TA : Rancang Bangun Administrative Workflow System Rekrutmen dan Seleksi Pada Stikom Surabaya.

PADA STIKOM SURABAYA

Nama : Adrianus Wijaya NIM : 09.41010.0277 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vi

ABSTRAK

Proses rekrutmen dan seleksi pada bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) STIKOM Surabaya masih berkutat pada pemrosesan dengan menggunakan dokumen dan formulir kertas, sehingga memiliki empat resiko potensial yang ditemukan dalam proses administratifnya, yaitu: Storage

requirement, Extensive resources to file andsearch for documents, Securityrisk,

dan Delayrisk.

Untuk mengurangi atau menghindari resiko-resiko yang sudah disebutkan di atas, akan dibangun sebuah situs web sebagai suatu solusi yang dilengkapi kemampuan untuk menyimpan dokumen yang sudah diubah menjadi bentuk file

digital untuk menjaga agar pihak yang tidak berwenang tidak bisa mengakses dokumen pelamar, sekaligus menyelesaikan resiko kebutuhan penyimpanan. Situs

web juga menerapkan administrative workflow system untuk langsung mengarahkan alur proses ke orang yang berwenang sehingga tetap menjaga jalannya proses rekrutmen dan seleksi, meskipun penggunaan kertas sudah dihilangkan.

Berdasarkan hasil pengujian, produk yang telah dikembangkan mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan sebesar 61,5%, mampu memudahkan pencarian data pelamar dan permohonan SDM, mampu menutup akses pihak yang tidak berkepentingan, dan mampu mengurangi penundaan proses yang sedang berjalan.

Kata Kunci: Administrative Workflow System, Rekrutmen, Seleksi, Dokumen Digital

ix

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 5

1.3 Batasan Masalah ... 6

1.4 Tujuan ... 7

1.5 Manfaat Penelitian ... 7

1.6 Sistematika Penulisan ... 8

BAB II LANDASAN TEORI ... 10

2.1 Rekrutmen dan Seleksi... 10

2.2 Workflow Management System (WFMS) ... 12

2.2.1 Elemen Kerja Kunci dalam WorkflowSystem ... 12

2.2.2 Administrative Workflow System ... 15

2.3 Managing Employee Information from Hire to Retire ... 16

2.4 Perangkat Lunak ... 18

2.4.1 Rekayasa Perangkat Lunak ... 19

x

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24

3.1 Analisis Sistem ... 24

3.1.1 Identifikasi Permasalahan ... 24

3.1.2 Analisis Permasalahan ... 26

3.2 Desain Sistem ... 28

3.2.1 Context Diagram ... 28

3.2.2 Diagram Jenjang (HIPO) ... 29

3.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 30

3.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 33

3.2.5 Struktur Tabel ... 34

3.2.6 Desain Antarmuka Pengguna ... 49

3.3 Desain Evaluasi ... 73

3.3.1 Desain Uji Coba ... 73

3.3.2 Desain Angket ... 93

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 101

4.1 Kebutuhan Sistem ... 101

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 101

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 101

4.2 Implementasi Produk ... 102

4.2.1 Halaman untuk Role Kepala ... 104

4.2.2 Halaman untuk Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 125

4.2.3 Halaman untuk Role Kepala Bagian PSDM ... 133

4.2.4 Halaman untuk Role Pelamar ... 142

xi

4.3 Evaluasi ... 149

4.3.1 Uji Coba Sistem ... 149

4.3.2 Hasil Angket ... 170

4.3.3 Pembahasan Hasil Uji Coba ... 177

BAB V PENUTUP ... 181

5.1 Kesimpulan ... 181

5.2 Saran ... 182

DAFTAR PUSTAKA ... 183

xii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Data Karyawan yang Masuk Dalam Tiga Tahun Terakhir

(Sumber: PSDM STIKOM Surabaya) ... 2

Tabel 3.1 Approval_Request_SDM ... 34

Tabel 3.2 Approve_Interview_Lanjut ... 34

Tabel 3.3 Content_Test_PBM ... 35

Tabel 3.4 Detail_Penilaian_Test_PBM ... 35

Tabel 3.5 Detil_Dokumen_Pelamar ... 36

Tabel 3.6 Detil_Hasil_Interview_Akhir ... 36

Tabel 3.7 Detil_Hasil_Interview_Awal ... 37

Tabel 3.8 Detil_Hasil_Interview_Lanjutan ... 37

Tabel 3.9 Detil_Test_Skill ... 38

Tabel 3.10 Hasil_Interview_Akhir ... 38

Tabel 3.11 Hasil_Interview_Awal ... 39

Tabel 3.12 Hasil_Interview_Lanjutan ... 40

Tabel 3.13 Header_Test_PBM ... 41

Tabel 3.14 Operation_Has_Path ... 41

Tabel 3.15 Operation_Has_Role ... 42

Tabel 3.16 Operations ... 42

Tabel 3.17 Page_Path ... 42

Tabel 3.18 Page_Setting ... 43

Tabel 3.19 Pelamar ... 43

Tabel 3.20 Pelamar_Panggil_Test ... 43

xiii

Tabel 3.24 Request_SDM ... 46

Tabel 3.25 Request_SDM_Has_Applicant ... 47

Tabel 3.26 Selection_Process ... 47

Tabel 3.27 System_Role ... 48

Tabel 3.28 Test_Skill ... 48

Tabel 3.29 User_Has_Role ... 48

Tabel 3.30 Desain Data Uji Coba Halaman Log In ... 74

Tabel 3.31 Desain TestCase Halaman LogIn ... 74

Tabel 3.32 Desain Data Uji Coba Halaman Permohonan SDM ... 75

Tabel 3.33 Desain Test Case Halaman Permohonan SDM ... 75

Tabel 3.34 Desain Test Case Halaman Persetujuan Permohonan SDM ... 77

Tabel 3.35 Desain Data Uji Coba Halaman Dokumen Pelamar ... 78

Tabel 3.36 Desain TestCase Halaman Dokumen Pelamar ... 78

Tabel 3.37 Desain TestCase Halaman Pelamar Pada Permohonan SDM ... 79

Tabel 3.38 Desain TestCase Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar ... 80

Tabel 3.39 Desain Data Uji Coba Halaman Isi Profil Pelamar Tab Data Diri Pelamar ... 81

Tabel 3.40 Desain Data Uji Coba Halaman Isi Profil Pelamar TabWorkRelated ... 82

Tabel 3.41 Desain Test Case Halaman Profil Pelamar ... 82

Tabel 3.42 Desain Data Uji Coba Halaman Hasil Tes Skill ... 83

Tabel 3.43 Desain Data Uji Coba Halaman Hasil Tes Skill (Detil Penilaian Tes Skill) ... 83

xiv

Tabel 3.45 Desain Data Uji Coba Halaman Header Tes PBM ... 84

Tabel 3.46 Desain Test Case Halaman Header Tes PBM ... 84

Tabel 3.47 Desain Data Uji Coba Halaman Penilaian Tes PBM Koordinator . 85 Tabel 3.48 Desain TestCase Halaman Penilaian Tes PBM Koordinator ... 86

Tabel 3.49 Desain Data Uji Coba Halaman Penilaian Tes PBM Penguji ... 86

Tabel 3.50 Desain Test Case Halaman Penilaian Tes PBM Penguji ... 87

Tabel 3.51 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Awal ... 88

Tabel 3.52 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Awal (Detil Penilaian Wawancara Awal) ... 88

Tabel 3.53 Desain TestCase Halaman Wawancara Awal ... 88

Tabel 3.54 Desain Test Case Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 89

Tabel 3.55 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Lanjutan ... 90

Tabel 3.56 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Lanjutan (Detil Penilaian Wawancara Lanjutan) ... 90

Tabel 3.57 Desain TestCase Halaman Wawancara Lanjutan ... 91

Tabel 3.58 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Final ... 92

Tabel 3.59 Desain Data Uji Coba Halaman Wawancara Final (Detil Penilaian Wawancara Final) ... 92

Tabel 3.60 Desain TestCase Halaman Wawancara Final ... 92

Tabel 3.61 Desain Test Case Halaman Penyelesaian Permohonan SDM ... 93

Tabel 3.62 Desain Angket Proses Rekrutmen Peran Kepala Bagian PSDM .... 94

Tabel 3.63 Desain Angket Proses Seleksi Peran Kepala Bagian PSDM ... 95

Tabel 3.64 Desain Angket Proses Rekrutmen Peran Kepala Bagian/Pusat/ProgramStudi ... 96

Tabel 3.65 Desain Angket Proses Seleksi Peran Kepala Bagian/Pusat/ProgramStudi ... 96

xv

Peran Pembantu Ketua Terkait dan Ketua STIKOM ... 98

Tabel 3.69 Desain Angket Proses Seleksi Peran Pembantu Ketua Terkait dan Ketua STIKOM ... 99

Tabel 3.70 Desain Angket Proses Seleksi Peran Pembantu Ketua II ... 100

Tabel 3.71 Desain Angket Proses Seleksi Peran Penguji ... 100

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Halaman Log In ... 149

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Halaman Permohonan SDM ... 150

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Halaman Persetujuan Permohonan SDM ... 152

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Halaman Dokumen Pelamar ... 154

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Halaman Daftar Pelamar pada Permohonan SDM 156 Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar ... 157

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Halaman Isi Profil Pelamar ... 159

Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Halaman Hasil Tes Skill ... 160

Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Halaman HeaderTest PBM ... 161

Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Halaman Penilaian Tes PBM oleh Koordinator ... 162

Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Halaman Penilaian Test PBM untuk Penguji ... 163

Tabel 4.12 Hasil Uji Coba Halaman Wawancara Awal ... 164

Tabel 4.13 Hasil Uji Coba Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 165

Tabel 4.14 Hasil Uji Coba Halaman Wawancara Lanjutan ... 167

Tabel 4.15 Hasil Uji Coba Halaman Wawancara Final ... 168

Tabel 4.16 Hasil Uji Coba Halaman Penyelesaian Permohonan SDM ... 169

Tabel 4.17 Hasil Pengolahan Angket Role Kepala ... 171

xvi

Tabel 4.19 Hasil Pengolahan Angket Role Kabag PSDM ... 174 Tabel 4.20 Hasil Pengolahan Angket Role PIC Rekrutmen ... 176 Tabel 4.21 Hasil Pengolahan Angket Role Penguji ... 177

xvii

Gambar 2.1 Proses Rekrutmen (Mondy dan Noe, 1990) ... 11

Gambar 2.2 Proses Seleksi (Mondy dan Noe, 1990) ... 11

Gambar 2.3 Elemen Kerja Kunci dalam Sistem Workflow (Chaffey, 1963) ... 13

Gambar 2.4 Alur Model Inkremental (Pressman, 2002) ... 21

Gambar 2.5 Alur Model Inkremental (Sommerville, 2001) ... 21

Gambar 3.1 Context Diagram ... 28

Gambar 3.2 Diagram Jenjang (HIPO) Sistem ... 29

Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Rekrutmen ... 30

Gambar 3.4 DFD Level 0 Proses Seleksi ... 31

Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Rekrutmen ... 31

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Seleksi ... 32

Gambar 3.7 Desain Model ER ... 33

Gambar 3.8 Desain Halaman Log In ... 49

Gambar 3.9 Desain Halaman About ... 50

Gambar 3.10 Desain Halaman Home untuk Role Kepala dan PIC Rekrutmen ... 51

Gambar 3.11 Desain Halaman Home untuk Role Penguji ... 51

Gambar 3.12 Desain Halaman Home untuk Role Pembantu Ketua dan Ketua ... 52

Gambar 3.13 Desain Halaman Home untuk Role Kepala Bagian PSDM ... 53

Gambar 3.14 Desain Halaman Permohonan SDM ... 54

Gambar 3.15 Desain Halaman Persetujuan Permohonan SDM ... 55

xviii

Gambar 3.17 Desain Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar ... 58

Gambar 3.18 Desain Halaman Dokumen Pelamar ... 59

Gambar 3.19 Desain Halaman Profil Pelamar ... 60

Gambar 3.20 Desain Halaman Tes Skill ... 61

Gambar 3.21 Desain Halaman Header Tes PBM ... 62

Gambar 3.22 Desain Halaman Detil Penilaian Tes PBM Koordinator ... 63

Gambar 3.23 Desain Halaman Penilaian Tes PBM Penguji ... 64

Gambar 3.24 Desain Halaman Wawancara Awal ... 65

Gambar 3.25 Desain Halaman PersetujuanWawancara Lanjutan ... 67

Gambar 3.26 Desain Halaman Wawancara Lanjutan ... 68

Gambar 3.27 Desain Halaman Wawancara Final ... 69

Gambar 3.28 Desain Halaman Penyelesaian Permohonan SDM ... 70

Gambar 3.29 Desain Halaman Lacak Data Permohonan SDM ... 71

Gambar 3.30 Desain Halaman Data Pelamar ... 72

Gambar 3.31 Desain Halaman Detil Dokumen Pelamar ... 73

Gambar 4.1 Halaman Home ... 102

Gambar 4.2 Halaman About ... 103

Gambar 4.3 Halaman Home untuk Role Kepala ... 104

Gambar 4.4 Submenu pada Menu Pelamar pada Permohonan SDM Role Kepala ... 104

Gambar 4.5 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Kepala ... 105

Gambar 4.6 Submenu pada Menu Seleksi Role Kepala ... 105

Gambar 4.7 Submenu pada MenuTraceRole Kepala ... 105

Gambar 4.8 Halaman Daftar Permohonan SDM ... 106

xix

Gambar 4.12 Halaman Persetujuan Pemanggilan Pelamar untuk

Role Kepala ... 109

Gambar 4.13 Halaman Daftar Pelamar Bisa Tes Skill ... 110

Gambar 4.14 Tampilan Halaman Hasil Tes Skill ... 110

Gambar 4.15 Halaman Daftar Pelamar Bisa TesPBM ... 111

Gambar 4.16 Halaman Header Test PBM ... 112

Gambar 4.17 Halaman Penilaian Test PBM oleh Koordinator ... 113

Gambar 4.18 Halaman Daftar Pelamar Bisa Wawancara Awal ... 114

Gambar 4.19 Halaman Wawancara Awal ... 114

Gambar 4.20 Halaman Daftar Lacak Pelamar ... 115

Gambar 4.21 Halaman Data Pelamar ... 116

Gambar 4.22 Halaman Lacak Profil Pelamar ... 117

Gambar 4.23 Halaman Lacak Dokumen Pelamar ... 118

Gambar 4.24 Halaman Detil Dokumen Pelamar ... 119

Gambar 4.25 Halaman Lacak Hasil Tes Skill ... 119

Gambar 4.26 Halaman Lacak Hasil Tes PBM ... 120

Gambar 4.27 Halaman Lacak Hasil Wawancara Awal ... 121

Gambar 4.28 Halaman Lacak Hasil Wawancara Lanjut ... 122

Gambar 4.29 Halaman Lacak Hasil Wawancara Final ... 122

Gambar 4.30 Halaman Lacak Permohonan SDM ... 123

Gambar 4.31 Halaman Lacak Detil Permohonan SDM ... 124

Gambar 4.32 Halaman Home untuk Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 126

xx

Gambar 4.33 Submenu pada Menu Pelamar Pada Permohonan SDM

Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 126

Gambar 4.34 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 127

Gambar 4.35 Submenu pada Menu Seleksi Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 127

Gambar 4.36 Halaman Daftar Permohonan SDM Membutuhkan Persetujuan ... 128

Gambar 4.37 Halaman Persetujuan Permohonan SDM Tab Data Umum Kebutuhan Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 129

Gambar 4.38 Halaman Persetujuan Permohonan SDM Tab Persetujuan Role Pembantu Ketua Terkait dan Role Ketua ... 129

Gambar 4.39 Halaman Persetujuan Wawancara Lanjutan ... 131

Gambar 4.40 Halaman Daftar Pelamar Bisa Wawancara Lanjutan ... 132

Gambar 4.41 Halaman Wawancara Lanjutan ... 132

Gambar 4.42 Halaman Home untuk Role Kepala Bagian PSDM ... 134

Gambar 4.43 Submenu pada Menu Pelamar pada Permohonan SDM Role Kepala Bagian PSDM ... 134

Gambar 4.44 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Kepala Bagian PSDM ... 134

Gambar 4.45 Submenu pada Menu Pelamar Role Kepala Bagian PSDM ... 135

Gambar 4.46 Submenu pada Menu Seleksi Role Kepala Bagian PSDM ... 135

Gambar 4.47 Halaman Persetujuan Permohonan SDM Tab Persetujuan Role Kepala Bagian PSDM ... 136

Gambar 4.48 Halaman Daftar Pelamar ... 137

Gambar 4.49 Halaman Summary Pelamar ... 138

Gambar 4.50 Halaman Daftar Permohonan SDM Bisa Pasang Pelamar ... 139

xxi

Gambar 4.53 Halaman Dokumen Pelamar ... 142

Gambar 4.54 Halaman Isi Profil Pelamar ... 143

Gambar 4.55 Submenu pada Menu Pelamar Role Pelamar ... 143

Gambar 4.56 Submenus pada Menu Pelamar pada Permohonan SDM Role PIC ... 144

Gambar 4.57 Submenus pada Menu Pelamar Role PIC ... 144

Gambar 4.58 Halaman Home untuk Role Penguji ... 145

Gambar 4.59 Submenu pada Menu Seleksi Role Penguji ... 145

Gambar 4.60 Halaman Penilaian Tes PBM Untuk Penguji ... 146

Gambar 4.61 Submenu Pada Menu Pelamar Pada Permohonan SDM Role Pembantu Ketua 2 ... 147

Gambar 4.62 Submenu pada Menu Rekrutmen Role Pembantu Ketua 2 ... 147

Gambar 4.63 Submenu pada Menu Seleksi Role Pembantu Ketua 2 ... 147

Gambar 4.64 Halaman Daftar Pelamar Bisa Wawancara Final ... 148

Gambar 4.65 Halaman Wawancara Final ... 148

Gambar 4.66 Pesan ErrorUser Karyawan Tidak Punya Role Pada Sistem .... 150

Gambar 4.67 Pesan Permohonan SDM Sudah Disimpan ... 151

Gambar 4.68 Pesan Permohonan SDM Sudah Dibatalkan ... 151

Gambar 4.69 Pesan Permohonan SDM Telah Disetujui ... 153

Gambar 4.70 Pesan Permohonan SDM Telah Ditolak ... 153

Gambar 4.71 Pesan Permohonan SDM Telah Diterima ... 153

Gambar 4.72 Pesan Permohonan SDM Sudah Dibatalkan ... 154

Gambar 4.73 Pesan Penerimaan Permohonan SDM Sudah Dibatalkan ... 154

xxii

Gambar 4.75 Pesan Dokumen Pelamar Sudah Terhapus ... 155

Gambar 4.76 Hasil Penambahan Pelamar pada Permohonan SDM ... 156

Gambar 4.77 Pesan Penambahan Pelamar Sudah Tersimpan ... 156

Gambar 4.78 Pesan Pemanggilan Pelamar Sudah Disetujui ... 158

Gambar 4.79 Pesan Persetujuan Pemanggilan Dibatalkan ... 158

Gambar 4.80 Pesan Pelamar Sudah Ditandai ... 158

Gambar 4.81 Pesan Penandaan Sudah Dibatalkan ... 158

Gambar 4.82 Pesan Profil Pelamar Sudah Tersimpan ... 159

Gambar 4.83 Pesan Hasil Tes Skill Sudah Tersimpan ... 160

Gambar 4.84 Pesan Hasil Tes Skill Sudah Dibatalkan ... 160

Gambar 4.85 Pesan Header Tes PBM Sudah Disimpan ... 161

Gambar 4.86 Pesan Hasil Tes PBM Sudah Dibatalkan ... 161

Gambar 4.87 Pesan Penilaian Tes PBM oleh Koordinator Tersimpan ... 162

Gambar 4.88 Pesan Hasil Penilaian Tes PBM oleh Penguji Sudah Disimpan ... 163

Gambar 4.89 Pesan Hasil Penilaian Tes PBM oleh Penguji Sudah Dibatalkan ... 164

Gambar 4.90 Pesan Hasil Wawancara Awal Tersimpan ... 165

Gambar 4.91 Pesan Hasil Wawancara Dibatalkan ... 165

Gambar 4.92 Pesan Pelamar Disetujui untuk Wawancara Lanjutan ... 166

Gambar 4.93 Pesan Pelamar Ditolak untuk Wawancara Lanjutan ... 166

Gambar 4.94 Pesan Hasil Wawancara Lanjutan Disimpan ... 167

Gambar 4.95 Pesan Hasil Wawancara Lanjutan Dibatalkan ... 167

Gambar 4.96 Pesan Hasil Wawancara Final Tersimpan ... 169

xxiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. BPMN Proses Rekrutmen yang Berjalan ... 184

Lampiran 2. BPMN Proses Seleksi yang Berjalan ... 186

Lampiran 3. BPMN Proses Rekrutmen yang Direncanakan ... 188

Lampiran 4. BPMN Proses Seleksi yang Direncanakan ... 189

Lampiran 5. Formulir Permohonan SDM ... 190

Lampiran 6. Formulir Data Pelamar ... 191

Lampiran 7. Formulir Hasil Interview dan Tes ... 194

Lampiran 8. Penghitungan Dokumen Masuk ... 198

Lampiran 9. Model Data Konseptual ... 199

Lampiran 10. Model Data Fisik ... 200

Lampiran 11. Hasil Angket Role Kepala ... 201

Lampiran 12. Hasil Angket Role Pembantu Ketua ... 216

Lampiran 13. Hasil Angket Role PIC Rekrutmen ... 221

Lampiran 14. Hasil Angket Role Kepala Bagian PSDM ... 226

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Pengembangan sumber daya manusia (PSDM) adalah salah satu bagian di STIKOM Surabaya yang mengurusi masalah-masalah kepegawaian. Dalam menjalankan tugas-tugasnya, PSDM dibagi menjadi beberapa sub bagian, salah satunya adalah sub bagian Rekrutmen dan Kesejahteraan Karyawan yang mengurusi tentang pemasangan iklan lowongan, tes karyawan, wawancara, pengurusan asuransi, dll.

Dalam menangani proses rekrutmen dan seleksi, bagian Rekrutmen menggunakan dokumen atau formulir kertas yang berpindah dari satu tempat ke tempat yang lain sebagai bagian dalam proses. Dalam proses rekrutmen, terdapat formulir permohonan SDM yang dibuat oleh Kepala Bagian/Kepala Program Studi/Kepala Pusat (Kabag/Kapus/Kaprodi) yang mengajukan permintaan SDM. Formulir ini harus disetujui lebih dulu oleh Pembantu Ketua (Puket) dan Ketua STIKOM sebelum diterima oleh pihak PSDM untuk dibuatkan lowongan pekerjaan (Lampiran 1). Dalam proses seleksi, dokumen pelamar (CV, fotokopi ijazah, dll.) yang diterima oleh bagian PSDM, harus ditunjukkan ke Kabag terkait permohonan SDM dan Puket terkait terlebih dahulu sebelum ditentukan, pelamar yang bisa ikut tes seleksi dan pelamar yang tidak bisa ikut tes seleksi. Dokumen-dokumen pelamar tersebut juga digunakan dalam proses wawancara yang dilakukan dengan Kabag terkait, Puket terkait, dan Puket II. (Lampiran 2). Selain dokumen yang bergerak, terdapat dokumen yang harus diarsip dalam proses ini,

2

yaitu dokumen yang dicetak sendiri oleh PSDM dan dokumen yang diserahkan oleh pelamar ke PSDM. Untuk dokumen yang dicetak sendiri oleh PSDM dapat dilihat pada Lampiran 5, Lampiran 6, dan Lampiran 7.

Tabel 1.1 Data Karyawan yang Masuk Dalam Tiga Tahun Terakhir (Sumber: PSDM STIKOM Surabaya)

Tahun Jumlah Karyawan diterima

2010 15

2011 41

2012 32

Total 88

Berdasarkan tabel 1.1, dapat dilakukan perhitungan untuk dijadikan asumsi jumlah total dokumen yang masuk ke dalam PSDM dalam tiga tahun terakhir melalui proses rekrutmen dan seleksi. Dari hasil penghitungan, didapatkan jumlah kurang lebih 1144 lembar dokumen dengan rata-rata per tahun 381 dokumen, yang harus disimpan oleh pihak PSDM (Lampiran 8). Jumlah ini belum ditambah dengan jumlah dokumen pelamar yang disimpan oleh PSDM, meskipun pelamar tersebut gagal dalam seleksi atau belum mengikuti seleksi, karena PSDM menyimpan dokumen pelamar yang gagal atau belum terseleksi maksimal satu tahun. Dokumen ini digunakan ketika muncul kebutuhan SDM yang harus dipenuhi secepatnya.

Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh IBM SoftwareGroup

(2008), sebuah organisasi sumber daya manusia berpotensi menghadapi beberapa resiko jika tetap menggunakan kertas sebagai sumber informasi data karyawan. Resiko-resiko tersebut yaitu:

b. Informasi yang tidak akurat c. Beban administratif

d. Penyimpanan yang tidak perlu e. Masalah keamanan

f. Resiko informasi karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang g. Resiko kesalahan dalam penempatan dokumen

h. Biaya penggandaan dan pengiriman i. Kesulitan dalam pencarian data karyawan j. Resiko penundaan penyelesaian proses transaksi

Setelah membandingkan antara fakta-fakta yang dikumpulkan dan isi dari penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group (2008), maka dapat ditarik sebuah kesimpulan, yaitu proses rekrutmen dan seleksi pada PSDM STIKOM, yang mencakup lingkungan internal dan eksternal dari STIKOM Surabaya, masih berkutat pada pemrosesan menggunakan dokumen kertas, sehingga memiliki empat resiko potensial yang ditemukan dalam proses administratifnya, yaitu:

a. Storage requirement

Kebutuhan untuk penyimpanan dokumen pelamar yang semakin bertambah dengan adanya kebutuhan-kebutuhan SDM yang akan datang dan dokumen – dokumen pelamar yang akan diberikan ke STIKOM.

b. Extensive resources to file and search for documents

Kesulitan dalam mencari dan menyimpan dokumen pelamar. Semakin banyaknya dokumen pelamar yang menumpuk secara fisik akan menyulitkan dalam pencarian dokumen atau pembuatan laporan di kemudian hari.

4

c. Security risk

Resiko informasi calon karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Pihak yang tidak berwenang adalah orang-orang yang tidak terkait atau tidak memiliki kepentingan dalam proses rekrutmen dan seleksi.

d. Delay risk

Resiko penundaan penyelesaian proses rekrutmen dan seleksi karena formulir permohonan SDM atau dokumen pelamar tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang terkait secara bersamaan.

Berdasarkan penelitian oleh IBM Software Group (2008), untuk mengurangi atau menghindari resiko-resiko yang sudah dijelaskan sebelumnya, dapat dengan melakukan transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital. Transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital merupakan sebuah kemajuan besar dalam mengurangi biaya dan membawa efisiensi ke organisasi SDM. Informasi karyawan yang ditangkap dan disimpan secara elektronik dapat menghilangkan kebutuhan untuk kembali memasukkan data, mengurangi kesalahan data, memungkinkan akses bersamaan oleh beberapa orang, menghilangkan pengarsipan yang salah, dan sangat mengurangi kebutuhan untuk menyalin, mencetak, dan menyuratkan dokumen SDM (IBM Software Group, 2008).

Berdasarkan teori di atas, ditemukan juga resiko baru, yaitu memastikan proses rekrutmen dan seleksi tetap berjalan dengan baik meskipun dokumen kertas telah digantikan dengan dokumen digital. Untuk menyelesaikan resiko ini, ditemukan sebuah teori, yaitu administrative workflow system. Administrative

penggunaan formulir elektronik yang terhubung dengan email. Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin seperti persetujuan pengajuan cuti, pemrosesan pemesanan pembelian, dll (Chaffey, 1963).

Berdasarkan teori di atas, akan dibuat sebuah perangkat lunak sebagai suatu solusi untuk menyelesaikan resiko-resiko yang sudah dijelaskan sebelumnya. Perangkat lunak ini menerapkan administrative workflow system untuk langsung mengarahkan alur proses ke orang yang berwenang sehingga tetap menjaga jalannya proses rekrutmen dan seleksi dan menjaga agar pihak yang tidak berwenang tidak bisa mengakses dokumen pelamar. Perangkat lunak ini mampu mengurangi penggunaan dokumen kertas pada proses rekrutmen dan seleksi sebesar 61,5% dari jumlah minimal dokumen yang harus disimpan oleh PSDM, dan akan menjadi 100% jika dokumen pelamar juga diubah menjadi dokumen digital dan disimpan ke dalam perangkat lunak, sehingga dapat mengurangi resiko

storage requirement sekaligus memudahkan dalam pencarian dokumen pelamar

yang sudah tersimpan. Pada perangkat lunak ini, semua formulir yang dicetak oleh PSDM akan digantikan menjadi formulir digital yang bisa diakses dari jaringan, lalu setiap transaksi dan persetujuan yang dibutuhkan akan dimasukkan ke dalam formulir digital. Selain itu, untuk menjaga agar proses berjalan dengan baik, perangkat lunak akan menggunakan push message untuk memberitahukan orang yang berwenang pada sebuah proses untuk menjalankan tugasnya.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian yang sudah dituliskan sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa rumusan permasalahan, yaitu:

6

a. Bagaimana menggantikan posisi formulir kertas yang dicetak sendiri oleh pihak PSDM dan digunakan dalam proses rekrutmen dan seleksi

b. Bagaimana mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen secara fisik dalam proses rekrutmen dan seleksi

c. Bagaimana memudahkan pihak PSDM dalam mencari dokumen atau data pelamar.

d. Bagaimana menghindari resiko adanya dokumen pelamar atau calon karyawan yang diakses atau dibaca pihak tidak berwenang.

e. Bagaimana menjamin agar meskipun penggunaan dokumen kertas dikurangi,

workflow proses rekrutmen dan seleksi tetap berjalan.

1.3 Batasan Masalah

Terdapat batasan-batasan dalam pengerjaan penelitian ini, yaitu:

1. Proses uji coba pada produk akan dilakukan berdasarkan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang sudah disetujui.

2. Penelitian tidak akan membahas tentang formulir elektronik. 3. Penelitian tidak akan membahas tentang workflow queue.

4. Penelitian tidak menangani proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan untuk unit bisnis yayasan atau rekrutmen dan seleksi petugas umum (PU). 5. Penelitian diakhiri pada proses wawancara final. Penelitian tidak membahas

tentang penentuan atau penilaian karyawan mana yang masuk menjadi karyawan berdasarkan permohonan SDM yang diajukan, dan tidak membahas pemindahan data pelamar yang sudah lulus seleksi ke dalam data karyawan milik STIKOM Surabaya.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah yang sudah dituliskan sebelumnya, maka tujuan penelitian adalah merancang dan membangun perangkat lunak

administrative workflow system. Perangkat lunak ini mampu mengurangi

penggunaan dokumen kertas, serta mengurangi potensi resiko yang muncul dalam proses rekrutmen dan seleksi. Perangkat lunak ini juga tetap menjaga agar alur proses rekrutmen dan seleksi tetap sesuai dengan proses yang ada pada STIKOM Surabaya.

1.5 Manfaat Penelitian

Beberapa manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Terdapat pengurangan kebutuhan mencetak formulir yang digunakan untuk proses administratif rekrutmen dan seleksi oleh person in charge (PIC) rekrutmen, karena formulir sudah dapat diakses pada sistem.

2. Pada saat pelamar dipanggil untuk tes, dokumen yang diserahkan pelamar diubah menjadi dokumen digital dan dimasukkan ke dalam sistem, sehingga memudahkan dokumen pelamar untuk dibaca oleh pihak-pihak yang terkait dalam proses rekrutmen dan seleksi, tanpa harus saling menunggu antara pihak satu dengan pihak yang lain. Selain itu, dapat dijamin bahwa dokumen pelamar hanya bisa diakses dan diisi oleh pihak-pihak yang berwenang dalam proses rekrutmen dan seleksi.

3. Dengan bantuan push message, PSDM dapat memastikan bahwa proses rekrutmen dan seleksi dapat berjalan, meskipun penggunaan dokumen dan formulir cetak sudah dikurangi.

8

4. Kabag/Kapus/Kaprodi dapat melacak perkembangan dari pengajuan SDM yang sudah dilakukan melalui sistem.

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab, yaitu bab pendahuluan, bab landasan teori, bab analisis dan perancangan sistem, bab implementasi dan evaluasi sistem, dan bab penutup. Bab pendahuluan berisi tentang latar belakang topik tugas akhir, rumusan permasalahan dari latar belakang penelitian, batasan dalam penelitian, tujuan penelitian, dan manfaat dari penelitian.

Bab landasan teori berisi penjelasan tentang proses rekrutmen dan seleksi yang menjadi domain penelitian dari tugas akhir. Bab ini juga menjelaskan tentang workflow system dan penelitian yang sudah dilakukan oleh IBM Software

Group, yang menjadi dasar pembentukan solusi dari permasalahan yang diangkat

dalam tugas akhir. Selain domain dan solusi, bab ini juga menjelaskan tentang model inkremental yang digunakan sebagai metode dalam membangun solusi permasalahan.

Bab analisis dan perancangan sistem berisi penjelasan tentang hasil identifikasi dan analisis permasalahan yang diangkat pada penelitian. Bab ini juga menjelaskan perancangan sistem, yang terdiri dari diagram konteks, diagram jenjang, diagram alir data (DFD), diagram hubungan entitas (ERD), struktur tabel, desain antarmuka produk, dan desain uji coba produk.

Bab empat adalah bab implementasi dan evaluasi. Bab ini berisi tentang penjelasan implementasi desain sistem. Bab ini juga berisi hasil uji coba yang sudah dilakukan pada produk berdasarkan desain uji coba yang sudah dibuat sebelumnya.

Bab penutup berisi tentang kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan. Bab ini juga berisi saran-saran yang dapat menjadi tambahan untuk pengembangan produk hasil penelitian ke depan.

10 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Rekrutmen dan Seleksi

Rekrutmen adalah sebuah proses menarik minat individu dalam sebuah jangka waktu tertentu, dalam jumlah yang sesuai dan dengan kualifikasi yang sesuai, dan meyakinkan mereka untuk melamar kerja pada sebuah organisasi. Proses rekrutmen dipicu ketika seorang manajer menyerahkan dokumen permintaan karyawan, yaitu sebuah dokumen yang menspesifikasikan nama pekerjaan, nama bagian, tanggal kapan karyawan dibutuhkan, dan informasi lain. Dengan informasi ini, manajer sumber daya manusia dapat mengacu deskripsi kerja yang sesuai untuk menentukan kualifikasi dari orang yang akan direkrut. Proses rekrutmen juga bisa dipicu setelah dilakukan perencaan sumber daya manusia. Proses rekrutmen dimulai dengan menentukan sumber dari sumber daya manusia (SDM) yang akan direkrut, lalu menentukan metode perekrutan SDM, yang akan menghasilkan pelamar pekerjaan pada perusahaan. Untuk gambaran proses rekrutmen dapat dilihat pada Gambar 2.1 (Mondy dan Noe, 1990).

Seleksi adalah sebuah proses untuk memilih orang terbaik dari sejumlah pelamar, yang cocok untuk sebuah posisi. Proses seleksi dimulai ketika pelamar pekerjaan sudah terkumpul melalui proses rekrutmen. Pelamar akan melakukan serangkaian tes dan wawancara sebelum akhirnya perusahaan menentukan pelamar mana yang akan diterima bekerja sebagai karyawan. Gambaran proses seleksi dapat dilihat pada Gambar 2.2 (Mondy dan Noe, 1990).

Human Resource Planning

Alternatives Of Recruitment

Recruitment

Internal Sources External Sources

Internal Methods External Methods

Recruited Individuals

Gambar 2.1 Proses Rekrutmen (Mondy dan Noe, 1990)

Recruited Individual

Preliminary Interview

Evaluation Of Application

Selection Test

Employment Interview

Reference and Background Checks

Selection Decision

Physical Examination

Employed Individual

Reje

ct

e

d Applicant

Internal Environment External Environment

12

2.2 Workflow Management System (WfMS)

Menurut Chaffey (1963), Workflow Management System adalah tipe perangkat lunak khusus yang digunakan untuk membantu kerja kolaboratif dengan komputer, dan sering disebut sebagai otomatisasi workflow, karena WfMS bisa mengotomatisasi tugas atau aktifitas yang dilakukan manusia atau komputer dari sebuah organisasi.

Workflow Management Coalition (WfMC) menggambarkan workflow

sebagai fasilitasi komputerisasi atau otomatisasi proses bisnis secara keseluruhan atau sebagian, sedangkan WfMS digambarkan sebagai sebuah sistem yang mendefinisikan, menciptakan, dan mengelola pelaksanaan workflow melalui penggunaan perangkat lunak, yang berjalan pada satu atau lebih workflow engine, yang mampu menafsirkan definisi proses, berinteraksi dengan peserta workflow, dan jika diperlukan, meminta penggunaan alat dan aplikasi teknologi informasi (Chaffey, 1963).

Workflow dapat memberikan perbedaan yang besar pada efisiensi

operasional dari proses yang ada pada sebuah bisnis. Workflow dapat membantu manajer dalam mengoordinasikan tugas-tugas yang dilakukan oleh staf dan memberikan informasi kepada staf untuk membantu mereka melakukan tugas-tugasnya. Keuntungan bisnis utama dari penerapan sebuah workflow system

adalah waktu penyelesaian dan biaya dari proses bisnis yang ada sekarang dapat dikurangi.

2.2.1 Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System

Sebuah workflow dapat digambarkan sebagai suatu hal yang terdiri atas serangkaian kegiatan, yang bersama-sama, membentuk sebuah proses bisnis. Pada

Gambar 2.3 akan dijelaskan bagaimana sebuah kegiatan dipecah menjadi

workitem individu yang harus diselesaikan. Setiap workitem dilakukan oleh

sebuah resource, baik perangkat lunak, perangkat keras, atau seorang personil yang memiliki tanggung jawab untuk melakukannya. Workitem yang akan diselesaikan ditunjukkan pada sebuah workflow queue, yang adalah sebuah daftar kerja dari semua tugas yang akan diselesaikan oleh seorang individu atau sebuah tim.

Business Process

Activity (or tasks)

Broken Down Into

Business Rule (or process Definition) Define Sequence

Work Item

Broken Down Into

Workflow Queue Contains

Resource (Computer

or Human) Completed by role

Gambar 2.3 Elemen Kerja Kunci dalam Sistem Workflow (Chaffey, 1963)

a. Process Elements (Work Activities or Tasks)

Aktifitas kerja atau tugas adalah unit kerja individu yang membentuk

workflow. Aktifitas-aktifitas ini biasanya bisa diuraikan menjadi sub tugas

yang membentuk sebuah hirarki tugas. Pada saat sebuah aktifitas kerja diselesaikan, perubahan status sebuah obyek akan terjadi dan perlu dicatat oleh sistem.

b. Resources and Their Roles

Resources adalah sumber daya manusia atau komputer yang melakukan

14

yang dikenal sebagai partisipan workflow diberikan 1 (satu) atau beberapa peran (role) yang akan menentukan apakah mereka dapat melakukan tugas tertentu. Penggunaan peran daripada individu lebih penting karena akan memudahkan untuk memindahkan tanggung jawab seseorang ke orang lain dengan peran yang sama. Pada situasi tertentu, adalah penting untuk menentukan bahwa sebuah tugas ditingkatkan pada sebuah peran yang berbeda.

c. Dependencies and Business Rules

Dependencies menjelaskan bagaimana aktifitas yang berbeda berhubungan

satu sama lain. Dependencies didefinisikan oleh peraturan bisnis yang membangun workflow. Urutan dari aktifitas dapat diatur berdasarkan

pre-condition (kondisi sebelum) atau post-condition (kondisi sesudah) yang harus

dipenuhi sebelum mulai atau selesainya sebuah aktifitas.

d. Workflow Queue

Workflow system biasanya menerapkan sebuah antrian workflow yang

digunakan untuk menugaskan sebuah tugas ke individu. Sebuah urutan

workflow akan menampung sebuah daftar tugas atau aktifitas yang harus

dikerjakan dalam sebuah urutan prioritas.

e. Case Management

Penggunaan dari sebuah case atau tiruan dari folder adalah sebuah hal yang umum pada sistem workflow. Sebuah case akan terdiri atas sebuah instance

tunggal dari subyek dan obyek yang utama dari workflow, yaitu pelanggan. Setiap case dapat digambarkan sebagai sebuah berkas dari sebuah lemari arsip yang menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan.

f. Messaging

Pesan tambahan dapat dikirim antara teman sekerja ketika terjadi kejadian yang tidak biasa, yang mengganggu lancarnya jalan dari sistem. Sistem mungkin menggunakan standard company mail system, atau sistem workflow

akan mengijinkan sebuah notifikasi untuk dikeluarkan atau dapat mengijinkan perubahan jalur sebuah tugas atau pencabutan sebuah tugas.

2.2.2 Administrative Workflow System

Administrative workflow system adalah sebuah sistem workflow umum,

yang memanfaatkan penggunaan formulir elektronik yang terhubung dengan email. Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin seperti persetujuan pengajuan cuti, pemrosesan pemesanan pembelian, dll. The

Gartner Group memperkirakan bahwa 83% dari semua dokumen bisnis di

Amerika Serikat adalah dokumen formulir dengan biaya pembelian tahunan sebesar 6-8 milyar dolar Amerika dan biaya pemroresan mencapai 360 milyar dolar Amerika. Formulir-formulir kertas ini menjadi target dari 1995 Paper

Reduction Act (Chaffey, 1963).

Manfaat yang besar dapat terjadi melalui mengotomatisasikan proses berbasis formulir. Proses dapat berbalik lebih cepat menggunakan formulir elektronik dan mengurangi biaya melalui pengurangan biaya pembelian formulir dan waktu siklus yang lebih pendek. Salah satu penghematan biaya terbesar adalah koordinasi pengolahan formulir yang sekarang ditangani oleh logika bisnis yang dibangun ke dalam aplikasi (Chaffey, 1963).

16

2.3 Managing Employee Information from Hire to Retire.

Organisasi sumber daya manusia (SDM) membutuhkan akses ke semua dokumen karyawan yang berkaitan dari satu titik akses yang aman, daripada mencarinya di beberapa sistem dan area penyimpanan fisik di seluruh bagian perusahaan. Apakah dokumen yang dimaksud adalah resume yang baru diserahkan atau yang telah diarsipkan, perjanjian karyawan dan buku panduan, dokumentasi penggajian, panduan kebijakan atau dokumen lain yang berhubungan dengan karyawan, informasi tersebut harus mudah diakses, sambil dikelola dengan aman.

Kebanyakan organisasi SDM “terpendam” di dalam kertas, dan perusahaan yang bergantung pada dokumen kertas sebagai sumber informasi karyawan dapat membayar harga yang sangat mahal untuk melangsungkan lingkungan SDM yang menggunakan dokumen cetak. Mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menunjukkan informasi karyawan secara manual dapat menciptakan risiko yang cukup besar, inefisiensi dan biaya, administrasi yang berlebihan dan tidak perlu, risiko keamanan, biaya dan kebutuhan penyimpanan, dokumen yang hilang, biaya-biaya penyalinan dan pengiriman, dan masalah-masalah lainnya yang bisa menjadi beban yang tidak perlu bagi departemen SDM ketika solusi dan proses yang ada dapat mempersingkat operasi SDM.

Pengolahan dokumen kertas karyawan membutuhkan sumber daya yang besar untuk menyimpan dan mencari dokumen, dan meningkatkan kemungkinan untuk salah menaruh dokumen penting. Kertas juga memperkenalkan risiko memamerkan informasi rahasia kepada individu yang tidak berwenang. Ketika informasi karyawan berada dalam bentuk dokumen cetak, dua atau lebih orang

tidak dapat mengakses informasi yang sama secara bersamaan, tanpa membuat salinan. Proses SDM yang berkutat pada dokumen berbentuk kertas berpotensi mengganggu penyelesaian transaksi karyawan, dan melibatkan manajemen pencatatan yang lebih tinggi dan biaya pengiriman.

Selain dokumen bagi karyawan saat ini, kebanyakan organisasi SDM mempertahankan dokumen yang berkaitan dengan bekas karyawan dalam jumlah yang lebih besar. Perusahaan sering menyimpan dokumen karyawan lebih lama dari yang diperlukan secara hukum, lebih lanjut memaparkan dokumen-dokumen tersebut kepada risiko potensial, penyimpanan berkelanjutan, dan biaya pemeliharaan.

Proses manual dapat memakan waktu yang berlebihan untuk menyelesaikannya, yang dapat menyebabkan penundaan lebih lanjut dalam proses lain yang bergantung pada penyelesaian proses manual SDM.

Transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital merupakan sebuah kemajuan besar dalam mengurangi biaya dan membawa efisiensi ke organisasi SDM. Efisiensi lebih lanjut dapat dicapai dengan mengganti formulir kertas dengan formulir elektronik yang secara otomatis menangkap data terstruktur dan tidak terstruktur, memulai atau memungkinkan partisipasi dalam proses bisnis, dan melalui integrasi yang cermat, bahkan dapat digunakan untuk memperbarui informasi yang disimpan dalam basis data dan sistem Enterprise

Resource Planning (ERP). Informasi karyawan yang ditangkap dan disimpan

secara elektronik menghilangkan kebutuhan untuk kembali memasukkan data, mengurangi kesalahan data, memungkinkan akses bersamaan oleh beberapa orang, menghilangkan pengarsipan yang salah, dan sangat mengurangi kebutuhan untuk

18

menyalin, mencetak dan menyuratkan dokumen SDM (IBM Software Group, 2008).

2.4 Perangkat Lunak

Perangkat lunak (software) adalah (1) Perintah (program komputer) yang bila dieksekusi, memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. (2) Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi informasi secara proporsional, dan (3) Dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program (Pressman, 2002). Perangkat lunak tidak hanya program komputer saja, tetapi juga semua dokumentasi terkait dan data konfigurasi yang diperlukan untuk membuat program tersebut beroperasi dengan benar (Sommerville, 2001).

Menurut Pressman (2002), perangkat lunak lebih merupakan elemen logika dan bukan merupakan elemen sistem fisik. Dengan demikian, perangkat lunakmemiliki ciri yang berbeda dari perangkat keras:

1. Perangkat lunak dibangun dan dikembangkan, tidak dibuat dalam bentuk yang klasik.

2. Perangkat lunaktidak pernah usang.

3. Sebagian besar perangkat lunak dibuat secara custom built, serta tidak dapat dirakit dari komponen yang sudah ada.

Terdapat dua tipe dari produk perangkat lunak (Sommerville, 2001), yaitu:

1. Generic Software

Perangkat lunak generik adalah perangkat lunak mandiri (stand alone) yang diproduksi oleh sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak dan dijual di pasaran secara bebas.

2. Custom Software

Custom software (atau yang dipesan terlebih dahulu) adalah perangkat lunak

yang dipesan oleh seorang pembeli tertentu. Perangkat lunak ini dikembangkan khusus oleh kontraktor perangkat lunak untuk pembeli tersebut.

Menurut Jogiyanto (2003), terdapat dua macam perangkat lunak:

1. System Software

Perangkat lunak yang mengoperasikan sistem komputer. Dapat dikelompokkan lagi dalam 3 bagian, yaitu: Operating System, Utility, dan

Language

2. Application Software

Program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan aplikasi tertentu.

2.4.1 Rekayasa Perangkat Lunak

Fritz Bauer (Pressman, 2002) memberikan definisi pada konferensi seminar masalah pengembangan perangkat lunak: Rekayasa perangkat lunak adalah pengembangan dan penggunaan prinsip pengembangan suara untuk memperoleh perangkat lunak secara ekonomis yang handal dan bekerja secara efisien pada mesin nyata. Berdasarkan definisi ini, IEEE (Pressman, 2002) telah mengembangkan definisi yang lebih komprehensif, yaitu rekayasa perangkat lunak adalah: (1) Aplikasi dari sebuah pendekatan kuantitatif, disiplin, dan sistematis kepada pengembangan, operasi, dan pemeliharaan perangkat lunak; yaitu aplikasi dari rekayasa perangkat lunak. (2) Studi tentang pendekatan-pendekatan seperti pada (1).

20

Rekayasa perangkat lunak adalah suatu disiplin rekayasa yang berkaitan dengan semua aspek produksi perangkat lunak dari tahap awal spesifikasi sistem, sampai dengan pemeliharaan sistem setelah sistem tersebut dipakai (Sommerville, 2001). Rekayasa merupakan analisis, desain, konstruksi, verifikasi, dan manajemen kesatuan teknik (atau sosial). Tanpa memperdulikan kesatuan yang dikembangkan, terdapat beberapa pertanyaan yang harus dimunculkan dan dijawab (Pressman, 2002), yaitu:

a. Masalah apa yang akan dipecahkan?

b. Karakteristik kesatuan apakah yang dipakai untuk menyelesaikan masalah tersebut?

c. Bagaimanakah kesatuan (dan pemecahan tersebut) diadakan? d. Bagaimanakah kesatuan tersebut dibangun?

e. Pendekatan apakah yang akan dipakai untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang dibuat di dalam desain dan konstruksi dari kesatuan tersebut? f. Bagaimanakah kesatuan tersebut ditopang selama proses adaptasi yang lama

pada saat koreksi, serta ketika perbaikan dibutuhkan oleh para pemakai kesatuan tersebut?

2.4.2 Incremental Model

Incremental Model (model inkremental) adalah model dalam rekayasa

perangkat lunak yang menggabungkan elemen-elemen model sekuensial linier (diaplikasikan secara berulang) dengan filosofi purwarupa iteratif (Pressman, 2002). Model inkremental dalam pengembangan adalah sebuah sarana untuk mengurangi pengerjaan ulang dalam proses pengembangan perangkat lunak dan memberikan beberapa peluang bagi pelanggan untuk menunda keputusan tentang

detil kebutuhan pelanggan tersebut sampai pelanggan tersebut mendapatkan pengalaman dengan sistem yang sedang dikembangkan (Sommerville, 2001).

Pada saat model inkremental dipergunakan, peningkatan pertama sering merupakan produk inti (core product), yaitu sebuah model peningkatan yang dipergunakan, tetapi beberapa antarmuka tambahan (beberapa diketahui dan beberapa tidak) tetap tidak disampaikan. Produk inti tersebut dipergunakan oleh pelanggan (atau mengalami pengkajian detil). Sebagai hasil dari pemakaian dan/atau evaluasi, maka dikembangkan rencana untuk peningkatan selanjutnya. Rencana tersebut menekankan modifikasi produk inti untuk secara lebih baik memenuhi kebutuhan para pelanggan dan penyampaian fitur serta fungsionalitas tambahan. Proses ini diulangi mengikuti penyampaian setiap peningkatan sampai bisa menghasilkan produk yang lengkap (Pressman, 2002).

Analisa Desain Kode Test Pengiriman

inkrement 1

Analisa Desain Kode Test Pengiriman

inkrement 2

Analisa Desain Kode Test Pengiriman

inkrement 3

Waktu kalender Inkrement 2

Inkrement 3

Gambar 2.4 Alur Model Inkremental (Pressman, 2002)

Define Outline Requirements

Assign Requirements to

Increments

Design System Architecture

Develop System Increment

Validate Increment

Integrate

Increment Validate System

Final System

System Incomplete

22

Model inkremental memiliki beberapa keuntungan (Sommerville, 2001): a. Pelanggan tidak harus menunggu sampai seluruh sistem diselesaikan dan

pelanggan bisa mendapatkan nilai dari sistem tersebut. Peningkatan pertama memenuhi kebutuhan mereka yang paling kritis sehingga perangkat lunak dapat segera digunakan.

b. Pelanggan dapat menggunakan peningkatan awal sebagai purwarupa dan mendapatkan pengalaman yang menyebutkan persyaratan untuk peningkatan sistem kemudian.

c. Ada risiko yang lebih rendah dari kegagalan proyek secara keseluruhan. Meskipun masalah mungkin ditemui di beberapa tahapan peningkatan, ada kemungkinan bahwa beberapa akan berhasil dikirim ke pelanggan.

d. Layanan berprioritas tertinggi diserahkan pertama kali dan kemudian tahapan peningkatan selanjutnya diintegrasikan dengan peningkatan sebelumnya, tidak dapat dihindari bahwa layanan sistem yang paling penting menerima paling banyak pengujian. Ini berarti bahwa pelanggan cenderung tidak mengalami kegagalan perangkat lunak di bagian yang paling penting dari sistem.

Model inkremental juga memiliki kekurangan (Sommerville, 2001): a. Tahapan peningkatan harus relatif kecil (tidak lebih dari 20.000 baris kode)

dan masing-masing tahapan peningkatan harus memberikan beberapa fungsi sistem. Oleh karenanya, bisa sulit untuk memetakan kebutuhan pelanggan menjadi tahapan peningkatan dengan ukuran yang tepat.

b. Kebanyakan sistem memerlukan seperangkat fasilitas dasar yang digunakan oleh berbagai bagian dari sistem tersebut. sebagaimana persyaratan tidak

didefinisikan secara rinci sampai tahapan peningkatan akan diimplementasikan, sulit untuk mengetahui fasilitas umum yang dibutuhkan semua tahapan peningkatan.

24 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Identifikasi Permasalahan

Dalam menangani proses rekrutmen dan seleksi, bagian rekrutmen PSDM STIKOM Surabaya menggunakan dokumen atau formulir kertas yang berpindah dari 1 (satu) tempat ke tempat yang lain sebagai bagian dalam proses. Dalam proses rekrutmen, terdapat formulir permohonan SDM yang dibuat oleh Kepala Bagian/Kepala Program Studi/Kepala Pusat (Kabag) yang mengajukan permintaan SDM. Formulir ini harus disetujui lebih dulu oleh Pembantu Ketua (Puket) dan Ketua STIKOM sebelum diterima oleh pihak PSDM untuk dibuatkan lowongan pekerjaan. Dalam proses seleksi, dokumen pelamar (CV, fotokopi ijazah, dll.) yang diterima oleh bagian PSDM, harus ditunjukkan ke Kabag terkait dan Puket terkait terlebih dahulu sebelum ditentukan, pelamar yang bisa ikut tes dan pelamar yang tidak. Dokumen-dokumen pelamar tersebut juga digunakan dalam proses wawancara yang dilakukan dengan Kabag terkait, Puket terkait, dan Puket II. Selain dokumen yang bergerak, terdapat dokumen yang harus diarsip dalam proses ini, yaitu dokumen yang dicetak sendiri oleh PSDM dan dokumen yang diserahkan oleh pelamar ke PSDM.

Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh IBM SoftwareGroup

(2008), sebuah organisasi sumber daya manusia (SDM) berpotensi menghadapi beberapa resiko jika tetap menggunakan kertas sebagai sumber informasi data karyawan. Resiko-resiko tersebut yaitu:

a. Biaya penyimpanan

b. Informasi yang tidak akurat c. Beban administratif

d. Penyimpanan yang tidak perlu e. Masalah keamanan

f. Resiko informasi karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang g. Resiko kesalahan dalam penempatan dokumen

h. Biaya penggandaan dan pengiriman i. Kesulitan dalam pencarian data karyawan j. Resiko penundaan penyelesaian proses transaksi

Setelah membandingkan antara fakta-fakta yang dikumpulkan dan isi dari penelitian yang dilakukan oleh IBM Software Group (2008), maka dapat ditarik sebuah kesimpulan, yaitu proses rekrutmen dan seleksi pada PSDM STIKOM, yang mencakup lingkungan internal dan eksternal dari STIKOM Surabaya, masih berkutat pada pemrosesan menggunakan dokumen cetak, sehingga memiliki empat resiko potensial yang ditemukan dalam proses administratifnya, yaitu:

a. Storage requirement

Kebutuhan untuk penyimpanan dokumen pelamar yang semakin bertambah dengan adanya kebutuhan-kebutuhan SDM yang akan datang dan dokumen-dokumen pelamar yang akan diberikan ke STIKOM.

b. Extensive resources to file and search for documents

Kesulitan dalam mencari dan menyimpan dokumen pelamar. Semakin banyaknya dokumen pelamar yang menumpuk secara fisik akan menyulitkan dalam pencarian dokumen atau pembuatan laporan di kemudian hari.

26

c. Security risk

Resiko informasi calon karyawan diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Pihak yang tidak berwenang adalah orang-orang yang tidak termasuk dalam proses rekrutmen dan seleksi.

d. Delay risk

Resiko penundaan penyelesaian proses rekrutmen dan seleksi karena formulir permohonan SDM atau dokumen pelamar tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang terkait secara bersamaan.

3.1.2 Analisis Permasalahan

Berdasarkan penelitian oleh IBM Software Group (2008), transformasi dokumen kertas menjadi dokumen digital merupakan sebuah kemajuan besar dalam mengurangi biaya dan membawa efisiensi ke organisasi sumber daya manusia (SDM). Informasi karyawan yang ditangkap dan disimpan secara elektronik dapat menghilangkan kebutuhan untuk kembali memasukkan data, mengurangi kesalahan data, memungkinkan akses bersamaan oleh beberapa orang, menghilangkan pengarsipan yang salah, dan sangat mengurangi kebutuhan untuk menyalin, mencetak dan menyuratkan dokumen SDM. (IBM Software Group, 2008).

Berdasarkan penelitian di atas, maka terdapat beberapa solusi yang disarankan untuk mengurangi atau menghindari resiko-resiko yang sudah disebutkan sebelumnya. Solusi dibagi menjadi dua bagian:

a. Solusi untuk proses rekrutmen

Formulir permohonan SDM dirubah menjadi sebuah formulir digital. Setiap permohonan dan persetujuan disimpan ke dalam formulir digital tersebut.

Untuk setiap pihak yang dapat mengakses formulir akan dibagi berdasarkan perannya pada proses rekrutmen (berdasarkan role pada workflow).

b. Solusi untuk proses seleksi

Setiap dokumen fisik milik pelamar dirubah menjadi dokumen digital, lalu disimpan pada sistem, berdasarkan data pelamar. Dokumen digital ini juga harus mudah dibaca pada setiap proses seleksi. Selain dokumen pelamar, setiap formulir yang digunakan pada setiap tes dan wawancara juga dirubah menjadi formulir digital, dan setiap hasil tes dan wawancara dimasukkan ke dalam formulir digital tersebut.

Berdasarkan solusi di atas, ditemukan juga resiko baru, yaitu memastikan proses rekrutmen dan seleksi tetap berjalan dengan baik meskipun setiap formulir dan dokumen kertas telah digantikan dengan bentuk digital. Untuk menyelesaikan resiko ini, ditemukan sebuah teori, yaitu administrative workflow system.

Administrative workflow system adalah sebuah sistem workflow umum, yang

memanfaatkan penggunaan formulir elektronik yang terhubung dengan email. Sistem ini biasa diaplikasikan ke dalam tugas-tugas administrasi rutin seperti persetujuan pengajuan cuti, pemrosesan pemesanan pembelian, dll. (Chaffey, 1963).

Berdasarkan teori di atas, maka ditambahkan sebuah solusi baru untuk menjaga agar proses rekrutmen dan seleksi bisa tetap berjalan, yaitu untuk setiap proses yang perlu diketahui oleh pihak lain, akan diterapkan pengiriman push

message yang berfungsi sebagai pengingat kepada setiap pihak yang memiliki

28

3.2 Desain Sistem 3.2.1 Context Diagram

Context diagram dibuat untuk menampilkan entitas apa saja yang akan

berinteraksi dengan sistem yang akan dibangun. Dalam sistem yang akan dibangun, entitas yang berinteraksi dengan sistem akan sama dengan role yang akan diterapkan pada pengguna sistem, yaitu Kabag/Kapus/Kaprodi, Ketua STIKOM, pelamar, penguji, Puket 2, Puket terkait, Kabag PSDM, dan PIC rekrutmen. Desain context diagram dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Context Diagram

PROFIL PELAMA R

MARKING PELA MA R PA NGGIL SELEKSI

PENERIMAA N PERMOHONA N SDM

HASIL INTERVIEW FINA L

HASIL INTERVIEW LANJUT KEPUTUSA N WA WA NCARA LA NJUTA N

KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM

KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM

PENILAIA N HASIL TES KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R

DATA PELA MA R

HASIL INTERVIEW A WA L HASIL TES PENGAJUA N PERMOHONA N SDM

0

A DMINISTRA TIV E WORKFLOW SY STEM

+

KEPA LA BAGIAN

PIC _PENGUJI

KETUA STIKOM

PEMBANTU KETUA

PEMBANTU KETUA 2 KEPA LA

BAGIAN PSDM

3.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)

Diagram jenjang digunakan untuk menampilkan seluruh proses yang akan ditangani pada sistem yang akan dibangun. Sistem akan dibangun berdasarkan 2 proses besar yaitu rekrutmen dan seleksi. Proses rekrutmen terdiri atas subproses yang berjalan berurutan, yaitu mengajukan permohonan SDM, persetujuan permohonan SDM, dan memasang pelamar pada permohonan SDM. Proses seleksi terdiri subproses menentukan pelamar yang mengikuti seleksi, mengisi profil pelamar, mengisi tes PBM, mengisi tes skill, mengisi wawancara awal, menentukan wawancara lanjutan, mengisi wawancara lanjutan, dan mengisi wawancara final. HIPO dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Administrative Workflow System Rekrutmen dan Seleksi PSDM STIKOM

Surabaya 0 Administrative Workflow System Rekrutmen 1 Administrative Workflow System Seleksi 2 Mengajukan Permohonan SDM 1.1 Persetujuan Permohonan SDM 1.2 Memasang Pelamar Pada Permohonan SDM 1.3 Menentukan Pelamar yang Mengikuti Seleksi 2.1

Mengisi Tes PBM 2.3

Mengisi Tes Skill 2.4 Mengisi Wawancara Awal 2.5 Menentukan Wawancara Lanjutan 2.6 Mengisi Wawancara Lanjutan 2.7 Mengisi Wawancara Final 2.8 Mengisi Profil Pelamar 2.2

30

3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

DFD menggambarkan detail proses dalam sistem yang akan dibangun dan pada proses pada saja entitas akan berinteraksi. Desain DFD dari sistem yang akan dibangun memiliki dua level detail. pada DFD level 0, sistem dibagi dua proses besar, yaitu proses rekrutmen dan seleksi. Pada DFD level 1, proses rekrutmen terdiri atas proses mengajukan permohonan SDM, proses persetujuan permohonan SDM, dan proses memasang pelamar pada permohonan SDM. Proses seleksi terdiri atas proses menentukan pelamar yang mengikuti seleksi, proses mengisi profil pelamar, proses melakukan tes skill, proses melakukan tes pbm, proses melakukan wawancara awal, proses menentukan wawancara lanjutan , proses mengisi wawancara lanjutan, dan proses mengisi wawancara final. DFD level 0 proses rekrutmen dapat dilihat pada Gambar 3.3. DFD level 0 proses seleksi dapat dilhat pada Gambar 3.4. DFD level 1 proses rekrutmen dapat dilihat pada Gambar 3.5. DFD level 1 proses seleksi dapat dilhat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Rekrutmen

PERMOHONAN SDM MENUNGGU KEPUTUSAN PERMOHONAN SDM BISA PASANG PELA MA R

PELA MA R Y ANG A KA N DIPROSES

KEPUTUSA N TERKA IT PERMOHONAN SDM

PERMOHONAN SDM

DAFTAR PELAMAR PA DA PERMOHONAN SDM [DA TA PELA MA R]

[PENERIMAA N PERMOHONAN SDM] [KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM]

[KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM]

[PENGA JUA N PERMOHONA N SDM] KEPA LA BAGIAN PIC

KETUA STIKOM PEMBANTU

KETUA

1

REKRUTMEN

+

KEPA LA BAGIAN PSDM 1 REQUEST_SDM

2 A PPROV AL_REQ_ SDM

3 REQ_SDM_HAS_A PPLICANT

2

SELEKSI

Gambar 3.4 DFD Level 0 Proses Seleksi

Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Rekrutmen

DATA PROFIL PELA MA R [PROFIL PELAMAR]

PELA MA R BISA WA WA NCARA LA NJUTA N

[MA RKING PELA MA R PANGGIL SELEKSI] HASIL WAWANCA RA FINA L DAFTAR PELAMAR DA PAT WA WA NCARA FINAL HASIL WAWANCA RA LANJUTAN PELAMA R

PERSETUJUAN WA WA NCA RA LA NJUTAN

PELA MA R BELUM WAWANCA RA LANJUTAN HASIL WAWANCA RA A WA L PELA MA R

HASIL TES PBM PELAMAR

HASIL TES SKILL PELA MA R PELA MA R PROSES SELEKSI KEPUTUSA N CA LL PELAMA R

[HA SIL INTERV IEW FINA L]

[HA SIL INTERV IEW LANJUT] [KEPUTUSA N WAWANCARA LANJUTA N] [HA SIL INTERV IEW AWAL]

[HA SIL TES]

[PENILA IAN HA SIL TES] [KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R]

[KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R]

KEPA LA

BAGIAN KEPA LA

BAGIAN KEPA LA BAGIAN PENGUJI PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU

KETUA 2

2

SELEKSI

+

6 PELA MA R_PANGGIL _TEST

7 TEST_SKILL 8 TEST_PBM

9 INTERV IEW A WA L 10 A PPROV AL_INTERV IEW

_LA NJUT

11 INTERV IEW LANJUT

12 INTERV IEW_ FINA L

PIC PELA MA R

14 PROFIL_PELAMAR

[DA FTA R PELA MAR PA DA PERMOHONAN SDM] [DA TA PELA MA R]

[PERMOHONAN SDM BISA PASANG PELA MAR] [PENERIMAA N PERMOHONA N SDM]

[KEPUTUSA N TERKA IT PERMOHONAN SDM]

[KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM] [KEPUTUSA N PERMOHONA N SDM] [PERMOHONAN SDM MENUNGGU KEPUTUSAN]

[PERMOHONAN SDM] [PENGA JUA N PERMOHONA N SDM]

KEPA LA BAGIAN PIC KETUA STIKOM PEMBANTU KETUA KEPA LA BAGIAN PSDM 3 REQ_SDM_HAS_A PPLICANT 1 REQUEST_SDM

2 A PPROV AL_REQ_ SDM

2 A PPROV AL_REQ__SDM 1 REQUEST_SDM

1.1 MENGA JUKA N PERMOHONAN SDM 1.2 PERSETUJUAN PERMOHONAN SDM 1.3 MEMASA NG PELA MA R PADA PERMOHONAN SDM

32

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses Seleksi

[DA TA PROFIL PELA MA R] _{[PROFIL PELAMAR]}

[HA SIL WA WA NCA RA FINA L] [DA FTA R PELA MA R DA PA T WAWANCARA FINA L]

[HA SIL INTERV IEW FINA L] [HA SIL INTERV IEW LANJUT]

[HA SIL WA WA NCA RA LA NJUTAN PELAMAR] [PELAMA R BISA WAWANCARA LANJUTA N]

[PERSETUJUAN WA WA NCARA LA NJUTA N]

[KEPUTUSA N WAWANCARA LANJUTAN]

[PELAMA R BELUM WA WA NCA RA LA NJUTAN] [HA SIL WA WA NCA RA AWAL PELAMA R]

[HA SIL TES SKILL PELA MA R]

[HA SIL TES PBM PELA MAR]

[HA SIL INTERV IEW AWAL] HASIL TES PBM

HASIL TES SKILL

[PENILA IAN HA SIL TES]

HASIL TES PBM HASIL TES SKILL

[HA SIL TES]

PESERTA WAWANCARA A WA L PESERTA TES PBM

PESERTA TES SKILL

[PELAMA R PROSES SELEKSI] [KEPUTUSA N CALL PELAMAR]

[MA RKING PELA MA R PANGGIL SELEKSI] [KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R]

[KEPUTUSA N PEMA NGGILA N PELA MA R] [PELAMA R Y ANG A KA N DIPROSES]

KEPA LA BAGIAN KEPA LA BAGIAN KEPA LA BAGIAN PENGUJI PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA PEMBANTU KETUA 2 3 REQ_SDM_HAS

_APPLICANT 6 PELA MA R_PANG_{GIL_TEST}

6 PELA MA R_PANG_{GIL_TEST}

7 TEST_SKILL

8 TEST_PBM

9 INTERV IEW A WA L

9 INTERV IEW A WA L

10 A PPROV AL_INTERV I_{EW_LA NJUT}

11 INTERV IEW LANJUT

11 INTERV IEW _LANJUT

12 INTERV IEW__{FINA L} 2.1

MENENTUKA N PELA MA R Y ANG

MENGIKUTI SELEKSI PIC 2.3 MENGISI TES SKILL _2.4 MENGISI TES PBM 2.5 MENGISI WA WA NCA RA

A WA L

2.6 MENENTUKA N WA WA NCA RA LANJUTAN

10 A PPROV AL_INTERV I

EW_LA NJUT 2.7

MENGISI WA WA NCA RA

LANJUTAN

2.8 MENGISI WA WA NCA RA

FINA L PELA MA R

14 PROFIL_PEL A MA R

2.2 MENGISI PROFIL PELA MA R

3.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD diawali dengan membuat entity relationship model (model ER) yang digunakan untuk memetakan hubungan antara entitas dalam proses yang akan ditangani oleh sistem, yang kemudian digunakan untuk mendesain model data konseptual. Desain model data konseptual digunakan untuk menentukan data apa saja yang harus disimpan atau dibutuhkan pada sebuah entitas atau pada sebuah hubungan antar entitas, yang kemudian digunakan untuk menghasilkan model data fisikal, yaitu daftar tabel yang akan digunakan pada sistem. Desain model ER dapat dilihat pada Gambar 3.7, desain model data konseptual dapat dilihat pada Lampiran 9, dan desain model fisikal dapat dilihat pada Lampiran 10.

Pelamar yang sudah melakukan Interview Lanjutan Pelamar yang bisa melakukan Interview Lanjutan

Pelamar yang sudah melakukan Interview Awal dan Test Pelamar yang Dipanggil untuk seleksi

Pelamar Pada Permohonan SDM Permohonan SDM yg disetujui

Permohonan yang diajukan Kepala

Mengajukan

1 N

Menyetujui N

Karyawan Permohonan SDM N Melamar N Pelamar

Seleksi Administratif N N N Menguji Test PBM N 1 1 Menguji Test Skill 1 1 1 Interview Awal 1 1 1 Seleksi Interview Lanjutan 1 N Interview Lanjutan 1 1 1 Interview Akhir 1 1 1

34

3.2.5 Struktur Tabel

Pada sub-bab ini akan dijelaskan struktur tabel yang akan digunakan dalam sistem. Untuk setiap tabel akan dijelaskan nama tabel, struktur kolom, tipe data tiap kolom, key (primary key dan foreign key), fungsi tiap kolom, dan keterangan dari tabel. Pada sub-bab ini, hanya ditampilkan struktur dari tabel-tabel yang berkaitan dengan penyelesaian rumusan masalah saja, sedangkan untuk struktur tabel yang digunakan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 10.

1. Nama Tabel : Approval_Request_SDM

Keterangan : Untuk menyimpan keputusan terhadap permohonan SDM.

Tabel 3.1 Approval_Request_SDM

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

NIK Varchar2 (8) PK + FK NIK yang memberikan keputusan No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM terkait Result VarChar2 (8) NN + CHK Keputusan permohonan SDM

Note Varchar2

(400) -

Keterangan bila terjadi penolakan permohonan SDM

2. Nama Tabel : Approve_interview_Lanjut

Keterangan : Untuk menyimpan keputusan persetujuan wawancara lanjutan terhadap pelamar

Tabel 3.2 Approve_interview_Lanjut

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang

menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM

terkait

No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar yang menunggu keputusan

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai

pelamar untuk dipanggil NIK Varchar2 (8) PK + FK

NIK Puket yang memberi keputusan untuk wawancara lanjutan

App_Result_I Char (1) NN + CHK Keputusan untuk wawancara lanjutan

Note Varchar2 (400) -

Keterangan bila terjadi penolakan untuk melakukan wawancara lanjutan

3. Nama Tabel : Content_Test_PBM

Keterangan : Untuk menyimpan daftar penguji dalam sebuah tes PBM.

Tabel 3.3 Content_Test_PBM

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang

menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM terkait No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait

NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil

NIK_Penguji Varchar2 (8) PK + FK NIK penguji tes PBM Posisi_Penguji Varchar2 (1) NN + CHK Posisi penguji pada tes PBM Nilai_Total Number (3) NN Nilai total tes PBM pada penguji

4. Nama Tabel : Detail_Penilaian_Test_PBM

Keterangan : Untuk menyimpan detail penilaian tes PBM.

Tabel 3.4 Detail_Penilaian_Test_PBM

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

ID_Poin_Test_PBM Varchar2 (5) PK + FK Kode identitas poin penilaian tes PBM

NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM

36

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan terkait

No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai

pelamar untuk dipanggil NIK_Penguji Varchar2 (8) PK + FK NIK penguji tes PBM

Nilai_Angka Number (3) NN Nilai angka poin penilaian tes PBM

Nilai_Kualitatif Varchar2

(100) -

Nilai kualitatif poin penilaian tes PBM

5. Nama Tabel : Detil_Dokumen_Pelamar

Keterangan : Untuk menyimpan hasil digitasi dokumen milik pelamar.

Tabel 3.5 Detil_Dokumen_Pelamar

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait Doc_ID Number (2) PK Kode identitas dari dokumen

pelamar terkait

Document_Type_ID Varchar2 (4) FK Tipe dokumen yang diunggah

Doc_Name Varchar2

(100) NN

Nama dokumen yang di-unggah

Document BLOB NN Dokumen Pelamar yang

diunggah

6. Nama Tabel : Detil_Hasil_interview_Akhir

Keterangan : Untuk menyimpan detil penilaian wawancara akhir

Tabel 3.6 Detil_Hasil_interview_Akhir

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

NIK_PSDM Varchar2

(8) PK + FK

NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2

(8) PK + FK

Nomor permohonan SDM terkait

No_Pelamar Varchar2

(9) PK + FK Nomor pelamar terkait NIK_PIC Varchar2 PK + FK NIK PIC yang menandai

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

(8) pelamar untuk dipanggil

ID_Poin_Wawancara Varchar2

(5) PK + FK

Kode identitas poin penilaian wawancara akhir

Hasil_Wawancara Varchar2

(50) NN

Hasil poin penilaian wawancara akhir

7. Nama Tabel : Detil_Hasil_interview_Awal

Keterangan : Untuk menyimpan detil penilaian wawancara awal

Tabel 3.7 Detil_Hasil_interview_Awal

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan ID_Poin_Wawancara Varchar2

(5) PK + FK

Kode identitas poin penilaian wawancara awal

NIK_PSDM Varchar2

(8) PK + FK

NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2

(8) PK + FK

Nomor permohonan SDM terkait

No_Pelamar Varchar2

(9) PK + FK Nomor pelamar terkait

NIK_PIC Varchar2

(8) PK + FK

NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil Hasil_Wawancara Varchar2

(50) NN

Hasil poin penilaian wawancara awal

8. Nama Tabel : Detil_Hasil_interview_Lanjutan

Keterangan : Untuk menyimpan detil penilaian wawancara lanjutan

Tabel 3.8 Detil_Hasil_interview_Lanjutan

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan ID_Poin_Wawancara Varchar2

(5) PK + FK

Kode identitas poin penilaian wawancara lanjutan

NIK_PSDM Varchar2

(8) PK + FK

NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2

(8) PK + FK Nomor permohonan SDM terkait No_Pelamar Varchar2 PK + FK Nomor pelamar terkait

38

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan (9)

NIK_PIC Varchar2

(8) PK + FK

NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil

Hasil_Wawancara Varchar2

(50) NN

Hasil poin penilaian wawancara lanjutan

9. Nama Tabel : Detil_Test_Skill

Keterangan : Untuk menyimpan detil penilaian tes skill

Tabel 3.9 Detil_Test_Skill

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM

No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM terkait No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait

NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil

ID_Materi Number (2) PK Kode identitas materi penilaian tes

skill Materi Varchar2

(400) NN Materi penilaian tes skill

Nilai_Angka Number (3) NN Nilai angka dari materi penilaian tes

skill

Nilai_Kualitatif Varchar2

(100) -

Nilai kualitatif dari materi penilaian tes skill

10. Nama Tabel : Hasil_interview_Akhir

Keterangan : Untuk menyimpan hasil wawancara final pelamar.

Tabel 3.10 Hasil_interview_Akhir

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

NIK_PSDM Varchar2

(8) PK + FK

NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM

No_Req_SDM Varchar2

(8) PK + FK

Nomor permohonan SDM terkait

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

No_Pelamar Varchar2

(9) PK + FK

Nomor pelamar terkait

NIK_PIC Varchar2

(8) PK + FK

NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil

NIK_Int_Akhir Varchar2

(8) PK + FK

NIK pewawancara akhir

Tgl_interview_Akhir Date NN Tanggal wawancara akhir

Kelemahan_Utama Varchar2

(400) -

Poin kelemahan utama pelamar dari hasil wewancara akhir Kelebihan_Utama Varchar2

(400) -

Poin Kelebihan utama pelamar dari hasil wawancara akhir

Mulai_bergabung Date - Tanggal pelamar

mulai masuk kerja

Ket_tambahan Varchar2

(400) -

Keterangan tambahan dari hasil wawancara akhir

Kesimpulan_interview_Akhir Varchar2 (10) NN + CHK Kesimpulan wawancara akhir apakah pelamar diterima atau ditolak.

11. Nama Tabel : Hasil_interview_Awal

Keterangan : Untuk menyimpan hasil wawancara awal pelamar

Tabel 3.11 Hasil_interview_Awal

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

NIK_PSDM Varchar2

(8) PK + FK

NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM

No_Req_SDM Varchar2

(8) PK + FK

Nomor permohonan SDM terkait

No_Pelamar Varchar2

(9) PK + FK Nomor pelamar terkait

NIK_PIC Varchar2

(8) PK + FK

NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil

NIK_Int_Awal Varchar2

(8) PK + FK

NIK pewawancara awal

40

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan Tgl_interview_Awal Date NN Tanggal wawancara

awal

Ket_Tambahan Varchar2

(400) -

Keterangan tambahan dari hasil wawancara awal

Kesimpulan_interview_Awal Varchar2 (10) NN + CHK Kesimpulan wawancara awal apakah pelamar diterima atau ditolak

12. Nama Tabel : Hasil_interview_Lanjutan

Keterangan : Untuk menyimpan hasil wawancara lanjutan pelamar.

Tabel 3.12 Hasil_interview_Lanjutan

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

NIK_PSDM Varchar2

(8) PK + FK

NIK Kabag PSDM yang menerima permohonan SDM

No_Req_SDM Varchar2

(8) PK + FK

Nomor permohonan SDM terkait

No_Pelamar Varchar2

(9) PK + FK

Nomor pelamar terkait

NIK_PIC Varchar2

(8) PK + FK

NIK PIC yang menandai pelamar untuk dipanggil

NIK_Int_Lanjut Varchar2

(8) PK + FK

NIK pewawancara lanjutan

Tgl_interview_lanjutan Date NN Tanggal wawancara lanjutan

Ket_Tambahan Varchar2

(400) -

Keterangan

tambahan dari hasil wawancara lanjutan

Kesimpulan_interview_Lanjutan Varchar2 (10) NN + CHK Hasil wawancara lanjutan apakah pelamar diterima atau ditolak

13. Nama Tabel : Header_Test_PBM

Keterangan : Untuk menyimpan materi yang digunakan pelamar dalam tes PBM.

Tabel 3.13 Header_Test_PBM

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan NIK_PSDM Varchar2 (8) PK + FK NIK Kabag PSDM yang

menerima permohonan SDM No_Req_SDM Varchar2 (8) PK + FK Nomor permohonan SDM

terkait

No_Pelamar Varchar2 (9) PK + FK Nomor pelamar terkait NIK_PIC Varchar2 (8) PK + FK NIK PIC yang menandai

pelamar untuk dipanggil NIK_Coord Varchar2 (8) PK + FK NIKkoordinator tes PBM Materi_yg_dinilai Varchar2

(400) NN

Materi yang digunakan pelamar

Grand_Total_Nilai Number (3) NN Nilai total seluruh penguji tes PBM

Tgl_Test Date NN Tanggal tesPBM

14. Nama Tabel : Operation_Has_Path

Keterangan : Untuk mengetahui halaman web yang digunakan pada sebuah operasi/fungsi pada sistem

Tabel 3.14 Operation_Has_Path

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

Oper_ID Varchar2 (5) PK + FK Kode identitas operasi pada sistem Path_ID Number (5) PK + FK Kode identitas halaman web

15. Nama Tabel : Operation_Has_Role

Keterangan : Untuk mengetahui role pada sistem yang bertanggung jawab pada sebuah operasi/fungsi.

42

Tabel 3.15 Operation_Has_Role

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan

Role_ID Varchar2 (3) PK + FK Kode identitas role pada sistem Oper_ID Varchar2 (5) PK + FK Kode identitas operasi pada sistem

16. Nama Tabel : Operations

Keterangan : Untuk mengetahui operasi/fungsi yang ada pada sistem.

Tabel 3.16 Operations

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan Oper_ID Varchar2 (5) PK Kode identitas operasi pada

sistem

Oper_Name Varchar2 (50) NN Nama operasi pada sistem Description Varchar2 (300) - Penjelasan tentang operasi

17. Nama Tabel : Page_Path

Keterangan : Untuk menyimpan daftar halaman web yang ada pada sistem.

Tabel 3.17 Page_Path

Nama Kolom Tipe Data Constraint Keterangan Path_ID Varchar2 (5) PK Kode identitas halaman web Menu_ID Varchar2 (3) FK Kode identitas menu pada sistem Page_Title Varchar2

(400) NN Nama halaman web

Path Varchar2

(300) NN Alamat halaman web

Is_First_Page Number (1) NN Apakah halaman web termasuk halaman awal dari menu

18. Nama Tabel : Page_Setting

Keterangan : Untuk menyimpan jenis pengaturan halaman untuk setiap

178

halaman web sebagai pengganti formulir kertas, sehingga mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen pelamar secara fisik sebanyak 61,5% dari jumlah awal kebutuhan penyimpanan, dengan perhitungan sebagai berikut:

Kondisi sekarang:

Formulir yang dicetak sendiri oleh PSDM:

Formulir Permohonan SDM : 1 lembar Formulir Data Pelamar : 3 lembar Formulir Hasil Interview dan Tes : 4 lembar +

Total Dokumen : 8 lembar

Dokumen yang diberikan Pelamar

CV : 1 lembar

Fotokopi Ijazah : 1 lembar Fotokopi Transkrip : 1 lembar Sertifikat : 0 lembar

Foto 4x6 : 1 lembar

Fotokopi KTP : 1 lembar +

Total Dokumen : 5 lembar +

Total Dokumen yang harus disimpan PSDM : 13 lembar Setelah sistem dijalankan, seluruh formulir yang harus dicetak sendiri oleh PSDM akan digantikan dengan halaman web, sehingga terdapat delapan lembar formulir yang bisa dikurangi, sehingga:

Persentase Pengurangan = 8

13×100% = 61,5% Terdapat beberapa asumsi dalam perhitungan ini, yaitu:

a. 1 pelamar yang diterima masuk kerja = 1 form Permohonan SDM.

b. Jumlah dan jenis dokumen pelamar yang dijadikan dasar perhitungan adalah jumlah minimal yang harus diserahkan, kecuali sertifikat, karena asumsi tidak semua pelamar bisa menyerahkan sertifikat pendukung lamaran.

c. Penghitungan tidak memikirkan masalah ukuran dokumen (untuk foto 4x6 dan fotokopi KTP).

Jumlah 61,5% bisa berkembang menjadi 100% bila dokumen pelamar juga disimpan ke dalam sistem.

2. Sistem dilengkapi dengan fungsi untuk melakukan pencarian data dan dokumen pelamar, dan permohonan SDM yang sudah disimpan, yang memudahkan PSDM untuk melihat data pelamar yang sudah tersimpan atau permohonan SDM yang sudah diajukan. Berdasarkan uji coba yang sudah dilakukan, untuk mencari dokumen pelamar yang sudah diserahkan dan mencari dokumen pelamar yang sudah tersimpan secara manual, PSDM memerlukan waktu rata-rata 11 detik dan memungkinkan untuk bertambah jika dokumen yang tersimpan atau dokumen yang dicari semakin banyak, sedangkan setelah dokumen dan data pelamar disimpan dalam sistem, uji coba pencarian dengan kategori yang sama membutuhkan waktu rata-rata 6 detik.

3. Dengan menerapkan log in dan role, maka hanya karyawan yang memiliki user dan role dalam sistem saja yang dapat menggunakan sistem. Jika karyawan hanya memiliki user tetapi tidak memiliki role dalam sistem, maka karyawan tetap tidak dapat menggunakan sistem (mengacu pada hasil uji coba halaman log in), sehingga akan menutup hak akses dari setiap karyawan yang tidak berkaitan dengan proses rekrutmen dan seleksi.

4. Pada setiap tahap pada proses rekrutmen dan seleksi, setelah sebuah tahap selesai, akan dikirim sebuah push message atau pesan notifikasi kepada pihak yang berwenang pada tahap berikutnya agar proses bisa langsung dilanjutkan, selain itu, sistem juga dikembangkan dalam bentuk web sehingga dapat diakses melalui jaringan. Kedua hal ini memungkinkan persetujuan

180

permohonan SDM dapat diselesaikan pada hari yang sama dengan pengajuan permohonan SDM, atau dengan kata lain, mampu mengurangi penundaan pada berjalannya proses rekrutmen dan seleksi. Selain push message, sistem juga menampilkan perkembangan proses dari rekrutmen dan seleksi agar pengguna dapat melacak perkembangan proses dari permohonan SDM dan perkembangan proses dari pelamar pada sebuah permohonan SDM, yang selama ini tidak terdefinisikan (mengacu pada halaman data pelamar pada Gambar 4.21 dan halaman lacak detil permohonan SDM pada Gambar 4.31).

181 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan evaluasi yang sudah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa produk yang telah dibangun pada penelitian ini telah mampu menyelesaikan rumusan permasalahan yang diangkat, yaitu:

a. Telah mampu mengurangi penggunaan formulir kertas yang dicetak sendiri oleh pihak PSDM untuk digunakan dalam proses rekrutmen dan seleksi dari delapan lembar sebelumnya menjadi nol lembar, dengan memanfaatkan halaman web sebagai pengganti formulir kertas.

b. Telah mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen pelamar secara fisik sebanyak 61,5% dari jumlah awal kebutuhan penyimpanan.

c. Telah mampu memudahkan pihak PSDM dalam mencari dokumen atau data pelamar, dengan menggunakan fungsi pencarian yang sudah dibuat. Pihak PSDM tidak perlu melakukan pencarian secara manual ke lemari penyimpanan dokumen atau di antara dokumen tertumpuk, setelah dokumen disimpan dalam sistem, untuk mendapatkan data pelamar atau kumpulan data pelamar.

d. Telah menutup akses pihak-pihak yang tidak berkaitan dengan proses rekrutmen dan seleksi, untuk memastikan setiap formulir dan dokumen hanya bisa diakses atau diisi oleh pihak yang tepat pada proses rekrutmen dan seleksi.

182

e. Dengan adanya bantuan push message via sms dan email, sistem akan selalu memberitahukan perkembangan proses rekrutmen dan seleksi yang awalnya tidak terdefinisikan, sekaligus mengurangi penundaan berjalannya sebuah tahapan proses pada rekrutmen dan seleksi. Salah satu manfaatnya adalah penyelesaian kebutuhan persetujuan dapat dilakukan pada hari yang sama dengan pengajuan permohonan SDM, tanpa membutuhkan kehadiran pimpinan di STIKOM.

5.2 Saran

Terdapat beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem ini di masa depan, yaitu:

1. Penambahan sistem pendukung keputusan pada produk untuk membantu mengambil keputusan secara obyektif tentang pelamar yang paling cocok untuk mengisi kebutuhan permohonan SDM melalui hasil penilaian pelamar. Pada produk yang sekarang, hanya menangani pencatatan hasil penilaian pelamar oleh pengguna produk, dan tidak menangani hingga penentuan secara obyektif oleh sistem, pelamar mana yang akan mengisi kebutuhan permohonan SDM.

2. Terdapat perubahan proses pemasukan data dan dokumen pelamar, dari dimasukkan oleh PSDM menjadi dimasukkan secara mandiri oleh pelamar sehingga PSDM tidak perlu membuat rangkuman sementara data pelamar. Pelamar bisa langsung mengunggah data pelamar melalui sistem dan bisa langsung melamar pada kebutuhan posisi melalui sistem.

Chaffey, Dave. 1963. Groupware, Workflow and intranets: reengineering the enterprise with collaborative Software. Amerika Serikat: Digital Press IBM Software Group. 2008. HR Best Practices: Managing employee information

from “hire to retire”. Amerika Serikat: IBM Corporation

Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan, dan Pengelolaan. Yoyakarta : Penerbit ANDI.

Mondy, R. Wayne dan Noe, Robert M. 1990. Human Resources Management: 4th Edition. Boston, Amerika Serikat: Allyn and Bacon.

Pressman, Roger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku 1. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Sommerville, Ian. 2001. Software Engineering 6th Edition. Edinburgh Gate, England: Pearson Education Limited.