Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Badan Koordinasi Promosi Dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat

S K R I P S I

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer

Oleh

ROSALIN THEOPHILIA TAYANE 1.05.08.309

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

ABSTRAK

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA BADAN KOORDINASI PROMODI DAN PENANAMAN MODAL DAERAH

PROVINSI JAWA BARAT

Dengan semakin majunya dunia teknologi, maka tingkat persaingan semakin kempetitif, Hal ini mendorong setiap organisasi atau instansi untuk meningkatkan kinerjanya. Upaya yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi atau instansi adalah dengan mengelolah dan meningkatkan aktivitasnya. Pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah, aktivitas persediaan barang sangatlah penting, dimana aktivitas ini berupa proses permintaan barang, pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, pembuatan retur, serta proses pembuatan laporan barang masuk, barang keluar, dan laoran persediaan barang. Namun yang menjadi masalahnya adalah semua aktivitas tersebut masih bersifat manual. Hal ini terlihat dari divisi yang melakukan permintaan barang harus menuliskan data permintaan barang pada form yang disediakan oleh pihak gudang, pembelian barang dilakukan dengan mengecek lagi barang-barang yang tidak tersedia di gudang, pembuatan BAP barang yang dilakukan dengan menuliskan lagi barang-barang yang dibeli, pembuatan retur juga harus menuliskan barang yang harus diretur, serta proses pembuatan laporan barang masuk, barang keluar dan persediaan barang yang harus dilakukan dengan merekaptuliasi semua dokumen yang berkaitan dengan permintaan barang dari divisi dan dokumen pembelian barang.

Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode

waterfall. Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada Badan Koordinasi

Promosi dan Penanaman Modal Daerah ini menggunakan Entity Relationship

Diagram dan Data Flow Diagram. Perancangan program menggunakan bahasa

pemrograman PHP dengan database MySQL.

Dengan dibuatnya aplikasi ini, dapat membantu pihak gudang dalam proses kegiatan persediaan dan meningkatkan pelayanan dan kinerjanya.

ABSTRACT

System Inventory Information To The Coordinating Promotion Agency and Regional Capital Investment, Provincial West Java

With increasingly advanced technological world, the level of competition is kempetitif, This encourages any organization or agency to improve its performance. Efforts that can be done by an organization or agency is to manage and enhance its activity. At the Coordinating Board and Investment Promotion, inventory activity is important, this activity is a process where the demand for goods, purchases of goods, receiving goods from suppliers, making returns, and the reporting process incoming goods, outgoing goods and inventory laoran. However, the problem is all those activities are still manual. It is seen from the division that does the demand for goods have to write request data items on the form provided by the warehouse, the purchase of goods is done by checking again the goods which are not available in warehouses, manufacturing of goods made by BAP write again purchased goods , manufacture of goods returns should also write to diretur, and the reporting process incoming goods, outgoing goods and inventory that must be done with merekaptuliasi all documents relating to the demand for goods from the division and document the purchase of goods.

System development method used by writer is method waterfall. Inventory Information System Design in Promotion Coordinating Investment and uses Entity Relationship Diagrams and Data Flow Diagram. Designing a program using the programming language PHP with MySQL database.

With the establishment of this application, may assist in the activities of the warehouse inventory and improve service and performance.

karena atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul : “SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA BADAN KOORDINASI PROMOSI DAN PENANAMAN MODAL DAERAH (BKPPMD) PROVINSI JAWA BARAT”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Starta Satu Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, doa, dorongan dan bimbingan dalam menyelesaikan skripsi ini:

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

2. Prof. Dr. H. Denny kurniadie., Ir.,M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Prodi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia dan selaku dosen wali.

Kepegawaian dan Umum yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan penelitian.

7. Bapak Dedi dan Ibu Ana selaku pembimbing lapangan yang telah memberikan banyak informasi.

8. Kedua orang tua tercinta, kakak dan ponakan tersayang yang selalu memberikan dorongan semangat dan doa yang tak pernah ada habisnya.

9. Teman-teman MI-06 2008 yang telah bersama-sama melewati suka dan duka perkuliahan.

10. Semua pihak yang terlibat yang telah ikut membantu dalam penyelesaian skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan di dalam penulisan skripsi ini karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun akan sangat berarti bagi penulis. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukan.

PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK……… i

ABSTRACT………... ii

KATA PENGANTAR………. iii

DAFTAR ISI………. v

DAFTAR GAMBAR……… xi

DAFTAR TABEL……… xiv

DAFTAR SIMBOL……….. xv

BAB I. PENDAHULUAN……… 1

1.1 Latar Belakang ………...………... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan masalah……… 4

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitain...………... 5

1.4 Kegunaan Penelitian……….. 6

1.4.1 Kegunaan Praktis………. 6

1.4.2 Kegunaan Akademis……… 6

1.4 Batasan Masalah……… 7

2.1.2 Karakteristik Sistem………..……... 9

2.1.3 Klasifikasi Sistem……….……… 11

2.2 Konsep Dasar Informasi……… 13

2.2.1 Pengertian Informasi………... 13

2.2.2 Jenis Informasi…….………..…….. 13

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi……….….. 14

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi……….... 14

2.3.2 Komponen Sistem Informasi………... 15

2.4 Kasus Yang Dianalisis………..………...……. 16

2.4.1 Pengertian Persediaan..……… 16

2.4.2 Pengertian Barang………..………..………..…….. 16

2.5 Perangkat Lunak Pendukung……… 16

2.5.1 MySQL...………….……… 17

2.5.2 PHP……….…….……….... 17

2.5.3 Adobe Dreamweaver……..………. 17

2.5.4 Browser dan Web Server………. 18

BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN……… 19

3.2 Metode Penelitian..……… 28

3.2.1 Desain Penelitian……….. 28

3.2.2 Jenis dan Metode Penelitian………..………..…. 29

3.2.2.1 Sumber Data Primer………. 29

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder……… 31

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem……….…………. 31

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem……….. 32

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem……… 32

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan……….. 34

1. Flow Map………. 35

2. Diagram Kontek………... 35

3. Data Flow Diagram……….. 36

4. Kamus Data……….. 36

5. Perancangan Basis Data……….. 38

1. Normalisasi……….. 38

2. Relasi Tabel………. 39

3. Entity RelationShip……….. 39

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan………. 45

4.1.2.1 Flow Map………..…….. 46

4.1.2.2 Diagram Kontek..………. 48

4.1.2.3 Data Flow Diagram………. 49

4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan………... 50

4.2 Perancangan Sistem………... 51

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem………... 51

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan………. 51

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan……… 52

4.2.3.1 Diagram Kontek……….. 56

4.2.3.2 Data Flow Diagram……….. 56

1. DFD Level 1………. 58

2. DFD Level 2 Proses 3……….. 59

3. DFD Level 3 Proses 3.1………... 60

4. DFD Level 3 Proses 3.2………... 61

4.2.3.4 Kamus Data……….. 62

4.2.4 Perancangan Basis Data………... 65

4.2.5 Perancangan Antar Muka……….... 78

4.2.5.1 Struktur Menu………..…… 79

4.2.5.2 Perancangan Input………... 81

4.2.6 Perancangan Artsitektur Jaringan……… 99

BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM………... 100

5.1 Implementasi...………. 100

5.1.1 Batasan Implementasi……….. 100

5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak……… 100

5.1.3 Implementasi Perangkat Keras……… 101

5.1.4 Implementasi Basis Data………. 102

5.1.5 Implementasi Antar Muka………... 107

5.1.6 Implementasi Instalasi Program……….. 121

5.1.7 Penggunaan Program………... 125

5.2 Pengujian……….. 125

5.2.1 Rencana Pengujian……….. 126

5.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian………. 127

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

1.1Latar Belakang

Teknologi informasi sangatlah penting dalam mewujudkan suatu tujuan organisasi atau instansi. Mengikuti dan menerapkan perkembangan teknologi informasi dalam kehidupan kita sehari-hari merupakan sesuatu hal yang mutlak diperlukan. Hal ini dikarenakan semua kegiatan tidak bisa terlepas dari kebutuhan akan teknologi informasi, dimana teknologi informasi sangat mempengaruhi kelangsungan hidup baik organisasi, perusahaan maupun instansi. Dengan begitu pentingnya kebutuhan akan teknologi informasi, maka para pelaku organisasi, perusahaan atau instansi diharapkan mampu menghadirkan teknologi informasi yang mendukung di perusahaan atau instansinya, karena dengan kehadiran teknologi informasi, informasi penting yang diperlukan akan didapat lebih cepat, lebih mudah dan hasilnya pun akan lebih efektif dan efisien jika dibandingkan dengan informasi yang didapat dengan cara manual.

Dengan semakin majunya dunia teknologi, maka tingkat persaingan semakin kempetitif, Hal ini mendorong setiap organisasi atau instansi untuk meningkatkan kinerjanya. Upaya yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi atau instansi adalah dengan mengelolah dan meningkatkan aktivitasnya. Salah satu aktivitas yang harus diperhatikan adalah aktivitas pengolahan persediaan barang. Persediaan barang sangat

yang memiliki nilai material dalam jumlah yang relatif besar serta unsur yang sangat berpengaruh terhadap pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya yang disebabkan oleh kesalahan dalam penanganannya. Banyak resiko yang timbul akibat ketidakefektian dari aktivitas pesediaan barang diantaranya adalah ketidakefisien dalam prosedur permintaan pembelian barang, pemasukan barang maupun pengeluaran barang, adanya keterlambatan waktu pelaporan, ketidakakuratan jumlah persediaan barang, serta tidak tersedianya informasi pada saat dibutuhkan. Hal ini akan menghasilkan kualitas informasi persediaan yang kurang berkualitas.

Bagian gudang adalah pihak yang menangani proses persediaan barang pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat. Pada bagian gudang ini proses kegiatan persediaan barang berupa permintaan barang dari tiap divisi, pembelian barang ke supplier, penerimaan barang dari supplier, pembuatan laporan barang masuk, laporan barang keluar dan laporan persediaan barang. Dengan melihat proses kegiatan yang dimiliki oleh bagian gudang ini, maka dapat terlihat dengan jelas bahwa begitu pentingnya pihak gudang dalam mendukung pelaksanaan aktivitas dari Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal daerah. Namun yang menjadi kendalanya adalah sistem persediaan barang yang terjadi atau yang berjalan masih bersifat manual, hal ini terlihat dari divisi yang melakukan permintaan barang harus menuliskan data permintaan barang pada form yang disediakan oleh pihak gudang, pembelian barang dilakukan dengan mengecek lagi barang-barang yang tidak tersedia di gudang, pembuatan BAP(Berita Acara

dibeli, pembuatan retur juga harus menuliskan barang yang harus diretur, serta proses pembuatan laporan barang masuk, barang keluar dan persediaan barang yang harus dilakukan dengan merekaptuliasi semua dokumen yang berkaitan dengan permintaan barang dari divisi dan dokumen pembelian barang. sehingga mengakibatkan ketidakefisien kinerja dari pihak gudang Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat.

Dari uraian diatas, serta melihat betapa pentingnya tugas pihak gudang dalam mengatur dan mengelolah kegiatan persediaan barang pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah, maka penulis merasa tertarik untuk membuat suatu Perancangan Sistem Informasi yang bersifat intranet di Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat, khususnya untuk pihak gudang dan menjadikannya sebagai objek penelitian yang dilaksanakan oleh penulis. Adapun judul yang diajukan oleh penulis adalah :

“SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA BADAN KOORDINASI PROMOSI DAN PENANAMAN MODAL DAERAH (BKPPMD) PROVINSI JAWA BARAT”

1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

1. Divisi yang melakukan permintaan barang harus menuliskan data permintaan barang pada form yang disediakan oleh pihak gudang, pembelian barang dilakukan dengan mengecek lagi barang-barang yang tidak tersedia di gudang, pembuatan BAP(Berita Acara Pemeriksaan) barang yang dilakukan dengan menuliskan lagi barang-barang yang dibeli, pembuatan retur juga harus menuliskan barang yang harus diretur.

2. Belum adanya database yang terintegrasi, sehingga proses pembuatan laporan barang masuk, barang keluar dan persediaan barang yang harus dilakukan dengan merekaptuliasi semua dokumen yang berkaitan dengan permintaan barang dari divisi dan dokumen pembelian barang.

1.2.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

2. Bagaimana Evaluasi Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

3. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang yang diusulkan pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD)

4. Bagaimana Perancangan Database yang sesuai dengan kebutuhan informasi pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

1.3Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian

1. Untuk memenuhi salah satu syarat dalam melaksanakan skripsi

2. Mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan.

3. Untuk membangun Sistem Informasi Persediaan Barang pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Propinsi Jawa Barat agar lebih efektif dan efisien.

1.3.2 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Propinsi Jawa Barat.

2. Untuk mengevaluasi Sistem Informasi Persediaan Barang yang sedang berjalan pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

3. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Propinsi Jawa

5. Untuk membuat rancangan database yang sesuai dengan kebutuhan informasi pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

1.4Kegunaan Penelitian

Kegunaan dari dilakukannya penelitian ini adalah : 1.4.2 Kegunaan Praktis, yaitu :

1. Memberikan pengetahuan tentang pentingnya persediaan barang bagi sebuah organisasi atau instansi.

2. Sebagai bahan acuan bagi instansi tersebut dalam mengambil keputusan.

3. Meningkatkan efektivitas dalam pengolahan persediaan barang, sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih mudah dan efisien.

1.4.3 Kegunaan Akademis, yaitu : 1. Bagi ilmu pengetahuan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi manfaat bagi bidang ilmu yang sedang digeluti, yaitu sistem informasi. Dengan hasil penelitian ini kita dapat memadukan antara apa yang kita dapat dilapangan dengan ilmu sistem informasi yang telah diajarkan dikelas, sehingga dapat lebih memajukan ilmu sistem informasi yang sudah ada.

2. Bagi Peneliti Lain

3. Bagi Penulis

Penelitian ini sangat berguna dalam menganalisis suatu prosedur sistem yang ada didalam sebuah perusahaan atau instansi, yang kemudian dari hasil analisis tersebut peneliti berusaha untuk memperbaikinya dengan membuat suatu sistem yang lebih efektif dan efisien sesuai dengan ilmu yang telah didapat oleh peneliti, sehingga kinerja dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan lebih baik lagi. Hal ini merupakan sebuah aspek yang sangat penting dalam proses pembelajaran.

1.5 Batasan Masalah

1. Penelitian yang dilakukan oleh penulis tentang persediaan barang pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

2. Hanya membahas tentang proses permintaan barang dari divisi (divisi kepegawaian dan umum, keuangan, perencanaan dan program, pengendalina, promosi dan pengembangan investasi), permintaan pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, dan pembuatan laporan barang masuk, barang keluar dan persediaan barang.

3. Data barang yang dikelola hanya barang ATK dan APK (yang tidak bergerak dan sering digunakan), tidak mengelolah barang APK (yang bergerak).

4. Tidak membahas proses pembayaran pada saat pembelian barang.

1.6 Lokasi dan Waktu

Lokasi atau Tempat dan kedudukan Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) provinsi Jawa Barat di Jl. Sumatera No. 50, Bandung.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian

No Nama Kegiatan

Maret 2012

1 2 3 4

April 2012

1 2 3 4

Mei 2012

1 2 3 4

Juni 2012

1 2 3 4

System Enginering 1.

Februari 2012

1 2 3 4

Analysis Design

Coding

Testing

Maintenance 2.

3.

4.

5.

2.1 Konsep Dasar Sistem

Berikut ini adalah rincian tentang penjelasan mengenai Konsep Dasar Sistem, yaitu :

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Drs. Zulkifli Amsyah, sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Selanjutnya Andri Kristanto mengatakan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memoreses masukan yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengelolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran yang diinginkan. Sedangkan menurut Edgar F Huse dan James L. Bowsict, sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Prof. Dr. Jogiyanto (2005 : 684-686), suatu sistem mempunyai karakteristik atas sifat-sifat yang tertentu. Karakter sistem terdiri dari :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Supra dari supra sistem

Sistem Supra sistem

Subsistem

Gambar 2.1 Subsistem

(Sumber : Jogiyanto. 2005. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta.)

2. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya

3. Penghubung sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya

4. Masukan sistem

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan gara sistem tersebut dapat beroperasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

5. Keluaran sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan

6. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran

7. Sasaran sistem

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu untuk mencapai suatu tujuan atau suatu sasaran

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, diantaranya sebagai berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada

yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogramyang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Berikut ini adalah rincian penjelasan mengenai Konsep Dasar Informasi menurut Drs. Zukifli Amsyah, MLS (2005 : 289-299).

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah bahan yang dihasilkan dari pengolahan data. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal, yaitu relevan (Relevancy), akurat (Accurancy), t_{epat waktu (Time}

liness), e_{konomis (Economy),} e_{fisien (Efficiency),} k_{etersediaan (Availability),}

d_{apat dipercaya (Reliability), dan} k_onsisten.

2.2.2 Jenis informasi

Jenis informasi dapat dikelompokan berdasarkan : 1. Isi informasi.

Informasi biasanya disebut berdasarkan isi pokok atau subjek dari informasi yang bersangkutan. Subjek tersebut adalah mengenai suatu kegiatan atau bidang tertentu, mulai dari tingkat subjek yang luas sampai tingkat subjek yang sempit. 2. Bentuk informasi.

Berdasarkan pada bentuknya, maka informasi dapat dibedakan menjadi beberapa bagian, yaitu :

1. Informasi uraian.

Informasi uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat yang jelas.

2. Informasi rekaptulasi

Informasi rekaptulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom.

3. Informasi gambar.

Informasi gambar adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Berikut ini adalah rincian penjelasan mengenai Konsep Sistem Informasi menurut Andri Kristanto (2008 : 12-14).

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah Sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang

berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti

bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah Sistem Informasi. Menurut Jugianto H.M, sistem Informasi adalah kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan

untuk mendapatkan jalur komunikasi pentingm, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal.

Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin Sistem Informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, Sistem Informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Secara rinci, komponen-komponen sistem informasi terdiri atas : 1. Input dan Output

2. Proses dan Teknologi 5. Basis data dan Kendali

2.4Kasus yang Dianalisis

Berikut ini merupakan penjelasan mengenai teori-teori permasalahan yang relevan dengan pembahasan skripsi, yaitu :

2.4.1 Pengertian Persediaan

Menurut Freddy Rangkit (2004 : 1-2), persediaan adalah barang-barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen setiap waktu. Sebuah

kegiatan persediaan perlu diadakan suatu pengawasan. Tujuan dari diadakan pengawasan yaitu :

1. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan. 2. Supaya pembentukan persediaan stabil. 3. Menghindari pembelian kecil-kecilan. 4. Pemesanan yang ejonomis.

2.4.2 Pengertian barang

Barang atau komoditas dalam pengertian ekonomi adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai. Nilai suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan.

2.5Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang sistem dari mulai coding samapi implementasinya. Berikut ini adalah perangkat lunak yang akan digunakan dalam merancang perangkat lunak persediaan barang pada BKPPMD :

2.5.1MySQL

MySQL atau dibaca “My Sekuel” adalah suatu RDBMS (Relational Data

Base Management System) yang menjalankan fungsi pengolahan data. MySQL merupakan sebuah database server. Jadi dengan menggunakan database ini, kita dapat menghubungkannya ke media internet sehingga dapat diakses dari jauh. Selain itu, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses databse pada

server. Jadi MySQL dapat juga berperan sebagai client. Alexsander F.K. Sibero (2011 : 97).

2.5.2PHP

Alexsander F.K. Sibero [2011 : 49]. PHP adalah pemograman interpreter

yaitu proses penerjemahan baris kode sumber menjadi kode mesin yang dimengerti computer secara langsung pada saat baris kode dijalankan. PHP disebut sebagai pemograman Server Side Programming, hal ini dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan pada server. PHP adalah suatu bahasa dengan hak cipta terbuka atau yang dikenal dengan nama open source.

2.5.3 Adobe Dreamweaver

Menurut Alexsander F.K. Sibero (2011 : 384), Adobe Dreamweaver adalah suatu produk Web Developer yang dikembangkan oleh Adobe System Inc. Sebelumnya produk Dreamweaver dikembangkan oleh Macromedia Inc, yang kemudian sampai saat ini pengembangannya diteruskan oleh Adobe System Inc. Ruang kerja atau workspace adalah bagian keseluruhan tampilan Adobe Dreamweaver.

2.5.4 Browser dan Web Server

Menurut Alexsander F.K. Sibero (2011 : 19), dalam dunia web perangkat lunak client yaitu browser web mempunyai tugas yang sama yaitu menterjemahkan informasi yang diterima oleh server web dan menampilkan pada layer computer pengguna. Umumnya browser web menerima data dalam bentuk HTML. File HTML sebenarnya adalah file teks biasa yang berisi informasi yang hendak ditampilkan oleh pengguan.

Untuk menjalankan PHP dan MySQL, dibutuhkan sebuah web server.

Apache merupakan salah satu web browser yang ketangguhannya telah teruji serta sifat dari apache yang free dan open source.

3.1 Objek Penelitian

Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) adalah salah satu instansi pemerintah yang memiliki fungsi dan tugas untuk mengelolah kegiatan promosi dan investasi di Jawa Barat. Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian, maka peneliti membahas mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, serta deskripsi pekerjaan pada BKPPMD.

3.1.1 Sejarah BKPPMD

Dengan berlakukanya Undang-undang No. 22 Tahun 1999, tentang pemerintahan daerah yang ditindaklanjuti dengan peraturaran pemerintah No. 25 Tahun 2000, tentang Kewenangan Pemerintah Pusat dan Promosi sebagai Daerah Otonom, membawa perubahan yang sangat mendasar dalam keseluruhan sistem kewenangan pemerintah, termasuk dalam proses pelayanan yang berhubungan semakin tajam, baik antara daerah kabupaten/kota maupun antar propinsi.

Dengan demikian, hanya dearah-daerah kabupaten/kota atau propinsi yang telah mampu mempersiapkan diri dengan baik, seperti dalam hal penyedianan informasi peluang usaha dan pemberian pelayanan prima, yang akan menjadi pilihan utama investor guna melakukan investasi. Oleh karena itu, perlu adanya peningkatan daya saing masing-masing daerah, yang pada gilirannya akan

memberikan kontribusi pada peningkatan daya saing secara keseluruhan dalam menarik investasi.

Pada penghujung tahun 2000, berdasarkan peraturan daerah Propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat, telah terbentuk Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah ( BKPPMD) Propinsi Jawa Barat, yang dalam rangka memperdayakan perlu disusun Perencanaan Strategis ( RENSTRA) BKPPMD Propinsi Jawa Barat selama 5 Tahun ( 2001-2005).

Berbagai harapan dan upaya peningkatan peran BKPMD sekaligus dalam rangka upaya reformasi dibidang penanaman modal dapat disampaikan sebagi berikut :

1. Adanya pelimpahan sebagian besar wewenang BKPM kepada BKPMD dengan system pelayanan “One Stop Service” melalui pola opsi (bisa ke BKPM, bisa ke BKPMD atau ke perwakilan RI di luar negeri untuk persetujuan prinsip). 2. Adanya kebijakan untuk menerapkan pola pelayanan perijinan satu atap di

setiap daerah kabupaten / kota, diharapkan dapat meningkatkan pelayanan investasi yang cepat, tepat, mudah, murah dan transparan dalam rangka mewujudkan iklim investasi yang lebih kondusif guna meningkatkan realisasi investasi untuk memelihara kelangsungan pertumbuhan ekonomi di daerah dan memperluas pemerataan pembangunan, dengan demikian memberi peluang kepada BKPMD untuk dapat memantau lebih efisien realisasi investasi di kabupaten / kota.

3. Terhadap perusahaan-perusahaan PMDN dan PMA yang terkena dampak krisis, perlu diadakan pendataan secara lengkap, untuk selanjutnya dibantu dengan cara diberikan jalan keluar dengan berbagai alternative seperti pengalihan asset, pengalihan saham, merger serta perubahan lainnya.

4. Dari sisi skala usaha, maka usaha kecil dan menengah semakin memperoleh perhatian untuk ditumbuh kembangkan, karena kelompok ini cukup mampu bertahan meskipun dalam keadaan krisis ekonomi. Upaya memberdayakan ekonomi rakyat ditekankan kapada pola usah kemitraan.

3.1.2 Visi & Misi BKPPMD

Adapun visi dan misi dari Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) sebagai berikut :

Visi BKPPMD

1. Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai fasilitator promosi dan pengembangan penanaman modal yang dinamis dan berdaya saing.

Misi BKPPMD

1. Menciptakan rumusan kebijakan teknis promosi dan penanaman modal yang terarah dan terpadu secara regional.

2. Mendorong terwujudnya pengembangan promosi dan penanaman modal melalui kerjasama denga stakeholders.

3. Mendorong dunia usaha untuk menanamkan modalnya di Provinsi Jawa Barat.

3.1.3 Struktur Organisasi BKPPMD

Struktur organisasi perusahaan merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang ada dalam suatu perusahaan yangmenyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai sasaran perusahaan. Disamping itu, struktur organisasi perusahaan mengemukakan adanya batas-batas dari wewenang dan tanggung jawab setiap pimpinan atas kegiatan perusahaan sehingga dapat mengukur prestasi setiap karyawan di dalam lingkungan kerjanya masing-masing. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi BPKPMD Provinsi Jawa Barat :

3.1.4 Deskripsi Kerja

Deskripsi Kerja adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan apa yang mengharuskan pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi serta ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan. Berikut adalah uraian tugas (job description) setiap bagian yang terdapat pada BKPPMD :

1. Badan

Badan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan Daerah bidang koordinasi promosi dan penanaman modal Daerah. Badan mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan perumusan dan penetapan kebijakan teknis koordinasi promosi dan penanaman modal Daerah.

2. Penyelenggaraan kesekretarian, pengendalian, promosi, pelayanan dan fasilitas investasi dan pengembangan investasi.

3. Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan UPTB. 2. Kepala Badan

Kepala Badan mempunyai tugas pokok merumuskan, menetapkan, memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas

pokok Badan serta menkoodinasikan dan membina UPTB. Kepala Badan mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan perumusan, penetapan, pengaturan dan koordinasi pelaksanaan kebijakan teknis pengendalian, promosi, pelayanan dan fasilitas investasi dan pengembangan investasi.

2. Penyelenggaraan perumusan dan penetapan pemberian dukungan atas penyelenggaraan koordinasi promosi dan penanaman modal.

3. Penyelenggaraan fasilitas dan pengendalian pelaksanaan tugas-tugas koordinasi promosi dan penanaman modal.

4. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama dalam rangka tugas pokok dan fungsi Badan.

3. Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi perencanaan dan program Badan, pengkajian perencanaan dan program, pengelolaan keuangan, kepegawaian, dan umum. Sekretariat mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan koordinasi perencanaan dan program Badan 2. Penyelenggaraan pengkajian perencanaan dan program sekretariat

3. Penyelenggaraan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian dan umum. Sekretariat membawahi tiga Subbidang, yaitu:

1) Subbidang Perencanaan dan Program

Subbidang Perencanaan dan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan koordinasi perencanaan dan penyusunan program.

2) Subbidang Keuangan

Subbidang Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan di lingkungan Badan.

3) Subbidang Kepegawaian dan Umum

Subbidang Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, umum dan perlengkapan.

4. Bidang Pengendalian

Bidang Pengendalian mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian kebijakan teknis dan fasilitas pengendalian penanaman modal. Bidang Pengendalian mempunyai fungsi:

1. Penyelenggaraan pengkajianbahan kebijakan teknis pengendalian

2. Penyelenggaraan pengendalian, monitoring dan pelaporan penanaman modal. Bidang Pengendalian membawahi dua Subbidang, yaitu :

1) Subbidang Pengendalian

Subbidang Pengendalian mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis, melaksanakan kebijakan pengendalian penanaman modal. 2) Subbidang Data dan Pelaporan

Subbidang Data dan Pelaporan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan data serta pelaporan penanaman modal.

4. Bidang Promosi

Bidang Promosi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis, dan menyelenggarakan fasilitas promosi. Bidang Promosi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis promosi

2. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis pengembangan materi promosi

3. Penyelenggaraan dan fasilitas promosi.

Bidang Promosi membawahi dua Subbidang, yaitu : 1) Subbidang Promosi Dalam Negeri

Subbidang Promosi Dalam Negeri mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitas penyelenggaraan promosi dalam negeri.

2) Subbidang Promosi Luar Negeri

Subbidang Promosi Luar Negeri mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan fasilitas penyelenggaraan promosi luar negeri.

5. Bidang Pelayanan dan Fasilitas Investasi

Bidang Pelayanan dan Fasilitas Investasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan pelayanan serta fasilitas investasi. Bidang pelayanan dan Fasilitas Investasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis pelayanan dan fasilitas investasi

2. Penyelenggaraan koordinasi pelayanan dan fasilitas investasi dengan unit dan stakeholders terkait

3. Penyelenggaraan penyusunan bahan dan fasilitas pelayanan serta investasi. 4. Penyelenggaraan pelayanan dan fasilitas investasi.

Bidang Pelayanan dan Fasilitas Investasi membawahi dua Subbidang, yaitu: 1) Subbidang Pelayanan

Subbidang Pelayanan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan pelayanan investasi.

2) Subbidang Fasilitas

Subbidang Fasilitas mempunyai tugas pokok melaksankan penyusunan bahan kebijakan teknis dan melaksankan fasilitas investasi.

6. Bidang Pengembangan Investasi

Bidang Pengembangan Investasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis, penyelenggaraan pengembangan potensi dan peluang serta infrastruktur pendukung investasi. Bidang Pengembangan Investasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggraan pengkajian bahan kebijakan teknis pengembangan potensi dan peluang serta infrastruktur pendukung investasi.

2. Penyelenggaraan koordinasi pengembangan potensi dan peluang serta infrastruktur pendukung investasi.

3. Penyelenggaraan penyusunan data potensi dan peluang investasi serta pemetaan kebutuhan infrastruktur pendukung investasi.

Bidang Pengembangan Investasi membawahi dua Subbidang, yaitu 1) Subbidang Pengembangan Potensi dan Peluang

Subbidang Pengembangan Potensi dan Peluang mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan melaksanakan pengembangan potensi dan peluang investasi.

2) Subbidang Pengembangan Infrastruktur

Subbidang Pengembangan Infrastruktur mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis dan pengembangan infrastruktur penunjang investasi.

3.2 Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu cara yang digunakan dalam kajian penelitian untuk mengumpulkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.

3.2.1 Desain Penelitian

Jenis metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dan action. Metode deskriptif yaitu metode dalam penelitian suatu kasus dengan cara mengumpulkan data sebagai gambaran keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta-fakta yang ada. Metode deskriptif membuat gambaran (Kondisi objek sekarang) secara sistematis.

Metode action yaitu metode yang berfokus pada penerapan tindakan yang dengan tujuan meningkatkan mutu atau memecahkan permasalahan pada suatu

kelompok subjek yang diteliti dan diamati tingkat keberhasilannya atau dampak dari tindakannya.

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara pengumpulan data primer dan data sekunder.

3.2.2.1 Sumber Data Primer 1. Observasi

Untuk mendapatkan data primer, peneliti langsung melakukan observasi pada objek penelitian, yaitu Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat, khususnya Subbidang Kepegawaian dan Umum untuk memperoleh data dan informasi tentang persediaan barang.

2. Wawancara

Peneliti juga melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang langsung menangani proses persediaan barang pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat. Berikut ini adalah hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Dedi Rusmiadi, S.Sos, MM, yaitu :

Penulis : Bagaimana sistem persediaan barang yang berjalan pada BKPPMD .

Sumber : Sistem persediaan barang yang berjalan pada BKPPMD ini masih bersifat manual, dimana belum ada sistem yang terkomputerisasi yang menangani proses persediaan barang.

Penulis : Kendala apa saja yang sering dihadapi dalam proses persediaan barang.

Sumber : Kendala yang sering terjadi yaitu, proses pembuatan laporan barang masuk, barang keluar, dan persediaan barang sering terlambat menyebabkan ketidakefektian waktu.

Penulis : Bagaimana proses barang masuk dan barang keluar dari gudang. Sumber : Barang masuk ke gudang itu dari supplier, sedangkan barang

keluar itu ke divisi.

Penulis : Untuk masalah supplier, apakah proses penyediaan barang hanya dilakukan oleh satu supplier atau lebih.

Sumber : Penyediaan barang dilakukan oleh beberapa supplier.

Penulis : Bagaimana proses permintaan barang yang dilakukan oleh divisi ke gudang.

Sumber : Proses permintaan barang dimulai pada waktu divisi memberikan nota permintaan barang. Dari nota permintaan barang ini bagian gudang membuat surat permintaan barang ke pimpinan. Jika pimpinan memvalidasinya, maka divisi diwajibkan mengisi form pengambilan barang yang disediakan oleh gudang. Setelah itu barang dikasih bersamaan dengan bukti pengeluaran barang dari gudang.

Penulis : Menurut pendapat bapak, solusi apa yang perlu dilakukan oleh pihak BKPPMD dalam meningkatkan kualitas bagian gudang dalam proses pengolahan persediaan barang.

Sumber : Yang saya harapkan hanyalah bagaimana membuat suatu sistem yang dapat mempermudah kerja dari bagian gudang, mengingat bagian gudang juga memegang peran penting dalam

meningkatakan kinerja dari BKPPMD.

Penulis : Dengan kata lain, BKPPMD perlu suatu sistem yang

terkomputerisasi dalam mengefektif dan mengefisiensi kerja dari bagian gudang. Trimakasih Pak Dedi Buat waktunya. 3.2.2.2 Sumber Data Sekunder

1. Dokumentasi

Penulis juga melakukan dokumentasi terhadap objek yang diteliti. Dokumen-dokumen yang dipelajari untuk memperoleh data dan informasi dalam penelitian ini. Dokumen tersebut meliputi :

1. Nota permintaan barang 2. Form permintaan barang

3. Surat permintaan pembelian barang

4. Dokumen BAP (Berita Acara Pemeriksaan) barang masuk 5. Laporan barang masuk

6. Laporan barang keluar 7. Laporan persediaan barang

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sistem, sehingga sistem yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diharapkan.

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan sistem yang akan digunakan adalah analisis dan perancangan terstruktur, karena penyusunan laporan akan didasarkan pada data-data yang diperoleh dari objek penelitian yaitu Dinas Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang kompleks di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. Metode ini menggunakan alat pemodelan untuk menganalisa sistem di Dinas Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat berupa Flowmap, Diagram Kontek, Data Flow Diagram, Kamus Data.

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi ini menggunakan Model Waterfall. Penelitian ini menggunakan metode waterfall dikarenakan metode ini mempunyai tahapn-tahapan yang jelas, nyata dan praktis. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam model waterfall, yaitu :

1) System Engineering

Menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek 2) Analisis

Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau pengembangan perangkat lunak

3) Design

Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer . Tiga atribut yang penting dalam proses perancangan yaitu : struktur data, arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma.

4) Coding

Menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan

5) Testing

Uji coba terhadap program telah dibuat . 6) Maintenance

Sistem Engineering

Maintenan Testing

Analisis

Design

Coding

Gambar 3.2 Model Waterfall

Kelebihan dari metode WaterFall :

Metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong kuno, daripada menggunakan pendekatan asal-asalan. Selain itu, metode ini juga masih masuk akal jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik.

Kekurangan dari metode Waterfall :

1) Pada kenyataannya, jarang mengikuti urutan sekuensial seperti pada teori. Iterasi sering terjadi menyebabkan masalah baru.

2) Sulit bagi pelanggan untuk menentukan semua kebutuhan secara eksplisit. 3) Pelanggan harus sabar, karena pembuatan perangkat lunak akan dimulai ketika

tahap desain sudah selesai. Sedangkan pada tahap sebelum desain bisa memakan waktu yang lama.

3.2.3.3 Alat bantu analisis dan Perancangan

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahannya, kesempatan-kesempatan dan hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Perancangan sistem adalah proses perancangan, pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk sistem yang akan dibentuk.

Dalam perancangan suatu sistem, diperlukan Alat Bantu. Alat Bantu ini merupakan representasi grafik yang dapat mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi, serta membuat usulan pemecahan masalah secara logika.

Alat bantu analisis yang akan digunakan adalah : 1). Flow Map

Flow map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktifitas yang terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Proses aliran dokumen ini terjadi dengan entitas diluar sistem.

2). Diagram Kontek

Diagram kontek adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. sistem yang dimaksud

adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem.

Diagram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat. secara uraian, dapat dikatakan bahwa diagram kontek itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) ke sistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem. jadi dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah :

1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem. 2. Data apa saja yang diberikannya ke sistem

3. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan 4. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. 3). Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memepertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau disimpan. Dasar-dasar pembuatan DFD adalah sebagai berikut :

1. Setiap aliran data yang keluar dari proses harus berdasarkan data yang masuk ke roses tersebut.

2. Semua aliran data diberi nama (label) yang menggambarkan informasi tersebut.

3. Hanya data yang diperlukan dalam pemroses yang tergambar sebagai input dari suatu proses.

4. Suatu proses didefinisikan secara independent terhadap proses lain.

5. Proses-proses tersebut dianggap siap dioperasikan setiap waktu Leveling DFDU ntuk mengoperasikan DFD secara keseluruhan maka diagram dibuat dalam beberapa level. Level

paling atas disebut level ke – 0 (nol) adalah Context Diagram. Level berikutnya adalah diagram yang menggambarkan sistem yang lebih mendetil.

4). Kamus Data (Data Dictionary/DD)

Kamus data adalah fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunkan DD, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir sistem dengan lengkap.

Pada tahap analisis, DD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis sistem dengan pemakai sistem dan data yang mengalir di sistem, isi kamus data antar lain :

1. Nama arus data. Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama lain dari suatu data data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data element atau data store yang telah ada.

3. Bentuk data. Bentuk data dapat berupa dokumen, laporan, tampilan layar monitor, variabel, parameter, field. Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat dipergunakan untuk mengelompokan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Arus dat, dimana dan kemana data mengalir, arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD.

5. Penjelasan, tentang makna dari arus data yang dicatat di DD. Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode, kapan terjadinya arus data.

7. Volume, tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.

8. Struktur data, berisi tentang item-item data apa saja yang dibutuhkan dalam file.

5). Perancangan basis data

Perancangan basis data diperlukan agar kita dapat memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian data. Dalam merancang basis data, kita dapat melakukannya dengan :

1. Normalisasi

Normalisasiadalah proses pembentukan struktur basis data sehingga sebagian besar ambiguity bisa dihilangkan. Normalisasi data merupakan suatu proses untuk mendapatkan struktur tabel atau relasi yang efisien dan bebas dari anomali, dan mengacu pada cara data item dikelompokkan ke dalam struktur record.

Tujuan dari normalisasi yaitu :

1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas

Tahap Normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik. Jika kriteria ketiga (BCNF) tidak dapat terpenuhi, maka paling tidak tabel tersebut tidak melanggar Bentuk Normal tahap ketiga (3rd Normal Form / 3NF). Berikut ini adalah tahap-tahap normalisasi yaitu :

1. Bentuk Tidak Normal, artinya menghilangkan perulangan group.

2. Bentuk Normal Pertama (1NF), artinya menghilangkan ketergantungan sebagian.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF), artinya menghilangkan ketergantungan transitif. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF), artinya menghilangkan anomali-anomali hasil

dari ketergantungan fungsional.

5. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF), artinya menghilangkan ketergantungan Multivalue.

6. Bentuk Normal Keempat (4NF), artinya menghilangkan anomali-anomali yang tersisa

7. Bentuk Normal Kelima, artinya semua data sudah normal. 2. Tabel relasi

Dalam satu database setiap entity/tabel mempunyai sebuah field yang memiliki nilai unik untuk setiap baris. Baris-baris yang berhubungan pada tabe lmengulangi kunci primer dari baris yang dihubungkannya pada tabel lain. Salinandari kunci primer dalam tabel lain disebut kunci asing (foreign key). Kunci asing tidak perlu bersifat unik, dan semua field bisa menjadi kunci asing jika sesuai dengan kunci primer pada tabel lain.

3. Entity-Relationship Diagram (ERD)

Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Karena struktur data danhubungan antar data relatif kompleks, maka ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data yang pada dasarnya ada tiga macam simbol yang digunakan, yaitu, Entity, Atribut dan Relation. Adapun definisi dari entitas, atribut dan relasi akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Entity/entitas adalah objek yang ada dapat dibedakan antara satu dengan yang lainnya. Entity Set adalah Set/himpunan entitas dengan tipe yang sama.

2. Atribut adalah elemen-elemen yang secara keseluruhan mempresentasikan sistem. Domain Atribut adalah himpunan nilai yang diperkenankan untuk menyatakanakibat. 3. Relation/relasi merupakan hubungan antara entitas yang satu dengan entitas yang lainnya.

Relationship adalah hubungan antar entitas. Relationship Set adalah himpunan relationship dengan tipe yang sama. Dalam memodelkan hubungan antar data, maka perlu diperhatikan mengenai pemetaan kardinalitas, penentuan atribut kunci dan normalisasi.

3.2..4 Pengujian Software

Ada banyak teknik pengujian yang dapat digunakan untuk menguji perangkat lunak. Berikut ini teknik pengujian yang penulis gunakan untuk melakukan proses evaluasi software adalah menggunakan pengujian Black Box :

1. Pengujian Black Box

Pengujian black box digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dan dapat diketahui kesalahan-kesalahannya.

Beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi, yaitu : 1. Fungsi tidak benar atau hilang

2. Kesalahan antar muka

3. Kesalahan pada struktur data (pengaksesan basis data) 4. Kesalahan inisialisasi dan akhir program

4.1 Analisis sistem yang sedang berjalan

Sistem informasi persediaan barang pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat merupakan sistem yang menangani proses permintaan barang, proses pembelian barang, dan proses pengolahan barang digudang. Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan tersebut.

4.1.1 Analisis dokumen

Dokumen yang ada pada sistem persediaan barang pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat yaitu, sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Surat permintaan pembelian barang Sumber : Bagian Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui barang apa saja yang akan dibeli Waktu pembuatan : Pada saat akan melakukan pembelian barang

Item data :nama_barang, kode_barang, satuan, jumlah_barang, harga, total.

2. Nama dokumen : Faktur pembelian Sumber : Supplier

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan jumlah pembayarannya.

Waktu pembuatan : Pada saat pembelian barang

Item data : Nama_barang, kode_barang, jumlah_barang, harga, total, nama_supplier, alamat_supplier, tanggal_pembelian. 3. Nama dokumen : BAP (Berita Acara Pemeriksaan) barang masuk

Sumber : Bagian Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang diterima dari supplier Waktu pembuatan : Pada saat barang masuk gudang

Item data : nama_barang, kode_barang, satuan, jumlah_barang, tanggal_masuk, nama_supplier, kode_supplier.

4. Nama dokumen : Nota pengambilan barang Sumber : Dari tiap divisi

Fungsi : Untuk melakukan permintaan barang Waktu pembuatan : Setiap melakukan permintaan barang

Item data : kode_barang, nama_barang, jumlah_barang, kode_divisi, nama_divisi.

5. Nama dokumen : Form pengambilan barang Sumber : Bagian Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui barang apa saja yang akan diambil Waktu pembuatan : Pada saat permintaan barang

Item data : kode_divisi, nama_divisi, nama_barang, kode_barang, jumlah_barang.

6. Nama dokumen : Nota bukti pengambilan barang Sumber : Bagian Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang diambil Waktu pembuatan : Setiap pengambilan barang

Item data : Nama_barang, kode_barang, jumlah_barang, kode_divisi, nama_divisi.

7. Nama dokumen : Laporan barang masuk Sumber : Bagian persediaan

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang keluar Waktu pembuatan : Setiap tiga bulan

Item data : Nama_barang, kode_barang, satuan, jumlah_barang, kode_supplier, nama_supplier.

8. Nama dokumen : Laporan barang keluar Sumber : Bagian Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang keluar Waktu pembuatan : Setiap satu bulan

Item data : Nama_barang, kode_barang, jumlah_barang, satuan. 9. Nama dokumen : Laporan persediaan barang

Sumber : Bagian Gudang

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia di gudang

Waktu pembuatan : Setiap tiga bulan

4.1.2 Analisis prosedur yang sedang berjalan

Berikut ini adalah prosedur dari sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat :

1. Pegawai divisi melakukan permintaan barang dengan memberikan nota permintaan barang. Bagian gudang akan melakukan pengecekan stok atau persediaan barang.

2. Jika barang yang diminta pegawai divisi ada, maka bagian gudang barang akan membuat surat permintaan barang dan memberikannya kepada pimpinan untuk diotorisasi. Setelah surat permintaan barang diotorisasi, surat tersebut akan diberikan lagi kepada bagian gudang.

3. Bagian gudang membuat form permintaan barang yang kemudian akan diisi oleh pegawai divisi yang melakukan permintaan barang tersebut.

4. Berdasarkan form permintaan barang yang diisi oleh pegawai divisi yang bersangkutan, bagian gudang akan membuat bukti pengeluaran barang yang akan diberikan kepada pegawai divisi yang bersangkutan bersamaan dengan barang yang diminta. Setiap satu bulan dibuatnya laporan barang keluar. 5. Tetapi jika barang yang diminta tidak tersedia, maka bagian gudang membuat

surat permintaan pembelian barang yang terdiri dari dua rangkap, yang kemudian diberikan kepada pimpinan untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi oleh pimpinan, surat pembelian barang tersebut diberikan kepada bagian gudang.

6. Surat pembelian barang yang sudah di validasi oleh pimpinan yang rangkap satu dijadikan sebagai arsip, dan rangkap yang satunya lagi diberikan kepada

supplier. Supplier akan menerima purchases order yang diberikan bagian gudang. Setelah itu, supplier mengirim barang yang dipesan beserta fakturnya. 7. Bagian gudang akan menerima barang dan faktur dari supplier dan membuat

BAP (Berita Acara Pemeriksaan) barang. Jika barangnya tidak sesuai, maka bagian persediaan membuat retur barang. Retur barang dibuat dalam dua rangkap. Rangkap yang pertama dijadikan sebagain arsip, sedangkan rangkap kedua diberikan kepada supplier.

8. Jika barangnya sesuai dengan permintaan, maka bagian gudang akan membuat laporan barang masuk yang terdiri atas dua rangkap. Rangkap yang pertama buat diarsipkan, sedangkan rangkap kedua diberikan kepada pimpinan.

9. Setiap tiga bulan dibuatnya laporan persediaan. 4.1.2.1 Flow Map yang sedang berjalan

Flowmap secara garis besar akan memberikan gambaran kepada kita mengenai suatu alur informasi serta entitas-entitas yang terlibat langsung dalam alur informasi tersebut, sehingga secara kasat mata kita akan mengetahui sutau alur prosedur dari suatu informasi. Berikut ini adalah flow map sistem persediaan barang yang sedang berjalan pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat :

Nota permintaan barang Nota permintaan barang Mengecek stok barang Ketersediaan Membuat surat permintaan barang Surat permintaan barang Surat permintaan barang Otorisasi surat permintaan barang Surat permintaan barang (acc) Surat permintaan barang (acc) Membuat form permintaan barang Form permintaan barang Form permintaan barang Form permintaan barang yang sudah

diisi Mengisi form permintaan barang Form permintaan barang yang sudah

diisi Membuat bukti pengeluaran barang Ba ra ng Bukti pengeluaran barang Ba ra ng Bukti pengeluaran barang Membuat laporan barang keluar Ya Membuat surat pembelian barang Surat pembelian barang Tidak Otorisasi surat pembelian barang Mengecek surat pembelian barang Surat pembelian barang (acc) Pengiriman barang Baran g Faktur Ba ra ng Faktur Membuat BAP barang masuk Kesesuain Membua t laporan barang masuk Ya Tidak Laporan barang masuk

Laporan barang keluar

PEGAWAI DIVISI

A. PdB

Laporan barang keluar

GUDANG PIMPINAN SUPPLIER

Surat pembelian barang (acc) A. Faktur Retur barang Laporan barang masuk Membuat retur barang Retur barang Retur barang Membuat laporan persediaan barang Laporan presediaan Laporan presediaan Surat pembelian barang (acc) Surat pembelian barang Surat pembelian barang (acc)

Gambar 4.1 Flow Map Yang Berjalan

Keterangan flowmap yang sedang berjalan : A.Pbd : Arsip persediaan barang

4.1.2.2 Diagram kontek yang sedang berajalan

Diagram konteks memberi gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar dengan sistem. Hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dan lingkungan luar sistem (entitas luar) kedalam sistem atau sebaliknya. Dibawah ini adalah diagram konteks persediaan barang pada BKPPMD yang sedang berjalan yaitu :

Pimpinan

Sistem Informasi Persediaan

Barang

Supplier

Pegawai Divisi Surat permintaan barang

Surat pemebelian barang Lap. Barang masuk Lap. Barang keluar Lap. Persediaan barang

Surat permintaan barang (acc/tidak)

Surat pembelian barang (acc/tidak)

Bukti Transaksi

Surat pembelian barang Retur barang

Form permintaan barang yang belum diisi Bukti pengambilan barang Nota permintaan barang

Form permintaan barang yang sudah diisi

4.1.2.3 DFD (Data Flow Diagram) yang sedang berjalan

DFD biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data.

Fungsi dari DFD atau Data Flow Diagram adalah untuk memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut.

Berikut ini adalah DFD sistem persediaan barang pada BKPPMD yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut :

4 Membuat surat pembelian barang 5 Mengecek surat pembelian barang 6 Membuat BAP barang masuk 8 Membuat laporan barang masuk 1 Membuat surat permintaan barang 2 Membuat bukti pengeluaran barang 3 Membuat laporan barang keluar Pimpinan Supplier Pegawai Divisi

Arsip Persediaan Barang

Surat pembelian barang (acc) Laporan barang masuk Laporan barang masuk Surat permintaan barang (acc) Bukti pengeluaran barang Persediaan barang

Surat pembelian barang

Surat pembelian barang (acc) Bukti pengeluaran barang P er sedia an ba ra n g 7 Membuat retur barang Retur barang Faktur pembelian Retur barang R et u r B aran g Persediaan barang Laporan barang keluar 9 Membuat laporan persediaan barang Persediaan barang

Laporan persediaan barang

A rsi p F ak tu r Data barang

4.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

Hasil dari evaluasi sistem persediaan barang pada BKPPMD yang sedang berjalan masih bersifat manual. Melihat hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa terdapat kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan, sehingga dapat mengakibatkan kerugian bagi pihak BKPPMD. Adapun kekurangan tersebut, antara lain :

1. Kekurangan :

1. Proses penyediaan informasi persediaan yang sering mengalami kesalahan yang diakibatkan karena banyak dokumen yang hilang.

2. Proses permintaan pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, pembuatan laporan persediaan barang, laporan barang masuk, laporan barang keluar, serta retur masih bersifat manual. Hal ini dapat mengakibatkan ketidakefisiensi waktu.

2. Solusi :

1. Membuat sistem yang baik dalam memepermudah sistem informasi persediaan barang.

2. Proses pengolahan data secara otomatis dapat mempermudah proses permintaan pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, pembuatan laporan, baik laporan persediaan, laporan barang masuk maupun laporan barang keluar.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu proses kegiatan pengembangan serta perbaikan terhadap sistem yang lama untuk meningkatkan keefisiensi dan keefektian kerja.

Sistem informasi yang dirancang ini diharapkan dapat memberikan solusi bagi pelaksanaan kegiatan persediaan barang pada BKPPMD.

4.2.1 Tujuan perancangan sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru.

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk memberikan penjelasan tentang program yang dibuat serta mendefinisikan kepada pengguna program atau user tentang fungsi dan tata cara penggunaan program. Dengan demikian, pembuatan program ini diharapkan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang lama dan dapat menghasilkan informasi serta laporan-laporan dengan cepat dan tepat. Adapun perancangan yang diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifkan dan mengefesienkan sistem lama dengan menggunakan sistem terkomputerisasi dan terotomatisasi. 4.2.2 Gambaran umum sistem yang diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan merupakan uraian tentang sistem yang akan dibuat dan diimplementasi pada bagian persediaan barang BKPPMD, dimana sistem yang sedang berjalan tampak jelas masih belum efektif dan efisien dalam hal permintaan barang, purchases order, penerimaan barang, pengeluaran barang, faktur retur, bahkan pembuatan laporan yang dilakukan dengan

menggunakan sistem konvensial yaitu masih menggunakan Microsoft Exel 2007.

Untuk mengatasinya diperlukan suatu sistem informasi persediaan barang yang terkomputerisasi dan terotomatisasi.

Dalam perancangan persediaan barang pada BKPPMD dibuat sistem informasi berbasis web dengan menggunakan Hypertext Preprocessor (PHP) sebagai media antar muka dan My SQL sebagai media database. Adapun tahapan-tahapan untuk perancangan sistem yang akan dibuat adalah prosedur sistem Diagram Kontek, Data Flow Diagram (DFD), kamus data, normalisasi, tabel relasi dan Entiti Relationship Diagram (ERD).

4.2.3 Perancangan prosedur yang diusulkan

Rancangan sistem yang akan diimplementasikan bertujuan untuk meminimalkan kekurangan, kelemahan dan mengatasi masalah yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan. Oleh karena itu, sistem informasi yang dirancang diharapkan member solusi alternatif baru yang memberi kemudahan terhadap pelaksanaan persediaan barang pada BKPPMD. Berikut ini adalah prosedurnya :

4.2.3.1 Prosedur persiapan sistem persediaan yang diusulkan : 1. Bagian gudang login

2. Bagian gudang menginput master divisi, master barang, master klasifikasi barang, master supplier, serta mengatur hak akses dengan memberikan username dan password kepada divisi dan pimpinan.

4.2.3.2 Prosedur permintaan barang yang diusulkan :

1. Pegawai divisi yang mau melakukan permintaan barang pertama-tama harus melakukan login dulu. Setelah login, pegawai divisi dapat memilih barang yang mau diminta dan jumlah yang dibutuhkan.

2. Kemudian pegawai divisi mengirim permintaan tersebut ke bagian gudang. Secara otomatis sistem akan menyimpannya ke database sehingga dapat diakses oleh bagian gudang.

3. Bagian gudang melakukan login untuk melihat permintaan barang yang dilakukan oleh pegawai divisi.

4. Setelah bagian gudang menerima permintaan barang dari pegawai divisi, bagian gudang akan mengecek data permintaan barang yang diminta oleh pegawai divisi, kemudian menyetujuinya. Sistem akan mengubah status permintaan menjadi diterima. Namun jika bagian gudang tidak menerima permintaan barang divisi, bagian gudang akan mengirimkan nota yang berisikan alasan kenapa permintaan barangnya tidak disetujui.

5. Pimpinan login. Pimpinan mengecek permintaan barang kemudian menyetujuinya. Sistem akan mengubah status permintaan menjadi Approved. 6. Bagian gudang mengecek permintaan barang yang telah disetujui oleh

pimpinan, kemudian menyiapkan barang yang diminta oleh pegawai divisi dan memperbaharui status permintaan menjadi kirim yang kemudian dapat diterima oleh pegawai divisi.

7. Jika barang yang diminta oleh pegawai divisi sudah diterima, maka pegawai divisi akan mengkonfirmasikan kepada bagian gudang bahwa barangnya

sudah diterima. Maka sistem secara otomatis mengubah status kirim menjadi terima.

8. Saat permintaan barang diproses, maka sistem dengan otomatis akan memperbaharui stok barang, mencatat data barang keluar, mencatat persediaan barang.

4.2.3.3Prosedur permintaan pembelian barang yang diusulkan : 1. Bagian gudang melakukan login

2. Bagian gudang melakukan pengecekan jumlah stok barang. Jika ada pemberitahuan bahwa stok mencapai minimum, maka bagian persediaan membuat permintaan pembelian barang yang berisi data barang yang akan dibeli dan harganya, serta supplier yang menjadi penyuplai.

3. Permintaan pembelian yang telah dibuat kemudian dikirim kepada pimpinan. Sistem secara otomatis akan tersimpan di database, sehingga dapat diakses oleh pimpinan.

4. Pimpinan melakukan login

9. Pimpinan mengecek permintaan pembelian barang, kemudian menyetujuinya. Sistem akan mengubah status permintaan pembelian barang yang telah disetujui oleh pimpinan menjadi approved, sehingga dapat diakses oleh bagian gudang. Namun jika pimpinan tidak menerima permintaan pembelian barang, maka pimpinan akan mengirimkan nota yang berisikan alamasan kenapa permintaan pembelian barangnya tidak disetujui.

6. Bagian gudang mengecek permintaan pembelian barang, jika sudah disetujui oleh pimpinan maka bagian gudang membuat nota pembelian.

7. Setelah nota pembelian dibuat, maka notanya dicetak. Bagian gudang menandatangani nota pembelian tersebut, kemudian diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

8. Setelah nota pembelian ditandatangani oleh pimpinan dan bagian gudang, nota pembelian diberikan kepada supplier.

9. Supplier menerima nota pembelian dan mengirimkan barang dan faktur. 10.Setelah bagian gudang menerima barang dan faktur, bagian gudang

melakukan login.

11.Bagian gudang memeriksa kesesuaian barang yang dipesan dengan nota pembelian. Jika barang tidak sesuai dengan nota pembelian, maka bagian gudang membuat retur dan memberikannya kepada supplier.

12.Tetapi jika barangnya sesuai, maka bagian gudang mengubah status barang menjadi diterima, dan barang tersbut langsung dimasukan kedalam gudang. Maka secara otomatis sistem akan memperbaharui stok barang.

13.Pada saat sistem memperbaharui stok barang, maka sistem akan menampilkan laporan barang masuk dan persediaan barang yang dapat diakses oleh pimpinan.

4.2.3.4 Diagram Kontek

Diagram kontek bertujuan untuk memberikan gambaran kepada sistem analisis pembuatan program mengenai masukan ke dalam proses dan apa yang akan dihasilkan output. Berikut ini adalah diagram kontek yang diusulkan untuk sistem informasi persediaan barang pada BKPPMD :

Pimpinan

Sistem Informasi Persediaan

Barang

Pegawai Divisi Info validasi data login

Lap. Barang masuk Lap. Barang keluar Lap. Persediaan barang

Data login

Data permintaan barang (acc/tidak acc) Data pembelian barang (acc/tidak acc)

Info validasi data login

Info setuju/tidak setuju permintaan barang Data login

Data permintaan barang info penerimaan barang

Gambar 4.4 Diagram kontek yang diusulkan

4.2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup ideal, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Selain itu, Data Flow Diagram juga dapat digunakan untuk memudahkan pemakai (user) agar lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan atau dikerjakan. Pada DFD yang diusulkan disini ada 4 DFD. DFD level 1 menjelaskan tentang proses validasi logi, pengolahan data master, dan pengolahan data transaksi secara garis besar. DFD level 2 dari proses 3 menjelaskan tentang proses pengolahan data transaksi, dimana proses ini terdiri dari pengolahan permintaan barang dan

pengolahan permintaan pembelian barang. DFD level 3 proses 3.1 menjelaskan tentang proses pengolahan permintaan barang secara rinci. Mulai dari proses permintaan barang oleh divisi, proses validasi permintaan, memberikan barang barang kepada divisi yang melakukan permintaan, sampai laporan pengeluaran barang. Dan yang terakhir adalah DFD level 3 proses 3.2 yang menjelaskan tentang proses permintaan pembelian barang secara rinci, mulai dari proses pengecekan stok barang, membuat permintaan pembelian, validasi pimpinan, pembuatan nota pembelian, pengecekan barang yang disupplay oleh supplier, pembuatan retur, perbaharui stok barang, hingga laporan barang masuk dan laporan persediaan barang. Berikut ini adalah DFD BKPPMD Provinsi Jawa Barat yang dimulai dari Level 1 yang di usulkan :

1 Login 2 Pengolahan data master 3 Pengolahan data transaksi Tbl_supplier _{Tbl_barang}

Pimpinan Pegawai Divisi

Info validasi data login _{Info validasi data login}

p e rm int a a n ba ra ng (a c c ) pe rm in ta a n pe m b e li a n ba ra n g( a c c ) Data supplier

Detail Permintaan barang

Data pembelian Data pembelian Detail permintaan barang Sto k s e te la h pe nge lua ra n ba ra n g S tok s e te la h p e ne ri m a a n ba ran g Session Gudang Permintaan Data permintaan barang Data permintaan barang

Pengeluaran

Data klasifikasi barang

Pembelian Data klasifikasi barang

Data divisi Data divisi Tbl_Klasifikasi Tbl_divisi Data barang Data supplier Detail Pembelian Detail pembelian Detail pembelian Data login Data login

D a ta pe nge lua ra n b a ra ng D a ta pe nge lua ra n b a ra ng pe rm in ta a n ba ra ng p e rm int a a n pe m be lia n ba ra ng Detail_Permintaan D a ta pe rm in ta a n ba ra ng in fo pe ne ri m a a n b a ra ng

3.1 Pengolahan permintaan barang 3.2 Pengolahan permintaan Pembelian

Pimpinan Pegawai Divisi

Retur Tbl_Supplier PB PPB+harga PPB+harga Retur Data Supplier Retur

Bukti pengeluaran barang

Klasifikasi barang Klasifikasi barang Data PPB PB Data Supplier D at a Ba rang Tbl_barang Detail_Permintaan PB(acc/tidak acc) DPB DPB(acc/tidak acc) DPPB DPPB Permintaan Tbl_klasifikasi Data barang PB (acc tidak acc) Pembelian Detail_pembelian P PB PPB Pengeluaran PB P B (a cc /t ida k ac c) Stok setelah pengeluaran

Gambar 4.6 Data Flow Diagram level 2 proses 3 Keterangan :

PPB : Permintaan Pembelian Barang DPPB : Detail Permintaan Pembelian Barang

IDENTIFIKASI MASALAH

• Divisi yang melakukan permintaan barang harus menuliskan data permintaan barang pada form yang disediakan oleh pihak gudang, pembelian barang dilakukan dengan mengecek lagi

barang-barang yang tidak tersedia di gudang, pembuatan BAP(Berita Acara Pemeriksaan) barang-barang yang

dilakukan dengan menuliskan lagi barang-barang yang dibeli, pembuatan retur juga harus

menuliskan barang yang harus diretur.

• Belum adanya database yang terintegrasi, sehingga proses pembuatan laporan barang masuk,

barang keluar dan persediaan barang yang harus dilakukan dengan merekaptuliasi semua dokumen

BATASAN MASALAH

• Penelitian yang dilakukan oleh penulis tentang persediaan barang pada Badan Koordinasi Promosi dan Penanaman Modal daerah (BKPPMD) Provinsi Jawa Barat.

• Hanya membahas tentang proses permintaan barang dari divisi (divisi kepegawaian dan umum, keuangan, perencanaan dan program, pengendalina, promosi dan pengembangan investasi),

permintaan pembelian barang, penerimaan barang dari supplier, dan pembuatan laporan barang

masuk, barang keluar dan persediaan barang.

• Data barang yang dikelola hanya barang ATK dan APK (yang tidak bergerak dan sering digunakan), tidak mengelolah barang APK (yang bergerak).

• Tidak membahas proses pembayaran pada saat pembelian barang.

• Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang yang akan dibuat adalah berbasis Website yang bersifat intranet.

DIAGRAM KONTEK YANG DIUSULKAN

Pimpinan

Sistem Informasi

Persediaan

Barang

Pegawai Divisi

Info validasi data login

Lap. Barang masuk

Lap. Barang keluar

Lap. Persediaan barang

Data login

Data permintaan barang

(acc/tidak acc)

Data pembelian barang

(acc/tidak acc)

Info validasi data login

Info setuju/tidak setuju permintaan barang

Data login

Data permintaan barang

info penerimaan barang

Kesimpulan :

Dari hasil pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya maka dapat disimpulkan

bahwa :

 Sistem Informasi Persediaan Barang yang dibangun oleh penulis ini diharapkan dapat mempermudah pihak divisi dalam melakukan permintaan barang, dan pihak

gudang dalam melakukan proses permintaan pembelian barang dan penerimaan

barang dari supplier.

 Dengan Sistem Informasi Persediaan Barang yang dibangun ini, baik pihak gudang maupun pimpinan dapat memperoleh laporan barang masuk, barang keluar, serta

persediaan barang dengan cepat dan akurat.

 Dengan dibuatnya Sistem Informasi Persediaan barang ini, maka data-data dapat terorganisir dengan baik. Sehingga kemungkinan data hilang atau rusak sangat

kecil, dikarenakan adanya sistem database.

Saran :

• Agar sistem yang di usulkan ini dapat di gunakan sesuai dengan yang di harapkan, maka ada beberapa saran yang diusulkan oleh penulis untuk pihak BKPPMD :

• Sistem Informasi Persediaan Barang yang dibuat ini hanya sebatas barang ATK dan APK(yang tidak bergerak dan sering digunakan). Oleh karena itu, disarankan untuk menambahkan lagi proses yang

belum ada.

• Dalam segi informasi yang disajikan mungkin belum sepenuhnya tersedia. Oleh karena itu, ada baiknya dengan menambahkan lagi informasi yang lebih lengkap tentang persediaan barang.