan dalam hal rotasi jabatan jarang sekali dilakukan oleh pihak manajemen.
b. Penetapan Resiko Pihak manajemen mengidentifikasi kemungkinan adanya resiko yang diakibatkan
karyawan sendiri dan resiko dari konsumen yang terkait dengan piutang, antara lain :
Olla Auryna : Peranan Pengendalian Intern Piutang Dalam Meminimalkan Kerugian Pada PT. Federal International Finance FIF Cabang Medan, 2009
USU Repository © 2008
1. Pemberian kredit kapada calon konsumen yang secara financial tidak layak
untuk diberikan kredit. Untuk mengantisipasi hal ini maka kepada surveyor diharapkan meminta
salinan pembayaran rekening lstrik, air dan telepon pembayaran terakhir. Dan diharuskan kepada surveyor untuk mendatangi rumah calon konsumen secara
langsung. Untuk konsumen yang sudah berumah tangga akan selalu dilakukan konfirmasi kepada isteri atau suami mengenai pengajuan kredit yang diajukan.
2. Kredit yang diberikan melewati batas yang telah ditentukan.
Tugas komite kredit untuk mengawasi hal ini. Dan internal auditor akan melakukan “cross check” terhadap penerimaan uang muka yang diterima oleh
kasir. 3.
Salah memasukkan data-data ke komputer. Sebelum data-data tersebut disimpan maka karyawan yang bertugas
memasukkan data, baik itu credit processor, staf akuntansi, dan Account Receivable Operation, data tersebut harus diverifikasi oleh atasan masing-
masing. 4.
Kolektor tidak menyetorkan hasil penagihan. Resiko ini diantisipasi dengan laporan hasil tagihan dan secara Account
Receivable Controller akan melakukan konfirmasi via telepon atau melalui bantuan internal audit. Bagi karyawan yang melakukan pelanggaran akan
diberikan sanksi. 5.
Penghapusan piutang tanpa persetujuan dari Branch Manager. Internal audit secara mendadak akan melihat memo penghapusan piutang
untuk melihat apakah penghapusan piutang telah disetujui oleh Branch Manager.
Olla Auryna : Peranan Pengendalian Intern Piutang Dalam Meminimalkan Kerugian Pada PT. Federal International Finance FIF Cabang Medan, 2009
USU Repository © 2008
6. Keterlambatan pembayaran angsuran.
Untuk menanggulangi resiko ini, PT. Federal International Finance menciptakan program pemberian hadiah kepada konsumen yang membayar
tepat waktu setiap 6 bulan sekali. 7.
Ketidakmampuan konsumen mambayar angsuran. Apabila konsumen menunggak lebih dari 3 tiga bulan maka bagian remedial
akan melakukan pendekatan persuasive kepada konsumen yang menunggak. Apabila tidak berhasil, maka diambil tindakan penarikan fisik sepeda motor
Honda. Sepeda motor Honda tarikan akan ditawarkan kepada konsumen untuk melakukan pelunasan terhadap piutangnya. Bila konsumen juga tidak sanggup
maka barang jaminan akan dijual dan dilakukan penghitungan pelunasan. 8.
Persekongkolan konsumen yang menunggak dengan remedial. Untuk mengantisipasi resiko ini adalah tugas bagian internal auditor dan
bagian piutang untuk memastuikan mengapa bagian remedial tidak berhasil melakukan penarikan. Untuk kasus-kasus khusus maka PT. Federal
International Finance akan menyewa “debt collector” untuk menyelesaikan masalah dengan konsumen yang “bandel”.
c. Informasi dan Komunikasi
