PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL PADA PT MANDIRI TUNAS FINANCE CABANG BANDAR LAMPUNG
ABSTRAK
PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL PADA PT MANDIRI TUNAS
FINANCE CABANG BANDAR LAMPUNG
Oleh
HELLA DESI SARI
Tujuan penulisan laporan ini adalah Untuk mengetahui bagaimana prosedur
pengisian kas kecil pada PT Mandiri Tunas Finance dan Upaya mengetahui
praktek sistem pengeluaran kas kecil yang dilaksanakan oleh PT Mandiri Tunas
Finance.
Secara singkat, prosedur pengisian kas kecil pada PT. MTF dimulai dari finance
akan membuat laporan pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi OH
(Operational Head). Finance melakukan pembayaran atas pengeluaran kas kecil
dengan persetujuan kepala cabang.dan finance akan menyimpan bukti-bukti
pengeluaran kas kecil sebagai arsip.
Dari analisis ini dapat menjawab bahwa prosedur pengisian kas kecil pada PT
Mandiri Tunas Finance perlu diperbaiki karena sering terjadi keterlambatan
pelaporan oleh bagian kas, sehingga menyebabkan keterlambatan otorisasi oleh
kepala cabang.
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR ABSTRAK ..................................................................................
LEMBAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................
LEMBAR PERSEMBAHAN .......................................................................
LEMBAR MOTTO .......................................................................................
KATA PENGANTAR ...................................................................................
DAFTAR ISI ..................................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................
PENDAHULUAN .........................................................................................
1.1
1.2
1.3
1.4
1
Latar Belakang .....................................................................
Permasalahan ........................................................................
Tujuan dan manfaat ...............................................................
Metode Penelitian ................................................................. .
1
3
3
4
LANDASAN TEORI ...................................................................................
5
2.1
2.2
2.3
2.4
Pengertian Pengendalian Intern ...........................................
Unsur Pengendalian Intern ..................................................
Tujuan Pengendalian Intern .................................................
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern ...........................
2.4.1 Sistem Pengeluaran Kas ..............................................
2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
Terhadap Pengeluaran Kas ......................................... .
2.4.3 Jaringan Prosedur yang mambentuk Kas ....................
2.5 Sistem Dana Kas Kecil ..........................................................
5
7
7
10
14
14
16
17
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................................
3.1
3.2
3.3
3.4
21
Sejarah Singkat Perusahaan .................................................
Visi dan Misi Perusahaan ......................................................
Tujuan Perusahaan ................................................................
Struktur Organisasi ................................................................
21
23
23
23
PEMBAHASAN ...........................................................................................
33
4.1 Sistem dan Prosedur Pengisian Kas Kecil..............................
4.2 Praktek Yang Sehat ...............................................................
4.3 Pegawai Yang Cakap .............................................................
Bagan Aliran Pembentukan Dana Kas Kecil ................................
Bagan Aliran Pengeluaran Kas Kecil ............................................
Bagan Aliran Pengisian Kembali Kas Kecil .................................
33
39
40
41
42
43
SIMPULAN DAN SARAN ..........................................................................
44
Simpulan .....................................................................................
Saran ...........................................................................................
44
44
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT berkat rahmat dan hidayah
Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan akhir ini. Laporan akhir ini
disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada program D3 Keuangan Perbankan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Lampung.
Dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan
dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis dengan rendah hati
menyampaikan ucapan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:
1.
Bapak Prof. Dr.H.Satria Bangsawan,S.E.,M.Si, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Lampung.
2.
Ibu Aidasari, S.E.M.Si, selaku ketua jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Lampung.
3.
Ibu Roslina, S.E.M.Si, selaku ketua program D III Keuangan dan Perbankan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Lampung.
4.
Bapak Ahmad Faisol, S.E.,M.Si, selaku Sekretaris Program D III Keuangan
dan Perbankan Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Lampung, dosen
pembimbing lapangan, dosen pembimbing laporan akhir yang telah
meluangkan waktu dan pemikiran hingga sampai terselesaikan laporan akhir
ini
5.
Ibu Erni Hendrawaty, S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing akademik.
6.
Ibu Desmalazati, Bapak Tri yang telah banyak membantu dan memberikan
informasi, dan pengarahan kepada penulis.
7.
Ibu Aulia cahyanti, selaku pimpinan PT Mandiri Tunas Finance cabang
Bandar Lampung.
8.
Ibu Diana Tri Oktora sebagai OH, terima kasih telah memberikan tempat dan
kesempatan untuk PKL di PT Mandiri Tunas Finance.
9.
Seluruh Staf PT Mandiri Tunas Finance yang telah memberikan bantuan
dalam pengumpulan data yang digunakan penulis dalam menyelesaikan
laporan akhir.
Tiada lain, harapan penulis semoga Laporan Akhir yang sangat sederhana ini
memberikan fungsi manfaat yang membacanya. Penulis menyadari bahwa
Laporan Akhir ini jauh dari sempurna, Oleh karena itu kritik dan saran yang
membangun, penulis harapkan demi penyempurnaan selanjutnya. Semoga
bimbingan dan bantuan tersebut diatas akan mendapat imbalan dari ALLAH
SWT, Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Akhir ini dapat berguna dan
bermanfaat bagi kita semua. Amin
Bandar Lampung, April 2013
Hella Desi Sari
MOTTO
Kekuatan terhadap suatu kegagalan dapat mematahkan semangat seseorang,
maka ciptakanlah dimana suatu kegagalan bukanlah sesuatu yang fatal artinya
jangan pernah menyesali apapun yang telah terjadi,
tapi jadikanlah kegagalan itu sebagai batu loncatan untuk mencapai kesuksesan.
Ya Allah, tidak ada kemudahan kecuali apa yang Engkau jadikan mudah.
Sedangkan yang susah bisa Engkau jadikan mudah, Apabila Engkau
menghendakinya.
(Hadist Riwayat Ibnu Hibban dan Ibnu Suni)
PERSEMBAHAN
Dengan segala rasa syukur dan ketulusan hati laporan ini kupersembahkan untuk :
1. Kedua orang tuaku yang telah membesarkan dan mendidikku dengan penuh
kasih sayang, serta bimbingan , nasehat dan doanya yang senantiasa mengiringi
langkahku untuk kebaikan dan keberhasilanku.
2. Kakak-kakakku dan semua saudara,keluarga yang telah memberikan dorongan
semangatnya.
3. Mualim Kusuma Nugraha,terima kasih buat semangatnya.
4. Sahabat-sahabatku : Lioni, Gia, Imelda, Henny, Dimas, Imam, Arinta, Jian,
Lita.semuanya khususnya D3 keuangan angkatan 2010, love you all.
5. Honesti kusuma wardani orang yang banyak membantuku,terima kasih
6. Almamaterku tercinta Universitas Lampung.
Penulis berharap semoga laporan akhr ini dapat memberikan manfaat bagi semua
pihak.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Sidomulyo pada tanggal 15 Desember 1992, sebagai anak
ketiga dari tiga bersaudara anak pasangan suami istri Bapak Fahrudin Haryanto
dan Ibu Sugiyanti.
Pendidikan dimulai dari Sekolah Dasar diselesaikan di SD Negri 2 Seputih Raman
pada tahun 2004, Sekolah Menengah Pertama diselesaikan di SMP N 1 Seputih
Raman pada tahun 2007, Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Kotagajah
diselesaikan pada tahun 2010.
Pada tahun 2013 penulis mengikuti Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) di PT
Mandiri Tunas Finance cabang Bandar Lampung.
1
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Secara umum setiap perusahaan memiliki tujuan yang sama yaitu
memperoleh laba yang optimal untuk kelangsungan hidup perusahaan dan
meningkatkan nilai perusahaan. Untuk memperoleh dan mencapai itu semua
perusahaan akan menggunakan segala sumber daya yang dimiliki oleh
perusahaan tersebut secara efektif dan efesien. Salah satu sumber
daya
perusahaan adalah harta perusahaan.
Salah satu bentuk harta yang sangat penting dalam perusahaan adalah kas
yang tergolong dalam aktiva lancar, karena setiap perusahaan dalam
menjalankan usahanya selalu membutuhkan kas yang diperlukan untuk
membiayai operasi perusahaan selain itu juga untuk mengadakan investasi
baru dalam aktiva tetap.kas merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid
atau merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi likuiditasnya,
selain karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dari pada aktiva yang
lainnya dan sifatnya yang mudah ditransfer dengan cepat, serta sangat mudah
dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas
sering menjadi sasaran penyelewengan dan digunakan dengan tidak
semestinya. Disamping itu, banyak transaksi perusahaan baik langsung atau
tidak langsung akan menyangkut penerimaan atau pengeluaran kas. Oleh
2
karena itu perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap pengeluaran kas
dan diperlukan suatu pengendalian interen yang memadai secara efektif dan
efesien melalui manajemen keuangan yang baik.
Manajemen keuangan yang baik meliputi pembuatan rencana yang baik untuk
menjaga keseimbangan antara resiko dan profitabilitas. Aspek utama
perencanaan kas adalah penyusunan anggaran kas. Manajer keuangan harus
menyiapkan terlebih dahulu daftar kegiatan untuk mendapatkan dan
membelanjakan kas yang berupa proyeksi kas masuk,kas keluar dan saldo
minimum kas.
Selain manajemen kas yang baik, untuk menjamin keamanan kas pihak
manajemen harus melakukan tindakan prefentip dengan menerapkan sistem
pengendalian intern yang memadai. Pengendalian intern dilaksanakan dengan
cara memisahkan fungsi penyimpanan, fungsi pelaksanaan dan fungsi
pencatatan. Jika ketiga fungsi tersebut tidak dipisahkan dengan tegas, maka
sistem pengendalian intern didalam perusahaan menjadi lemah. Langkahlangkah yang umum dilakukan dalam melakukan pengawasan kas yang baik
antara lain :
1. Memisahkan fungsi pemegang kas dan fungsi pencatatan akutansi. Pegawai
yang memegang kas tidak seharusnya mempunyai akses pencatatan akutansi.
2. Mengharuskan disetornya seluruh penerimaan ke bank pada hari yang sama
dengan penerimaan tersebut
3. Manajemen diharuskan untuk melakukan pemeriksaan atas jumlah dan
keabsahan setiap pengeluaran cek sebelum cek tersebut dibayar.
3
4. Melakukan seluruh pengeluaran kas dengan cek, kecuali untuk pengeluaran
kas yang jumlahnya relatif kecil dilakukan dengan kas kecil.
PT Mandiri Tunas Finance adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang pembiayaan sepedah motor merk “HONDA” yang berkedudukan di
jalan Pangeran Antasari No. 91C/91D Komplek Ruko Kuning Bandar
Lampung. Untuk melihat bagaimana prosedur pengisian kas kecil
pada
perusahaan tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat laporan dengan
judul “Prosedur Pengisian Kas Kecil Pada PT Mandiri Tunas Finance Cabang
Bandar Lampung”.
1.2 Permasalahan
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan selama Praktek Kerja
Lapangan (PKL) di PT Mandiri Tunas Finance maka penulis merumuskan
permasalahan yaitu “bagaimana prosedur pengisian kas kecil pada PT
Mandiri Tunas Finance?”.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengisian kas kecil pada PT
Mandiri Tunas Finance.
1.3.2 Manfaat
1. Bagi Perusahaan, sebagai bahan evaluasi tentang prosedur
pengisian kas kecil yang selama ini telah dilakukan oleh perusahaan
2. Bagi penulis, menambah wawasan dan pengetahuan mengenai
prosedur pengisian kas kecil
4
1.4 Metode Penelitian
1.4.1 Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan dilakukan dengan mengadakan penelitian langsung
dengan cara menjalankan PKL / magang selama dua bulan pada PT
Mandiri Tunas Finance dan melakukan wawancara langsung dengan
pimpinan dan karyawan PT Mandiri Tunas Finance untuk memperoleh
data-data yang berhubungan dengan penulisan laporan akhir ini dan
dalam laporan akhir ini analisis yang digunakan adalah analisis
kualitatif, yang membandingkan teori yang selama ini penulis peroleh
selama masa perkuliahan.
5
II.LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Pengendalian Intern
Berdirinya sebuah perusahaan harus disertai dengan terbentuknya manajemen
yang handal dan dapat menjamin lancarnya operasional, baik itu pengamanan
harta perusahaan maupun penanganan atas kesalahan dan penyimpangan yang
terjadi demi berlangsungnya hidup perusahaan.
Tanggung jawab atas keamanan aktiva perusahaan, kesalahan-kesalahan dan
penyimpangan dalam pelaksanaan operasi perusahaan terutama terletak pada
manajemen. Ruang lingkup perusahaan yang semakin luas, mengakitbatkan
manajemen tidak dapat melakukan pengawasan secara langsung dalam halhal tertentu. Oleh karena itu sangat diperlukan suatu sistem pengawasan /
pengendalian intern dan sistem pelaporan yang baik, sehingga pihak
manajemen dapat menyerahkan tanggung jawabnya secara tepat.
Pengendalian intern mempunyai arti sempit dan luas. Dalam arti sempit,
pengendalian intern merupakan kegiatan pengecekan penjumlahan, baik
penjumlahan menurun (footing) maupun penjumlahan mendatar ( cross
footing ). Pengendalian dalam arti sempit disamakan dengan internal check
yang merupakan prosedur mekanis dan secara otomotis dapat saling
memriksa ketelitian dan pencatatan data akutansi yang dilakukan oleh suatu
bagian dengan hasil-hasil pencatatan lainnya.
6
AICPA memberikan pengertian intern (internal control ) dalam arti luas
sebagai berikut : “pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua
cara-cara serta alat-alat yang terkoordinasi
yang digunakan didalam
perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akutansi, memajukan efesiensi
didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen
yang telah ditetapkan terlebih dahulu “( Zaki Baridwan,1990 : 13)”.
Selanjutnya pengendalian intern menurut widjajanto yaitu “ pengendalian
intern adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi semua metode dan
ukuran
yang
ditetapkan
dalam
perusahaan
dengan
tujuan
untuk
mengamankan aktiva perusahaan, mengecek kecermatan dan ketelitian data
akutansi,meningkatkan efesiensi dan mendorong manajemen dipatuhi oleh
segenap jajaran organisasi.
Sistem pengendalian intern meliputi metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan akutansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen ( Mulyadi,
1993 ; 165 ).
Berdasarkan defenisi pengendalian intern diatas,maka dapat disimpulkan
bahwa tujuan dari pengendalian intern yang dilakukan perusahaan adalah
untuk mengamankan aktiva-aktiva perusahaan terhadap kerugian yang dapat
terjadi akibat kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja serta
mengelakkan laporan-laporan keuangan yang dapat dipercaya untuk tujuan
pelaporan ekstern dan intern.
7
2.2 Unsur Pengendalian Intern
Suatu perusahaan atau organisasi akan memiliki pengendalian intern yang
baik, bila didalamnya terdapat ciri atau karakteristik yang baik atau
memuaskan. Menurut Mulyadi (2001 : 164) suatu sistem pengendalian intern
yang memuaskan harus meliputi :
Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Suata sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatanpendapatan, dan biaya-biaya.
Praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
2.3 Tujuan Pengendalian Intern
Dari pengertian pengendalian intern menurut Mulyadi yang telah disebutkan
sebelumnya, maka dapat kita lihat bahwa tujuan sistem pengendalian intern
adalah :
1. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Mengamankan harta milik perusahaan dalam arti luas meliputi ukuran
yang digunakan manajemen untuk menghindari sesuatu yang tidak
diinginkan dan kejadian-kejadian yang menyangkut sumber-sumber
8
perusahaan, termasuk menjaga kesalahan adminsitratif yang tidak di
sengaja, misalnya salah perkalian atau penjumlahan, kesalahan mencatat
faktur dan semacamnya. Sedangkan dalam arti sempit pengamanan harta
merupakan ukuran-ukuran yang digunakan oleh pelaksanaan dan
pencatatan transaksi serta penyimpanan atau penjagaan aktiva.
2. Memeriksa ketelitian dan keandalan data akutansi
Elemen pengendalian akutansi mencakup penggunaan data intern dan
ekstern. Catatan-catatan yang diperlukan manajemen ( eksternal ),
manajemen dalam menggunakan laporan untuk pengambilan keputusan
biasanya dibuat triwulan, tengah tahun, tahunan. Fungsi internal audit akan
sangat membantu terhadap laporan tersebut agar dapat dipercaya.
3. Mendorong efesiensi
Pengendalian intern yang baik didalam suatu perusahaan akan berguna
penyempurnaan
dibidang
organisasi
dan
prosedur-prosedur
yang
dijalankan. Apabila seluruh kegiatan operasional perusahaan telah berjalan
sesuai dengan prosedur yang benar tentu saja dapat mencegah
penyalahgunaan aktiva perusahaan, sehingga tercipta efesiensi dalam
operasi perusahaan.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan manajemen
Untuk menjamin bahwa semua kebijakan manajemen telah dilaksanakan
dan dipatuhi oleh setiap orang yang ada dalam organisasi, pihak
manajemen harus menyusun dan menerapkan pengendalian intern yang
9
efektif.
Karena
dengan
dipatuhi
dan
dilaksanakannya
kebijakan
manajemen tersebut akan mudah bagi manajemen untuk mencapai tujuan
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Berdasarkan tujuannya, pengertian intern dibagi menjadi 2 (dua ) macam
yaitu :
1. Pengendalian intern akutansi ( Internal Accounting Control )
2. Pengendalian intern administratif ( Internal Administrative Control )
Pengendalian intern akutansi meliputi struktur organisasi, metode-metode dan
prosedur, serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat
dipercayainya catatan akutansi, sehingga dapat memberikan jaminan bahwa :
a. Transaksi-transaksi
yang
dilaksanakan
sesuai
dengan
pengesahan
(otorisasi ) manajemen yang umum maupun yang khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat untuk :
1. Memungkinkan penyusunan laporan keuangan yan g sesuai dengan prinsip
akutansi yang umumnya diterima atau kriteria lain yang perlu untuk
laporan-laporan tersebut.
2. Menunjukan pertanggung jawaban atasan aktiva
3. Acces ( penggunaan ) aktiva hanya bole dipergunakan apabila sesuai
dengan otorisasi manajemen.
10
4. Tanggung jawab atas aktiva ( menurut catatan ) dibandingkan dengan
aktiva yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila
ada perbedaan.
Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur
serta catatan yang dikoordinasikan dengan tujuan meningkatkan efesiensi
perusahaan dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dengan
demikian tidak berhubungan langsung dengan masalah keuangan, tetapi
berhubungan dengan proses pengambilan
keputusan. Pengendalian
administratif antara lain meliputi kontrol kegiatan ( Operating Control ),
penyelidikan gerak dan waktu, analisis statistik dan program pelatihan
karyawan.
2.4
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi ( 2001 : 165 ) untuk memenuhi tujuan-tujuan sistem
pengendalian intern harus dipenuhi unsur-unsur sebagai berikut :
1. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Organisasi setiap perusahaan berbeda,
tergantung pada jenis perusahaan.
Struktur organisasi yang baik adalah yang dirancang berdasarkan prinsipprinsip sebagai berikut :
11
a. Harus ada pemisahan antara fungsi-fungsi operasi, penyimpanan dan
akutansi.
b. Tidak ada satupun unit organisasi ( bagian ) yang diberi tanggung jawab
untuk melaksanakan semua tahap atau transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam
organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh
karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan
wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi. Oleh karena
itu penghgunaan formulir harus diawasi guna mengawasi pelaksanaa
otorisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang
teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
suatu perusahaan.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian
organisasi. Struktur organisasi yang baik, sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang memadai, harus didukung oleh praktek yang sehat sehingga
dalam pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik.
Bebrapa cara untuk menciptakan praktek yang sehat, antara lain :
12
a. Penggunaan formulir dengan nomer urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan.
b. Pemeriksaan yang diadakan secara mendadak tanpa pemberitahuan terlebih
dahulu.
c. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin.
d. Diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan secara periodik.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Mutu pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu pengendalian intern,
karena bagaimanapun baiknya struktur organisasi serta wewenang dan
prosedur-prosedur, tetapi mutu pegawainya tidak memenuhi syarat yang
diinginkan, sulit diharapkan bahwa SPI akan berhasil dengan baik.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat
ditempuh dengan cara berikut :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaan.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
5. Pengawasan Tambahan
Untuk menjamin sistem pengendalian intern yang baik, selain terpenuhinya
keempat ciri-ciri diatas, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang
terdiri dari laporan, budget / standar dan suatu staf audit intern.
13
Dari karakteristik pengendalian intern diatas terdapat batas-batas tertentu
yang tidak memungkinkan pengendalian yang ideal dicapai, batas-batas
tersebut adalah :
a.
Persekongkolan
Persengkokolan ( collusion ) menghancurkan sistem pengendalian intern
yang bagaimanapun baiknya pemisahan tugas seperti dalam rencana, dan
prosedur perusahaan merupakan tulisan diatas kertas belaka.
b.
Biaya
Pengendalian berguna untuk berlangsungnya pelaksanaan tugas yang
efesien dan mencegah tindakan yang dapat merugikan perusahaan.
Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan kegunaanya.
c.
Kelemahan Manusia
Banyaknya kebobolan terjadi karena pelaksanaanya adalah manusia yang
lemah, yang sering melakukan tindakan kesalahan.
Pengertian Kas
Menurut Zaki Baridwan : kas merupakan suatu alat pertukaran dan
merupakan aktiva yang paling lancar, dalam artian sering berubah. Pada saat
ini sebagian besar pelaku ekonomi telah memanfaatkan kas sebagai
pengganti sistem tukar sebelumnya yaitu barter, yang ternyata lebih efektif
dalam pelaksanaan proses transaksi jual beli, karena disamping lebih mudah
14
digunakan juga mempunyai nilai nominal yang lebih jelas sebagai acuan
dalam perbandingan.
Kas adalah uang tunai baik uang kertas maupun uang logam, simpanan uang
di Bank yang setiap saat dapat diambil ( simpanan giro ) dan bentuk-bentuk
alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti mata uang (
Mardiasmo, 1987;1).
2.4.1 Sistem pengeluaran kas
Pengendalian intern yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas
dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek, pengeluaran
kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( karena jumlahnya
relative kecil ) dilaksanakan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan sistem imprest. Pengeluaran kas dengan cek
dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan
yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak
ketiga ( dalam hal ini bank ) untuk ikut serta mengawasi pengeluaran
kas perusahaan. Dengan demikian sistem pengeluaran kas ini hanya
akan menyangkut pengeluaran kas dengan cek saja, sedangkan
pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek diatur dalam
sistem kas kecil.
2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pengeluaran
Kas
Unsur-unsur pengendalian intern yang ada didalam pengeluaran kas
adalah :
15
1. Organisasi
a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akutansi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhr tanpa campur tangan
dari fungsi yang lain.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang telah
berwenang.
b. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan
dari yang berwenang.
c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas
keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
3. Praktek yang sehat
a. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas
harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasir setelah transaksi
pengeluaran dilakukan.
c. Penggunaan rekening koran bank yang merupakan informasi dari
pihak luar, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh unit organisasi
16
yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas ( bagian
pemeriksa intern ).
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerimaan pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan lewat dana kas kecil, yang akutansinya
diselanggarakan dengan sistem imprest.
f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada
ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.
g. Kas yang ada ditangan ( cash in safe ) dan dana yang ada
diperjalankan ( cash in transit ) diasuransikan dari kerugian.
h. Kas diasuransikan ( fidelity bond insurance ).
i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada ditangan, misalnya mesin register kas, almari
besi, dan strong room.
j. Semua nomer cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.
2.4.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Kas
Sistem akutansi pengeluaran kas dibagi menjadi tiga macam sistem,
yang masing-masing sistem tersebut terdiri dari berbagai jaringan
prosedur berikut:
17
1. Sistem akutansi pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b. Prosedur pembayaran kas
c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
2. Sistem penerimaan kas, terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai
b. Prosedur penerimaan kas dan piutang
c. Prosedur penyetoran kas ke bank
d. Prosedur pencatatan penerimaan kas
3. Sistem kas kecil, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut :
a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
b. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana
kas kecil
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
2.5 Sistem Dana Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang
18
bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana kas kecil dan
terhadap jumlah dana kas kecil. Penambahan kas kecil biasanya dilakukan
setiap akhir periode. Bila jumlah dana kas kecil tinggal sedikit dan juga pada
saat akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas
kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayari dari kas kecil. Dengan cara ini
jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.
Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang dapat digunakan
yaitu sistem imprest dan metode fluktuasi.
Sistem Imprest
Didalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu
sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kecil untuk membentuk dana kas
kecil. Dalam sistem ini pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas
kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali.
Penyelenggaran dana kas kecil dalam sistem imprest dilakukan sebagai
berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil tidak
boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo
yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti
pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara
yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
19
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran dana kas kecil.
Metode Fluktuasi
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara
yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaanya dengan sistem
imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak
tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan
pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Dalam metode ini setiap terjadi
pengeluaran uang kas kecil langsung dicatat.
Penyelenggaraan dana kas kecil dalam metode fluktuasi dilakukan sebagai
berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit dana kas kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai
dengan keperluan, dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
Prinsip-prinsip internal control menurut Drs.Zaki Baridwan,M.sc , mengenai
kas kecil, adalah sebagai berikut :
1. Bukti pengeluaran kas harus ditulis dengan tinta, ditanda tangani oleh
orang yang menerima uangnya kemudian dicap “lunas” .
20
2. Dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap ( imprest system ) dan
pengisian kembali harus dengan cek.
3. Pemeriksaan terhadap kas kecil dilakukan dengan interval waktu yang
berbeda-beda dan tidak diberitahukan sebelumnya.
Agar aktifitas perusahaan serta aktiva perusahaan khususnya kas senantiasa
aman dan terjaga, perusahaan harus memperhatikan prosedur dan internal
kontrol ka kecil yang terkait dengan sebaik-baiknya.
21
III.GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Bank Mandiri (Persero) Tbk resmi mengakuisisi 51% (lima puluh satu
persen) saham PT Tunas Financindo Sarana pada tanggal 6 Februari 2009.
Saham yang diakuisisi oleh PT Bank Mandiri (Persero) Tbk adalah milik PT
Tunas Ridean Tbk (26%) dan milik PT Tunas Mobilindo Parama (25%). PT
Tunas Financindo Sarana pada awalnya didirikan pada tahun 1989 dengan
nama PT Tunas Financindo Corporation, yang kemudian pada tahun 2000
berubah nama menjadi PT Tunas Financindo Sarana dengan brand “Tunas
Finance”. Setelah akuisisi saham oleh PT Bank Mandiri (Persero) Tbk, nama
PT Tunas Financindo Sarana berubah menjadi PT Mandiri Tunas Finance
dengan brand baru “Mandiri Tunas Finance”. PT Mandiri Tunas Finance
adalah perusahaan yang memberikan solusi pembiayaan yang mudah, inovatif
dan kompetitif bagi konsumen untuk memiliki mobil (baru dan bekas),
sepeda motor (khusus daerah tertentu), dan kendaraan niaga baik untuk
perorangan maupun korporasi. Sejak tahun 2009 sampai saat ini PT Mandiri
Tunas Finance dimiliki oleh PT Bank Mandiri (Persero) Tbk sebesar 51%
(lima puluh satu persen) dan PT Tunas Ridean Tbk sebesar 49% (empat puluh
sembilan persen). PT Bank Mandiri (Persero) Tbk merupakan bank yang
memiliki asset terbesar di Indonesia dan didukung oleh lebih dari 1.300
22
jaringan kantor di dalam dan luar negeri dalam menyediakan solusi keuangan
yang menyeluruh bagi nasabah perorangan maupun perusahaan.
Berawal dari keinginan Tunas Ridean Group untuk memberikan solusi bagi
konsumen potensial yang memerlukan jasa keuangan dalam kepemilikan
kendaraan bermotor, maka pada tahun 1985 didirikan jasa keuangan. Bisnis
PT Tunas Ridean tbk memiliki pengalaman lebih dari 30 tahun di dunia
otomotif dan lebih dari 10 tahun di pembiayaan konsumen.
Untuk mengetahui segala kebutuhan konsumen dalam bidang otomotif, PT
Tunas Ridean Tbk menyediakan penjualan kendaraan baru atau bekas,
layanan service atau suku cadang, kredit kendaraan bermotor maupun lease
rental.
Tunas Ridean Group merupakan perusahaan induk dari :
PT Tunas Ridean Tbk (Tunas Toyota)
PT Tunas Mobilindo Parama (Tunas BMW)
PT Surya Mobil Megahtama (Tunas Auto Word)
PT Tunas Interauto Sarana (Tunas Used Car)
PT Tunas Dwipa Matra(Tunas Honda Motor)
PT Mandiri Tunas Finance (Tunas Financindo)
PT Tunas Mobillindo Perkasa (Tunas Peugeot Atau Tunas Daihatsu)
Sampai saat ini, PT Mandiri Tunas Finance memiliki jaringan cabang di 68
titik lokasi yang tersebar di pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi,
Bali dan Nusa Tenggara Barat.
23
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi Perusahaan Pembiayaan Otomotif Terbaik, Terbesar dan
Terpercaya di Indonesia.
3.2.2 Misi Perusahaan
1. Berorientasi Kepada Pemenuhan Kebutuhan Pasar dengan Service
Excellent
2. Mengembangkan Sumber Daya Manusia Profesional
3. Ikut Berkontribusi Positif Dalam Perekonomian Nasional
4. Memberi Keuntungan Yang Maksimal Bagi Stakeholders
3.3 Tujuan Perusahaan
Tujuan dari PT Mandiri Tunas Finance adalah untuk memberikan kredit yang
sebanyak-banyaknya kepada pelanggan dalam rangka untuk mendapatkan
laba yang sebesar-besarnya.
3.4 Struktur Organisasi
Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang bekerja sama dalam satu
wadah untuk mencapai tujuan bersama. Untuk mencapai tujuan tersebut,
struktur organisasi mempunyai manfaat diantaranya :
1. Untuk melihat besar kecilnya suatu perusahaan,
2. Untuk menjelaskan tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian,
3. Untuk perincian aktifitas yang dijalankan oleh masing-masing bagian,
24
4. Untuk mengetahui jabatan-jabatan yang ada pada perusahaan.
Struktur organisasi juga mencerminkan tugas, tanggungjawab dan wewenang
dari setiap bagian yang ada dalam organisasi. Dalam suatu perusahaan
diperlukan adanya organisasi yang baik dan berjalan dengan lancar sehingga
semua karyawan akan mengetahui tugas dan tanggungjawab yang telah
diberikan dan menyelesaikan dengan baik.
Struktur organisassi diperlukan sebagai pedoman atau landasan untuk
melaksanakan seluruh kegiatan dalam suatu organisasi perusahaan, karena di
dalam struktur organisasi itu sendiri dijabarkan tugas dan wewenang, serta
orang yang menjabatnya. Adapun struktuur organisasi yang baik, efektif dan
efisien akan menyebabkan wewenang dan tanggungjawab setiap karyawan
terlihat jelas.
PT Mandiri Tunas Finance sebagian perusahaan pembiayaan konsumen
memiliki organisasi yang disesuaikan dengan kondisi saat ini sehingga
perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Secara garis besar, berdasarkan struktur organisasi (lampiran 1) tugas dari
masing-masing bagian adalah :
A. Kepala Cabang (Brance Manager)
Bertanggung jawab pada Direktur Marketing,
Betanggung jawab terhadap terget penjualan yang telah ditetapkan.
Memiliki Tugas :
Menentukan Showroom bagi CMO
25
Memikirkan promosi untuk Showroom yang akan menjadi Patner bisnis
Memberikan motivasi kerja kepada Supervisor dan Kepala Administrasi
Mencari informasi mengenai Leasing untuk kemajuan perusahaan
Meyetujui calon debitur secara selektif dengan menandatangani aplikasi
kredit sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
Berwenang untuk meyetujui biaya opersi rutin maksimal Rp. 100.000 per
jenis biaya, apabila melebihi harus ada approval dari Direktur Marketing,
Direktur Finance dan Direktur Utama.
Memonitor Penerimaan Bukti Kendaraan Bermotor (BPKB) atas kontrak
yang menyetujui.
Memprrhatikan fasilitas yang diperlukan demi kelancaran jalannya
perusahaan.
Memonitor dan bertanggungjawab atas collection.
Dalam menjalankan tugasnya, Kepala cabang dibantu oleh Wakilnya. Secara
struktur Kepala Cabang membawahi :
1. Bagian Pemasaran (Marketing)
Supervisor Marketing
Bertugas mengawasi kegiatan yang ada dibagian pemasaran demi
tercapainya tujuan perusahaan.
Account Officer (AO)
bertugas memasarkan produk perusahaan dan memenuhi semua
keperluan customer yang akan menggunakan produk perusahaan
tersebut.
26
Reaper Order Cordinator
Bertugas melakukan query (mencari data) dari komputer untuk
mendapatkan customer yang pembayarannya baik untuk selanjutnya
ditawarkan kembali produk-produk milik PT Mandiri Tunas Finance.
Customer Service
Bertugas berhadapan dengan customer baik secara langsung maupun
tidak langsung dan bertanggungjawab atas pelayanan yang memuaskan
kepada customer.
2. Bagian Kredit
Supervisor Credit Analyst
Bertugas mengawasi dan menganalisa tugas yang dilakukan oleh credit
anlyst.
Credit Analist
Bertugas memeriksa, menganalisa serta melakukan survey untuk
dibuatkan scoring guna diajukan kepada kredit komite.
3. Marketing Administration
Memverifikasi data aplikasi dari credit analyst,
Menerima tagihan dan mengerjakan dan showroom untuk asuransi dan
finance,
Menginput data aplikasi CA ke program komputer (PO dan DO)
Mencetak data kelengkapan customer untuk didistribusikan kepada
bagian BPKB dan collection lancar,
Mengerjakan hasil cetak kelengkapan data customer.
27
B. Operation Head
Fungsi OH adalah membantu Kepala Cabang dalam segala aktivitas
operasional perusahaan (non marketing) baik Internal maupun Eksternal
sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku.
Tugas OH
Melakukan verifikasi seluruh dokumen keuangan, baik dari segi nilai
maupun lampiranlampirannya.
Menandatangani seluruh dokumen dan laporan keuangan.
Mengawasi seluruh pemakaian dokumen cetakan yang pre-number.
Mengawasi pemakaian ATK , cetakan , biaya listrik dan biaya telepon
(efisiensi budget biaya).
Memonitor dan memfollow up claim asuransi yang masih outstanding.
Memonitor dan memfollow up BPKB dan STNK yang masih outstanding.
Memonitor dan memfollow up atas overdue A/R
Bertanggung jawab terhadap sistem filing yang rapih dan aman.
Bertanggung jawab terhadap seluruh pekerjaan dari divisi yang
dibawahinya.
Menjaga sinkronisasi kerja dengan divisi lain yang terkait ( operasional ).
Mendelegasikan dan mengawasi tugas rutin daripada bawahannya.
Melaporkan seluruh pekerjaan yang dilakukan kepada kepala cabang.
Menjaga kekompakan ,motivasi dan kedisiplinan kerja dari seluruh
bawahannya.
Bertanggung jawab atas keamanan , kenyamanan dan kebersihan
lingkungan kerja.
28
Mengusulkan dan menerapkan hal-hal
yang dianggap perlu untuk
menambah efisiensi
dan efektifitas dari seluruh kegiatan operasional cabang, tanpa harus
melanggar
peraturan yang ada.
Bertanggung jawab atas berjalannya sistem dan prosedur yang telah
ditetapkan oleh kantor pusat.
C. Casier
Menerima dan melakukan penginputan pembayaran angsuran customer
dan collector secara tunai,
Melakukan pencetakan kwitansi sebagai alat bukti pembayaran untuk
customer,
Melakukan transfer account kasir minimum sehari 2 kali,
Menyiapkan uang hasil penerimaan dari customer / collector yang akan
disetorkan ke Bank minimum sehari 2 kali,
Bertanggung jawab terhadap penggunaan dana petty cash,
Bertanggung jawab terhadap penggunaan kwitansi kasir serta membuat
laporan setiap harinya,
Membuat laporan harian penerimaan kas besar dan pengeluaran kas kecil.
Membuat laporan bulanan penerimaan kas besar dan pengeluaran kas
kecil.
Finance
Menarik mutasi Bank minimal sehari 2 kali,
Melakukan penginputan pembayaran Customer melalui bank dan giro,
29
Melakukan request pembayaran autopayment untuk PO dan getting
showroom serta verifikasi dan validasi data dokumen,
Membuat payment voucher untuk pembayaran rutin dan non rutin,
Menginput / request by system pembayaran yang menggunakan budget
Opex maupun Capex,
Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pencairan giro,
Menarik bukti Pembayaran (PV) setiap 3 kali sehari,
Melakukan penginputan perubahan nomor rekening showroom dan sales,
Filling semua dokumen finance dengan baik,
Membuat laporan harian,
Sebagai pengganti Kasir jika kasir berhalangan.
Membuat laporan bulanan.
D. Insurance
Melakukan pengcoveran asuransi secara sistem terhadap kontrak yang
sudah di Golive sampai print SPPA,
Melakukan follow up terhadap penerimaan polis dari perusahaan asuransi
ke cabang MTF dan melakukan penginputan polis received date,
Menerimaan laporan klaim dari customer dan melaporkan klaim tersebut
ke pihak asuransi,
Melakukan verifikasi dokumen dan follow up terhadap proses klaim
(Activity Claim),
Melakukan penginputan proses termination utk kendaraan agunan / lelang
dan follow up pengembalian sisa premi,
Membuat report harian,
30
Memberikan pelayanan terbaik ke customer berkaitan dengan asuransi.
Membuat laporan bulanan.
E. BPKB
Melakukan follow up terhadap Surat Pernyataan Penyerahan BPKB yang
belum di serahkan oleh credit admin,
Melakukan follow up terhadap BPKB waiting, borrow, ICP dan RRD,
Melakukan penginputan terhadap aktifitas BPKB,
Bertanggung jawab terhadap pengeluaran BPKB,
Melakukan verifikasi dan validasi dokumen BPKB,
Melakukan booking by system terhadap BPKB yang akan dikeluarkan.
Membuat report bulanan,
Melakukan Stock Opname BPKB per periode.
F. Head Collection
Bertanggung jawab kepada kepala cabang
Bertanggung jawab terhadap Over Due A/R
Memiliki Tugas
Membuat Laporan overdue untuk kepala cabang
Memeriksa kebenaran informasi dari Collection dan Eksecutor
Memeriksa customer yang ada di Surat Keterangan Tarik (SKT)
Membuat LP untuk customer macet dan sayembara,
Menyelesaikan perkara di kepolisian,
Memotifasi dan mengawasi pelaksanaan tugas para staff-nya,
Head Collection secara struktur membawahi :
31
1. Collector Lancar
Bertanggung jawab kepada Supervisor Collection
Bertanggung jawab terhadap kwitansi Out Standing dan pengalihan
customer tertunggak
Memiliki Tugas :
Mendistribusikan kwitansi ke Collector,
Membuat Daily Collection Report (DCR),
Menerima laporan hasil tagih Collector,
Input laporan Collector untuk customer tidak tertagih,
Membuat surat peringatan (SP) 1 untuk customer Over Due 20 hari,
2. Collec tion Macet
Bertanggungjawab kepada Supervisor Collection
Bertanggungjawab terhadap kwitansi tagihan,
Memiliki Tugas :
Mengecek fisik kendaraan di customer,
Membuat surat kuasa tarik (SKT),
Membantu Eksekutor untuk mencari data customer yang pindah alamat,
Menerima laporan Eksekutor paling lambat 3 hari.
3. Collector
Bagian ini bertugas menagih customer dengan mendatangi tempat tinggal
customer karena overdue (pembayaran angsuran yang telah lewat dari
tanggal jatuh tempo).
32
4. Executor
Bertugas menarik kendaraan dari pihak customer karena overdue lebih dari
30 hari yang disertai dengan surat kuasa tarik (SK T).
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan pada Bab IV penulis dapat menyimpulkan bahwa :
1. Prosedur pengisian kas kecil pada PT.Mandiri Tunas Finance dilakukan
sesuai dengan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan tegas,
jadi struktur organisasi yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan
telah cukup memadai.
2. Kekurangan kas kecil yang sering dialami oleh PT. MTF ternyata
disebabkan oleh keterlambatan pelaporan oleh bagian kas, sehingga
menyebabkan keterlambatan otorisasi oleh kapala cabang .
5.2 SARAN
Dengan memperhatikan kesimpulan diatas, maka dapat kiranya melalui laporan
ini penulis memberikan sumbangan pemikiran sebagai saran yaitu : seharusnya
perusahaan perlu memperbaiki prosedur pengisian kas kecil, dan mungkin
perusahaan perlu sedikit memotong atau meringkas prosedur pengisian kas kecil.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.2002.Sistem Akuntansi. Penyusunan prosedur dan metode. BPFE.
Yogyakarta .
Hartadi, Bambang.1986. Sistem Pengendalian Intern. Yogyakarta:Yogyakarta.
Edisi pertama.
Ikatan Akuntansi Indonesia, 1999.Standar akuntansi Keuangan. Penerbit Salemba
Empat, Jakarta.
Munawir, Drs. 2004, Analisis Laporan Keuangan, penerbit LIBERTY,
Yogyakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akutansi. Erlangga. Jakarta.
PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL PADA PT MANDIRI TUNAS
FINANCE CABANG BANDAR LAMPUNG
Oleh
HELLA DESI SARI
Tujuan penulisan laporan ini adalah Untuk mengetahui bagaimana prosedur
pengisian kas kecil pada PT Mandiri Tunas Finance dan Upaya mengetahui
praktek sistem pengeluaran kas kecil yang dilaksanakan oleh PT Mandiri Tunas
Finance.
Secara singkat, prosedur pengisian kas kecil pada PT. MTF dimulai dari finance
akan membuat laporan pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi OH
(Operational Head). Finance melakukan pembayaran atas pengeluaran kas kecil
dengan persetujuan kepala cabang.dan finance akan menyimpan bukti-bukti
pengeluaran kas kecil sebagai arsip.
Dari analisis ini dapat menjawab bahwa prosedur pengisian kas kecil pada PT
Mandiri Tunas Finance perlu diperbaiki karena sering terjadi keterlambatan
pelaporan oleh bagian kas, sehingga menyebabkan keterlambatan otorisasi oleh
kepala cabang.
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR ABSTRAK ..................................................................................
LEMBAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................
LEMBAR PERSEMBAHAN .......................................................................
LEMBAR MOTTO .......................................................................................
KATA PENGANTAR ...................................................................................
DAFTAR ISI ..................................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................
PENDAHULUAN .........................................................................................
1.1
1.2
1.3
1.4
1
Latar Belakang .....................................................................
Permasalahan ........................................................................
Tujuan dan manfaat ...............................................................
Metode Penelitian ................................................................. .
1
3
3
4
LANDASAN TEORI ...................................................................................
5
2.1
2.2
2.3
2.4
Pengertian Pengendalian Intern ...........................................
Unsur Pengendalian Intern ..................................................
Tujuan Pengendalian Intern .................................................
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern ...........................
2.4.1 Sistem Pengeluaran Kas ..............................................
2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
Terhadap Pengeluaran Kas ......................................... .
2.4.3 Jaringan Prosedur yang mambentuk Kas ....................
2.5 Sistem Dana Kas Kecil ..........................................................
5
7
7
10
14
14
16
17
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................................
3.1
3.2
3.3
3.4
21
Sejarah Singkat Perusahaan .................................................
Visi dan Misi Perusahaan ......................................................
Tujuan Perusahaan ................................................................
Struktur Organisasi ................................................................
21
23
23
23
PEMBAHASAN ...........................................................................................
33
4.1 Sistem dan Prosedur Pengisian Kas Kecil..............................
4.2 Praktek Yang Sehat ...............................................................
4.3 Pegawai Yang Cakap .............................................................
Bagan Aliran Pembentukan Dana Kas Kecil ................................
Bagan Aliran Pengeluaran Kas Kecil ............................................
Bagan Aliran Pengisian Kembali Kas Kecil .................................
33
39
40
41
42
43
SIMPULAN DAN SARAN ..........................................................................
44
Simpulan .....................................................................................
Saran ...........................................................................................
44
44
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT berkat rahmat dan hidayah
Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan akhir ini. Laporan akhir ini
disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada program D3 Keuangan Perbankan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Lampung.
Dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan
dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis dengan rendah hati
menyampaikan ucapan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:
1.
Bapak Prof. Dr.H.Satria Bangsawan,S.E.,M.Si, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Lampung.
2.
Ibu Aidasari, S.E.M.Si, selaku ketua jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Lampung.
3.
Ibu Roslina, S.E.M.Si, selaku ketua program D III Keuangan dan Perbankan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Lampung.
4.
Bapak Ahmad Faisol, S.E.,M.Si, selaku Sekretaris Program D III Keuangan
dan Perbankan Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Lampung, dosen
pembimbing lapangan, dosen pembimbing laporan akhir yang telah
meluangkan waktu dan pemikiran hingga sampai terselesaikan laporan akhir
ini
5.
Ibu Erni Hendrawaty, S.E., M.Si., selaku Dosen Pembimbing akademik.
6.
Ibu Desmalazati, Bapak Tri yang telah banyak membantu dan memberikan
informasi, dan pengarahan kepada penulis.
7.
Ibu Aulia cahyanti, selaku pimpinan PT Mandiri Tunas Finance cabang
Bandar Lampung.
8.
Ibu Diana Tri Oktora sebagai OH, terima kasih telah memberikan tempat dan
kesempatan untuk PKL di PT Mandiri Tunas Finance.
9.
Seluruh Staf PT Mandiri Tunas Finance yang telah memberikan bantuan
dalam pengumpulan data yang digunakan penulis dalam menyelesaikan
laporan akhir.
Tiada lain, harapan penulis semoga Laporan Akhir yang sangat sederhana ini
memberikan fungsi manfaat yang membacanya. Penulis menyadari bahwa
Laporan Akhir ini jauh dari sempurna, Oleh karena itu kritik dan saran yang
membangun, penulis harapkan demi penyempurnaan selanjutnya. Semoga
bimbingan dan bantuan tersebut diatas akan mendapat imbalan dari ALLAH
SWT, Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Akhir ini dapat berguna dan
bermanfaat bagi kita semua. Amin
Bandar Lampung, April 2013
Hella Desi Sari
MOTTO
Kekuatan terhadap suatu kegagalan dapat mematahkan semangat seseorang,
maka ciptakanlah dimana suatu kegagalan bukanlah sesuatu yang fatal artinya
jangan pernah menyesali apapun yang telah terjadi,
tapi jadikanlah kegagalan itu sebagai batu loncatan untuk mencapai kesuksesan.
Ya Allah, tidak ada kemudahan kecuali apa yang Engkau jadikan mudah.
Sedangkan yang susah bisa Engkau jadikan mudah, Apabila Engkau
menghendakinya.
(Hadist Riwayat Ibnu Hibban dan Ibnu Suni)
PERSEMBAHAN
Dengan segala rasa syukur dan ketulusan hati laporan ini kupersembahkan untuk :
1. Kedua orang tuaku yang telah membesarkan dan mendidikku dengan penuh
kasih sayang, serta bimbingan , nasehat dan doanya yang senantiasa mengiringi
langkahku untuk kebaikan dan keberhasilanku.
2. Kakak-kakakku dan semua saudara,keluarga yang telah memberikan dorongan
semangatnya.
3. Mualim Kusuma Nugraha,terima kasih buat semangatnya.
4. Sahabat-sahabatku : Lioni, Gia, Imelda, Henny, Dimas, Imam, Arinta, Jian,
Lita.semuanya khususnya D3 keuangan angkatan 2010, love you all.
5. Honesti kusuma wardani orang yang banyak membantuku,terima kasih
6. Almamaterku tercinta Universitas Lampung.
Penulis berharap semoga laporan akhr ini dapat memberikan manfaat bagi semua
pihak.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Sidomulyo pada tanggal 15 Desember 1992, sebagai anak
ketiga dari tiga bersaudara anak pasangan suami istri Bapak Fahrudin Haryanto
dan Ibu Sugiyanti.
Pendidikan dimulai dari Sekolah Dasar diselesaikan di SD Negri 2 Seputih Raman
pada tahun 2004, Sekolah Menengah Pertama diselesaikan di SMP N 1 Seputih
Raman pada tahun 2007, Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Kotagajah
diselesaikan pada tahun 2010.
Pada tahun 2013 penulis mengikuti Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) di PT
Mandiri Tunas Finance cabang Bandar Lampung.
1
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Secara umum setiap perusahaan memiliki tujuan yang sama yaitu
memperoleh laba yang optimal untuk kelangsungan hidup perusahaan dan
meningkatkan nilai perusahaan. Untuk memperoleh dan mencapai itu semua
perusahaan akan menggunakan segala sumber daya yang dimiliki oleh
perusahaan tersebut secara efektif dan efesien. Salah satu sumber
daya
perusahaan adalah harta perusahaan.
Salah satu bentuk harta yang sangat penting dalam perusahaan adalah kas
yang tergolong dalam aktiva lancar, karena setiap perusahaan dalam
menjalankan usahanya selalu membutuhkan kas yang diperlukan untuk
membiayai operasi perusahaan selain itu juga untuk mengadakan investasi
baru dalam aktiva tetap.kas merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid
atau merupakan salah satu unsur modal kerja yang paling tinggi likuiditasnya,
selain karena kas merupakan aktiva yang paling bernilai dari pada aktiva yang
lainnya dan sifatnya yang mudah ditransfer dengan cepat, serta sangat mudah
dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas
sering menjadi sasaran penyelewengan dan digunakan dengan tidak
semestinya. Disamping itu, banyak transaksi perusahaan baik langsung atau
tidak langsung akan menyangkut penerimaan atau pengeluaran kas. Oleh
2
karena itu perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap pengeluaran kas
dan diperlukan suatu pengendalian interen yang memadai secara efektif dan
efesien melalui manajemen keuangan yang baik.
Manajemen keuangan yang baik meliputi pembuatan rencana yang baik untuk
menjaga keseimbangan antara resiko dan profitabilitas. Aspek utama
perencanaan kas adalah penyusunan anggaran kas. Manajer keuangan harus
menyiapkan terlebih dahulu daftar kegiatan untuk mendapatkan dan
membelanjakan kas yang berupa proyeksi kas masuk,kas keluar dan saldo
minimum kas.
Selain manajemen kas yang baik, untuk menjamin keamanan kas pihak
manajemen harus melakukan tindakan prefentip dengan menerapkan sistem
pengendalian intern yang memadai. Pengendalian intern dilaksanakan dengan
cara memisahkan fungsi penyimpanan, fungsi pelaksanaan dan fungsi
pencatatan. Jika ketiga fungsi tersebut tidak dipisahkan dengan tegas, maka
sistem pengendalian intern didalam perusahaan menjadi lemah. Langkahlangkah yang umum dilakukan dalam melakukan pengawasan kas yang baik
antara lain :
1. Memisahkan fungsi pemegang kas dan fungsi pencatatan akutansi. Pegawai
yang memegang kas tidak seharusnya mempunyai akses pencatatan akutansi.
2. Mengharuskan disetornya seluruh penerimaan ke bank pada hari yang sama
dengan penerimaan tersebut
3. Manajemen diharuskan untuk melakukan pemeriksaan atas jumlah dan
keabsahan setiap pengeluaran cek sebelum cek tersebut dibayar.
3
4. Melakukan seluruh pengeluaran kas dengan cek, kecuali untuk pengeluaran
kas yang jumlahnya relatif kecil dilakukan dengan kas kecil.
PT Mandiri Tunas Finance adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang pembiayaan sepedah motor merk “HONDA” yang berkedudukan di
jalan Pangeran Antasari No. 91C/91D Komplek Ruko Kuning Bandar
Lampung. Untuk melihat bagaimana prosedur pengisian kas kecil
pada
perusahaan tersebut, maka penulis tertarik untuk membuat laporan dengan
judul “Prosedur Pengisian Kas Kecil Pada PT Mandiri Tunas Finance Cabang
Bandar Lampung”.
1.2 Permasalahan
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan selama Praktek Kerja
Lapangan (PKL) di PT Mandiri Tunas Finance maka penulis merumuskan
permasalahan yaitu “bagaimana prosedur pengisian kas kecil pada PT
Mandiri Tunas Finance?”.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengisian kas kecil pada PT
Mandiri Tunas Finance.
1.3.2 Manfaat
1. Bagi Perusahaan, sebagai bahan evaluasi tentang prosedur
pengisian kas kecil yang selama ini telah dilakukan oleh perusahaan
2. Bagi penulis, menambah wawasan dan pengetahuan mengenai
prosedur pengisian kas kecil
4
1.4 Metode Penelitian
1.4.1 Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan dilakukan dengan mengadakan penelitian langsung
dengan cara menjalankan PKL / magang selama dua bulan pada PT
Mandiri Tunas Finance dan melakukan wawancara langsung dengan
pimpinan dan karyawan PT Mandiri Tunas Finance untuk memperoleh
data-data yang berhubungan dengan penulisan laporan akhir ini dan
dalam laporan akhir ini analisis yang digunakan adalah analisis
kualitatif, yang membandingkan teori yang selama ini penulis peroleh
selama masa perkuliahan.
5
II.LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Pengendalian Intern
Berdirinya sebuah perusahaan harus disertai dengan terbentuknya manajemen
yang handal dan dapat menjamin lancarnya operasional, baik itu pengamanan
harta perusahaan maupun penanganan atas kesalahan dan penyimpangan yang
terjadi demi berlangsungnya hidup perusahaan.
Tanggung jawab atas keamanan aktiva perusahaan, kesalahan-kesalahan dan
penyimpangan dalam pelaksanaan operasi perusahaan terutama terletak pada
manajemen. Ruang lingkup perusahaan yang semakin luas, mengakitbatkan
manajemen tidak dapat melakukan pengawasan secara langsung dalam halhal tertentu. Oleh karena itu sangat diperlukan suatu sistem pengawasan /
pengendalian intern dan sistem pelaporan yang baik, sehingga pihak
manajemen dapat menyerahkan tanggung jawabnya secara tepat.
Pengendalian intern mempunyai arti sempit dan luas. Dalam arti sempit,
pengendalian intern merupakan kegiatan pengecekan penjumlahan, baik
penjumlahan menurun (footing) maupun penjumlahan mendatar ( cross
footing ). Pengendalian dalam arti sempit disamakan dengan internal check
yang merupakan prosedur mekanis dan secara otomotis dapat saling
memriksa ketelitian dan pencatatan data akutansi yang dilakukan oleh suatu
bagian dengan hasil-hasil pencatatan lainnya.
6
AICPA memberikan pengertian intern (internal control ) dalam arti luas
sebagai berikut : “pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua
cara-cara serta alat-alat yang terkoordinasi
yang digunakan didalam
perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akutansi, memajukan efesiensi
didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen
yang telah ditetapkan terlebih dahulu “( Zaki Baridwan,1990 : 13)”.
Selanjutnya pengendalian intern menurut widjajanto yaitu “ pengendalian
intern adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi semua metode dan
ukuran
yang
ditetapkan
dalam
perusahaan
dengan
tujuan
untuk
mengamankan aktiva perusahaan, mengecek kecermatan dan ketelitian data
akutansi,meningkatkan efesiensi dan mendorong manajemen dipatuhi oleh
segenap jajaran organisasi.
Sistem pengendalian intern meliputi metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan akutansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen ( Mulyadi,
1993 ; 165 ).
Berdasarkan defenisi pengendalian intern diatas,maka dapat disimpulkan
bahwa tujuan dari pengendalian intern yang dilakukan perusahaan adalah
untuk mengamankan aktiva-aktiva perusahaan terhadap kerugian yang dapat
terjadi akibat kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja serta
mengelakkan laporan-laporan keuangan yang dapat dipercaya untuk tujuan
pelaporan ekstern dan intern.
7
2.2 Unsur Pengendalian Intern
Suatu perusahaan atau organisasi akan memiliki pengendalian intern yang
baik, bila didalamnya terdapat ciri atau karakteristik yang baik atau
memuaskan. Menurut Mulyadi (2001 : 164) suatu sistem pengendalian intern
yang memuaskan harus meliputi :
Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
Suata sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatanpendapatan, dan biaya-biaya.
Praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.
2.3 Tujuan Pengendalian Intern
Dari pengertian pengendalian intern menurut Mulyadi yang telah disebutkan
sebelumnya, maka dapat kita lihat bahwa tujuan sistem pengendalian intern
adalah :
1. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Mengamankan harta milik perusahaan dalam arti luas meliputi ukuran
yang digunakan manajemen untuk menghindari sesuatu yang tidak
diinginkan dan kejadian-kejadian yang menyangkut sumber-sumber
8
perusahaan, termasuk menjaga kesalahan adminsitratif yang tidak di
sengaja, misalnya salah perkalian atau penjumlahan, kesalahan mencatat
faktur dan semacamnya. Sedangkan dalam arti sempit pengamanan harta
merupakan ukuran-ukuran yang digunakan oleh pelaksanaan dan
pencatatan transaksi serta penyimpanan atau penjagaan aktiva.
2. Memeriksa ketelitian dan keandalan data akutansi
Elemen pengendalian akutansi mencakup penggunaan data intern dan
ekstern. Catatan-catatan yang diperlukan manajemen ( eksternal ),
manajemen dalam menggunakan laporan untuk pengambilan keputusan
biasanya dibuat triwulan, tengah tahun, tahunan. Fungsi internal audit akan
sangat membantu terhadap laporan tersebut agar dapat dipercaya.
3. Mendorong efesiensi
Pengendalian intern yang baik didalam suatu perusahaan akan berguna
penyempurnaan
dibidang
organisasi
dan
prosedur-prosedur
yang
dijalankan. Apabila seluruh kegiatan operasional perusahaan telah berjalan
sesuai dengan prosedur yang benar tentu saja dapat mencegah
penyalahgunaan aktiva perusahaan, sehingga tercipta efesiensi dalam
operasi perusahaan.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan manajemen
Untuk menjamin bahwa semua kebijakan manajemen telah dilaksanakan
dan dipatuhi oleh setiap orang yang ada dalam organisasi, pihak
manajemen harus menyusun dan menerapkan pengendalian intern yang
9
efektif.
Karena
dengan
dipatuhi
dan
dilaksanakannya
kebijakan
manajemen tersebut akan mudah bagi manajemen untuk mencapai tujuan
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Berdasarkan tujuannya, pengertian intern dibagi menjadi 2 (dua ) macam
yaitu :
1. Pengendalian intern akutansi ( Internal Accounting Control )
2. Pengendalian intern administratif ( Internal Administrative Control )
Pengendalian intern akutansi meliputi struktur organisasi, metode-metode dan
prosedur, serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat
dipercayainya catatan akutansi, sehingga dapat memberikan jaminan bahwa :
a. Transaksi-transaksi
yang
dilaksanakan
sesuai
dengan
pengesahan
(otorisasi ) manajemen yang umum maupun yang khusus.
b. Transaksi-transaksi dicatat untuk :
1. Memungkinkan penyusunan laporan keuangan yan g sesuai dengan prinsip
akutansi yang umumnya diterima atau kriteria lain yang perlu untuk
laporan-laporan tersebut.
2. Menunjukan pertanggung jawaban atasan aktiva
3. Acces ( penggunaan ) aktiva hanya bole dipergunakan apabila sesuai
dengan otorisasi manajemen.
10
4. Tanggung jawab atas aktiva ( menurut catatan ) dibandingkan dengan
aktiva yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila
ada perbedaan.
Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi dan prosedur-prosedur
serta catatan yang dikoordinasikan dengan tujuan meningkatkan efesiensi
perusahaan dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dengan
demikian tidak berhubungan langsung dengan masalah keuangan, tetapi
berhubungan dengan proses pengambilan
keputusan. Pengendalian
administratif antara lain meliputi kontrol kegiatan ( Operating Control ),
penyelidikan gerak dan waktu, analisis statistik dan program pelatihan
karyawan.
2.4
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi ( 2001 : 165 ) untuk memenuhi tujuan-tujuan sistem
pengendalian intern harus dipenuhi unsur-unsur sebagai berikut :
1. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas fungsional
kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Organisasi setiap perusahaan berbeda,
tergantung pada jenis perusahaan.
Struktur organisasi yang baik adalah yang dirancang berdasarkan prinsipprinsip sebagai berikut :
11
a. Harus ada pemisahan antara fungsi-fungsi operasi, penyimpanan dan
akutansi.
b. Tidak ada satupun unit organisasi ( bagian ) yang diberi tanggung jawab
untuk melaksanakan semua tahap atau transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam
organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang
memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh
karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian
wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.
Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan
wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi. Oleh karena
itu penghgunaan formulir harus diawasi guna mengawasi pelaksanaa
otorisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang
teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
suatu perusahaan.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap bagian
organisasi. Struktur organisasi yang baik, sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang memadai, harus didukung oleh praktek yang sehat sehingga
dalam pelaksanaanya dapat berjalan dengan baik.
Bebrapa cara untuk menciptakan praktek yang sehat, antara lain :
12
a. Penggunaan formulir dengan nomer urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan.
b. Pemeriksaan yang diadakan secara mendadak tanpa pemberitahuan terlebih
dahulu.
c. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin.
d. Diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan secara periodik.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Mutu pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu pengendalian intern,
karena bagaimanapun baiknya struktur organisasi serta wewenang dan
prosedur-prosedur, tetapi mutu pegawainya tidak memenuhi syarat yang
diinginkan, sulit diharapkan bahwa SPI akan berhasil dengan baik.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat
ditempuh dengan cara berikut :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaan.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan,
sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
5. Pengawasan Tambahan
Untuk menjamin sistem pengendalian intern yang baik, selain terpenuhinya
keempat ciri-ciri diatas, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang
terdiri dari laporan, budget / standar dan suatu staf audit intern.
13
Dari karakteristik pengendalian intern diatas terdapat batas-batas tertentu
yang tidak memungkinkan pengendalian yang ideal dicapai, batas-batas
tersebut adalah :
a.
Persekongkolan
Persengkokolan ( collusion ) menghancurkan sistem pengendalian intern
yang bagaimanapun baiknya pemisahan tugas seperti dalam rencana, dan
prosedur perusahaan merupakan tulisan diatas kertas belaka.
b.
Biaya
Pengendalian berguna untuk berlangsungnya pelaksanaan tugas yang
efesien dan mencegah tindakan yang dapat merugikan perusahaan.
Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan kegunaanya.
c.
Kelemahan Manusia
Banyaknya kebobolan terjadi karena pelaksanaanya adalah manusia yang
lemah, yang sering melakukan tindakan kesalahan.
Pengertian Kas
Menurut Zaki Baridwan : kas merupakan suatu alat pertukaran dan
merupakan aktiva yang paling lancar, dalam artian sering berubah. Pada saat
ini sebagian besar pelaku ekonomi telah memanfaatkan kas sebagai
pengganti sistem tukar sebelumnya yaitu barter, yang ternyata lebih efektif
dalam pelaksanaan proses transaksi jual beli, karena disamping lebih mudah
14
digunakan juga mempunyai nilai nominal yang lebih jelas sebagai acuan
dalam perbandingan.
Kas adalah uang tunai baik uang kertas maupun uang logam, simpanan uang
di Bank yang setiap saat dapat diambil ( simpanan giro ) dan bentuk-bentuk
alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti mata uang (
Mardiasmo, 1987;1).
2.4.1 Sistem pengeluaran kas
Pengendalian intern yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas
dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek, pengeluaran
kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( karena jumlahnya
relative kecil ) dilaksanakan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan sistem imprest. Pengeluaran kas dengan cek
dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan
yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak
ketiga ( dalam hal ini bank ) untuk ikut serta mengawasi pengeluaran
kas perusahaan. Dengan demikian sistem pengeluaran kas ini hanya
akan menyangkut pengeluaran kas dengan cek saja, sedangkan
pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek diatur dalam
sistem kas kecil.
2.4.2 Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pengeluaran
Kas
Unsur-unsur pengendalian intern yang ada didalam pengeluaran kas
adalah :
15
1. Organisasi
a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akutansi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhr tanpa campur tangan
dari fungsi yang lain.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang telah
berwenang.
b. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan
dari yang berwenang.
c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas
keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan
yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
3. Praktek yang sehat
a. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas
harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasir setelah transaksi
pengeluaran dilakukan.
c. Penggunaan rekening koran bank yang merupakan informasi dari
pihak luar, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh unit organisasi
16
yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas ( bagian
pemeriksa intern ).
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama
perusahaan penerimaan pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan lewat dana kas kecil, yang akutansinya
diselanggarakan dengan sistem imprest.
f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada
ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.
g. Kas yang ada ditangan ( cash in safe ) dan dana yang ada
diperjalankan ( cash in transit ) diasuransikan dari kerugian.
h. Kas diasuransikan ( fidelity bond insurance ).
i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada ditangan, misalnya mesin register kas, almari
besi, dan strong room.
j. Semua nomer cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.
2.4.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Kas
Sistem akutansi pengeluaran kas dibagi menjadi tiga macam sistem,
yang masing-masing sistem tersebut terdiri dari berbagai jaringan
prosedur berikut:
17
1. Sistem akutansi pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b. Prosedur pembayaran kas
c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
2. Sistem penerimaan kas, terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai
b. Prosedur penerimaan kas dan piutang
c. Prosedur penyetoran kas ke bank
d. Prosedur pencatatan penerimaan kas
3. Sistem kas kecil, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut :
a. Prosedur pembentukan dana kas kecil
b. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana
kas kecil
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
2.5 Sistem Dana Kas Kecil
Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang
18
bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana kas kecil dan
terhadap jumlah dana kas kecil. Penambahan kas kecil biasanya dilakukan
setiap akhir periode. Bila jumlah dana kas kecil tinggal sedikit dan juga pada
saat akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas
kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayari dari kas kecil. Dengan cara ini
jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.
Dalam hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang dapat digunakan
yaitu sistem imprest dan metode fluktuasi.
Sistem Imprest
Didalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu
sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kecil untuk membentuk dana kas
kecil. Dalam sistem ini pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas
kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali.
Penyelenggaran dana kas kecil dalam sistem imprest dilakukan sebagai
berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil tidak
boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo
yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti
pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara
yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
19
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran dana kas kecil.
Metode Fluktuasi
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara
yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaanya dengan sistem
imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak
tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan
pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Dalam metode ini setiap terjadi
pengeluaran uang kas kecil langsung dicatat.
Penyelenggaraan dana kas kecil dalam metode fluktuasi dilakukan sebagai
berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit dana kas kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai
dengan keperluan, dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
Prinsip-prinsip internal control menurut Drs.Zaki Baridwan,M.sc , mengenai
kas kecil, adalah sebagai berikut :
1. Bukti pengeluaran kas harus ditulis dengan tinta, ditanda tangani oleh
orang yang menerima uangnya kemudian dicap “lunas” .
20
2. Dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap ( imprest system ) dan
pengisian kembali harus dengan cek.
3. Pemeriksaan terhadap kas kecil dilakukan dengan interval waktu yang
berbeda-beda dan tidak diberitahukan sebelumnya.
Agar aktifitas perusahaan serta aktiva perusahaan khususnya kas senantiasa
aman dan terjaga, perusahaan harus memperhatikan prosedur dan internal
kontrol ka kecil yang terkait dengan sebaik-baiknya.
21
III.GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Bank Mandiri (Persero) Tbk resmi mengakuisisi 51% (lima puluh satu
persen) saham PT Tunas Financindo Sarana pada tanggal 6 Februari 2009.
Saham yang diakuisisi oleh PT Bank Mandiri (Persero) Tbk adalah milik PT
Tunas Ridean Tbk (26%) dan milik PT Tunas Mobilindo Parama (25%). PT
Tunas Financindo Sarana pada awalnya didirikan pada tahun 1989 dengan
nama PT Tunas Financindo Corporation, yang kemudian pada tahun 2000
berubah nama menjadi PT Tunas Financindo Sarana dengan brand “Tunas
Finance”. Setelah akuisisi saham oleh PT Bank Mandiri (Persero) Tbk, nama
PT Tunas Financindo Sarana berubah menjadi PT Mandiri Tunas Finance
dengan brand baru “Mandiri Tunas Finance”. PT Mandiri Tunas Finance
adalah perusahaan yang memberikan solusi pembiayaan yang mudah, inovatif
dan kompetitif bagi konsumen untuk memiliki mobil (baru dan bekas),
sepeda motor (khusus daerah tertentu), dan kendaraan niaga baik untuk
perorangan maupun korporasi. Sejak tahun 2009 sampai saat ini PT Mandiri
Tunas Finance dimiliki oleh PT Bank Mandiri (Persero) Tbk sebesar 51%
(lima puluh satu persen) dan PT Tunas Ridean Tbk sebesar 49% (empat puluh
sembilan persen). PT Bank Mandiri (Persero) Tbk merupakan bank yang
memiliki asset terbesar di Indonesia dan didukung oleh lebih dari 1.300
22
jaringan kantor di dalam dan luar negeri dalam menyediakan solusi keuangan
yang menyeluruh bagi nasabah perorangan maupun perusahaan.
Berawal dari keinginan Tunas Ridean Group untuk memberikan solusi bagi
konsumen potensial yang memerlukan jasa keuangan dalam kepemilikan
kendaraan bermotor, maka pada tahun 1985 didirikan jasa keuangan. Bisnis
PT Tunas Ridean tbk memiliki pengalaman lebih dari 30 tahun di dunia
otomotif dan lebih dari 10 tahun di pembiayaan konsumen.
Untuk mengetahui segala kebutuhan konsumen dalam bidang otomotif, PT
Tunas Ridean Tbk menyediakan penjualan kendaraan baru atau bekas,
layanan service atau suku cadang, kredit kendaraan bermotor maupun lease
rental.
Tunas Ridean Group merupakan perusahaan induk dari :
PT Tunas Ridean Tbk (Tunas Toyota)
PT Tunas Mobilindo Parama (Tunas BMW)
PT Surya Mobil Megahtama (Tunas Auto Word)
PT Tunas Interauto Sarana (Tunas Used Car)
PT Tunas Dwipa Matra(Tunas Honda Motor)
PT Mandiri Tunas Finance (Tunas Financindo)
PT Tunas Mobillindo Perkasa (Tunas Peugeot Atau Tunas Daihatsu)
Sampai saat ini, PT Mandiri Tunas Finance memiliki jaringan cabang di 68
titik lokasi yang tersebar di pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi,
Bali dan Nusa Tenggara Barat.
23
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi Perusahaan Pembiayaan Otomotif Terbaik, Terbesar dan
Terpercaya di Indonesia.
3.2.2 Misi Perusahaan
1. Berorientasi Kepada Pemenuhan Kebutuhan Pasar dengan Service
Excellent
2. Mengembangkan Sumber Daya Manusia Profesional
3. Ikut Berkontribusi Positif Dalam Perekonomian Nasional
4. Memberi Keuntungan Yang Maksimal Bagi Stakeholders
3.3 Tujuan Perusahaan
Tujuan dari PT Mandiri Tunas Finance adalah untuk memberikan kredit yang
sebanyak-banyaknya kepada pelanggan dalam rangka untuk mendapatkan
laba yang sebesar-besarnya.
3.4 Struktur Organisasi
Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang bekerja sama dalam satu
wadah untuk mencapai tujuan bersama. Untuk mencapai tujuan tersebut,
struktur organisasi mempunyai manfaat diantaranya :
1. Untuk melihat besar kecilnya suatu perusahaan,
2. Untuk menjelaskan tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian,
3. Untuk perincian aktifitas yang dijalankan oleh masing-masing bagian,
24
4. Untuk mengetahui jabatan-jabatan yang ada pada perusahaan.
Struktur organisasi juga mencerminkan tugas, tanggungjawab dan wewenang
dari setiap bagian yang ada dalam organisasi. Dalam suatu perusahaan
diperlukan adanya organisasi yang baik dan berjalan dengan lancar sehingga
semua karyawan akan mengetahui tugas dan tanggungjawab yang telah
diberikan dan menyelesaikan dengan baik.
Struktur organisassi diperlukan sebagai pedoman atau landasan untuk
melaksanakan seluruh kegiatan dalam suatu organisasi perusahaan, karena di
dalam struktur organisasi itu sendiri dijabarkan tugas dan wewenang, serta
orang yang menjabatnya. Adapun struktuur organisasi yang baik, efektif dan
efisien akan menyebabkan wewenang dan tanggungjawab setiap karyawan
terlihat jelas.
PT Mandiri Tunas Finance sebagian perusahaan pembiayaan konsumen
memiliki organisasi yang disesuaikan dengan kondisi saat ini sehingga
perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Secara garis besar, berdasarkan struktur organisasi (lampiran 1) tugas dari
masing-masing bagian adalah :
A. Kepala Cabang (Brance Manager)
Bertanggung jawab pada Direktur Marketing,
Betanggung jawab terhadap terget penjualan yang telah ditetapkan.
Memiliki Tugas :
Menentukan Showroom bagi CMO
25
Memikirkan promosi untuk Showroom yang akan menjadi Patner bisnis
Memberikan motivasi kerja kepada Supervisor dan Kepala Administrasi
Mencari informasi mengenai Leasing untuk kemajuan perusahaan
Meyetujui calon debitur secara selektif dengan menandatangani aplikasi
kredit sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
Berwenang untuk meyetujui biaya opersi rutin maksimal Rp. 100.000 per
jenis biaya, apabila melebihi harus ada approval dari Direktur Marketing,
Direktur Finance dan Direktur Utama.
Memonitor Penerimaan Bukti Kendaraan Bermotor (BPKB) atas kontrak
yang menyetujui.
Memprrhatikan fasilitas yang diperlukan demi kelancaran jalannya
perusahaan.
Memonitor dan bertanggungjawab atas collection.
Dalam menjalankan tugasnya, Kepala cabang dibantu oleh Wakilnya. Secara
struktur Kepala Cabang membawahi :
1. Bagian Pemasaran (Marketing)
Supervisor Marketing
Bertugas mengawasi kegiatan yang ada dibagian pemasaran demi
tercapainya tujuan perusahaan.
Account Officer (AO)
bertugas memasarkan produk perusahaan dan memenuhi semua
keperluan customer yang akan menggunakan produk perusahaan
tersebut.
26
Reaper Order Cordinator
Bertugas melakukan query (mencari data) dari komputer untuk
mendapatkan customer yang pembayarannya baik untuk selanjutnya
ditawarkan kembali produk-produk milik PT Mandiri Tunas Finance.
Customer Service
Bertugas berhadapan dengan customer baik secara langsung maupun
tidak langsung dan bertanggungjawab atas pelayanan yang memuaskan
kepada customer.
2. Bagian Kredit
Supervisor Credit Analyst
Bertugas mengawasi dan menganalisa tugas yang dilakukan oleh credit
anlyst.
Credit Analist
Bertugas memeriksa, menganalisa serta melakukan survey untuk
dibuatkan scoring guna diajukan kepada kredit komite.
3. Marketing Administration
Memverifikasi data aplikasi dari credit analyst,
Menerima tagihan dan mengerjakan dan showroom untuk asuransi dan
finance,
Menginput data aplikasi CA ke program komputer (PO dan DO)
Mencetak data kelengkapan customer untuk didistribusikan kepada
bagian BPKB dan collection lancar,
Mengerjakan hasil cetak kelengkapan data customer.
27
B. Operation Head
Fungsi OH adalah membantu Kepala Cabang dalam segala aktivitas
operasional perusahaan (non marketing) baik Internal maupun Eksternal
sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku.
Tugas OH
Melakukan verifikasi seluruh dokumen keuangan, baik dari segi nilai
maupun lampiranlampirannya.
Menandatangani seluruh dokumen dan laporan keuangan.
Mengawasi seluruh pemakaian dokumen cetakan yang pre-number.
Mengawasi pemakaian ATK , cetakan , biaya listrik dan biaya telepon
(efisiensi budget biaya).
Memonitor dan memfollow up claim asuransi yang masih outstanding.
Memonitor dan memfollow up BPKB dan STNK yang masih outstanding.
Memonitor dan memfollow up atas overdue A/R
Bertanggung jawab terhadap sistem filing yang rapih dan aman.
Bertanggung jawab terhadap seluruh pekerjaan dari divisi yang
dibawahinya.
Menjaga sinkronisasi kerja dengan divisi lain yang terkait ( operasional ).
Mendelegasikan dan mengawasi tugas rutin daripada bawahannya.
Melaporkan seluruh pekerjaan yang dilakukan kepada kepala cabang.
Menjaga kekompakan ,motivasi dan kedisiplinan kerja dari seluruh
bawahannya.
Bertanggung jawab atas keamanan , kenyamanan dan kebersihan
lingkungan kerja.
28
Mengusulkan dan menerapkan hal-hal
yang dianggap perlu untuk
menambah efisiensi
dan efektifitas dari seluruh kegiatan operasional cabang, tanpa harus
melanggar
peraturan yang ada.
Bertanggung jawab atas berjalannya sistem dan prosedur yang telah
ditetapkan oleh kantor pusat.
C. Casier
Menerima dan melakukan penginputan pembayaran angsuran customer
dan collector secara tunai,
Melakukan pencetakan kwitansi sebagai alat bukti pembayaran untuk
customer,
Melakukan transfer account kasir minimum sehari 2 kali,
Menyiapkan uang hasil penerimaan dari customer / collector yang akan
disetorkan ke Bank minimum sehari 2 kali,
Bertanggung jawab terhadap penggunaan dana petty cash,
Bertanggung jawab terhadap penggunaan kwitansi kasir serta membuat
laporan setiap harinya,
Membuat laporan harian penerimaan kas besar dan pengeluaran kas kecil.
Membuat laporan bulanan penerimaan kas besar dan pengeluaran kas
kecil.
Finance
Menarik mutasi Bank minimal sehari 2 kali,
Melakukan penginputan pembayaran Customer melalui bank dan giro,
29
Melakukan request pembayaran autopayment untuk PO dan getting
showroom serta verifikasi dan validasi data dokumen,
Membuat payment voucher untuk pembayaran rutin dan non rutin,
Menginput / request by system pembayaran yang menggunakan budget
Opex maupun Capex,
Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pencairan giro,
Menarik bukti Pembayaran (PV) setiap 3 kali sehari,
Melakukan penginputan perubahan nomor rekening showroom dan sales,
Filling semua dokumen finance dengan baik,
Membuat laporan harian,
Sebagai pengganti Kasir jika kasir berhalangan.
Membuat laporan bulanan.
D. Insurance
Melakukan pengcoveran asuransi secara sistem terhadap kontrak yang
sudah di Golive sampai print SPPA,
Melakukan follow up terhadap penerimaan polis dari perusahaan asuransi
ke cabang MTF dan melakukan penginputan polis received date,
Menerimaan laporan klaim dari customer dan melaporkan klaim tersebut
ke pihak asuransi,
Melakukan verifikasi dokumen dan follow up terhadap proses klaim
(Activity Claim),
Melakukan penginputan proses termination utk kendaraan agunan / lelang
dan follow up pengembalian sisa premi,
Membuat report harian,
30
Memberikan pelayanan terbaik ke customer berkaitan dengan asuransi.
Membuat laporan bulanan.
E. BPKB
Melakukan follow up terhadap Surat Pernyataan Penyerahan BPKB yang
belum di serahkan oleh credit admin,
Melakukan follow up terhadap BPKB waiting, borrow, ICP dan RRD,
Melakukan penginputan terhadap aktifitas BPKB,
Bertanggung jawab terhadap pengeluaran BPKB,
Melakukan verifikasi dan validasi dokumen BPKB,
Melakukan booking by system terhadap BPKB yang akan dikeluarkan.
Membuat report bulanan,
Melakukan Stock Opname BPKB per periode.
F. Head Collection
Bertanggung jawab kepada kepala cabang
Bertanggung jawab terhadap Over Due A/R
Memiliki Tugas
Membuat Laporan overdue untuk kepala cabang
Memeriksa kebenaran informasi dari Collection dan Eksecutor
Memeriksa customer yang ada di Surat Keterangan Tarik (SKT)
Membuat LP untuk customer macet dan sayembara,
Menyelesaikan perkara di kepolisian,
Memotifasi dan mengawasi pelaksanaan tugas para staff-nya,
Head Collection secara struktur membawahi :
31
1. Collector Lancar
Bertanggung jawab kepada Supervisor Collection
Bertanggung jawab terhadap kwitansi Out Standing dan pengalihan
customer tertunggak
Memiliki Tugas :
Mendistribusikan kwitansi ke Collector,
Membuat Daily Collection Report (DCR),
Menerima laporan hasil tagih Collector,
Input laporan Collector untuk customer tidak tertagih,
Membuat surat peringatan (SP) 1 untuk customer Over Due 20 hari,
2. Collec tion Macet
Bertanggungjawab kepada Supervisor Collection
Bertanggungjawab terhadap kwitansi tagihan,
Memiliki Tugas :
Mengecek fisik kendaraan di customer,
Membuat surat kuasa tarik (SKT),
Membantu Eksekutor untuk mencari data customer yang pindah alamat,
Menerima laporan Eksekutor paling lambat 3 hari.
3. Collector
Bagian ini bertugas menagih customer dengan mendatangi tempat tinggal
customer karena overdue (pembayaran angsuran yang telah lewat dari
tanggal jatuh tempo).
32
4. Executor
Bertugas menarik kendaraan dari pihak customer karena overdue lebih dari
30 hari yang disertai dengan surat kuasa tarik (SK T).
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan pada Bab IV penulis dapat menyimpulkan bahwa :
1. Prosedur pengisian kas kecil pada PT.Mandiri Tunas Finance dilakukan
sesuai dengan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan tegas,
jadi struktur organisasi yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan
telah cukup memadai.
2. Kekurangan kas kecil yang sering dialami oleh PT. MTF ternyata
disebabkan oleh keterlambatan pelaporan oleh bagian kas, sehingga
menyebabkan keterlambatan otorisasi oleh kapala cabang .
5.2 SARAN
Dengan memperhatikan kesimpulan diatas, maka dapat kiranya melalui laporan
ini penulis memberikan sumbangan pemikiran sebagai saran yaitu : seharusnya
perusahaan perlu memperbaiki prosedur pengisian kas kecil, dan mungkin
perusahaan perlu sedikit memotong atau meringkas prosedur pengisian kas kecil.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.2002.Sistem Akuntansi. Penyusunan prosedur dan metode. BPFE.
Yogyakarta .
Hartadi, Bambang.1986. Sistem Pengendalian Intern. Yogyakarta:Yogyakarta.
Edisi pertama.
Ikatan Akuntansi Indonesia, 1999.Standar akuntansi Keuangan. Penerbit Salemba
Empat, Jakarta.
Munawir, Drs. 2004, Analisis Laporan Keuangan, penerbit LIBERTY,
Yogyakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akutansi. Erlangga. Jakarta.