TA : Rancang Bangun Sistem Pengendalian Kegiatan pada Penmaru STIKOM Surabaya (Studi Kasus : Campus Expo 2009).

TUGAS AKHIR

RANCANG BANGUN SISTEM PENGENDALIAN KEGIATAN PADA PENMARU STIKOM SURABAYA

Oleh:

Nama : Gema Pertiwi Aisyah Metawati NIM : 07.41010.0364

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

i ABSTRAK

Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) merupakan salah satu bagian dari struktural perguruan tinggi STIKOM Surabaya yang memiliki fungsi utama pemasaran (marketing dan sales). Pada saat melaksanakan kegiatan, Penmaru sering mengalami kendala-kendala. Kendala yang sering dialami antara lain kurangnya koordinasi yang baik antar koordinator dan Person In Charge (PIC) dalam hal persiapan kegiatan. Selain hal tersebut kendala yang lainnya yaitu tidak adanya data up to date yang mampu menggambarkan penyelesaian masing-masing kegiatan, sehingga pada saat pelaksanaan kegiatan sering kali tidak terlaksana dengan baik.

Workflow adalah suatu Teknologi Informasi (TI) yang menggunakan sistem elektronik untuk mengatur dan memonitor proses bisnis. Aplikasi berbasis web dengan penerapan workflow yang digunakan sebagai sarana memantau atau mengendalikan kegiatan Penmaru diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan di atas.

Berdasarkan blackbox testing dan hasil evaluasi terhadap responden pengguna aplikasi, maka didapatkan bahwa sistem pengendalian kegiatan ini dapat memantau dan mengendalikan performa setiap kegiatan. Baik aplikasi maupun sistem yang telah dibuat dapat dan mampu memantau dan mengendalikan dengan peringatan kegiatan melalui media e-mail dan SMS. Jadi setiap kegiatan dalam hal perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pelaporan dapat terkoordinasi dengan baik.

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang merupakan persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Strata Satu di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer (STIKOM) Surabaya. Tugas Akhir ini membahas tentang rancang bangun sistem pengendalian kegiatan pada Penmaru STIKOM Surabaya yang diharapkan dapat mengendalikan setiap kegiatan.

Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan banyak masukan, nasehat, saran, kritik dan dukungan moril maupun materi kepada Penulis. Untuk itu Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Papa dan Mama, yang telah mendoakan, membimbing dan mendukung ananda dalam melewati proses kehidupan ini.

2. Bapak Januar Wibowo, S.T., M.M selaku Pembimbing I yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan mengarahkan pembuatan program selama proses pembuatan Tugas Akhir ini.

3. Bapak Waldy Permana Agastya, S.Kom., M.M selaku Pembimbing II yang mengajarkan dengan sabar tentang system analyst.

4. Ibu Pantjawati Sudarmaningtyas, S.Kom., OCA yang telah memberi banyak masukan materi dan membantu dalam hal motivasi sebelum sidang.

5. Bapak Romeo, S.T yang telah memberi waktu untuk mendapat ilmu yang sangat membantu dalam Tugas Akhir ini.

6. Saudara Diki Anggoro Putra yang selalu pantang menyerah memberikan dukungan, dan selalu membantu dalam segala hal ataupun kata mutiara sebagai semangatku.

7. Saudara Johan Regar, Audi Nugraha Bomantara, Heavea Bori Perdana, Bhaga Yanuardo Missa yang telah memberi masukan dalam hal pembuatan aplikasi. 8. Rekan-rekan tercinta yang telah memberikan bantuan dan dukungannya. 9. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan, dan nasehat dalam proses pengerjaan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir yang penulis kerjakan masih banyak terdapat kekurangan sehingga kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan. Semoga Tugas Akhir ini dapat diterima dan bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.

Surabaya, September 2012

i DAFTAR ISI

Halaman ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ... i

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... 1 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined. 2.1 Sistem ... Error! Bookmark not defined. 2.2 Pengendalian Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. 2.3 Workflow... Error! Bookmark not defined. 2.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... Error! Bookmark not defined. 2.4.1 System Flow ... Error! Bookmark not defined. 2.4.2 Data Flow Diagram ... Error! Bookmark not defined. 2.5 Sistem Basis Data ... Error! Bookmark not defined. 2.5.1 Database Management SystemError! Bookmark not defined.

2.5.2 Bahasa–Bahasa yang Terdapat dalam DBMS ... Error! Bookmark not defined.

ii

2.5.3 Fungsi DBMS ... Error! Bookmark not defined. 2.5.4 Entity Relationship DiagramError! Bookmark not defined.

Halaman 2.6 WEB ... Error! Bookmark not defined. 2.7 SMS Gateway ... Error! Bookmark not defined. 2.8 E-mail ... Error! Bookmark not defined. 2.8.1 Arsitektur E-Mail ... Error! Bookmark not defined. 2.8.2 Keuntungan E-Mail ... Error! Bookmark not defined. 2.8.3 Kerugian E-Mail ... Error! Bookmark not defined. 2.9 Kuesioner ... Error! Bookmark not defined. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMError! Bookmark not defined.

3.1 Analisis Permasalahan ... Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Hasil Observasi ... Error! Bookmark not defined. 3.1.2 Hasil Wawancara ... Error! Bookmark not defined. 3.1.3 Hasil atau Kesimpulan AnalisisError! Bookmark not defined.

3.1.4 Document Flow ... Error! Bookmark not defined. 3.2 Model Pengembangan ... Error! Bookmark not defined. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem... Error! Bookmark not defined. 3.3.1 Entity yang Terlibat Dalam SistemError! Bookmark not defined.

3.3.2 Input yang Diperlukan Dalam SistemError! Bookmark not defined.

iii

3.3.3 Proses-Proses yang Terdapat Dalam Sistem... Error! Bookmark not defined.

3.3.4 Output Yang Dihasilkan Dari SistemError! Bookmark not defined.

3.4 Perancangan Sistem ... Error! Bookmark not defined. 3.4.1 System Flow ... Error! Bookmark not defined. 3.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Error! Bookmark not defined. 3.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)Error! Bookmark not defined.

3.4.4 Struktur Database ... Error! Bookmark not defined. 3.4.5 Perancangan Interface ... Error! Bookmark not defined. Halaman 3.5 Perancangan Uji Coba ... Error! Bookmark not defined.

3.5.1 Perancangan Uji Coba SistemError! Bookmark not defined.

3.5.2 Perancangan Angket Uji Coba SistemError! Bookmark not defined.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... Error! Bookmark not defined. 4.1 Kebutuhan Implementasi Sistem .... Error! Bookmark not defined. 4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras Error! Bookmark not defined. 4.1.2 Kebutuhan Perangkat LunakError! Bookmark not defined.

4.2 Pembuatan dan Implementasi ProgramError! Bookmark not defined.

4.3 Evaluasi Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.3.1 Hasil Uji Coba Sistem ... Error! Bookmark not defined.

iv

4.3.2 Evaluasi Hasil Uji Coba Fitur Utama Sistem ... Error! Bookmark not defined.

BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined. 5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined. 5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined. BIODATA PENULIS ... Error! Bookmark not defined. LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

v

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3.1 Struktur Tabel Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.2 Struktur Tabel Kategori Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.3 Struktur Tabel Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.4 Struktur Tabel Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.5 Struktur Tabel Kategori Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.6 Struktur Tabel Detail Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.7 Struktur Tabel Realisasi Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.8 Struktur Tabel Realisasi Kategori AnggaranError! Bookmark not defined.

Tabel 3.9 Struktur Tabel Realisasi Detail AnggaranError! Bookmark not defined.

Tabel 3.10 Struktur Tabel Dokumen ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.11 Struktur Tabel Foto ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.12 Struktur Tabel Pemberitahuan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.13 Struktur Tabel Pembukuan... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.14 Fungsi Obyek Perancangan Form LoginError! Bookmark not defined.

Tabel 3.15 Fungsi Obyek Perancangan Form Halaman UtamaError! Bookmark not defined.

Tabel 3.16 Fungsi Obyek Perancangan Form Level Admin Penmaru ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.17 Fungsi Obyek Perancangan Form Level Kepala Bagian ... Error! Bookmark not defined.

vi

Tabel 3.18 Fungsi Obyek Perancangan Form Level Koordinator ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.19 Fungsi Obyek Perancangan Form Level Person In Charge ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.20 Fungsi Obyek Perancangan Form Master PenggunaError! Bookmark not defined.

Tabel 3.21 Fungsi Obyek Perancangan Form Detail Master Pengguna ... Error! Bookmark not defined.

Tabel 3.22 Fungsi Obyek Perancangan Form Master KegiatanError! Bookmark not defined.

Tabel 3.23 Struktur Data Login ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.24 Perancangan Data Login ... Error! Bookmark not defined. Halaman Tabel 3.25 Struktur Data Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.26 Perancangan Data Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.27 Perancangan Data Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.28 Perancangan Data Kegiatan PIC ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.29 Perancangan Uji Coba Form Laporan KegiatanError! Bookmark not defined.

Tabel 4.1 Data Login ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.2 Uji Coba Data Login ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.3 Data Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.4 Uji Coba Data Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.5 Uji Coba Data Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.6 Uji Coba Data Anggaran dan Realisasi AnggaranError! Bookmark not defined.

vii

Tabel 4.7 Uji Coba Form Data Kegiatan PIC ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.8 Uji Coba Form Data Kegiatan Kabag .. Error! Bookmark not defined. Tabel 4.9 Tabel rangkuman hasil kuesioner ... Error! Bookmark not defined.

viii

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Set Aktifitas Dalam Workflow (Telkom, 2010)Error! Bookmark not defined.

Gambar 2.2 Simbol-Simbol pada SystemFlow (Kendall dan Kendall, 2003) ... Error! Bookmark not defined. Gambar 2.3 Simbol-Simbol pada DFD (Kendall dan Kendall, 2003) ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 2.4 Diagram Cara Kerja E-mail (Suryatmoko, 2003)Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.1 Document Flow Sistem Pengendalian KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 3.2 Block Diagram Sistem Pengendalian KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 3.3 System Flow Memelihara Master ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.4 System Flow Peringatan Kegiatan .... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.5 System Flow Pengendalian dan Pelaporan Kegiatan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Pengendalian Kegiatan Penmaru ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Pengendalian Kegiatan ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.8 Level 0 dari Data Flow Diagram (DFD)Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.9 DFD Level 1 Memelihara Data MasterError! Bookmark not defined.

ix

Gambar 3.10 DFD Level 1 Pengendalian KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM) dari ERDError! Bookmark not defined.

Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM) dari ERDError! Bookmark not defined.

Gambar 3.13 Perancangan Form Login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.14 Perancangan Form Halaman Utama Pengendalian Kegiatan .. Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.15 Perancangan Form Halaman Utama Level Admin Penmaru ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.16 Perancangan Form Halaman Utama Level Kepala Bagian ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.17 Perancangan Form Halaman Utama Level Koordinator ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.18 Perancangan Form Halaman Utama Level Person In Charge . Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.19 Perancangan Form Master PenggunaError! Bookmark not defined.

Gambar 3.20 Perancangan Form Daftar Pengguna Error! Bookmark not defined. Halaman Gambar 3.21 Perancangan Form Ubah Master PenggunaError! Bookmark not defined.

Gambar 3.22 Perancangan Form Master Kegiatan Error! Bookmark not defined. Gambar 3.23 Perancangan Form Ubah Kegiatan .. Error! Bookmark not defined.

x

Gambar 3.24 Perancangan Form Master AnggaranError! Bookmark not defined.

Gambar 3.25 Perancangan Form Kategori AnggaranError! Bookmark not defined.

Gambar 3.26 Perancangan Form Pilih Data Tampilan Grafik Penyelesaian . Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.27 Perancangan Form Tampilan Grafik Penyelesaian ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.28 Perancangan Form Tampilan Grafik JadwalError! Bookmark not defined.

Gambar 3.29 Perancangan Form Tampilan Grafik AnggaranError! Bookmark not defined.

Gambar 3.30 Perancangan Form Tampilan Laporan PICError! Bookmark not defined.

Gambar 3.30 Perancangan Form Alert SMS memasuki tanggal peringatan . Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.31 Perancangan Form Alert SMS mendekati tanggal deadline... Error! Bookmark not defined.

Gambar 3.32 Perancangan Form Alert E-mail memasuki tanggal peringatan ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.33 Perancangan Form Alert E-mail mendekati tanggal deadline .. Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.1 Halaman login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.2 Pesan Telah Berhasil Memasuki SistemError! Bookmark not defined.

xi

Gambar 4.4 Menu Utama Koordinator ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.5 Menu Utama Kabag ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.6 Menu Utama PIC ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.7 Pesan Tidak Berhasil Memasuki SistemError! Bookmark not defined.

Gambar 4.8 Menu Master Pengguna (Admin Penmaru)Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.9 Form Input Master Pengguna (Admin Penmaru)Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.10 Form Detail/Ubah Data Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.11 Pesan Hapus Data Pengguna ... Error! Bookmark not defined. Halaman Gambar 4.12 Pesan Simpan/Ubah (sukses) Master PenggunaError! Bookmark not defined.

Gambar 4.13 Pesan Nama Harus Diisi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.14 Pesan Kata Kunci Harus Diisi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.15 Pesan Invalid E-mail ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.16 Pesan Invalid Nomor Ponsel ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.17 Menu Data Kegiatan... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.18 Form Tambah Kategori ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.19 Form Data Kegiatan Baru ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.20 Form Ubah Data Kegiatan (Koordinator)Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.21 Pesan Peringatan Tanggal Awal PelaksanaanError! Bookmark not defined.

xii

Gambar 4.22 Pesan Peringatan Tanggal Akhir PersiapanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.23 Pesan Peringatan Tanggal Awal PersiapanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.24 View Hapus Data Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.25 Pesan Standar Persentase ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.26 Menu Upload Foto dan Dokumen KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.27 View Image Foto Data Kegiatan... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.28 View Dokumen Data Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.29 Form Data Anggaran dan Realisasi AnggaranError! Bookmark not defined.

Gambar 4.30 Form Tambah Kategori Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.31 Form Tambah Detail Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.32 Form Ubah Data Anggaran dan Realisasi Anggaran ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.33 Pesan Peringatan Nama Harus Diisi Error! Bookmark not defined. Gambar 4.34 Pesan Peringatan Harga Satuan Harus DiisiError! Bookmark not defined.

Gambar 4.35 Pesan Peringatan Jumlah Harus DiisiError! Bookmark not defined.

Gambar 4.36 Form Ubah/Hapus Kategori Anggaran/Realisasi Anggaran .... Error! Bookmark not defined.

Halaman Gambar 4.37 View Konfirmasi Hapus Kategori Anggaran/Realisasi Anggaran ... Error! Bookmark not defined.

xiii

Gambar 4.38 Form Untuk Ubah/Hapus Detail Anggaran/Realisasi Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.39 View Konfirmasi Hapus Detail Anggaran/Realisasi Anggaran Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.40 Menu Print Anggaran... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.41 Menu Print Realisasi Anggaran ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.42 Form Data Kegiatan PIC ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.43 Menu Upload Foto dan Dokumen KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.44 View Foto dan Dokumen Data KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.45 View Image Foto Data Kegiatan... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.46 View Download Data Kegiatan ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.47 Diagram Tree Studi Kasus Kampus ExpoError! Bookmark not defined.

Gambar 4.48 View Konfirmasi Prioritas Kegiatan . Error! Bookmark not defined. Gambar 4.49 View Data Kegiatan Kabag ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.50 View Data Kegiatan Acc Anggaran .. Error! Bookmark not defined. Gambar 4.51 View Data Kegiatan Acc Realisasi AnggaranError! Bookmark not defined.

Gambar 4.52 View Data Kegiatan Acc Laporan KegiatanError! Bookmark not defined.

Gambar 4.53 Laporan Anggaran Kabag ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.54 Laporan PIC Kabag ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.55 Detail Laporan PIC... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.56 Menu Grafik Penyelesaian Kabag .... Error! Bookmark not defined.

xiv

Gambar 4.57 Menu Pilihan Kegiatan Grafik Penyelesaian Kabag ... Error! Bookmark not defined.

Gambar 4.58 Grafik Penyelesaian Level Parent KabagError! Bookmark not defined.

Gambar 4.59 Grafik Penyelesaian Level Anak KabagError! Bookmark not defined.

Gambar 4.60 Keterangan Kendala Grafik Penyelesaian KabagError! Bookmark not defined.

Gambar 4.61 Grafik Jadwal Level Parent Kabag .. Error! Bookmark not defined. Halaman Gambar 4.62 Grafik Jadwal Level Anak Kabag... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.63 Peringatan Melalui Media SMS ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.64 Peringatan Melalui Media Web ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.65 Peringatan Melalui Media e-mail ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.66 Peringatan Jadwal Berubah Melalui Media WebError! Bookmark not defined.

Gambar 4.67 Peringatan Jadwal Berubah Melalui Media e-mailError! Bookmark not defined.

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Angket Tugas Akhir ... Error! Bookmark not defined. Lampiran 2 Source Code ... Error! Bookmark not defined.

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) merupakan salah satu bagian dari struktural perguruan tinggi STIKOM Surabaya yang memiliki fungsi utama pemasaran (marketing dan sales). Penmaru menarik minat lulusan SMA/MA/SMK dan sederajat yang akan melanjutkan sekolah ke perguruan tinggi. Dengan demikian STIKOM Surabaya perlu melakukan promosi supaya banyak calon mahasiswa yang tertarik untuk mendaftarkan diri ke STIKOM Surabaya.

Sebagai media promosi Penmaru mengikuti beberapa kegiatan, dengan demikian Penmaru dapat berkomunikasi langsung dengan target pemasaran yaitu calon mahasiswa, sehingga lebih memudahkan Penmaru dalam hal memperkenalkan keunggulan STIKOM Surabaya. Secara umum kegiatan dapat didefinisikan sebagai kumpulan suatu rangkaian kegiatan (aktifitas), yang mempunyai saat permulaan dan yang harus dilaksanakan serta diselesaikan untuk mendapatkan tujuan tertentu (Rachman, 2011). Sementara itu tujuan kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya adalah dapat meningkatkan pemasaran (marketing dan sales) melalui media promosi. Pengendalian sendiri merupakan proses, cara, perbuatan pengendalian, pengekangan, pengawasan atas kemajuan dengan membandingkan hasil dan sasaran secara teratur menyesuaikan usaha (kegiatan) dengan hasil pengawasan (Djamil, 2008).

Dalam melaksanakan sebuah kegiatan, Penmaru STIKOM Surabaya seringkali mengalami kendala-kendala, seperti persiapan kegiatan khususnya dalam hal pengaturan waktu persiapan sebelum kegiatan tersebut dimulai atau

pasca kegiatan berlangsung. Diantaranya dalam pendayagunaan waktu dan pengendalian kegiatan manajerial yang disebabkan oleh kurangnya koordinasi yang baik. Penmaru juga mempunyai kendala waktu dalam hal persiapan dan pelaksanaan kegiatan yang sering melebihi batas jam kerja karyawan. Hal ini menyebabkan tidak adanya data real time yang mampu menggambarkan penyelesaian masing-masing pekerjaan dari kegiatan keseluruhan secara berkala. Kendala Penmaru yang lain yaitu tidak adanya peringatan yang jelas tentang deadline dari sebuah kegiatan. Kendala tersebut mengakibatkan persiapan kegiatan sering kali tidak terlaksana dengan baik dan tepat waktu. Kendala-kendala ini seharusnya dapat dihindari agar pelaksanaan kegiatan selanjutnya bisa terpantau dengan baik.

Salah satu metode yang dapat mengendalikan perencanaan waktu adalah Workflow. Teknologi Workflow adalah suatu TI yang menggunakan sistem elektronik untuk mengatur dan memonitor proses bisnis. Hal tersebut memungkinkan adanya aliran pekerjaan antara individu dengan departemen yang bisa digambarkan dan terlacak. Metode workflow bisa melakukan pelacakan dari semua elemen dan laporan pada setiap langkah, sehingga bisa menghemat waktu daripada melakukannya secara manual (Rachmanto, 2002).

Salah satu software yang dapat digunakan untuk pengendalian kegiatan adalah perangkat lunak Microsoft Project 2003. Akan tetapi dirasa masih terdapat beberapa kekurangan. Salah satu kekurangan Microsoft Project tidak dapat Pengendalian kegiatan secara online. Disamping itu Microsoft Project tidak dilengkapi dengan sistem peringatan kegiatan. Maka dari itu perlu dibangun aplikasi berbasis web yang dilengkapi dengan sistem peringatan kepada pelaku kegiatan melalui media e-mail dan SMS.

3

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuat aplikasi berbasis web dengan penerapan workflow yang digunakan sebagai sarana memantau atau mengendalikan kegiatan dalam hal ini adalah kegiatan di Penmaru, sehingga Penmaru dapat mendayagunakan waktu dan laporan kegiatan yang diperlukan dapat terlacak proses kegiatannya dengan menggunakan media e-mail dan SMS dalam hal peringatan kegiatan. Jika setiap kegiatan mendekati batas waktu, dan belum ada laporan kegiatan dari masing-masing Person In Charge (PIC), maka sistem akan memberikan peringatan via e-mail dan SMS. Setelah laporan proses kegiatan telah terpenuhi maka sistem akan mengirim laporan via e-mail dan SMS kepada kepala bagian penmaru sebagai tindak lanjut kegiatan. Selain hal tersebut kepala bagian penmaru akan mendapat laporan penyelesaian proses berupa grafik dari tiap kegiatan Penmaru. Diharapkan dengan hal ini dapat membantu kepala bagian penmaru dalam mengendalikan tindakan pengguna dalam setiap proses kegiatan.

Dengan adanya aplikasi ini, maka Penmaru diharapkan dapat mengendalikan dan memperoleh data laporan kegiatan yang up to date serta dapat mendayagunakan waktu persiapan kegiatan. Jadi setiap detail kegiatan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dapat dikelola dengan baik.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan maka dirumuskan permasalahan dalam Tugas Akhir ini, yaitu:

1. Bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengendalian kegiatan pada penmaru STIKOM Surabaya.

2. Bagaimana merancang dan mengimplementasikan peringatan kegiatan melalui media e-mail dan SMS.

1.3 Batasan Masalah

Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, ruang lingkup permasalahan hanya akan dibatasi pada:

1. Untuk simulasi (uji coba) data yang digunakan dalam sistem ini adalah data Campus Expo 2012.

2. Sistem ini membahas tentang pendaftaran kegiatan, pengelolaan data tiap kegiatan, peringatan kegiatan, laporan hasil kegiatan baik berupa tabel maupun grafik dan anggaran kegiatan

3. Sistem ini tidak membahas perhitungan akuntansi anggaran kegiatan. 4. Peringatan kegiatan menggunakan media e-mail dan SMS.

5. Pengendalian kegiatan menggunakan bahasa pemograman PHP, HTML, CSS, JavaScript dan database menggunakan MySQL

6. Peringatan aplikasi pengendalian kegiatan menggunakan bahasa pemograman VB.NET

7. Sistem ini tidak membahas tentang keamanan data dan jaringan. 8. Uji coba aplikasi menggunakan browser Mozilla FireFox.

1.4 Tujuan

Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah:

1. Membangun aplikasi pengendalian kegiatan pada penmaru STIKOM Surabaya. 2. Mengimplementasikan peringatan kegiatan melalui media e-mail dan SMS.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika dalam penyusunan Tugas Akhir ini akan dijabarkan dalam setiap bab dengan pembagian sebagai berikut:

5

BAB I : Pendahuluan

Pada bab ini akan dibahas latar belakang masalah, permasalahan yang ada, batasan masalah serta sistematika penulisan yang berisi penjelasan singkat pada masing-masing bab.

BAB II : Landasan Teori

Pada bab ini membahas secara singkat teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini, meliputi: sistem, pengendalian kegiatan, workflow, analisis dan perancangan sistem, sistem basis data, web, SMS gateway, e-mail.

BAB III : Analisis dan Perancangan Sistem

Bab ini membahas tentang analisis dan perancangan sistem, yaitu menganalisis masalah, System Flow Terkomputerisasi, Document Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel, Interface dan perancangan Uji Coba dan Analisis.

BAB IV : Implementasi dan Evaluasi

Pada bab ini akan dibahas tentang cara penggunaan sistem yaitu merupakan hasil rancangan dengan menggunakan data yang dibutuhkan dan pengujian dari program yang telah dibuat. Pengujian akan dilakukan untuk memastikan apakah program yang dibuat sudah sesuai dengan yang dikehendaki.

BAB V : Penutup

Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan dan saran dari penggunaan program aplikasi dan saran pengembangan selanjutnya.

6 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang menggunakan pendekatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Hartono, 1999). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Menurut Mahyuzir (1990) arti lain dari sistem yaitu kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output).

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut Neuschel (1976) pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem adalah sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Menurut Neuschel (1976) prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem adalah sebagai berikut: Sistem adalah

kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2 Pengendalian Kegiatan

Dalam melaksanakan kegiatan selalu tidak lepas dari yang namanya perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian. Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan yang paling minimal, sedangkan pelaksanaan adalah implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.

Pengendalian kegiatan adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan pengukuran dan koreksi semua kegiatan dalam rangka memastikan bahwa tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi dapat terlaksana dengan baik. Pengendalian dapat pula diartikan sebagai kemampuan untuk mengatur kebijakan finansial dan operasional dari suatu perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan perusahaan tersebut (Syamrilaode, 2010).

Setelah mengkaji pengertian antara sistem dan pengendalian kegiatan, maka dapat didefinisikan bahwa sistem pengendalian kegiatan adalah pengukuran/koreksi dari kumpulan elemen-elemen kegiatan untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi dapat terlaksana dengan baik. Pada tahap pengendalian kegiatan dimaksudkan untuk memastikan bahwa aplikasi yang telah diterapkan dapat mencapai tujuan dengan penyimpangan paling minimal dan hasil yang paling memuaskan. Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut:

8

a. Supervisi: melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah diterapkan, agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama-sama oleh semua personel dengan kendali pengawas.

b. Inspeksi: melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan. c. Tindakan koreksi: melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang

telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Agar tujuan kegiatan dapat dicapai, dilakukan beberapa proses sebagai berikut:

a. Identifikasi dan pembagian kegiatan: untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan kegiatan.

b. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan: disesuaikan dengan keahlian, keterampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga sasaran dan tujuan kegiatan bisa tercapai.

c. Menyusun mekanisme pengendalian: karena kegiatan melibatkan banyak pihak, maka agar tidak terjadi penyimpangan, mekanisme pengendalian dan kordinasi dibuat dalam format yang dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan.

2.3 Workflow

Workflow adalah suatu teknologi IT yang menggunakan sistem elektronik untuk mengatur dan memonitor proses bisnis. Aplikasi workflow digunakan untuk

mengotomasi proses workflow itu sendiri, yang mungkin berawal dari proses manual yang sudah ada. Penulis bisa mendesain sebuah aplikasi workflow yang bisa melakukan pelacakan dari semua element dan laporan pada setiap langkah, sehingga bisa menghemat waktu daripada melakukannya secara manual (Rachmanto, 2002).

Keuntungan yang bisa didapat jika penulis mengotomasi workflow: a. Bisa melacak setiap langkah (proses) dalam sebuah workflow.

b. Terjaganya keamanan dalam setiap proses yang terjadi.

c. Terkontrolnya apa aja tindakan user dalam suatu proses workflow.

Workflow menjelaskan langkah-langkah dari suatu proses. Dalam kebanyakan kasus, istilah ini digunakan untuk menggambarkan model kerja. Untuk memastikan bahwa implementasi workflow baru bernilai sementara, manajer pertama harus menyadari bagaimana sebuah sistem masa lalu itu cacat. (Dugaan, 2003). Sebuah teknologi informasi (TI) workflow adalah seperangkat langkah yang dirancang untuk mengatasi masalah dan memecahkan masalah yang dihadapi oleh departemen TI. Manajemen workflow juga membuat lebih mudah untuk melacak karyawan dan kinerja mesin (Geek, 2012). Definisi lain dari Workflow adalah fasilitas komputerisasi atau otomatisasi sebagian atau seluruhnya dari sebuah proses bisnis. Dokumen, informasi, atau task di proses sesuai dengan aturan prosedural yang berlaku (Telkom, 2010). Workflow digunakan untuk koordinasi task antar user dengan tujuan utama adalah cepat dan menguntungkan. Workflow bertugas untuk mengatur aliran kerja dan aktifitas user. Workflow itu sendiri terdiri dari suatu set aktifitas seperti pada Gambar 2.1.

10

Gambar 2.1 Set Aktifitas Dalam Workflow (Telkom, 2010) 2.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Kendall dan Kendall, 2003).

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap perencanaan sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.

Analisis dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi (Kendall dan Kendall, 2003).

2.4.1 System Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 2.2 (Kendall dan Kendall, 2003).

1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol simpanan offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol basis data

12

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Basis Data

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

Gambar 2.2 Simbol-Simbol pada SystemFlow (Kendall dan Kendall, 2003) 6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

2.4.2 Data Flow Diagram

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas (Kendall dan Kendall, 2003).

a. Simbol-Simbol yang Digunakan dalam DFD

Di dalam penggambaran DFD terdapat beberapa simbol yang digunakan seperti yang dapat dilihat pada Gambar 2.3

1. External Entity atau Boundary

2. Simbol Arus Data

3. Simbol Proses

4. Simbol Simpanan Data

Gambar 2.3 Simbol-Simbol pada DFD (Kendall dan Kendall, 2003) 1 External Entity atau Boundary

External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.

2 Arus Data

Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3 Proses

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.

4 Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

14

a. Suatu file atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual.

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

b. Context Diagram

Menurut Nikerson (2001) jenis pertama Context Diagram (CD), adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem, dan diberikan, diterima oleh entitas-entitas. CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem). Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD. Pada context diagram dijelaskan sistem yang dibuat dan eksternal entity yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.

c. Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi. Sedangkan menurut Pratama (2012) DFD level 0 atau bisa juga disebut diagram konteks merupakan gambaran bagaimana sistem berinteraksi dengan external entity.

d. Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD

level 0. Menurut Pratama (2012) level 1 menunjukkan proses-proses utama yang terjadi di dalam sistem yang sedang dibangun.

2.5 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

Menurut Marlinda (2004) kelebihan Sistem Basis Data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidak konsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

16

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus real time. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Menurut Marlinda (2004) disamping memounyai kelebihan, Sistem Basis Data Juga mempunyai beberapa kekurangan yaitu:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait

2.5.1 Database Management System

Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

2.5.2 Bahasa–Bahasa yang Terdapat dalam DBMS

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS yaitu Data Definition Language (DDL), Data Manipulation Language (DML) dan Query. Di bawah ini akan dijelaskan perbedaaan di antara bahasa-bahasa tersebut, antara lain :

a. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory. Menurut Suwono (2012) DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data dan objek-objek yang diperlukan dalam basis data, misalnya tabel, view, user, dan sebagainya.

Secara umum, DDL yang digunakan adalah CREATE untuk membuat objek baru, USE untuk menggunakan objek, ALTER untuk mengubah objek yang sudah ada, dan DROP untuk menghapus objek. DDL biasanya digunakan oleh administrator basis data dalam pembuatan sebuah aplikasi basis data.

b. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat. Menurut Suwono (2012) Data Manipulation Language (DML) merupakan bahasa basis data yang berguna untuk melakukan modifikasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Modifikasi data terdiri dari: penambahan (insert), pembaruan (update) dan penghapusan (delete).

c. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi. Query adalah bahasa yang dipergunakan untuk melakukan proses permintaan yang diberikan oleh user atau pengguna untuk mengambil informasi yang terdapat pada database dengan memberikan suatu kriteria tertentu untuk penyaringan data sehingga data yang memenuhi kriteria tersebut yang akan ditampilkan (Widakdo, 2012).

2.5.3 Fungsi DBMS

Menurut Marlinda (2004) DBMS mempunyai beberapa fungsi yaitu: 1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data. 2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan – permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

18

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Security dan Integrity

DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data. 2.5.4 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan. Entity Relationship Diagram merupakan jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dari system secara abstrak. Diagram Entitiy Relationaship ini ditemukan oleh Chen tahun 1976. Tujuan dari Entity Relationship adalah untuk menunjukkan objek data dan relationship yang ada pada objek tersebut. Disamping itu Model ER ini merupakan salah satu alat untuk perancangan dalam basis data (Harsiti, 2009).

2.6 WEB

World Wide Web adalah merupakan server pada internet yang didukung oleh bahasa script pemrograman yang disebut HTML (Hypertext Markup Language) yang dapat mendukung dokumen grafik, audio, video (Dewanto,

2006). Di dalam World Wide Web ada beberapa pengertian yang harus dipahami seperti Web Page, Home Page, Web Site. Web Page adalah merupakan sebuah dokumen yang berada pada World Wide Web. Setiap halaman web diidentifikasikan dengan sebuah alamat unik URL (Uniform Resource Locator).

Selain itu Home Page adalah merupakan halaman web yang utama dan biasanya halaman yang muncul pertama kali pada saat mengunjungi situs. Tipe dari sebuah server home page dimana ada index halaman atau table content pada dokumen lain yang disampaikan pada situsnya, sedangkan Web Site merupakan sebuah site (lokasi) pada World Wide Web dimana situs terdiri dari sebuah home page, dimana kita dapat melihat halaman pertama yang ditampilkan dan dilihat oleh penggunanya dan dapat melanjutkan situs link selanjutnya (Dewanto, 2006). 2.7 SMS Gateway

Sms gateway merupakan komunikasi dua arah, mengirim dan menerima, digunakan untuk SMS keyword, polling, ataupun informasi lainnya. SMS ini biasanya digunakan dengan kartu GSM, dan tarifnya pun disesuaikan dengan kartu tersebut (Saputra, 2011). Maksud dari dua arah ini sistem akan membalas ataupun mengirim secara otomatis setiap pesan yang masuk.

Layanan SMS lebih diminati masyarakat karena beberapa keunggulan, di antaranya (Saputra, 2011):

1. Biaya relatif murah, pengiriman terjamin sampai ke nomor tujuan dengan catatan nomor dalam keadaan aktif.

2. Dengan layanan ini juga pengguna dapat mengirimkan pesan secara fleksibel, dalam artian pengguna dapat mengirim pesan kapanpun dan dimanapun.

20

3. Layanan SMS ini mudah digunakan, dapat dipastikan orang bukan dari latar belakang IT (Information Technology) pun dapat memahami cara penggunaannya.

Kelebihan yang dimiliki SMS gateway dapat diterapkan pada peringatan sistem kegiatan. Jika kegiatan sudah mendekati deadline waktu yang telah ditentukan, maka pengguna mendapat SMS berupa peringatan yang berisi tentang informasi proses kegiatan belum selesai.

2.8 E-mail

Salah satu aplikasi dari internet yang sangat populer adalah electronic mail (e-mail). Dengan adanya aplikasi internet yang satu ini, fungsi yang paling berarti adalah anda dapat berkomunikasi dengan orang lain tanpa adanya lintas batas ruang dan waktu (Suryatmoko, 2003). Dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Electronic mail adalah salah satu sarana komunikasi yang cukup handal, perbandingannya dengan mail adalah waktu pengirimannya yang sangat cepat. Electronic mail atau disingkat e-mail bukanlah pelayanan"end to end", karena mesin pengirim dan penerima tidak perlu berkomunikasi secara langsung. Proses penyampaian electronic mail dapat dianalogikan dengan penyampaian surat oleh Kantor Pos dan Giro. Proses ini disebut "store and forward”. Alamat yang dituju harus ditentukan dan kemudian surat tadi diletakkan di kotak pos, kemudian mobil posakan mengambil surat tersebut untuk dibawa ke kantor pos terdekat, dari kantor pos asal kemudian surat tadi dikirim ke kantor pos terdekat dengan alamat tujuan dan akhirnya dari kantor pos tadi surat tersebut dikirim ke kotak pos tujuan. Mail akan dikirim dengan menggunakan protocol-protocol tertentu. Ini dilakukan oleh Message Transfer Agent (MTA). Sedangkan Untuk membaca e-mail, user

menggunakan User Agent yang juga lazim disebut mail reader seperti: pine, elm, PC-EUDORA., MS Outlook.

Setelah pesan dikirimkan ke provider anda, maka pesan itu akan berjalan melalui lusinan Komputer sebelum sampai ke tujuan. Di setiap tempat, pesan tersebut ditahan sebentar, sementara komputer merakit sejumlah pesan untuk dikirim ke tempat berikutnya. Berkat penundaan sesaat, lalu lintas di Internet justru menjadi lebih efisien. Diagram cara kerja e-mail dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Diagram Cara Kerja E-mail (Suryatmoko, 2003) 2.8.1 Arsitektur E-Mail

E-mail memiliki arsitektur cara kerja yang berbeda dengan media lainnya, antara lain:

a. Memiliki alamat yang unik. b. Bukan pelayanan end to end. c. Proses store and forward.

22

2.8.2 Keuntungan E-Mail

E-mail menjadi salah satu komunikasi yang sangat handal. Hal ini dikarenakan e-mail memiliki beberapa kelebihan, antara lain:

a. Pengirimannya cepat, dari setengah jam sampai sehari.

b. Sangat murah biayanya, yakni beberapa detik dari pulsa telepon, baik di dalam maupun ke luar negeri.

c. Dapat mengirimkan banyak surat, semudah mengirimkan sepucuk surat.

d. Surat yang datang dapat dengan mudah dicatat dan dikembalikan pengirimnya, atau disampaikan kepada orang lain.

2.8.3 Kerugian E-Mail

Selain mempunyai kelebihan, sebuah e-mail juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:

a. E-Mail tidak selalu sampai. Kesalahan sedikit pada alamatnya sudah cukup untuk menggagalkan pengiriman.

b. Tidak semua orang melihat e-mail mereka secara teratur. 2.9 Kuesioner

Kuesioner adalah alat bantu untuk mengumpulkan data dalam wawancara (Hague, 1995). Penghitungan angket/kuesioner berdasarkan skala yang telah ditentukan. Skala adalah pernyataan dimana sejumlah jawaban tertentu dipilih untuk mengukur suatu sikap, maksud, atau beberapa aspek perilaku responden. Kunci perancangan pertanyaan skala adalah menentukan apa yang akan diukur, lalu menetapkan sifat yang sesuai dimana, apa yang akan diukur dapat dinilai.

Skala penilaian verbal ini yang paling sederhana, dimana responden memilih sebuah kata atau frasa dari skala untuk menunjukkan tingkat perasaan mereka. Skala ini mempunyai 5 (lima) tingkat pilihan (Hague, 1995). Menurut

Riduwan dan Akdon (2007) skala Likert adalah skala yang digunakan untuk mengukur presepsi, sikap atau pendapat seseorang atau kelompok mengenai sebuah peristiwa atau fenomena sosial, berdasarkan definisi oprasional yang telah ditetapkan oleh peneliti. Bentuk skala Likert yang umum digunakan oleh peneliti, sebagaimana contoh sebagai berikut:

Sangat Menarik = 1 Kurang Menarik = 4

Cukup Menarik = 2 Sangat Tidak Menarik = 5

24 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab analisis dan perancangan membahas tentang perencanaan sistem yang meliputi analisis permasalahan, perancangan diagram alir yang menunjukkan alur jalan dari sistem, perancangan arsitektur yang menunjukkan hubungan antar elemen, dan perancangan sistem. Perancangan sistem pengendalian kegiatan pada Penmaru STIKOM Surabaya terdiri dari perancangan data flow diagram, entity relationship diagram yang terdiri dari conceptual data model, dan physical data model. Dalam bab ini juga dilengkapi dengan struktur tabel, perancangan interface serta perancangan uji coba pada rancang bangun sistem pengendalian kegiatan pada Penmaru STIKOM Surabaya.

3.1 Analisis Permasalahan

Penmaru STIKOM Surabaya sering kali mengalami kendala-kendala dalam melaksanakan sebuah kegiatan, seperti persiapan kegiatan khususnya dalam hal pengaturan waktu persiapan sebelum kegiatan tersebut dimulai atau pra kegiatan berlangsung. Diantaranya dalam pendayagunaan waktu dan pengendalian kegiatan manajerial yang disebabkan oleh kurangnya koordinasi yang baik. Jika melebihi batas jam kerja maka laporan penyelesaian persiapan kegiatan akan disampaikan kepada Kabag. pada waktu jam kerja selanjutnya, sehingga menyebabkan keterlambatan penyampaian informasi laporan Kabag. Selain hal tersebut sering terjadi keterlambatan dalam menyiapkan prosedur sebuah kegiatan, sehingga PIC sering kurang maksimal dalam mempersiapkan sebuah kegiatan dikarenakan waktu yang kurang.

25

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuat aplikasi berbasis web yang digunakan sebagai sarana memantau atau mengendalikan kegiatan dalam hal ini adalah kegiatan di Penmaru. Alasan menggunakan website karena beberapa keuntungan dari website yaitu update informasi dengan cepat dan mudah serta menghemat biaya komunikasi dan administrasi (Ismail, 2010).

Salah satu software yang dapat digunakan untuk pengendalian kegiatan adalah perangkat lunak Microsoft project. Akan tetapi dirasa masih terdapat beberapa kekurangan. Microsoft project tidak dapat mengendalikan kegiatan secara online. Disamping itu Microsoft project tidak dilengkapi dengan sistem peringatan kegiatan. Maka dari itu perlu dibangun aplikasi berbasis web yang dilengkapi dengan sistem peringatan kepada pelaku kegiatan melalui media e-mail dan SMS.

Dengan adanya aplikasi ini, maka Penmaru diharapkan dapat memantau dan memperoleh data laporan kegiatan yang up to date serta dapat mendayagunakan waktu persiapan kegiatan. Jadi setiap detail kegiatan baik dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dapat dikelola dengan baik.

3.1.1 Hasil Observasi

Berdasarkan observasi pada penerimaan mahasiswa baru yang berada pada lantai 2 STIKOM Surabaya, didapatkan hasil bahwa kurangnya koordinasi yang baik dalam pelaksanaan setiap kegiatan, selain hal tersebut batas waktu kegiatan yang melebihi batas jam kerja mengakibatkan kurang adanya pendayagunaan waktu dalam menghasilkan laporan yang secara up to date menggambarkan penyelesaian masing-masing kegiatan, sehingga mempersulit Kabag. Penmaru untuk mengendalikan dan memantau persiapan kegiatan. Hal ini menyebabkan terlaksananya kegiatan yang kurang maksimal.

3.1.2 Hasil Wawancara

Berdasarkan wawancara dengan Staff Penmaru didapatkan fakta-fakta berikut:

1. Jika melebihi batas jam kerja laporan penyelesaian persiapan kegiatan, disampaikan kepada Kabag. pada waktu jam kerja selanjutnya. Sehingga keterlambatan dalam penyampaian informasi ke Kabag.

2. Belum adanya sistem yang mengendalikan masing-masing kegiatan di Penmaru STIKOM Surabaya.

3. Kurangnya koordinasi antara PIC kegiatan yang satu dengan PIC kegiatan yang lain.

3.1.3 Hasil atau Kesimpulan Analisis

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa diperlukan sistem pengendalian kegiatan pada Penmaru STIKOM Surabaya untuk bisa mengendalikan persiapan sebelum kegiatan berlangsung. Sistem ini diharapkan dapat membantu meringankan tugas Kabag. untuk memantau persiapan kegiatan tiap PIC. Jika PIC belum menginputkan proses ke dalam sistem maka sistem akan memberikan peringatan kepada PIC, Koordinator kegiatan ataupun Kabag. Penmaru berupa peringatan via e-mail dan SMS.

3.1.4 Document Flow

Document flow dari sistem pengendalian kegiatan pada PENMARU STIKOM Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.1. Sistem dimulai saat masuknya proposal yang kemudian menunggu persetujuan Kabag. untuk mengikuti sebuah kegiatan, selanjutnya bagian koordinator mengatur jadwal kegiatan untuk kemudian koordinator memberikan informasi ke PIC yang telah dipilih oleh Kabag. Setelah melaksanakan sebuah kegiatan, PIC membuat laporan kegiatan

27

atau laporan pertanggung jawaban kegiatan untuk kemudian diperiksa oleh Kabag. dan disetujui.

Dokumen Flow Kegiatan Penmaru

Kepala Bagian Person in Charge

Koordinator

Mulai

Pencatatan Kegiatan,

Sub Kegiatan

Data Kegiatan Informasi Sub Data Kegiatan

Membuat Laporan Kegiatan

Y T

Y T Data Kegiatan Data Kegiatan

Laporan Pertanggung- jawaban Kegiatan

ACC Laporan?

ACC Laporan?

Laporan Pertanggung- jawaban Kegiatan Laporan

Pertanggung- jawaban Kegiatan

Acc Koordinator

Selesai

3.2 Model Pengembangan

Berdasarkan analisis di bagian 3.1, berikut disajikan Block Diagram untuk menjelaskan alur proses yang terjadi dalam sistem secara umum.

Block Diagram Sistem Pengendalian Kegiatan

Persia pan Anal isis Penya jian

Sekolah Kepala Bagian Penmaru Koordinator Person in Charge

Proses Acc Proposal Kegiatan & Memilih Koordinator

Kegiatan

Persiapan & Maintance master kegiatan

Web Server Up to date Informasi Kegiatan Input Detail Proses Level Anak Kegiatan Peringatan Kegiatan Via SMS

& Email

Final Detil Proses Level Anak Kegiatan Koordinator Merubah Status Kegiatan Parent Kabag Acc Laporan Event Pemantauan Proses Kegiatan Pemantauan Proses Kegiatan Laporan Kegiatan Level Anak Membuat Master

Group & Master Pengguna Status selesai Level Anak T Y Pemberitahuan Status Level Anak Via SMS & Email Pemberitahuan

Acc Kegiatan Level Parent Via

SMS & Email Proposal Kegiatan

Pameran Sekolah

Input Perubahan data Kegiatan

Peringatan via SMS & e-mail

Monitoring Kegiatan

Peringatan Kegiatan Via SMS & Email

Peringatan Kegiatan Via SMS & Email Ada Perubahan?

Y

T

29

Pada block diagram ini terbagi menjadi 3 proses utama yaitu tahap persiapan, pengendalian kegiatan, dan penyajian. Tahap persiapan adalah pemeliharaan data master yang meliputi data master pengguna, group. Tahap pengendalian kegiatan adalah tahap dimana Kabag. bisa memantau setiap kegiatan melalui laporan kegiatan. Proses dimulai dari disetujui proposal kegiatan oleh Kabag. Penmaru bagian admin kemudian memasukkan data pengguna beserta groupnya sebagai hak akses terhadap sistem. Koordinator akan input data kegiatan beserta PIC yang bertanggung jawab akan laporan sistem. Dalam setiap kegiatan di tetapkan tanggal peringatan kegiatan, standar tanggal peringatan H-14 dari tanggal persiapan akhir. Tahap yang terakhir adalah penyajian, pada tahap ini Kabag. dapat melihat perkembangan kegiatan melalui laporan grafik kegiatan, laporan detail kegiatan, laporan kegiatan anggaran, laporan PIC.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Berdasarkan analisis permasalahan pada 3.1 dapat diperoleh bahwa permasalahan yang dihadapi perusahaan/kampus persiapan kegiatan khususnya dalam hal pengaturan waktu persiapan sebelum kegiatan tersebut dimulai atau pra kegiatan berlangsung, pendayagunaan waktu dan pengendalian kegiatan manajerial yang disebabkan oleh kurangnya koordinasi yang baik, waktu persiapan atau pelaksanaan kegiatan yang sering melebihi batas jam kerja karyawan dan tidak adanya peringatan yang jelas tentang deadline dari sebuah kegiatan.

Dengan adanya aplikasi ini, maka Penmaru diharapkan dapat memantau dan memperoleh data laporan kegiatan yang up to date serta dapat mendayagunakan waktu persiapan kegiatan. Sehingga dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan dapat di kelola dengan baik pada setiap

detail kegiatannya. Berikut ini adalah data-data yang akan dipergunakan untuk menjalankan sistem pengendalian kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya.

3.3.1 Entity yang Terlibat Dalam Sistem

Dalam Sistem ini terdapat 5 (lima) entity yang terlibat dalam sistem, yaitu:

a. Sekolah, merupakan Entitas luar yang berhubungan dengan sistem, dimana sekolah merupakan awal dari masuknya proposal kegiatan.

b. Kepala Bagian merupakan pimpinan Penmaru, yang memantau dan mengendalikan setiap kegiatan yang diikuti oleh Penmaru STIKOM Surabaya, serta memberikan kebijakan-kebijakan untuk membantu memperlancar kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya.

c. Admin Penmaru bertugas sebagai maintance master pengguna, sebagai hak akses user kedalam sistem.

d. Koordinator merupakan Staff Penmaru yang dipilih oleh Kabag. untuk menjadi koordinator semua kegiatan yang diikuti oleh Penmaru STIKOM Surabaya, terutama dalam hal maintance data kegiatan.

e. Person In Charge merupakan Staf Penmaru ataupun Anggota SMC (STIKOM Marketing Community) yang telah dipilih oleh Kabag, sebagai penanggung jawab berjalannya sebuah kegiatan, atau dalam kata lain pemain di lapangan.

3.3.2 Input yang Diperlukan Dalam Sistem

Dalam sistem ini hanya terdapat 2 (dua) master yaitu:

a. Data pengguna merupakan data yang digunakan sebagai hak akses dalam sistem, data yang paling diperlukan dalam data pengguna sebagai hak akses adalah data kode dan kata kunci. Sedangkan data lain yang diperlukan dalam

31

sistem seperti data ponsel dan e-mail, sebagai index pengiriman peringatan ataupun perubahan jadwal.

b. Data kegiatan merupakan database penting dalam sistem pengendalian ini, data kegiatan terdiri dari nama kegiatan, jadwal kegiatan (baik persiapan ataupun pelaksanaan), tanggal peringatan, keterangan, kendala, foto dan dokumen kegiatan, sebagai laporan yang dipersiapkan PIC terhadap Kabag.

c. Data anggaran yang terdiri dari rencana anggaran dan realisasi anggaran, dalam database ini disediakan inputan kategori anggaran dan detail anggaran yang dapat dipergunakan untuk proses anggaran kegiatan.

3.3.3 Proses-Proses yang Terdapat Dalam Sistem

Terdapat 4 (empat) proses yang terjadi di dalam sistem, antara lain: a. Proses ACC Proposal Kegiatan.

b. Proses Pemeliharaan Master yang terdiri dari: Proses memelihara master pengguna dan proses memelihara master kegiatan.

c. Proses Pengendalian Kegiatan yang terdiri dari: proses pelaksanaan kegiatan dan proses peringatan.

d. Proses Pelaporan Kegiatan

3.3.4 Output Yang Dihasilkan Dari Sistem

Selain data master sebagai inputan, sistem ini menghasilkan 7 (tujuh) output, antara lain:

a. Laporan kegiatan: berupa view dokumen atau foto yang telah di unduh oleh penanggung jawab masing-masing kegiatan, yang kemudian akan diperiksa oleh Kabag. Penmaru dan mendapat persetujuan laporan kegiatan dari Kabag. Penmaru.

b. Rencana anggaran: berupa lembaran kertas yang telah di print oleh masing-masing penanggung jawab kegiatan.

c. Realisasi anggaran: berupa lembaran kertas yang telah di print oleh masing-masing penanggung jawab kegiatan, yang merupakan bukti penggunaan keuangan dalam suatu kegiatan.

d. Grafik penyelesaian berupa tampilan di dalam menu Kabag, grafik ini berfungsi untuk mengetahui proses suatu kegiatan supaya bias dapat dipantau secara terus menerus oleh Kabag. Penmaru.

e. Grafik jadwal berupa tampilan jadwal yang meliputi persiapan awal-akhir dan pelaksanaan awal-akhir, menu ini hanya ditampilkan pada level Kabag.

f. Grafik anggaran

g. Laporan PIC berupa laporan PIC terhadap kegiatan-kegiatan yang telah menjadi tanggung jawabnya, dan Kabag. Supaya dapat melihat kegiatan mana yang belum selesai.

3.4 Perancangan Sistem

Dari analisis permasalahan yang dijelaskan pada 3.1, Perancangan sistem yang dijelaskan secara berurutan sebagai berikut:

1. System Flow.

2. Data Flow Diagram (DFD).

3. Entity Relationship Diagram (ERD). 4. Struktur Database.

5. Tampilan interface.

3.4.1 System Flow

System flow memelihara master diawali Admin penmaru menginputkan data pengguna sebagai hak akses dalam sistem pengendalian kegiatan. Setelah

33

proses penyimpanan data pengguna, proposal diserahkan pada bagian koordinator yang telah dipilih oleh Kabag. sebelumnya. Selanjutnya bagian koordinator akan menginputkan data yang terdiri atas kegiatan level parent sebagai kegiatan inti yang didalamnya terdapat beberapa sub kegiatan atau level anak. Setelah semuanya selesai maka dokumen informasi kegiatan diserahkan pada Person In Charge masing-masing kegiatan untuk segera melakukan persiapan kegiatan, dilihat pada Gambar 3.3.

System Flow Memelihara Master

Sistem Kegiatan Koordinator Person in Charge

Penmaru

Simpan Data Pengguna

Proposal Kegiatan di ACC

Data Kegiatan Level Parent & Level Anak Data Pengguna

Pengguna

Simpan Data Kegiatan Level Parent & Level

Anak

Kegiatan

Selesai Proposal Kegiatan

di ACC

Pengguna

Melakukan log in

Hak Akses?

Y T

Menampilkan Data Kegiatan

Data Kegiatan Level Anak User dan

Password

User dan Password

Melakukan log in Mulai

System flow peringatan kegiatan diawali oleh bagian Person In Charge melakukan penginputkan data kegiatan level anak dan mengambil data pengguna sebagai index untuk mendapatkan data kegiatan yang harus diinputkan. Setelah proses input data sistem melakukan pengecekan data kegiatan apakah memasuki batas waktu peringatan yang telah ditentukan oleh level koordinator sebelumnya. Jika memasuki batas yang telah ditentukan, sistem akan mengirim peringatan via SMS dan e-mail. standart tanggal peringatan H-14 dari tanggal persiapan akhir. Jika sudah memasuki tanggal peringatan data kegiatan masih dalam status proses, maka sistem akan mengirimkan pesan via SMS dan e-mail, jika pesan tidak dihiraukan selama tenggang waktu yang ditentukan, sistem akan mengirimkan pesan kembali kepada PIC. Jika PIC telah merubah status proses menjadi selesai, maka Kabag. akan menerima pesan via SMS dan e-mail untuk segera mengecek laporan yang telah dibuat oleh PIC, jika dinyatakan telah benar, maka Kabag. merubah status parent kegiatan menjadi selesai, yang sekaligus untuk menyatakan status keseluruhan kegiatan telah selesai. Bentuk perancangan sistem flow memelihara master dapat dilihat pada Gambar 3.4.

System flow pengendalian dan pelaporan diawali oleh bagian Person In Charge menginputkan laporan kegiatan level anak, kemudian sistem menyimpan ke dalam database anggaran, detail anggaran, kegiatan, dan realisasi anggaran, realisasi detail anggaran, dokumen, foto, dan pembukuan. Untuk melihat kegiatan mana yang harus di tampilkan, sistem membutuhkan database pengguna sebagai index yang bertanggung jawab atas laporan suatu kegiatan. Sebelum merubah status kegiatan menjadi selesai, terjadi pengecekan prioritas kegiatan secara paralel atau sequence, jika kegiatan berstatus paralel maka status kegiatan dapat selesai bersamaan dengan kegiatan lain yang berprioritas sama. Tetapi jika status kegiatan sequence, maka kegiatan tidak dapat berubah status menjadi selesai jika

35

kegiatan dengan prioritas sebelumnya belum selesai, dengan kata lain kegiatan sequence harus diselesaikan secara berurutan. Setelah pengecekan status kegiatan, Person In Charge dapat mengubah status kegiatan level anak menjadi selesai. Bagian Kabag. menerima pemberitahuan dan selanjutnya dikoreksi untuk segera disetujui, setelah laporan anggaran, kegiatan, dan realisasi kegiatan sudah berada dalam status disetujui maka proses Sistem Pengendalian Kegiatan telah selesai. Bentuk perancangan umum system flow peringatan kegiatan dan pelaporan dapat dilihat pada Gambar 3.4 dan Gambar 3.5.

System Flow Peringatan Kegiatan

Kepala Bagian Koordinator

Sistem Kegiatan Person in Charge

Kegiatan Dokumen Mulai

Melengkapi Data Kegiatan Level Anak

Simpan Data Kegiatan Level Anak Pembuku an Pengguna Foto

Peringatan via Email & SMS Peringatan via Email &

SMS

Peringatan via Email & SMS Data Kegiatan Level Anak Y Kategori Anggaran

Peringatan via Email & SMS Selesai User dan Password Melakukan Log in Anggaran Detail Anggaran Realisasi Kategori Anggaran Realisasi Anggaran Realisasi Detail Anggaran Pemberita huan Melebihi Batas Waktu Peringatan T Pengecekan Batas Waktu Peringatan Menampilkan data kegiatan level anak

System Flow Pengendalian dan Pelaporan Kegiatan

Sistem Kegiatan Sistem Kegiatan Kepala Bagian

Person in Charge

Informasi Kegiatan Mulai Y Melengkapi Data Kegiatan Level Anak Membuat Laporan Kegiatan Level Anak Kategori Kegiatan Kategori Anggaran Realisasi Kategori Anggaran Laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi di Acc

Kegiatan User dan Password Log in Detail Anggaran Anggaran Realisasi Detail Anggaran Realisasi Anggaran Mengubah Status Kegiatan Level Anak

Pengguna

Kegiatan Kegiatan Level Anak

Status Selesai

B _{User dan}

Password Log in Laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi Memeriksa laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi Acc

Mengubah Status Acc Anggaran, Kegiatan, Realisasi B T Selesai Kegiatan D C D C D Pembuatan Laporan Anggaran, Kegiatan, Realisasi

Gambar 3.5 System Flow Pengendalian dan Pelaporan Kegiatan

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

DFD merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika

37

a. Context Diagram

Diagram ini menggambarkan rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Gambar 3.6 berikut ini merupakan tampilan dari context diagram sistem yang dirancang.

Gambar 3.6 Context Diagram Sistem Pengendalian Kegiatan Penmaru Kemudian, proses-proses yang terjadi dalam sistem digambarkan dalam diagram berjenjang. Dapat dilihat pada Gambar 3.7.

Sistem Pengendalian Kegiatan Penmaru

Memelihara Master Pengendalian

Kegiatan Mengkaji Proposal

Kegiatan Pelaporan Kegiatan

Memelihara Master Pengguna Memelihara Master Kegiatan Pelaksanaan Kegiatan Peringatan

Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Pengendalian Kegiatan Informasi Status Kegiatan

Kebijakan ACC Proposal Pering atan

Notifikasi Laporan Kegiatan Informasi Ang garan

Informasi Prosentase Keg iatan

Kebijakan ACC Kegiatan Kebijakan ACC Angg aran

Data Ang garan dan Realisasi Ang garan

Data Keg iatan

Pering atan Notifikasi Informasi Keg iatan

Data Status Kegiatan Data Ang garan dan Realisasi Ang garan

Data Keg iatan Pering atan

Informasi Status Kegiatan Notifikasi Informasi Proposal Kegiatan

Proposal Kegiatan 0

Sistem Pengendalian Keg iatan PENMARU

+

Sekolah Koordinator

Kepala Bag ian

b. DFD Level 0

Dari context diagram pengendalian, sistem yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses dan di dekomposisikan maka akan didapat DFD level 0 yang terdiri dari 3 (tiga) sub proses pada Gambar 3.8., yaitu:

1. Mengkaji Proposal Kegiatan. Proses ini digunakan untuk mengkaji proposal untuk diberikan persetujuan oleh Kabag. dalam mengikutin kegiatan tersebut.

2. Memelihara Master. Proses ini digunakan untuk memelihara data master, seperti mamasukkan data master baru, mengedit data master, dan menghapus data master.

3. Pengendalian Kegiatan. Proses ini digunakan untuk proses pengendalian kegiatan, mulai dari pencatatan data kegiatan level anak, sampai pada peringatan kegiatan via SMS dan e-mail.

4. Pelaporan Kegiatan. Proses ini digunakan untuk menampilkan laporan ke bagian koordinator dan kepala bagian.

c. DFD Level 1 Memelihara Master

Dari DFD Level 1 Memelihara Master, proses yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa sub proses, yaitu sub proses Memelihara Master Pengguna yang digunakan untuk memelihara data pengguna, subproses Memelihara Master kegiatan yang digunakan untuk memelihara data kegiatan Penjelasan lebih lengkap mengenai DFD Level 1 Memelihara Master dapat dilihat pada Gambar 3.9.

104

No Kriteria Range Nilai Total

4 Tampilan menu master kegiatan 89,3 % 5 Tampilan anggaran dan menu PIC 88,6 % 6 Tampilan grafik persentase dan grafik kerja 87,5 % 7 Tampilan peringatan via e-mail & SMS 96 %

Rata-rata range nilai 88,3 %

Analisis untuk hasil tersebut adalah sebagai berikut: a. Range Nilai:

Angka 0% – 20% = Sangat buruk Angka 21% – 40% = Buruk Angka 41% – 60% = Cukup Angka 61% – 80% = Baik

Angka 81% – 100% = Sangat baik b. Keterangan Hasil Analisis

1. Halaman menu log in – log out

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai Halaman menu log in – log out adalah 84,8 % Hasil nilai sangat baik

2. Halaman menu awal

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai Halaman menu awal adalah 80 %  Hasil nilai baik.

105

3. Tampilan menu master pengguna

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai tampilan menu master pengguna adalah 92 %  Hasil nilai sangat baik.

4. Tampilan menu master kegiatan

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai tampilan menu master kegiatan adalah 89,3 %  Hasil nilai sangat baik.

5. Tampilan laporan anggaran dan laporan PIC

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai tampilan laporan anggaran dan laporan PIC adalah 88,6 %  Hasil nilai sangat baik

6. Tampilan grafik persentase dan grafik kerja

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai tampilan grafik persentase dan grafik kerja adalah 87,5 %  Hasil nilai sangat baik

7. Tampilan peringatan via e-mail dan SMS

Berdasarkan penilaian angket yang disebarkan pada karyawan Penmaru STIKOM Surabaya, maka hasil rata-rata nilai tampilan peringatan via e-mail dan SMS adalah 96 %  Hasil nilai sangat baik

Berdasarkan hasil 7 (tujuh) kriteria yang telah ditentukan telah didapatkan nilai rata-rata untuk penilaian hasil angket yaitu 88,3 % dan menurut range nilai yang telah ditentukan 88,3 % menghasilkan nilai sangat baik.

106 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Pada proses pembuatan sistem pengendalian kegiatan penmaru STIKOM Surabaya dapat diambil beberapa kesimpulan, diantaranya:

1. Sistem pengendalian kegiatan Penmaru telah mampu mengendalikan kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya secara up to date. Implementasi program telah diuji coba dengan data kegiatan kampus expo 2012, beserta kegiatan penmaru yang lainnya, seperti visitasi, pameran, safari, presentasi dan lain-lain. Berdasarkan hasil uji coba angket yang melalui implementasi sistem didapatkan nilai 88,3 % dengan predikat sangat baik, dengan skala 1-100%. 2. Dengan adanya sistem pengendalian kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya

dapat menampilkan peringatan kegiatan melalui media web, e-mail dan SMS. Hal ini bisa mengantisipasi terjadinya kesalahan dalam hal perencanaan waktu kegiatan.

5.2 Saran

Saran yang didapat selama pembuatan sistem pengendalian kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya ini, diantaranya yaitu:

1. Source code program dibuat lebih standar agar dapat berjalan di semua web browser.

2. Program dikembangkan lagi dengan memperluas informasi yang belum ada dalam program ini yaitu: perhitungan akuntansi anggaran kegiatan.

DAFTAR PUSTAKA

Dewanto, I. J. 2006. Web Desain Metode Aplikasi dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Djamil, S. 2008. Kamus Terbaru Bahasa Indonesia. Surabaya: Reality Publisher. Dugaan, P. 2003. Apa Tips Terbaik untuk Implementasi Workflow. dari

http://www.20Work/privasi/TA/Apa%20Tips%20Terbaik%20untuk%20Im

plementasi%20Workflow%20.htm diakses tanggal 5 Oktober 2012

Geek, W. 2012. Apa Tips Terbaik Untuk Implementasi Workflow. dari

http://www.wisegeek.com/how-do-i-choose-the-best-workflowmodel.htm

diakses tanggal 12 April 2012

Hague, P. 1995. Merancang Kuesioner. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Harsiti. 2009. Entity Relatinal Diagram. dari http://www.google.co.id/url?sa=

t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=9&cad=rja&ved=0CHIQFjAI &url=http%3A%2F%2Fharsiti09.files.wordpress.com%2F2009%2F10 %2Fventityrelatinaldiagram.doc&ei=uTlbUIHvGIfirAfa9YHQCw&usg=

AFQjCNGh80dbQus1ja2a2ELUJxcSp-7CKw diakses tanggal 18

September 2012

Hartono, J. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset.

Heroes, G. 2010. Tentang Komputer Kita. dari Pengertian Perangkat Lunak: dari

http://tentangkomputerkita.blogspot.com/2010/04/pengertian-perangkat-lunak-software.html diakses tanggal 23 September 2012

Ismail, T. 2010. 10 Keuntungan Mempunyai Website. dari Corainteractive.com: dari http://www.corainteraktive.com/pembuatan-website/29-the-products

/54-10-keuntungan-punya-website diakses tanggal 1 Januari 2012

Kendall, K. E., dan Kendall, J. E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prehallindo.

Mahyuzir, T. D. 1990. Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Gramedia.

Marlinda, L. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Neuschel, R. F. 1976. Manajement Systems for Profit and Growth. New York: McGraw-Hill.

Nikerson, J. 2001. Data Flow Diagram. Data Flow Diagram. dari

www.damangaji.hostei.com. diakses tanggal 23 September 2012

Rachman, L. S. 2011. SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN KEGIATAN PROYEK DI DINAS CIPTA KARYA DAN TATA RUANG PEMERINTAH KOTA SURABAYA. dari STIKOM DIGITAL LIBRARY: dari

http://digilib.stikom.edu/ diakses tanggal 7 Juli 2011

Rachmanto, T. 2002. Modul : Otomasi Perkantoran. Surabaya: STIKOM SURABAYA.

Riduwan, dan Akdon. 2007. Rumus dan Data dalam Analisis. Bandung: Alfabeta. Saputra, A. 2011. Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Jakarta:

PT.Gramedia.

Suryatmoko, S. 2003. Membangun server email web. Jakarta: PT.Gramedia. Suwono, E. 2012. Data Definition Language. Basis Data. dari

http://ekosuwono.wordpress.com/2010/01/12/data-definition-language-ddl-adalah/. diakses tanggal 12 September 2012

Syamrilaode. 2010. Konsep Pengendalian. dari

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2061541-konsep-pengendalian/ diakses tanggal

5 November 2011

Telkom, I. 2010. Workflow. dari Workflow Management System. dari

http://workflow mantaf.php.htm diakses tanggal 23 April 2012

Widakdo. 2012. Sharing a Knowledge. dari http://localhost80.wordpress.com