TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Dokumen Bahan Baku Pada CV. Zaneti 9 Menggunakan Administrative Workflow System.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN

DOKUMEN BAHAN BAKU PADA CV. ZANETI 9

MENGGUNAKAN ADMINISTRATIVE WORKFLOW SYSTEM

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

ROBBY CAHYADI SAPUTRA 10.41010.0119

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Pembatasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan Penelitian ... 4

1.5 Manfaat Penelitian ... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 8

2.1 Dokumen ... 8

2.2 Pengelolaan ... 9

2.2.1 Fungsi Pengeloaan ... 9

2.3 Bahan Baku ... 9

2.4 Workflow Management System ... 10

2.4.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System ... 11

2.4.2 Administrative Workflow System... 13

x

2.6.2 Black Box Testing ... 18

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 19

3.1 Analisis Sistem ... 19

3.1.1 Komunikasi ... 19

3.1.2 Perencanaan ... 32

3.2 Perancangan Sistem ... 33

3.2.1 Perancangan Arsitektur Sistem ... 33

3.2.2 Peran Pengguna Terhadap Sistem ... 34

3.2.3 Perancangan Proses ... 38

3.2.4 Perancangan Basis Data ... 49

3.2.5 Perancangan Antar Muka ... 57

3.3 Perancangan Pengujian Sistem ... 70

3.3.1 Pengujian Sistem Oleh Ahli Sistem ... 70

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 78

4.1 Implementasi Sistem (Konstruksi Sistem) ... 78

4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 78

4.1.2 Hasil Implementasi Sistem ... 79

4.2 Evaluasi Sistem (Pengujian Sistem) ... 94

4.2.1 Hasil Uji Coba ... 95

4.2.2 Pembahasan Hasil Uji Coba ... 123

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 125

xi

xii

Tabel 3.1 Kebutuhan Pengguna Petugas Lapangan ... 22

Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna Pimpinan ... 22

Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna Bagian Pengadaan ... 23

Tabel 3.4 Kebutuhan Pengguna Bagian Keuangan ... 23

Tabel 3.5 Kebutuhan Pengguna Sopir Truk ... 23

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 26

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan ... 27

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku... 28

Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku ... 28

Tabel 3.10 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Bagian Keuangan) ... 29

Tabel 3.11 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Perintah Jalan ... 30

Tabel 3.12 Kebutuhan Fungsi Rekap Dokumen Bahan Baku... 31

Tabel 3.13 Kebutuhan Fungsi Konfirmasi Perintah Jalan ... 31

Tabel 3.14 Role Proses Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 35

Tabel 3.15 Role Proses Pembuatan Laporan Penambahan Bahan Baku ... 38

Tabel 3.16 Pegawai ... 53

Tabel 3.17 Jabatan ... 53

Tabel 3.18 Proyek ... 54

Tabel 3.19 Detail_Proyek... 54

Tabel 3.20 Permintaan ... 55

Tabel 3.21 Detail_Permintaan ... 55

xiii

Tabel 3.25 Pengiriman ... 56

Tabel 3.26 Pengiriman ... 56

Tabel 3.27 Uji Coba Halaman Login ... 71

Tabel 3.28 Uji Coba Halaman Pengajuan Permintaan ... 72

Tabel 3.29 Uji Coba Halaman Persetujuan Permintaan ... 72

Tabel 3.30 Uji Coba Halaman Pembuatan Daftar Bahan Baku ... 73

Tabel 3.31 Uji Coba Halaman Pembuatan Daftar Harga ... 74

Tabel 3.32 Uji Coba Halaman Persetujuan Daftar Harga ... 75

Tabel 3.33 Uji Coba Halaman Pilih Sopir ... 75

Tabel 3.34 Uji Coba Halaman Konfirmasi Perintah ... 76

Tabel 3.35 Uji Coba Halaman Konfirmasi Barang Diterima ... 77

Tabel 3.36 Uji Coba Halaman Rekap Dokumen ... 77

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Login ... 96

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Pengajuan Permintaan ... 97

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Persetujuan Permintaan ... 99

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Pembuatan Daftar Bahan Baku ... 103

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Pembuatan Daftar Harga Bahan Baku ... 105

Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Persetujuan Daftar Harga Bahan Baku ... 108

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Pilih Sopir ... 111

Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Konfirmasi Perintah ... 114

Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Konfirmasi Barang Diterima ... 116

Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Rekap Dokumen ... 118

xiv

Gambar 2.1 Kunci Kerja dalam Workflow System (Chaffey, 1998) ... 11

Gambar 2.2 Pengembangan menggunakan Model Waterfall (Pressman, 2012) .. 15

Gambar 3.1 Arsitektur Sistem ... 34

Gambar 3.2 DFD Level 1 Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 43

Gambar 3.3 DFD Level 1 Persetujuan Penambahan Bahan Baku ... 44

Gambar 3.4 DFD Level 1 Pembuatan Daftar Bahan Baku... 45

Gambar 3.5 DFD Level 1 Pembuatan Daftar Harga Bahan Baku ... 45

Gambar 3.6 DFD Level 1 Persetujuan Daftar Harga Bahan Baku ... 46

Gambar 3.7 DFD Level 1 Persetujuan Daftar Harga Bahan Baku ... 47

Gambar 3.8 DFD Level Konfirmasi Perintah Jalan ... 48

Gambar 3.9 DFD Level 1 Pembuatan Rekap Penambahan Bahan Baku ... 49

Gambar 3.10 Entity Relationship Model (model ER) ... 50

Gambar 3.11 Conceptual Data Model (CDM) ... 52

Gambar 3.12 Physical Data Model (PDM) ... 52

Gambar 3.13 Rancangan Halaman Login ... 59

Gambar 3.14 Rancangan Halaman Pengajuan Penambahan Bahan Baku ... 59

Gambar 3.15 Rancangan Halaman Notifikasi Permintaan Penambahan Bahan Baku ... 60

Gambar 3.16 Rancangan Halaman Persetujuan Penambahan Bahan Baku ... 60

Gambar 3.17 Rancangan Halaman Notifikasi Permintaan Bahan Baku Diterima atau Ditolak ... 61

Gambar 3.18 Rancangan Halaman Input Daftar Bahan Baku ... 62

Gambar 3.19 Rancangan Halaman Notifikasi Daftar Bahan Baku ... 62

Gambar 3.20 Rancangan Halaman Input Daftar Harga Bahan Baku ... 63

xv

Gambar 3.24 Rancangan Halaman Pilih Sopir ... 66

Gambar 3.25 Rancangan Halaman Notifikasi Perintah Pengiriman ... 66

Gambar 3.26 Rancangan Halaman Konfirmasi Pengiriman Bahan Baku ... 67

Gambar 3.27 Halaman Notifikasi Status Pengiriman Bahan Baku... 68

Gambar 3.28 Halaman Konfirmasi Penerimaan Bahan Baku ... 68

Gambar 3.29 Halaman Notifikasi Konfirmasi Penerimaan Bahan Baku ... 69

Gambar 3.30 Rekap Dokumen ... 70

Gambar 4.1 Halaman Login Pengelolaan dokumen penambahan bahan baku ... 80

Gambar 4.2 Halaman Menu Petugas Lapangan ... 81

Gambar 4.3 Halaman Menu Pimpinan ... 82

Gambar 4.4 Halaman Menu Bagian Pengadaan ... 83

Gambar 4.5 Halaman Menu Bagian Keuangan... 83

Gambar 4.6 Halaman Menu Sopir Truk ... 84

Gambar 4.7 Halaman Pengajuan Permintaan Bahan Baku ... 85

Gambar 4.8 Halaman Daftar Permintaan Penambahan Bahan Baku ... 86

Gambar 4.9 Halaman Konfirmasi Permintaan Bahan Baku ... 86

Gambar 4.10 Halaman Pop-up Konfirmasi ... 86

Gambar 4.11 Halaman Lihat Status Permintaan ... 87

Gambar 4.12 Halaman Pembuatan Daftar Bahan Baku ... 88

Gambar 4.13 Halaman Konfirmasi Penerimaan Bahan Baku ... 88

Gambar 4.14 Halaman Daftar Permintaan Harga Bahan Baku... 89

Gambar 4.15 Halaman Halaman Input Daftar Harga Bahan Baku ... 89

Gambar 4.16 Halaman Daftar Harga Bahan Baku ... 90

xvi

Gambar 4.20 Halaman Input Surat Perintah ... 92

Gambar 4.21 Halaman Daftar Surat Perintah ... 93

Gambar 4.22 Halaman Rekap Dokumen ... 94

Gambar 4.23 Detil Rekap Dokumen ... 94

Gambar 4.24 Hasil Uji Coba Login Berhasil ... 96

Gambar 4.25 Hasil Uji Coba Login Tidak Berhasil ... 97

Gambar 4.26 Hasil Uji Coba Memilih Nama Proyek ... 98

Gambar 4.27 Hasil Uji Coba Data Pengajuan Permintaan Tersimpan ... 98

Gambar 4.28 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Pimpinan ... 99

Gambar 4.29 Hasil Uji Coba Menu Daftar Permintaan Penambahan Bahan Baku ... 100

Gambar 4.30 Hasil Uji Coba Proses Lihat Detil ... 101

Gambar 4.31 Hasil Uji Coba Terima Permintaan ... 101

Gambar 4.32 Hasil Uji Coba Tolak Permintaan ... 101

Gambar 4.33 Hasil Uji Coba Persetujuan Permintaan Disimpan ... 102

Gambar 4.34 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Petugas Lapangan ... 102

Gambar 4.35 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 102

Gambar 4.36 Hasil Uji Coba Menu Lihat Status Permintaan ... 104

Gambar 4.37 Hasil Uji Coba Kolom Input Daftar Bahan Baku ... 104

Gambar 4.38 Hasil Uji Coba Data Daftar Bahan Baku Disimpan ... 104

Gambar 4.39 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 105

Gambar 4.40 Hasil Uji Coba Menu Daftar Harga Bahan Baku ... 106

Gambar 4.41 Hasil Uji Coba Menu Input Daftar Harga Bahan Baku ... 106

xvii

Gambar 4.45 Hasil Uji Coba Proses Lihat Detil Daftar Harga ... 109

Gambar 4.46 Hasil Uji Coba Terima Daftar Harga ... 109

Gambar 4.47 Hasil Uji Coba Tolak Daftar Harga... 110

Gambar 4.48 Hasil Uji Coba Persetujuan Daftar Harga Disimpan ... 110

Gambar 4.49 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Petugas Lapangan ... 110

Gambar 4.50 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 111

Gambar 4.51 Hasil Uji Coba Menu Pilih Sopir ... 112

Gambar 4.52 Hasil Uji Coba Pilih Nama Sopir ... 112

Gambar 4.53 Hasil Uji Coba Klik Tombol Buat ... 113

Gambar 4.54 Hasil Uji Coba Pilih Tanggal Batas Kirim ... 113

Gambar 4.55 Hasil Uji Coba Simpan Data Pilih Sopir ... 113

Gambar 4.56 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Sopir ... 114

Gambar 4.57 Hasil Uji Coba Menu Konfirmasi Perintah ... 115

Gambar 4.58 Hasil Uji Coba Simpan Konfirmasi Perintah ... 115

Gambar 4.59 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Petugas Lapangan ... 115

Gambar 4.60 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 116

Gambar 4.61 Hasil Uji Coba Menu Konfirmasi Barang Diterima... 117

Gambar 4.62Hasil Uji Coba Simpan Konfirmasi Barang Diterima ... 117

Gambar 4.63 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Pimpinan ... 117

Gambar 4.64 Hasil Uji Coba Notifikasi Pada Halaman Bagian Pengadaan ... 118

Gambar 4.65 Hasil Uji Coba Menu Rekap Dokumen... 119

Gambar 4.66 Hasil Uji Coba Pilih Nama Proyek ... 119

Gambar 4.67 Hasil Uji Coba Pilih Tanggal Awal ... 119

xix

Lampiran 1 Business Process Model and Notation (BPMN) Aplikasi Pengelolaan

Dokumen Bahan Baku ... 127

Lampiran 2 Context Diagram ... 128

Lampiran 3 Diagram Jenjang ... 129

Lampiran 4 DFD Level 0... 130

1

1.1 Latar Belakang Masalah

CV. Zaneti 9 merupakan perusahaan kontraktor yang bergerak di bidang jasa pengaspalan jalan, pengecoran jalan dan pembuatan saluran air. Pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku pada CV. Zaneti 9 masih menggunakan dokumen kertas, sedangkan dalam pengerjaan sebuah proyek terdiri atas banyak data, baik itu data orang yang bertanggung jawab terhadap proyek maupun data mengenai bahan baku yang dibutuhkan dalam proyek. Data bahan baku yang ada dalam sebuah proyek tidak sebatas ketersedian bahan baku dan juga jumlah penggunaan bahan baku. Tetapi juga mencakup penambahan bahan baku yang harus melalui persetujuan pemilik kontraktor. Penyimpanan data di perusahaan CV. Zaneti 9 masih menggunakan dokumen kertas terutama pada data bahan baku yang digunakan dalam proyek. Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group (2008), sebuah organisasi berpotensi menghadapi beberapa risiko jika tetap menggunakan kertas sebagai sumber informasi. Risiko-risiko tersebut yaitu:

a. Biaya penyimpanan.

b. Informasi yang tidak akurat.

c. Beban administratif.

d. Penyimpanan yang tidak perlu.

e. Masalah keamanan.

g. Risiko kesalahan dalam penempatan dokumen.

h. Biaya salinan dan pengiriman.

i. Kesulitan dalam pencarian data karyawan.

j. Risiko penundaan penyelesaian proses transaksi.

Berdasarkan teori di atas, penyimpanan data yang masih dalam bentuk dokumen kertas dapat memunculkan permasalahan seperti :

a. Ruang penyimpanan

Kebutuhan penyimpanan dokumen data bahan baku proyek yang semakin bertambah dengan adanya kebutuhan-kebutuhan dalam pengerjaan proyek. b. Dokumen hilang/rusak

Semakin banyak dokumen fisik menumpuk maka semakin besar risiko dokumen rusak dan hilang karena terselip.

c. Pencarian dokumen kembali

Semakin banyaknya dokumen yang menumpuk secara fisik akan menyulitkan dalam pencarian dokumen dan berimbas pada pembuatan laporan yang lama. d. Penundaan Penyampaian

Waktu yang dibutuhkan dalam setiap kali melakukan administratif penambahan bahan baku dari proses permintaan penambahan sampai proses persetujuan penambahan bahan baku.

CV. Zaneti 9 mengalami permasalahan yang disebutkan di atas yang membuat pihak administrasi kontraktor CV. Zaneti 9 membutuhkan waktu yang lama dalam mengelola data. Berdasarkan kondisi administratif saat ini, waktu yang dibutuhkan untuk merekap data permintaan memakan waktu 1-2 hari. Hal ini disebabkan oleh data yang diolah semakin bertambah banyak dan penyimpanan

dokumen yang ditumpuk jadi satu, yang membuat proses pencarian data kembali menjadi rumit dan memakan waktu. Pihak administrasi juga mengalami kendala dalam hal persetujuan penambahan bahan baku disebabkan pemimpin proyek dan pemilik perusahaan tidak selalu berada di tempat dan terkadang saat akan meminta persetujuan dokumen yang dibuat hilang karena terselip atau tertinggal di suatu tempat.

Berdasarkan permasalahan di atas, untuk mengurangi atau menghindari permasalahan tersebut maka diusulkan untuk melakukan transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital. Melakukan transformasi dokumen kertas ke dokumen digital selain membantu mengurangi permasalahan yang dihadapi CV. Zaneti 9, transformasi juga dapat mengurangi biaya dalam pekerjaan kearsipan dan memberikan efisiensi ke pengguna. Efisiensi yang diberikan berupa kemudahan dalam pencarian dokumen, memungkinkan pengaksesan dokumen oleh beberapa orang. Transformasi dokumen kertas ke dokumen digital menyelesaikan permasalahan yang muncul di atas, tetapi juga memunculkan permasalahan apakah alur administrasi dapat berjalan dengan baik setelah transformasi dokumen kertas ke dokumen digital diterapkan. Berdasarkan hal tersebut diperlukan juga sebuah alur proses administrasi pengolahan data untuk memastikan alur proses administrasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku berjalan sesuai dengan alur dan dapat berjalan dengan baik ketika proses transformasi dokumen kertas ke dokumen digital diterapkan.

Berdasarkan permasalahan tersebut, diusulkan sebuah aplikasi

pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku menggunakan Administrative Workflow System (AWS). Aplikasi ini menerapkan teori AWS

untuk memastikan alur proses dapat berjalan dengan baik. Aplikasi tersebut diharapkan dapat mengurangi kebutuhan mencetak dokumen fisik, memudahkan dalam pencarian dokumen, mengurangi ruang penyimpanan dokumen, menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen, mempercepat proses penyampaian dokumen, serta dapat memastikan proses administrasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku tetap berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan oleh CV. Zaneti 9.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian yang sudah dijelaskan, maka dapat ditarik beberapa rumusan permasalahan, yaitu:

1. Bagaimana mempercepat proses permintaan penambahan bahan baku.

2. Bagaimana merancang aplikasi yang dapat digunakan untuk mengolah data

bahan baku yang dilengkapi AWS.

1.3 Pembatasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Hanya membahas proses pengelolaan dokumen permintaan penambahan

bahan baku sampai penambahan bahan baku.

2. Notifikasi dilakukan melalui surat elektronik dan pemberitahuan pada aplikasi.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah dan batasan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini yaitu merancang dan membangun aplikasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku pada CV. Zaneti 9 Menggunakan

Administrative Workflow System yang mampu mempercepat proses penyampaian dokumen, serta dapat memastikan proses administrasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku tetap berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan oleh CV. Zaneti 9.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat dari rancang bangun aplikasi penanganan komplain untuk perusahaan yaitu:

1. Dengan tranformasi dokumen kertas ke dokumen digital, CV. Zaneti 9 dapat

mengurangi biaya dalam kebutuhan kertas dan juga tidak perlu menyiapkan ruang yang besar untuk penyimpanan dokumen.

2. Dengan Administrative Workflow System, alur pengelolaan dokumen

permintaan penambahan bahan baku semakin jelas dalam pendelegasian pihak-pihak yang berwenang.

3. Pimpinan, Bagian Pengadaan dan Petugas Lapangan dapat melihat

perkembangan proses penambahan bahan baku sudah sampai di mana.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktifitas yang dilakukan dalam penelitian ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas dan sistematis. Penyajiannya dibagi berdasarkan beberapa bab.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan latar belakang masalah yang mendasari penulis dalam merancang dan membangun aplikasi penanganan komplain. Bab ini juga mencakup perumusan masalah, pembatasan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan laporan penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang mendukung dalam penyelesaian penelitian, yaitu: Workflow Management Systems (WFMS), Administrative Workflow System (AWS), perangkat lunak, perangkat keras, model waterfall dan black box testing. Teori-teori ini yang digunakan oleh penulis dalam menyelesaikan laporan dan sistem informasi pada penelitian ini.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini berisi tentang penjelasan dari analisis sistem dan desain sistem yang dilakukan oleh penulis. Pada bagian analisis sistem dijelaskan tentang sistem yang ada sekarang, dilanjutkan dengan analisis dari permasalahan yang ada. Setelah melakukan analisis, dilakukan desain sistem yang menjelaskan bagaimana sistem ini dibuat. Desain sistem digambarkan menggunakan Business Process Modelling Notation (BPMN), Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan desain interface.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil implementasi dari analisis dan perancangan sistem yang telah dilakukan. Bab ini menunjukkan tampilan dari aplikasi yang telah dibuat, serta analisis dari hasil uji coba aplikasi yang telah dilakukan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari hasil analisis dan perancangan aplikasi penanganan komplain. Selain itu, pada bab ini berisi tentang pembahasan permasalahan yang telah dilakukan dan saran bagi pengembangan aplikasi penanganan komplain sehingga aplikasi dapat disesuaikan dengan seiring bertambahnya kebutuhan bisnis dari perusahaan.

8

Dalam merancang dan membangun aplikasi, sangatlah penting untuk mengetahui terlebih dahulu dasar-dasar teori yang digunakan. Dasar-dasar teori tersebut digunakan sebagai landasan berpikir dalam melakukan pembahasan lebih lanjut sehingga terbentuk suatu aplikasi yang sesuai dengan tujuan awal.

2.1Dokumen

Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah dan konsesi. Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis (Gottschalk, 1986).

Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya (Renier, 1997).

2.2Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan sama dengan manajemen yaitu penggerakan, pengorganisasian dan pengarahan usaha manusia untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengelolaan atau manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota, organisasi dan penggunaan sumber daya. Sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko, 2003).

2.2.1 Fungsi Pengeloaan

Pengelolaan merupakan ilmu pengetahuan juga dalam artian bahwa manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu fungsi pengelolaan sebagai pengetahuan lain dalam penerapannya secara universal (Handoko, 2003). fungsi-fungsi pengelolaan sebagi berikut: Perencanaan, Pengorganisasian, Penyusunan Personalia, Pengarahan, Pengawasan.

2.3Bahan Baku

Bahan baku merupakan bahan yang memebentuk bagian menyeluruh (Mulyadi, 2005). Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian besar produk jadi, bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri (Kholmi, 2003). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa bahan baku merupakan

bahan yang utama di dalam melakukan proses produksi sampai menjadi barang jadi. Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk proses produksi (Wibowo, 2007).

2.4 Workflow Management System

Workflow Management System (WfMS) sebagai tipe perangkat lunak khusus yang digunakan untuk membantu kerja kolaboratif dengan komputer dan sering disebut sebagai otomatisasi Workflow, karena WfMS bisa mengotomatisasi tugas atau aktifitas yang dilakukan manusia atau komputer dari sebuah organisasi (Chaffey, 1998).

Workflow Management Coalition (WfMC) menggambarkan workflow sebagai fasilitas komputerisasi atau otomatisasi proses bisnis secara keseluruhan atau sebagian, sedangkan WfMS digambarkan sebagai sebuah sistem yang mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola pelaksanaan workflow melalui penggunaan perangkat lunak, yang berjalan pada satu atau lebih workflow engine, yang mampu menafsirkan definisi proses, berinteraksi dengan peserta alur kerja dan, jika diperlukan, meminta penggunaan alat dan aplikasi TI.

Workflow dapat memberikan perbedaan yang besar pada efisiensi operasional dari proses yang ada pada sebuah bisnis. Workflow dapat membantu manajer dalam mengoordinasikan tugas-tugas yang dilakukan oleh staf dan memberikan informasi kepada staf untuk membantu manajer melakukan tugas-tugasnya. Keuntungan bisnis utama dari penerapan sebuah sistem workflow adalah waktu penyelesaian dan biaya dari proses bisnis yang ada sekarang dapat dikurangi (Chaffey, 1998).

2.4.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System

Sebuah workflow dapat digambarkan sebagai suatu hal yang terdiri atas serangkaian kegiatan, yang bersama-sama, membentuk sebuah proses bisnis. Pada Gambar 2.1 akan dijelaskan bagaimana sebuah kegiatan dipecah menjadi workitem individu yang harus diselesaikan. Setiap workitem disini dilakukan oleh sebuah resource, baik perangkat lunak, perangkat keras, atau seorang personil yang memiliki tanggung jawab untuk melakukannya. Work item yang akan diselesaikan ditunjukkan pada sebuah workflow queue, yang adalah sebuah daftar kerja dari semua tugas yang akan diselesaikan oleh seorang individu atau sebuah tim (Chaffey, 1998).

Business Process

Activity (or Tasks)

Business Rule (or Process Definition)

Work Item Resource

(Computer or Human) Workflow Queue

Broken Down Into

Define Sequance

Broken Down Into

Complated by Role Contains

Gambar 2.1 Kunci Kerja dalam Workflow System (Chaffey, 1998)

1. Process Elements (Work Activities and Tasks)

Aktifitas kerja atau tugas adalah unit kerja individu yang membentuk workflow. Aktifitas-aktifitas ini biasanya bisa diuraikan menjadi sub tugas yang membentuk sebuah hirarki tugas. Pada saat sebuah aktifitas kerja diselesaikan, perubahan status sebuah obyek akan terjadi dan perlu dicatat oleh sistem.

2. Resources and Their Roles

Resources adalah sumber daya manusia atau komputer yang melakukan aktifitas kerja yang membangun proses bisnis. User atau computer resource, yang dikenal sebagai workflow participant diberikan satu atau beberapa peran yang akan menentukan apakah mereka dapat melakukan tugas tertentu. Penggunaan peran daripada individu lebih penting karena akan memudahkan untuk memindahkan tanggung jawab seseorang ke orang lain dengan peran yang sama. Pada situasi tertentu, adalah penting untuk menentukan bahwa sebuah tugas ditingkatkan pada sebuah peran yang berbeda.

3. Dependencies and Business Rules

Dependencies (dependensi) menjelaskan bagaimana aktifitas yang berbeda berhubungan satu sama lain. Dependensi didefinisikan oleh business rules yang membangun workflow. Urutan dari aktifitas dapat diatur berdasarkan pre-condition atau post-pre-condition yang harus dipenuhi sebelum mulai atau selesainya sebuah aktifitas.

4. Workflow Queue

Sistem workflow biasanya menerapkan sebuah antrian workflow yang digunakan untuk menugaskan sebuah tugas ke individu. Sebuah urutan workflow akan menampung sebuah daftar tugas atau aktifitas yang harus dikerjakan dalam sebuah urutan prioritas.

5. Case Management

Penggunaan dari sebuah case atau tiruan dari folder adalah sebuah hal yang umum pada sistem workflow. Sebuah case akan terdiri atas sebuah instance tunggal dari subyek dan obyek yang utama dari workflow, yaitu customer.

Setiap case dapat digambarkan sebagai sebuah berkas dari sebuah lemari arsip yang menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan customer.

6. Messaging

Pesan tambahan dapat dikirim antara teman sekerja ketika terjadi kejadian yang tidak biasa, yang mengganggu lancarnya jalan dari sistem. Sistem mungkin menggunakan standard company mail system, atau sistem workflow akan mengijinkan sebuah notifikasi untuk dikeluarkan atau dapat mengijinkan perubahan jalur sebuah tugas atau pencabutan sebuah tugas.

2.4.2 Administrative Workflow System

Administrative Workflow System adalah sebuah sistem workflow umum digunakan, yang memanfaatkan penggunaan form elektronik yang terhubung dengan surat elektronik. Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin seperti persetujuan pengajuan liburan, pemrosesan pemesanan pembelian, dll. The Gartner Group memperkirakan bahwa 83% dari semua dokumen bisnis di US adalah dokumen formulir dengan biaya pembelian tahunan sebesar 6-8 milyar USD dan biaya pemroresan mencapai 360 milyar USD. Formulir-formulir kertas ini menjadi target dari 1995 Paper Reduction Act (Chaffey, 1998)

Manfaat yang besar dapat terjadi melalui mengotomatisasikan proses berbasis formulir. proses dapat berbalik lebih cepat menggunakan formulir elektronik dan mengurangi biaya melalui pengurangan biaya pembelian formulir dan waktu siklus yang lebih pendek. salah satu penghematan biaya terbesar adalah dalam koordinasi pengolahan formulir yang sekarang ditangani oleh logika bisnis yang dibangun ke dalam aplikasi (Chaffey, 1998)

2.5Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem, nama lain dari System Development Life Cycle (SDLC) ini merupakan suatu proses pengembangan atau perubahan suatu sistem perangkat lunak. Pengembangan atau perubahan tersebut dilakukan dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan oleh banyak orang, yang telah mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya. Hal tersebut tentu berdasarkan best practice atau cara-cara yang telah teruji dengan baik oleh banyak orang yang menggunakannya. SDLC memiliki beberapa model dalam penerapan tahapan prosesnya. Beberapa model SDLC tersebut antara lain yaitu Model Waterfall, Spiral, Rapid Application Development, Agile dan Prototype. Masing-masing model memiliki kelemahan dan kelebihan, sehingga hal yang terpenting adalah mengenali tipe pelanggan dan memilih menggunakan model SDLC yang sesuai dengan karakter pelanggan dan sesuai dengan karakter pengembang perangkat lunak (Kendall dan Kendall, 2008).

System Develoment Life Cycle (SDLC) ini biasanya disebut juga dengan model waterfall. Menurut Pressman (2012), nama lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun, kadang dinamakan siklus hidup klasik (classic life cyle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak. Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui

tahapan-tahapan perencanaan (planning), pemodelan (modeling), konstruksi

(construction), serta penyerahan sistem perangkat lunak ke para

pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan pada perangkat lunak yang dihasilkan (Pressman, 2012).

Communication

Project iniiation Requirement

gathering

Planning

Estimating Scheduling Tracking

Modeling

Analysis Design

Deployment

Delivery Support Feedback

Construction

Code Test

Gambar 2.2 Pengembangan menggunakan Model Waterfall (Pressman, 2012)

Gambar 2.2 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall. Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi, Pressman (2012) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.

Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ketahap Communication, Planning, Modeling, Construction, dan Deployment.

Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam Model Waterfall (Pressman, 2012):

a. Communication

Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna. Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.

b. Planning

Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan,

risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat, dan jadwal pengerjaan.

c. Modeling

Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.

d. Construction

Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

e. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.

2.6Testing

Testing adalah proses pemantapan kepercayaan akan kinerja program atau sistem sebagaimana yang diharapkan. Testing software adalah proses

mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan untuk verifikasi, mendeteksi error dan validasi. Verifikasi adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem apakah proses yang telah ditulisan sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Deteksi error adalah testing yang berorientasi untuk membuat kesalahan secara intensif, untuk menentukan apakah suatu hal tersebut terjadi bilamana tidak seharusnya terjadi atau suatu hal tersebut tidak terjadi. Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya (Romeo, 2003). Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai berikut:

1. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain White

Box Testing.

2. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi

Black Box Testing.

2.6.1 White Box Testing

White box testing adalah suatu metode desain test case yang menggunakan struktur kendali dari desain prosedural. Seringkali white box testing diasosiasikan dengan pengukuran cakupan tes, yang mengukur persentase jalur-jalir dari tipe yang dipilih untuk dieksekusi oleh test cases. White box testing dapat menjamin semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validitasnya (Romeo, 2003).

Cakupan pernyataan, cabang dan jalur adalah suatu teknik white box testing yang menggunakan alur logika dari program untuk membuat test cases alur logika adalah cara dimana suatu bagian dari program tertentu dieksekusi saat menjalankan program. Alur logika suatu program dapat direpresentasikan dengan flow graph.

2.6.2 Black Box Testing

Black box testing dilakukan tanpa adanya suatu pengetahuan tentang detail struktur internal dari sistem atau komponen yang dites, juga disebut sebagai functional testing. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software (Romeo, 2003).

Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat menggunakan kebutuhan fungsional pada suatu program. Black box testing dilakukan untuk melakukan pengecekan apakah sebuah software telah bebas dari error dan fungsi-fungsi yang diperlukan telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

19

Pada bab ini dijelaskan mengenai analisis dari permasalahan yang diambil pada CV. Zaneti 9. Selain itu, bab ini juga merancangan desain sistem dari Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Dokumen Permintaan Penambahan Bahan Baku Pada CV. Zaneti 9 Menggunakan Administrative Workflow System.

3.1Analisis Sistem

Pada tahap analisis dilakukan beberapa proses yang berhubungan dengan tahapan awal metode penelitian. Pada metode penelitian yang diambil menggunakan model waterfall. Pada model waterfall terdapat beberapa tahapan yang meliputi tahap komunikasi, tahap perencanaan, tahap pemodelan, tahap konstruksi dan tahap penerapan aplikasi. Pada tahap analisis sistem membahas tentang komunikasi dan perencanaan.

3.1.1 Komunikasi

Pada tahap komunikasi, dilakukan proses observasi dan wawancara. Proses observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kebagian yang bersangkutan yang bertujuan untuk mengetahui informasi tentang nama perusahaan, bidang usaha, gambaran umum perusahaan, visi dan misi perusahaan. Sedangkan pada proses wawancara dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab kepada beberapa pegawai CV. Zaneti 9 yang berfungsi untuk mencocokkan data dan informasi dari hasil observasi. Selain itu proses wawancara

juga berfungsi untuk menanyakan beberapa hal yang tidak didapat dari hasil observasi.

A Analisis Bisnis

Pada analisis bisnis dituliskan hasil dari observasi dan wawancara secara rinci tentang proses pengadaan bahan baku yang terjadi pada saat ini. Proses analisis bisnis dapat disusun empat identifikasi yaitu identifikasi masalah, identifikasi pengguna, identifikasi data dan identifikasi fungsi.

1. Identifikasi masalah

Pada proses identifikasi masalah, dilakukan penggambaran proses bisnis yang dihasilkan dari wawancara dan observasi. Permasalahan yang muncul yaitu mengenai pengadaan bahan baku. Dari proses pengadaan bahan baku yang terjadi pada saat ini, maka terdapat beberapa masalah yaitu:

a. Lamanya waktu dalam pengadaan bahan baku

Untuk menyelesaikan permasalahan dalam mempercepat pencarian data, peneliti merancang aplikasi website. Aplikasi website dapat diakses darimana saja sehingga membuat pimpinan bisa menerima pemberitahuan

tentang adanya pengadaan bahan baku dan dapat langsung

menanggapinya.

b. Petugas lapangan, pimpinan, bagian pengadaan dan bagian keuangan tidak

dapat mengetahui perkembangan pengadaan bahan baku.

Untuk dapat mengetahui perkembangan permintaan, maka peneliti membuat aplikasi website yang dimana setiap kali dokumen penambahan bahan baku sedang ditangani oleh bagian yang sedang menangani dokumen pengadaan bahan baku maka sistem secara otomatis akan

memberikan pemberitahuan kepada petugas lapangan, pimpinan, bagian pengadaan dan bagian keuangan.

2. Identifikasi pengguna

Setelah ditemukan beberapa permasalahan yang muncul, maka dapat dilakukan identifikasi pengguna. Pada proses penanganan permintaan, pengguna yang ada yaitu petugas lapangan, pimpinan, bagian pengadaan, bagian keuangan dan sopir truk.

3. Identifikasi data

Pada tahap identifikasi data diperlukan beberapa data untuk merancang aplikasi ini. Data tersebut meliputi data pegawai, data jabatan, data proyek, data bahan baku, dan data truk.

4. Identifikasi fungsi

Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan, pengguna dan data, maka dapat dilakukan proses identifikasi fungsi. Identifikasi fungsi menghasilkan beberapa fungsi yaitu fungsi pengajuan, fungsi persetujuan, dan fungsi rekap dokumen bahan baku.

B Analisis Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian pengadaan dan observasi pada lokasi di CV. Zaneti 9, didapatkan kondisi bahwa sudah tersedia wifi sebagai media penyalur data. Dari permasalahan sering tidak adanya pimpinan di tempat, maka aplikasi menggunakan arsitektur sistem web based. Dengan arsitektur web based apa bila pimpinan sedang tidak berada di tempat, pimpinan masih bisa menerima notifikasi dan melakukan tanggapan terhadap permintaan pengadaan bahan baku. Kebutuhan pengguna berfungsi untuk mengetahui kebutuhan dari

masing-masing pengguna yang berhubungan langsung dengan aplikasi sehingga aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta oleh pengguna dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Terdapat lima pengguna yang berhubungan dengan aplikasi yaitu pengguna petugas lapangan, pengguna pimpinan, pengguna bagian pengadaan, pengguna bagian keuangan dan pengguna sopir truk. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel-tabel yang ada di bawah ini.

1. Petugas Lapangan

Tabel 3.1 Kebutuhan Pengguna Petugas Lapangan

Fungsi Data Informasi

Pengajuan pengadaan bahan baku

1. Pegawai

2. Jabatan

3. Proyek

1. Pengajuan pengadaan bahan baku

2. Notifikasi pengajuan pengadaan

bahan baku Pembuatan daftar

bahan baku

1. Pegawai

2. Jabatan

3. Proyek

1. Pembuatan daftar bahan baku

2. Notifikasi pembuatan daftar bahan

baku

2. Pimpinan

Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna Pimpinan

Fungsi Data Informasi

Persetujuan

1. Pegawai

2. Jabatan

3. proyek

1. Persetujuan pengadaan bahan baku

2. Notifikasi persetujuan pengadaan

bahan baku Persetujuan

Pengadaan Bahan Baku

1. Pegawai

2. Bagian

3. Jabatan

4. proyek

1. Persetujuan pengadaan bahan baku

2. Notifikasi persetujuan pengadaan

3. Bagian Pengadaan

Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna Bagian Pengadaan

Fungsi Data Informasi

Pembuatan Harga Bahan Baku 1. Pegawai 2. Jabatan 3. Proyek

4. Bahan Baku

1. Harga bahan baku

Pembuatan perintah jalan

1. Pegawai

2. Jabatan

3. Proyek

4. Bahan Baku

5. Truk

1. Pembuatan perintah jalan

2. Notifikasi pembuatan

Pembuatan Rekap Dokumen Pengadaan Bahan Baku 1. Pegawai 2. Jabatan 3. Proyek

4. Bahan Baku

1. Pembuatan rekap dokumen

pengadaan bahan baku

2. Menyimpan rekap dokumen

pengadaan bahan baku

4. Bagian Keuangan

Tabel 3.4 Kebutuhan Pengguna Bagian Keuangan

Fungsi Data Informasi

Persetujuan Harga Bahan Baku 1. Pegawai 2. Jabatan 3. Proyek

4. Bahan Baku

1. Persetujuan Harga Bahan Baku

2. Notifikasi Persetujuan Bahan Baku

5. Sopir Truk

Tabel 3.5 Kebutuhan Pengguna Sopir Truk

Fungsi Data Informasi

Konfirmasi Perintah Jalan

1. Pegawai

2. Jabatan

3. Proyek

4. Bahan Baku

5. Truk

1. Notifikasi status pengiriman bahan

C Analisis Kebutuhan Data

Dari beberapa kebutuhan fungsi yang telah disusun sebelumnya, maka dibutuhkan beberapa data untuk menunjang sistem yang akan dibuat. Terdapat tujuh data yang diperlukan sistem, data tersebut meliputi:

1. Data Pegawai

Data pegawai berfungsi untuk mengetahui siapa saja pegawai yang bekerja pada CV. Zaneti 9. Data pegawai yang diperlukan meliputi nama, alamat, email, usernama, dan password. Data pegawai masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data pegawai dari awal.

2. Data Jabatan

Data jabatan berfungsi untuk membedakan jabatan dari setiap pegawai yang bekerja pada CV. Zaneti 9. Data bagian yang diperlukan meliputi kode jabatan dan nama jabatan. Data jabatan masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data jabatan dari awal.

3. Data Proyek

Data proyek berfungsi untuk mengetahui proyek apa saja yang sedang dijalankan oleh CV. Zaneti 9. Data proyek yang diperlukan meliputi kode proyek, nama proyek, alamat proyek, tanggal mulai dan tanggal harus selesai. Data proyek masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data proyek dari awal.

4. Data Bahan Baku

Data bahan baku berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai bahan baku yang dibutuhkan dalam sebuah proyek yang sedang dijalankan oleh CV. Zaneti 9. Data bahan baku yang diperlukan meliputi kode bahan baku, nama

bahan baku. Data Bahan Baku masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data Bahan Baku dari awal.

5. Data Permintaan

Data permintaan berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai permintaan penambahan bahan baku yang diajukan kepada pimpinan CV. Zaneti 9. Data permintaan yang diperlukan meliputi id permintaan, tanggal dan alasan. Data permintaan masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data permintaan dari awal.

6. Data Satuan

Data satuan berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai satuan bahan baku yang digunakan dalam sebuah proyek yang ditangani oleh CV. Zaneti 9. Data satuan yang diperlukan meliputi id satuab dan satuan. Data satuan masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data daftar bahan baku dari awal.

7. Data Pengiriman

Data pengiriman berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai sopir truk yang mengirim bahan baku ke lokasi proyek dan mengetahui batas waktu pengiriman. Data pengiriman yang diperlukan meliputi id pengiriman, batas waktu kirim dan keterangan. Data pengiriman masih belum ada pada perusahaan, oleh karena itu peneliti membuat data pengiriman dari awal.

D Analisis Kebutuhan Fungsi

Berdasarkan User Requirementyang sudah dibuat sebelumnya, maka dapat dirancang kebutuhan fungsi dari aplikasi. Pada tahap kebutuhan fungsi digunakan untuk mengimplementasikan seluruh fungsi yang didapatkan dari hasil

analisis kebutuhan pengguna. Fungsi-fungsi tersebut dapat dibagi menjadi tujuh fungsi yang meliputi sebagai berikut:

1. Fungsi Pengajuan Penambahan Bahan Baku

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Pengajuan Penambahan Bahan Baku

Aktor Petugas Lapangan.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh petugas lapangan untuk mengajukan

permintaan penambahan bahan baku dengan memasukkan data proyek.

Pemicu Kondisi Lapangan Dalam Proyek.

Awal Otentikasi (Petugas Lapangan).

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor mengisi data bahan baku yang dibutuhkan.

Sistem menampung data bahan baku yang dibutuhkan.

Aktor menekan tombol save. 1. Sistem mencetak auto increment pengajuan penambahan bahan baku.

2. Sistem menyimpan data bahan baku yang dibutuhkan ke dalam database sekaligus membuat status pengajuan menjadi Baru.

3. Sistem mengirim notifikasi pengajuan kepada pimpinan. 4. Sistem mengosongkan

semua isian dalam form.

Akhir Data pengajuan penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim

berupa notifikasi.

Non Fungsional

Pengajuan penambahan bahan baku hanya boleh dilakukan oleh pegawai CV. Zaneti 9.

2. Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan

Aktor Pimpinan.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh pimpinan untuk menyetujui atau tidak

permintaan penambahan bahan baku dari petugas lapangan dan untuk mendelegasikan pengajuan penambahan bahan baku yang diajukan oleh petugas lapangan kepada bagian pengadaan.

Pemicu Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku.

Awal Otentikasi (Pimpinan), Notifikasi.

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor meng-klik menu permintaan penambahan bahan baku.

Sistem memfilter seluruh notifikasi penambahan bahan baku yang berstatus baru.

Aktor memilih salah satu id permintaan untuk dilakukan persetujuan.

Sistem menampilkan detil data permintaan

penambahan bahan baku yang belum dilakukan persetujuan dan status permintaan baru. Aktor menentukan permintaan

disetujui/tidak

Sistem menampung data pilihan.

Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data persetujuan sekaligus merubah status permintaan menjadi Delegasi.

2. Sistem mengirimkan notifikasi kepada bagian pengadaan dan petugas lapangan. 3. Sistem menampilkan

data permintaan dari petugas lapanagn berdasarkan permintaan yang belum dilakukan persetujuan.

Akhir Data permintaan penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim

berupa notifikasi.

3. Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku

Aktor Petugas Lapangan.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh petugas lapangan untuk membuat daftar

bahan baku yang dibutuhkan setelah mendapat persetujuan dari pimpinan.

Pemicu Fungsi Persetujuan Penambahan Bahan Baku dan Persetujuan.

Awal Otentikasi (Petugas Lapangan), Notifikasi.

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor meng-klik menu daftar penambahan bahan baku.

Sistem menampilkan halaman untuk

penambahan bahan baku. Aktor memasukkan daftar bahan baku

yang dibutuhkan.

Sistem menampung data daftar bahan baku

Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data daftar bahan baku sekaligus memberi status baru.

2. Sistem mengirimkan notifikasi kepada bagian pengadaan.

Akhir Data daftar penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim berupa

notifikasi.

Non Fungsional Daftar bahan baku hanya dibuat oleh petugas lapangan yang

mengajukan penambahan bahan baku.

4. Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku

Tabel 3.9 Kebutuhan Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku

Aktor Bagian Pengadaan.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh bagian pengadaan untuk menentuka harga

dari masing masing bahan baku yang ada didaftar bahan baku yang telah dibuat oleh petugas lapangan.

Pemicu Fungsi Pembuatan Daftar Bahan Baku.

Awal Otentikasi (Bagian Pengadaan), Notifikasi.

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor meng-klik menu daftar permintaan bahan baku.

Sistem memfilter seluruh notifikasi permintaan bahan baku yang berstatus baru.

Aktor memilih salah satu id permintaan bahan baku.

Sistem menampilkan detil data permintaan bahan

baku yang berstatus baru. Aktor menentukan harga dari

masing-masing bahan baku yang ada pada daftar permintaan.

Sistem menampung data harga bahan baku yang diinputkan.

Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data harga bahan baku sekaligus merubah status permintaan menjadi proses persetujuan harga. 2. Sistem mengirimkan

notifikasi kepada bagian keuangan. 3. Sistem menampilkan

daftar bahan baku dari petugas lapanagan yang belum di tentukan harganya.

Akhir Data harga bahan baku tersimpan dan terkirim berupa notifikasi.

Non Fungsional Pemberian harga bahan baku hanya boleh dilakukan oleh bagian

pengadaan saja dan bahan baku berdasarkan dari daftar yang dibuat oleh petugas lapangan.

5. Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Bagian Keuangan)

Tabel 3.10 Kebutuhan Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Bagian Keuangan)

Aktor Bagian Keuangan.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh bagian keuangan untuk menyetujui atau

tidak harga bahan baku yang diajukan oleh bagian pengadaan.

Pemicu Fungsi Penentuan Harga Bahan Baku.

Awal Otentikasi (bagian keuangan), Notifikasi.

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor meng-klik menu daftar harga bahan baku yang belum disetujui.

Sistem memfilter seluruh notifikasi daftar harga bahan baku yang berstatus proses persetujuan harga. Aktor memilih salah satu id daftar

harga bahan baku untuk dilakukan persetujuan.

Sistem menampilkan detil daftar bahan baku yang belum disetujui. Aktor menentukan daftar harga bahan

baku disetujui/tidak.

Sistem menampung data pilihan.

Aktor menekan tombol save. 1. Sistem menyimpan data persetujuan sekaligus merubah status permintaan menjadi

persetujuan pimpinan. 2. Sistem mengirimkan

notifikasi kepada pimpinan dan bagian pengadaan.

3. Sistem menampilkan daftar harga bahan baku yang belum dilakukan persetujuan.

Akhir Data persetujuan harga bahan baku tersimpan dan terkirim berupa

notifikasi.

Non Fungsional Persetujuan hanya boleh dilakukan oleh bagian keuangan.

6. Fungsi Pembuatan Perintah Jalan

Tabel 3.11 Kebutuhan Fungsi Pembuatan Perintah Jalan

Aktor Bagian Pengadaan

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh bagian pengadaan untuk membuat

perintah jalan untuk sopir truk mengantarkan bahan baku yang diminta petugas lapangan ke lokasi proyek.

Pemicu Fungsi Persetujuan Harga Bahan Baku (Pimpinan).

Awal Otentikasi (bagian pengadaan), Notifikasi.

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor meng-klik menu perintah jalan. Sistem menampilkan tampilan menu perintah jalan.

Aktor mengisi form perintah jalan berdasarkan permintaan.

Sistem menampung data inputan aktor.

Aktor menekan tombol save 1. Sistem menyimpan data perintah jalan dan memberi status permintaan menjadi proses kirim.

2. Sistem mengirimkan notifikasi kepada petugas lapangan.

Akhir Data perintah jalan penambahan bahan baku tersimpan dan terkirim

berupa notifikasi.

Non Fungsional Pembuatan perintah jalan hanya boleh dilakukan oleh bagian

7. Fungsi Rekap Dokumen Bahan Baku

Tabel 3.12 Kebutuhan Fungsi Rekap Dokumen Bahan Baku

Aktor Bagian Pengadaan.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh tim bagian pengadaan untuk membuat

rekap dokumen permintaan bahan baku yang diajukan oleh petugas lapangan.

Pemicu

Awal Otentikasi (bagian pengadaan)

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor memilih menu rekap dokumen. Sistem menampilkan tampilan menu rekap dokumen.

Aktor mengisi periode dokumen yang akan dibuat menjadi rekap.

Sistem menampung periode inputan aktor. Aktor menekan tombol proses 1. Sistem mencetak auto

increment rekap baru 2. Sistem memfilter

dokumen sesuai inputan periode dari aktor.

3. Sistem menyimpan hasil filter dan menampilkan hasil filter ke aktor dalam bentuk laporan rekap

Akhir Dokumen rekap permintaan bahan baku.

Non Fungsional Rekap dibuat untuk keperluan pelaporan dalam perusahaan.

8. Fungsi Konfirmasi Perintah Jalan

Tabel 3.13 Kebutuhan Fungsi Konfirmasi Perintah Jalan

Aktor Sopir Truk.

Diskripsi Fungsi ini digunakan oleh sopir truk untuk mengkonfirmasi perintah

jalan yang dikirimkan oleh bagian pengadaan.

Pemicu

Awal Otentikasi (sopir truk)

Alur Normal Aksi Stakeholder Respon Sistem

Aktor memilih menu daftar perintah jalan.

Sistem menampilkan tampilan menu daftar perintah jalan.

Aktor memilih perintah jalan yang masuk.

Sistem menampung data pilihan.

Aktor menekan tombol konfirmasi 1. Sistem menyimpan data konfirmasi.

2. Sistem mengirimkan notifikasi ke bagian pengadaan.

Akhir Data konfirmasi perintah jalan penambahan bahan baku tersimpan

dan terkirim berupa notifikasi.

Non Fungsional Konfirmasi perintah jalan hanya boleh dilakukan oleh sopir truk.

3.1.2 Perencanaan

Pada tahap perencanaan dilakukan proses penjadwalan dari awal melakukan observasi pada CV. Zaneti 9, kemudian proses wawancara dengan beberapa pegawai. Setelah melakukan tahap tersebut, maka dapat disusun analisis bisnis yang selanjutnya peneliti melakukan proses analisis kebutuhan pengguna dengan cara observasi dan wawancara dengan beberapa pegawai CV. Zaneti 9 yang akan menggunakan website aplikasi. Kemudian proses selanjutnya yaitu, peneliti membuat analisis kebutuhan data dan analisis kebutuhan fungsi. Setelah itu, peneliti melakukan perencanaan yang menghasilkan beberapa kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan website aplikasi. Setelah itu dilakukan proses pemodelan yang membahas tentang perancangan arsitektur, perancangan proses, perancangan basis data, perancangan antar muka dan perancangan pengujian. Setelah itu proses pengkodean dan pengujian aplikasi pada tahap konstruksi.

Untuk membuat website aplikasi ini dibutuhkan beberapa spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak. Untuk perangkat keras dibutuhkan processor core i3, memory RAM 2 Gb, hardisk 320 Gb, VGA 1 Gb, Monitor dengan resolusi 1024 x 768, mouse, keyboard. Sedangkan untuk perangkat lunak

dibutuhkan Web Server XAMPP versi 1.7.7, mySql, Google Chrome atau Opera atau Web Browser lain dan Sistem Operasi Windows 7.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan hasil analisis yang sudah dibuat, maka dapat dilakukan perancangan sistem sebagai dasar pembuatan aplikasi penanganan permintaan. Pada tahap perancangan sistem diawali dengan analisis kebutuhan pengguna, kemudian analisis kebutuhan perangkat lunak, perancangan arsitektur sistem, perancangan proses, perancangan basis data, perancangan antar muka dan perancangan uji coba.

3.2.1 Perancangan Arsitektur Sistem

Pada tahap ini dilakukan perancangan arsitektur dari sistem yang akan dibuat. Arsitektur pada aplikasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku menggunakan arsitektur network atau web based. Pada arsitektur ini dijelaskan bahwa permintaan penambahan bahan baku oleh petugas lapangan dilakukan melalui website aplikasi yang ditunjukkan pada nomor satu gambar 3.1. Kemudian permintaan penambahan bahan baku akan diterima oleh pimpinan pada nomor dua. Setelah pimpinan menerima notifikasi permintaan bahan baku dari petugas lapangan, maka pimpinan melakukan proses delegasi pada website yang ditunjukkan pada nomor tiga kemudian dikirimkan kepada bagian pengadaan dan petugas lapangan. Setelah petugas lapangan menerima notifikasi pada nomor empat, petugas lapangan akan mengirim daftar bahan baku yang dibutuhkan melalui website pada nomor lima. Bagian pengadaan akan membuat daftar harga berdasarkan daftar bahan baku yang didapat dari petugas lapangan yang kemudian

dikirim ke bagian keuangan dan pimpinan pada nomer enam dan tujuh. Bagian keuangan akan melakukan persetujuan terhadap daftar harga yang diajukan melalui website dan mengirimkan notifikasi ke bagian pengadaan dan pimpinan pada nomer delapan. Bagian pengadaan akan membuat perintah jalan untuk sopir truk dan mengirimkan notifikasi melalui website pada nomer sembilan dan sepuluh.

Bagian Keuangan _{Bagian Pengadaan}

Pimpinan Supir Truk

Petugas Lapangan

1 2

3 4

4 5

6 7

8

10

7

8

9

Gambar 3.1 Arsitektur Sistem

3.2.2 Peran Pengguna Terhadap Sistem

Pada tahap ini dilakukan penentuan peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule) serta stakeholder atau pengguna yang terlibat dengan sistem. Berdasarkan analisis sistem proses permintaan penambahan bahan baku pada CV. Zaneti 9 dapat dibagi menjadi 2 proses, yaitu : pengajuan

permintaan penambahan bahan baku dan pembuatan laporan permintaan penambahan bahan baku. Dalam setiap proses ini memiliki stakeholder atau pengguna yang terlibat di dalamnya. Setiap stakeholder atau pengguna yang terlibat memiliki peran (role), tanggung jawab (responsibility) dan aturan (rule) yang dapat dilihat pada tabel 3.14 dan 3.15.

Tabel 3.14 Role Proses Pengajuan Penambahan Bahan Baku

No Proses

Bisnis

Stakeholder Role Rule

1 Pengajuan

Permintaan Penambahan Bahan Baku. Petugas Lapangan. Mempunyai hak untuk melakukan pengajuan permintaan penambahan bahan baku.

1. Mempunyai hak

akses sebagai petugas lapangan.

2. Mengisi nama

proyek. 3. Membuat keterangan kenapa membutuhkan penambahan bahan baku.

Pimpinan Mempunyai hak

untuk menerima pengajuan

penambahan bahan baku.

1. Mempunyai hak

akses sebagai pimpinan.

2 Persetujuan

Permintaan Penambahan Bahan Baku.

Pimpinan. Mempunyai hak

untuk menerima atau menolak permintaan

penambahan bahan baku.

1. Mempunyai hak

akses sebagai pimpinan.

2. Menentukan pilihan

untuk menerima atau menolak permintaan. 3. Membuat keterangan untuk menerima permintaan maupun menolak permintaan. Petugas Lapangan. Mempunyai hak untuk menerima pemberitahuan status pengajuan

1. Mempunyai hak

akses sebagai petugas lapangan.

No Proses Bisnis

Stakeholder Role Rule

penambahan bahan baku. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak untuk menerima pemberitahuan permintaan bahan baku diterima oleh pimpinan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

3 Pembuatan

Daftar Bahan Baku. Petugas Lapangan. Mempunyai hak untuk membuat daftar bahan baku.

1. Mempunyai hak

akses sebagai petugas lapangan.

2. Mengisi daftar

bahan baku yang membutuhkan penambahan. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak menerima daftar bahan baku yang dibuat oleh petugas lapangan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

4 Pembuatan

Harga Bahan Baku. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak untuk membuat harga bahan baku yang ada di dalam daftar permintaan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

2. Mengisi harga

satuan dari bahan baku yang ada di dalam daftar bahan baku.

Bagian Keuangan.

Mempunyai hak menerima daftar haraga bahan baku yang dibuat bagian pengadaan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian keuangan.

5 Persetujuan

Harga Bahan Baku. Bagian Keuangan. Mempunyai hak untuk menerima atau menolak daftar harga yang diajukan oleh bagian

pengadaan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian keuangan.

2. Menentukan pilihan

untuk menerima atau menolak daftar harga bahan baku, dengan

mempertimbangkan nilai proyek yang membutuhkan penambahan bahan

No Proses Bisnis

Stakeholder Role Rule

baku.

3. Membuat

keterangan untuk menerima atau menolak daftar harga bahan baku.

Pimpinan. Mempunyai hak

untuk menerima pemberitahuan bahan baku sudah diacc bagian keuangan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai pimpinan. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak untuk menerima pemberitahuan status pengajuan daftar harga bahan baku.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

6 Pembuatan

Perintah jalan. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak untuk menentukan sopir dan batas waktu pengiriman bahan baku ke lokasi proyek.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

2. Menentukan sopir

yang akan mengantarkan bahan baku ke lokasi proyek.

3. Menentukan batas

waktu pengiriman.

Sopir Truk. Mempunyai hak

untuk menerima perintah jalan yang dibuat bagian pengadaan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai sopir truk.

7 Konfirmasi

Perintah Jalan

Sopir Truk. Mempunyai hak

untuk menerima perintah jalan pengiriman bahan baku.

1. Mempunyai hak

akses sebagai sopir truk. 2. Mempunyai kewajiban melakukan konfirmasi. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak untuk menerima status perintah jalan yang dikonfirmasi sopir truk.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

No Proses Bisnis

Stakeholder Role Rule

Petugas Lapangan. Mempunyai hak untuk menerima pemberitahuan pengiriman bahan baku ke lokasi proyek.

1. Mempunyai hak

akses sebagai petugas lapangan.

Tabel 3.15 Role Proses Pembuatan Laporan Penambahan Bahan Baku

No Proses

Bisnis

Stakeholder Role Rule

1 Pembuatan

Laporan Penambahan Bahan Baku. Bagian Pengadaan. Mempunyai hak membuat laporan penambahan bahan baku sesuai periode yang diinginkan.

1. Mempunyai hak

akses sebagai bagian pengadaan.

2. Menetukan proyek

yang akan dibuat laporan.

3. Menentukan

periode laporan.

3.2.3 Perancangan Proses

Pada tahap perancangan proses terdapat 3 proses yaitu merancang alur proses bisnis, pembuatan context diagram dan data flow diagram. Kemudian dari hasil analisis kebutuhan fungsi, terdapat 8 fungsi untuk membangun sistem berupa aplikasi penanganan permintaan. Dari 8 fungsi tersebut, peneliti menggambarkan dengan menggunakan context diagram dan data flow diagram.

A Alur Proses Bisnis

Pada alur proses bisnis digambarkan dengan menggunakan BPMN. Dapat dilihat pada lampiran 1. Permintaan penambahan bahan baku dimulai dari petugas lapangan yang mengajukan permintaan penambahan bahan baku kepada pimpinan berdasarkan kondisi lapangan proyek yang sedang berjalan. Pimpinan yang menerima permintaan akan memberikan tugas kepada bagian pengadaan

untuk melakukan penambahan bahan baku yang diminta. Bagian pengadaan akan membuat daftar harga dari daftar bahan baku yang dibuat oleh petugas lapangan dan akan memberikan daftar harga tesebut kepada bagian keuangan dan pimpinan untuk meminta persetujuan. Daftar harga bahan baku yang disetujui disimpan dan bahan baku akan disiapkan oleh bagian pengadaan untuk dikirim ke lokasi proyek.

B Context Diagram

Context diagram dibuat untuk menampilkan entitas apa saja yang akan berinteraksi dengan aplikasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku. Context diagram dibuat berdasarkan hasil analisis kebutuhan fungsi. Dari hasil kebutuhan fungsi yang dibuat sebelumnya, maka dapat dihasilkan lima aktor yaitu Petugas Lapangan, Pimpinan, Bagian Pengadaan, Bagian Keuangan dan Sopir truk. Gambar Context Diagram pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku dapat dilihat pada lampiran 2.

C Diagram Berjenjang

Diagram jenjang digunakan untuk menampilkan seluruh proses yang akan ditangani pada sistem yang akan dibangun. Sistem akan dibangun berdasarkan delapan proses yaitu proses pengajuan penambahan bahan baku, proses persetujuan penambahan bahan baku, proses disposisi penambahan bahan baku, proses pembuatan daftar bahan baku, proses pembuatan daftar harga bahan baku, proses persetujuan daftar harga bahan baku, proses pembuatan perintah jalan dan proses pembuatan rekap penambahan bahan baku. Diagram berjenjang dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada lampiran 3.

D Data Flow Diagram Level 0

Dalam pembuatan data flow diagram ini mengacu pada kebutuhan fungsi. Pada kebutuhan fungsi terdapat 8 fungsi yang akan dipakai sebagai proses pada data flow diagram level 0. Proses tersebut saling berhubungan satu sma lain misalnya dari pengajuan penambahan bahan baku, disposisi dan seterusnya. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada lampiran 4.

Proses pertama yaitu pengajuan penambahan bahan baku. Pada proses ini petugas lapangan memberikan data pengajuan kepada sistem yang dinputkan secara manual. Kemudian sistem memberikan informasi kepada petugas lapangan apabila data tersebut dapat tersimpan atau tidak. Apabila data dapat tersimpan, maka sistem akan menyimpan data tersebut ke dalam table permintaan dan memberikan notifikasi kepada pimpinan.

Setelah data pengajuan selesai maka proses selanjutnya yaitu persetujuan perminataan. Proses persetujuan permintaan bermula dari data notifikasi yang diberikan oleh petugas lapangan yang kemudian akan diproses oleh sistem. Pimpinan makan memeriksa permintaan tersebut apakah memang perlu dan pimpinan akan menginputkan data mengenai permintaan disetujui atau tidak. Sistem akan memberikan timbal balik berupa pemberitahuan bahwa persetujuan berhasil disimpan atau tidak. Kemudian sistem memberikan notifikasi kepada petugas lapangan dan bagian pengadaan.

Pada proses ketiga yaitu disposisi permintaan. Proses ini bermula dari notifikasi persetujuan penambahan bahan baku yang dikirim oleh sistem yang kemudian diterima oleh bagian pengadaan dan petugas lapangan. Setelah bagian pengadaan dan petugas lapangan mendapatkan data persetujuan dari pimpinan,

petugas lapangan akan membuat daftar bahan baku yang diperlukan dan menginputkannya ke sistem. Sistem akan memberikan timbal balik berupa pemberitahuan data daftar bahan baku dapat tersimpan atau tidak. Apabila data daftar bahan baku tersimpan maka sistem akan menyimpan ke dalam table daftar bahan baku. Kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi ke bagian pengadaan.

Dari proses pembuatan daftar bahan baku oleh bagian pengadaan. Bagian pengadaan menerima daftar bahan baku yang diperlukan kemudian akan membuat daftar harga bahan baku berdasar data bahan baku yang diambil dari table daftar bahan baku dan table bahan baku. Setelah daftar harga bahan baku dibuat bagia pengadaan akan mengimputkannya ke sistem. Sistem akan memberikan timbal balik berupa pemberitahuan data daftar harga bahan baku tersimpan atau tidak. Apabila data daftar harga bahan baku tersimpan maka sistem akan menyimpan ke dalam table daftar harga bahan baku. Kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi ke bagian keuangan dan pimpinan.

Setelah proses pembuatan daftar harga bahan baku akan dilanjutkan dengan proses persetujuan daftar harga bahan baku. Pada proses ini bagian keuangan menerima notifikasi kemudian diteruskan dengan melihat daftar harga bahan baku dan memberikan keputusan apakah daftar bahan baku disetujui atau tidak. Hasil keputusan dari bagian keuangan akan dimasukkan ke dalam sistem. Sistem akan memberikan timbal balik berupa pemberitahuan data keputusan tersimpan atau tidak. Apabila data keputusan tersimpan sistem akan menyimpan ke dalam table permintaan. Kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi ke bagian pengadaan dan pimpinan.

Setelah proses persetujuan daftar harga bahan baku akan dilanjutkan dengan proses pembuatan perintah jalan. Pada proses ini bagian pengadaan setelah menerima notifikasi persetujuan daftar harga bahan baku akan membuat perintah jalan dan menginputkannya ke dalam sistem. Sistem akan memberikan timbal balik berupa pemberitahuan data perintah jalan tersimpan atau tidak. kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi ke sopir truk.

Proses terakhir adalah pembuatan rekap penambahan bahan baku. Pada proses ini bagian pengadaan akan mengimputkan data rekap penambahan bahan baku yang kemudian akan diproses oleh sistem untuk dikelola dan disimpan ke dalam table rekap dokumen. Setelah data tersimpan sistem akan memberikan timbal balik ke bagian pengadaan berupa data rekap penambahan bahan baku sesuai dengan periode yang telah sebelumnya dimasukkan oleh bagian pengadaan.

E Data Flow Diagram Level 1

Pada pembuatan data flow diagram level satu berfungsi untuk menjelskan lebih detil alur dari sistem. Fungsi-fungsi yang ada dijelaskan lebih rinci tentang alur dari data yang akan berjalan pada sistem. Data flow diagram penanganan permintaan dapat dipecah menjadi beberapa bagian yaitu:

1. Pengajuan Penambahan Bahan Baku

Pada DFD level satu pengajuan penambahan baku dimulai saat petugas lapangan mengajukan permintaan penambahan bahan baku dengan mengisi form pengajuan penambahan. Kemudian sistem akan membuat auto generate permintaan penambahan dan menyimpan data permintaan pada table permintaan sekaligus membuat status permintaan menjadi baru dan mengirim

notifikasi kepada pimpinan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2.

[Data Pegaw ai]

[Data Proy ek] [Data Jabatan] [Data Permintaan Penambahan Bahan Baku]

[Notif Permintaan] Data Notif Bahan Baku [Data Permintaan]

Petugas Lapangan

Pimpinan 1 Proy ek

2 Pegaw ai

3 Jabatan 5 Permintaan

1.2

Meny impan Pengajuan Penambahan Bahan Baku

1.3

Mengirim Notif ikas i Pengajuan Penambahan

Bahan Baku

Gambar 3.2 DFD Level 1 Pengajuan Penambahan Bahan Baku

2. Persetujuan Penambahan Bahan Baku

Pada DFD level satu persetujuan penambahan bahan baku dimulai dari notifikasi yang dikirim oleh petugas lapangan, setelah notifikasi masuk ke pimpinan maka sistem akan memfilter data permintaan yang berstatus baru yang diambil dari table permintaan. Kemudian pimpinan akan memilih menolak atau menerima permintaan yang diajukan oleh petugas lapangan dan sistem akan menyimpan data persetujuan pada table permintaan sekaligus mengirim notifikasi ke petugas lapangan dan bagian pengadaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.3.

[Data Permintaan y ang dis etujui] Data Notif Persetujuan

[Notif Permintaan A CC]

[Data Status Permintaan] Data Pers etujuan

[Data Proy ek]

[Data Pegaw ai]

[Data Jabatan]

[Data Bahan Baku] [Data Permintaan Baru]

[Data Pers etujuan Permintaan]

Petugas Lapangan Pimpinan

5 Permintaan

1 Proy ek

2 Pegaw ai

3 Jabatan

4 Bahan Baku

5 Permintaan 2.2

Meny impan Pers etujuan Permintaan

2.3

Mengirim Notif ikas i Permintaan Dis etujui 2.1

Memf ilter Permintaan Bers tatus Baru

Bagian Pengadaan

Gambar 3.3 DFD Level 1 Persetujuan Penambahan Bahan Baku

3. Pembuatan Daftar Bahan Baku

DFD level satu pembuatan daftar bahan baku dimulai dari notifikasi yang dikirim oleh pimpinan. Kemudian petugas lapangan akan megisi form pembuatan daftar bahan baku dengan cara memilih bahan baku apa saja yang dibutuhkan dan memasukkan jumlah. Setelah itu petugas lapangan menyimpan daftar bahan baku ke dalam table daftar harga bahan baku sekaligus mengirim notifikasi ke bagian pengadaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.4.

4. Pembuatan Daftar Harga Bahan Baku

DFD level satu pembuatan daftar harga bahan baku dimulai dari notifikasi yang dikirim oleh petugas lapangan, saat membuka form pembuatan daftar harga bahan baku sistem akan menampilkan daftar bahan baku yang dikirim oleh petugas lapangan. Kemudian bagian pengadaan akan mengisi harga

satuan dari masing masing bahan baku yang ada dalam daftar bahan baku. Setelah itu bagian pengadaan akan menyimpan daftar harga bahan baku pada table daftar harga bahan baku sekaligus mengirim notifikasi ke bagian keuangan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.5.

[data permintaan] [Data Daf tar Bahan Baku]

[Data Bahan Baku] [Data Jabatan]

[Data Pegaw ai]

[Data Proyek]

[Data Notif Daf tar Bahan Baku] [Daf tar Bahan Baku]

Data Notif Daf tar Bahan Baku Petugas

Lapangan

1 Proyek 2 Pegaw ai 3 Jabatan

4 Bahan Baku

6 Daf tar Bahan Baku

Bagian Pengadaan

3.1

Menyimpan Daftar Bahan Baku

3.2 Mengirim Notif ikasi Daf tar

Bahan Baku 5 Permintaan

Gambar 3.4 DFD Level 1 Pembuatan Daftar Bahan Baku

[data permintaan]

[Data Daf tar Harga BB]

[Data Daf tar Harga] [Data Daf tar Bahan Baku]

[Data Jabatan] [Data Pegaw ai]

[Data Proy ek]

[Daf tar Harga Bahan Baku]

Data Notif Daf tar Harga Bagian

Pengadaan

1 Proy ek 2 Pegaw ai 3 Jabatan

6 Daf tar Bahan Baku

7 Daf tar Harga Bahan Baku 4.1

Meny impan Daftar Harga Bahan Baku

4.2 Mengirim Notif ikas i Daf tar

Harga Bahan Baku Bagian

Keuangan 5 Permintaan

pengadaan pada CV. Zaneti 9. Uji coba kecepatan aplikasi dapat dilihat pada tabel 4.11 sebagai berikut :

Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Kecepatan Aplikasi

N O

PROSES LAMA PROSES BARU

Fungsi Kegiatan Wakt

u Fungsi Kegiatan

wakt u 1 Pengajuan

permintaan penambaha n bahan baku Petugas lapangan menghubungi pimpinan untuk meminta penambahan bahan baku

3 jam Pengajuan permintaan penambahan bahan baku

Petugas lapangan memilih nama proyek dan menginputkan keterangan

2 Menit

Penjelasan :

Petugas lapangan datang ke kantor dan mencari pimpinan untuk berdiskusi dan meminta ijin untuk melakukan penambahan bahan baku di sebuah proyek.

Penjelasan:

Petugas memilih nama proyek dan mengisi keterangan, kemudian sistem akan menyimpan dan mengirim notifikasi ke pimpinan

2 Persetujuan permintaan penambaha n bahan baku

Pimpinan melakukan konfirmasi permintaan bahan baku yang

diajukan

3 jam Persetujuan permintaan penambahan bahan baku Pimpinan membuka permintaan dan melakukan konfirmasi 4 menit Penjelasan:

Pimpinan melakukan pertimbangan terhadap permintaan yang diajukan oleh petugas lapangan, dan memberikan jawaban permintaan apkah diterima atau ditolak.

Penjelasan:

Pimpinan membuka permintaan penambahan bahan baku, kemudian melakukan konfirmasi dengan mengklik tombol terima/tolak

3 Pembuatan daftar bahan baku

Petugas melist daftar bahan baku yang

dibutuhkan

2 jam Pembuatan daftar bahan baku

Petugas lapangan memilih nama bahan baku dan

menginputkan jumlah bahan baku yang diperlukan

5 menit

Penjelasan:

Petugas melihat data proyek dan data

Penjelasan:

122

N O

PROSES LAMA PROSES BARU

Fungsi Kegiatan Wakt

u Fungsi Kegiatan

wakt u bahan baku apa saja yang ada dan

membuat daftar bahan baku yang dibutuhkan.

baku dan menginputkan jumlah bahan baku. Sistem secara otomatis akan menyimpan data daftar bahan baku dan mengirimkan notifikasi ke bagian pengadaan untuk diproses.

4 Pembuatan daftar harga bahan baku

Bagian pengadaan membuat daftar harga dari masing-masing bahan baku yang ada di daftar bahan baku

3 jam Pembuatan daftar harga bahan baku

Bagian pengadaan memilih daftar bahan baku, dan

menginputkan harga bahan baku

10 menit

Penjelasan:

Petugas melihat dokumen permintaan bahan baku dan daftar bahan baku, kemudian membuat daftar harga dan menghitung total biaya yang harus dikeluarkan untuk penambahan bahan baku.

Penjelasan:

Bagian pengadaan memilih daftar bahan baku dan menginputkan harga dari masing masing bahan baku yang ada di dalam daftar. Kemudian sistem akan secara otomatis emnghitung total biaya yang dibutuhkan lalu menyimpan daftar harga dan mengirim notifikasi ke bagian keuangan.

5 Persetujuan daftar harga bahan baku

Bagian keuangan melakukan konfirmasi daftar harga bahan baku

1 jam Persetujuan daftar harga bahan baku

Bagian keuangan membuka daftar harga dan melakukan konfirmasi

3 menit

Penjelasan:

Bagian keuangan melakukan pertimbangan dan memberikan jawaban permintaan apkah diterima atau ditolak.

Penjelasan:

Bagian keuangan membuka daftar harga bahan baku, kemudian melakukan konfirmasi dengan mengklik tombol terima/tolak

6 Membuat rekap dokumen Membuat rekap dokumen permintaan dari sebuah proyek

dengan rentang waktu tertentu

1 hari atau 24 jam Membuat rekap dokumen Bagian pengadaan memilih nama proyek dan rentang waktu

2 menit

N O

PROSES LAMA PROSES BARU

Fungsi Kegiatan Wakt

u Fungsi Kegiatan

wakt u Bagian pengadaan mengumpulkan

semua dokumen permintaan penambahan bahan baku, kemudian memilah berdasarkan proyek yang bersangkutan dan membuat rekap dokumen dokumen tersebut

Bagian pengadaan menginputkan data dan menekan tombol perose, secara otomatis sistem akan menampilkan rekap dokumen permintaan

TOTAL Waktu: 36 Jam Waktu: 26 Menit

4.2.2 Pembahasan Hasil Uji Coba

Pada kondisi saat ini persetujuan permintaan membutuhkan waktu dua hari dikarenakan pimpinan sering tidak ada di tempat sehingga petugas lapangan mengalami kesulitan dalam mengubungi pimpinan untuk meminta persetujuan penambahan bahan baku. Sedangkan dengan menggunkan aplikasi pengelolaan dokumen permintaan bahan baku yang dapat dilihat pada hasil uji coba kecepatan aplikasi, persetujuan permintaan hanya membutuhkan waktu empat menit untuk melakukan konfirmasi.

Pembuatan rekap dokumen pada aplikasi pengelolaan dokumen permintaan bahan baku dapat membantu kinerja bagian pengadaan dalam membuat rekap dokumen permintaan bahan baku menjadi lebih cepat. Sebelum menggunkan aplikasi pengelolaan dokumen permintaan bahan baku pembuatan dokumen membutuhkan waktu satu hari atau dua puluh empat jam dan setelah menggunakan aplikasi pengelolaan dokumen permintaan bahan baku waktu yang dibutuhkan untuk merekap semua dokumen permintaan penambahan bahan baku membutuhkan waktu dua menit.

Untuk memastikan kesesuaian alur sistem dengan prosedur yang ada maka dibuat empat skenario pengujian yaitu skenario pengajuan permintaan

124

penambahan bahan baku sesuai, skenario pengajuan permintaan penambahan bahan baku tidak sesuai, skenario penjuan daftar harga bahan baku tidak sesuai dan skenario pengajuan permintaan penambahan bahan baku kepada pimpinan melalui telepon. Dari empat skenario tersebut didapatkan hasil yang sesuai dengan harapan peneliti. Sehingga aplikasi sudah dapat dikatakan sesuai dengan prosedur yang ada. Tabel skenario kesesuaian sistem dengan prosedur dapat dilihat pada lampiran 5.

125 5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan rancang bangun aplikasi pengelolaan dokumen permintaan penambahan bahan baku ini, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Aplikasi sudah berjalan sesuai prosedur perusahaan. Dibuktikan dengan sepuluh skenario pengujian alur sistem pada aplikasi, skenario yang sudah ditentukan didapatkan dari hasil yang sesuai dengan prosedur pengajuan permintaan penambahan bahan baku.

2. Aplikasi dapat mempercepat petugas lapangan mengajukan permintaan penambahan bahan baku. Hal ini terlihat dari waktu yang dibutuhkan dari peroses pengajuan permintaan sampai dengan proses pengiriman bahan baku ke lokasi proyek menjadi lebih cepat dari waktu awal 36 jam menjadi 26 menit.

5.2 Saran

Berikut adalah saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya: 1. Pada saat perusahaan menerima proyek baru, sistem dapat mengelola dokumen

pengadaan bahan baku secara digital dan mempermudah dalam pembuatan rekap dokumen keseluruhan proyek.

126

DAFTAR PUSTAKA

Chaffey, D. 1998. Groupware, Workflow and intranets: reengineering the enterprise with collaborative Software. Amerika Srikat : Digital Press. Gottschalk, Louis. 1986. Mengerti Sejarah (terjemahan Nugroho Notosusanto).

Jakarta : UI-Press.

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen, Cetakan Kedelapanbelas. Yogyakarta : BPFEYogyakarta

Kholmi, Masiyal. 2003. Akuntasi Biaya Edisi Empat. Yogyakarta : BPFE.

Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2008. System Analysis and Design, Seventh Edition. New Jersey : Pearson Prentice Hall.

Mulyadi, 2005. Akuntasi Biaya Edisi Pertama. Yogyakarta : Penerbit Aditia Media.

Pressman, R. S. 2012b. Software Engineering: A Practitioner’s Approach, Seventh Edition. Yogyakarta : ANDI.

Renier, G.J. 1997. History its Purpose and Method (terjemahan Muin Umar). Yogyakarta : BPFE.

Romeo. 2003. Testing dan Implementasi Sistem Edisi Pertama. Surabaya : STIKOM.