42
informasi yang memiliki unsur-unsur isi, konteks, dan struktur yang berfungsi sebagai eviden.
9
Arsip harus memiliki isi, yaitu informasi yang dikandung di dalam arsip. Informasi itu harus berada di dalam konteksnya baik konteks
tempat, waktu, dan pelakunya yang mencerminkan sistem administrasi, sosial, budaya, politik, ekonomi dan lain-lain. Arsip juga harus memiliki
struktur, berupa simbol struktur huruf, angka, gambar, tanda, petunjuk, suara, bahasa, dan lain-lain baik dalam bentuk fisik maupun virtual.
2. Fungsi dan Tujuan
Tinjauan tentang fungsi dan tujuan kearsipan tidak dapat dilepaskan dari siapa yang menggunakan dan membutuhkan arsip. Dalam tataran
idealogi, para penggiat arsip harus berpegang pada aspek masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang secara bersama-sama, yang
ketiganya melekat pada fungsi dan tujuan kearsipan itu sendiri. Penggiat arsip harus dapat mentransformasikan arsip yang merekam informasi
tentang masa lalu untuk kepentingan masa kini dan yang akan datang, sehingga terjadi transfer informasi berkelanjutan dari generasi ke generasi.
Ia merupakan perantara pesan antara generasi masa lalu, masa kini dan masa depan.
Dalam perspektif penggunaannya arsip memiliki tiga fungsi pokok, yaitu: sebagai bukti, sebagai memori kolektif, dan sebagai pembentuk
hak dan kewajiban. Fungsi pertama, arsip sebagai bukti atau bukti tentang segala sesuatu yang direkam baik benda atau peristiwa. Segala sesuatu
yang pernah dilakukan manusia meninggalkan jejak. Jejak-jejak itu terekam dalam berbagai media atau bentuk, baik yang kelihatan maupun
yang tidak kelihatan, baik yang tetap maupun yang berubah. Salah satu jejak itu adalah arsip. Dengan demikian, arsip dapat membuktikan tentang
sesuatu atau peristiwa yang pernah terjadi. Berkaitan dengan fungsinya sebagai bukti, penggunaan arsip dapat dilakukan oleh penciptanya sendiri
9
ISO 15489:2001 tentang Records Management
untuk menyelesaikan pekerjaannya, untuk membuktikan sesuatu kepada pihak lain atau pengadilan jika terjadi persengketaan, dan kepentingan-
kepentingan lain yang bersifat langsung current. Fungsi yang kedua adalah arsip sebagai memori kolektif. Kumpulan
arsip dari individu-individu atau organisasi di dalam suatu komunitas merupakan memori bersama dari komunitas tersebut. Ide tentang arsip
sebagai memori kolektif kadang-kadang diartikan sebagai sebuah metapora untuk mendiskusikan aturan sosial dan budaya. Ide ini sesungguhnya
lebih dari sekedar metafora, jika didukung oleh teori yang memandang bahwa kumpulan dokumenarsip memiliki makna tempat dan waktu
yang meluas pada tingkatan komunikasi manusia. Para antropolog, sosiolog, linguis, dan ilmuwan lainnya mengatakan bahwa material
berupa benda, artefak, dan dokumen memainkan peranan khusus dalam komunikasi manusia.
10
Arsip dan sumber-sumber komunikasi yang lain seperti sumber lisan dan tradisi ritual membantu transfer informasi dari
generasi ke generasi. Sebuah pertanyaan tentang mengapa kita perlu mengelola arsip adalah pertanyaan yang berkaitan dengan fungsi arsip
sebagai memori kolektif. Pertanyaan ini tentunya harus ditempatkan dalam fondasi teori.
Memori kolektif memiliki pengertian ganda, pertama dalam konteks sosiologi dan psikologi, memori kolektif mengacu kepercayaan dan ide
yang membantu masyarakat untuk bersama-sama menciptakan semangat solidaritas dan komunikasi sosial. Sedangkan yang kedua, memiliki
pengertian banyak kegiatan individual dan organisasional yang dikumpulkan dan dikelola sebagai rekaman masa lalu, untuk kepentingan
masa kini dan mendatang.
11
43
10
Kennet E. Foote, 2003, “To Remember and Forget: Archives, Memory, and Culture,” dalam Randall C. Jimerson, 2003, American Archival Studies, Reading in Theory and Practice, editor, The Society of
American Archivists, Chicago, hlm. 29-30.
11
Ibid., hlm. 31-46.
44 Fungsi yang ketiga, arsip dapat digunakan untuk membentuk hak,
kewajiban, dan kekebalan antara warga negara dan pemerintahnya
12
. Fungsi ini menyangkut hakekat arsip yang tercipta karena adanya transaksi
antara beberapa pihak. Ketika sebuah perjanjian ditetapkan atau akta ditandatangani, ijazah, surat keputusan, peraturan dan arsip-arsip lain
yang sejenis diciptakan, sesungguhnya dibalik itu lahir sebuah pengakuan yang berkekuatan hukum, bahwa individu yang disebut di dalamnya
memiliki hak dan kewajiban, bahkan kekebalan sesuai aturan hukum yang berlaku. Terbitnya sertifikat tanah adalah pengakuan hukum akan
hak dan status kepemilikan tanah, yang memberikan kekebalan kepada pemiliknya untuk berbuat sesuatu atas hak yang sudah dikuasainya
tersebut. Sekilas tentang uraian fungsi arsip di atas, sebenarnya telah
memberikan petunjuk bagi kita untuk mengetahui apa tujuan kearsipan itu. Dalam lingkup negara, kearsipan memiliki tujuan untuk
menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan dan kenegaraan.
13
Tujuan ini menitikberatkan pada dua hal pokok, yaitu keselamatan bahan bukti atau arsip yang diasumsikan akan mengalami kerusakan
atau pada suatu saat hilang dan kemudian fungsi arsip sebagai kegiatan pemerintahan dan kenegaraan. Keselamatan arsip menunjuk pada objek
yang harus dilestarikan sepanjang jangka simpannya dan tetap terjaga keaslian serta reliabilitasnya. Sedangkan fungsi arsip menunjuk pada
tiga kegunaan pokok dari arsip di atas.
12
T.R. Schellenberg, 1980, Modern Archives, Principles and Techniques, terjemahan Ismail Marahimin,
13
Arsip dipandang sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional yang menyangkut fungsi arsip sebagai eviden sekaligus memori kolektif nasional yang harus dipertanggungjawabkan kepada publik masa kini dan
mendatang. Bahan bukti tersebut digunakan oleh pemerintah dan negara dalam memberikan pelayanan kepada publik masa kini dan mendatang. Bahan bukti tersebut digunakan oleh pemerintah dan negara dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat atau melindungi kepentingan rakyat, hal ini berkaitan dengan fungsi arsip sebagai pembentuk hak dan kewajiban. Arsip Nasional RI, Jakarta, hlm. 148-151.
3. Kearsipan Sebagai Ilmu
