8
Catatan Akuntansi
1. Jurnal pengeluaran kas. Dalam pencatatan utang
dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan
untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai
sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh
fungsi kas.
2. Register cek. Dalam pencatatan utang dengan metode
voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti
kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul sedangkan
register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek
9
Bagian Unit Terkait
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi
yang bersangkutan
mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi.
2. Fungsi kas. Fungsi ini bertanggung jawab
dalam mengisi cek, memintakan otoritas atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur lewat
pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
10
Bagian Unit Terkait
3. Fungsi akuntansi; bertanggung jawab atas :
– Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
– Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
– Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otoritas kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut.
4. Fungsi Pemeriksa intern; bertanggung jawab :
– melakukan penghitungan kas cash count secara periodik dan mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut
catatan akuntansi. – melakukan pemeriksaan secara mendadak surprised audit
terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik
11
tidak memerlukan permintaan cek
• Pembuatan bukti kas keluar • Pembayaran Kas
• Pencatatan pengeluaran kas
12
tidak memerlukan permintaan cek
• Permintaan Cek • Pembuatan bukti kas keluar
• Pembayaran Kas • Pencatatan pengeluran kas
13
Sistem Pengendalian Intern
1. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek
2. Pengeluaran kas dengan yang tidak dapat dilakukan dengan cekjumlahnya
kecil dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest
system
14
Organisasi
1. Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh
kasa sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari fungsi yang lain
15
Sistem otorisasi Prosedur Pencatatan
1. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari penjabat yang berwenang
2. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari penjabat
yang berwenang 3. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus
didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat
otorisasi dari
penjabat yang
berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
16
1. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian penggunaan yang tidak
semestinya 2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi
pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan
3. Penyusunan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk pengecekan ketelitian
catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan
dan penyimpanan kas 4. Semua pengeluaran harus dilakukan dengan cek atas
nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan
17
Praktik yang sehat
5. Jika pengeluaran kas hanya meyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan sistem dana kas
kecil, yang akuntansinya dilakukan dengan sistem imprest.
6. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kasyang ada ditangan dengan jumlah kas menurut
catatan akuntansi 7. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan
diasuransikan dari kerugian 8. Kasir diasuransikan
9. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah
terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan 10. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh
bagian kasa
18
Sistem Dana Kas Kecil
Prosedur sistem saldo berfluktuasi Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan
prosedur :
– Pembentukan dan kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
– Pengeluaran dan kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo
rekening ini berfluktuasi. – Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan
jumlah sesuai keperluan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo
rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu
19
Sistem Dana Kas Kecil
Prosedur sistem imprest Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan:
• Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan
dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang
telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
• Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal, bukti-bukti pengeluaran dan kas kecil dikumpulkan saja
dalam arsip sementara yang siselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
• Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah uang yang tercantum dalam pengumpulan bukti
pengeluaran kas kecil
20
Prosedur
• Pembentukan dana kas kecil, • Permintaan dan pertanggung jawaban
pengeluaran dana kas kecil, dan
• Pengisian kembali dana kas kecil
21
Dokumen
1. Bukti kas keluar; berfungsi sebagai perintah
