3. Jika data ketersediaan barang ada, maka bagian pemasaran melakukan pencatatan data pesanan kemudian di arsipkan, setelah itu
dibuatkan nota penjualan 3 rangkap diberikan kepada konsumen untuk di tanda tangan, setelah di tanda tangan konsumen memberikan
lagi kebagian pemasaran dan ditanda tangani, setelah itu di arsipkan. 1 diberikan ke konsumen 1 dan ke pimpinan 1.
4. Jika data ketersediaan barang tidak ada maka data pesanan kosong diberikan kebagian produksi, dan di arsipkan dibagian produksi.
5. Kemudian bagian produksi melakukan pencatatan bahan baku dan data pemesanan bahan baku diberikan kepada supplier.
6. Bagian supplier membuat nota pembelian kemudian diberikan ke bagian produksi.
4.1.2.1 Flow Map
Di bawah ini merupakan gambar flow map prosedur penjualan produk pada kerupuk kencur volliano snack saat ini :
Data pesanan
Prosedur Penjualan Dan Pemesanan Kerupuk Kencur Volliano Snack
Konsumen Bag pemasaran
Bag produksi Pimpinan
Cek keters
ediaan
Cek ketersediaan
cp cp
cp Data
pesanan
Data pesanan
Catata n data
pesan an
Np 3 Catatan
pesanan Data
pesanan
Buat nota
penjua lan
Np 2 Np 1
Np 3 Np 2
Np 1
Tanda tanga
n
Np 3 Np 2
Np 1 Np 3
Np 2 Np 1
Np tanda
tanga n
Np 3 Np 2
Np 1 T
Y
Np 2 Np 3
Supplier
Np 1 Data pesanan
kosong
arsip Data pesanan
kosong DPK
DPBB DPK
DPBB Catatan
pembelia n bahan
baku
Membua t nota
DPBB Nota
pembelian Nota
pembelian dpk
Gambar 4.1 Flow Map Penjualan yang Berjalan
Keterangan : NP1 : Nota Penjualan 1
NP2 : Nota Penjualan 2 NP3 : Nota Penjualan 3
CP: Catatan pesanan DPK : Data Pesanan Kosong
DPBB : Data Pembelian Bahan Baku
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks dari sistem yang berjalan di Kerupuk kencur
volliano snack :
konsumen pimpinan
SI penjualan kerupuk kencur volliano snack
Data pesanan
Nota penjualan Lap produksi, lap penjualan
supplier
DPBB Nota pembelian
Np1 Np2
Np3 Np3
Np1,Np2,Np3
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram
Berikut ini adalah Data Flow Diagram yang sedang berjalan di Kerupuk kencur
volliano snack.
Konsumen Cek
ketersediaan Catatan data
pesanan
Buat nota penjualan
Data pesanan Data pesanan
Data pesanan 1.0
2.0
3.0
5.0 supplier
Tanda tangan
4.0
Nota penjualan Nota penjualan
DPBB
Nota penjualan Catatan
DPBB
pimpinan Nota penjualan
Nota penjualan 5.0
Gambar 4.3 Data Flow Diagram yang Berjalan 4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan analisis dari sistem yang berjalan pada Home Industri Teh Taraju maka dapat disimpulkan beberapa kekurangan dari sistem tersebut yaitu :
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Permasalahan
Entitas Solusi
Belum adanya sistem yang terkomputerisasi yang dapat
Bagian Penjualan
Diperlukannya proses pemesanan produk yang
mengakibatkan lamanya proses kerja pemesanan
produk. terkomputerisasi, yang dapat
membantu mempercepat proses kerja penjualan,
dalam hal ini akan diterapkan website.
Belum tersedianya media penjualan kepada konsumen
yang berada diluar kota sehingga penjualan produk hanya berfokus
pada wilayah tertentu.
Bagian Penjualan
perlukannya
perancangan website
yang interaktif sehingga menunjang
peningkatan terhadap minat para pengunjung untuk tertarik
terhadap produk yang di tawarkan
Tidak adanya dokumentasi atas transaksi-transaksi yang telah
dilakukan
Bagian Penjualan
Diperlukannya sistem
yang dapat mendokumentasikan
setiap transaksi yang telah dilakukan antara perusahaan
dan konsumen
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah suatu tahapan untuk mendesain program dengan menggunakan bentuk operasi berupa sumber-sumber diagram alir sistem. Perancangan
ini dibuat berdasarkan permasalahan-permasalahan pada sistem yang telah diuraikan sebelumnya pada tahap analisis sistem.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan pemrancangan sistem ini adalah untuk memberikan informasi kepada pengguna atau user. Pembuatan program ini diharapkan dapat membantu mengatasi
kekurangan-kekurangan yang ada di Kerupuk Kencur Volliano Snack. Perancangan sistem yang diusulkan ini merupakan suatu langkah untuk mengefektif dan
mengefisienkan penyampaian informasi mengenai produk melalui website.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem yang diusulkan ini berbasis web yang diaplikasikan atau di jalankan melalui media internet yang merupakan upaya untuk mengefektif dan mengefisiensikan
penyampaian informasi untuk promosi dan penjualan di Kerupuk Kencur Volliano Snack.
Pada sistem yang diusulkan ini masyarakat atau konsumen dapat mengetahui informasi tentang perusahaan dan produk terbaru yang dikeluarkan oleh Kerupuk
Kencur Volliano Snack. Selain itu konsumen juga dapat bertransaksi secara online tanpa harus datang ke tempat penjualan produk dari Kerupuk Kencur Volliano Snack.
Walaupun sistem ini tidak sepenuhnya menggantikan sistem yang lama, namun sistem yang diusulkan ini sangat diperlukan, sehingga dapat dikatakan sistem yang
diusulkan ini merupakan sistem tambahan agar meningkatkan kinerja perusahaan agar lebih maksimal.
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan sistem yang diusulkan ini bukanlah sistem yang menggantikan sistem yang lama, namun sistem yang diusulkan ini merupakan penambahan atau
pengembangan dari sistem yang lama yang bersifat offline menjadi online. Perancangan prosedur yang diusulkan ini dibuat agar meminimalkan kekurangan, kelemahan, dan
mengatasi masalah yang dihadapi. Perancangan prosedur ini diharapkan dapat memberi solusi untuk alternatif baru yang dapat memaksimalkan penyampaian informasi,
promosi, dan penjualan di Kerupuk Kencur Volliano Snack.
4.2.3.1 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram
konteks dapat dilihat pada gambar 4.4 :
SI Penjualan Kerupuk kencur volliano snack
Konsumen Web Administrator
Data produk yang dipesan Data konsumen
Data Konfirmasi pembayaran
Data pesanan Data konsumen
Data pesanan Laporan penjualan
Data produk Data pengiriman produk
supplier Nota penjualan
DPBB
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan Online yang Diusulkan
