Analisis Masalah Aturan Bisnis Pada Toko Umi Collection

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini yang merupakan diagram alir dokumen flowmap prosedur penjualan produk: Flowmap Penjualan produk Kasir Pegawai Toko Konsumen Nota Penjualan 1 pembuatan nota penjualan A1 Label produk Pengecekan daftar produk Label Produk tidak ada Keterangan : A1 : Arsip Nota Penjualan Untuk Kasir. A4 : Arsip stok Produk tersedia Label produk tidak tersedia Tidak Ya 2 Nota penjualan 1 Nota penjualan 2 Label Produk tidak tersedia Label produk ada Label Produk tersedia Update buku stok Daftar stok Buku Stok Nota penjualan 2 A4 Validasi Nota Penjualan 1 Nota penjualan Nota Penjualan 1 Nota Penjualan 1 2 Daftar stok Barang A4 Pengecekan warna cocok Label produk ada Label Produk tidak ada Tidak Ya Gambar 3.1 Flowmap Penjualan Produk

3.1.2.2 Prosedur Pemesanan Produk

Prosedur pemesan produk yang berjalan di Umi Collection adalah sebagai berikut : 1. konsumen memberikan daftar produk ke pegawai toko 2. pegawai toko akan mengecek apakah produk order tersebut dapat di pesan. a. apabila tidak bisa maka pegawai toko akan mengembalikan daftar order ke konsumen. b. apabila ya maka pegawai toko akan memberikan daftar order ke pemilik untuk di setujui apabila tidak maka pemilik akan mengembalikan daftar order ke konsumen, apabila ya maka pemilik akan mencatat produk order dari daftar order konsumen. 3. Pemilik akan memberikan daftar order konsumen ke pegawai toko untuk pembuatan nota dan daftar order ke supplier. 4. Pegawai toko akan membuat nota rangkap dua yang akan diberikan ke konsumen dan ke kasir. 5. Supplier menerima daftar order dari pemilik toko untuk selanjutnya disiapkan order tersebut. 6. Setelah selesai supplier akan memberikan daftar order kepemilik. 7. Pemilik akan mengecek apakah produk sesuai dengan order atau tidak apabila sesuai maka order diberikan ke kasir sedangkan apabila order tidak sesuai maka pemilik akan memberikan kembali order ke supplier. 8. Apabila produk sudah selesai maka konsumen akan memberikan nota ke kasir untuk melakukan validasi antara daftar order nota1 dan nota 2. Konsumen pegawai toko Pemilik Supplier kasir Daftar produk yang akan dipesan Daftar produk yang akan dipesan Pengecekan Daftar produk Tersedia ? Daftar produk yang akan dipesan Ya Setuju ? Daftar produk yang akan dipesan Tidak Daftar produk yang tidak di setujui Persetujuan Pengadaan Produk Pesanan Daftar produk yang akan dipesan Daftar produk yang akan dipesan Ya Daftar produk yang akan dipesan Daftar produk yang akan dipesan Tidak Daftar produk yang akan dipesan salinan daftar pesanan Daftar produk Hasil Pesanan 1 Nota 2 Nota Pengecekan produk Hasil Pesanan Daftar produk Hasil Pesanan Produksi Pesanan Daftar Produk Pesanan Hasil Pengecekan sesuai Ya Tidak Daftar produk Pesanan Hasil Pengecekan Buat nota pesanan 1 Nota 2 Nota Validasi 1 Nota 2 Nota A1 1 Nota sudah di validasi salinan daftar pesanan salinan daftar pesanan Gambar 3.2 Flowmap Pemesanan Produk Keterangan : A1 : Arsip Penjualan Untuk Toko.

3.1.2.3 Prosedur Laporan Penjualan Harian

Prosedur laporan penjualan harian yang sedang berjalan di Toko Umi Collection adalah sebagai berikut: 1. Kasir mengambil nota penjualan dan buku penjualan 2. Kasir memeriksa nota penjualan dan mencatat di buku penjualan. 3. Nota penjualan yang sudah diperiksa disimpan oleh kasir, sedangkan buku penjualan yang sudah dicatat diberikan kepada pemilik toko untuk disahkan. 4. Buku penjualan diperiksa dan disahkan oleh pemilik toko kemudian ditandatangani oleh pemilik toko, buku penjualan dijadikan laporan penjualan. 5. Buku yang sudah disahkan di kembalikan ke kasir Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini yang merupakan diagram alir dokumen flow map prosedur penjualan. Buku penjualan yang sudah disahkan Kasir Pemilik Pemeriksaan Nota Penjualan dan Pencatatan Buku Penjualan Buku penjualan yang sudah dicatat Nota penjualan A3 Nota penjualan yang sudah diperiksa Buku penjualan yang sudah dicatat Pengesahan A2 Flow Map Laporan Penjualan Buku penjualan Update Buku Penjualan Buku penjualan yang sudah disah kan Buku penjualan yang sudah di sahkan Gambar 3.3 Flowmap Laporan Penjualan Harian Keterangan : A2 : Arsip Laporan Penjualan Untuk Pemilik Toko. A3 : Arsip Nota Penjualan Yang Sudah di Periksa.

3.1.2.4 Prosedur Pengadaan Produk

Adapun prosedur pegadaan produk pada Umi Collection adalah sebagai berikut : 1. Pegawai toko melakukan pengecekan stok produk. 2. Jika stok produk sudah kurang dari tiga, maka pegawai toko memberitahukan kepada pemilik toko bahwa stok produk sudah sedikit. 3. Pemilik toko melakukan pemesanan kepada supplier 4. Supplier melakukan pengiriman produk ke Toko Umi Collection. 5. Pemilik toko melakukan pengecekan apakah produk yang diterima sesuai atau tidak dengan produk yang dipesan oleh pemilik, jika tidak sesuai pemilik Toko Umi Collection akan mengembalikan produk ordernya kepada supplier, jika produk yang diterima sesuai maka pemilik Toko Umi Collection membuat daftar stok pengadaan baru. 6. Pemilik toko memberikan daftar stok pengadaan baru ke pegawai tokopegawai toko. 7. Pegawai toko akan memeriksa daftar stok pengadaan baru dan daftar stok pengadaan lama untuk mengupdate Produk stok. Gambaran prosedur pengadaan produk Umi Collection dapat dilihat pada gambar Flow Map 3.3. Daftar Stok Produk yang lebih dari 3 Pemilik Pegawai toko Daftar stok produk Pengecekan Stok produk Flow Map Pengadaan produk Supplier Daftar Stok Produk kurang dari 3 Daftar stok Produk yang kurang dari 3 Tidak Ya Daftar pengadaan Produk yang masih kosong Stok Produk yang kurang dari 3 Pembuatan Daftar Pengadaan Produk Daftar pengadaan produk Daftar Stok Produk yang kurang dari 3 Daftar pengadaan Produk Update stok produk baru Daftar Stok Produk Baru yang telah di update A4 A4 kwitansi pembelian Produk kwitansi pembelian produk Daftar pengadaan produk dengan stok baru Daftar pengadaan produk dengan stok baru A5 Daftar Stok produk yang kurang dari 3 Pembuatan Kuitansi Pengecekan produk pesanan Sesuai Tidak Daftar produk tidak sesuai Daftar Produk tidak sesuai kwitansi pembelian produk A6 Ya Pembuatan Pengadaan produk dengan stok baru Daftar pengadaan produk dengan stok baru Daftar Stok Produk yang kurang dari 3 Daftar pengadaan Produk 1 2 1 2 Gambar 3.4 Flowmap Prosedur Pengadaan Produk A5 = Arsip Pengadaan Produk A6 = Kwitansi Konsumen Produk

3.1.2.5 Prosedur Retur Produk

Prosedur retur produk yang ada di Umi Collection adalah sebagai berikut : 1. Konsumen memberikan nota order kepada pegawai toko 2. Pegawai toko melakukan pengecekan syarat retur. Syarat retur : a. Retur produk akan di 3 hari dari order produk dan dilayani sesuai jam operasional kerja. b. Apabila ada perjanjian antara pembeli dan pemilik maka retur akan tetap dilayani walaupun lebih dari 3 hari. c. Produk yang diretur apabila produk tidak sesuai warna dan cacat produk. d. konsumen berhak memilih produk lain apabila produk yang diretur tidak ada atau habis stok dengan syarat sesuai dengan harga atau uang akan di kembalikan. Apakah produk yang dilaporkan memenuhi syarat untuk retur atau tidak. a. Jika tidak memenuhi syarat pegawai toko akan mengembalikan nota kepada konsumen. b. Jika memenuhi syarat retur pegawai toko akan memberikan nota kepada pemilik. 3. Pemilik akan melakukan pengecekan produk dan memberikan usulan retursolusi kepada konsumen. 4. Konsumen akan melakukan persetujuan retursolusi sampai tercapai kesepakatan. 5. Jika telah didapat persetujuan dari konsumen. Pemilik akan memberikan usulan retursolusi ke konsumen . 6. Apabila solusi di terima konsumen maka, maka konsumen akan mengecek produk yang akan di retur. 7. Jika produk benar maka kasir akan membuat nota retur rangkap dua untuk konsumen dan kasir untuk di arsipkan. Prosedur retur produk dapat dilihat pada gambar 3.4. Konsumen Pegawai toko Pemilik Nota Pembelian Produk Nota Pembelian Produk Pengecekan syarat retur Memenuhi syarat ? Nota Pembelian Produk yang tidak memenuhi syarat Nota Pembelian Produk Ya Tidak Nota Pembelian produk yang tidak memenuhi syarat Nota Pembelian Produk Pengecekan Produk dan Usulan Retur Usulan Retur Usulan Retur Persetujuan Retur Setuju Usulan Retur Tidak Ya 2 Nota Retur 1 Nota Retur 2 Nota Retui 1 Nota ReturSolusi A7 Kasir Usulan Retur Pembutan nota retur Usulan Retur Gambar 3.5 Flowmap Retur Produk Keterangan : A7 : Arsip Nota ReturSolusi

3.1.3 Aturan Bisnis Pada Toko Umi Collection

Aturan-aturan bisnis yang berjalan di Toko Umi Collection adalah :

1. Pengiriman

a. Pengiriman di toko tidak ada karena konsumen datang langsung ke toko. b. Toko online hanya dilakukan di wilayah Indonesia yang bisa dijangkau dengan jasa pengiriman di Indonesia, pengiriman akan di kirim oleh umi collection pada jam kerja umi collection apabila ada yang memesan produk di atas jam 13.00 dengan asumsi sudah membayar maka pengiriman akan dilakukan esok harinya berdasarkan jam buka operasional jasa pengiriman. c. Kesimpulannya pengiriman dilakukan di wilayah Indonesia yang bisa dijangkau oleh jasa pengiriman di Indonesia dan untuk order di toko konsumen datang langsung ke toko. 2. Diskon a. Di toko untuk konsumen yang order di atas Rp. 300.000 maka akan mendapatkan potongan 5 . b. Di toko online untuk konsumen yang order di atas Rp. 300.000 maka akan mendapatkan potongan 5 belum di tambah dengan biaya pengiriman. c. Kesimpulanya semua order di atas Rp. 300.000 akan mendapatkan diskon 5

3. Order

a. Di toko apabila ada konsumen yang membeli secara bersamaan dan produk yang ada hanya satu maka konsumen yang pertama membayar yang akan mendapatkan produk. b. Di toko online apabila ada konsumen yang membeli secara bersamaan dan stok produk yang ada terbatas maka konsumen yang pertama check out keranjang yang akan mendapatkan produk. c. Kesimpulanya konsumen yang pertama kali membayar akan mendapatkan produknya di toko dan konsumen yang pertama kali check out keranjang yang mendapatkan produknya. 4. Retur a. Di toko konsumen berhak mengajukan retur apabila produk yang diterima konsumen tidak sesuai warna dan cacat produk, apabila produk yang akan di retur tidak ada yang sama dengan produk yang akan diretur maka konsumen berhak memilih produk yang lain dan sesuai dengan harga produk yang akan di retur atau uang akan dikembalikan jika produk yang dibeli sudah dikembalikan atau diterima kembali oleh pihak toko. b. Di toko online produk yang akan diretur bisa diretur apabila produk sudah diterima oleh konsumen, konfirmasi retur maksimal 1 hari untuk konfirmasi Ongkos kirim pengembalian produk retur ke toko umi Collection ditanggung sepenuhnya oleh konsumen, sedangkan ongkos pengiriman ke konsumen ditanggung oleh pihak Umi Collection sebagai kompensasi kesalahan toko. Syarat retur di toko online adalah sebagai berikut:

1. Produk cacat. 2. Produk tidak sesuai gambar.

3. Warna produk tidak sesuai dengan gambar. 4. Kesalahan pengiriman produk oleh umi collection.

c. Kesimpulanya retur yang berlaku di umi collection berdasarkan kondisi dan ada solusi yang di tawarkan. 5. Waktu a. Jam buka toko umi collection adalah jam 09.00 sampai jam 17.00 sehingga apabila ada konsumen membeli di luar jam tersebut konsumen tersebut tidak akan dilayani, hari libur umi collection di sesuaikan dengan hari libur besar umat muslim. Min 3 dari hari raya idul adha dan min 7 dari hari raya idul fitri. b. Sedangkan jam buka toko umi collection online adalah 24 jam sehingga konsumen dapat membeli produk di jam tersebut namun untuk pelayanan toko online adalah jam 09.00 sampai jam 17.00, pelayanan tidak dilayani saat hari besar umat muslim. c. Kesimpulan manajemen waktu yang ada di umi collection sudah cukup. 6. Pembayaran a. Pembayaran produk di toko Umi Collection dilakukan pada saat pengambilan produk b. Pembayaran di toko online Umi Collection maksimal 3 hari dari tanggal pemesanan, apabila melebihi ketentuan, data order tersebut akan dibatalkan. 7. Manajemen stok a. Apabila stok di toko Umi Collection kurang dari 3 maka pegawai akan memberitahu pemilik untuk menyediakan stok kembali. b. Apabila stok di toko online stok berkurang pada saat member check out keranjang dan apabila member tidak membayar lebih dari 3 hari dari ordernya maka data order tersebut akan dibatalkan. c. Manajemen stok umi sudah bagus sehingga stok yang ada tetap terjaga.

3.1.4 Analisis Metode Smart Recommendation System

Sistem rekomendasi merupakan sistem yang bertujuan memperkirakan informasi yang menarik bagi penggunanya dan juga membantu calon konsumen dalam memutuskan produk apa saja yang akan dibelinya, sehingga dengan adanya sistem rekomendasi di harapkan mampu membatu konsumen dalam memilih sesuatu dengan cepat dan efisien, sebelum adanya sistem rekomendasi konsumen butuh waktu yang lama untuk memilih produk bahkan dengan banyaknya informasi yang beredar di internet terkadang konsumen mendapatkan informasi yang di carinya tidak sesuai yang di harapkan. Dengan adanya Smart Recommendation System Sistem Rekomendasi Cerdas diharapkan permasalahan di atas bisa diatasi. Sistem rekomendasi adalah salah satu aplikasi sebagai pengolah dari banyaknya informasi yang tersedia diinternat. Misalnya, konsumen sering berdiskusi tentang produk favorit, dari hasil diskusi tersebut tidak sedikit dari konsumen yang memiliki kesukaan terhadap produk yang sama, jadi setiap orang cenderung memiliki tingkat kesukaan terhadap sesuatu yang sama. Hal inilah yang memunculkan adanya sistem rekomendasi.

3.1.4.1 Penerapan Sistem Rekomendasi Cerdas Item Based

Contoh perhitungan rekomendasi dengan Collaborative Filtering akan dijelaskan dengan contoh kasus sebagai berikut. E-commerce Umi Collection memiliki 11 orang pelanggan, yaitu Ochi, Ara, Gery, Ine, Ina , Amery, Julie, Iyas, Tia, Sinta, dan Afika. Toko tersebut menjual 6 produk, yaitu: Kerudung, Ciput, Blouse, Rok, Mangset, dan Gamis. Tabel 3.1 menunjukkan contoh rating berdasarkan order penjualan yang terjadi. Nilai 1 menunjukkan pelanggan mengklik detail produk dan nilai 2 menunjukkan pelanggan membeli produk tersebut. Sistem akan memberikan rekomendasi produk untuk Ochi. Tabel 3.1. Contoh Pemberian Rating Pelanggan Produk kerudung ciput Blouse Rok Mangset Gamis Ochi 1 1 2 Ara 2 2 2 2 2 Gery 1 1 2 2 Ine 2 1 1 Ina 2 2 1 2 2 1 Amery 2 2 2 2 Julie 2 1 2 1 2 Iyas 2 2 2 2 2 2 Tia 1 1 1 1 1 1 Sinta 1 2 1 2 Afika 2 1 2 2 1 Perhitungan pertama yang dilakukan adalah menghitung similarity Simatau tingkat kesamaan antara Ochi dengan pelanggan lain. Hitung distance Dis untuk setiap produk yang sama dengan produk Ochi dengan Dis = nilaiproduk person - nilaiproduk otherperson 2 Dimana: nilaiproduk person = nilai dari produk orang yang akan diberikan rekomendasi nilaiproduk otherperson = nilai dari produk orang yang akan dibandingkan. Dis dari setiap produk yang sama akan dijumlahkan untuk menghitung SIm dengan Menggunakan Simotherperson = 1 1 + jumlah Dis Contoh perhitungan Sim untuk setiap produk antara Ochi dan Ara: 1. Perhitungan Dis untuk produk Kerudung Dis1 = = 1 − 2 2 = −1 2 = 1 2. Perhitungan Dis untuk produk ciput Dis2 = 1 − 2 2 = −1 2 = 1 3. Perhitungan SimAra