Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini yang merupakan diagram alir dokumen flowmap prosedur penjualan produk:
Flowmap Penjualan produk Kasir
Pegawai Toko Konsumen
Nota Penjualan
1 pembuatan
nota penjualan
A1 Label produk
Pengecekan daftar
produk
Label Produk tidak ada
Keterangan : A1 : Arsip Nota Penjualan Untuk Kasir.
A4 :
Arsip stok Produk
tersedia
Label produk tidak
tersedia Tidak
Ya
2 Nota
penjualan 1
Nota penjualan
2 Label
Produk tidak tersedia
Label produk ada
Label Produk
tersedia
Update buku
stok Daftar stok
Buku Stok Nota
penjualan 2
A4 Validasi
Nota Penjualan
1
Nota penjualan
Nota Penjualan
1 Nota
Penjualan 1
2 Daftar stok
Barang A4
Pengecekan warna
cocok Label produk
ada
Label Produk tidak ada
Tidak Ya
Gambar 3.1 Flowmap Penjualan Produk
3.1.2.2 Prosedur Pemesanan Produk
Prosedur pemesan produk yang berjalan di Umi Collection adalah sebagai berikut :
1. konsumen memberikan daftar produk ke pegawai toko 2. pegawai toko akan mengecek apakah produk order tersebut dapat di pesan.
a. apabila tidak bisa maka pegawai toko akan mengembalikan daftar order ke konsumen.
b. apabila ya maka pegawai toko akan memberikan daftar order ke pemilik untuk di setujui apabila tidak maka pemilik akan mengembalikan daftar
order ke konsumen, apabila ya maka pemilik akan mencatat produk order dari daftar order konsumen.
3. Pemilik akan memberikan daftar order konsumen ke pegawai toko untuk pembuatan nota dan daftar order ke supplier.
4. Pegawai toko akan membuat nota rangkap dua yang akan diberikan ke konsumen dan ke kasir.
5. Supplier menerima daftar order dari pemilik toko untuk selanjutnya disiapkan order tersebut.
6. Setelah selesai supplier akan memberikan daftar order kepemilik. 7. Pemilik akan mengecek apakah produk sesuai dengan order atau tidak apabila
sesuai maka order diberikan ke kasir sedangkan apabila order tidak sesuai maka pemilik akan memberikan kembali order ke supplier.
8. Apabila produk sudah selesai maka konsumen akan memberikan nota ke kasir untuk melakukan validasi antara daftar order nota1 dan nota 2.
Konsumen pegawai toko
Pemilik Supplier
kasir Daftar produk
yang akan dipesan
Daftar produk yang akan
dipesan Pengecekan
Daftar produk
Tersedia ? Daftar produk
yang akan dipesan
Ya Setuju ?
Daftar produk yang akan
dipesan Tidak
Daftar produk yang tidak di
setujui Persetujuan
Pengadaan Produk
Pesanan
Daftar produk yang akan
dipesan Daftar produk
yang akan dipesan
Ya Daftar produk
yang akan dipesan
Daftar produk yang akan
dipesan Tidak
Daftar produk yang akan
dipesan salinan daftar
pesanan Daftar produk
Hasil Pesanan
1 Nota 2
Nota
Pengecekan produk Hasil
Pesanan Daftar produk
Hasil Pesanan Produksi
Pesanan
Daftar Produk Pesanan Hasil
Pengecekan sesuai
Ya Tidak
Daftar produk Pesanan Hasil
Pengecekan Buat nota
pesanan 1
Nota
2 Nota
Validasi 1
Nota
2 Nota
A1 1 Nota
sudah di validasi
salinan daftar pesanan
salinan daftar
pesanan
Gambar 3.2 Flowmap Pemesanan Produk
Keterangan :
A1 : Arsip Penjualan Untuk Toko.
3.1.2.3 Prosedur Laporan Penjualan Harian
Prosedur laporan penjualan harian yang sedang berjalan di Toko Umi Collection adalah sebagai berikut:
1. Kasir mengambil nota penjualan dan buku penjualan 2. Kasir memeriksa nota penjualan dan mencatat di buku penjualan.
3. Nota penjualan yang sudah diperiksa disimpan oleh kasir, sedangkan buku penjualan yang sudah dicatat diberikan kepada pemilik toko untuk disahkan.
4. Buku penjualan diperiksa dan disahkan oleh pemilik toko kemudian ditandatangani oleh pemilik toko, buku penjualan dijadikan laporan penjualan.
5. Buku yang sudah disahkan di kembalikan ke kasir Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini yang
merupakan diagram alir dokumen flow map prosedur penjualan.
Buku penjualan yang sudah disahkan
Kasir Pemilik
Pemeriksaan Nota Penjualan dan Pencatatan Buku Penjualan
Buku penjualan yang sudah dicatat
Nota penjualan
A3 Nota penjualan yang
sudah diperiksa Buku penjualan yang
sudah dicatat
Pengesahan
A2
Flow Map Laporan Penjualan
Buku penjualan
Update Buku Penjualan
Buku penjualan yang sudah disah
kan Buku penjualan
yang sudah di sahkan
Gambar 3.3 Flowmap Laporan Penjualan Harian
Keterangan :
A2 : Arsip Laporan Penjualan Untuk Pemilik Toko. A3 : Arsip Nota Penjualan Yang Sudah di Periksa.
3.1.2.4 Prosedur Pengadaan Produk
Adapun prosedur pegadaan produk pada Umi Collection adalah sebagai berikut :
1. Pegawai toko melakukan pengecekan stok produk. 2. Jika stok produk sudah kurang dari tiga, maka pegawai toko memberitahukan
kepada pemilik toko bahwa stok produk sudah sedikit. 3. Pemilik toko melakukan pemesanan kepada supplier
4. Supplier melakukan pengiriman produk ke Toko Umi Collection. 5. Pemilik toko melakukan pengecekan apakah produk yang diterima sesuai atau
tidak dengan produk yang dipesan oleh pemilik, jika tidak sesuai pemilik Toko Umi Collection akan mengembalikan produk ordernya kepada supplier,
jika produk yang diterima sesuai maka pemilik Toko Umi Collection membuat daftar stok pengadaan baru.
6. Pemilik toko memberikan daftar stok pengadaan baru ke pegawai tokopegawai toko.
7. Pegawai toko akan memeriksa daftar stok pengadaan baru dan daftar stok pengadaan lama untuk mengupdate Produk stok.
Gambaran prosedur pengadaan produk Umi Collection dapat dilihat pada gambar Flow Map 3.3.
Daftar Stok Produk yang
lebih dari 3
Pemilik Pegawai toko
Daftar stok produk
Pengecekan Stok produk
Flow Map Pengadaan produk Supplier
Daftar Stok Produk kurang
dari 3 Daftar stok
Produk yang kurang dari 3
Tidak Ya
Daftar pengadaan Produk yang
masih kosong Stok Produk
yang kurang dari 3
Pembuatan Daftar Pengadaan Produk
Daftar pengadaan produk
Daftar Stok Produk yang kurang dari 3
Daftar pengadaan Produk
Update stok produk baru
Daftar Stok Produk Baru yang telah di
update A4
A4
kwitansi pembelian
Produk kwitansi
pembelian produk
Daftar pengadaan produk dengan stok
baru
Daftar pengadaan produk dengan stok
baru A5
Daftar Stok produk yang kurang dari 3
Pembuatan Kuitansi
Pengecekan produk
pesanan Sesuai
Tidak Daftar
produk tidak sesuai
Daftar Produk
tidak sesuai
kwitansi pembelian
produk A6
Ya Pembuatan
Pengadaan produk dengan
stok baru Daftar pengadaan
produk dengan stok baru
Daftar Stok Produk yang kurang dari 3
Daftar pengadaan Produk
1 2
1 2
Gambar 3.4 Flowmap Prosedur Pengadaan Produk
A5 = Arsip Pengadaan Produk
A6 = Kwitansi Konsumen Produk
3.1.2.5 Prosedur Retur Produk
Prosedur retur produk yang ada di Umi Collection adalah sebagai berikut : 1. Konsumen memberikan nota order kepada pegawai toko
2. Pegawai toko melakukan pengecekan syarat retur. Syarat retur :
a. Retur produk akan di 3 hari dari order produk dan dilayani sesuai jam operasional kerja.
b. Apabila ada perjanjian antara pembeli dan pemilik maka retur akan tetap dilayani walaupun lebih dari 3 hari.
c. Produk yang diretur apabila produk tidak sesuai warna dan cacat produk.
d. konsumen berhak memilih produk lain apabila produk yang diretur tidak ada atau habis stok dengan syarat sesuai dengan harga atau
uang akan di kembalikan. Apakah produk yang dilaporkan memenuhi syarat untuk retur atau tidak.
a. Jika tidak memenuhi syarat pegawai toko akan mengembalikan nota kepada konsumen.
b. Jika memenuhi syarat retur pegawai toko akan memberikan nota kepada pemilik.
3. Pemilik akan melakukan pengecekan produk dan memberikan usulan retursolusi kepada konsumen.
4. Konsumen akan melakukan persetujuan retursolusi sampai tercapai kesepakatan.
5. Jika telah didapat persetujuan dari konsumen. Pemilik akan memberikan usulan retursolusi ke konsumen .
6. Apabila solusi di terima konsumen maka, maka konsumen akan mengecek produk yang akan di retur.
7. Jika produk benar maka kasir akan membuat nota retur rangkap dua untuk konsumen dan kasir untuk di arsipkan.
Prosedur retur produk dapat dilihat pada gambar 3.4.
Konsumen Pegawai toko
Pemilik
Nota Pembelian Produk
Nota Pembelian Produk
Pengecekan syarat retur
Memenuhi syarat ?
Nota Pembelian Produk yang tidak
memenuhi syarat Nota Pembelian
Produk Ya
Tidak Nota Pembelian
produk yang tidak memenuhi syarat
Nota Pembelian Produk
Pengecekan Produk dan
Usulan Retur Usulan Retur
Usulan Retur
Persetujuan Retur
Setuju
Usulan Retur Tidak
Ya
2 Nota Retur 1 Nota Retur
2 Nota Retui
1 Nota ReturSolusi A7
Kasir
Usulan Retur
Pembutan nota retur
Usulan Retur
Gambar 3.5 Flowmap Retur Produk
Keterangan : A7 : Arsip Nota ReturSolusi
3.1.3 Aturan Bisnis Pada Toko Umi Collection
Aturan-aturan bisnis yang berjalan di Toko Umi Collection adalah :
1. Pengiriman
a. Pengiriman di toko tidak ada karena konsumen datang langsung ke toko. b. Toko online hanya dilakukan di wilayah Indonesia yang bisa dijangkau
dengan jasa pengiriman di Indonesia, pengiriman akan di kirim oleh umi collection pada jam kerja umi collection apabila ada yang memesan
produk di atas jam 13.00 dengan asumsi sudah membayar maka pengiriman akan dilakukan esok harinya berdasarkan jam buka
operasional jasa pengiriman.
c. Kesimpulannya pengiriman dilakukan di wilayah Indonesia yang bisa dijangkau oleh jasa pengiriman di Indonesia dan untuk order di toko
konsumen datang langsung ke toko.
2. Diskon a. Di toko untuk konsumen yang order di atas Rp. 300.000 maka akan
mendapatkan potongan 5 .
b. Di toko online untuk konsumen yang order di atas Rp. 300.000 maka akan mendapatkan potongan 5
belum di tambah dengan biaya pengiriman.
c. Kesimpulanya semua order di atas Rp. 300.000 akan mendapatkan diskon 5
3. Order
a. Di toko apabila ada konsumen yang membeli secara bersamaan dan produk yang ada hanya satu maka konsumen yang pertama membayar
yang akan mendapatkan produk.
b. Di toko online apabila ada konsumen yang membeli secara bersamaan dan stok produk yang ada terbatas maka konsumen yang pertama check out
keranjang yang akan mendapatkan produk.
c. Kesimpulanya konsumen yang pertama kali membayar akan mendapatkan produknya di toko dan konsumen yang pertama kali check out keranjang
yang mendapatkan produknya. 4. Retur
a. Di toko konsumen berhak mengajukan retur apabila produk yang diterima konsumen tidak sesuai warna dan cacat produk, apabila produk yang akan
di retur tidak ada yang sama dengan produk yang akan diretur maka konsumen berhak memilih produk yang lain dan sesuai dengan harga
produk yang akan di retur atau uang akan dikembalikan jika produk yang
dibeli sudah dikembalikan atau diterima kembali oleh pihak toko.
b. Di toko online produk yang akan diretur bisa diretur apabila produk sudah diterima oleh konsumen, konfirmasi retur maksimal 1 hari untuk
konfirmasi Ongkos kirim pengembalian produk retur ke toko umi
Collection ditanggung sepenuhnya oleh konsumen, sedangkan ongkos pengiriman ke konsumen ditanggung oleh pihak Umi Collection sebagai
kompensasi kesalahan toko.
Syarat retur di toko online adalah sebagai berikut:
1. Produk cacat. 2. Produk tidak sesuai gambar.
3. Warna produk tidak sesuai dengan gambar. 4. Kesalahan pengiriman produk oleh umi collection.
c. Kesimpulanya retur yang berlaku di umi collection berdasarkan kondisi
dan ada solusi yang di tawarkan. 5. Waktu
a. Jam buka toko umi collection adalah jam 09.00 sampai jam 17.00 sehingga apabila ada konsumen membeli di luar jam tersebut konsumen
tersebut tidak akan dilayani, hari libur umi collection di sesuaikan dengan hari libur besar umat muslim. Min 3 dari hari raya idul adha dan min 7
dari hari raya idul fitri. b. Sedangkan jam buka toko umi collection online adalah 24 jam sehingga
konsumen dapat membeli produk di jam tersebut namun untuk pelayanan toko online adalah jam 09.00 sampai jam 17.00, pelayanan tidak dilayani
saat hari besar umat muslim. c. Kesimpulan manajemen waktu yang ada di umi collection sudah cukup.
6. Pembayaran a. Pembayaran produk di toko Umi Collection dilakukan pada saat
pengambilan produk b. Pembayaran di toko online Umi Collection maksimal 3 hari dari tanggal
pemesanan, apabila melebihi ketentuan, data order tersebut akan dibatalkan.
7. Manajemen stok a. Apabila stok di toko Umi Collection kurang dari 3 maka pegawai akan
memberitahu pemilik untuk menyediakan stok kembali. b. Apabila stok di toko online stok berkurang pada saat member check out
keranjang dan apabila member tidak membayar lebih dari 3 hari dari ordernya maka data order tersebut akan dibatalkan.
c. Manajemen stok umi sudah bagus sehingga stok yang ada tetap terjaga.
3.1.4 Analisis Metode Smart Recommendation System
Sistem rekomendasi merupakan sistem yang bertujuan memperkirakan informasi yang menarik bagi penggunanya dan juga membantu calon konsumen
dalam memutuskan produk apa saja yang akan dibelinya, sehingga dengan adanya sistem rekomendasi di harapkan mampu membatu konsumen dalam memilih sesuatu
dengan cepat dan efisien, sebelum adanya sistem rekomendasi konsumen butuh waktu yang lama untuk memilih produk bahkan dengan banyaknya informasi yang
beredar di internet terkadang konsumen mendapatkan informasi yang di carinya tidak sesuai yang di harapkan.
Dengan adanya Smart Recommendation System Sistem Rekomendasi Cerdas diharapkan permasalahan di atas bisa diatasi. Sistem rekomendasi adalah salah satu
aplikasi sebagai pengolah dari banyaknya informasi yang tersedia diinternat. Misalnya, konsumen sering berdiskusi tentang produk favorit, dari hasil diskusi
tersebut tidak sedikit dari konsumen yang memiliki kesukaan terhadap produk yang sama, jadi setiap orang cenderung memiliki tingkat kesukaan terhadap sesuatu yang
sama. Hal inilah yang memunculkan adanya sistem rekomendasi.
3.1.4.1 Penerapan Sistem Rekomendasi Cerdas Item Based
Contoh perhitungan rekomendasi dengan Collaborative Filtering akan dijelaskan dengan contoh kasus sebagai berikut. E-commerce Umi Collection
memiliki 11 orang pelanggan, yaitu Ochi, Ara, Gery, Ine, Ina , Amery, Julie, Iyas, Tia, Sinta, dan Afika. Toko tersebut menjual 6 produk, yaitu: Kerudung, Ciput,
Blouse, Rok, Mangset, dan Gamis. Tabel 3.1 menunjukkan contoh rating berdasarkan order penjualan yang terjadi. Nilai 1 menunjukkan pelanggan mengklik detail produk
dan nilai 2 menunjukkan pelanggan membeli produk tersebut. Sistem akan memberikan rekomendasi produk untuk Ochi.
Tabel 3.1. Contoh Pemberian Rating
Pelanggan Produk
kerudung ciput Blouse Rok
Mangset Gamis
Ochi 1
1 2
Ara 2
2 2
2 2
Gery 1
1 2
2 Ine
2 1
1 Ina
2 2
1 2
2 1
Amery 2
2 2
2 Julie
2 1
2 1
2 Iyas
2 2
2 2
2 2
Tia 1
1 1
1 1
1 Sinta
1 2
1 2
Afika 2
1 2
2 1
Perhitungan pertama yang dilakukan adalah menghitung similarity Simatau tingkat kesamaan antara Ochi dengan pelanggan lain. Hitung distance Dis untuk
setiap produk yang sama dengan produk Ochi dengan Dis = nilaiproduk
person
- nilaiproduk
otherperson
2
Dimana: nilaiproduk
person
= nilai dari produk orang yang akan diberikan rekomendasi nilaiproduk
otherperson
= nilai dari produk orang yang akan dibandingkan. Dis dari setiap produk yang sama akan dijumlahkan untuk menghitung SIm
dengan Menggunakan Simotherperson = 1 1 + jumlah Dis Contoh perhitungan Sim untuk setiap produk antara Ochi dan Ara:
1. Perhitungan Dis untuk produk Kerudung Dis1 = = 1
− 2
2
= −1
2
= 1 2. Perhitungan Dis untuk produk ciput Dis2 =
1 − 2
2
= −1
2
= 1 3. Perhitungan SimAra