BAGIAN 1 PENGANTAR

BAGIAN 1

PENGANTAR

A. TAHAPAN TAKING THE OWNERSHIP

Sesuai dengan amanah Peraturan Kepala LAN Nomor 13 Tahun 2013 tentang penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV, disebutkan bahwa pejabat struktural eselon IV memainkan peranan yang sangat menentukan dalam menjabarkan visi dan misi instansi ke dalam program-program dan memimpin bawahan dan seluruh stakeholder strategis untuk melaksanakan program-program tersebut secara efektif dan efisien. Tugas ini menuntutnya memiliki kemampuan kepemimpinan operasional yaitu kemampuan dalam menjabarkan visi dan misi instansi ke dalam kegiatan instansi dan kemampuan mempengaruhi pejabat struktural dan fungsional di bawahnya termasuk stakeholder lainnya untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut.

Untuk memenuhi kemampuan tersebut diperlukan diklat kepemimpinan yang tidak hanya membekali peserta dengan kompetensi kepemimpinan tetapi diklat tersebut harus memungkinkan pesertanya mampu menerapkan kompetensi kepemimpinan yang telah dimilikinya melalui pembelajaran merancang dan melaksanakan Proyek Perubahan (Change Project) pada organisasinya. Kemampuan memimpin perubahan inilah yang kemudian menentukan keberhasilan peserta tersebut dalam memperoleh kompetensi yang ingin dibangun dalam penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV.

Proyek perubahan ini dimaksudkan sebagai internalisasi terhadap materi yang diterima selama mengikuti Diklatpim Tingkat IV. Proyek Perubahan harus memiliki keterkaitan yang kuat antara materi yang diberikan selama pembelajaran dengan rencana perubahan yang akan dibuat peserta diklat (disebut Reformer). Selain itu proyek perubahan harus memiliki nilai strategis yang tinggi terutama dalam mengimplementasikan proyek perubahan yang akan dilaksanakan oleh setiap peserta pada lingkup unit eselon IV (lingkup kewenangan para reformer).

Untuk menyelesaikan Proyek Perubahan ini, setiap peserta akan didampingi oleh Coach yang merupakan salah satu tenaga kediklatan yang ditentukan oleh penyelenggara Diklatpim IV. Mentor juga akan ditentukan oleh pemerintah daerah dari masing-masing instansi peserta dan diutamakan adalah atasan langsung peserta. Dalam hal tertentu mentor dapat juga pejabat yang ditunjuk oleh institusinya untuk berperan sebagai mentor.

B. TAHAPAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP LABORATORY) Sebagai tindak lanjut tahapan merancang proyek perubahan yang telah dilaksanakan oleh peserta pada saat Breakthrough I (Taking The Ownership) dilanjutkan dengan tahapan implementasi proyek perubahan. Tahap pembelajaran ini mengarahkan peserta untuk menerapkan dan menguji kapasitas kepemimpinannya dalam mengeksekusi proyek perubahan yang dituangkan dalam dokumen pelaksanaan proyek dan telah mendapatkan persetujuan dari atasan langsungnya (mentor). Tahapan ini disebut pula sebagai Laboratorium Kepemimpinan (Leadership Laboratory) di mana peserta kembali ke tempat kerjanya (off campus) dan memimpin implementasi Proyek Perubahan yang telah dibuatnya. Organisasi/instansi masing-masing peserta merupakan laboratorium dalam menguji kapasitas kepemimpinan peserta terkait proyek perubahan yang telah direncanakan.

Dalam melakukan implementasi Proyek Perubahan ini peserta akan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki, termasuk di dalamnya adalah

meyakinkan stakeholders terkait, untuk memberikan dukungan dan partisipasi terhadap proyek perubahan yang tengah dilaksanakan oleh peserta (reformer).Untuk menyelesaikan Implementasi Proyek Perubahan ini, sama halnya pada saat tahap merancang proyek perubahan setiap peserta akan mendapatkan pemantauan dan bimbingan dari atasan langsungnya selaku mentor atau dalam hal tertentu dapat orang yang ditunjuk oleh institusinya untuk berperan sebagai mentor. Selama tahapan laboratorium kepemimpinan ini, peserta juga tetap dipantau oleh Coach yang telah ditetapkan pada tahapan sebelumnya. Coach akan memberikan bimbingan kepada peserta selama tahapan implementasi proyek perubahan.

PERAN DAN TUGAS MENTOR, COACH DAN PESERTA DIKLAT

Pada tahap Taking The Ownership dan Leadership Laboratory, mentor memiliki peran yang sangat strategis untuk mempersiapkan dan mengimplementasikan Proyek Perubahan. Selain itu, mentor berperan dalam membangun kapasitas kepemimpinan dan manajerial peserta yang akan dibimbingnya. Di samping mentor, peserta juga akan mendapatkan dukungan dari Coach yang telah ditetapkan sebelumnya.

A. MENTOR

Secara umum peran dan tugas mentor adalah:

 Bertindak sebagai pembimbing peserta berdasarkan sikap profesionalisme;  Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (disebut Reformer) dalam

mempersiapkan proposal Proyek Perubahan yang akan dilakukan;

 Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi yang memerlukan terapi melalui proyek perubahan;

 Membantu peserta diklat (Reformer) dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan;  Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas kepada peserta diklat (Reformer);  Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan dan persetujuan atas

dokumen proposal proyek perubahan yang diajukan oleh peserta diklat (Reformer);

 Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (Reformer) dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan;

 Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat (Reformer) dalam mendayagunakan seluruh potensi sumberdaya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan;

 Memberikan bimbingan kepada peserta diklat (Reformer) dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung;

 Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat (Reformer) dalam melakukan inovasi-inovasi yang diperlukan.

 Memantau jalannya proyek perubahan yang dilakukan oleh para peserta diklat (Reformer).

B. COACH

Dalam Diklatpim Tingkat IV ini, Coach memiliki peran dan tugas:

 Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap Taking The Ownership dan Leadership Laboratory melalui media teknologi informasi (IT);

 Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta (Reformer) apabila peserta (Reformer) mengalami permasalahan selama tahapan Taking The Ownership dan Leadership Laboratory ;

 Memberikan feedback terhadap laporan perkembangan implementasi proyek perubahan yang disampaikan peserta (Reformer) bimbingan minimal seminggu sekali (setiap hari Jum’at);

 Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap perkembangan yang dilaporkan oleh peserta (Reformer) bimbingannya;

 Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara Diklatpim Tingkat IV;

 Menjadi Counselor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama proses pembelajaran atau menyusun proyek perubahan.

C. PESERTA DIKLAT (REFORMER)

Sebagai peserta diklat (Reformer), ada beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu;  Mempersiapkan/merencanakan (dokumen/instrumen/waktu) yang diperlukan

dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor;  Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor;

 Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder terkait (internal & eksternal);

 Membuat Rencana Aksi (rancangan proyek perubahan) dan dikumpulkan ke penyelenggara paling lambat 1 hari sebelum Seminar Rancangan Proyek Perubahan dilakukan;

 Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam Project Charter dengan mendayagunakan seluruh sumberdaya yang dimiliki;

 Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan perkembangan implementasi proyek perubahan kepada Coachminimal satu minggu sekali (setiap hari Kamis);

 Mengacu rumusan milestones dalam dokumen pelaksanaan proyek sebagai dasar pencapaian target perubahan;

 Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan eksternal) dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan;

 Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap perkembangan yang dihasilkan dalam proses implementasi proyek perubahan;

 Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari proses penyusunan Project Charter sampai dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan. Deskripsi dan analisis terhadap terhadap critical success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul selama tahapan ini juga merupakan bagian penting yang harus tercakup dalam laporan ini;

 Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada penyelenggara Diklatpim Tingkat IV sesuai jadwal yang telah ditetapkan (1 hari sebelum Seminar Laboratorium Kepemimpinan).

BAGIAN 3

TUJUAN DAN KELUARAN

A. TAHAP TAKING THE OWNERHIP

Tahap Taking The Ownership ini merupakan tahap awal yang dilakukan oleh peserta dalam menyiapkan proyek perubahannya selama 5 (lima) hari pada instansinya masing-masing.

Tujuan tahap Taking The Ownership pada Diklatpim Tingkat IV adalah memberikan kesempatan bagi para peserta diklat untuk membuktikan kompetensi kepemimpinannya dalam merancang proyek perubahan melalui penetapan Area proyek perubahan pada organisasinya. Penetapan Area proyek oleh peserta diklat selama masa Taking The Ownership dilaksanakan mulai dengan melakukan diagnosis situasi problematik pada organisasinya, mengusulkan area perubahannya, mengkonsultasikan area perubahan yang diusulkan kepada mentor untuk mendapatkan kesepakatan dan persetujuannya. Target utama hasil capaian yang diharapkan selama tahap Taking The Ownership adalah adanya kesepakatan antara peserta dan mentor (atasan langsung) tentang area perubahan yang terpilih dan dituangkan dalam dokumen kesepakatan antara reformer dengan mentor(terlampir).

Selain target utama, apabila dimungkinkan, diharapkan peserta telah mulai mengindikasi/memprediksistakeholders dan menyiapkan segala kebutuhan pelaksanaan proyek berdasarkan area proyek perubahan hasil kesepakatan dengan mentor. Pada tahap ini Reformer diharapkan telah menyiapkan kartu kontrol pelaksanaan kegiatan yang akan diisi dan diparaf oleh Mentor (terlampir). Pelaksanaan kegiatan pada tahap ini, Reformer sudah mengumpulkan bukti-bukti pelaksanaan kegiatan selama pelaksanaan kegiatanTaking Ownership(dokumen, foto-toto, SK, notulensi rapat, daftar hadir, dan lain-lain).

B. TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP LABORATORY)

Tahap implementasi proyek perubahan ini merupakan tindak lanjut dari tahapan merancang proyek perubahan yang telah dilaksanakan pada tahap sebelumnya (Tahap III). Tahap implementasi proyek perubahan ini, dilakukan selama ±60 hari di instansi masing-masing. Pada tahap ini, rancangan proyek perubahan (renca aksi) yang telah diseminarkan akan di implementasikan pada saat pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan. Rancangan Proyek Perubahan/Rencana Aksi (Terlampir).

Tahap ini bertujuan untuk mengarahkan peserta sekaligus menguji kapasitas kepemimpinannya dalam menguji Project Charter yang telah mendapatkan persetujuan dari atasan langsung (mentor). Pada tahap ini, identifikasi tentang keunggulan dalam memimpin termasuk kelemahan dalam memimpin perubahan merupakan dokumen yang perlu dilaporkan dalam penyusunan laporan implementasi perubahan. Untuk itu dokumentasi selama implementasi proyek perubahan sangatlah penting dalam proyek perubahan yang dimaksud. Format Laporan Proyek Perubahan (terlampir).

BAGIAN 4

LAMPIRAN

A. FORMAT DOKUMEN KESEPAKATAN AREA PROYEK PERUBAHAN

1. Identitas Proyek

Judul

Judul proyek perubahan yang akan dilakukan

Deskripsi

Gambaran singkat mengenai proyek

perubahan

Sponsor

Atasan/pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan

instansi yang akan menjadi pengarah dan

pendukung proyek perubahan

Project Leader

Penanggung jawab proyek perubahan

Sumber daya tim

Sumber

dukungan dan

legitimasi bagi

tim untuk

menjalankan

proyek

perubahan



Penjelasan Singkat



Penjelasan Singkat



Penjelasan Singkat

2. Latar Belakang (Burning Platform)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari kondisi ideal

atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi.

Identifikasi permasalahan sangat panting untuk menentukan fokus

proyek perubahan.

3. Tujuan

Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka

panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan

jangka pendek (16 minggu/sampai berakhimya Diktat Pim I). Dalam

kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek

dan jangka menengah.

4. Manfaat

Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan

perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang

menjadi tanggung jawab instansinya.

5. Ruang Lingkup

Kegiatan – kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek

perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan

tujuan pada bagian 03

6. Persetujuan

Project Sponsor:/Atasan peserta

(tanda tangan)

B. OUTLINERENCANA AKSI PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

7. Output Kunci (Key Project Deliverables)

Nama Deskripsi

Nama output kunci yang akan dihasilkan. Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka menengah.

Pemjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan

8. Pentahapan (Milestones)

NO TAHAP UTAMA Waktu

Urutan  Tahapan dalam proyek perubahan merupakan

capaian-capaian yang

sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat

sasaran. Milestone

berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough 2

 Milestone bias dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang

Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)

9. Tata Kelola Proyek

STRUKTUR Deskripsi (Penjelasan peran masing-masingdalam

menyelenggarakan proyek

perubahan)  Sponsor  Project leader  Pokja

 Coach

10. Anggaran

JUMLAH

Estimasi jumlah anggaran yang

dibutuhkan Penjelasan peruntukan

Estimasi jumlah anggaran yang

dibutuhkan Penjelasan peruntukan

Sponsor Project leader Coach Pokja Pokja

11.Idetifikasi Stakeholder

NO Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat posotif yang berarti mendukung atau negatir yaitu menjadi sumber

penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu

instansi lain atau individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.

12. Pembentukan Tim Efektif (Team Work)

NO DESKRIPSI

1 Penjelasan tugas dan kewenangan masing-masing anggota tim kerja

2 Penjelasan masa berlaku Tim Kerja serta etika dan mekanisme tim kerja

13. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah

NO DESKRIPSI

1 Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan

2 Penjelasan resiko yang harus di antisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang ditetapkan

3 Penjelasan strategi mengetasi kendala /masalah (plan B)

14. Kriteria Dan Faktor Kunci Keberhasilan

Penjelasan tentang ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dan sebagainya

Jenjelasan tentang faktor-faktor yang menjadi kunci keberhasilan pencapaian proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu

15. Daftar Rencana Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan

Penjelasan tentang daftar kegiatan pelaksanaan proyek perubahan beserta siapa melakukan apa target waktu penyelesaian, kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan.

Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan. Penjelasan tentang system dan format pelaporan yang dipakai oleh tim

16. Persetujuan

Proiect sponsor ; Atasan peserta ( Tanda tangan)

C. FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP

1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Topik yang dijadikan Proyek Perubahan (lingkup

Eselon IV )

:

Catatan terhadap Rencana Aksi perubahan yang disiapkan peserta

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ..

Rekomendasi

……… ……… ……… ……… ………..

Samarinda, ………..

MENTOR

( ……… )

D. FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP 1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Nama Proyek :

Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta

……… ……… ……… ……… ……… ……… ………..dst

Rekomendasi

……… ……… ……… ……… ……… ……… ……….dst

Jakarta, ………..

COACH

( ……….. )

E. FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN 1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Judul Proyek perubahan :

4. Konsultasi dan bimbingan yang dilakukan selama breakthrough II Hari/

Tanggal Kegiatan YangDilakukan Output Paraf Mentor

Hari/

Hari/

Hari/

Hari/

Peserta (……….)

D. FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING THE OWNERSHIP 1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Nama Proyek :

Catatan Terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan peserta

……… ……… ……… ……… ……… ……… ………..dst Rekomendasi ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……….dst Jakarta, ……….. COACH ( ……….. )

Hari/

Hari/

Hari/