Sistem Pengawasan Kas Kecil Pada PT. KPBN Cabang Medan
BAB II
PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA
NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN
A. Sejarah Ringkas
Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV
dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I
XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri
Pertanian
dengan
Surat
Keputusan
Menteri
Pertanian
Nomor
:
166/Kpts/OT.10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.
Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur
Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No. 15/BMDPTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi
KPB-PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.
Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV di dirikan
dengan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan
hasil produksi PTPN dengan berpegangan pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas
Badan Usaha Milik Negara agar di dapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN
yang bersangkutan.
5
Universitas Sumatera Utara
6
Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan KPBPTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No. 14/BMDPTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.
PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) addalah perusahaan
yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan
bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara IXIV. PT. KPBN mewrupakan Perseroan Terbatas yang di bentuk oleh Direktur
Utama PTPN I s/d PTPN XIV dan PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I
s/d PTPN XIV dan PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN
XIV dan PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran
komoditas perkebunan pada tanggal 16 November 2009 di hadapan Notaris N.M
Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status Badan
Hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor : AHU-60488.AH.01.01. Tahun 2009 tertanggal 11 Desember
2009.
Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebaghhai bagian yang
tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s/d PTPN XIV dan PT> RNI untuk
memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusuanan ulang komponenkomponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan
sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan
memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.
Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan,
PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas
Universitas Sumatera Utara
7
Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan pengembangan Usaha Bidang
Logistik.
PT. Kharisma Pemarasn Bersama Nusantara cabang Medan ini bertugas untuk
mengapalkan hasil-hasil perkebunan dari PTPN I sd PTPN IX melalui pengapalannya
yaitu :
1.
Urusan Pengapalan Minyak Sawit/Kelapa Nyiur
2.
Urusan Pengapalan Karet/Latex
3.
Urusan Pengapalan Teh/Kakao
Setiap bagian ini bertugas memasarkan hasil komoditi perkebunan sesuai
dengan komoditinya.
Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT KPBN Pusat
(Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut :
1. PT. PKBN Cabang Medan.
2. PT. PKBN Cabang Surabaya
3. PT. PKBN Perwakilan Dubai
Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan
tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab
kepada Direksi PT. KPBN.
PT. KPBN cabang Medan khususnya bagian minyak, sawit/kelapa nyiur
mengapalkan hasil dari PTPN I, II, III, IV, V. Kegiatan pengapalan ini menjadi
sangat penting sebab dapat mengirimkan hasil produksi sesegera mungkin kepada
pembeli.
Universitas Sumatera Utara
8
Gambar 2.1
Lambang PT. KPBN
Sumber : www.kpbptpn.co.id
Penjelasan dari lambang di atas adalah :
a) Bola Dunia
Bentuk bola dunia menggabungkan makna bahwa daerah pemasaran PT.
KPBN mencakup seluruh penjuru dunia. Hari ini terbukti dari telah
berhasilnya PT KPBN merealisasikan penjualannya ke berbagai Negara
terbesar di 5 benua.
b) Huruf “P’
Huruf ‘P’ secara keseluruhan merupakan inisial dari kata “pemasaran”
Huruf ‘p’ dengan warna biru yang berjumlah tiga yang merupakan singkatan
dari Pemasaran Produk Perusahaan.
c) Warna Biru
Secara keseluruhan warna biru melamabangkan warna laut dan bersahabat
artinya bahwa PT. KPBN dalam melaksanakan tugas dan pengambilan
keputusan di pertimbangkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Selain itu PT. KPBN senantiasa meningkatkan mutu pelayanan kepada
Universitas Sumatera Utara
9
seluruh pembeli dan koleganya, serta dalam melakasanakan bisnisnya tidak
pasif dan statis melainkan aktif dan dinamis.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
Adapun Visi dan Misi dari PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)
adalah,
1. Visi
Menjadi Trading House Komoditas Perkebunan Indonesia yang unggul dan
terpercaya.
2. Misi
meyelenggarakan
pemasaran
komoditas
perkebunanIndonesia
dengan
berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam rangka memberikan pendegasian wewenang dan tanggung jawab yang
seimbang maka perlu dibentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang
diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.
Struktur Organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang
terdiri dari :
1. Direktur Utama
2. Direktur Operasional
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum
Universitas Sumatera Utara
10
Struktur organisasi isi sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN
No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi
PT. KPBN dapat dilihat dibawah ini.
Gambar 2.2 : Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan
PT KPBN CABANG MEDAN
MANAJER
URUSAN
URUSAN. Log. 1
URUSAN LOG. 2
PENJUALAN
Sawit & Karet
TEH & KAKAO
URUSAN
KEUANGAN,
ASS. MANAJER
ASS. MANAJER
ASS. MANAJER
SDM & UMUM
Bidang Pra Shipment
Bidang Pra Shipment
Bidang Keuangan
Bidang Shipment
Bidang Shipment
Bidang SDM
Bidang After Shipment
Bidang After Shipment
Bidang Umum
Sumber : www.kpbptpn.co.id
C. Job Description
Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT KPBN
Cabang Medan yang terdiri dari :
1) Manajer
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal Mutu, Quantum,Waktu Penyerahan, dan pelaksanaan tender inti
sawit dan tetes Molasses.
Universitas Sumatera Utara
11
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN Pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dan lain-lain.
d. Memonitor HPE, Kurs pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di
Medan.
f. Menmonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke
PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti sawit.
i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molesses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer
kepada
Karyawan
yang
dipimpinnya.
Menyelesaikan
Permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
Universitas Sumatera Utara
12
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayanan Ekspor Untuk membantu urusan Logistik
Pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
2) Bagian Urusan Penjualan
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti
sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasikan jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula parsir di
Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender inti sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender inti Sawit/Molasses.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti Sawit.
i. Memonitor/meneliti percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molasses.
Universitas Sumatera Utara
13
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoodinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer
kepada
karyawan
yang
dipimpinnya.
Menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan
The, Kakao, Karet, dan Sawit.
3) Bagian Urusan Log 1 Sawit dan Karet
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal Mutu Quantum, Waktu penyerahan dan pelaksanaan tender Inti
Sawit dan Tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender PT. KPBN Pusat Jakarta dan PTPN terkait
perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dan lain-lain.
d. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di
Medan.
f. Menmonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
Universitas Sumatera Utara
14
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke
PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti sawit.
i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molesses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer
kepada
Karyawan
yang
dipimpinnya.
Menyelesaikan
Permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayanan Ekspor Untuk membantu urusan Logistik Pengapalan
Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
4) Bagian Urusan Log 2 Teh dan Kakao
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan
bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindak lanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2,
Teh, dan Kakao.
c. Memonitor
kelengkapan
Advice/Negotiating
Bank
dokumen
serta
dan
negosiasi
menyelesaikan
wesel
pada
discrepancy
pada
Negotiating/Paying Bank.
Universitas Sumatera Utara
15
d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan log-2 Teh dan Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumendokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen
pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2, Teh dan Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.
g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
5) Bagian Urusan Keuangan, SDM dan Umum
Tugasnya adalah :
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggung jawaban
Keuangan kantor Cabang Medan.
b. Mengontrol dan memeriksa bukti keluar masuk Kas/Bank serta darta-data
pendukungnya.
c. Memantau dopping/transfer Modakl Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan gaji atau hak-hak karyawan lainnya.
e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi yang terjadi di cabang
medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.
Universitas Sumatera Utara
16
g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan yang diinstruksikan oleh kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor Cabang
Medan.
i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan
Karyawan maupun pemeliharaan asset-aset kantor cabang.
j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang Medan.
k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta
menyelesaikan rampung PPH karyawan.
l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim
pemeriksa baik intern maupun extern.
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan
kepada masing-masing Karyawan.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan
itu semua karna membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas
dalam bekerja.
Universitas Sumatera Utara
17
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jai kinerja yang kini dijalankan perusahaan
adalah :
1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman
atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai proses bisnis administrasi.
2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen
utama pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan
pembeli.
3. Melaksanakan studi banding (Benchmark) secara berkala.
E. Rencana Usaha Kegiatan
Rencana usaha/kegiatan PT. KPBN Cabang Medan antara lain :
1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur.
Setiap perusahaan yang ingin membeli teh, kakao, kelapa sawit pasti akan
mengunjungi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan untuk mendapatkan barang dengan jumlah sesuai yang mereka
inginkan. Lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan mengunjungi PTPN untuk mengurus surat-surat, seperti surat
pengapalan, jasa pengiriman dan surat menyurat lainnya. Setelah melakukan
transaksi, lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)
mengumpulkan barang yang diinginkan pembeli, dan melakukan pengapalan
Universitas Sumatera Utara
18
sebelum barang dikirim ke pembeli. Dan untuk mengirim barang kepada
pembeli tersebut, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) juga
harus mengurus lagi dokumen-dokumen sebagai syarat transaksi. Apabila
pembeli menginginkan waktu hanya 10 hari, maka PT. Kharisma Pemasaran
Bersama
Nusantara
(KPBN)
Cabang
Medan
harus
menyelesaikan
pengumpulan barang selama 10 hari. Ini yang masih belum bisa dimaksimal
oleh perusahaan. Maka kedepannya PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara (KPBN) Cabang Medan akan lebih efektif lagi memaksimalkan
waktu yang diinginkan pembeli agar penyelesaian dokumen dan pembayaran
dapat terukur.
2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya.
Apabila PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan membuka perekrutan bagi karyawan baru, maka yang akan dipilih
adalah karyawan yang memang menguasai penuh bidangnya dan akan
ditempatkan sesuai bidangnya. Contohnya karyawan yang menguasai penuh
ilmu akuntansi maka akan ditempatkan dibagian keuangan perusahaan.
3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.
Kinerja disetiap lini sangat penting untuk dimaksimalkan, karena akan
mendukung perkembangan dan kemajuan perusahaandalam menjalankan visi
dan misinya. Maksimalnya kinerjadi masing-masing urusan ataupun
Universitas Sumatera Utara
19
bagian dalam perusahaan akan mampu mendongkrak pencapaian yang
direncanakan akan menjadi ujung tombak yang memnentukan berhasilnya
perencanaan yang dibuat.
4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di
pelabuhan belawan.
Pada penerapannya kantor pusat menetapkan target yang harus dicapai oleh
kantor cabang, agar dapat dijadikan ukuran apakah kinerja kantor cabang
sudah maksimal atau mungkin saja jauh dari harapan. Penerapan bonus bagi
karyawan juga memompa motivasi karyawan untuk bekerja maksimal agar
dapat mencapai target yang telah ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA
NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN
A. Sejarah Ringkas
Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV
dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I
XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri
Pertanian
dengan
Surat
Keputusan
Menteri
Pertanian
Nomor
:
166/Kpts/OT.10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.
Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur
Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No. 15/BMDPTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi
KPB-PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.
Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV di dirikan
dengan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan
hasil produksi PTPN dengan berpegangan pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas
Badan Usaha Milik Negara agar di dapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN
yang bersangkutan.
5
Universitas Sumatera Utara
6
Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan KPBPTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No. 14/BMDPTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.
PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) addalah perusahaan
yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan
bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara IXIV. PT. KPBN mewrupakan Perseroan Terbatas yang di bentuk oleh Direktur
Utama PTPN I s/d PTPN XIV dan PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I
s/d PTPN XIV dan PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN
XIV dan PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran
komoditas perkebunan pada tanggal 16 November 2009 di hadapan Notaris N.M
Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status Badan
Hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia Nomor : AHU-60488.AH.01.01. Tahun 2009 tertanggal 11 Desember
2009.
Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebaghhai bagian yang
tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s/d PTPN XIV dan PT> RNI untuk
memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusuanan ulang komponenkomponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan
sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan
memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.
Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan,
PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas
Universitas Sumatera Utara
7
Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan pengembangan Usaha Bidang
Logistik.
PT. Kharisma Pemarasn Bersama Nusantara cabang Medan ini bertugas untuk
mengapalkan hasil-hasil perkebunan dari PTPN I sd PTPN IX melalui pengapalannya
yaitu :
1.
Urusan Pengapalan Minyak Sawit/Kelapa Nyiur
2.
Urusan Pengapalan Karet/Latex
3.
Urusan Pengapalan Teh/Kakao
Setiap bagian ini bertugas memasarkan hasil komoditi perkebunan sesuai
dengan komoditinya.
Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT KPBN Pusat
(Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut :
1. PT. PKBN Cabang Medan.
2. PT. PKBN Cabang Surabaya
3. PT. PKBN Perwakilan Dubai
Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan
tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab
kepada Direksi PT. KPBN.
PT. KPBN cabang Medan khususnya bagian minyak, sawit/kelapa nyiur
mengapalkan hasil dari PTPN I, II, III, IV, V. Kegiatan pengapalan ini menjadi
sangat penting sebab dapat mengirimkan hasil produksi sesegera mungkin kepada
pembeli.
Universitas Sumatera Utara
8
Gambar 2.1
Lambang PT. KPBN
Sumber : www.kpbptpn.co.id
Penjelasan dari lambang di atas adalah :
a) Bola Dunia
Bentuk bola dunia menggabungkan makna bahwa daerah pemasaran PT.
KPBN mencakup seluruh penjuru dunia. Hari ini terbukti dari telah
berhasilnya PT KPBN merealisasikan penjualannya ke berbagai Negara
terbesar di 5 benua.
b) Huruf “P’
Huruf ‘P’ secara keseluruhan merupakan inisial dari kata “pemasaran”
Huruf ‘p’ dengan warna biru yang berjumlah tiga yang merupakan singkatan
dari Pemasaran Produk Perusahaan.
c) Warna Biru
Secara keseluruhan warna biru melamabangkan warna laut dan bersahabat
artinya bahwa PT. KPBN dalam melaksanakan tugas dan pengambilan
keputusan di pertimbangkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Selain itu PT. KPBN senantiasa meningkatkan mutu pelayanan kepada
Universitas Sumatera Utara
9
seluruh pembeli dan koleganya, serta dalam melakasanakan bisnisnya tidak
pasif dan statis melainkan aktif dan dinamis.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
Adapun Visi dan Misi dari PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)
adalah,
1. Visi
Menjadi Trading House Komoditas Perkebunan Indonesia yang unggul dan
terpercaya.
2. Misi
meyelenggarakan
pemasaran
komoditas
perkebunanIndonesia
dengan
berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam rangka memberikan pendegasian wewenang dan tanggung jawab yang
seimbang maka perlu dibentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang
diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.
Struktur Organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang
terdiri dari :
1. Direktur Utama
2. Direktur Operasional
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum
Universitas Sumatera Utara
10
Struktur organisasi isi sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN
No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi
PT. KPBN dapat dilihat dibawah ini.
Gambar 2.2 : Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan
PT KPBN CABANG MEDAN
MANAJER
URUSAN
URUSAN. Log. 1
URUSAN LOG. 2
PENJUALAN
Sawit & Karet
TEH & KAKAO
URUSAN
KEUANGAN,
ASS. MANAJER
ASS. MANAJER
ASS. MANAJER
SDM & UMUM
Bidang Pra Shipment
Bidang Pra Shipment
Bidang Keuangan
Bidang Shipment
Bidang Shipment
Bidang SDM
Bidang After Shipment
Bidang After Shipment
Bidang Umum
Sumber : www.kpbptpn.co.id
C. Job Description
Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT KPBN
Cabang Medan yang terdiri dari :
1) Manajer
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal Mutu, Quantum,Waktu Penyerahan, dan pelaksanaan tender inti
sawit dan tetes Molasses.
Universitas Sumatera Utara
11
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN Pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dan lain-lain.
d. Memonitor HPE, Kurs pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di
Medan.
f. Menmonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke
PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti sawit.
i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molesses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer
kepada
Karyawan
yang
dipimpinnya.
Menyelesaikan
Permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
Universitas Sumatera Utara
12
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayanan Ekspor Untuk membantu urusan Logistik
Pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
2) Bagian Urusan Penjualan
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti
sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasikan jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula parsir di
Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender inti sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender inti Sawit/Molasses.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti Sawit.
i. Memonitor/meneliti percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molasses.
Universitas Sumatera Utara
13
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoodinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer
kepada
karyawan
yang
dipimpinnya.
Menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan
The, Kakao, Karet, dan Sawit.
3) Bagian Urusan Log 1 Sawit dan Karet
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN
perihal Mutu Quantum, Waktu penyerahan dan pelaksanaan tender Inti
Sawit dan Tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender PT. KPBN Pusat Jakarta dan PTPN terkait
perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan
pasar harian Malaysia dan lain-lain.
d. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di
Medan.
f. Menmonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
Universitas Sumatera Utara
14
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke
PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender inti sawit.
i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti
Sawit/Molesses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh
Manajer
kepada
Karyawan
yang
dipimpinnya.
Menyelesaikan
Permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai
ketua Tim Pelayanan Ekspor Untuk membantu urusan Logistik Pengapalan
Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
4) Bagian Urusan Log 2 Teh dan Kakao
Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan
bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindak lanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2,
Teh, dan Kakao.
c. Memonitor
kelengkapan
Advice/Negotiating
Bank
dokumen
serta
dan
negosiasi
menyelesaikan
wesel
pada
discrepancy
pada
Negotiating/Paying Bank.
Universitas Sumatera Utara
15
d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan log-2 Teh dan Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumendokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen
pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2, Teh dan Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.
g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
5) Bagian Urusan Keuangan, SDM dan Umum
Tugasnya adalah :
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggung jawaban
Keuangan kantor Cabang Medan.
b. Mengontrol dan memeriksa bukti keluar masuk Kas/Bank serta darta-data
pendukungnya.
c. Memantau dopping/transfer Modakl Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan gaji atau hak-hak karyawan lainnya.
e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi yang terjadi di cabang
medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.
Universitas Sumatera Utara
16
g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan yang diinstruksikan oleh kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor Cabang
Medan.
i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan
Karyawan maupun pemeliharaan asset-aset kantor cabang.
j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang Medan.
k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta
menyelesaikan rampung PPH karyawan.
l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim
pemeriksa baik intern maupun extern.
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan
kepada masing-masing Karyawan.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang
telah digariskan perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan
itu semua karna membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas
dalam bekerja.
Universitas Sumatera Utara
17
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jai kinerja yang kini dijalankan perusahaan
adalah :
1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman
atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai proses bisnis administrasi.
2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen
utama pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan
pembeli.
3. Melaksanakan studi banding (Benchmark) secara berkala.
E. Rencana Usaha Kegiatan
Rencana usaha/kegiatan PT. KPBN Cabang Medan antara lain :
1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur.
Setiap perusahaan yang ingin membeli teh, kakao, kelapa sawit pasti akan
mengunjungi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan untuk mendapatkan barang dengan jumlah sesuai yang mereka
inginkan. Lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan mengunjungi PTPN untuk mengurus surat-surat, seperti surat
pengapalan, jasa pengiriman dan surat menyurat lainnya. Setelah melakukan
transaksi, lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN)
mengumpulkan barang yang diinginkan pembeli, dan melakukan pengapalan
Universitas Sumatera Utara
18
sebelum barang dikirim ke pembeli. Dan untuk mengirim barang kepada
pembeli tersebut, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) juga
harus mengurus lagi dokumen-dokumen sebagai syarat transaksi. Apabila
pembeli menginginkan waktu hanya 10 hari, maka PT. Kharisma Pemasaran
Bersama
Nusantara
(KPBN)
Cabang
Medan
harus
menyelesaikan
pengumpulan barang selama 10 hari. Ini yang masih belum bisa dimaksimal
oleh perusahaan. Maka kedepannya PT. Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara (KPBN) Cabang Medan akan lebih efektif lagi memaksimalkan
waktu yang diinginkan pembeli agar penyelesaian dokumen dan pembayaran
dapat terukur.
2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya.
Apabila PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang
Medan membuka perekrutan bagi karyawan baru, maka yang akan dipilih
adalah karyawan yang memang menguasai penuh bidangnya dan akan
ditempatkan sesuai bidangnya. Contohnya karyawan yang menguasai penuh
ilmu akuntansi maka akan ditempatkan dibagian keuangan perusahaan.
3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.
Kinerja disetiap lini sangat penting untuk dimaksimalkan, karena akan
mendukung perkembangan dan kemajuan perusahaandalam menjalankan visi
dan misinya. Maksimalnya kinerjadi masing-masing urusan ataupun
Universitas Sumatera Utara
19
bagian dalam perusahaan akan mampu mendongkrak pencapaian yang
direncanakan akan menjadi ujung tombak yang memnentukan berhasilnya
perencanaan yang dibuat.
4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di
pelabuhan belawan.
Pada penerapannya kantor pusat menetapkan target yang harus dicapai oleh
kantor cabang, agar dapat dijadikan ukuran apakah kinerja kantor cabang
sudah maksimal atau mungkin saja jauh dari harapan. Penerapan bonus bagi
karyawan juga memompa motivasi karyawan untuk bekerja maksimal agar
dapat mencapai target yang telah ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara