Struktur Organisasi Unit Perencanaan dan Pengadaan

26

3.1 Struktur Organisasi

RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang direktur yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 3 orang wakil direktur yaitu: 1. Wakil Direktur Bidang Administrasi Umum 2. Wakil Direktur Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan 3. Wakil Direktur Bidang Sumber Daya Manusia dan Pendidikan. Selain itu ada juga Kelompok Jabatan Fungsional yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan serta berbagai instalasi yang bertanggung jawab pada Wakil Direktur. Struktur organisasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dapat dilihat pada Lampiran 1.

3.3 Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan

Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang apoteker dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Bidang Administrasi Umum RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan. Untuk mengoptimalkan kegiatannya, Instalasi Farmasi dibagi menjadi 4 sub instalasi, yaitu: Sub Instalasi Perbekalan, Sub Instalasi Distribusi, Sub Instalasi Administrasi dan Sub Instalasi Farmasi Klinis. Bagan struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUD Dr. Pirngadi Kota Medan dapat dilihat di Lampiran 2.

3.3.1 Sub Instalasi Perbekalan

Sub Instalasi Perbekalan dipimpin oleh seorang apoteker yang mempunyai tugas untuk membantu serta menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara 27 dalam hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit. Sub Instalasi Perbekalan Farmasi dibagi 2 bagian, yaitu :

a. Unit Perencanaan dan Pengadaan

Unit Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas yaitu: 1 Merencanakan seluruh kebutuhan rumah sakit akan perbekalan farmasi yang didasarkan atas data pemakaian periode yang lalu, sisa stok, siklus penyakit dan kemudian ditambahkan sebesar 10. 2 Memesan dan menyediakan permintaan perbekalan farmasi untuk kebutuhan rumah sakit. Proses pengadaan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut:  Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi yang dapat dilihat pada Lampiran 3. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan formulir P1 Lampiran 4 dan menyerahkannya pada unit pengadaan.  Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat pesananorder pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi PBF setelah ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui Direktur Rumah Sakit. Untuk pemesanan obat-obat Askes harus sesuai dengan DPHO Daftar Plafon Harga Obat dan disetujui oleh petugas Askes. Universitas Sumatera Utara 28  Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti; kodein, petidin, fenthanyl, dan morfin sulfat dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan form N-9 Lampiran 5 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada ditempat. Sedangkan obat psikotropika seperti diazepam dan luminal dapat dipesan dari PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 6.  Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur pembelian dan diperiksa oleh petugas gudang. Pada saat penagihan PBF membawa faktur asli beserta kuitansi, surat pesanan, SSP PPh, dan SSP PPN. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh direktur Lampiran 7-13.

b. Unit Gudang